下列使用條款根據《商標規則》（ 第 559A 章）第 109、110 及 111 條、
使用條款 ── 電子提交 及通訊
（不包括傳真及經互聯網傳送的電郵）
下列使用條款適用於由香港特別行政區（香港特區）政府知識產權署提供，與商標、專利和外觀設計有關的電子提交和通訊服務。如不使用或不擬使用這些服務，則無須閱讀本文。
下列使用條款根據《商標規則》（ 第 559A 章）第 109、110 及 111 條、
《專利（ 一般） 規則》（第 514C 章）第 93A、93B 及 93C 條和《註冊外觀設計規則》（第 522A 章）第 60A、60B 及 60C 條的條文訂立。
使用條款中“ 處長” 一詞指商標註冊處處長、專利註冊處處長或外觀設 計註冊處處長（視乎情況而定） ﹔ “ 註冊處” 一詞指商標註冊處、 專利 註冊處或外觀設計註冊處（ 視乎情況而定）﹔ “ 註冊紀錄冊” 一詞則指 商標註冊紀錄冊、 專利註冊紀錄冊或外觀設計註冊紀錄冊（視乎情況而定）。
所提供的服務
下列使用條款除適用於日後可能推出並述明須受該等條款規限的服務外，亦適用於以下服務：
(a) 就有關商標、專利和外觀設計的事項，以電子方式提交資料文件， 以及與處長進行的其他通訊；以及
(b) 以電子方式接收處長發出的通訊。
上述服務（下稱“ 指定系統服務”） 的功能於下文各段闡述。
使用條款中“ 資料文件” 一詞， 包括客戶透過指定系統服務向處長遞交 的指明表格，以及其他文件或通訊。
請注意， 就有 關各 方之間的 法律 程序 而言， 各方 之間 的 文件送達
（包括任 何向 處長 提交的資 料 文 件） 不得透過 指定 系統 服務或指 定 系 統 （ 按 下 段 所 作 的 定 義 ） 進 行 。 各 方 須 遵 守 《 商標規則》第 112 條、《專利（一般）規則》第 93D 條和《註冊外觀設計規則》第
61 條對 送達 文件 的規定 。指定資訊系統的功能
知識產權署會設置一個資訊系統，儲存商標註冊處、專利註冊處和外觀設計註冊處的資料和數據。這個資訊系統即《商標規則》 第 109(2)條、《專利（一般）規則》第 93A(2) 條及《註冊外觀設計規則》第 60A(2 ) 條所指的指定資訊系統（ “指定系統”）。
系統保安
指定系統各部分的設計和維修保養， 均以業界嚴謹的標準保安政策為基礎，並透過以下方法保護資料：
⚫ 採用保密超文本傳輸規約(HTTPS) 和傳輸層保安(TLS) 協定， 經互 聯網安全傳輸資料， 備有最少 128 位元加密功能
⚫ 由持有全功能電子服務戶口的註冊用戶提交的某些資料文件，使 用《電子交易條例》（第 553 章） 認可的核證機關發出的電子證書所支援的數碼簽署
⚫ 儲存器備有防火、 防浸及防電湧等實體保護措施；採用嚴謹的操 作程序、適當的接達控制措施及審計程序
⚫ 採用防止未獲授權人士接達系統的措施：知識產權署的網絡及資 料庫受防火牆及網絡入侵防禦系統保護
⚫ 設有備份、復原和運作復原機制， 以防因系統故障而遺失資料
⚫ 遵守香港特區政府的《保安規例》 和政府資訊科技總監辦公室的
《基準資訊科技保安政策》及各項操作指引
用戶類別
用戶分為兩類：
⚫ 註冊用戶
⚫ 一次性提交者
註冊用戶的戶口分為兩類：
• 全功能電子服務戶口
• 基本電子服務戶口
全功能電子服務戶口須使用有效的電子證書。持有此類戶口的註冊用戶亦合資格使用 B2B（系統對系統） 電子提交服務作電子提交。
一次性提交者、基本電子服務戶口註冊用戶和全功能電子服務戶口註冊用戶可以電子方式提交的指明表格和其他通訊種類各有不同，詳情載於附件 A。
申請全功能電子服務戶口和基本電子服務戶口
客戶如欲成為註冊用戶，均須申請一個全功能電子服務戶口或基本電子服務戶口，以及申請編配客戶編號、用戶編號和相關密碼。客戶可以公司、個人或代理人身分提出申請，而客戶須就每個全功能電子服務戶口或基本電子服務戶口指名最少一名用戶。 任何客戶如欲申請使用 指 定 系 統 服 務 ， 宜 參 閱 使 用 手 冊 （ 網 址 ： xxxxx://xxxxxxx.xxx.xxx.xx）所載的申請程序。
