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广州白云电器设备股份有限公司合规管理制度

第一章 总则

第一条 为加强广州白云电器设备股份有限公司（以下简称 “公司”）合规管理，建立健全合规管理体系，提升公司合规管理水平，有效防范合规风险，保障公司持续健康发展，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《广州白云电器设备股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于公司及其子公司。

本条所称子公司包括全资子公司、控股子公司。

各子公司应当参照本制度制定相关管理规定，建立健全合规管理体系。 第三条 合规是指企业经营管理行为和员工履职行为符合法律法规、监管规

定、行业准则和国际条约、规则，以及公司章程、相关规章制度等要求。

第四条 合规风险是指企业及其员工在经营管理过程中因违规行为引发法律责任、造成经济或声誉损失以及其他负面影响的可能性。

第五条 合规管理是指企业以有效防控合规风险为目的，以提升依法合规经营管理水平为导向，以企业经营管理行为和员工履职行为为对象，开展的包括建立合规制度、完善运行机制、培育合规文化、强化监督问责等有组织、有计划的管理活动。

第二章 合规管理原则

第六条 公司应当树立并坚守以下合规理念：

1.合规是底线。合规是公司的生存基础，公司必须坚持一切经营管理行为符合法律、法规和准则。合规是公司生存发展不可逾越的底线。

2.全员合规。合规是公司全体工作人员的基本行为准则。公司全体工作人员应当严格遵守法律、法规和准则，主动防范、发现并化解合规风险。

3.合规创造价值。公司应当通过有效的合规管理防范并化解合规风险，提升经营管理能力，为用户和社会创造价值。

第七条 公司开展合规管理工作应坚持以下基本原则：

1.全面性原则。合规管理应当覆盖公司各个业务条线、各部门、各子公司和全体工作人员，贯穿决策、执行、监督等各个环节。

2.主动性原则。公司及其全体工作人员在工作中应当积极主动遵守合规管理制度，发现合规风险或隐患应主动寻求合规管理部门支持，合规管理部门根据反馈的情况提供针对性的解决方案。

3.独立性原则。合规管理部门应独立履行合规管理职责，公司其他部门不得以任何理由干涉、限制和阻挠。

第三章 合规管理组织

第八条 公司董事会是公司合规管理的决策机构，具体履行以下合规管理职

责：

1.批准公司合规管理战略规划、基本制度和年度报告等。

2.推动完善公司合规管理体系，并对其有效性进行评价。

3.决定合规管理负责人的任免。

4.决定合规管理牵头部门的设置和职能。

5.研究决定公司合规管理有关重大事项。

6.决定对发生合规风险负有责任的高级管理人员处理事项。

7.合理配置合规管理工作所需的相关资源。

8.《公司章程》或股东大会授权的其他合规管理职责。

第九条 公司经理层发挥谋经营、抓落实、强管理作用，主要履行以下职责： 1.拟定合规管理体系建设方案，经董事会批准后组织实施。

2.拟定合规管理基本制度，批准年度合规计划等，组织制定合规管理具体制度。

3.组织应对重大合规风险事件。

4.明确合规管理流程，确保合规要求融入业务领域。

5.指导监督公司各部门和子公司合规管理工作。

6.董事会授权的其他合规管理职责。

第十条 公司主要负责人作为推进合规的第一责任人，履行依法合规经营管理重要组织者、推动者和实践者的职责，积极推进合规管理各项工作。

第十一条 公司董事会审计委员会负责协调合规管理体系的建立健全，推动形成领导有力、职责明确、流程清晰、规范有序的合规工作机制与合规管理体系。第十二条 公司设立风控职能中心作为合规管理部门，负责公司合规管理落

地与推进，主要履行以下职责：

1.负责公司合规管理体系建设工作，研究起草合规管理制度、合规管理年度计划及工作报告等。

2.参与公司重大决策并提出合规意见和建议。

3.组织开展合规风险识别、预警和应对处置，根据董事会授权开展合规管理体系有效性评价。

4.组织或协助开展合规培训，组织开展合规文化建设，受理合规咨询，推进合规管理信息化建设。

5.受理职责范围内的违规举报，提出分类处置意见，组织或者参与对违规行为的调查，督促违规整改和持续改进。

6.指导、监督、检查公司各部门和各子公司的合规管理工作。

7.组织起草公司合规管理年度报告，向审计委员会汇报合规管理重大事项。

8.其他合规管理职责。

第十三条 公司全体业务及职能部门、各子公司承担合规管理主体责任，主要履行以下职责：

1.按照公司合规管理要求，建立完善本部门、本公司业务领域合规管理制度和流程，各部门、各子公司负责人是本部门、本公司职责范围的合规管理员，开展合规风险识别评估，编制风险清单和应对预案。

