第十五条 学校合同实行线上审批为主、线下审批为辅的管理模式。线上审批入口位于校园网OA系统中“线上办事大厅”模块，线下审批按纸质版“合同审批表”所列流程执行。
广东外语外贸大学合同管理规定
第一章 总则
第一条 为了规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律、法规，结合学校实际，制定本规定。
第二条 本规定所称“合同”，是指学校独立或者与其他民事主体共同作为合同一方，与自然人、法人或非法人组织之间为明确双方的权利义务所订立的协议。教职工以个人名义对外签订的合同，不属于本规定所述的合同。
除学校对签订书面合同有特别规定以外，涉及金额在5万元以上的经济事项一般应订立书面合同。
任何单位或个人不得以学校所属的非法人单位名义对外签订合同，本规定特别授权的除外。
第三条 合同文本的拟定应基于当事人协商一致达成的事项，基本要素应齐全，条款应明确、具体。
合同的主要内容应包括：当事人姓名（名称）和住所，联系人及其联系方式、送达地址，合同标的，数量、质量、价款或报酬，合同各方的权利义务，履行期限、地点和方式，违约责任，争议解决方式、合同签订时间与地点等。
第四条 合同的订立，应遵守法律法规和学校的相关规定，遵循平等互利、协商一致、诚实信用的原则，维护学校的合法权
益。任何单位或个人不得利用合同损害学校利益或牟取私利。第五条 学校合同应以中文书写,可以翻译成英文或其他外
文版本。同时用中文、外文书写的合同，内容不一致的，以中文版本的合同为准。
第二章 合同的分类管理
第六条 学校建立“统一领导、归口管理、分级负责”的合同管理体制，原则上按职能部门的职责确定合同的主管部门。部门职责调整后，合同主管部门相应调整。
第七条 以下合同事项，由相关单位分别进行归口管理：
（一）学校与本校学生签订的合同，由学生工作部归口管理；
（二）非学历教育合同，由发展规划部归口管理
（三）本科教学建设项目合同，由教务部归口管理；
（四）科研项目合同，由科研部归口管理；
（五）劳动合同、人事合同，由人力资源部归口管理；
（六）涉外合同（含外教的聘用合同），由国际交流合作部归口管理；
（七）招标、采购合同，由招标采购中心归口管理；
（八）基建、修缮工程合同，由基础建设部和总务后勤部按各自职责分别归口管理。
以上合同的归口管理部门应制定各自的合同管理制度，并提交校长办公室备案。
第八条 学校对归口管理以外的合同，由校长办公室按照一
般合同与重大合同区别管理。合同内容涉及“三重一大”规定事项的，各相关单位应严格按照省委教育工委有关规定执行。涉及以下情形的合同，应作为重大合同提交校长办公会或党委常委会审议：
（一）与地方政府的战略合作事宜；
（二）合作办学事宜；
（三）申请成立法人或非法人组织的；
（四）从事投资融资、担保、大额资金借贷等经济活动的；
（五）涉及学校重要合法权益的其他事宜。上述情形以外的合同，按一般合同管理。
第九条 战略合作合同，是学校基于长远发展和全局考虑，就学校发展的多个方面，在合作共赢的基础上与校外机构签订的合同。
二级单位根据业务需要，可以就某个事项与校外机构签订框架合同，作为将来进一步合作的基础，合同名称原则上不冠以“战略”字样。
第三章 合同管理机构及职责
第十条 校长作为学校法定代表人，决定合同事项的委托授权，可授权分管（联系）校领导、合同承办单位负责人等代表学校签署合同。
校长办公会或党委常委会按有关规定集体讨论决定重大合同的立项和审批。
第十一条 合同承办单位是合同的拟定和执行部门，负责一般合同的拟定、送审、编号、签约、归档、履行，负责重大合同的立项申请、拟定、送审、归档、履行，参与合同纠纷的处理。
承办单位应对合同相对人的资质、履约能力以及委托代理权限等进行审查，要求对方出具相应的授权委托书、法人证书、营业执照、银行资信证明等相关证明文件，必要时可要求对方提供相应担保，或者委托第三人专业机构进行尽职调查，并出具书面尽职调查报告。在对合作事项的可行性进行必要论证的基础上，开展合同起草工作。
格式合同或合同相对人提供合同文本的，承办单位应当对合同条款进行详细审查和核对。
第十二条 校长办公室是学校重大合同和一般合同的管理部门，履行以下职责:
（一）“广东外语外贸大学”公章、“广东外语外贸大学合同专用章”及法定代表人签名章的管理和使用；
（二）合同审批表的编制和合同审批系统的维护；
（三）合同是否符合相关法律法规、合同要素及格式的审核；
（四）重大合同的归档；
（五）重大合同履行情况的监督；
（六）因合同纠纷引起诉讼、仲裁等的协调。
第十三条 学校财务与资产管理部是重大合同审核部门，负责审核合同所涉财务内容是否符合学校财务制度。
第十四条 合同中涉及学校专门领导小组、委员会或其他职能部门职责范围的事项，在提交分管（联系）校领导审批前，应先经专门领导小组、委员会或其他职能部门审核。
第十五条 学校合同实行线上审批为主、线下审批为辅的管理模式。线上审批入口位于校园网OA系统中“线上办事大厅”模块，线下审批按纸质版“合同审批表”所列流程执行。
第十六条 学校推行合同范本管理制度。合同范本经过校长办公会确定后，可直接作为签约文本。各单位采用学校统一制定的合同范本的，不需要再提交校长办公室审核，对合同范本的主要条款有实质性修改的除外。