身分證明
所有註冊用戶的身分會以用戶編號和密碼或透過「智方便」核實。
在使用指定系統某些功能時，全功能電子服務戶口註冊用戶的身分亦會以電子證書核實，有關證書必須有效並備存最新資料。指定系統會從《電子交易條例》認可的核證機關取得證書撤銷清單，以確保用戶的電子證書仍然有效。
電子郵箱
電子郵箱供註冊用戶與處長作通訊之用。
每個全功能電子服務戶口或基本電子服務戶口，不論其註冊用戶的數目，均會獲分配一個電子郵箱。所有電子郵箱的伺服器均載於指定系統。只有戶口的核准用戶才有權接達分配給有關戶口的電子郵箱。
分配給全功能電子服務戶口或基本電子服務戶口的電子郵箱即《商標規則》第 111( 3)條、《專利（一般）規則》第 93C(3 ) 條及《註冊外觀設計規則》第 60C(3 )條所指的指定電子郵箱。
一次性提交者不會獲分配電子郵箱。 在一次性提交者以電子方式遞交資料文件後，處長會以紙本形式向該提交者發出所有隨後的通訊。
以電子方式向處長遞交資料文件
法例規定或授權向處長提交與商標、 專利及註冊外觀設計有關的資料 文件，可以電子方式經以下 URL 位址遞交： xxxxx://xxxxxxx.xxx.xxx.xx，或透過 B2B （ 系統對系統）電子提交服務經以下 FTP 位址遞交：
fs.ipd. xxx.xx。
附件 A 所載的指明表格及其他通訊，均可採用指定系統服務提交。附件 B 列出不接受以電子方式提交的文件。參閱本使用條款時，應同時參考附件 A 及附件 B（ 不時作出修訂）。
電子紀錄的格式及標準
所遞交的資料文件及客戶與處長之間的通訊內容，應以附件 C 第 1 部分（不時作出修訂） 所載的形式和格式顯示。儲存和顯示資料的形式和格式載於附件 C 第 2 部分。
簽署
每份以電子方式遞交的資料文件應附有電子簽署，或使用有效電子證書作出的數碼簽署，以確保資料文件在傳送過程中保持完整真確， 並且不會被撤銷。
如某份指明表格須予簽署，應使用電子簽署或有效的電子證書作出數碼簽署。
核證程序
指定系統會進行核證，以確保：
⚫ 全部強制字段已經填妥；
⚫ 所遞交的資料文件不含電腦病毒； 以及
⚫ 全功能電子服務戶口註冊用戶所遞交的某些資料文件， 載有由有 效電子證書作出的有效數碼簽署。
如上述任何一項欠妥，指定系統會拒絕接受有關資料文件。
繳費及遞交資料文件
註冊用戶可通過網上信用卡付款服務或指定存款戶口進行有關電子提交服務的繳費。然而，註冊用戶如使用 B2B（系統對系統）電子提交服務，則只可通過指定存款戶口繳費。至於一次性提交者，只可通過網上信用卡付款服務繳費。完成繳費後，電腦會製備繳費收據，供客戶存照。
處長接收資料文件
凡向處長遞交的資料文件，均會由指定系統接收，並標籤接收時間。有關資料文件須當作在標籤接收日期及時間提交。指定系統的時間標籤是不可推翻的證據，用以證明處長在何時及何日接獲任何提交的資料文件。
“ 遞交記錄簿” 採集及載有註冊用戶所遞交資料文件的詳情， 有關紀錄 會在指定系統內保留 365 天。
提供服務的時間
除另行通知外，知識產權署全日提供電子提交及通訊服務， 惟指明於
xxxxx://xxxxxxx.xxx.xxx.xx 的系統維修時間除外。
知識產權署會致力確保指定系統服務的可用性。 系統的最佳服務時段為每日 08: 00 至 19: 00。如指定系統未能接收以電子方式遞交的資料文件， 處長會在可行範圍內盡早就此在網站 https:// efiling. ipd. gov. hk 刊登 通 告 。 維 修 時 間 表 的 詳 情 ， 會 在 可 行 範 圍 內 盡 早 在 網 站 xxxxx://xxxxxxx.xxx. xxx.xx 公布。 關於各註冊處處理各項事務的辦公時間、辦公日和計算時間方法，請參閱《 商標註冊處、專利註冊處和外觀 設 計 註 冊 處 辦 公 時 間 及 辦 公 日 公 告 》 （ 網 址 ： http:// www.ipd. gov. hk/ chi/ip_journal_notice.htm）。
