Contract
濮阳蔚林化工股份有限公司合同管理制度
1.0 目的：
为规范公司经营活动中对外往来各类合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及其相关法律法规，特制定本管理制度。
2.0 适用范围：
本制度适用于深、惠、xx机构各部门以公司名义与对等法律主体之间签订合同或协议及其补充规定。本制度所指的合同管理，是指对合同的起草、会签、签订、履行、变更、解除及纠纷处理的管理。
3.0 职责：
3.1 公司法务部门/专员为公司经营活动中对外各类合同文本的管理部门/人员，其职责为：
3.1.1 负责草拟合同管理制度及修改草案。
3.1.2 负责审核各部门提交的各类合同的合法性、可行性及权益性。
3.1.3 协助处理合同纠纷。
3.1.4 参与公司重大合同的洽谈。
3.1.5 负责拟制公司“采购/销售合同”示范文本。
3.2 相关业务活动的开展部门/人员为合同经办人，其职责为：
3.2.1 负责项目调查咨询、综合评估对方当事人的合同主体资格以及资信情况。
3.2.2 负责办理拟签订合同的谈判组织、洽谈及合同的会签流转，协同法务部门起草合同条款。
3.2.3 严格遵守合同法及国家的有关法律法规、遵守公司合同管理制度。
3.2.4 严格履行合同，适时上报合同履行中出现的问题。
3.3 财务部为合同收/付款及票据的归口管理部门，其职责为：
3.3.1 负责审核合同中发票种类（增值税或普票）、付款方式（电汇、承兑或 LC 等）的可行性、合法性。
3.1.2 负责按合同约定收/付款。
3.1.3 监督合同履行情况，协同处理超期应收款。
4.0 合同的主体与形式
4.1 合同主体：
4.1.1 订立合同的主体必须是具有法人资格，能独立承担民事责任的组织。公司不允许与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不允许与法人单位签订与该单履约能力明显不符的合同。
4.1.2 订立合同前应对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，应让对方当事人提供营业执照副本的复印件，应注意对方当事人的营业执照是否在工商行政管理机关办理了当年的工商年检及营业执照注明的经营范围。
4.1.3 对方当事人如属特许行业，须提供相关的资质证书及其复印件，如：勘察、设计、监理、施工等单位应提供相关勘察、设计、监理、施工等资质证明。
4.2 合同形式：
4.2.1 订立合同应当采用书面形式。“书面形式”指合同书及补充协议、公文信件、电子邮件、传真等。
5.0 合同的种类
为便于管理，将公司经营过程中使用量较大的合同分为以下几类：
5.1 营销类：营销部门所需的产品销售合同/协议、环保合同/协议、品质合同/协议等。
5.2 采购类：采购部门所需的原材料采购合同以及设备、劳保、办公用品等采购合同。
5.3 财务类：投资、抵押、贷款、财产保险等合同/协议。
5.4 运输类：物流部门所需的委托运输合同/协议。
5.5 其它类：公司经营过程中需要签订的其它合同/协议（租赁、项目合作等）。
6.0 合同的洽谈与起草
6.1 合同洽谈：
6.1.1 各部门负责对口类别合同/协议的洽谈，其中，标的额 5 万元以上的合同（产品销售合同、原材料采购合同除外），各业务经办人挑选 2-3 家符合要求的合作方后，将我方业务活动目的、条件和要求知会财务、法务及相关部门，组织相关部门/人员一起洽谈，以招投标方式进行的按《招投标管理规定》实施。
6.2 合同起草：
6.2.1 业务经办人协同法务专员拟制合同。根据合同的不同类型，能够采用公司制定的合同示范文本的，应使用合同示范文本签订合同。
7.0 合同的会签流转
7.1 使用公司标准版本的合同不需会签。
7.2 合同的会签流转由合同经办人负责（有专人处理的除外）。
7.3 合同会签时间不超过两个工作日，为提高效率，可采取集体会签或邮件---即电子方式会签（重大或特殊合同除外）。
7.4 经法务等部门会签后的合同/协议，如长期重复使用则可转为标准合同/协议。
7.5 会签程序：合同经办人接到客户提供的合同/协议后，对合同/协议进行初步审核并就明显不平等或不合理条款与客户沟通以保证公司权益，然后发给法务等相关部门会签。为保证会签人员信息互通，各会签人员的反馈意见应以邮件或其它方式知会合同经办人及其他会签人员。对于各会签人员提出的修改意见，由合同经办人与客户沟通。
7.6 各部门会签审核内容：
7.6.1 财务部门会签，审核内容包括：与签约方往来情况、合同付款方式、合同金额以及合同在财务方面的合法性。
7.6.2 法务部门会签，审核内容包括：合同的合法性、完整性、可行性；合同本身及其隐含的权利义务关系等。
7.6.3 其他相关部门会签，内容包括：业务内容的适当性，价款及支付方式的合理性、交/验货期限及方式、履约期限及相关责任等。
8.0 合同的定稿、编号、签署及盖章
8.1 合同的定稿：
8.1.1 合同经办人综合各会签人员意见后修改合同，修改完毕后合同定稿，合同经办人将定稿的合同打印成册，并办理签署、盖章手续。
8.2 合同的编号：
