A 包采购需求
海南省政府采购项目需求表 | |||
采购人名称： | 中共海南省委军民融合发展委员会办公室 | ||
采购项目名称 | 文昌国际航空航天论坛活动策划执行服务项目 | 预算金额 （万元） | 385 |
代理机构 | 海南政邦招标代理有限公司 | 采购方式 | 竞争性磋商 |
项目概况 | （详细情况见附件） | ||
采购需求包括下列内容 | |||
（一）是否属于政府采购政策扶持范围； | |||
（二）采购数量、采购标的的功能标准、性能标准、材质标准、安全标准、服务标准以及是否有法律法规规定的强制性标准； | |||
（三）拟采用的采购方式、评审方法和评审标准； | |||
（四）拟确定的供应商参加采购活动的资格条件； | |||
（五）政府采购项目的实质性要求，履约时间和方式、验收方法和标准及其他合同实质性条款； | |||
（六）其他事项。 | |||
（请按采购需求内容逐条明确相关事项，可另附材料） | |||
政府采购政策扶持范围： | 进口产品 □ | 无 | |
节能环保产品 □ | 接受 | ||
中小微企业 □ | 接受 | ||
特殊性质企业 □ | 接受 | ||
采购数量： | A 包活动策划和全过程质监一项； B 包会务实施一项 | ||
功能、性能标准： | 详见附件 | ||
材质标准： | 详见附件 | ||
安全标准： | 按国家标准 | ||
服务标准： | 详见附件 | ||
是否有法律法规规定的强制性标准： | 无 | ||
评审方法： | 综合评分法 | ||
评审标准： | 商务、技术 90%+价格 10%=100% | ||
供应商资质条件： | 1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定； 1.1 在中华人民共和国注册，具有独立承担民事责任的能力：①供应商若为企业法人：提供有效的“统一社会信用代码营业执照”；②若为事业法人：提供“统一社会信用代码法人登记证书”；未换证的提交“事业法人登记证书、组织机构代码证”；③若为其他组织：提供“对应主管部门颁发的准许执业证明文件或营业执照”；④若为自然人：提供“身份证明文件”；（提供复印件加盖单位公章） 1.2 有依法缴纳税收的良好记录{提供 2021 年 1 月 1 日至今任意 3 个月依法缴纳税收的证明材料（提供复印件加盖单位公章）}； 1.3 有依法缴纳社会保障资金的良好记录{提供 2021 年 1月 1 日至今任意 3 个月依法缴纳社会保障资金的证明材料 （提供复印件加盖单位公章）}； 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力(提供承诺函加盖单位公章）}； 1.4 参加采购活动近三年内，在经营活动中没有重大违法记录（提供声明函加盖单位公章） 1.5 信 用 查 询 情 况 ： 在 “ 信 用 中 国 ” 网 站 （xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx）没有列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单和在中国政府采购网（xxx.xxxx.xxx.xx）没有列入政府采购严重违法失信行为记录名单。（提供采购公告发布时间以后的信息查询结果界面截图，加盖单位公章。） 2.落实政府采购政策需满足的资格要求：无 3.本项目的特定资格要求：无 |
项目的实质性要求： | 详见附件 |
履约时间和方式： | 详见附件 |
验收方法和标准： | 国家、地方和行业的相关政策、法规及规定实施。 |
合同的实质性条款： | 采购人与中标人的名称和住所、标的、数量、质量、 价款或者报酬、履行期限及地点和方式、验收要求、违约责任、解决争议的方法等内容。 |
其他事项 | 无 |
采购需求