不得以電子方式提交與在處長席前進行的聆訊或各 方 之間 的法 律程序有關的證據、聆訊文件冊、案例複印本和論點大綱， 以及法院命令和在任何法院的法律程序中由法院發出的其他文件
為免引起疑問，客戶 不能 以電子方式， 提交與在處長席前進行的聆訊或各 方 之 間 的 法 律 程 序 有關的證據（ 例如： 法定聲明或誓章以及任何隨附的證物 、 公證書） ， 聆訊文 件冊 、案例複印本及論點大綱 ，以及法院命令和在任何法院的法律程序中由法院發出的其他文件; 尤其是根據《商標規則》第 36(2) 條及 37( 2)條所涉及以商標不予使用為理由提出的撤銷註冊的法律程序的證據， 不得 經指定系統提交。 前述的文件仍須以紙本形式交付， 或以郵遞方式提交。
處長傳送資料給註冊用戶
除非註冊用戶另行特別要求，否則處長會就附件 A 所載由註冊用戶遞交的資料文件， 在可行範圍內盡量以電子方式與註冊用戶通訊。
處長向註冊用戶發出的電子通訊，若以電子紀錄方式傳送至註冊用戶指定的電子郵箱， 須當作已妥為傳送。當電子紀錄獲註冊用戶的指定 電子郵箱接納並記錄，該紀錄便當作已獲註冊用戶收訖。
註冊用戶有責任查閱和處理其電子郵箱內的任何通訊， 並應注意相關時限會由通訊當作已收訖的時間（ 即其電子郵箱接納和收到該通訊的時間）開始計算。 因此，本署xx建議註冊用戶每天登入電子郵箱查閱郵件。
如處長認為某項通訊的外發傳送實際並未由註冊用戶指定的電子郵箱接納並記錄， 則處長可酌情以紙本形式再次傳送有關通訊。
一般事項
時間
註冊處收發電子紀錄的時間，是指定系統所記錄的時間，並以香港標準時間（ 協調世界時＋八小時）計算。
文件正本
以電子方式提交或送交的資料文件， 無須書面確認。然而，處長可酌情要求客戶就其以電子方式遞交的任何文件提供正本或核證副本。
查閱文件
你可根據《 商標規則》第 69 條、《 專利（ 一般）規則》第 88 條及
《 註 冊 外 觀 設 計 規 則 》 第 55 條 ， 在 網 上 （ 網 址 ︰
http:// esearch.ipd. xxx.xx）或各註冊處查閱有關文件。
個人資料的使用
在表格內提供的個人資料，會供知識產權署使用，並可予披露，以處理有關《商標條例》、《專利條例》、《註冊外觀設計條例》及其附屬法例的行政工作。表格內的資料， 會用作處理有關申請和請求。 你可與處長聯絡，以取得有關根據《商標條例》、《專利條例》、《 註冊外觀設計條例》及其附屬法例查閱或更改個人資料的資料。
指定系統內備存紀錄的真確性
除非證明事實並非如此，否則，假如處長以電子形式就客戶遞交的資料文件備存紀錄， 則該項資料文件的紀錄須當作能準確反映原先交付或製備的資料文件所載的資料。
核證
處長時有接獲核證電子註冊紀錄冊內備存的資料或文件的請求。
註冊處會繼續提供這項服務，直至另行通知。有關資料或文件會從電子媒介下載至實體媒介，然後由註冊處以人手核證。任何人如欲取得
這類核證，應以郵遞或交付方式提交有關指明表格，並繳付適當費用。
審計程序
指定系統所儲存的數據的任何增補、 刪除或更改，可透過審計程序追查，以確保數據完整。
修訂及改動
知識產權署保留改動全部或部分指定系統服務，或中止或暫停任何部分 服 務 的 權 利 。 有 關 事 項 的 通 告 會 載 於 以 下 網 址 ： xxxxx://xxxxxxx.xxx. xxx.xx。
用戶的責任
指定系統服務用戶必須遵從本文件所載的使用條款。知識產權署保留
權利，如用戶未能履行這些責任，則可撤銷其接達權， 無須事先通知。
知識產權署承諾盡力保障用戶資料的私隱，並把資料保密。與此同時， 客戶亦應採取一切所需措施，確保在其監控下的資料安全穩妥，包括
