Contract

合同管理办法

为维护中国下一代教育基金会（以下简称“基金会”）合法权益，规范合同管理，防范法律风险，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《中华人民共和国慈善法》和《中华人民共和国劳动法》等法律法规，结合基金会实际，特制定本管理办法。

一、本办法所指的合同是：基金会作为独立的民事主体，与其他自然人、法人和其他组织之间签订的各类合同、协议等，如捐赠协议、采购合同、聘用合同等。

二、合同实行归口管理，相关承办部门具体负责合同谈判、起草、报审、履行、变更、归档等事宜。

三、谈判与草拟

（一）承办部门负责与合同相对方就合同内容进行协商与谈判，谈判应注意并明确事项如下：

1、合同相对方的主体资格、资信状况、经营范围、履约能力；

2、内容体现公益利益属性；

3、用途符合基金会宗旨和业务范围；

4、合同的履行、变更、解除。

（二）审查不合格的不能签订合同。

（三）承办部门与合同相对方谈判和协商达成一致意见

后，承办部门草拟合同，合同构成要素包括：

1、合同相对方名称、地址、联系人、联系方式；

2、标的、数量和质量；

3、各方的权利、义务及责任予以明确，避免含糊其辞或出现歧义；

4、款物用途和支付方式；

5、履约期限；

6、违约责任；

7、争议解决的方式 ；

8、各方约定达成的其他事项；

9、基金会合同范本中规定的内容。

（四）合同相对方需提供如下材料：

1、法人营业执照复印件；对方是自然人的应提供自然人身份证复印件，复印件需与原件核对，并请提供方在复印件上签字或加盖公章；以上材料与签署合同一并归档。

2、根据合作内容或捐赠情况需提供的其他资料。

（五）承办部门负责将草拟的合同文本等资料逐级上报审核。若符合重大事项，应按《中国下一代教育基金会重大事项报告管理办法》规定研究审定。

四、合同的订立

（一）合同应在项目活动实施前签署，根据工作需要也可补签合同，但须具备下列条件：

1、项目活动实施前双方达成共识并有文字记录；

2、项目活动实施前双方协商同意事后补签合同；

3、不违反法律规定；

4、项目活动实施全部过程符合法律规定且无任何纠纷，无社会不良影响。

（二）审核通过后的合同，由合同相对方的法定代表人、授权委托人或自然人进行签订。

（三）基金会合同签订人应为基金会法人或法人委托代理人，未经授权不得以基金会名义对外签订合同。

（四）法人授权委托采取书面形式，由基金会法人书写“法人委托书”，委托代理人在委托权限内对外履行职责。“法人委托书”权限不得以任何形式转托他人。

（五）签订合同，应当条款完备、责任明确，确保其法律效力，涉及有关法律时，应当及时向法务顾问咨询，请求法律帮助。

（六）签订合同应当采用书面形式。书面形式又包括书面面签和书面函签两种方式。

1、书面面签。是指双方签字人当面签订合同。

（1）为确保签约真实、合同有效，一般合同签署应采用面签形式签署。

（2）书面面签范围：合同标的在 50 万元（含 50 万元）以上且初次合作的需面签。

（3）面签合同之前应将签署的合同交与签约双方予以确认。

（4）面签前应通知所有签约人，约定面签的时间和地点。原则上应贯彻服务上门面签，也可根据实际情况安排在基金会面签，以提高工作效率。

（5）合同承办部门至少指派 1 人参加，原则上为经办人。

（6）经办人核实合同相对方签约人身份证原件，提醒签约人核对合同内容，并引导签约人在正确的签约处签字盖章，不得错签、漏签。检查盖章是否清晰、不移位。

（7）面签时需摄影、摄像留存归档。

2、书面函签。是指双方签字人利用传递信函的方式签订合同，一般由合同相对方签字盖章后，基金会再办理签字盖章手续。

（1）无特殊原因合同不书面函签，但有下例情形除外：

①书面函签前，合同签署双方就合同主要内容达成一致并有文字记录，且双方同意书面函签；②续签合同，双方在合作期间无任何争议，并对原合同主要条款无异议。

（2）向合同相对方寄送的合同等函件，应当取得对方的书面回复，如：邮件、微信等。

（3）经办人在寄送合同等函件时，须认真检查，确保没有遗漏、丢失。

（七）合同正式签订后，承办部门和办公室各留存一份原

件。

（八）合同正式签订后，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。

（九）由于我方原因确需变更或解除合同，应及时通知对方，各方达成书面协议。凡合同变更、解除，必须履行报批手续。

五、合同的履行、变更和解除

（一）合同管理实行“谁经办，谁负责”和“谁主管，谁负责”的原则，承办部门应当全面负责和监督合同的履行，并及时对履行过程中的问题进行处理。如发现问题，承办部门要及时报分管领导并妥善处理。

（二）经办人须及时跟踪合同的履行，具体内容包括： 1、合同双方是否按合同约定内容全部履行，如捐赠款物

如期到位。

2、合同履行过程中存在约定内容变更的情况，及时履行变更合同。

3、合同到期前 1 个月向分管领导汇报，如需续约，在合同到期前履行续约手续。

（二）合同履行完毕后，承办部门应及时整理合同文本及相关资料立卷归档不得丢失，未经分管领导批准，合同原件不得外借。

（三）经合同各方同意，需要签订补充合同或者变更、解除合同的，应不得违反法律规定，并参照本办法第四条办理，或经合同各方认可的协商等其他方式解决。如发生不可抗力或者约定内容与国家政策及法律规定相抵触等情形，以及合同相对单位或人员严重违约时可以解除合同，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤销。

（四）基金会对合同管理进行定期检查，对合同管理混乱或有渎职失职行为，给基金会造成重大损失的部门或个人，予以处罚；对利用合同进行违法犯罪行为的应给予行政制裁、经济处罚，情节严重的追究法律责任。

六、纠纷的处理

（一）合同履行过程中如果产生纠纷，承办部门应及时与合同相对方进行沟通，查明情况，客观评估可能产生的不利后果，并及时报告分管领导。

（二）合同纠纷应当尽可能通过协商或调解方式解决。经协商、调解达成一致意见的，应当签订书面合同；经协商或调解不能达成一致意见的，可按合同约定提请仲裁或诉讼方式解决。

七、本办法由中国下一代教育基金会负责解释。

八、本办法经中国下一代教育基金会第二届理事会第二次会议审议通过，自印发之日起执行。