I 社署對服務營辦者的一般責任
通用章節
(中文譯本)
I 社署對服務營辦者的一般責任
簡介
鑒於社署資助服務營辦者營運社會福利服務，社署對服務營辦者負有一定範圍的一般責任。這反映：
－ 其代表政府資助提供社會福利服務的角色，並負有盡量確保有效率及有效地提供服務的整體責任
－ 其收集、處理、分析及發放關於服務表現及影響服務規劃基本數據的資訊所負的責任
－ 其對資助制度的行政管理效率及成效所負的責任
－ 其為支援服務營辦者提供服務所負的責任
x章節所載述的責任只包括社署與業界之間與提供服務有關的範疇，並不包括例如服務發展等範疇。
上述一般責任應適用於所有服務。
一般責任
社署會向服務營辦者履行下列責任。社署認為，這些責任會影響服務營辦者達成
《津貼及服務協議》(下稱「《協議》」)內服務表現部分所載列目標的能力。
⚫ 按所通知時間發放津貼
1這份《津貼及服務協議》樣本只供參考之用。
⚫ 在接獲相關方面的意見起計 8 周內，處理填妥的獎券基金工程項目的撥款申請（例如新的設備、翻新工程等）
⚫ 於審批後 7 日內公佈工程項目撥款申請結果
⚫ 在接獲填妥的申領表格及所須證明文件起計 28 日內，按實報實銷方式發放款項
⚫ 為服務提供支援（例如訓練和資訊），讓他們能夠符合服務質素標準與《協議》所訂明的規定
此外，社署會向服務營辦者履行下列責任。在正常情況下，社署若未能履行下列責任，不應視為會影響服務營辦者達成《協議》內服務表現部分所載列目標的能力。
⚫ 探求及爭取所需資源以滿足議定的支援水平
⚫ 為服務單位提供有關本署執行法定要求的有關資料
⚫ 提供最佳實務範例及服務質素標準的意見
⚫ 提供關於整體服務營辦者服務表現的總體數字，並就個別服務營辦者的服務表現作出具體回應
⚫ 協助有關人士接受相關員工發展及在職訓練課程，並每年通知服務營辦者所舉辦的有關課程。
⚫ 適時回應投訴、建議或索取資料的申請
⚫ 協助推廣社會福利服務
II 服務表現監察
統計資料報告
服務營辦者須每季向社署提供屬下服務單位表現的統計數據。有關數據應在相關時段結束後 10 個工作日內送到社署。
服務營辦者有責任確保所報告的統計數據準確及適時。
統計數據的格式將與非政府機構磋商後釐定。有關數據最低限度應涵蓋在協議內服務表現部分所載列的服務單位表現範疇的各個方面，並與其範疇的目標進行比較。
只有上述類別的統計數據會用作評估服務表現，其他統計數據一律只供參考之用。
若在議定期限內，服務單位的服務表現未能達到《協議》載列的目標，服務營辦者應在統計資料報表提供解釋。
本署將會處理統計數據，然後編製個別服務單位服務表現及整體服務表現的資料。整體服務資料將提供予各個服務單位。
服務營辦者應保留填寫統計資料報表所依據的文件，為期至少三年。有關文件應保留齊備資料，以便核實報表的準確性，而此舉屬於獨立服務質素評估的一部分。
財務申報
服務營辦者根據以下文件所載要求向社署提供服務單位的財務表現資料：
－ 最新版本的《整筆撥款手冊》（適用於整筆撥款）。
－ 《社會福利資助指引》，而要求的資料類別、報表格式及提交次數均視乎資助基準而定（適用於非整筆撥款）。
服務質素評估
服務質素評估是按照服務質素標準的規定進行，旨在持續改善服務質素以加強現行服務表現監察制度，並令有關制度系統化。社署將會持續檢討評估方法，以便對制度作出進一步修訂。
自我評估
服務營辦者會對屬下服務單位的表現是否符合服務質素標準進行自我評估。自我評估至少每年進行一次。在特殊情況下，例如過往評估顯示部分地方須作出改善時，服務營辦者可被要求作較頻密的自我評估。在這些情況下，只針對相關服務表現範疇而進行局部評估可視作已滿足前述的要求。
社署會為服務營辦者提供自我評估的程序指引，旨在令後者的自我評估盡量近似社署於適當時候進行的外部評估。
社署會為所有服務營辦者制訂自我評估時間表。於評估完成後，服務營辦者應隨即向社署提供完整的自我評估報告。
服務營辦者應保留自我評估所依據的文件記錄，為期至少三年。有關文件記錄應備有充足資料，以便評估主任能理解所得結論的原由。服務營辦者亦須應社署要求提供有關文件記錄。
社署評估
服務營辦者須接受定期外部評估，旨在評估服務單位的表現是否符合服務質素標準，以及審視服務單位在《協議》條款下其他範疇的表現（實際表現及所報告的表現）。社署會委派評估主任進行有關評估。
於每次評估結束後，社署與相關服務單位會因應如何改善服務質素協定改善計劃。社署主要根據過往評估的結果決定改善計劃的頻密度。表現出色的服務單位可獲豁免檢討改善計劃或減少覆檢次數。
在審視是否符合服務質素標準時，評估主任將遵照評估相關服務單位的既定程序進行。
服務營辦者須與評估主任合作，預早為相關會議作好安排，並回應索取及接觸有關服務單位的資料及下列各項：
