8Manage新一代电子采购系统

电子采购

8Manage新一代电子采购系统

建立实时、互联的采购流程并智能关联数据

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发票 ＆支付

电子

采购申请

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8Manage 电子采购

电子采购

入库及库存

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在线收货

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8Manage 新一代电子采购系统

8Manage 新一代电子采购系统提供全面、实用的采购到付款解决方案，结合实时的业务协议和移动互联网技术，帮助企业提升采购效率，加强采购管理控制。

2

8Manage 电子采购

8Manage 供应商管理

在每个环节中管理多家供应商

供应商细分

8Manage 支持根据某些标准将供应商划分为不同的组。用户可决定所需的关注类型和级别，并将获得以下好处：

• 采购团队可以专注于特定的供应商和类别，从而提高效率。

• 买家可以访问数据，以便更好地进行价格谈判和风险管理。

• 财务团队可以按供应商类型跟踪支出，从而更容易识别成本驱动因素。

3

供应商评估与筛选

评估

筛选

8Manage 提供工作流程来识别、评估和选择符合特定要求的供应商。选择供应商时可考虑多个标准，

例如质量、价格、交货时间、业绩记录和潜在利益冲突。

供应商准入与合同执行

准入变得更容易

合同驱动执行

8Manage 供应商门户提供自动化工作流程，用于收集和分析供应商信息，以便以安全、合规的方式注

册和审批供应商，从而实现采购货物和服务的目的。

8Manage 还提供将合同付诸实施的工作流程。由于合同实施可能很复杂且耗时，因此正确执行合同非常重要，这样双方才能从协议中获得预期收益。 8Manage 可以跟踪合同条款，确保双方履行合同义

务，还能为大型企业提供可见性。

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• 客户服务

• 交货时间

• 客户管理

• 商业成本

• 产品或服务质量

• 拒收率

• 交货准确性

• 保修索赔

8Manage 提供了衡量、分析和管理供应商绩效的工作流程，以努力降低成本、减轻风险并推动持续改

进。供应商绩效可以通过以下几个特征来评估：

有效风险管理

供应商绩效管理

杠杆供应商

战略供应商

供应商关系管理

一般供应商

瓶颈供应商

更换供应商既费钱又费时，还可能拖慢企业业务。 8Manage 会保留准确的记录，提供更好的数据和增强的协作，确保企业与供应商的关系保持盈利。这对各方来说都是双赢的。随着时间的推移，用户会注意到沟通得到改善，双方的目标也会更加一致。

供应商发展

供应商关系管理

12.3

12.3

8Manage 采购申请（PR）

将用户或部门的采购需求正式化，用于控制并跟踪结果

查看是否可以通过现有库存满足需求

需求管理

8Manage 提供了预测、规划和管理产品与服务需求的工具，以便在企业需要时提供这些产品和服务。这些工具可让管理者仔细管理资源、预算和预测，确保在正确的时间提供正确数量的商品和服务。

内部控制确保无暗箱采购

审批管理

8Manage 提供采购申请审批流程，为新材料、新设备、新劳动力、新预算和其他各种类型的支出申请设置明确的制衡机制。精心设计的审批工作流程可防止企业超支和现金短缺。

