Contract
別紙
仕様書
1 業務名
豊島区標準システム移行支援委託
2 履行場所
豊島区指定場所
3 履行期間
契約締結日から令和 5 年 3 月 31 日まで
4 業務の目的
「地方公共団体情報システムの標準化に関する法律(令和 3 年法律第 40 号)」により標準システムへの移行が地方公共団体の責務とされ、国が策定した『自治体 DX推進計画』において,自治体の主要業務システムを標準化・共通化し,令和7年度末までに全ての自治体が標準準拠システムへ移行することが自治体の重点取組事項と定義された。
こうした状況に鑑み,xx区(以下「本区」という)は目標期限までに着実に業務を遂行させるための計画策定にあたり,各種調査分析や計画策定,経費積算等の業務について,円滑かつ確実に推進するため,コンサルタントによる支援を得ることとする。
5 委託内容
国が示す『自治体情報システムの標準化・共通化に係る手順書【第 1.0 版】』 内、「図表9標準化・共通化対応に係る自治体作業の全体像」に基づく、本区の対応想定年度は下表のとおりである。
本契約における委託内容は、作業項目②から⑦の範囲、およびこれらに対する PMO 業務とする。
また,対象業務は「デジタル社会の実現に向けた重点計画」(令和 3 年 12 月 24 日
閣議決定)において標準化の対象と位置付けられた 20 業務、及び標準化対象システムの影響を受けるシステムとするが、標準化対象業務の追加や現行システム調査の結果により対象業務やシステムが増える場合があることに留意すること。
表
フェーズ | 作業項目 | 対応想定年度 |
計画立案 | ①推進体制の立ち上げ | 令和 4 年度 |
②現行システムの概要調査 | 令和 4 年度 | |
③標準仕様との比較分析 | 令和 4 年度 | |
④移行計画作成 | 令和 4 年度 | |
⑤ベンダに対する RFI 資料作成 | 令和 4 年度 | |
システム選定 | ⑥RFI の実施 | 令和 4 年度 |
⑦RFI 結果分析および移行計画の詳細化 | 令和 4 年度 | |
⑧予算要求 | 令和 4 年度から令和 6 年度 | |
(⑨ベンダへ提案依頼) | 令和 5 年度、または令和 6 年度 | |
(⑩ベンダ選定・決定) | 令和 5 年度、または令和 6 年度 | |
⑪契約・詳細スケジュール確定 | 令和 5 年度、または令和 6 年度 | |
⑫特定個人方法保護評価 | 令和 6 年度、または令和 7 年度 | |
移行 | ⑬システム移行時の設定 | 令和 6 年度、または令和 7 年度 |
⑭データ移行 | 令和 6 年度、または令和 7 年度 | |
⑮テスト・研修 | 令和 6 年度、または令和 7 年度 | |
⑯次期システムに合わせた既存環境の設定変更 | 令和 6 年度、または令和 7 年度 | |
⑰条例・規則等改正 | 令和 6 年度、または令和 7 年度 |
(1)現行システムの概要調査(上表②に該当)
現行業務システム等の調査,連携状況を整理する。既存システムの契約内容等を整理して、次期システムの調達範囲の素案を作成する。
なお、本仕様書公開時点のシステム概況は別紙 1 の通り。
(2)フィット&ギャップ分析(上表③に該当)
本区では、現行システムのパッケージベンダーの協力を得て、国が示す標準仕様と現行システムとのフィット&ギャップ分析、及び対応方針の策定を実施する予定である。本区が分析を実施するにあたっての必要な支援や進行管理を実施すること。
また、国が示す標準仕様書において標準化の対象外となっている事務のうち、本区においてシステム化している範囲においては影響分析を実施すること。
なお、国民健康保険業務については、厚生労働省が導入推進する「市町村事務処理標準システム」への移行も標準化の選択肢として検討している。標準仕様書を分析した上で重点的に分析すべき箇所を導出し、業務主管課に対するヒアリングを複数回行うこと。業務特性により、回数の増減は可とする。抽出したギャップについて、業務運用変更の検討,検討結果の可視化を行い、対応方針案を取りまとめて本区に報告すること。
(3)RFI の実施(上表⑤⑥に該当)
RFIのための調達仕様書及び各種要件書、パッケージベンダー等への質問事項、実施要領等、RFI実施に必要となる各種資料を作成すること。RFIの実施は標準 化対象事務のみではなく、標準化対象システムの影響を受けるシステムや共通 基盤や区単独の福祉業務など標準化対象外のシステムを含む。
また、パッケージベンダー等へRFIを実施し、実現性の確認及び概算費用等、計画策定にあたって必要な情報を収集すること。RFIの実施期間中、情報システム事業者からの質問に対する回答作成の支援を行うこと。
なお、本区が保有する共通基盤や総合窓口システム、区単独の福祉業務など、現在国の標準化の対象に含まれない範囲についても必要に応じてRFIを行うこと。
(4)基本要件等の策定(上表⑦に該当)
RFI の結果を取りまとめて分析報告書を作成すること。また、RFI の結果を踏まえて、各業務システムの標準化対応方針,移行方針,基本要件を策定すること。
RFI を踏まえて再検討が必要な業務要件は業務主管課にフィードバックを行い、必要に応じてヒアリングを行うこと。
なお、標準化対象システムの影響を受けるシステムや共通基盤や区単独の福祉業務など標準化対象外のシステムについても国の動向踏まえながらガバメントクラウドの活用方針などの基本方針対応方針を策定すること。
