Contract

北京嘉实公益基金会项目管理制度

第一章 总则

第一条 为规范北京嘉实公益基金会（以下简称基金会）项目的管理，确保项目运行的合法、规范、高效，实现项目的预期目标，维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《基金会管理条例》、《北京嘉实公益基金会章程》及国家相关法律法规，特制定本制度。

第二条 x制度适用于服务领域与受益群体符合基金会宗旨和业务范围，由基金会项目部负责策划实施、或直接向有关群体及组织捐助资金的社会公益项目。

第三条 基金会设立潜在需求数据库，在日常工作中收集、筛选符合基金会宗旨与业务范围的公益需求，定期对外公布，供捐赠方和项目合作单位选择。

第二章 项目管理责任

第四条 基金会每一年度的项目计划由理事会审核决定。

第五条 基金会秘书处组织项目领导小组，作为基金会项目执行委员会，对项目管理负全责。

第六条 基金会项目部与财务部联合组成项目管理机构，行使项目管理职能。项目管理机构应分工明确，落实项目责任人。

（一） 项目部项目管理责任人的主要职责为：负责项目的开发、立项申报，组织项目的实施、检查与验收，落实项目日常

管理，按照规定使用项目资金，对项目执行情况定期做出书面报告；

（二） 财务部项目管理责任人的主要职责为：负责项目资金的收支往来结算，检查、监督、管理项目资金的安全有效使用，配合组织项目验收和审计工作。

第三章 项目立项管理

第七条 立项原则。根据《北京嘉实公益基金会章程》的宗旨与业务范围，基金会立项的基本原则为：

（一） 符合基金会章程的有关规定；

（二） 充分尊重捐赠方的意愿；

（三） 优先考虑灾害救助、环境保护、助学助教项目；

（四） 综合评价项目方案的公益性、可行性、有效性。第八条 立项申请。

（一） 限定性项目的立项申请：

1. 捐赠方对善款使用有明确意愿的，由该项目的实际执行机构向基金会项目部报送项目立项申请书、项目实施方案及项目预算，其中项目管理费不得超过项目总预算的 8%；

2. 基金会项目部对立项申报材料进行审查和适当的前期调研，必要时还应开展实地考察，并在此基础上向项目领导小组 提交立项申报材料审查意见与建议。经项目领导小组同意 后，提出立项申请报理事会审议；

3. 捐赠方对善款使用无明确意愿的，由基金会项目管理机构向捐赠方提供建议；捐赠方不愿明确指定用途的，其捐赠资金或物资列入非限定性项目管理。

（二） 非限定性项目的立项申请：

1. 非限定性项目由基金会项目部负责制定项目实施方案及项目预算；

2. 项目实施方案及项目预算经基金会秘书长同意后，提出立项申请报理事会审议。

第九条 立项批准。立项申请通过理事会审议后由理事长批准立项，但对于预算金额大于基金会年度预算的20%，或项目周期大于一年（不含）的，还应组织立项评审会召集相关领域专家对项目方案进行评估，并根据评审意见确定是否批准立项。

第十条 项目获得批准正式立项后，均应由基金会项目管理机构代表同受赠方或执行机构的代表签署项目执行协议，并在基金会的官方网站予以公布。

第四章 项目实施管理

第十一条 推行项目责任人制度，对项目实施进行全过程监管，负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按指标输出。

第十二条 项目领导小组负责组织制订项目年度计划及预算，报基金会理事会批准；项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础，但不

因此而限制项目的实施与发展；如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整，并报理事会批准。

第十三条 项目部负责制定统一的项目管理手册，用于对执行周期超过三个月（含）的项目进行过程管理，落实项目责任人按照标准组织项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行。

第十四条 为保证项目严格按照计划实施，项目责任人应定期收集整理项目档案，并按照时间顺序归档留存。

第十五条 项目档案内容包括如下材料：

（一） 活动类：【包括但不限于】签到表、活动方案或内容、活动反馈（反馈记录或反馈表）、活动照片或视频等；

（二） 培训类：【包括但不限于】需求调研（调研报告或调研表）、签到表、培训方案或内容、课件或教材（可适当摘选）、培训反馈（反馈记录或反馈表）、培训照片或视频等；

（三） 财务类：财务结算表、各类发票及支出凭证（电子版，可扫描或相机拍摄）、银行对账单等；

（四） 其他类：依据项目书内容产出进行交付，例如：实体产出物、调研报告、访谈记录等。

第十六条 项目中开展活动或组织培训时，应在显著位置露出“嘉实公益”元素，并在归档照片或视频材料中有明显体现，包括但不限于：标识、文字、旗帜、横幅等。

第十七条 项目负责人应根据项目执行协议中相关条款定期组织开展

项目阶段性工作总结，及时向项目领导小组汇报项目实施进展及指标完成情况。

第十八条 项目各参与方均须严格遵守相关保密规定：不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目研究内容；不得泄露评议及评审过程中的情况和未经批准公示的评审结果。

第五章 项目评估管理

第十九条 项目责任人应分别于项目执行中期及结束时提交项目报告，由项目领导小组依据实际情况进行检查验收，评估项目执行进展情况。第二十条 项目执行中期须经过项目领导小组中期检查，检查结果报 秘书处和理事长批准后，按照调整或整改意见进行改进，以取得更好 的项目效果。

第二十一条 项目执行完毕后，由项目领导小组对实施的项目进行评估验收，形成项目评估报告，总结项目优缺点，评价项目效果，指导后续项目的开展。评估报告须报秘书长批准。

经评估验收项目为不合格的，需组织项目返工以达到合格，如造成严重损失或有其他违法违规行为的，还将依照相关法律法规追究项目责任人的责任。

第二十二条 基金会项目部根据实际需要邀请第三方机构对通过评估验收的项目进行抽查审计。

第二十三条 项目通过评估后，由基金会项目部向项目领导小组提出结项申请，并报秘书长批准。所有项目文件由项目部统一备案，并在

基金会档案管理系统中备份。

第六章 附则

第二十四条 x办法经第一届理事会第四次会议通过，自 2018 年 1 月

1 日起施行，由秘书处负责解释。