项目编号：ZB2021-0703
项目名称：文昌国际航空航天论坛活动策划执行服务项目采购方式：竞争性磋商
预算总金额：¥385.00 万元。分包预算（最高限价）：
包号 | 内容 | 包段预算 | 工期/服务周期 |
A 包 | 活动策划和全过程质监 | 95.00 万元 | 活动策划 10 天出成果，并符合采购人要求，项目服务期为策划开始至完成论坛活动后相关报告结束。 |
B 包 | 会务实施 | 290.00 万元 | 以 A 包活动策划方案为依据实施，开工至论坛活动结束。 |
备注 | 活动时间：2021 年 9 月中旬，在海口举办文昌国际航空航天论坛，会期 3 天， 地点暂定海口鲁能希尔顿酒店（琼山大道 2 号）；本次系列活动，包括主论坛 和 5 个分论坛及火箭转场观摩活动 | ||
采购需求：具体内容详见招标文件第三章采购需求。建设地点：采购人指定地点。
星号条款说明：招标文件标有“▲”的为实质性的商务、技术指标要求，必须完全满足这些要求，未达到这些指标要求的将导致投标无效。
A 包采购需求
一、项目背景
深入贯彻落实创新驱动和航天强国发展战略，紧密围绕国家相关政策以及海南航天产业发展方向，策划文昌国际航空航天论坛系列活动，邀请国家有关部门领导、院士专家、航天企业、科研院所、高校等，进行深入探讨，共同谋划航空航天产业发展愿景和高质量发展行动路径，助力海南商业航天产业发展，为我国航天事业高质量发展贡献海南智慧和海南力量。
二、会议时间和地点
2021 年 9 月中旬，在海口举办文昌国际航空航天论坛，会期 3 天，地点暂定海口鲁
能希尔顿酒店（琼山大道 2 号），如调整酒店，另行通知。三、活动内容及规模
x次系列活动，包括主论坛和 5 个分论坛及火箭转场观摩活动。具体日程如下：
时间 | 活动 | 人数 | |
第一天 | 全天 | 报到、入住酒店 | |
晚上 | 重要嘉宾晚宴 | 80 | |
第二天 | 上午 | 主论坛及开幕式 | 嘉宾 400 人，媒体 80 人 |
下午 | 论坛 1 | 100 | |
下午 | 论坛 2 | 100 | |
第三天 | 全天 | 论坛 3 | 200 |
全天 | 论坛 4 | 150 | |
全天 | 论坛 5 | 80 | |
第四天 | 上午 | 论坛 5 | 80 |
上午 | 火箭转场观摩 | 400 | |
四、活动方式
活动拟采取线上、线下相结合的方式开展。五、服务要求
1、总体策划
1.1 拟定论坛会议方案
1.1.1 紧密围绕国内外航空航天发展趋势，国家、海南省相关政策以及海南商业航天产业发展，编制会议总体策划方案，应包括：会议目标和指导思想；会议主题、议题和议程；参会人员、规格和规模；会议时间和地点；主办、协办单位；会议举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排；会议接待、后勤保障措施和技术手段；会议宣传方式；论坛应急预案及嘉宾临时突发情况协调及保障。
1.1.2 根据采购人要求和实际情况及时修改方案，并与有关各方协调沟通。
1.2 组织成立论坛策划执行机构
1．2.1 成立执行层面的总体协调、嘉宾邀请、主论坛、分论坛执行等工作小组，并配备项目执行人员；
1.2.2 定期召开项目推进协调会，按进度和节点统筹实施；
1.3 论坛活动文字材料编写
1.3.1 主论坛及部分分论坛主持词、发言稿、嘉宾致辞稿、PPT 编写；
1.3.2 论坛结束后主论坛、分论坛的总结及成果材料编写；
1.3.3 论坛结束后支出明细和费用支出报告编写；
1.3.4 论坛宣传稿件草拟；
1.3.5 论坛纸质和电子材料整合归档。
1.3.6 论坛主旨报告、PPT 指导及汇总。 2、嘉宾邀请
2.1 拟定嘉宾名单并协助确认嘉宾名单
2.1.1 发言嘉宾和参会嘉宾名单拟定；
2.1.2 协助发送、递送邀请函。
