（中山大学XX单位/学院/系）
中山大学会议服务合同
合同使用指引
一、本合同为中山大学使用的会议服务合同示范文本，建议合同当事人参照使用。
二、当事人使用本合同书时，应当结合具体情况正确选择文本中所提供的选择项条款。有关空格的内容由双方根据实际情况填写，所列数字、百分比、期间均为参考值。合同双方可对参考值进行调整，对有关条款进行补充，也可根据实际需要，增加或减少定义、附件等。约定无需填写的条款，应在该条款处注明“无”等字样，或删去该条款。
三、当事人信息栏应全部填写完整。乙方为法人的，应要求乙方提供营业执照、法定代表人身份证等主体资格证件的复印件供存档备案；乙方为其他组织的，应提供其他组织机构登记资料复印件作为本合同的附件。
四、xxx出现违约情形的，应注意及时收集相关书面信息、数据、资料等客观依据，避免过于主观的判断，同时书面告知乙方违约事项。
五、合同文本要求按规定格式打印，大小为A4幅面，正文内容所用字型应不小于5号字；合同正本中所指定附件备齐后，应与合同装订在一起，其规格大小应与合同书一致。
六、合同经签约双方法人（委托代理人）签署、盖章后，需于每年12月交合同原件一份至【发展规划办公室政策法规处】备案。
双方经过平等协商，在真实、充分地表达各自意愿的基础上，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规的规定，达成如下协议。
为承办会议活动，甲方向乙方租赁酒店场地，需要乙方提供如下服务：□ 1.酒店房间租赁；□ 2.餐饮服务；□ 3.会场服务。
1.酒店房间租赁期限及要求
1.1甲方向乙方租赁酒店房间的期限为【 】年【 】月【 】日至【 】年【 】月【 】日。
1.3房间价格及要求
入住日期 |
退房日期 |
住房数量 |
房型 |
价格 |
备注 |
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1.4上述合同价款为包干总价，该包干总价为乙方按照合同约定完成合同全部义务后所适用的总价格，包括但不限于房费、税金、政策性文件规定等各项费用。除本合同明确约定的费用外，甲方无需支付任何额外费用和承担任何额外义务。
1.5付款方式：
1.5.1在接到甲方预留房间的要求后，乙方应保留相应房间至预定日的18点整。
1.5.2甲方预交房间定金的，乙方应整晚保留房间，甲方可随时入住。如需预交定金，定金为合同总价款 %（不超过合同总价款的20%），即人民币 元。
1.5.3若甲方在预定日的18点整以前取消预订的，乙方应无息向甲方全额退回定金。
1.5.4若甲方未入住酒店或未在预定日的下午18点整之前取消预订的，乙方有权收取该笔定金并不予退还。
1.5.5若乙方没有按照约定为甲方保留相应房间，乙方应双倍向甲方退回该定金。
1.5.6甲方办理入住后，定金抵作合同价款。剩余房费人民币 元由甲方于退房当天结清，乙方应开具同等数额增值税普通发票。
1.6乙方权利义务
1.6.1乙方应当按照合同约定及甲方要求提供符合要求的房间及相应设备，保障客房及设备完好，切实做好防火、防盗等安全工作，保障门、窗、锁安全、牢固。
1.6.2乙方应负责甲方入住人员的人身和财产案件保障，承担场地管理人责任。在住宿期间，甲方人员在乙方支配或管理区域内非因自身过错导致的人身伤害和财产损失，有权向乙方要求赔偿。
1.6.3xxx认真执行门卫管理制度，严格进行入住人员的出入管理和登记管理。
2.餐饮服务的提供方式及要求
2.1自助餐
时间 |
地点 |
人数 |
价格 |
月 日 |
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月 日 |
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月 日 |
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备注 |
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2.2其他就餐形式，双方具体约定（人数/餐饮标准等）如下：
2.3付款方式
会议结束7个工作日之后，双方共同书面确认甲方用餐人数或食用围餐桌数，以便结算餐费。
2.4乙方承诺按照合同约定向甲方提供的菜品、酒水及服务符合相关法律法规的要求，保证提供的食品、用餐场地及服务的安全与卫生。因乙方提供食材卫生问题或场地安全问题给甲方造成的损失，乙方应承担全部赔偿责任。
会场服务的形式及要求
3.1甲方向乙方租赁以下会议室，具体要求见下表：
会议时间 |
会议室类型 |
可容纳人数 |
价格 |
备注 |
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备注 |
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3.2乙方承诺给予以下服务：
乙方为整个会议提供如下服务及设施：音响、视频、投影等设备。乙方免费提供桌子（ ）；椅子（ ）；讲台（ ）；鲜花（ ）、横幅（ ）；指示牌（ ）；纸笔（ ）；麦克风（ ）；茶歇点心（ ）；其他 。