第十七条 学校加强合同信息安全保密工作。未经批准，任何单位或个人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、商业秘密，以及学校认为不应对外公开的信息。
第四章 合同的审批
第一节 一般合同审批
第十八条 学校建立合同审批、签署的授权制度。不满5万元的一般合同，学校授权合同承办单位自行审批、签订，原则上由合同承办单位负责人签署，加盖合同承办单位印章。
第十九条 5万元以上的一般合同，经单位主要负责人审核后报分管（联系）校领导审批，经分管（联系）校领导审批后，报校长办公室复核并加盖“广东外语外贸大学合同专用章”。
第二十条 学校各单位应完善内部的合同审批、财务、印章、
档案等相关管理制度，建立健全各自权限范围内同管理的风险评估与风险防控机制。
第二节 重大合同审批
第二十一条 除了与地方政府的战略作同外，重大同事项应由承办单位报校长办公会立项后，再开展同起草工作。
第二十二条 重大同经承办单位主要负责人审核后，应提交校长办公室、财务与资产管理部审核并会签。会签单位原则上应在收到同文本后5个工作日内将意见反馈承办单位。
第二十三条 会签后的重大同经过分管（联系）校领导同意后，提交校长办公会或党委常委会审议。
第二十四条 学校法定代表人是重大同的法定签约人，重大同应由法定代表人本人签字或使用法定代表人的签名章。
经法定代表人授权，学校分管（联系）校领导可以代表学校签订重大同。
第二十五条 “广东外语外贸大学”公章是学校签订重大同的指定用章。
第二十六条 签约完成后，承办单位应在5个工作日内将同原件报送校长办公室，由校长办公室统一归档。
第五章 合同印章和档案
第二十七条 同中没有签名和签约时间的，不得盖章。严禁在空白同书上加盖印章。
第二十八条 根据本规定第七条实行归口管理的同，由归
口管理部门在同上加盖相关业务“同专用章”。
相关业务“同专用章”由校长办公室统一刻制、登记、备案，分部门保管和使用，并仅适用于归口管理的同事项。归口管理部门应指派专人妥善保管、理使用。
第二十九条 同承办单位应当建立书面的同档案保管制度。指定专人负责本单位的同保管，保管期限至少为同约定的各方权利义务全部履行完毕之日起五年。
保管对象包括同文本及附件、校内审核文件、往来函件、补充同、会议纪要、付（收）款流水与发票以及其他与同订立、履行、解除等有关的材料。
第三十条 同管理部门和承办单位应当建立同台账，同台账应记载但不限于以下内容： 同名称、承办单位（承办人）、 同相对人、同金额、同期限、签约时间等。台账记录应做到准确、及时、完整。
第六章 合同履行
第三十一条 同生效后，承办单位应遵循诚实信用的原则全面履行同，并对同相对人的履行情况进行监督。 同相对人履约行为出现异常时，应自该异常情形出现之日起五个工作日内报告同管理部门。
第三十二条 同到期应及时终止，或在协商一致基础上续签同。
因情况发生较大变化或出现不可抗力，以至同无法继续履
行的，承办单位应及时根据需要补充、变更或解除同，重大同承办单位还应及时向分管（联系）校领导请示。
第三十三条 需要续签同、补充同的，审批时应将已签订生效的原同一并提交审批部门。
第七章 合同纠纷的处理
第三十四条 同中约定争议解决方式时，应优先选择由广州仲裁委员会裁决；必须选择诉讼方式的，应优先选择学校所在地有管辖权的人民法院管辖。
第三十五条 因同履行出现法律纠纷的，同承办单位应及时向分管（联系）校领导汇报，并根据实际情况请示学校法定代表人，聘请律师或者法律顾问协助处理法律纠纷。
法律纠纷涉及诉讼或仲裁的，学校法定代表人可以签署授权委托书，委托学校相关工作人员或律师参加诉讼或仲裁。
第三十六条 法律纠纷涉及的相关单位应及时提供相关证据材料或信息，为学校处理法律纠纷提供必要的支持。
第八章 监督、检查与责任追究
第三十七条 学校不断健全同管理年度报告和定期检查清理制度，将各单位的同管理及履行状况，纳入单位年度考核和专项审计范畴。
第三十八条 学校各单位及其工作人员在同签订或履行过程中，应认真负责，积极预防、消除风险，保证同依法有效履行。
第三十九条 在同签订或履行过程中有下列情形之一的，学校视情节轻重，追究相关责任人行政责任及经济赔偿责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：
（一）未经授权，擅自对外签订同的；
（二）与同对方当事人串通，损害学校利益的；
（三）在签订或履行同中，超越代理权限或滥用代理权的；
（四）在签订或履行同中失职、渎职或以权谋私，使学校利益受损的；
（五）在签订或履行同中泄漏国家机密、商业秘密的；
（六）未及时处理同纠纷，或者擅自放弃权利的；
（七）因同管理不规范，致使在相关同纠纷中不能提供有效证据，给学校造成损失的；
（八）其他违法违规行为，给学校造成损失的。
第九章 附则
第四十条 本规定中所称的“以上”，包含本数；所称的“不满”，不包含本数。
第四十一条 本规定自公布之日起施行，《广东外语外贸大 学同管理规定》（广外校〔2021〕9号）同时废止。学校举办 或设立的具有独立法人资格的单位，可参照本规定管理同事务。
第四十二条 本规定由校长办公室负责解释。
广东外语外贸大学党（校）办秘书科 2023 年 4 月 10 日印发