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東京電子自治体共同運営協議会規約

平成１６年２月９日 制 定平成１９年５月７日 一部改正平成２７年４月１日 一部改正平成３１年４月１日 一部改正令和３年４月１日 一部改正

第１章 総則

（名称）

第１条 この協議会の名称は、東京電子自治体共同運営協議会（以下「協議会」という。）とする。

（事務所）

第２条 協議会の事務所は、xxx新宿区西新宿二丁目８番１号（xxxデジタルサービス局戦略部内）に置く。

（目的）

第３条 協議会は、東京都内の地方公共団体が共同して電子自治体を実現する こと（以下「東京電子自治体共同運営」という。）により、住民に対する行政 サービスの向上並びに行政運営の高度化及び効率化を図ることを目的とする。

（事業）

第４条 協議会は、前条の目的を達成するため、次に掲げる事業を行う。

（１）東京電子自治体共同運営にかかわる調整及び合意形成に関すること。

（２）東京電子自治体共同運営により提供するサービス（以下「サービス」という。）の仕様の決定並びにサービスの実施を委託する事業者（以下「サービス提供事業者」という。）の募集及び選定に関すること。

（３）サービスの管理及び運用に関すること。

（４）その他前条の目的を達成するために必要な事業第２章 会員団体

（会員団体の資格）

第５条 協議会に入会することができる者は、第３条の趣旨に賛同する東京都内の地方公共団体とする。

（入会）

第６条 協議会に入会しようとする者は、会長（第１１条第１項第１号の会長をいう。次項及び第９条において同じ。）に入会申込書（別記第１号様式）を提出し、その承認を受けなければならない。

２ 会長は、前項の規定による承認をしようとするときは、あらかじめ運営委

員会（第２５条第１項の運営委員会をいう。）の議決を経なければならない。

（負担金の納入）

第７条 前条第１項の承認を受けた者（以下「会員団体」という。）は、負担金を納入しなければならない。

（事業の協力）

第８条 会員団体は、協議会が行う第４条各号に掲げる事業に協力しなければならない。

（退会）

第９条 会員団体は、会長に退会届（別記第２号様式）を提出し、協議会を退会することができる。

（負担金の不返還）

第１０条 既に納入した負担金は、返還しない。第３章 協議会の組織

第１節 役員

（役員）

第１１条 協議会に、次の役員を置く。

（１）会長 １名

（２）副会長 ３名

（３）監査役 ２名

２ 会長は、総会（第１６条第１項の総会をいう。次項第１２条第４項及び第

１４条において同じ。）において、委員（第１６条第２項の委員をいう。次項及び第１４条において同じ。）のうちxxxデジタルサービス局長の職にある者をもって充てる。

３ 副会長及び監査役は、総会において、委員の中から選任する。

４ 会長及び副会長は、監査役と兼ねることができない。

（役員の職務）

第１２条 会長は、協議会を統括し、協議会を代表する。

２ 会長は、協議会の業務を執行する。この場合において、会長は、会員団体の協力を求めることができる。

３ 副会長は、会長を補佐し、会長に事故があるとき、又は会長が欠けたときは、あらかじめ会長が指名した順序で、その職務を代理する。

４ 監査役は、協議会の業務及び会計を監査する。この場合において、財産の状況又は業務の執行についての不正の事実を発見したときは、これを総会に報告しなければならない。

（任期）

第１３条 副会長及び監査役の任期は１年とする。ただし、再任を妨げない。

２ 補欠により新たに就任した副会長及び監査役の任期は、前任者の残任期間とする。

３ 役員は、辞任し、又は任期を満了した場合であっても、後任者が役員の職に就任するまでの間は、その職務を行うものとする。

（解任）

第１４条 副会長及び監査役は、次の各号のいずれかに該当するときは、総会において、委員総数の３分の２以上の議決に基づいて解任することができる。この場合においては、解任しようとする副会長又は監査役に対し、あらかじめ弁明の機会を与えなければならない。

