本事業は送付による交付を原則とするが、町が特別な事情（DV や相続人の受取り等）と認めた場合は、次のとおり町の窓口において、対面で交付（以下「窓口交付」という。）するものとする。

xx町物価高騰対策商品券交付業務委託 仕様書

本仕様書は、xx町（以下「町」という。）が委託する「xx町物価高騰対策商品券交付業務委託」に関し、基本的な事項を定めるものである。

１ 業務名

xx町物価高騰対策商品券交付業務委託

２ 概要

物価・原油高高騰における町民への生活支援のため、対象者１人につき２０，０００円分の商品券を送付する。

３ 委託期間

契約締結日の翌日から令和５年１月３１日までとする。ただし、早期に業務が終了した場合はこの限りではない。

４ 対象者

（１）対象者

一定時点で町の住民基本台帳に記録がある者。または令和５年１月３１日までに転入、出生した者。

（２）対象者数

６，４００人（契約時の対象者数は実数となる）

５ 業務実施場所

町が指定する場所

６ 業務内容

（１）制度設計・事務局運営

受託者は、契約締結後速やかに以下のとおり運営業務を統括する事務局（以下「事務局」という。）を開設し、適正かつ確実な業務遂行体制を構築すること。

ア 設置期間は、契約締結日の翌日から令和５年１月３１日までとし、開設日は、原則として祝日を除く月曜日から金曜日までとし、開設時間は８時３０分から１７時１５分までとする。

イ 事務局には、町と緊密に連携するため、常に連絡の取れるスタッフを配置する

こと。

ウ 事務局は、本事業が円滑かつ正確に進行するよう、町との緊密な連携のもと、業務全体の流れを設計・提案するとともに、適切に進捗管理を行うこと。また、各業務の費用分担を適切に行うこと。

エ 事務局は、町との打ち合わせの都度、打ち合わせ事項についての議事録を任意様式で２部作成し、町に提出の上、その承認を得るものとする。なお、議事録は町及び事務局において各１部保管するものとする。

オ 事務局は、町から提供する対象者一覧表を基に（６）に記載のとおり、原則、令和４年１０月３１日までに（６）エに記載の送付物（以下「商品券等」という。）を送付し、その送付状況等の管理を行うこと。ただし、ここで定めた時期までに送付ができない正当な理由がある場合には、送付時期を町と協議できるものとする。

カ 事務局は、郵送返戻分について、町と連携して対応し、必要に応じて未受取者へ商品券等の再送付を行うこと。なお、再送付の時期は、町と事務局協議の上、決定するものとする。

キ 事務局は、再送付後の郵送返戻分について、未受取者への勧奨通知（定形郵便）を送付すること。なお、勧奨通知の送付回数は１回とし、送付時期は町と事務局との協議の上、決定するものとする。

ク 事務局は、再送付した商品券等が返戻された場合、その返戻分および未送付分をとりまとめ、管理簿と合わせて町に納品すること。

なお、納品期日は、町と事務局との協議の上、決定するものとする。

ケ 商品券送付時にアンケートを同封し、返信されたものを集計後、町へ提出すること。提出時期は町と事務局との協議の上、決定するものとする。

コ その他、事務局運営に必要な業務を行なうこと。

（２）町民等からの相談・問い合わせ対応

受託者は、町民等から相談・問い合わせに対応するために、以下のとおりコールセンターを設置し、運営すること。

ア 設置期間は、原則、送付日から令和５年１月３１日までとし、人員体制は、常時１名以上とする。

なお、設置期間及び人員体制については、町と受託者で協議の上、変更することができるものとする。ただし、ここで定めた時期までに設置ができない正当な理由がある場合には、設置時期を町と協議できるものとする。