(5)移行計画の策定(上表④⑦に該当)
上記(1)から(4)の作業を踏まえて,移行計画書を策定、および詳細化を行うこと。移行計画書には、「システムの移行方式、および移行順序」、「移行期・移行後のデータ連携方式」「標準化対象範囲外の業務のあり方」「ガバメントクラウドの利用方式」などを盛り込むこと。
なお、移行方式の中で、標準化移行の目標年限前にリース期限が到来することにより移行タイミングが合わないシステムがあることから、このようなシステムの機器更改に対応する必要があることを踏まえて企画提案すること。
(6)PMO 業務
本区では、住民記録系部会、住民税・国民健康保険部会、福祉系部会の 3 部会と、それを統括する全体会の全 4 部会を設置する検討を行っている(別紙 2)。それぞれの会議体の運営を支援し、業務の進捗状況や検討状況について、報告や国の動向をふまえた必要な助言を行うこと。
なお、本区の推進体制について、これ以外のものが有益と考えられる場合、推進体制も含めて提案すること。
6 業務履行体制
(1)受託者は月に1回、PMO業務での会議とは別に、xx区情報管理課、または本区が指定する場所(以下「本区執務xx」という。)にて定例会議を実施 し、本業務に関する課題や進捗を報告すること。また、書面等での業務進捗の報告を月に1回行うこと。
(2)定例会議以外に双方で協議が必要な事項が発生した場合は、個別の会議を開催し、協議を行うこと。なお、その場合には双方合意のうえ、WEB会議での実施も可能とする。
(3)本区執務xx以外での業務は、メール、電話、WEB会議等での対応とする。
(4)本業務における総括プロジェクトマネージャーを配置すること。また、業務履行にあたり部会を設置する場合は、それぞれプロジェクトリーダーを配置すること。
(5)プロジェクトマネージャー、およびプロジェクトリーダーには、非常時に備えて職務代理者を定めておくこと。
7 管理業務
(1)受託期間中は、本区との連絡調整担当者を配置すること。
(2)本業務の進捗状況報告や意見交換などを本区と定期的に行うとともに、その議事録を打合せ後 5 営業日以内に作成し本区に提出すること。
8 成果物の納品形式
(1)成果物
下記の物件について、書式は自由で原則A4版で作成し納入すること。成果物納品時には本区の検査を受けること。なお当該検査において本区からの指摘事項があった際には,受託者は速やかに修正,補充等を実施し本区の再検査を受けること。
項番 | 成果物 |
1 | RFI 結果分析報告書 |
2 | 移行計画書 |
3 | 打合せ議事録 |
4 | 業務完了報告書 |
(2)成果物の納入数量成果物の納入数量
電子データ 2部(正副各1部)
電子データについてはCD-R媒体に格納すること。
各種納入するデータのファイル形式は、Microsoft Office 2013 以上
(Microsoft Word、Microsoft PowerPoint、Microsoft Excel)およびPDF 形式
とすること。
(3)納入場所
豊島区情報管理課
9 委託料の支払い
検査合格後、請求日より起算して30 日以内に一括で支払う。
10 守秘義務
(1)受託者は,本業務遂行において,本区職員が提供した情報又は業務遂行にて知り得た情報について,本区の許可なく目的外に利用しないこと。
(2)受託者は,情報の重要性を認識し,情報の管理を徹底し,情報の漏えい等のないように万全の注意を払うとともに,必要な措置を講じること。
11 遵守事項
(1)受託者は,本業務遂行において,本区の条例,規則等の関連法令を遵守しなければならない。
(2)受託者は,本区の施設内で作業を行う際,社名の入った身分証明書を常時着用すること。
(3)受託者は,本業務遂行中に事故が生じた際には,速やかに本区に対し,事故の詳細について報告するとともに,本区の指示に従い対応すること。
12 その他
(1)本業務遂行に必要な機器類及び消耗品などは,特別の定めがない限り全て受託者の負担とし,本区の資産等を使う必要がある際には事前に本区と協議し承諾を得ること。
(2)本業務遂行に当たって要する一切の費用は,全て受託者の負担とする。
(3)業務の全部を第三者に再委託してはならない。ただし、一部の業務について再委託する必要がある場合は、本区の承諾を受け、受託者の責任の下、本仕様書の内容を再委託者に遵守させることとし、再委託の業務内容、再委託先名、作業従事者等を本区に通知すること。
(4)区の担当者は,業務責任者,業務主担当者,その他受託者が業務を遂行するために使用している下請負人,労働者等について,業務の遂行につき著しく不適当と認められるものがあるときは,受託者に対して,その理由を明示した書面により必要な措置を請求することができる。
(5)国より提示される対象業務の標準仕様書について,令和4年度上期までに全ての標準仕様書が提示される予定であるが,提示時期が遅延した際に は,遅延した業務に対する委託内容及び成果物について,本区と別途協議のうえ決定することとする。
(6)厳格なxx性(中立性)が求められるため,本業務を受託した事業者は標準化・共通化等システムの構築,導入,運用等業務を受託することはできないものとする。
(7)契約締結後、業務計画書を作成し業務着手前に区に提出すること。
(8)本仕様書に定めのない事項又は疑義が生じた際には,本区と別途協議の上決定する。
13 問い合わせ先
豊島区情報管理課 システムグループ xxxx電話:00-0000-0000