（１）心身の故障のため職務の執行に耐えがたいと認められるとき。

（２）職務上の義務違反その他副会長又は監査役としてふさわしくない行為があったとき。

（報酬）

第１５条 役員は、無報酬とする。第２節 総会

（総会）

第１６条 協議会に、総会を置く。

２ 総会は、次に掲げる者（以下「委員」という。）をもって組織する。

（１）xxxデジタルサービス局長の職にある者

（２）各会員団体において、東京電子自治体共同運営を所管する部長（会員団

体が町村にあっては課長）又はこれに相当する職にある者のうち、各会員団体がそれぞれ指名するもの

（議決事項）

第１７条 総会は、この規約に別に定めるもののほか、次に掲げる事項を議決しなければならない。

（１）事業計画及び収支予算を定めること。

（２）事業報告及び収支決算を承認すること。

（３）サービス仕様を決定すること。

（４）サービス提供事業者を選定すること。

（５）サービスに係る情報セキュリティの確保に係る方針を定めること。

（６）その他協議会の運営に関する重要な事項

（開催）

第１８条 総会は、定時総会及び臨時総会とする。

２ 定時総会は、年２回開催する。

３ 臨時総会は、会長が必要があると認めるときは、開催することができる。

４ 前項の規定にかかわらず、臨時総会の開催について、副会長の要請があるとき、又は委員総数の５分の１以上の要請があるときは、会長は、当該要請のあった日から３０日以内にこれを開催しなければならない。

（招集）

第１９条 総会は、会長が招集する。

２ 会長は、総会を招集するときは、あらかじめ、委員に対し、会議の目的たる事項並びに日時及び場所を示して、開催の５日前までに通知しなければならない。

（議長）

第２０条 総会の議長は、第１６条第２項第１号に規定する者とする。

（定足数）

第２１条 総会は、委員総数の過半数が出席しなければ、開会することができない。

（議決）

第２２条 総会の議決事項は、この規約に別に定めるもののほか、出席委員又はその代理人の過半数で決し、可否同数のときは、議長の決するところによ

る。この場合において、議長は委員として議決に加わることができない。

（書面その他による表決等）

第２３条 委員は、やむを得ない理由のため総会に出席することができないときは、第１９条第２項の規定により通知された事項について、書面又は電子的な方法をもって表決し、又は委員の代理の者に表決を委任することができる。この場合において、前２条の規定の適用においては、出席したものとみなす。

（議事録）

第２４条 総会の議事については、次に掲げる事項を記載した議事録を作成しなければならない。

（１）総会の日時及び場所

（２）委員総数及び総会に出席した委員数（前条の規定により出席したものとみなされる者を含む。）

（３）議決事項及び議事の経過の概要

２ 前項の議事録には、議長のほか、出席した委員２人以上が署名をしなければならない。

第３節 運営委員会

（運営委員会）

第２５条 総会に、運営委員会を置く。

２ 運営委員会は、次に掲げる者（以下「運営委員会委員」という。）をもって組織する。

（１）xxxにおいて東京電子自治体共同運営を所管する部長の職にある者

（２）各会員団体において東京電子自治体共同運営を所管する課長又はこれに相当する職にある者

（議決事項）

第２６条 運営委員会は、次に掲げる事項を議決し、総会に報告する。

（１）総会に付議すべき事項

（２）総会の議決した事項の執行に関する事項

（３）その他総会の議決を要しない業務の執行に関する事項

（運営委員会役員）

第２７条 運営委員会に、運営委員会会長及び運営委員会副会長を置く。

２ 運営委員会会長は、第２５条第２項第１号に規定する者とする。

３ 運営委員会副会長は、運営委員会の委員のうち、特別区電子計算主管課長会幹事長の職にある者及び多摩地域市町村情報システム研究協議会会長の職にある者とする。

４ 運営委員会会長は、運営委員会の会務を掌理し、会議を主宰する。

５ 運営委員会副会長は、運営委員会会長を補佐し、運営委員会会長に事故があるとき、又は運営委員会会長が欠けたときは、あらかじめ会長が指名した順序で、その職務を代理する。

６ 第１３条第３項の規定は、運営委員会会長及び運営委員会副会長について準用する。

（招集等）

第２８条 運営委員会は、運営委員会会長が必要と認めるときに招集する。

２ 規定にかかわらず、運営委員会の招集について、副会長の要請があったとき、又は運営委員会委員総数の５分の１以上の要請があったときは、運営委員会会長はこれを招集しなければならない。

３ 運営委員会は、運営委員会委員の過半数が出席しなければ開催することができない。

４ 運営委員会の議決事項は、出席運営委員会委員の過半数で決し、可否同数のときは、運営委員会会長の決するところによる。この場合において、運営委員会会長は運営委員会委員として議決に加わることができない。

５ 運営委員会会長は、必要があると認めるときは、第１項又は第２項の規定によることに代えて、メーリングリストその他の電子的な手段を利用して運営委員会を開催することができる。