询价与报价

8Manage 采购申请可以转换为 8Manage RFQ ，用于货物或服务招标，企业可邀请供应商提交报价并进行投标。

供应商 2报价

RDQ

供应商 1报价

PR

采购订单

8Manage 采购申请也可以直接转换为 8Manage采购订单，从而成为买方和供应商之间具有法律约束力的协议。

PO

PR

2024

2025

目标

实际

交付时间

交付质量

交付时间

交付质量

交付绩效

8Manage 提供以下交付指标管理绩效：

• 完成交付的次数

• 准时交付率

• 投诉率

• 订单准确率

• 迟交频率

• 退货率

滚滚长江东逝水

电子询比价

8Manage 电子询比价提供了一种邀请密封报价的有效方式。

公开公平的流程

8Manage 电子询比价提供了一个公开、公平的流程，有助于减少腐败。

保密投标

8Manage 的保密投标鼓励供应商压低价格。

激励最佳报价

8Manage 电子询比价可最大限度地激励竞争者在开始时提供最优惠的价格。

精准比价

8Manage 电子询比价使采购团队可以准确地比较出价。

8Manage 采购订单（PO）

合规管理

预算

合规性

合法

规则

8Manage 在创建采购订单时强制执行以下规范，并在订单执行期间检测其偏差：

• 订单条款和条件

• 采购物品清单

• 每件物品的数量

• 每件物品的价格

• 每件物品（或整个采购订单）的交货日期

• 每件物品（或整个采购订单）的交货地点

审批管理

8Manage 采购订单(PO) 审批是不同利益相关者为验证订单并使之生效所需的操作流程。该流程具有制衡作用，可确保各组织：

• 在预算限额内支出

• 符合公司支出政策

任何采购订单都必须通过审批流程，才能成为具有法律约束力的合同。

验收

8Manage 采购订单 (PO) 支持规划、组织和管理货物和服务的交付和验收。它还支持货物的检查、存储、退货和任何移动。

这是商品和服务采购的一个重要方面，会影响生产或工作的成本、质量和安全。

无论是小型企业还是企业级公司，都能确保高效的库存

控制和顺畅的采购流程。

库存

8Manage 采购订单(PO) 允许控制库存水平，最大限度地减少缺货，并将仓库库存水平与采购任务同步。

沟通管理

8Manage 采购订单 (PO) 有助于管理围绕交易的订单和预期。当建立了清晰的工作流程后，各方都会了解每一步发生的情况。

这有助于团队更好地沟通，并消除误解。

采购订单

发票与付款

IT 部门

发票

Ma ched

支付

批准

当收到供应商的发票后，8Manage 将启动以下三向匹配流程，确保供应商根据采购订单的详细信息履行其合同义务：

• 采购订单

• 订单收据和/或装箱单

• 发票

完成一系列检查并且发票确实是应付的，8Manage 将生成付款请求发送到用户的支付系统。付款后， 8Manage 会将发票状态标记为“已付款”。

通过基于采购订单的发票验证，采购订单中的所有项目都可以一并结算（不论某个项目是否分几次交付）。每份收据均单独结算，发票可以直接记入总账账户或物料账户。

其他

8Manage 采购订单 (PO) 还提供以下附加功能：

类型和规则设置 –

8Manage 允许根据公司的采购类别对采购进行分类，并设置相应的规则，确保公司的政策得到正确执行。

手动或自动创建 –

8Manage 支持手动创建采购订单或根据采购申请自动生成采购订单。

付款条款 –

8Manage 允许在采购订单中设置付款条款，以便自动跟踪后续发票和付款。

电子签名和电子xx –

8Manage 支持对采购订单电子签名和/或电子盖章。

电子发送给供应商 –

8Manage 允许以电子方式将采购订单发送给供应商。

供应商在线确认 –

8Manage 在线告知供应商新的采购订单并允许其确认订单，然后再通知您

交付计划和确认 – 其他

8Manage 允许用户及其供应商制定交付计划、进行变更并确认（最终）计划。

供应商绩效评级 -

8Manage 支持根据供应商履行订单的能力对其绩效进行评级。

8Manage 采购合同

8Manage 采购合同是企业与供应商之间的长期协议。

成本预算

8Manage 采购合同提供了估算合同成本、设定商定预算并根据该预算管理实际和预测成本的工具。

选择

8Manage 采购合同提供识别、评估和选择第三方产品供应商或服务提供商的工作流程。它包括七个主要阶段，从确定企业的需求开始，到管理与供应商的关系结束。整个过程确保供应商满足企业的特定运营需求和要求。

要求规范

8Manage 采购合同提供工具来收集和指定对产品设计和验证施加的要求。该规范还包含产品设计、验证和维护所需的其他相关信息。

尽职调查

8Manage 采购合同支持收集信息，用来了解打算与之建立业务关系的潜在供应商的可信度和适合性。

服务水平协议

8Manage 采购合同提供各种工具，用于指定和跟踪供应商必须遵守的标准承诺，以及衡量绩效的指标。

条款及条件

8Manage 采购合同可设置产品或服务的使用规则，包括但不限于版权条件、年龄限制和合同适用法律等。

谈判

当两家公司进行谈判时，双方都寻求获得有利的条款，并尽量减少财务、法律和运营风险。

8Manage 采购合同提供了与供应商合作的沟通工具，帮助企业与供应商就一系列具有法律约束力的条款达成协议。

具有法律约束力

8Manage 采购合同提供电子签名工具，使采购方和供应商可以在合同上附加签名，表示相关各方之间的协议和理解。此过程是商业交易的基础，是正式协议的最后一步。签署合同的行为具有重要的法律效力。

项目管理

8Manage 采购合同提供项目启动工具。项目启动是启动新项目的第一步。在项目启动阶段，需要确定开展该项目的原因以及它将提供哪些业务价值，然后使用该信息来获得关键利益相关者的支持。

项目交付

8Manage 采购合同为企业及其供应商提供工具，用于管理采购项目中每项活动和交付成果，以满足交付要求。

合同修改

变更管理

8Manage 采购合同提供管理意外变更的工具，确保影响最小化、变更顺利进行且不会中断其他任务。

验收

最终验收

根据普通合同法，最终验收后，项目方取得了项目的控制权和所有权，损失风险从供应商转移至项目方。 8Manage 采购合同提供了记录已完成工作的最终验收情况的工具，包括所有已知存在的缺陷。