2.定期梳理重点岗位合规风险，将合规要求纳入岗位职责。

3.负责本部门、本公司经营管理行为的合规审查。

4.及时报告合规风险，组织或者配合开展应对处置。

5.组织或者配合开展违规问题调查和整改。

6.做好本部门、本公司业务领域合规风险防控，开展本业务领域合规培训和商业伙伴合规调查等工作。

7.编制本部门、本公司合规管理报告。

第十四条 公司审计部依据有关规定，在职权范围内对合规要求落实情况进

行监督、评价和建议。

第十五条 全体员工应对其岗位工作承担合规责任，应当熟悉并遵守与本岗位职责相关的法律、法规、准则和公司内部制度流程，主动识别、报告和规避相应的合规风险，并对自身行为的合规性承担责任。

第四章 制度建设与合规管理重点

第十六条 公司应建立健全合规管理制度，根据适用范围、效力层级等，构建分级分类的合规管理制度体系。

第十七条 公司应制定合规管理基本制度，明确总体目标、机构职责、运行机制、考核评价、监督问责等内容。

第十八条 公司及各子公司应当结合自身实际，在全面推进合规管理的基础上，突出重点领域、重点环节和重点人员，切实加强合规风险防范。

第十九条 公司应当结合实际针对生态环保、安全生产、劳动用工、数据保护、反垄断、反商业贿赂、税务管理、财务管理、采购与销售、招投标等重点领域，以及合规风险较高的业务，制定合规管理具体制度或者专项指南。

1.市场交易。完善交易管理制度，严格履行决策批准程序，建立健全自律诚信体系，突出反商业贿赂、反垄断、反不正当竞争，规范资产交易、招投标等活动。

2.安全环保。严格执行国家安全生产、环境保护法律法规，完善企业生产规范和安全环保制度，加强监督检查，及时发现并整改违规问题。

3.产品质量。完善质量体系，加强过程控制，严把各环节质量关，提供优质产品和服务。

4.劳动用工。严格遵守劳动法律法规，健全完善劳动合同管理制度，规范劳动合同签订、履行、变更和解除，切实维护劳动者合法权益。

5.财务税收。健全完善财务内部控制体系，严格执行财务事项操作和审批流程，严守财经纪律，强化依法纳税意识，严格遵守税收法律政策。

6.知识产权。及时申请注册知识产权成果，规范实施许可和转让，加强对商业秘密和商标的保护，依法规范使用他人知识产权，防止侵权行为。

7.商业伙伴。相关部门负责对重要商业伙伴开展合规调查，通过签订合规协议、要求作出合规承诺等方式促进商业伙伴行为合规。

8.对监察机关、司法机关、行政机关开展的执法活动，要依法协助配合，规范配合流程、规范接待方式、规范语言行为，既要依法维护自身合法权益，也要防止出现妨碍公务等违法违规行为。

9.其他需要重点关注的领域。

第二十条 公司应当根据法律法规、监管政策等变化情况，及时对规章制度进行修订完善，对执行落实情况进行检查。

第二十一条 公司应加强对以下重点环节的合规管理：

1.制度制定环节。强化对规章制度、改革方案等重要文件的事前合规审查，确保符合法律法规、监管规定等要求。

2.经营决策环节。严格落实重大决策制度，细化董事会、经理层决策事项和权限，加强对决策事项的事前合规论证把关，保障决策依法合规。

3.交易合作环节。严格按权限开展商务谈判等活动，严格执行内部管理制度和决策要求拟定、签订、履行合同，加强对各类合同签订前的合规审查、履行过程中的合规管理，保障合同依法合规签订、依约规范履行。