提醒用戶把密碼保密，並定期更改密碼，以策安全。
撤銷接達權
知識產權署保留權利，如指定系統連續 3 ,650 天沒有錄得某註冊用戶
使用任何指定系統服務，則可自動取消授權該用戶使用指定系統服務， 無須事先通知。
法律責任
知識產權署會盡一切努力，防止技術故障。然而，如因互聯網結構出現問題、線路或系統失靈、第三者發動攻擊，或發生其他未能控制的事件，導致指定系統服務受阻，或傳送資料有延誤、故障、錯誤、 遺漏或遺失，處長及知識產權署概不負責。
知識產權署會小心謹慎，確保指定系統儲存正確及最新的數據及資料。 然而，由於處理有關數據需時，難免要相隔一段時間才能更新相關紀
錄。此外，要確保指定系統內的資料或數據全無錯誤和遺漏，亦不可能。有鑑於此，知識產權署及處長並不保證指定系統內的資料或數據準確、充足、完整或適時。
修訂使用條款
知識產權署保留隨時修訂本使用條款的權利。 知識產權署如作出任何修 訂 ， 會 在 可 行 範 圍 內 盡 早 於 官 方 公 報 中 公 布 ， 並 透 過 網 站 xxxxx://xxxxxxx.xxx. xxx.xx 通知用戶。
商標註冊處、專利註冊處及外觀設計註冊處修訂日期： 二零二一年十月廿二日
附件 A － 可採用電子方式提交的資料文件一覽表文件名稱／性質
提交者 | 服務戶口 | 電子服務戶口 | ||
商標表格／文件 | ||||
T1 | 要求翻查紀錄／就 商標可否註 冊要求給予初步意見 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
T2 | 商 標 註 冊 申 請 （ 包 括 證 明 商標、集體商標及防禦商標） | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
T3 | 要求將註冊申請分開 | 🗸 | 🗸 | |
T4 | 要求合併註冊申請 ／要求合併 獨立的註冊 | 🗸 | 🗸 | |
T5 | 要求將姓名或名稱 、地址、送 達地址及/ 或代理人資料改變 | 🗸 | 🗸 | |
T5A | 要求修訂申請 | 🗸 | 🗸 | |
T5B | 要求修訂商標圖示 ／要求刪去 在一系列商標中的商標 | 🗸 | 🗸 | |
T6 | 反對／異議通知／ 申請有關商 標註冊的撤銷、宣 布無效、更 改或更正註冊紀錄 冊的錯誤或 遺漏／申請介入撤 銷、宣布無 效、更改或更正的法律程序 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
T7 | 反xx | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
T8 | 要求商標註冊續期 ／ 要求恢復 商標註冊及續期 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
T9 | 放棄註冊商標 | 🗸 | ||
T10 | 申請或通知將 可註 冊交易 註冊 （特許除外） ／要 求修訂或刪 除抵押權益的註冊詳情 | 🗸 | ||
一次性 提交者 | 基本電子 服務戶口 | 全功能 電子服務戶口 | ||
T11 | 申請或通知註冊特 許／要求修 訂或刪除特許的註冊詳情 | 🗸 | ||
T12 | 出席聆訊通知／要 求理由的x x | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
T13 | 要求延展時限 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
T14 | 要求副本／要求核證副本 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