发票和付款

8Manage 采购合同提供了方便操作的工具，用于帮助供应商向采购方提交发票，以及采购方根据合同规定的付款条件申请付款以支付发票。

维护

8Manage 采购合同提供管理支持服务水平的工 具，确保根据合同条款完成维护活动和缺陷修复。

更新

8Manage 采购合同提供跟踪合同续签期限和预先商定价格的工具，并自动生成提醒和续签合同草稿。

供应商发票与应付账款

8Manage 可无缝、简单地自动化供应商发票和应付款工作流程，相关人员无需再浪费时间管理发票和付款。

发 票

结算

结算是采购过程中至关重要的一步。8Manage 提供安全的云环境，结算工作流程具有高度透明度和可见性。立即获得采购预算信息可以帮助你提前识别不一致和潜在欺诈，避免它们发展为重大问题。

三向匹配

使用 8Manage，你可以在交付和验收文件、收到的销售单、采购订单/合同之间进行三向匹配，检查是否正确收到订单，是否有任何不妥之处。一旦完成三向匹配，就会批准和转发收到的销售单，并进入付款处理阶段。

付款

8Manage 允许你向供应商支付一个或多个已审批的销售单。当你的付款申请被批准后，你的财务部门就会收到付款通知。

记账

付款过程结束后，你要把它记录 来，以便记账和审核。从采购计划到 款的相关 档都存储在 8Manage 系统中。

可跟踪性和可审计性

8Manage 为企业提供一种简单经济的方法来调查供应商提供的交易和销售单。在向供应商付款之前，你可以使用 8Manage 检查销售单的完整性。8Manage 提供销售单状态相关的宝贵信息，并在应收账款有争议或货物未送达时发出提醒。

电子采购功能清单

功能	描述
供应商管理
供应商基础资料管理	支持记录供应商的基本信息，如：区域、行业、类型、等级、产品、状态等。
	支持管理供应商的组织架构和联系信息。
	支持供应商页面灵活定义字段。
供应商准入审批	支持自定义供应商准入评估准则。
	支持自定义供应商准入审批流程。
供应商评估	支持对单个供应商或多个供应商进行评估。
	支持供应商评估指标评分与审核。
	支持供应商等级划分。
	支持供应商黑名单记录。
	支持灵活定义调查问卷内容。
风险识别	支持对接天眼查平台获取供应商征信信息。
采购需求管理
采购需求管理	支持在线填报与审批采购需求。
	支持按产品类型设置采购员，采购员再将已审批的产品生成采购计划。
	支持将审批通过的采购需求的产品与采购计划相关联。
采购计划与申请管理
采购计划与申请基本功能	支持在线填报与审批采购计划。
	支持按内部机构、费用等级设置审批流程。
	支持在提交采购计划时自动检查采购预算。
	支持采购计划审批通过以后进行采购负责人指派。
	支持产品库及一次性物资采购。
	支持获取采购产品当前生效的报价信息。
	支持快速报价功能。
	支持跟踪采购结果。
报价与快速报价过程	支持供应商在线报价。
	支持按照供应商报价信息进行价格排名。
	支持询价结果审批。
	支持从采购计划或采购申请直接生成采购订单。
持续要约管理	按照不同的持续要约周期，生成产品询价提醒供应商。
	支持将持续要约转换成报价单并自动放入报价单库中。

询比价管理
询比价基本功能	支持记录询比价基本信息，如名称、负责人、负责内部机构、产品。
	支持向多家供应商进行1轮或多轮询价。
	支持设置询价开始日期和结束日期，自动开始询价。
	支持询比价与采购计划关联。
	支持按照供应商报价信息进行价格排名。
	支持询价结果审批。
	支持询比价完成后生成采购订单。
采购订单管理
采购订单 (PO)基本功能	支持由采购计划直接生成采购订单。
	支持用户自定义采购订单审批流。
	可以从报价单和框架合同提取协议价格。
	支持对比采购价格与产品基准价，并生成价格浮动提醒。
	支持用户自定义付款安排和发货安排。
	支持采购成本超支预警。
	支持供应商在线确认采购订单，并可在线反馈发货信息。
收货管理	允许设置收取免费货物的数量、部分或差额收货的规则。
	支持向收货负责人推送工作台收货提醒。
	允许部分或超额收货。
	允许收取货物。
	支持质检流程。
	支持退货流程。
	支持在产品入库之前进行产品收货单位与库存单位的自动转换。
	支持收货状态跟踪。
	支持收货后立即进行供应商绩效评估。
质检	支持用户自定义质检单模板。
	支持收货质量控制流程。
	支持记录质检结果。