4.生产管理环节。严格遵循批准的生产工艺和操作规程，加强生产物料和产品的质量检验，规范产品委托生产的过程管理。

5.其他需要重点关注的环节。

第二十二条 公司应加强对以下重点人员的合规管理：

1.管理人员。促进管理人员切实提高合规意识，带头依法依规开展经营管理活动，认真履行承担的合规管理职责，强化考核与监督问责。

2.重要风险岗位人员。根据合规风险评估情况明确界定重要风险岗位，有针对性加大培训力度，使重要风险岗位人员熟悉并严格遵守业务涉及的各项规定，加强监督检查和违规行为追责。

3.涉外人员。将合规培训作为涉外人员任职、上岗的必备条件，确保遵守我国和相关国家法律法规等相关规定。

4.其他需要重点关注的人员。

第五章 运行机制

第二十三条 公司应当建立合规风险识别评估预警机制，全面梳理经营管理活动中的合规风险，建立并定期更新合规风险数据库，对风险发生的可能性、影

响程度、潜在后果等进行分析，对典型性、普遍性或者可能产生严重后果的风险通过制定工作指引、发送法律合规提示函、强化案件通报、出具法律建议书等方式及时预警，风险预警应明确风险类别、影响程度、潜在后果、预防措施及责任部门等。

第二十四条 公司应当将合规审查作为必经程序嵌入经营管理流程。合规管理负责人应当参与涉及合规事项的重大会议。重大决策事项的合规审查意见应当由合规管理负责人签字，对决策事项的合规性提出明确意见。业务及职能部门、合规管理部门依据职责权限完善审查标准、流程、重点等，定期对审查情况开展后评估。

第二十五条 公司发生合规风险，相关业务及职能部门应当及时采取应对措施，并在合规风险发生之日起二个工作日内向公司合规管理部门报告。

合规风险报告包括但不限于以下内容：

1.不合规事项或合规风险隐患的基本情况，包括发现时间、地点、项目、相关责任部门或人员、已经或可能形成的不良影响或损失程度的估计；

2.合规检查整改意见或建议；

3.不合规事项或合规风险整改结果。

第二十六条 公司因违规行为引发重大法律纠纷案件、重大行政处罚、刑事案件，或者被国际组织制裁等重大合规风险事件，造成或者可能造成企业重大资产损失或者严重不良影响的，应当由合规管理负责人牵头，合规管理部门统筹协调，相关部门协同配合，及时采取措施妥善应对。

各子公司发生上述合规风险事件的，应当在合规风险事件发生之日起一个工作日内向公司合规管理部门报告。

第二十七条 公司应当建立违规问题整改机制，通过健全规章制度、优化业务流程等，堵塞管理漏洞，提升依法合规经营管理水平。

第二十八条 公司应设立违规举报平台，公布举报电话、邮箱或者信箱，完善违规举报路径，并就举报问题进行调查和处理，对造成资产损失或者严重不良后果的，移交责任追究部门；对涉嫌违法的，应当依法移送政府有关主管部门或司法机关处理。

公司应当对举报人的身份和举报事项严格保密，对举报属实的举报人可以给

予适当奖励，不得以任何形式对举报人进行打击报复。

第二十九条 公司应当完善违规行为追责问责机制，明确责任范围，细化问责标准，针对问题和线索及时开展调查，按照有关规定严肃追究违规人员责任。

第三十条 公司应当结合实际建立健全合规管理与法务管理、内部控制、风险管理等协同运作机制，加强统筹协调，避免交叉重复，提高管理效能。

第三十一条 公司应将合规管理作为考核内容，纳入对公司各部门及各子公司的考核评价。

第三十二条 公司应当定期开展合规管理体系有效性评价，针对重点业务合规管理情况适时开展专项评价，强化评价结果运用。公司业务及职能部门、各子公司定期组织对本业务领域的合规督导检查。

