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证券代码：831598 证券简称：热像科技 主办券商：湘财证券

上海热像科技股份有限公司合同管理制度

x公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，没有虚假记载、

误导性xx或者重大遗漏，并对其内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

一、 审议及表决情况

上海热像科技股份有限公司（以下简称“公司”）于 2022 年 4 月 26 日召开了第三届董事会第十七次会议，审议通过《关于制定〈上海热像科技股份有限公司合同管理制度〉的议案》，表决结果：同意 7 票，反对 0 票，弃权 0 票。

本议案无需提交股东大会审议。

二、 制度的主要内容，分章节列示：

上海热像科技股份有限公司合同管理制度

第一章 总则

第一条 为加强合同管理，规范合同法律行为，防范经营风险，保护公司利益。根据《合同法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引及其他相关法规，结合公司的实际情况，制订本制度。

第二条 合同管理是指公司及其控股子公司对合同的订立、履行、变更、终止环节的审批、跟踪及归档等管理内容做出的规定。

第三条 公司与法人、自然人、其他组织签订的各类合同适用本制度。

第四条 x制度所称合同主要包括公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、借款合同、租赁合同、担保合同、技术合同等。

第五条 公司及其子公司都必须严格遵守、执行本制度。

第二章 合同管理机构及职责

第六条 合同管理机构主要由合同承办部门、财务部、内审部门等承担。

（一）合同承办部门的主要职责：

1、负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；

2、负责合同范本初稿拟定、制定非范本合同；

3、承办部门负责人初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款、审批一般或常规性业务合同。

4、负责合同文本的最终核对、打印；

5、负责合同的编号、合同台账及档案管理；

（二）财务部主要承担以下职责：

1、负责审查与财务有关的条款审核，如付款方式、付款条件、发票、税率等。

2、负责合同的用印管理；

3、负责建立销售合同台帐、合同归档。

（三）内审部门是合同管理的审核监督部门，主要承担以下职责：

1、负责所有对外签订合同的内容及程序的监督；

2、负责对合同履行及本办法执行情况的抽查、监督；

（四）以下内容应咨询法律顾问意见：

1、公司重大合同（金额超过 500 万）、定制合同或法律关系复杂的特殊合同；

2、涉及公司重大合作、收购、投资行为等合同的可行性；

3、处理合同纠纷；

第七条 公司各部门对于经办、跟踪的合同应该建立合同台帐，如实对每一个合同的履行情况进行记录，根据付款或收款情况及时与财务部核对。每月度结束前各部门将履行过程中发生异常的合同及其处理措施汇总到财务部。

第三章 合同范本

第八条 各部门经常使用的合同，需要制订合同范本的，可向财务部提交合同范本初稿，经相关部门讨论并交法律顾问审阅后，由总经理最终审批，确定为公司合同范本并下发使用。

第九条 合同xx在执行过程中，经办部门如发现存在漏洞或难以适用的，提交邮件申请修改意见，经财务部和法律顾问审阅、总经理审批后按照第八条的程序办理修订手续。

第十条 没有相应合同xx的合同，在拟与合同对方洽商前，应由经办部门事先拟定范本草稿，由财务部协助修订合同文本，然后根据双方洽商结果依照公司合同会签流程会签，必要时请法律顾问审阅。

第十一条 财务部负责按照实际需要对合同范本进行审查修订，按第八条的程序经批准后下发试用。新的合同范本正式签发后，原合同范本即行废止。

第四章 合同订立

第十二条 合同的主体：

1、订立合同的主体必须是公司及各子公司具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、未授权的分公司等不得擅自签订合同。

2、订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

第十三条 合同的形式：

订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

第十四条 合同的内容：

1、当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章（或合同章）以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

3、数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，框架合同无法约定确切数量的应约定单价或根据数量不同的阶梯价格。最终数量以实际下单时合同上的数量为准。

4、质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准。

5、价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，有特殊折扣的应在合同中

明确折扣前与折扣后价格；价款的支付方式应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期。

6、履行期限、地点和方式

（1）履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。

（2）合同履行地点应力争作对我方有利的约定，如买卖合同约定交货地点应明确收件人联系方式及详细地址。

（3）买卖合同在合同中一般应约定货物所有权的转移标志，如收到全部货款、验收合格等。

第十五条 公司各部门对外合同的签订，应经过合同审批程序。

第十六条 合同应该按照实际需要填写完整，不得留有空白遗漏的地方，并按需要附上相关材料作为合同附件。合同经办部门应事先核实对方的营业执照复印件或身份证复印件、资质证书、特许证明等。如不符合上述要求的，不得签订合同。

第十七条 合同编号参照公司相关制度执行。公司每笔销售业务原则上均应签订销售合同。

第十八条 公司对重要合同项目实行会签流程。凡涉及公司重要经营事项，包括但不限于对外投资项目、对外合作项目、招投标项目、关系公司定价政策及策略的合作项目，需由董事会办公室、财务部、内审部、合同承办部门等进行会签。

