Contract
学校法人xx学園 個人情報の保護に関する規則
第1章 x x
(目 的)
第 1 条 この規則は、学校法人xx学園(以下「学園」という。)が個人情報を取得、利用、保管、その他の取扱いを行うについて必要な事項を定め、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。
(定 義)
第 2 条 個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号等により特定の個人を識別することができるもの、又はその情報自体からは特定の個人を識別することができなくても、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できることとなるものをいう。
2 前項の個人情報は、生存する個人に関する情報をすべて含むものであり、理事、監事、評議員、教職員又は生徒・学生等に関する情報のほか、過去に学園の教職員や生徒・学生であった者等に関する情報も含まれるものとする。
3 個人情報データベースとは、個人情報を含む情報の集合物であって、個人情報を容易に検索することができるように、コンピュータ又は帳簿等によって体系的に構成したものをいう。
4 個人データとは、個人情報データベースを構成する個人情報をいう。
(役員等の責務)
第 3 条 理事、監事、評議員及び教職員は、この規則その他の学園の諸規定及び個人情報保護委員会の決定する施策を遵守し、個人情報を保護する責務を負う。
2 理事、監事、評議員及び教職員は、職務等により知り得た個人情報を、故意又は過失により、漏えいし、滅失し若しくはき損し、又は不当な目的に利用してはならない。その地位を退いた後においても同様とする。
3 学園は、生徒・学生に対して個人情報の適正な取扱いにつき適切に指導及び啓蒙活動を行うことに努めるものとする。
(適用除外)
第 4 条 この規則は、学術研究の用に供する目的で個人情報を取り扱う場合には適用しない。ただし、その場合においても、できる限りこの規則に準じて個人情報を取り扱うようにするなど、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
第2章 個人情報の取得、利用及び提供
(取 得)
第 5 条 個人情報を取得するに当たっては、その利用目的をできる限り特定し、利用目的の達成に必要な範囲で取得しなければならない。
2 前項の利用目的は、個人情報を取得する前又は取得後速やかに、本人ならびに未xx者にあってはその保護者(以下、「本人等」という)に通知し、又は公表しなければならない。ただし、本人等から直接に、書面(記憶媒体等も含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人等に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、早急に必要がある場合は、この限りでない。
3 第1項の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。変更された利用目的については、本人等に通知し、又は公表しなければならない。
4 第2項及び前項後段の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 利用目的を本人等に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、及び学園の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
二 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人等に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
三 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
5 思想、信条及び宗教に関する個人情報、並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報は、やむを得ない合理的理由がない限り、取得してはならない。
6 個人情報を取得するに当たっては、適法かつ相当な手段により取得しなければならない。
(取扱い)
第 6 条 個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱わなければならない。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
一 あらかじめ本人等の同意を得た場合二 法令に基づく場合
三 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人等の同意を得ることが困難であるとき。
四 公衆衛生の向上又は生徒・学生の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人等の同意を得ることが困難であるとき。
五 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人等の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(第三者提供)
第 7 条 個人データを第三者に提供してはならない。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。
一 あらかじめ本人等の同意を得た場合
二 次に掲げる事項について、あらかじめ、本人等に通知し、又は本人等が容易に知り得る状態に置いているとき。
ア 第三者への提供を利用目的とすること。イ 第三者に提供される個人データの項目 ウ 第三者への提供の手段又は方法
エ 本人等の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
三 前条第2号から第5号までに掲げる場合
2 個人データを第三者へ提供する場合には、当該提供先において、個人データの提供する目的以外での利用、他の者への再提供、複写複製、改ざん、漏えい、盗用等がなされないように、個人データの安全管理のために講ずべき措置について、提供先と合意書を締結するなど、適切な措置を講じなければならない。
(委託、共同利用)
第 8 条 前条の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
一 学園が外部業者等に対し個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合。この場合には、委託された当該個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
二 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合。この場合には、次に掲げる事項を、あらかじめ、本人等に通知し、又は本人等の容易に知り得る状態に置かなければならない。エ及びオに掲げる事項を変更する場合も同様とする。
