1)賛助会員対応(新規申込み及びそれに伴う問い合わせ対応、既存会員の問い合わせ対応等) (2)データ作成、入力(Microsoft Word 及び Excel、Filemaker 等のソフトウェアを利用) (3)データ確認(作成、入力したデータの確認・修正等)
仕 様 書
1 件 名
令和4年度労働者派遣(複数単価契約)
2 目 的
派遣元は、「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律」及び本契約に基づき、派遣元の雇用する労働者(以下「派遣労働者」という)を派遣先に派遣し、派遣先は派遣労働者を指揮命令して業務に従事させることを目的とする。
3 業務内容
公益財団法人東京観光財団(以下「財団」という。)において、次の業務を行う。
なお、業務遂行のため外出を命じることがある。外出に係る旅費は、財団が派遣労働者に対して支払う。
1.総務事務補助(総務課)
(1)賛助会員対応(新規申込み及びそれに伴う問い合わせ対応、既存会員の問い合わせ対応等) (2)データ作成、入力(Microsoft Word 及び Excel、Filemaker 等のソフトウェアを利用) (3)データ確認(作成、入力したデータの確認・修正等)
(4)原議(稟議書)の作成補助
(5)ホームページのデータ更新作業(定型的なデータの入力及びアップロード等) (6)メールによる情報配信の事務補助(作成、入力した情報の確認・修正等)
(7)Zoom、Teams 等によるオンラインツールでの作業補助(イベント作成、事務局支援等)
(8)リアルイベント等の運営補助(参加者との連絡、名簿作成、資料印刷、会場設営、受付業務等)
(9)資料等の運搬(倉庫などへの資料の運搬等)
(10)一般事務補助(メールチェック、書類整理・複写・製本・印刷、会議準備、用品発注等)
(11) 経理事務補助(簡単な伝票入力及び振込作業等)
(12)電話応対・来客対応(担当者への取次ぎ及び軽易な照会事項への回答を含む)
2.観光情報事務補助(観光情報課)
(1)電話応対(担当者への取次ぎ、軽易な照会事項への回答及び賛助会員や観光施設等への電話による確認業務や掲載依頼)
(2)契約事務、補助金事務補助(支払い処理、完了検査同行等)
(3)データ入力、処理(数値等のデータを説明資料に仕立てる。)
(4)文書、出版物の文書校正補助
(5)ホームページのデータ更新作業(定型的なデータの入力及びアップロード)
(6)書類のファイリング、資料整理、印刷、発送、回覧
(7)パンフレットの電話及びメール等による受注受付、発送手配
(8)会議準備及び議事録作成
(9)xxx観光ボランティア事業の運営業務補助、関係者との電話・メールによる連絡調整
(10)xxx観光ボランティアポータルサイト(以下「サイト」という。)に係る職員の業務サポート)
① サイトの日常的な保守・運営
② サイトの更新に係る外部委託事業者の成果品について、文言やバグのチェック、動作確
認(応募受付画面、e ラーニングコンテンツ等)
(11)以下の各ウェブサイトの更新に係る外部委託事業者の成果品について、文言やバグのチェック、動作確認
・多言語メニュー作成支援ウェブサイト「EAT 東京」(xxxxx://xxxx-xxxxx.xx/xxxx/)
・外国語メニューがある飲食店検索サイト(xxxxx://xxxx-xxxxx.xx/)
・東京観光デジタルパンフレットギャラリー(xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxx/)
・Tokyo Tokyo 日本語版ウェブサイト(xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xx/)
・東京ブランド「ロゴ」公式サイト(xxxxx://xxxxxxxx.xx/)
(12)観光情報課の所管事業で運用している google フォーム及びスプレッドシートの管理及びメンテナンス
3.国際会議誘致・開催支援事業等事務補助(誘致事業課)
(1)関係機関(国内外国際会議主催者、行政機関、委託先企業等)との連絡調整業務
:1 割(時期限定)
(2)資料・文書作成業務(xx、英文):1 割
(3)情報収集、データ入力等: 4 割
(4)会議準備補助コピー、ファイリング、発送業務、お茶出し、電話取次等:3 割
(5)その他国際会議誘致・開催支援事業等に必要な業務:1 割
※各業務の割合はあくまで目安。時期により変動。
※英語使用の頻度、レベル
・全体的には 2-3 割程度。(時期によって変動)
・文書の作成を一からお願いすることはない。ただし、英文資料やウェブサイト等を確認することに抵抗がなく、英語のウェブサイトから簡単な日付や数字情報などを探す作業が可能であること。翻訳サイト、辞書を使用しながらの作業可。(1 件のサイトから 2~3 か所程度の情報を探す想定)
