課・室等 年度 件名 種別 申込者数 総合防災課 3 防災ハザードマップ作成業務委託 公募 1 ＤＸ推進課 元 大仙市グループウエア・電子メールシステム更新業務 公募 1 広報広聴課 2 大仙市公式ＬＩＮＥアカウントカスタマイズ業務委託 公募 2 花火産業推進課 元 おみやげ商品ブランド展開事業業務委託 公募 1 「花火のまち」中心市街地環境整備業務委託 公募 3 観光振興課 3 観光・物産デジタルＰＲ動画作成業務委託 公募 3 温泉施設対策室 2 中里温泉改築基本計画策定業務委託 公募 2...

令和３年度行政監査報告書

Ⅰ 適用した監査基準

xxx監査は、xx市監査委員監査基準に準拠して実施した。

Ⅱ 監査等の種類

行政監査（地方自治法第 199 条第 2 項）

Ⅲ 監査の対象

１ 監査の対象事務

プロポーザル方式による契約について、その事務の執行を対象とした。

２ 監査の対象期間

令和元年度～令和 4 年 1 月 7 日

※必要に応じて対象期間以前及び対象期間以降監査日までの状況も対象とした。

３ 監査の対象部署

令和元年度から 3 年度に行われたプロポーザル方式による契約の主管課所及び契約検査課を対象とした。

部等	課・xx
総務部	総合防災課
	ＤＸ推進課
	契約検査課
企画部	広報広聴課
経済産業部	花火産業推進課
観光文化スポーツ部	観光振興課
	温泉施設対策室
	スポーツ振興課
教育委員会事務局	教育総務課
	教育指導課
上下水道局	水道課

４ 監査の対象案件

対象案件は、次のとおりである。

なお、建設部所管の除雪対策費の執行においてもプロポーザル方式による契約が行われているが、令和元年度定期監査（テーマ別）の監査対象としていたことから、今回の監査対象からは除外した。

課・xx	年度	件名	種別	申込者数
総合防災課	3	防災ハザードマップ作成業務委託	公募	1
ＤＸ推進課	元	xx市グループウエア・電子メールシステム更新業務	公募	1
広報広聴課	2	xx市公式ＬＩＮＥアカウントカスタマイズ業務委託	公募	2
花火産業推進課	元	おみやげ商品ブランド展開事業業務委託	公募	1
		「花火のまち」中心市街地環境整備業務委託	公募	3
観光振興課	3	観光・物産デジタルＰＲ動画作成業務委託	公募	3
温泉施設対策室	2	xx温泉改築基本計画策定業務委託	公募	2
スポーツ振興課	2	多目的人工芝グラウンド及び仙北テニスコート整備基本・実施設計業務委託	公募	2
教育総務課	2	xx地域スクールバス運行業務委託	指名	1
教育指導課	元	xx市立中学校生徒海外派遣事業業務委託	指名	2
	2	GIGAスクールサポーター授業支援業務委託	公募	0
		GIGAスクールサポーター授業支援業務委託 （再提案）	公募	1
		学習用モバイルルーター購入	公募	3
		学校施設ICT環境保守業務委託（長期継続契約）	公募	1
	3	GIGAスクールサポーター業務委託	公募	1
水道課	元	xx市統合型xx台帳システム構築業務委託	公募	2

Ⅳ 監査の着眼点

契約事務について、要綱などに基づき適正に行われているかを主眼として監査した。

１．プロポーザル方式の契約とした根拠及び理由は適切か。

２．事業者選定及び契約事務の手続は適正に行われているか。

（１）事業者の募集及び周知は適切か。

（２）選定の体制は適切か。

（３）技術的能力、企画提案力、実績等の評価は合理的か。

（４）契約において事業者の提案を活かしているか。

３．プロポーザル方式を実施した結果の検証は行われているか。

Ⅴ 監査の主な実施内容

１ 予備監査

大仙市監査委員監査基準に基づき、下記の事項について監査対象部署から関係資料等の提出を求め、書面確認による予備監査を行った。

(１)プロポーザル方式により契約した業務内容について (２)プロポーザル方式とした根拠及び理由について (３)要領の制定や選定委員会の設置について

(４)選定の対象とする事業者の募集及び周知について (５)事業者選定及び契約事務の手続きについて

(６)事業者提案の活用について (７)業務の成果について

２ 本監査

予備監査終了後、監査委員による本監査として、対象部署に対して対面による質疑及び関係帳簿類等の確認を行った。

Ⅵ 監査の実施場所及び日程

１ 実施場所

予備監査及び本監査は、監査委員事務局において実施した。

２ 日程

１月 ７日 各部署への監査の実施通知

１月１９日～２１日 予備監査

２月 １日～ ３日 監査委員による本監査（対面監査）

２月１８日 監査委員合議

２月２２日 部長講評

３月 ４日 監査結果報告書の提出

Ⅶ 監査の結果

上記Ⅳ及びⅤにより監査した限りにおいて、監査の対象となったプロポーザル方式による契約その他の事務の執行は概ね適正に行われていると認める。

Ⅷ 監査の意見

プロポーザル方式は、地方自治法施行令第 167 条の 2 第 1 項第 2 号の「契約の性質又は目的が競争入札に適しないものをするとき」の規定に基づいて随意契約を締結する際の一手法である。