TC | 以電子方式提交 與 商標 有關的 書信 （ 不適用於 與在處長席前進行 的法 律 程 序有關 的證據、聆訊文件冊、案例複印本和論點大綱 ， 以 及 法 院 命 令 和 在 任 何 法 院 的 法律程序中由法院發出 的其他文件） | 🗸 | 🗸 | |
O P1 | 請求批予原授標準專利 | 🗸 | ||
O P1 A | 提交有關原授標準 專利的發明 權的xx | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
O P2 | 請求對原授標準專 利申請進行 實質審查 | 🗸 | 🗸 | |
OP3 | 請求覆核 | 🗸 | 🗸 | |
O P4 | 請求對短期專利進行實質審查 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
OP5 | 增加聲稱具有的優 先權 ／ 恢復 優先權利 | 🗸 | 🗸 | |
O P6 | 請求舉行聆訊 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
O P7 | 在批予後申請修訂說明書 | 🗸 | 🗸 | |
O P8 | 擬出席聆訊的通知 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
一次性 提交者 | 基本電子 服務戶口 | 全功能 電子服務戶口 | ||
P1 | 將誰可申請批予標 準專利或特 許一事或特許的有 效期或條款 是否合理的問題轉 介專利註冊 處處長 | 🗸 | 🗸 | |
P1A | 根 據 《 專 利 條 例 》 第 13(5) 或 37I( 4) 條向專利註冊處處長申請授權 | 🗸 | 🗸 | |
P2 | 提交反對通知書或反xx | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P4 | 轉錄標準專利─請求記錄指定專利申請 | 🗸 | ||
P5 | 請求註冊指定專利 及批予 轉錄 標準專利 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P6 | 請求批予短期專利 | 🗸 | ||
P6A | 提交有關短期專利 的發明權的 xx | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P7 | 請求更正錯誤／請 求發表經更 正的譯本 | 🗸 | 🗸 | |
P8 | 在批予專利前修訂申請的請求 ( 更改姓名或名稱、 地址、送達地址或代理人資料除外) | 🗸 | 🗸 | |
P9 | 維持轉錄標準專利的申請 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P10 | 請求給予專利續期 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P11 | 請求領取核證副本 或摘錄 ／ 請求索取資料 ／ 請求 領取專利註 冊處處長簽署的證明書 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P12 | 申請恢復因沒有繳 付維持費而 被撤回的 轉錄 標準 專利申請／ 申請恢復已失效的 標準專利／ 申請恢復已失效的短期專利 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
一次性 提交者 | 基本電子 服務戶口 | 全功能 電子服務戶口 | ||
P13 | 請求恢復專利申請 ／申請恢復 專利申請的權利 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P14 | 在註冊紀錄冊述及發明人 | 🗸 | 🗸 | |