- 檔案及文件記錄；
- 行政支援（例如使用會議室、影印機和電話）；
- 評估負責人；
- 管理人員；
- 高級管理人員及／或董事會成員；
- 員工；及
- 服務使用者及其家屬
尤其是服務營辦者應提供最新自我評估所依據的資料。
評估主任會於評估過程中告知服務營辦者評估進度。在評估結束後，服務營辦者將獲悉評估得出的詳細結果，以便服務營辦者明白評估主任得出有關見解的理由。在落實最後評估結果之前，服務營辦者可對評估主任的評估結果提出申述，盡量避免服務營辦者與評估主任對評估結果存在意見分歧。
財務審核
服務營辦者的外聘核數師應在年度審核過程中確認服務營辦者向社署提交的財務統計數據是否準確。
此外，社署將會:
－ 根據最新版本的《整筆撥款手冊》所訂明的指引進行定期資助審查
（適用於整筆撥款）。
－ 對服務單位進行定期資助審查，並向受資助機構管理層報告任何不合規格的做法，並提出糾正及改善的建議（適用於非整筆撥款）。
發放津貼的其中一項條件是服務營辦者須應要求讓審計署署長或其職員接觸有關提供或加強服務時運用公帑的所有文件記錄。
檢討研究
社署經與非政府機構磋商後，可能不時就提供社會福利服務的各個範疇進行檢討研究。相關研究將針對特定事項進行一次性的深入檢視，當中可涉及特定數目的：
－ 服務單位；
－ 服務；
－ 服務營辦者；
－ 服務提供模式；或
－ 活動。
在任何情況下，社署一律會預先提供有關資料，例如進行研究的原因、研究目標及訂定範疇，研究小組的職權範圍、研究小組的成員名稱、研究時間進程及向研究小組提出申述的方式。檢討研究的結果及建議均會在最後落實之前提供予相關服務單位，社署可決定是否向公眾公佈有關結果及建議。
服務營辦者應全面配合檢討研究小組的工作，讓他們接觸有關檔案及文件記錄，以及相關員工、服務使用者及管理人員。
III 社署對服務營辦者服務表現的監管角色
社署有責任確認（並在必要時採取行動）以公帑資助的社會福利服務營辦者提供的服務表現：
－ 是否明顯超出《協議》的預期；
－ 或不能達到預期或與預期有落差。
社會福利界別十分重視其固有的自我推動力，此舉可促進服務持續提升之餘，又不會造成服務之間的競爭。業界認同在實施服務表現監督制度初期，有關制訂及檢討改善計劃的頻密程度需要是推動良好表現的唯一主要固有誘因。
若服務單位提供的服務不能符合《協議》條款（不論是因為未能達到議定表現標準，或是因為違反《協議》的若干其他條款），第一步通常是確定未能符合的原因。當中可能同時涉及社署與服務營辦者。在確定原因後，下一步是服務營辦者與社署需要遵循協定程序，以確保服務單位能夠符合《協議》條款，當中涉及制訂計劃以確定目標、主要進階及完成時間進程。社署的角色是支援服務營辦者在採取各項工作步驟所作出的努力。
此舉旨在協助服務營辦者與社署就日後遵循的計劃達成協議，惟社署作為公眾利益的守護者，服務營辦者需要令社署信納其改善服務表現所需的工作能夠迅速展開。
若因提供服務的水平過低或改善速度過慢而導致社署無法接受服務營辦者的服務表現水平，社署可決定採取適當措施以鼓勵服務營辦者提供與《協議》條款相符的服務。
上述情況會遵循以下程序處理：
第 1 步 服務營辦者會接獲書面通知社署正考慮採取行動。社署會解釋作出有關決定的原因，並說明正考慮採取的措施。
第 2 步 服務營辦者可在合理時間內提出社署不應採取建議措施的原因。
第 3 步 因應服務營辦者可能提出的任何意見，社署會決定建議採取的行動（如有的話），並通知服務營辦者。服務營辦者可在合理時間內提出是否希望就社署的決定提交覆核。
第 4 步 如服務營辦者要求將決定提交覆核，有關要求將轉交覆核委員會主席，並由覆核委員會主席指示覆核日期。
第 5 步 在進行覆核聆訊前，社署將應邀提交簡短的書面意見，當中載列社署就相關問題的了解、採取的立場及建議採取的行動。書面意見副本亦會寄送予服務營辦者。
第 6 步 服務營辦者會獲機會在合理時間內提交書面意見，當中應載列其本身的立場，並尤其說明要求覆核的理據。
第 7 步 雙方在覆核聆訊中均有機會向覆核委員會作出口頭xx，以及獲邀回答委員會成員的提問。
覆核委員會將因應上述書面意見、口頭xx及討論達成觀點。屬上訴事宜，將交由覆核委員會評論服務營辦者的具體做法是否符合《協議》與服務質素標準規定。
對於有關的評估結果，覆核委員會的決定對社署及服務單位均具約束力。覆核委員會應於會議結束後盡快將決定告知社署及服務營辦者。
IV 行政
x《協議》在社署資助服務期間維持有效。
服務營辦者可在任何時間就服務或服務單位（如適用）提出修改協議條款的建議。有關建議應以書面形式向社署助理署長（津貼）提出。
社署將於合理時間內作出回覆，當中載列建議採取的行動。
社署與服務營辦者作適當討論後，亦可決定修改《協議》的條款。