Contract

北京小米公益基金会采购管理制度

（暂行）

第一章 总则

第一条 为了规范基金会采购的管理，确保机构采购的物资和服务性价比最优，同时保障项目高效、规范运作，特制定本制度。

第二条 x制度适用于基金会日常办公和项目执行所涉及的物资和服务类采购。

第三条 采购应遵循的原则：

（一）性价比最优；

（二）公开、公正、公平；

（三）动态管理，定期评估；

（四）不得损害基金会、受益人的利益和社会公共利益。

第二章 供应商选择

第四条 基金会按照采购事项要求，选择供应商。

（一）供应商的采购方式：

1.基于市场价格的采取三方比价、单一来源采购、竞争性谈判、公开招标方式选择供应商。

2.单一来源采购供应商的评判标准：

a.只能从特定供应商处采购，或因供应商拥有专利权，其他商家无法代替的；

b.在用的设备后继维修或扩展功能所需的零配件，必须向原供应厂商购买的；

c.原招标合同的后继补充订货；

d.合作伙伴申请的项目已有 1 年及以上稳定的供货渠道，需要将供货渠道的采购方式和采购流程进行书面说明，并提供相关采购过程中的资料，经基金会秘书处审核通过后可采用。

第五条 供应商应为经合法登记注册的组织或具有某一方面专业技能的个人。

（一）合法登记注册的法人主体，应具备下列条件： 1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有良好的商业信誉或社会公信力；

3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4.具有依法纳税的良好记录；

5.无失信记录。

（二）个人供应商应具备下列条件： 1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有履行合同所必需的设备和专业技能；

3.无失信记录。

第六条 采购及供应商选择程序

（一）采购固定资产、低值易耗品及员工福利等

金额	供应商
5（含）万元以下	无需进行比价，选择最优的性价比供应商；

5 万元-10（含）万 元	基于市场公开价格的三方比价
10 万元-20（含） 万元	基于针对采购需求定制化报价的三方比价
注：单次合同预算金额上限为 20 万元。

（二）采购审计、法务、IT 及财务服务等

金额	供应商
15 万元（含）以 下	无需进行比价，秘书处选择供应商
15 万 元 -30 （含）万元以下	基于针对采购需求定制化报价的三方比价
30 万 元 -50 （含）万元以下	竞争性谈判
50 万元以上	公开招标

（三）采购社会组织项目执行、研究、评估、传播设计及制作、新媒体开发和运维、公关服务、品牌传播服务、会务服务及策展服务、摄影及摄像、会议速记等服务采购等项目服务

金额	一般供应商
10 万（含）元以下	无需进行比价，但价格不能高于市场价，

	由秘书长决定
10 万元-20（含）万元 以下	基于针对采购需求定制化报价的三方比价
20 万元-50（含）万元 以下	竞争性谈判
50 万元以上	公开招标

（五）采购工程类

金额	采购方式
1（含）万元以下	无需进行比价，但价格不能高于市场价；
1 万元-30（含）万元	基于针对需求定制化报价的三方比价
30 万元-100（含）万 元以下	竞争性谈判
100 万元以上	公开招标

以上五类采购所有金额均为单次合同预算金额。任何项目不可为避免比价、竞争性谈判或招标流程而对合同进行分解或者以其他方式规避比价、竞争性谈判或招标流程。

第七条 供应商须提供的资料：

（一）法人主体应提供以下资料： 1.营业执照复印件；

2.税务登记相关资料；

3.公司或组织介绍（经营范围简介、主要业绩等）；

4.其他按项目需求应提供的资料，如认证体系证书、特殊行业许可证等的复印件。

（二）个人应提供以下材料：

1.个人简介（过往作品、主要技能证明等）；

2.身份证复印件；

3.其他按项目需求应提供的资料。

第八条 符合招标条件但具有下列情况之一的，可不采用招标方式，由经办部门提出建议方式并书面报领导审批：

1.承包商、供应商或者服务提供者少于两家，不能形成有效竞争的；

2.特殊行业规定及因紧急救灾或者其他原因不适宜招标的。

第九条 符合招标条件但具有下列情形之一的，可采用竞争性谈判方式选择供应商：

1.招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标因时间或经费原因未能成立的；

2.技术要求复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

3.采用招标所需时间不能满足工作开展紧急需要的；

4.不能事先计算出价格总额的。

第十条 采用三方比价方式的，应遵循以下程序：

（一）至少获得三家报价，并填写比价记录表，如采购办公用品的，可以提供各大互联网店商截图作为比价单。

（二）评估各方的资质、方案和报价，选择性价比最优的供应商；

（三）签署含报价单的书面协议作为支付时的辅助文件。

第十一条 采用竞争性谈判方式的，应遵循下列程序：

（一）成立谈判小组。谈判小组由经办部门代表、相关分管领导共三人组成。若项目涉及特殊技术或行业要求，应邀请相关专家参与谈判小组工作。

（二）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

（三）确定邀请参加谈判的供应商名单并向供应商提供谈判文件。需要邀请不少于三家符合资格条件的供应商参加谈判。

（四）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，经办部门应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

（五）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内提供最终设计方案或解决方案及最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的供应商。

第十二条 采用招标方式的，应遵循以下程序：

（一）成立招标小组。招标小组由经办部门代表、行政部门和相关分管领导不少于三人的单数组成。若项目涉及特殊技术或行业要求，应邀请相关专家参与招标小组工作。

（二）制定招标文件。须包含招标公告（或投标邀请）、投标人须知、评标标准和方法、合同条款及格式、项目标的的技术标准和要求、投

标文件格式等。

（三）招标文件发布及答疑。如采用公开招标的方式须在基金会的媒介平台上发布相关招标公告，并向在招标公告规定的时间内（不少于 5 个日历日）报名参加本项目的潜在投标人提供招标文件；如采用邀请招标的方式，须提前确定邀请名单（不少于三家），并向有意愿参加本项目的潜在供应商提供招标文件。

（四）投标资料收集。须在规定时间内收集投标单位资料并进行整理。

（五）招标评审会。邀请符合招标文件要求的供应商(不少于三家)进行一对一当面讲标，根据招标文件规定的评标标准和方法对供应商进行综合评审。在招标过程中，不得透露与招标有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

（六）确定供应商。评标小组综合符合需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加招标的供应商。

第三章 供应商的日常管理与监督

第十三条 确定项目具体供应商后应与其签订书面协议。项目经办人应对接供应商提供物资或服务期间的沟通，确保供应商依书面协议按时保质完成相应服务。如果一次性采购办公用品的，订单截图进行入档管理。

第四章 部门职责

第十四条 秘书处作为供应商的归口管理职责部门，应当负责供应商电子及纸质档案管理。

第十五条 各经办部门负责收集供应商信息，监督管理供应商日常工作开展，并及时做好供应商服务结束后的评价工作。如需公开招标供应商，经办部门还需负责招标相关工作执行。

第五章 附则

第十六条 x制度解释权归属基金会秘书处。

第十七条 经基金会秘书处通过，自公布之日起实施执行。