（幹事会）

第２９条 運営委員会に、幹事会を置く。

２ 幹事会は、運営委員会の会務を整理する。

３ 幹事会は、幹事１２名以内で組織する。

４ 幹事は、運営委員会会長が運営委員会委員の中から選任する。

５ 幹事会に、代表幹事を置く。

６ 代表幹事は、幹事会の会務を掌理し、会議を主宰する。

７ 代表幹事は、幹事の互選により選任する。

８ 第１３条の規定は、幹事について準用する。

（幹事会の開催）

第３０条 幹事会は、代表幹事が必要と認めるときに招集する。

２ 幹事会は、幹事の過半数が出席しなければ開催することができない。

３ 代表幹事は、必要があると認めるときは、第１項の規定による招集に代えて、メーリングリストその他の電子的な手段を利用して幹事会を開催することができる。

（部会）

第３１条 幹事会は、必要に応じて、特定の事項ごとに部会を設置することができる。

２ 部会の構成及び運営に関し必要な事項は、幹事会が別に定める。

（電子調達調整会議）

第３１条の２ 運営委員会に、電子調達調整会議（以下「調達会議」という。）を置く。

２ 調達会議は、各会員団体において契約業務を所管する課長又はこれに相当する職にある者をもって組織する。

３ 前項に掲げるもののほか、調達会議の構成及び運営に関し必要な事項は、運営委員会において、別に定める。

第４節 審査委員会

（審査委員会）

第３２条 総会に、審査委員会を置く。

２ 審査委員会は、サービス提供事業者の選定に関する事項を審査し、総会に報告する。

３ 前項に掲げるもののほか、審査委員会の構成及び運営に関し必要な事項は、総会において、別に定める。

第５節 情報セキュリティ委員会

（情報セキュリティ委員会）

第３３条 総会に、情報セキュリティ委員会を置く。

２ 情報セキュリティ委員会は、サービスの実施に係る情報システムの管理及び運用に必要なセキュリティの確保に関する事項を審議し、総会に報告する。

３ 前項に掲げるもののほか、情報セキュリティ委員会の構成及び運営に関し必要な事項は、総会において別に定める。

第４章 財産及び会計

（財産）

第３４条 協議会の財産は、次に掲げるものをもって構成する。

（１）負担金

（２）負担金から生ずる収入

（３）その他収入

２ 協議会の財産は、会長が管理する。

３ 協議会の財産の管理の方法は、会長が定める。

（負担金）

第３５条 第７条の規定により納入する負担金の額及び納入方法は、総会で定める。

（経費）

第３６条 協議会の経費は、協議会の財産から支弁する。

（会計年度）

第３７条 協議会の会計年度は、毎年４月１日から翌年３月３１日までとする。

（事業計画及び収支予算）

第３８条 協議会の事業計画及びこれに伴う収支予算は、毎会計年度ごとに会長が作成し、総会の議決を経なければならない。

（事業報告及び収支決算）

第３９条 協議会の事業報告、収支計算書及び決算に関する書類は、毎会計年度終了後、会長が作成し、監査役の監査を受け、総会の議決を経なければならない。

第５章 規約の変更及び解散

（規約の変更）

第４０条 この規約は、総会において委員総数の４分の３以上の議決を経なければ変更することができない。

（解散）

第４１条 協議会は、次に掲げる事由により、総会において委員総数の４分の

３以上の議決があった場合に解散する。

（１）第３条に規定する目的達成の不能

（２）その他事由

（残余財産の帰属）

第４２条 協議会が解散したときに残存する財産の帰属は、総会の議決により定める。

第６章 事務局

（事務局）

第４３条 協議会の事務を処理するため、事務局を置く。

２ 事務局に、事務局長及び必要な職員を置く。

３ 事務局長は、xxxにおいて東京電子自治体共同運営を所管する部長の職にある者とする。

第７章 雑則

（委任）

第４４条 この規約に定めるもののほか、協議会の運営について必要な事項は、会長が別に定める。

附 則

１ この規約は、平成１６年２月９日から施行する。

２ 協議会の設立当初に就任した副会長及び監査役の任期は、第１３条第１項の規定にかかわらず、平成１６年３月３１日までとする。

３ 協議会の設立当初の会計年度は、第３７条の規定にかかわらず、協議会が設立された日から平成１６年３月３１日までとする。

４ 都区市町村電子自治体共同運営協議会は、協議会の成立の時において解散するものとし、そのすべての議決事項及び資産は、その時において協議会が承継する。

附 則

１ この規約は、平成１８年２月８日から施行する。附 則

１ この規約は、平成１９年５月７日から施行する。但し、第２条の規定については、平成１９年４月１日から適用する。

２ この規約は、平成２７年４月１日から適用する。

３ この規約は、平成３１年４月１日から適用する。

４ この規約は、令和３年４月１日から適用する。