4 派遣労働者の人員及び資格要件
(1)人員
前項3の1.2.3各業務1人とする。
(2)資格要件
以下のすべての要件を満たす者であること
1.総務事務補助
① メール、電話、接客等におけるビジネスコミュニケーション能力を有する者
② 指揮命令者及び指揮命令補助者の指示のもと、一般事務ソフト(Microsoft Excel(SUM、 IF、ROUND 関数等)、Word(文書作成)等))を使用した集計処理、文書作成、差し込み印刷、その他の事務作業を正確かつ迅速に行える者
③ PC 操作に慣れている者
④ 財団の組織構造や仕事の進め方を正確に把握し、適切な対応ができる者
⑤ 服務規律、職場ルールを遵守できる者
⑥ 職員と協調し、かつ責任を持って職務を遂行できる者
⑦ 労働保険、社会保険に加入できる者
2.観光情報事務補助
① メール、電話、接客等におけるビジネスコミュニケーション能力を有する者
② 関連機関との連絡調整能力、コミュニケーション能力を有する者
③ Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等の PC ソフトを用いて一般的な事務
処理、資料作成等を正確かつ迅速にできる者
(差し込み印刷、計算式・関数(SUM、IF、ROUND 等)、図形・グラフ作成、集計処理等)
④ 財団の組織構造や仕事の進め方を正確に把握し、適切な対応ができる者
⑤ 服務規律、職場ルールを遵守できる者
⑥ 職員と協調し、かつ責任を持って職務を遂行できる者
⑦ 労働保険、社会保険に加入できる者
3.国際会議誘致・開催支援事業等事務補助
① メール、電話、接客等におけるビジネスコミュニケーション能力を有する者
② 関連機関との連絡調整能力、高いコミュニケーション能力を有する者
③ Microsoft Word 及びExcel が使える者
(差し込み印刷、計算式・関数利用(SUM、IF、ROUND)、グラフ作成 等)
④ データベースソフト(Filemaker)の入力及び簡単な操作ができる者
⑤ Zoom、Teams 等の利用ができる者
⑥ 財団の組織構造や仕事の進め方を正確に把握し、適切な対応ができる者
⑦ 簡単な英語表記が理解できる者
(例:ウェブサイトの国際会議名等の情報が確認できる)
⑧ 服務規律、職場ルールを遵守できる者
⑨ 職員と協調し、かつ責任を持って職務を遂行できる者
⑩ 労働保険、社会保険に加入できる者
5 派遣期間
令和4年4月1日(金)から令和5年3月31日(金)まで
6 予定数量
1.総務事務補助
1934時間
(内訳)
(1)xxの勤務時間 延1884時間(7時間45分×243日)
(2)時間外勤務延べ50時間
時間外勤務は40時間であるが、数量のカウント上、18時から22時まで及び5時から9時の時間帯においては、1.25倍した数(15時間)をみなし労働時間とする。
2.観光情報事務補助
1891時間
(内訳)
(1)xxの勤務時間 延1884時間(7時間45分×243日)
(2)時間外勤務延べ15時間
時間外勤務は12時間であるが、数量のカウント上、18時から22時まで及び5時から9時の時間帯においては、1.25倍した数(15時間)をみなし労働時間とする。
3.国際会議誘致・開催支援事業等事務補助
1934時間
(内訳)
(1)xxの勤務時間 延1884時間(7時間45分×243日)
(2)時間外勤務延べ50時間
時間外勤務は40時間であるが、数量のカウント上、18時から22時まで及び
5時から9時の時間帯においては、1.25倍した数(50時間)をみなし労働時間とする。
なお、契約期間内においていずれかの派遣労働者の発注時間が予定数量に達したときは、期間の満了を待たずにその時点で契約は打ち切りとする。また、予定数量に達しない場合であっても、期間の満了をもってこの契約は終了する。
7 派遣労働者の就業条件
(1)就業場所 公益財団法人東京観光財団事務所又は派遣社員の自宅財団事務所
〒162-0801 xxx新宿区xx町346番地6 日新ビル代表電話 03-5579-2680
(2)就業日 土曜日、日曜日、祝日を除く毎日。ただし業務の都合により休日の勤務を命じる又は感染症対策により就業日数を減らす場合がある(感染症対策により就業日数を減らす場合は、派遣社員の希望により財団と相談の上行う。)。
(3)就業時間 9時から17時45分まで。ただし感染症対策により就業時間を変更する場合がある(感染症対策による就業時間の変更は、派遣社員の希望により財団と相談の上行う。)。
なお、就業時間外の労働については、派遣元と派遣労働者との労働契約又は派遣元事業場における36協定の範囲内で命じることができる。