采购合同管理
合同基本功能	支持自定义合同类型。
	支持记录合同的基本信息（例如：负责机构、日期、费用项、付款安排、续约）。
	支持合同附件上传。
	支持记录与供应商关于合同所进行的重要沟通。
	支持跟踪合同预算和支出。
	支持合同的在线审批流程。
	支持合同活动的分配。
	支持合同暂停。
	支持合同的版本管理。
	支持合同评估。
	支持审计跟踪记录。
框架合同	支持框架合同。
	支持框架合同的全过程管理，从合同的建立到执行。
	自动跟踪框架合同下的子合同或采购订单的执行。
SLA	允许用户根据预定义的SLA类型自定义服务水平协议(SLA)。
	自动对照目标值实时跟踪每个SLA指标。
采购结算管理
销售单	支持按照单次收货或者付款安排生成销售单。
对账单管理	支持按周期汇总收退货明细生成对账单。
	支持将对账单发送给供应商联系人进行确认。
	支持账单金额扣减供应商预付款计算实际应付款。
发票管理	支持根据采购订单/采购合同开具付款发票，并关联付款申请。
付款管理	支持针对已确认对账单或销售单金额进行付款。
	支持付款金额与发票金额关联，可筛选付款金额与发票金额有差异的付款记录。
产品管理
产品资料管理	支持记录并维护产品的基本信息，如产品名称、产品编号。
产品价格及采购历史	可增加产品基本信息页面的自定义字段。
	支持基于角色的产品信息访问权限控制。
	支持统计产品相关的单位成本、总成本等相关信息。
	支持汇总产品的采购历史记录。
产品基准价	支持按最低/平均历史报价生成产品基准采购价格。
产品准入审批	支持产品准入审批流程。

库存管理
仓库管理	支持仓库位置、存储类型、分区和空间定义。
	支持按仓库查询产品的产品库存数量、结存、未完成的库存申请量。
	支持按仓库位置、存储类型、分区和大小（空间）入库/出库。
库存申请、发货和返还	支持库存调整类型，包括采购入库/出库、人工库存调整。支持库存变动记录。
	支持库存申请、发货、返还。
库存调拨	支持预定义库存调拨策略（例如：先进先出）、库存调拨申请及调拨审批。
库存盘点	支持库存盘点管理。
实时监控
成本监控	支持按费用分类的成本预算及审批机制。
	支持集团及各分公司、分支机构实际成本实时汇总。
	支持超支预警及提醒。
业务地图 (OGSM)	集中查看与业务相关的关键信息和KPI。
报表与提醒
标准报表	为采购计划、采购订单、采购合同、供应商、销售单及付款提供报表。
实时提醒	允许用户自定义提醒规则，自动发送提醒、通知和上报提醒邮件。
组织架构与控制
组织架构/用户/角色管理	可定义本企业的部门架构以及供应商的架构。
	公司内部人员职位不同可对应不同的企业级别，不同企业级别的用户可有不同的审批权限。
	公司外部人员有可登录和不可登录之分，可登录的供应商联系人可通过系统直接联系。
	系统支持权限控制，包括角色权限和数据特权。
规则管理	系统规则可分企业层面的规则和具体业务的规则。
	审计跟踪记录可帮助追溯规则修改的时间、用户、原值和新值。
用户界面个性化
自定义字段/页面	允许用户选择定制页和定制字段。
	允许用户为主页面定义不同的自定义字段类型。
	可设部分自定义字段可查询、可显示在列表中。
自定义菜单	自定义个人菜单显示的模块及各模块默认的显示页面。
	允许用户定义自己的“我需留意”概览和每个概览中实时显示的组件。
	允许用户自定义默认语言、每个主菜单的默认页、常用的导航视图。
注：如果客户同时购买8Manage手机功能，请详细查阅《4.0 H5 功能清单》中有关手机功能的介绍。本文档仅作为PC端8Manage功能清单参考。对于同一功能，手机端只支持显示常用字段，而并非完全与PC端一样。

8Manage 为企业管理提供标准产品和定制服务的最佳组合，在亚洲有超过 500 家企业正在使用我们的以下模块

（包括本地部署或 SaaS）： 8Manage PPM：项目和项目组合管理

8Manage SRM：供应商管理、电子采购和电子招标

8Manage 工时表：资源时间和成本管理

8Manage CRM：企业客户 CRM 和零售业务 CRM 8Manage ITSM：服务管理

8Manage HCM：人力资本管理 8Manage OA : 办公自动化 8Manage EDMS : 电子文档管理系统

8Manage 看板：可视化的敏捷和精益

8Manage ERP：企业全自动化

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