ア 個人データを共同利用すること。イ 共同利用する個人データの項目 ウ 共同利用する者の範囲
エ 利用する者の利用目的
オ 共同利用する個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称
第3章 個人情報の管理
(管理責任者)
第 9 条 各中学校長、各高等学校長、大学長、中高事務長、大学事務局長、法人事務局長、大学図書館長、その他学園の指名する者を、個人データ管理責任者とする。
2 個人データ管理責任者は、各部署における個人データを総括的に管理するとともに、各部署に所属する教職員が個人データを適切に取り扱っているかどうかを管理しなけ
ればならない。
3 個人データ管理責任者は、個人情報データベースに関し次に掲げる事項を記載したものを一つの簿冊に綴って備え置き、閲覧に供しなければならない。ただし、第5条第4項 第1号及び第2号に掲げる場合、個人情報データベースが取得後6か月以内に消去することになる情報のみからなっている場合、個人情報データベースが専らコンピュータの試験的操作のために利用するものである場合、その他合理的な理由がある場合については、この限りでない。
一 個人情報データベースの名称二 個人データの利用目的
三 個人情報データベースを取り扱う部署の名称四 個人情報データベースに記録されている項目五 個人データの取扱期間
六 その他必要な事項
(個人情報保護委員会)
第 10 条 個人情報の保護を適正に行うため、学園に個人情報保護委員会を置く。
2 個人情報保護委員会は、次に掲げる事項について審議する。一 個人情報の保護に関する全学的な施策に関する事項
二 個人データを含むコンピュータシステムの整備、個人データを含む帳簿等の管理その他、個人データの適正な管理のための方法及び措置に関する事項
三 個人データの開示、訂正、追加、削除、利用の停止若しくは消去の要求、利用目的の通知の請求、又は苦情申立てがあった場合に、理事長から付議された事項
四 その他個人情報の保護のために必要な事項
3 個人情報保護委員会は、各中学校長、各高等学校長、大学長、各学部長、教務部長、生徒指導部長、学生部長、図書館長、中高事務長、大学事務局長、法人事務局長、総務部長、その他学園の委嘱した者により構成する。
4 個人情報保護委員会の委員長は、学長をもって充て、委員長が招集及び議事の進行を行う。委員長は、必要に応じ関係者を出席させ、意見を聴くことができる。
5 個人情報保護委員会に関する事務は、学園事務局が行う。
第4章 個人情報の開示等
(開 示)
第 11 条 本人等は、自己に関する個人データの開示を請求することができる。請求は代理人によってもすることができる。
2 前項の請求は、学生証、教職員証、身分証明書等及び代理権を有することを証明する 書面等により本人等又は代理人であることを明らかにし、学園の定める様式の請求書を、学園の定める手数料とともに、理事長あてに提出して行わなければならない。
3 本人等から、個人データの開示を求められたときは、本人等に対し、遅滞なく、これを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一 本人等又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合二 学園の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
三 他の法令に違反することとなる場合
4 理事長は、開示を求められた個人データの全部又は一部の開示につき、必要に応じて、個人情報保護委員会に付議し、又は個人データ管理責任者等から意見を聴くことができる。
5 開示は、当該個人データの記載されている文書の写しを交付する方法により行う。当該個人データが、コンピュータ処理用の個人情報データファイルを構成するものである場合は、コンピュータによって出力した帳票の交付をもって行う。ただし、本人等の同意があれば、その他の適宜な方法をもって開示することができる。
6 個人データの全部又は一部を開示しない場合は、本人等に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
(訂正等)
第 12 条 本人等は、自己に関する個人データの内容が事実でない場合、その内容の訂正、追加又は削除を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。
2 前項の請求は、前条第2項に定める手続に準じて行わなければならない。ただし、手数料は必要としない。
3 学園は、第1項の請求を受けた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、必要な措置を講じ、その結果を本人等に対し、遅滞なく、文書で通知しなければならない。この場合、前条第4項の規定を準用する。
(利用停止)
第 13 条 本人等は、自己に関する個人データが法令若しくはこの規則その他学園の諸規程に違反して取得され又は利用されている場合、その利用を停止し、又は適切な措置を講ずるよう請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。
2 前項の請求については、前条第2項の規定を準用する。
3 学園は、第1項の請求を受けた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、必要な措置を講じ、その結果を本人に対し、遅滞なく、文書で通知しなければならない。この場合、第11条第4項の規定を準用する。
(利用目的の通知)
第 14 条 本人等は、自己に関する個人データの利用目的の通知を請求することができる。請求は、代理人によってもすることができる。
2 前項の請求は、第11条第2項に定める手続に準じて行わなければならない。
3 学園は、第1項の請求を受けた場合には、第5条第4項各号に掲げる場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人等に通知しなければならない。利用目的を通知しない場合は、本人等に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。この場合、第11条第
4項の規定を準用する。
(苦情申立て)
第 15 条 本人等は、自己に関する個人データの取扱いについて苦情申立てをすることができる。請求は、代理人によってもすることができる。
2 前項の請求を受けた場合には、第13条第3項の規定を準用する。
第5章 雑 則
第 16 条 この規則に定めのない事項及びこの規則の解釈適用は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、その他の関係法令に従う。
第 17 条 この規則の改廃は、理事会が行う。
附 則
この規則は、平成 19 年 4 月 1 日から施行する。