第十九条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，对重要客户或供应商进行资信调查。

第二十条 签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。第二十一条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经

济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

第二十二条 合同文本由对方提供的，需业务经办部门就重要条款与对方谈判协商，必要时由法律顾问对合同文本进行审核，合同的审批参照公司提供xx的合同审批流程。

第五章 合同审批

第二十三条 合同在正式签订前，公司各相关人员按照职责及权限对合同文本进行审查；对需要上报董事会或股东大会审批或通过授权才能签订的合同，应当履行上报审批或授权手续；各相关部门审核重点如下：

（一）合同承办部门负责人应重点审核合同主体的合法性、条款的合理性、完整性、准确性、可能存在的风险及对公司利益的影响等，并对项目或活动的可行性、合同金额、合同权利义务、跟踪验收和效果评估、折扣等合同条款的可行性等提出专业意见。

（二）财务部重点审核合同的付款方式、财务、税费、违约金问题的合理性等。

（三）人事行政部重点审核与人力资源管理、办公固定资产采购条款的履行可行性等提供意见。

第二十四条 审批权限

（一）一般或常规性业务合同，由各部门负责人审批。

（二）销售合同单笔超过 300 万，采购合同单笔超过 50 万，建造合同超过

20 万，固定资产超过 50 万，由总经理审批。

（三）特殊或非常规业务合同，且没有达到本条第二款的金额标准，部门经理审批后，需按会签流程执行。

（四）涉及公司重大经营事项，包括但不限于对外重大投资、合作、购买及处置重要资产的合同及贷款合同，由董事长审批，达到《公司章程》规定的需要由股东大会或董事会批准或授权的事项，需按章程规定。

第二十五条 合同盖章审批程序：按公司内部管理《盖章流程》执行。第二十六条 重大合同文本，要逐页签署，防止合同内容被篡改。

第六章 合同履行

第二十七条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须有契约精神，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行，同时应接受合同管理机构对履约情况的监督检查。

第二十八条 由我公司付款的合同，相关经办部门应该监督对方合同的履行情况，合同对方履行进度达到合同约定付款要求才可按公司制度规定的时间办理

付款申请。

第二十九条 由我公司收款的合同，相关经办部门应注意催收相关的款项。若对方未及时付款应依据合同计算违约金并发出催收函件。若对方逾期仍未支付，应及时上报总经办及财务部进行处理。

第三十条 在合同履行过程中，一旦出现合同对方或者我方违约的情况，合同跟踪人必须保留和收集有关证据，做好权利的保全工作（如发出书面的催告函）并及时报告相关领导，由相关部门协同处理。合同履行过程中的所有书面材料（包括往来信函、证据等），应做好保存工作。

第三十一条 合同订立后，不得因合同承办部门承办人或法定代表人的变动而影响合同履行。在合同履行过程中，合同承办部门承办人变更时，应办理交接手续。

第七章 合同的变更和解除

第三十二条 合同在履行过程中，因情况发生变化，我方需要对合同进行变更时，跟踪人应立即请示部门负责人，与对方协商重新签署合同或者签订补充协议；如对方提出变更合同，跟踪人应获得主管领导变更意见。如我方拒绝对方变更要求但对方仍然实际变更的，应按违约处理。

第三十三条 变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。

第三十四条 变更、解除合同时，应在法律规定、合同约定或合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告并限期答复。

第三十五条 变更、解除合同应当采用书面形式送达双方指定部门，口头形式一律无效。

第三十六条 变更、解除合同的协议在达成之前，根据实际情况，应采取继续履行、补救或中止履行等措施。

第三十七条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第三十八条 变更、解除合同的协议在达成之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

第三十九条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥

私的，一经发现，从严惩处。

第八章 合同纠纷的处理

第四十条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本制度规定妥善处理。

第四十一条 合同纠纷由有关业务部门负责处理，如有必要可以咨询公司法律顾问，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

第四十二条 重大合同的纠纷处理，应随时向公司领导及董事会报告进展情况。

第九章 合同归档

第四十三条 公司合同由合同承办部门自行登记、归档。

第四十四条 合同份数一般不少于签约方的数量，同时满足办理相关业务、对外提供合同的数量要求。公司合同原则上均应至少保留一份原件。

第四十五条 合同审核盖章后，销售合同由财务部保留合同原件，采购合同由采购部保留原件。合同存档时，需设立原件存档及电子扫描版。

第十章 附则

第四十六条 x制度未尽事宜，适用有关法律、法规和《公司章程》及公司其他制度的规定。如本制度与新颁布的法律法规和相关规定产生差异，参照新的法律法规执行，并适时修订本制度。

第四十七条 x制度由公司董事会审议通过并负责修订和解释。第四十八条 x制度自批准颁布之日起实施。

上海热像科技股份有限公司

董事会

2022 年 4 月 28 日