2.2 重点嘉宾邀请（至少独立邀请 5 位院士、3 位副部级央企主要领导、2 名航天国际组织领导和 2 家国际航天领域企业领导）
2.2.1 重点嘉宾递送邀请函、时间协调；
2.2.2 嘉宾行程安排、预定协助，重点嘉宾个人日程拟定；
2.2.3 发言嘉宾邀请及主旨报告内容协调沟通，协助准备资料；
2.2.4 要求邀请的重点嘉宾为航空航天相关领域。
2.3 一般嘉宾邀请（至少独立邀请 10 位厅局级央企或科研院所领导、10 位民营航
天领军企业领导）
2.3.1 重点央企、事业单位主要领导发函并协助确认出席情况；
2.3.2 民营航天领军企业主要领导邀请、确认出席情况；
2.3.3 科研院所主要负责人出席、确认出席情况；
2.3.4 要求邀请的嘉宾为航空航天相关领域。
2.4 嘉宾回执汇总
2.4.1 所有嘉宾回执信息实时收集整理；
2.4.2 动态收集、调整嘉宾的往返时间安排及陪同人员信息；
2.5 嘉宾接待方案准备
2.5.1 根据嘉宾往返行程与接待组沟通车辆安排、接送机对接方案等；
2.5.2 根据嘉宾等级拟定“一对一”服务人员计划，指导接待组工作；
2.5.3 根据嘉宾接待组安排，同步给嘉宾其他重要信息及安排。 3、会议组织
3.1 开幕式、主论坛等重要环节安排
3.1.1 开幕式和主论坛环节流程策划、亮点环节策划准备；
3.1.2 主论坛环节座位图策划及座次排序协助；
3.2 协调嘉宾对接媒体采访安排
3.2.1 对接媒体并采访安排及协调嘉宾时间；
3.2.2 嘉宾采访提纲及要点协调准备；
3.2.3 采访稿件内容的专业把关，发布稿件收集汇总。 4、设计制作
4.1 会场设计
4.1.1 会场整体视觉效果及声光电配合方案。（需提供效果图）
4.2 主视觉
4.2.1 论坛主视觉设计及修改；（需提供效果图）
4.2.2 论坛其他物料设计风格统一及主视觉搭配。（需提供效果图）
4.3 会议手册
4.3.1 会议手册文字内容整理、风格设计及排版校对；（需提供效果图）
4.3.2 会议手册英文版翻译、校对及审改；
4.3.3 会议手册及相关宣传材料的制作。
5、监督管理
5.1 供应商负责监督文昌国际航空航天论坛系列活动项目实施过程的全过程监督管理工作。
5.2 重点对 B 包供应商的工作进行协调、指导和评估；协助采购人监督 B 包供应商的会务实施工作，评估执行效果，出具评估报告；根据采购人需求，收集整理审核 B 包供应商项目实施过程中的相关单据、凭证、会务实施报告等资料。
▲5.3 监督要求（提供承诺函，包含但不限于以下内容）
根据本项目的设计方案，本项目要求以全过程现场监督为主要方式进行，在活动现场主要监督人员必须具备所从有丰富的项目管理经验，监督实行总负责人负责制，且应建立项目监督小组，负责整个项目的全程监督工作，本项目必须配备不少于 3 名的现场监督员（该人员应为成交供应商在职专业人员）。监督人员的确定和变更，须事先经业主方同意，监督人员必须奉公守法，具有高度的责任心，协助建设单位全面地进行实施监督，对会议全过程进行监督、管理、指导、评价，并采取相应的组织措施、实施措施，确保会议过程顺利的举办。
六、其他要求
▲6.1 供应商应按照上述“第五项服务要求”内容提供分项报价。
▲6.2 同一家供应商只能在 A 包和 B 包选择一个标段参加。
6.3 供应商应根据采购人的要求，提供在策划活动过程中产生的策划方案、监督报告、费用单据、设计制作等相关凭证或资料。
6.4 供应商需根据项目情况斟酌报价，报价应尽可能包含概括详细全面。
6.5 保密安全要求：成交供应商应与采购人签订保密协议，项目实施过程中严格遵守安全保密规定，加强人员安全保密管理，确保不发生失泄密事件。供应商在发布对外的宣传稿件前，需经采购人确认后方能发布。在组织策划的过程中接触到的相关素材，供应商均有保密的责任和义务，供应商应加强人员安全保密意识培训，确保不发生失泄密事件的发生。
6.6 本次策划活动产生的活动方案、设计图纸等资料的版权归采购人享有。