プロポーザル方式については、調達しようとする業務が高度な知識、専門的な技術や創造性、信頼性などが要求される場合に、価格のみの競争ではなく、複数の事業者から提案を受け、能力・実績等を総合的に評価し、当該業務に最も適した事業者を選定する方法であるとされている。

本市においては、プロポーザル方式による契約の統一的な指針として「xx市プロポーザル方式等実施要綱」（以下「実施要綱」という。）が策定され、プロポーザル方式による契約はそれに準拠することが求められている。

１ 契約締結前の手続きについて

（１）プロポーザル方式による契約の対象業務

実施要綱第 1 条において、プロポーザル方式の対象業務を「業務委託、工事又は製造の請負」と定めているが、今回の行政監査対象案件の中に、契約内容に「賃貸借」が含まれる契約や「備品購入」に関する契約がプロポーザル方式により行われていたものがあった。

プロポーザル方式の対象とすることの適否については、実施要綱第 4 条において、xx市入札契約資格等審査委員会（以下「審査委員会」という。）の審議を経て決定することとなっていることから、審査委員会とその事務局の契約検査課にあっては、審議にあたって必要な確認等を徹底されたい。

（賃貸借が含まれる契約：xx市グループウェア・電子メールシステム更新業務）

（備品購入に関する契約：学習用モバイルルーター購入）

（２）選定委員会委員の選任

実施要綱第 5 条第 3 項において、選定委員会の委員の要件を定めているが、総合評価

落札方式による場合に学識経験者を 2 人以上とするほかは、その他の方式に関しては特

別の定めはない。今回の行政監査対象案件の中には、契約額が 1 億円を超え、契約期間が複数年にわたるものについて、選定委員会の委員が市職員のみで構成されていた案件があった。

事業規模が大きい案件や契約年数が複数年に及ぶ場合などには、その業務の性質等に応じて、外部の意見も参考とするため、外部有識者又は業務に関し専門性を有する者を委員に委嘱することを検討されたい。

（３）実施要領の策定及び記載事項

プロポーザル方式の実施案件については、実施要綱第 8 条第 1 項において、「選定委員会の審査を経て、実施要領を定めなければならない」としているが、実施要領を定めるにあたって、同委員会の審査を経ていない案件があった。

実施要領は、プロポーザル方式の実施にあたり重要な事項を定めるものであることから、同委員会の合意に基づいて策定するよう実施要綱に則った手続を実施されたい。

また、実施要綱第 8 条第 2 項において、実施要領に記載すべき事項が規定されているが、当該事項について、記載漏れや内容の不備がある案件があったので、遺漏のないようにされたい。

なお、実施要綱第 2 条第 3 項において、技術提案書及び企画提案書の定義として、前者はプロポーザル方式又は総合評価落札方式における提案書であり、後者については設計競技（コンペ）方式における提案書であるとしているが、プロポーザル方式における提案書でありながら「企画提案書」と表記する案件が多くあったので、用語の使い方については十分に留意されたい。

（４）技術提案書の提出者の選定

実施要綱第 15 条第 1 項において、「技術提案書の提出者の選定に関し、選定委員会に諮る」としているが、選定委員会に諮っていない案件があった。

技術提案書の提出者の選定は、提出者に十分にその業務を履行できる資格があるかを判断するものであるため、確実に実施されたい。

（５）技術提案書の特定・非特定

ア 実施要綱第 18 条第 2 項において、「選定委員会は、評価基準に基づき、提出された技術提案書を審査のうえ、必要に応じてヒアリングを行い、当該技術提案書のうちから当該業務等について技術的に最適なものを特定する」としているが、評価基準に最低基準点が設定されていない案件や選定委員会の審査過程に係る記録が残されていない案件があった。

最低基準点の設定は市が求める業務の質を確保するために、審査過程に係る記録は事後における疑義の発生を防止するために、それぞれ必要なものであることから、確実に対処されたい。

また、選定委員会によるヒアリング時において、提案者名を明らかにして審査を行っていた案件があったほか、審査資料として提供された技術提案書について、提案者が分かる形になっていた案件もあった。