イ 開設日は、原則として祝日を除く月曜日から金曜日までとし、開設時間は８時３０分から１７時１５分までとする。

ウ 運営にあたり、受託者は、対応マニュアル等を作成すること。

マニュアルに想定のない問い合わせがあった場合は、必要に応じて町に相談

した上で対応するとともに、コールセンター内で情報共有すること。

エ 送付先の変更等、個別対応が必要となる問い合わせがあった場合は、必ず町と連携の上、対応すること。

オ 相談・問い合わせ対応等を記録・管理するための受付簿（任意様式）を作成し、記録・管理を行うこと。なお、町からの指示のあった場合や業務終了時にはデータとして提出すること。

カ 町民等からの相談・問い合わせに対しては、誠意ある丁寧な対応を行うこと。キ その他、効果的な問い合わせ対応方法、または問い合わせを減少させるための

取り組みを実施すること。

ク コールセンターは、受付件数や主な相談・問い合わせ内容等を記載した日報

（任意様式）を翌営業日までに町まで電子メールにて提出すること。

提出先メールアドレス：xxxxx_x@xxxx.xxxxxxx.xx.xx（町：町民税務課）

（３）窓口での対面交付の予約管理

本事業は送付による交付を原則とするが、町が特別な事情（DV や相続人の受取り等）と認めた場合は、次のとおり町の窓口において、対面で交付（以下「窓口交付」という。）するものとする。

ア 窓口交付は予約制とし、予約の受付はコールセンターで行う。

イ コールセンターは、窓口交付管理簿（任意様式）にて予約管理し、予約情報を事務局及び町に情報共有する。

ウ 事務局は、窓口交付の前営業日までに商品券等を町まで送付する。

エ 町は、予約日時に窓口にて受取人に商品券等を交付する。その際、受取人に受領書（任意様式）を記入してもらう。

オ 窓口交付終了後、町は事務局に終了の報告及び受領書の提出を行う。カ 窓口交付の期間は、町が定めるものとする。

（４）通知文及び勧奨通知文の作成

ア 受託者は、商品券送付時に同封する通知文及び未受取者に送付する勧奨通知の原稿案を作成し、町が指定する日までに町へ提出し、町はその内容を確認した上で、原稿を決定するものとする。

イ 刷色は白黒とする。

（５）住民への広報周知

ア 受託者は、「広報xxx」等を活用し、配布時期及び方法等を積極的に周知すること。

（６）商品券等の封入・封緘及び送付

ア 受託者は、商品券等を必要数量準備し、対象者宛に簡易書留により郵送すること（再送付を含む）。ただし、送付方法は簡易書留と同等の機能を有する方法で提案してもかまわない。

イ 送付用の宛名データは、町から受託者へ提供するものとする。なお、氏名や住所等は MS 明朝（JIS90）を使用し、外字については町が提供する外字ファイルにて対応すること。

ウ 勧奨通知およびギフドカートの送付（再送付を含む）にかかる費用は、本業務に含むものとする。

エ 送付物の仕様は下記のとおりとする。

商品券種別	クレジット会社が発行するギフトカード ※商品券タイプで使用可能店舗が多い方が望ましい
額 面	２０，０００円（１，０００円券２０枚組）
宛 名	・町から提供した「郵便番号・住所・方書・氏名・通知番号（以下「宛名」とする）」の情報を記載 ・郵便局から提供された簡易書留用バーコードを記載
通 x x	・A4 サイズ 1 枚、白黒、両面印刷
封筒サイズ	長３封筒
発送通数	６，４００件 ※契約時の発送通数は実数となる