3.3甲方如有需要，乙方另行提供下列有偿服务，价格及内容双方协商确定：
3.4乙方应提前 工作日布置好会场，并通知甲方提前验收测试会议设备是否可以正常使用。
4.其他服务
4.1接站服务：
乙方提供____名接站人员，设立标识（由甲方提供，乙方负责制作），至汽车站、火车站、机场，引导参会代表及安排商务车辆前往下榻酒店。
乙方负责在下榻酒店大堂设立专用接待台（乙方负责设立），乙方提供 __ 名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定）、告知代表会议注意事项。
礼仪工作时间为 年 月 日 时至 年 月 日 时。下榻酒店接待人员工作时间为 年 月 日 时 至 年 月 日 时。
根据甲方实际要求，乙方必须于 年 月 日 时至 年 月 日 时安排 辆 (车型)至机场（汽车站、火车站）。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。
针对接站服务需收取的费用，双方协议如下：
4.2安全保障服务
甲方委托乙方组织管理主合同所述之特定的群体性活动，乙方需具备从事该项事务的相应资质并向甲方出示相关证明文件，乙方负责将上述文件的复印件加盖单位公章后提交给甲方。
乙方作为活动的组织管理者，应当对活动参与者承担安全保障义务；乙方未履行安全保障义务而造成活动参与者或其他人员人身伤害或财产损失的，应当承担赔偿责任。
安全保障义务包括但不限于：提供保障活动参与者人身、财产安全的必要条件以及符合国家和行业标准的服务；对可能危及活动参与者人身和财产安全的事宜，事先做出真实的说明和明确的警示；积极采取防止危害发生的必要措施。乙方应提示甲方及活动参与者购买相关意外保险。
5.结算方式
（1）现金；
（2）支票；
（3）乙方以银行转账方式结算。乙方指定以下账户为唯一收款账户：
甲方向上述账户汇出款项后，即视为已履行付款义务，在汇款过程中，因乙方账户的原因（包括但不限于账号被注销、被冻结等）导致其无法收取款项的，由乙方承担相应后果。甲方有权直接在应付款项中扣除乙方应承担违约金或赔偿金等等。
6.保密责任
双方应保守通过签订和履行本合同而获取的对方之商业及技术秘密，包括本合同文本，相关技术文件、相关数据，以及其他有关信息，未经对方事先书面许可，不得将有关资料向任何第三方公开。本保密条款不因合同终止而终止。
7.违约责任
7.1甲方逾期支付服务费，经乙方催告后无正当理由仍不支付的，自催告后每逾期一日，应按逾期付款金额每日万分之五向乙方支付违约金。
7.2有以下情形之一的，甲方有权解除合同，乙方需退还甲方已支付的所有款项，并按合同总金额的30%向甲方支付违约金，且应另行赔偿甲方因此遭受的全部损失。
7.2.1乙方履行义务不符合约定，经甲方提出后合理期限内仍未改正的。
7.2.2未经甲方书面同意，乙方将本合同项下的权利或义务转让，或将本合同项下服务转包或分包的。
7.2.3乙方在本合同有效期内丧失履行本合同的能力、经营资质的。
7.3乙方违反本合同第6条的保密义务而造成甲方经济损失的，乙方应向甲方支付相当于合同金额30%的违约金，并赔偿给甲方造成的全部损失。
7.4本合同所称之损失包括实际损失和合同履行后可以获得的利益及合理的调查费、评估费、公证费、诉讼费、交通费、律师费等相关法律费用。
8.不可抗力
一方由于水灾、火灾、地震、干旱、战争或协议一方无法预见、控制、避免和克服的其他事件导致不能或暂时不能全部或部分履行本协议，该方可以免责。但是，受不可抗力事件影响的一方须尽快将事件发生状况通知另一方，并在不可抗力事件影响消除之日起15日内将有关机构出具的不可抗力事件的证明寄交对方。未提供以上证明的，不能免除违约责任。
9.适用法律与争议解决
9.1本合同的成立、有效性、解释、履行、签署、修订和终止以及争议的解决均应适用中华人民共和国法律。
9.2如果任何争议或权利要求起因于本合同或与本合同有关或与本合同的解释、违约、终止或效力有关，都应由双方通过友好协商解决。双方通过协商不能解决争议，则各方同意向甲方所在地人民法院提起诉讼。
9.3诉讼进行过程中，除双方有争议的部分外，本合同其他部分仍然有效，各方应继续履行。
10.通知与送达
一方在本合同履行过程中向对方发出或者提供的所有通知、文件、文书、资料等；均以本合同所列明的地址送达。一方如果迁址、变更电话，应当书面通知对方，未履行书面通知义务的，一方按原地址邮寄相关材料或通知相关信息即视为已履行送达义务。当面交付上述材料的，在交付之时视为送达；以邮寄方式交付的，寄出、发出或者投邮后即视为送达。
11.其它
11.1本合同未尽事宜，应由双方友好协商解决。如需对本合同及其附件作任何修改或补充，须由双方以书面做出方为有效。修改或补充文件与本合同有不一致的，以修改或补充文件为准。
11.2附件（若有）为本合同不可分割的部分。附件与合同正文有任何不一致，以合同正文为准。
11.3本合同一式肆份，甲方执叁份，乙方执壹份，具有同等法律效力，自双方签字及盖章后生效。
（以下无正文）
甲方：中山大学 |
乙方（盖章）： |
委托代理人： |
法定代表人： |
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委托代理人： |
签署日期： |