選定委員に予断を抱かせることがないよう提案者の名称等を伏せて行うなど、審査のxx性を確保する方策を講じられたい。

イ 実施要綱第 19 条第 1 項において、技術提案書として特定されなかった者（以下

「非特定者」という。）に対し、「技術提案書を特定しなかった旨及び特定しなかった理由を通知する」としているが、特定しなかった理由を通知していない案件があ

った。

また、実施要綱第 19 条第 2 項において、非特定者は「非特定理由についての説明を求めることができる」としているが、実施要領に「選考内容、選考の理由及び選考結果に対する質疑、異議申し立ては受け付けない」としている案件があった。

手続きの透明性を確保するため、実施要綱と矛盾することがないように対応されたい。

（６）技術提案書の特定者との業務仕様等に関する協議

実施要綱第 20 条第 1 項において、「所管課長は、特定者と業務内容について協議し、 当該業務等に必要な仕様並びに契約条項を作成する」と定めているが、契約締結時の仕 様書が公募型プロポーザルへの参加を募集する公告時の仕様書と同一のものであったり、協議内容についての顛末書が作成されていなかったり、内容が不備であったりした案件 があった。

仕様書は業務を適正に履行させるために重要な役割を担っていることから、契約締結においては、特定者と提案内容を基にした協議により内容を調整したうえで、仕様書を作成するとともに、協議内容を的確に記録するようにされたい。

（７）実施要領の運用

ア プロポーザル参加表明に関する質問への回答について、実施要領で「参加表明者全員にメールで回答する」と定め、実際に実施要領に定めるとおり、参加表明者に対してのみ回答が行われていた案件があった。

参加表明に関する質問とそれへの回答は、参加を検討している全ての者にとってその可否を判断する重要な要素となり得ることから、質問者の名称等を伏せる形でホームページで公開するなど、回答先を参加表明者に限定しない取扱いに改められたい。

イ 「おみやげ商品ブランド展開事業業務委託」は、「せんのぜん」のブランド展開に関する業務の委託であり、その業務内容は従前になされた「せんのぜん」の開発経緯等を踏まえる必要があったところ、当該案件の実施要領には既存資料の閲覧等に関する記載がなかった。

従前の事業の成果を前提とする業務については、参加表明を検討する段階から既存資料の閲覧などが必要になる場合もあることから、その実施要領には既存資料の存在や閲覧に関する事項等を明示するようにされたい。

ウ 公募型プロポーザル方式を実施し、その実施要領において、技術提案者の特定を公表するとしながら、特定結果を公表していない案件があった。

当該案件のプロポーザルへの参加者は 1 者であったが、手続の透明性を確保するため、1 者であったとしても実施要領に則って確実に実施されたい。

２ 契約締結後の事情変更への対応について

中里温泉改築基本計画策定業務委託については、令和 2 年 12 月に関係予算が措置された

ものであり、当該予算は繰越明許費として令和 3 年度へ繰り越されている。

実施要領で定めた業務内容は、「ふるさと館」ほか 2 施設の計 3 施設の解体と新規建物

の建築を前提とするものであったが、令和 3 年度に入り、契約期間の途中で市の整備方針が変更され、「ふるさと館」については存続させたうえ、継続利用することとなった。また、当該業務委託については、履行期限を延長する変更契約が二回行われていたが、業務内容の変更に伴う仕様書の変更は行われていなかった。

この度の事案は、業務内容の前提が大きく変更しており、その事情変更の前後で契約の同一性が保たれるか否かが問われるものであり、市としては、整備方針を変更した段階で当該契約の解約を含めた検討をし、その後の対応を決定すべきものであった。単に履行期限を延長する形で、仕様書の変更もなく、市の新たな方針に沿った基本計画の策定を求めているのは不適切である。

当該事案については、事業実施に際しての調査不足を否めず、少なくとも令和 2 年度に おける予算措置の前にしかるべき調査を実施すべきであったと考えられる。市においては、各種事業実施に際し、もとより当然のことながら、手戻りがないよう必要な調査を確実に 実施するようにされたい。

３ 契約手続きにおいて準拠すべき規程の整備について

プロポーザル方式による契約は、実施要綱やその上位規程である「xx市建設工事等競争入札に関する基本要綱」などに基づいて行われている。

今回の監査において、これらの規程を確認したところ、関係諸規程の体系的整理が十分でなかったり、条文の内容に不備があったりするところが見受けられた。

こうした諸規程は、契約事務の根幹をなすものであることから、契約事務を統括する契約検査課においては、総務課文書法制班と協議の上、必要な整備を行われたい。

（ 以 上 ）