オ 封入・封緘の取り扱いは次のとおりとする。

・長３封筒に、通知文、商品券（1,000 円券 20 枚組）を封入・封緘をする。

・簡易重量検査等を行い、封入物に誤りがないよう確認すること。

カ 事務局は、町と協議した期日を遵守し、安全かつ確実に送付を行うこと。また、送付に関して、管轄の郵便局等と綿密に連絡・調整を行うこと。

キ 事務局は、郵便局等の郵便追跡サービスを用いて、簡易書留等のお問い合わせ番号から適宜配送状況を確認し、進捗管理を行うこと。

ク 郵便物の返戻先は、事務局とすること。

（７）機密情報を含むデータの取り扱い

受託者は、本業務において、機密情報を含むデータを取り扱うに当たり、下記の事項を遵守すること。

ア 本業務に必要な機密情報を含むデータ授受の際は、セキュリティボックスを使用する等、安全・確実な方法で行うこと。

イ 授受を行うデータについては、本業務担当者以外の第三者が容易に解読できないように暗号化処理を行うこと。

ウ 本業務の作業を行う部屋は施錠できるものとし、データの室外持ち出しを禁止する。

エ パソコン使用時はID 又はパスワードにより、本業務従事者のみが操作できる措置を講じること。

オ 本業務において収集及び作成したデータは、適正に管理すること。

カ 町から提供された個人情報等は、鍵のかかるロッカー等で厳重に保管すること。

キ 業務終了後、提供・貸与した全てのデータは町に返却し、事務局及びコールセンターのパソコン等に保存しているデータは、復元不可能な状態で消去し、データ消去・廃棄証明書（様式第９号）を提出すること。

（８）報告書の作成

ア 受託者は、本業務終了後、速やかに本業務を統括した報告書を作成の上、町に提出するものとし、町の承認を得るものとする。

イ コールセンター業務が適正に行われたことの証として、適宜進捗管理を行うとともに、町から指示のあった場合や業務終了時にはデータとして提出すること。また、商品券の残数も記録しておくこと。（任意様式）

（９）その他注意事項

ア 本業務の運営において必要な事務機器、事務用品及び福利厚生にかかる物品・備品等は、受託者が調達すること。

イ 受託者は、あらかじめ町と調整したスケジュールにより、適切に事業を管理、進捗すること。

ウ 各印刷物のデータは、印刷物の納品の都度、町に提出するものとする。こと。

７ スケジュール及び提出する成果物

（１）スケジュール（予定）

事業のスケジュールは下記のとおりとする。

作業内容	9 月	10 月	11 月	12 月	1 月
事務局開設	〇	〇	〇	〇	〇
封入・封緘		〇
コールセンター開設			〇	〇	〇
商品券等送付・管理			〇	〇
商品券等再送付・管理			〇	〇	〇
勧奨通知送付				〇
アンケート集計					〇

（２）提出する成果物

本業務の成果物の検査は次のとおりとする。

ア 受託者は、本業務を完了したときは、速やかに町に報告するものとし、完了検査を受けるものとする。

イ 完了検査の結果、町から修正の指示があった場合には、速やかに修正を行い、

再検査を受けるものとする。なお、受託者における修正等の諸費用については、本業務に含むものとする。

ウ 受託者は、自らの責に帰すべき理由（過失や疎漏等）に起因する不良個所及び誤り等が成果物に生じた場合は、速やかに訂正、補足またはその他の処置をとるものとする。なお上記対応に発生する費用については受託者が負担するものとする。

エ 業務完了後であっても、受託者自らの責に帰すべき理由（過失や疎漏等）に起因する不良個所及び誤り等生じた場合は、受託者の負担において速やかに適切な処置を講じるものとする。

８ 商品券の取り扱い

商品券は現金と同様の扱いが必要のため、受託者は、保管及び輸送について必要な防犯措置を講じ、十分なセキュリティを確保すること。

受託者は、業務終了後、商品券の残数（未受取分及び未送付分）管理簿と合わせて町に納品すること。

９ 再委託の禁止

ア 受託者は、委託業務における総合的企画、業務遂行管理、業務手法の決定及び技術的判断等について再委託することはできない。

イ 受託者は、上記アに規定する業務以外の再委託にあたっては、書面により町の承諾を得なければならない。

ウ 受託者は、業務を再委託する場合、書面により再委託の相手方との契約関係を明確にし、契約書等の写しを町に提出するものとする。

エ 受託者は、再委託の相手方に対して適切な指導、管理のもとに業務を実施しなければならない。

１０ 調査等

ア 町は、必要があると認めるときは、受託者に対して本業務の処理状況について調査し、又は報告を求めることができる。この場合において、受託者は、これに従わなければならない。