P15 | 提交公告撤銷 轉錄 標準專利／ 申請撤銷 轉錄 標準 專利／轉介 專利註冊處處長撤銷專利 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
P16 | 提議放棄專利 | 🗸 | ||
P17 | 請求提供寄存的微 生物樣本及 請求專利註冊處處 長發出確認 通知書 ／ 表示申請 人認為微生 物樣本應只向專家提供的意向 | 🗸 | 🗸 | |
P18 | 請求更改姓名或名 稱、地址、 送達地址或代理人 資料 ／請求 更正地址、送達地 址或代理人 資料 | 🗸 | 🗸 | |
P19 | 申請註冊或通知在 一項專利或 專利申請之中或之 下取得的權 利 | 🗸 | ||
SP1 | 請求查閱專利申請 及已批予專 利 | 🗸 | 🗸 | |
SP2 | 請求領取文件的副本 | 🗸 | 🗸 | |
SP3 | 請求延展時限／繳 付逾期提交 譯本的懲罰性費用 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
PC | 以電子方式提交與 專利有關的 書信 （ 不適用於 與在處長席前進行 的聆訊或各方之間 的法 律 程 序 有 關 的證據、聆訊文 件 冊、 案例複 印 x和論 點 大 綱，以及法院命令和在任何法 院 的 法 律 程 序中由法院發出的其他文件） | 🗸 | 🗸 | |
一次性 提交者 | 基本電子 服務戶口 | 全功能 電子服務戶口 | ||
D1 | 外觀設計註冊申請 | 🗸 | ||
D2 | 請求修訂外觀設計 註冊申請／ 更正註冊紀錄冊內 或已提交文 件中的錯誤 | 🗸 | 🗸 | |
D3 | 請求恢復申請 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
D4 | 申請延展時間 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
D5 | 申請註冊影響註冊 外觀設計的 權利的交易詳情／ 通知影響註 冊申請的權利的交 易詳情／申 請撤銷作為承按人 或特許持有 人的聲稱 | 🗸 | ||
D6 | 向處長申請撤銷註冊 | 🗸 | 🗸 | |
D7 | 提交關乎撤銷外觀 設計註冊或 糾正外觀設計註冊 紀錄冊的法 院頒令、聲明或證明書 | 🗸 | 🗸 | |
D8 | 通知放棄註冊 | 🗸 | ||
D9 | 提交反對通知／ 反xx | 🗸 | 🗸 | |
D10 | 申請核證副本或摘 錄 ／ 申請副 本或摘錄 ／ 請求索 取資料 ／ 請求查閱文件或註冊 紀錄冊 ／ 請求領取外觀設計註 冊處處長簽 署的證明書 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
D11 | 申請延續外觀設計 註冊的有效 期 | 🗸 | 🗸 | 🗸 |
D12 | 請求更改姓名/ 名稱、地址、送 達地址或代理人 資料 ／請求更 正地址、送達地址 或代理人 資 料 | 🗸 | 🗸 | |
一次性 提交者 | 基本電子 服務戶口 | 全功能 電子服務戶口 | |
DC | 以電子方式提交與 外觀設計有 關的書信 （ 不適用於 與在處長席前進行 的聆訊或各方之間 的法 律 程 序 有 關 的證據、聆訊文 件 冊、 案例複 印 x和論 點 大 綱，以及法院命令和在任何法 院 的 法律程 序中由法院發出的其他文件） | 🗸 | 🗸 |
一般表格 | |||
GE | 一般表格供上載表格x X0, X0, X0, P 1, P 1A, P14, P17, SP1 或 SP2 號 | 🗸 | 🗸 |
附件 B － 不接受以電子方式提交的文件
商標註冊處 | ⚫ 與在處長席前進行的 法 律 程 序 有關的證據 （ 例如： 法定聲明或誓章以及任何隨附的證物、公證書） ⚫ 與在處長席前進行的聆訊或各 方 之 間 的 法 律程序 有關的聆訊文件冊 、案例複印本及 論點大 綱 ⚫ 法院命令和在任何法院的法律程序中由法院發出的其他文件 |
