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電子契約の案内

電子契約とは?

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インターネット環境と電子メールアドレスがあれば利用可能。費用負担なし。

従来、合意内容を証拠として残すため紙に印鑑で押印して取り交わされていた契約書。

この契約書に代わり、電子データに電子署名をすることで、書面による契約と同様の証拠力を認められるのが電子契約です。

１．佐賀市への提出書類

電子契約利用承諾書 ※電子メールで提出

・佐賀市の電子契約サービスを利用することに同意する承諾書を契約案件ごとに提出してください。

・「佐賀市競争入札参加資格者」として登録している事業者は、佐賀市に登録しているメールアドレスを承諾書に記載すること。

・個人アドレスやフリーアドレスを記載する場合は、本人のメールアドレスと確認できる名刺などを併せて提出すること。

２．電子契約の流れ

３．操作手順

※ ダウンロード有効期間：１４日間

３．文書の保管方法 （電子帳簿保存法への対応）

電子契約は、電子帳簿保存法第2条5号「電子取引」に該当し、その電磁的記録の保存については、同7条の要件に従う必要があります。

①GMOサインのアカウントを作成しない場合

例）パターン１ 自社ファイルサーバー内でフォルダ分けをしてPDFを保管

契約書 2023

佐賀市

株式会社 A

株式会社 B

11月

12月

20231125_佐賀市

１ 文書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

例） 2022年（令和４年）10月31日に株式会社〇〇から受領した110,000円の請求書や契約書

⇒「20231031_株式会社〇〇_110000」

２ 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。

３ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めが

あった場合には、上記のデータについて提出してください。

_100,000,000.pdf

20231218_佐賀市

_300,000,000.pdf

1 ファイル名には①、②、・・・と通し番号を入力する。

2 エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力

して一覧表を作成し、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を

組み合わせて条件設定をすることを可能にしておく。

3 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合に、上記データを提出できるようにしておく。

例）パターン２ Excel等で「日付／取引先／金額」を記入してリスト（❹引簿）を作成

Excel索引簿（例）

参考:国税庁 「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】（問12、問33）」

②GMOサインのアカウントを作成する場合（登録無料）

※契約書データの紐づけ・保管期間（GMOサインアカウント内）：３０日間

①署名完了時の画面にある[無料で GMOサインを利用する]をクリックします。

② [アカウント発行のお知らせ]

メールを確認し、ログインします。

③パスワード変更後、ログインし、文書が保管されていることを確認 します。

問合せ

電子契約サービスの操作、不具合当等に関する質問 電子印鑑GMOサイン運営事務局担当：xx（かながわ） 電話 00-0000-0000 メール xxxxxxx@xx.xxxxxxx.xxx