第三十三条 公司全体业务及职能部门、各子公司应根据合规管理部门要求编制本部门、本公司年度合规管理报告并报送至合规管理部门。合规管理报告应包括以下内容：

1.合规体系管理情况（包括合规制度建设情况，合规管理机构、岗位设置及履职情况，合规审查、合规检查与考核情况等）。

2.合规风险管理情况（包括合规风险数据库建设、合规风险识别评估预警及合规风险事件应对情况等）。

3.重要业务活动的合规情况。

4.合规宣传培训情况。

5.违规问责情况（包括发生的违规事件及其造成的损失、责任追究情况等）。

6.合规创先评优推荐情况。

7.合规管理存在的问题和改进措施。

8.下一年度合规工作计划。

9.其他需要报告的合规管理事项。

第六章 合规文化

第三十四条 公司应当建立常态化合规培训机制，制定年度合规培训计划，将合规管理作为管理人员、重点岗位人员和新入职人员培训必修内容。

第三十五条 公司应当加强合规宣传教育，及时发布合规手册，组织签订合规承诺，强化全员守法诚信、合规经营意识。

第三十六条 公司可以开展合规管理工作年度创先评优活动，对工作表现突出的合规管理人员、兼职合规管理员、合规专家及合规管理重大成果等进行奖励表彰。

第三十七条 公司应当引导全体员工自觉践行合规理念，遵守合规要求，接受合规培训，对自身行为合规性负责，培育具有本企业特色的合规文化。

第七章 信息化建设

第三十八条 公司应当加强合规管理信息化建设，结合实际将合规制度、典型案例、合规培训、违规行为记录等纳入信息系统。

第三十九条 公司应当定期梳理业务流程，查找合规风险点，运用信息化手段将合规要求和防控措施嵌入流程，针对关键节点加强合规审查，强化过程管控。

第四十条 公司应当加强合规管理信息系统与财务、投资、采购等其他信息系统的互联互通，实现数据共用共享。

第四十一条 公司应当利用大数据等技术，加强对重点领域、关键节点的实时动态监测，实现合规风险即时预警、快速处置。

第八章 合规检查评价与考核

第四十二条 开展合规管理检查和评价。在内部审计、专项业务检查等监督检查活动中，将合规情况作为监督检查的重点。公司定期对合规管理体系的有效性进行分析，针对重点业务合规管理情况适时开展专项评价，强化评价结果运用。建立违规问题整改机制，对重大或反复出现的合规风险和违规问题，查找问题根源完善规章制度，堵塞管理漏洞，强化过程管控，持续改进提升。其中，公司审计部门每年开展制度和业务流程合规性评估，对公司各部门开展合规管理工作情况进行监督检查。根据需要，可聘请外部专业机构协助开展合规管理体系检查、评估等工作。

第四十三条 公司各部门应当针对合规检查和评价中发现的问题，按照监督检查部门提出的要求及时组织整改。

第四十四条 加强合规考核工作。公司应当将合规管理的有效性和合规职责履行情况，纳入考核体系。

1.将合规经营管理情况纳入公司各部门、子公司年度绩效考核，视违规事

项造成负面影响程度，处罚扣分或降低考核等级。

2.将合规经营管理情况与合规职责履行情况纳入公司各部门负责人、子公司负责人的年度综合考核，视违规事项造成负面影响程度，处罚扣分或降低考核等级。

3.公司建立员工履职违规行为记录制度，将违规行为性质、发生次数、危害程度等作为考核评价、晋升等工作的重要依据。

第四十五条 公司各部门、子公司应当于每年 11 月中旬前，按照本制度第三十三条的规定，形成本部门、本公司年度合规管理报告报送至公司合规管理部门。

合规管理部门汇总分析公司各部门、子公司年度合规管理报告，全面总结合规管理工作情况，形成公司年度合规管理报告，经审计委员会审核后，报请董事会审批。

第九章 监督问责

第四十六条 公司将对在履职过程中因故意或者重大过失应当发现而未发现违规问题，或者发现违规问题存在失职渎职行为给企业造成损失或者不良影响的单位和人员开展责任追究。

第四十七条 公司各部门、各子公司违反本制度规定，因合规管理不到位引发违规行为的，合规管理部门可以约谈相关部门及子公司并责成整改；造成损失或不良影响的，公司根据相关规定开展责任追究。

第十章 附则

第四十八条 本制度由合规管理部门修订与解释。

第四十九条 本制度经董事会审议通过后生效。本制度未尽事宜,按照我国有关法律、法规和《公司章程》的规定执行。

广州白云电器设备股份有限公司

2024 年 4 月