イ 町は、必要に応じて事務局及びコールセンターに立入検査を行うことができる。この場合、現場の責任者が立ち会うものとする。

１１ 諸事故等の処理

受託者は、本業務履行中に生じた事故、受託者が町及び第三者に与えた損害に対して、一切の責任を負い、発生原因、経過、被害等の内容を速やかに町に報告するものとする。

また、トラブルの苦情処理についても、受託者において行うこと。

なお、損害賠償等の請求があった場合は、受託者の責任において解決するものとする。

１２ 秘密の保持

ア 受託者は、本契約から生じる一切の権利・義務を第三者に譲渡又は貸与してはならない。

イ 受託者は、本業務で知り得た内容及び関係情報等については、本業務においてのみ使用することとし、これらを他の目的に使用し、又は第三者に漏洩してはならない。なお、本業務の契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。

ウ 受託者は、本業務で使用する各種資料、データに含まれる個人情報及び行政機密等の取扱いについては、紛失・漏洩のないようにしなければならない。

エ 受託者は、本業務の実施における個人情報の取り扱いについては、町の定める

「xx町個人情報保護条例（平成 22 年 12 月xx町条例第 16 号）」、「xx町

個人情報保護条例施行規則（平成 22 年 12 月xx町規則第 21 号）、xx町情報セキュリティポリシー」その他情報の保護に関連する各種規定について、町職員と同様に遵守するとともに、個人情報の保護や業務上の機密の保持に留意するものとする。

オ 受託者は、以下の認証を取得した者で、セキュリティ対策及び個人情報保護に精通し、外部への情報漏洩が無いよう徹底した管理を実施できる者でなければならない。

・プライバシーマーク【ＪＩＳＱ１５００１】又は情報セキュリティマネジメントシステム（ＩＳＭＳ）【ＩＳＯ／ＩＥＣ２７００１（ＪＩＳＱ２７００

１）】

なお、契約手続にあたり、資格の認証期限切れ等、町にて資格不十分と判断した場合は、選定結果確定後であっても契約は締結しない。

カ 受託者は、本業務を行うに当たり、町が求める秘密の保持に万全を尽くすよう、業務従事者の教👉・指導を徹底すること。

１３ 委託料の支払

ア 町が受託者に対して支払う委託料のうち、商品券の購入費・郵送料については前金払とし、目的外での使用を禁ずる。

イ ア以外については、本業務完了後に支払うものとする。

１４ その他留意事項

（１）関係諸帳簿の整備・保存

受託者は、委託料の対象となる経費の支出状況等が分かる帳簿等を整備するものとし、本業務を完了し、又は中止し、若しくは廃止した日の属する年度の終了後、５年間これを保存しておくこと。

（２）成果品等の帰属

本業務における成果品及び町より貸与・提供された資料等は、すべて町に帰属するものとし、受託者は町の許可なく他に公表、販売、複製、貸与又は使用等をしてはならない。また、契約終了後においても同様の取扱いとする。

（３）その他

ア 令和２年４月１日以降において、元請けで地方公共団体発注の同種業務（商品券交付等に係る業務）又は類似業務（プレミアム付商品券、地域振興券等に係る業務で対面での販売業務及び換金業務を含むもの）の履行実績を有していること。

イ 本業務に関する内容については、本仕様書によるほか、受託者の提案内容に従い、契約後詳細な打ち合わせにより、町及び受託者合意の上、決定するものとする。

ウ 本業務の実施に当たり、本仕様書に明示なき事項及び疑義が生じたときは、その都度町と受託者との協議の上、町の指示を受けるものとする。

エ 対象者人数確定後、商品券の購入費・郵送料等の増減分につき、契約の変更を行うものとする。

オ エのほか、本業務中に大幅な作業数量の増減や仕様の変更が生じた場合は、町と受託者との協議の上、必要に応じて契約の変更を行うものとする。

カ 町において必要と認められた場合は、作業の変更又は中止をすることがある。この場合は、町と受託者との協議の上、決定するものとする。