6.7 成交供应商需承担疫情防控主体责任，必须严格根据常态化、动态化、精准防控的原则要求，按照国家、海南省等相关防疫办法，制定安保方案及现场安保组织、医务保障方案及物资配给、防疫保障方案及防疫物料配给（提供核酸检预案）。
6.8 现场勘查及答疑：为确保供应商能更好的理解采购人的服务要求，特安排现场实地勘察并答疑。现场勘察所产生的差旅等费用由供应商自行承担。
现场勘察及答疑时间: 2021 年 月 日 上午 9:00 - 11:00 (北京时间)现场勘察地址: 海口鲁能希尔顿酒店（琼山大道 2 号）
采购人联系人: xxx；联系电话：0000-00000000，19946613553
注: 潜在供应商现场勘察代表须携带本人身份证件、营业执照、授权委托书、报名登记表材料, 按规定时间到指定地点报到,其他时间恕不接待。
6.9 工作人员都应进行体温检测、查验健康码、查验 14 天动态行程卡，如果发现有中、高风险区旅居史，接触史的工作人员，按我省、市最新文件规定执行；同时加强对有中高风险地区旅居史观众的排查。
6.10 会务会展，应当对场所通道、出入口、行政办公场地等公共区域进行全面清洁消毒（建议使用有效氯 500mg/L 的含氯消毒液消毒），并应当安排专人做好会场现场管理，提醒嘉宾在入场、退场及观看期间，科学佩戴口罩。
B 包采购需求
一、项目背景
深入贯彻落实创新驱动和航天强国发展战略，紧密围绕国家相关政策以及海南航天产业发展方向，策划文昌国际航空航天论坛系列活动，邀请国家有关部门领导、院士专家、航天企业、科研院所、高校等，进行深入探讨，共同谋划航空航天产业发展愿景和高质量发展行动路径，助力海南商业航天产业发展，为我国航天事业高质量发展贡献海南智慧和海南力量。
二、会议时间
2021 年 9 月中旬，在海口举办文昌国际航空航天论坛，会期 3 天。地点暂
定海口鲁能希尔顿酒店（琼山大道 2 号），如调整酒店，另行通知。三、活动内容及规模
时间 | 活动 | 人数 | |
第一天 | 全天 | 报到、入住酒店 | |
晚上 | 重要嘉宾晚宴 | 80 | |
第二天 | 上午 | 主论坛及开幕式 | 嘉宾 400 人，媒体 80 人 |
下午 | 论坛 1 | 100 | |
下午 | 论坛 2 | 100 | |
第三天 | 全天 | 论坛 3 | 200 |
全天 | 论坛 4 | 150 | |
全天 | 论坛 5 | 80 | |
第四天 | 上午 | 论坛 5 | 80 |
上午 | 火箭转场观摩 | 400 | |
本次系列活动，包括主论坛和 5 个分论坛及火箭转场观摩活动。具体日程如下：
四、活动方式
活动拟采取线上、线下相结合的方式开展。五、会务要求
1. 场地租赁：按照主论坛（500 人以内，会议时间 2 天，搭建时间 1 天）和 5个分论坛（同时满足 200 人以内，使用时间 2 天，搭建时间 1 天）的具体内容及规模，根据项目策划的效果，租赁会场、贵宾室、嘉宾休息室、领导会客室、媒体采访室等场地。
2. 场地搭建：主会场及各分会场的场内设备搭建，需要 LED 屏幕（规格要求： P3 室内显示屏以及 A6 及以上控台）、舞台、领导沙发茶几、课桌、椅子、灯光、音响、背景板等
3. 活动宣传：传统媒体的宣传，包括版面费、30 位省外记者的住宿、用餐和 50 位省内记者的用餐等；
线上活动宣传，包含建设微信公众号、论坛网站、微博、H5、抖音等新媒体宣传手段（宣传过程包括会前预热、会中和会后的全过程活动宣传）；
酒店会场外氛围搭建（道旗、指示牌、KT 板、宣传展板、签到处背景板、媒体采访背景板等）。
4. 会务资料：普通嘉宾邀请函、会议胸卡、桌卡、主持人手卡、定制麦盒、讲台帖、演讲资料、打印机、茶、水等
5. 同传设备：满足中、英双语（500 人同传耳机）
6. 会议交通：30 位院士专家及重要领导的往返机票及 2 天的交通保障，20 位驻华使节的往返机票，120 位重要嘉宾接送机，350 位普通嘉宾的接送机，400人赴文昌火箭观摩穿梭