(4)休憩時間 11時30分から13時30分までの間で指定する1時間
(5)福利施設の利用等 事務用機器の貸与 可
(6)安全・衛生 コンピュータ、VDTの操作は連続1時間に最低10分の休憩を与える。
(7)交通費通勤費は単価に含むものとする。
8 指揮命令者等
業務指揮命令者等は、次のとおりとする。
1.総務事務補助
(1)指揮命令者 総務部次長兼企画調査担当課長
(2)指揮命令補助者 総務部に所属する職員のうち、指揮命令者の指定する職員
2.観光情報事務補助
(1)指揮命令者 総務部次長兼観光情報課長
(2)指揮命令補助者 総務部観光情報課に所属する職員のうち、指揮命令者の指定する職員
3.国際会議誘致・開催支援事業等事務補助
(1)指揮命令者 コンベンション事業部 誘致事業課 国際渉外担当課長
(2)指揮命令補助者 コンベンション事業部に所属する職員のうち、指揮命令者の指定する職員
9 責任者の選任及び苦情申出先
派遣先責任者及び苦情申出先等は、次のとおりとする。
(1)派遣先責任者及び苦情申出先 総務部次長兼総務課長
(2)派遣先補助責任者及び苦情申出先 総務部総務課課長代理
10 関係書類の提出等
派遣元は、派遣労働者の氏名、労働保険・社会保険の加入状況、その他「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の就業条件の整備等に関する法律」及び同法施行規則に定める事項を派遣先に通知し、以下の関係書類を提出するものとする。
(1)派遣労働者の時間外労働の範囲:契約締結後14日以内
(2)派遣労働者の略歴書:契約締結後14日以内
11 業務の報告等
作業時間履行の確認書及び様式については、次のとおりとする。
(1)派遣先責任者は、各週における就業に関する「作業時間履行確認書」(様式1)を作成し、当該月分を取りまとめた上、速やかに派遣元責任者に通知するものとする。
(2)派遣元責任者は、当該月の「業務実施報告書」(様式2)を作成し、翌月10日までに派遣先責任者に提出するものとする。
(3)上記様式1、2の項目が網羅されている派遣労働者作成のタイムシート等がある場合は、派遣元責任者がこれを確認することにより、上記(1)について、省略するものとする。
(4)派遣労働者は、休暇を取得する場合には、「休暇届」(様式3)を指揮命令者に提出するものとする。ただし、業務の正常な運営を妨げると認められるときは、休暇の時期を変更される場合がある。
(5)派遣労働者に就業時間外の勤務を命ずる場合は、「時間外勤務命令簿」(様式4)によるものとする。
12 服装等
派遣労働者は、財団の風紀信用を損なうことのないよう服装等に十分な注意を払い業務を行うこと。
13 職場見学
派遣先は、契約締結後、派遣元が派遣を予定している者から職場見学の希望があった場合は、便宜を図るものとし、業務内容や就業環境について説明することができる。
14 支払方法
毎月ごとの後払いとする。
なお、毎月ごとの請求金額の算出において、算出途中及び算出結果に円未満の端数が生じた場合には、円未満を切り捨てる。
15 守秘義務の遵守
派遣元及び派遣労働者は、本契約業務の遂行において知り得た財団の秘密を漏洩してはならない。本契約期間終了後も同様とする。
16 個人情報保護
(1)派遣元及び派遣労働者は、本契約の履行にあたり、財団の保有する個人情報の取扱いについては、別紙「電子情報処理業務に係る標準特記仕様書」を遵守すること。
(2)派遣元は、本契約の履行に関連する派遣元独自の個人情報の取扱いについては、前記「電
子情報処理業務に係る標準特記仕様書」の規定に準じて、個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
17 派遣労働者の交替
派遣労働者が就業にあたり、遵守すべき業務処理方法、就業規律等に従わない場合又は業務処理の能率が著しく低く本契約の目的を達しない場合、派遣先は派遣元にその理由を示し、派遣労働者の交替を要請することができる。
18 その他
(1)本仕様書に疑義のある場合に関しては、別途協議の上決定する。
(2)本契約は、令和4年度xxx予算が東京都議会において委託契約締結前に可決・成立し、令和4年度の財団の収支予算が令和4年3月31日までに財団評議員会で承認された場合において、令和4年4月1日に確定するものとする。
(3)財団は必要に応じて本契約に係る情報(受託者名・契約種別・契約件名及び契約金額等)を公開することがあるが、受託者はこれを了承するものとする。
(4)本契約は、労使協定方式を選択している派遣元に限る。
総務部総務課電話:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
担当:xx