Contract
采购合同备案及公示操作指南
采购与招标管理办公室
1
Part
CHAPTER
采购合同备案
集中采购分散采购
什么样的项目签合同
什么样的采购合同需要备案
报销材料
1
2
工程 集采限额
货物、服务
集采限额
必须签订合同限额
60x
50x
5x
0万
采购合同额
必须签订采购合同
由经费负责人
（经费主管部门）自行确定是否签 订采购合同
所有采购合同均需经系统备案并加盖“大连理工大学合同专用章
（1）”
3
签订合同的项目：
合同（原件）+报
销单
未签订合同的项目（仅
5万元以下）：
依据财务处“关于变更5万以下采购项目报销手续的通知”（校园门户-校内通知2017- 4-11）
合同备案步骤
第一步
第二步
第三步
第四步
申请人
经费主管
部门（负责人）
采购项目
主管部门
登记
系统自动生成带水印合同
审核
审核
采购与招
标管理办
公室
备案
备案
自动送审
合同备案各环节权限
第一步
第二步
第三步
第四步
退回
退回
申请人
选择送审
经费主管
部门（负
责人）
采购项目
主管部门
登记
审核
审核
作
废
经费主管部门内部可任意流转
主管部门内部可任意流转
系统自动生成带水印
合同
采购与招
标管理办
公室
备案
供应商盖章、签字
合同不能再修改
合同备案操作步骤 第一步:登录管理信息系统
登录入口
登录账户：
校内门户账号
第二步：申请人添加新合同，录入合同基本信息
合同备案操作步骤
1 合同管理模块合同名称建议填写：
大连理工大学+采购
内容+采购合同
2 添加新合同
3 录入基本信息
集中采购：仅指由采管办集中采购的项目
如一个集中采购项目有多个成交供应 商，采购项目编号 用-1、-2形式区分，
如2017023-1
非固定总价合同货币选择“其他” 合同金额填“0”
多个经费账号需在 “备注”中说明
对应选定的主管部门的主管范围介绍
4 生成合同编号并将编号填入合同文本
第三步:申请人添加合同及附件
合同备案操作步骤
集中采购项目页面
合同文本.doc
关于合同份数的提示： 1.所有采购合同：
采管办留原件一份 财务报销需原件一份
合同文本.doc
建议合同甲方至少执3份合同模板中相应内容根据实际需要修改
分散采购记录.doc 分散采购清单.doc
不同类型合同需要上传的材料清单详见第17页
仅分散采购填写
分散采购项目页面
第四步:申请人提交经费负责人审核
合同备案操作步骤
经费负责人通过模糊查询姓名的方式选择
仅分散采购填写
集中采购项目页面
分散采购项目页面
第五步:经费负责人审核
合同备案操作步骤
附件仅在线浏
览，不可修改
经费主管部门（负责人）内部可任意流流转
意见为必填项
第六步:采购项目主管部门审核
合同备案操作步骤
附件仅在线浏览，不可修改
意见为必填项
采购项目主管部门内部可任意流流转
“备案”后合同文本将转为带水印的PDF格式，不可再修改
合同备案操作步骤
合同状态为“采购与招标管理办公室备案”时
PDF合同已经可以下载
第七步:采购人下载合同并传给供应商
生成的合同样式
“备案”后，附件已转换成PDF格式
文件发给供应商时暂不填写
第八步:供应商签字、盖章
合同备案操作步骤
供应商盖章、签字所有信息应填写完整
第八步:采购与招标管理办公室盖章、备案
合同备案操作步骤
合同备案时需携带合同
及分散采购记录、清单
（仅分散采购）
1.“委托代理人”应为经费负责人
2.日期应为加盖合同章的日期
3.所有信息应填写完整
2
Part
CHAPTER
常见问题
问题一：采购各环节顺序
采购过程
集中采购：在“管理信息系统”提交采购申请分散采购：填写记录及清单
采购合同签订
在“管理信息系统”的“合同备案管理”模块备案
• 合同文本
• 记录、清单（仅分散采购）
报销
• 合同原件
• 仪器设备报销凭证
• 报销单
申报校产
单价1000元以上在“设备申报”系统申报校产
• 合同（5万元以上）
• 发票
• 验收报告
供应商供货、验收
填写验收单
PDF格式扫描件
word格式文件
补充/变更合同
制式合同
补充/变更合同
制式合同
制式合同
制式合同
制式合同
特殊采购合同备案表
集中采购合同
分散采购记录
分散采购清单
所有合同模板、格式文件均可在采购信息网“文档下载”中下载
一般合同
合同文本
问题二：合同备案时需要的附件
合同文本
一般合同
分散采购清单
分散采购记录
合同备案材料
分散采购合同
特殊采购合同备案表
问题三：进口（需要办理免税手续）的设备合同备案操作方法
与厂商签订技术协议
协议格式不限
用户签字并加盖学部（院系）公章
大连理
工大学
签署技术协议
设备生
产厂商
（授权代理公
司）
外贸代
理公司
由设备处确定外贸代理公
司、签订外贸代理协议
实验室与设备管理处
用户
与设备厂商签签订技术协议
技术协议、特殊采购合同备案表在
“合同备案系统”备案（分散采购项目还需记录及清单）
用户
携技术协议、报销单至设备处审核
设备
处
确定外贸代理公司、签署外贸代理
协议
外贸代理公司与厂商签订合同
设备
处
用户
用户
四、其它常见问题
1
变更/补充合同备案问题
依据《大连理工大学采购合同管理办法》第十二条：合同有效期内，双方应严格履行合同，均不得对合同内容进行实质性修改，否则视为违约。
如对采购项目合同非”实质性内容“进行修改，需订立变更或补充协议，变更或补充协议仍应经由系统备案。
2
供应商入库问题
所有与大连理工大学签订采购合同的供应商均应为大连理工大学供应商库入库供应商。采管办将对入库供应商的资质及企业信用进行初审。
试运行期后，填写基本信息时，供应商的选择将变更为列表选择形式，未入库的供应商将无法选定。
四、其它常见问题
3
合同签订不能后补
合同审核各环节处理人、处理时间、处理意见均由系统自动提取采购合同的签订、备案不能“后补”
3
Part
CHAPTER
采购结果公示
中国政府采购网
采购结果公示
集中采购-政府采购项目公示媒体：中国政府采购网公示内容：合同文本
公示时间：“成交通知书”发出
之日起30日内
采购结果公示
中国政府采购网
集中采购-非政府采购项目
公示媒体：大连理工大学采购信息网公示内容：合同文本
公示时间：“成交通知书”发出之日起30日内
采购结果公示
中国政府采购网
分散采购项目
公示媒体：大连理工大学采购信息网公示内容：采购清单
公示时间：采购合同备案时
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