8.2.1 所有合同/协议均需编号。交法务审核的合同由法务编号（合同相对方已经编号的沿用对方的编号）；标准版本的合同（不经法务审核）由合同经办部门编号，编号方式为：机构代码-部门代码-年-月-001（流水号），机构和部门代码沿用公文代码，比如惠州物流部签订的 2013 年 6 月的第一份合同， 则合同号为： HZ-WH-2013-06-001。
8.3 合同的签署：
8.3.1 营销类：
8.3.1.1 销售合同/协议：使用公司标准版本的销售合同/协议，经财务核价、业务总监/副总审批后签订；使用客户提供的销售合同/协议由法务、财务、业务总监/副总审批后签订；业务总监/副总经办的销售合同/协议呈董事长审批后签订。
备注：1、公司已授信或报价单已备案的无须财务核价；2、客户提供的合同/协议转为公司标准版本后无需法务审核。
8.3.1.2 环保合同/协议、品质合同/协议：各会签人在《合同审批单》上签字后，外币业务经惠州工厂总经理审批后签订（体系部代办签署/盖章手续）；人民币业
务由业务总监或分管副总审批后签订（业务总监/副总经办的合同/协议，呈董事长审批后签订。签署/盖章手续由业务经办人办理）。
8.3.2 采购类：
8.3.2.1 原材料采购：深圳、惠州两机构使用公司标准版本的“原材料采购合同/协议”直接呈何总签署，非标准版本的“原材料采购合同/协议”由法务审核后呈何总签署。苏州工厂常规材料的“采购合同/协议”，使用公司标准版本且数量和价格没有发生变化时，按何总签批的月计划购买（采购合同不需呈何总审批），反之需法务审核合同条款后，呈何总审批。
8.3.2.2 非原材料采购（设备、工程类除外）：标的额人民币 5 万元以下的合同/协议由法务审核后，惠州报总经理审批、苏州报分管副总经理审批、深圳报合同经办部门负责人审批后签订。标的额人民币 5 万元以上的合同经法务、财务及相关部门会签后，呈董事长签署。
8.3.2.3 设备、工程类合同会签后呈何总签署。
8.3.3 财务类：
8.3.3.1 投资、抵押、贷款、财产保险等财务类合同/协议由法务审核后，呈董事长签署。
8.3.4 运输类：
8.3.4.1 委托运输合同/协议由法务审核后，惠州报总经理审批、苏州报分管副总经理审批、深圳报经办人部门负责人审批后签订。
8.3.5 其它类：
8.3.5.1 公司经营过程中需要签订的其它合同/协议，根据合同性质另行确定签署权限。
8.4 合同的盖章/寄发：
8.4.1 各责任人在《合同审批单》上签字确认后，印章管理员给予盖章。
8.4.2 合同签署后，由合同经办人负责寄/交与客户，督促对方签字盖章后收回原件，3天内将原件交相关管理部门/人员（正式合同文本上应由合同相对方法定代表人签字或盖章，如果相对方法定代表人因故不能签字或盖章时，应由合同相对方法定代表人授权的委托代理人签字或盖章，同时索要对方的《法人授权委托书》原件。
9.0 合同的履行、变更
9.1 合同中关于赔偿、罚款或是条件苛刻需要各部门特别留意执行的部分，合同经办人需传递给各相关部门负责人，各相关部门负责人对本部门人员进行宣导传达，并以会议纪要形式存档。
9.2 合同经办人负责跟踪合同的履行，财务部、法务部监督合同的履行。
9.3 合同签署后，不得轻易变更合同条款，如确有必要变更（特别是价格的调整），合同经办人应按新合同会签/审批方式进行流转。
9.4 合同经办人在收到合同对方当事人要求变更、解除、终止合同的文件、传真、信函等相关资料后应及时传递给财务、法务等相关部门，以协同处理。
10.0 合同的保管（原件）
10.1 深、惠两机构：产品销售合同/协议由业务经办人保管、与客户签订的环保合同/协议及品质合同/协议由体系部保管；采购类、财务类、运输及其它类别合同惠州交档案室保管，深圳由各对口部门/经办人保管。
苏州自行确定各类合同的保管。
10.2 合同管理部门/人员需建立合同台帐，做好合同档案管理工作。
11.0 流程
流程 | 流程说明 | 相关部门 |
前期调研 洽谈 合同拟制 合同会签 | ⊙根据公司要求或项目需要寻找合作方，并对对方资质、背景等进行 | 采购、业务等经办部门/ 人 |
调查、摸底 | 员 | |
⊙组织相关部门、人员洽谈合同主 | 相关部门/ 人 | |
要条款；或以招投标方式进行 | 员及分管领 | |
导 | ||
⊙合同经办人协同法务人员拟制合 | 合同经办人 | |
同文本，如用公司标准版本或对方 | 员与法务人 | |
提供合同版本则无本程序，直接走 | 员 | |
下一个程序 | ||
⊙合同经办人将合同文本发给财 | 相关部门/ 人 | |
务、法务等相关部门，对合同条款 | 员及分管领 | |
进行审核 （如用标准版本则本程序 | 导 | |
无） |
合同定稿 合同签署 合同履行 合同保管 | ⊙合同经办人综合各部门意见修改合同，定稿后打印成册，办理签署/盖章手续 ⊙各会签人确认合同内容并在“合同审批单”上签字后，合同经办人呈法定代表人签署、印章管理人盖章。 ⊙合同经办人跟踪合同履行情况，财务部、法务部监督。 ⊙合同经办人将双方签字盖章后的合同原件交相关管理部门/人员，经办部门/人员留复印件。 | 合同经办人 与各相关部 门/人员 合同经办人 与各相关部 门/人员 合同经办人 与相关部门/人员 合同经办人 与相关部门/ 人员 |
12.0 附则
12.1 本制度所称“以上”含本数。
12.2 附件 1《合同审批单》
濮阳蔚林化工股份有限公司二〇一六年六月
附件 1《合同审批单》
编 制 | 审 批 | ||
日 期 | 受控状态 |