7. 专家费用：20 位演讲专家费
8. 酒店住宿：需预定共 800 间客房/3 晚，其中 200 间房/3 晚由成交供应商承担住宿费，其余由入住嘉宾自付。
9. 酒店餐饮：满足 800 人/天，共 3 天用餐（自助餐），80 人在酒店的围桌餐一次，制定和实施茶歇方案。
10. 会议第三方：摄影、摄像、礼仪、会议主持（主论坛）、速记、志愿者（包含志愿者服装、交通及补贴）、医疗小组、涉密会议设备。
11. 防疫和安保：按照国家、海南省等相关防疫办法，制定安保方案及现场安保
组织、医务保障方案及物资配给、防疫保障方案及防疫物料配给。
12. 线上会议：制定线上会议方案，提供稳定的线上会议的直播设备和平台，至少准备 2 条以上备用线路，确保线上会议线路安全。
六、 采购清单
供应商应按照如下表格提供报价（可根据需要增加项目种类）：
内容 | 项目种类 | 项目说明 | 备注 |
差旅 | 酒店 | 住宿 | |
会场 1 | |||
会场 2 | 不含LED 屏 | ||
会场 3 | 不含LED 屏 | ||
会场 1 搭建费 | |||
会场 2 搭建费 | |||
会场 3 搭建费 | |||
自助午餐 | |||
自助晚餐 | |||
晚宴围桌餐 | |||
交通 | 机票 | 含往返机票 | |
接送机 | |||
穿梭 | 包含酒店间穿梭、发 射观礼穿梭 | ||
公关 | 搭建 | 会场搭建 | 含 3 个厅的搭建 |
外围氛围搭建 | |||
AV 设备 | 灯光音响 | 含 3 个厅的设备 | |
LED 屏幕 | 含 3 个厅的设备 | ||
物料 | 物料制作 | ||
第三方 | 安保 | ||
礼仪 | |||
大会主持人 1 人 | |||
摄影摄像 | |||
速记 | 包含 3 个会场，共 3 名速记 2 天费用 | ||
同传 | 中英同传 | ||
线上会议 | |||
专家费 | |||
志愿者（志愿者服装及工作人员餐饮） | |||
宣传 | 媒体费用 | 宣传费用 | |
记者住宿 | |||
餐饮（酒店自助餐） |
防疫物资 | 口罩、免洗洗手液、测温枪等 | ||
其他费 用 |
七、 项目相关要求
▲7.1 本项目初步策划包括主论坛和 5 个分论坛及火箭转场观摩活动，如活动增加或减少，将按实际发生费用进行结算。
▲7.2 同一家供应商只能在 A 包和 B 包选择一个标段参加。
7.3 成交供应商要保持同采购人的密切联系，遇有重大事项及时报告和反馈信息， 尊重采购人的意见，自觉接受和配合采购人和 A 包成交供应商对项目实施过程中的质量监督管理。
▲7.4 投标供应商需提供承诺函，同意并接受 A 包成交供应商提供的项目活动设计的策划方案，并按方案保质保量按时完成部署，确保每场活动的顺利开展，如需调整方案，应本着 AB 包友好协商，调整后的方案需通过采购人同意，方可执行（要求提供承诺函）。
7.5 保密安全要求：成交供应商应与采购人签订保密协议，项目实施过程中严格遵守安全保密规定，加强人员安全保密管理，确保不发生失泄密事件。
▲7.6 成交供应商各项服务工作进度必须满足采购人的要求。在项目实施阶段，成交供应商所有直接影响服务质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。否则，若因此影响服务质量或进度，产生不良后果，采购人有权解除与成交供应商的合 同。（要求提供承诺函）。
7.7 项目的详细日程安排，在成交后于采购人处获取。响应供应商应根据项目主要清单内容中的相关内容及要求，编制总体的实施计划方案。
▲7.8 实际效果应与设计效果保持一致，在规定时间内完成特装布展，并确保工程质量。