專利註冊處 | ⚫ 與在處長席前進行的聆訊或各 方 之 間 的 法 律 程 序 有關的證據（ 例如：法定聲明或誓 章以及任何隨附的證物、公證書） ⚫ 與在處長席前進行的聆訊或各 方 之 間 的 法 律程序 有關的聆訊文件冊 、案例複印本及 論點大 綱 ⚫ 法院命令和在任何法院的法律程序中由法院發出的其他文件 |
外觀設計註冊處 | ⚫ 與在處長席前進行的聆訊或各 方 之 間 的 法 律 程 序 有關的證據（ 例如：法定聲明或誓 章以及任何隨附的證物、公證書） ⚫ 與在處長席前進行的聆訊或各 方 之 間 的 法 律程序 有關的聆訊文件冊 、案例複印本及 論點大 綱 ⚫ 法院命令和在任何法院的法律程序中由法院發出的其他文件 |
附件 C － 電子紀錄的形式及格式
第 1 部分── 電子資料文件的形式及格式
1. 英文電子紀錄須按照 ISO 10646-1:2003 及其第一修訂版（ 統一碼
4.1 版本） 編碼。
2. 繁體中文電子紀錄須按照 ISO 10646-1 :2003 及其第一修訂版（ 統一碼 4.1 版本） 或 ISO 10646 字符編碼標準的其後版本，以及 ISO 10646 內的《香港增補字符集── 2004》或其後版本編碼。
3. (a) 凡由處長／知識產權署透過指定系統及電郵方式發給客戶的 電 子 紀 錄 ， 均 應 符 合 簡 單 郵 遞 傳 送 規 約 (Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)) 及保密／多功能互聯網郵遞伸延 (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME)) 的標準。
(b) 凡須提交 XML 檔案， 均應符合知識產權署所公布的結構描述。
4. 電子紀錄內的圖形須符合所有商標圖像檔案內的 BMP 、 GIF 、 JPEG、JPG、PNG 或 TIF 圖形檔案格式。系統只支援上載 RGB 色彩模式或灰階影像的圖像檔案。圖像每邊的長度須介乎 100 像素與 2 ,000 像素之間。為免圖像不清晰，建議整個圖像大小須等於或大於 200,000 像素，例如 100 像素×2, 000 像素、400 像素×500
像素。另外， 為免圖像變形，建議圖像長及闊的解析度（ DPI 值）須一致。
PDF 應以 200dpi 素描。如 200dpi 清晰度不足， 則應把解像度增至 300dpi 或以上。至於 PDF 版本，所產生的 PDF 檔案必須為 1.2至 1 .7 版本。
5. 數碼簽署（ 如適用） 必須附於 XML 檔案， 並符合知識產權署所公布的結構描述。
6. 所提供或提交的電子紀錄不得含有任何電腦指令，包括但不限於：
(a) 電腦病毒；以及
(b) 取決於執行環境的宏指令、手稿程式及字段，而執行期間會引致電子紀錄本身或顯示電子紀錄的資訊系統改變。
第 2 部分── 儲存和顯示資料的形式及格式
7. 夾附於商標申請或商標書信的聲音檔案應按照以下檔案格式標準 提交︰
(a) MP3 (.mp 3)
(b) WAV (. wav)
(c) MIDI (. mid)
(d) Windows Media Audio (.wma)
8. 夾附於商標申請或商標書信的視像檔案應按照以下檔案格式標準 提交︰
(a) MPEG-4 (.mp4)
(b) MPEG-1 ／ MPEG-2 (.mpeg)
(c) MPEG-2 (.mpg)
(d) Windows Media Video (. wmv)
9. 每個上載附件的最大文件大小為 100MB， 對於超出限制的附件， 請使用 CD-ROM 或其他 USB 裝置等方式提交。
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