▲7.9 供应商负责项目采购人采购需求中列出的所有工作内容，以及相关配套工作，根据现场勘查和答疑情况充分考虑影响报价的各种因素和风险，成交后，除活动内容增加外，不得以不了解项目为由以任何形式追加费用，采购人不再支付成交金额以外的任何费用。（要求提供承诺函）。
7.10 论坛活动结束后，由成交供应商负责按照大会组委会和场地方要求按期拆装并清理场地。
▲7.11 论坛活动搭建所用材料应符合国家相关规定，不得使用劣质材料。供应商应制定搭建安全承诺书，整个搭建及论坛活动期间，引发的安全事故，均由供应商承担，采购人概不负责。
7.12 现场勘查及答疑：为确保供应商能更好的理解采购人的服务要求，特安排现场实地勘察并答疑。现场勘察所产生的差旅等费用由供应商自行承担。现场勘察及答疑时间: 2021 年 月 日 上午 9:00 - 11:00 (北京时
间)
现场勘察地址: 海口鲁能希尔顿酒店（琼山大道 2 号）
采购人联系人: xxx；联系电话：0000-00000000，19946613553
注: 潜在供应商现场勘察代表须携带本人身份证件、营业执照、授权委托书、
报名登记表材料, 按规定时间到指定地点报到,其他时间恕不接待。
7.13 成交供应商需承担疫情防控主体责任，必须严格根据常态化、动态化、精准防控的原则要求，按照国家、海南省等相关防疫办法，制定安保方案及现场安保组织、医务保障方案及物资配给、防疫保障方案及防疫物料配给（提供核酸检预案）。
7.14 工作人员都应进行体温检测、查验健康码、查验 14 天动态行程卡，如果发现有中、高风险区旅居史的工作人员，按我省、市最新文件规定执行；同时加强对有中高风险地区旅居史观众的排查。
7.15 会务会展，应当对场所通道、出入口、行政办公场地等公共区域进行全面清洁消毒（建议使用有效氯 500mg/L 的含氯消毒液消毒），并应当安排专人做好会场现场管理，提醒嘉宾在入场、退场及观看期间，科学佩戴口罩。
▲A/B 包：项目实施服务团队承诺书
中共海南省委军民融合发展委员会办公室：
贵单位所招标的 （招标编号：ZB2021-0703 ）项目，我方针对项目负责人和项目团队做出如下承诺：
一、若我方能在此次投标竞争中成为成交供应商，我方承诺所报的项目负责人 （姓名、职称）是与我方签订了劳动合同并依法办理了社会养老保险的本单位工作人员，合同签订后，合同中确定的项目负责人全面履行合同约定的义务，未经采购人书面允许，不得随意更换，除遭遇意外事故、重大疾病和与成交供应商解除雇佣关系外。保证其每天至少 8 小时本项目现场工作，电话保持 7*24 小时畅通；准时参加项目例会及采购人组织的其他关于论坛活动的会议，因故不能参加的应提前 1 天提出申请，在获得采购人批准后方可缺席，否
则，每缺席一次应向采购人支付违约金 2000 元。如发现成交供应商项目负责人在现场管理的时间不足，每缺席一小时（不足一小时的按一小时计）应向采购人支付违约金 1000 元；累计超过 8 小时部分按每小时 2000 元支付违约金；未经采购人同意，项目服务周期内累计两次不在现场，采购人有权要求承包人更换该项目负责人并承担 50000 元违约金，且其后任项目负责人必须无条件承担前任项目
经理应负的责任；如成交供应商无法在 2 日内安排合格的项目负责人办公，采购人可以解除合同，成交供应商应按合同价款的 20%向采购人支付违约金。如违约金数额不足以赔偿采购人损失的，成交供应商应按采购人的全部损失予以赔偿。
二、我方承诺投入的项目团队，所有人员皆是属于我方公司在册员工（以社保缴纳证明为认定依据），根据投标人投标文件所提供的人员名单，需保持稳定性一经确认未经采购人同意，不得随意调换其他人员，否则每更换一人，成交供应商应向采购人支付 1000 元违约金，但是因相关人员遭遇意外事故、重大疾病和与成交供应商解除雇佣关系的情形除外。
我方保证上述承诺真实和准确，并愿意承担因我方违约而引起的一切后果。
投标承诺人名称： （盖公章）法定代表人（或授权代理人）： （签字或盖章）
日期： 年 月 日