包号 内容 计量单位 数量 分包要求 包段预算 最高限价 A 包 海口湾城市音乐节整体策划 项 1 不允许 分包 10 万元 10 万元 B 包 海口湾城市音乐节实施 项 1 不允许 分包 220 万元 220 万元

第二章 采购需求

一、 项目概况

为喜迎二十大，丰富我省广大人民群众精神文化生活，促进海口文化事业繁荣发展，现计划在海口市海口湾至西海岸沿线 举办“海

口湾城市音乐节”活动，现拟通过竞争性磋商方式采购合格的供应商组织策划并执行实施本次活动。

二、 采购项目预算

总预算：230 万元；

A 包预算：10 万元；

B 包预算：220 万元。

三、 采购标的汇总表（采购内容）

包号	内容	计量单位	数量	分包要求	包段预算	最高限价
A 包	海口湾城市音乐节整体 策划	项	1	不允许 分包	10 万元	10 万元
B 包	海口湾城市音乐节实施	项	1	不允许 分包	220 万元	220 万元

四、 技术商务要求

（星号条款说明：采购需求内标有“▲”的为实质性的商务、技术指标要求，投标供应商必须完全满足这些要求，未能完全响应此类指标

要求的响应文件将视为无效投标。）

A 包

（1） 技术要求

序号	活动名称	主要技术规格及要求
1	音乐节演出	1、 至少 10 场演出活动 2、 活动期限：≥60 天 3、 所有活动演出人员≥200 人 4、 活动时间安排在法定节假日或者xx、日
2	宣传推广	1. 利用传统媒体宣传，线上活动宣传，包含微信公众号、论坛网站、微博、H5、抖音等新媒体宣传手段 （宣传过程包括会前预热、会中和会后的全过程活动宣传）,宣传效果能做到省内热，省外知晓度高； 2.会场外氛围搭建（道旗、指示牌、KT 板、宣传展板 等）。
3	场地	1、活动地点安排在海口湾、西海岸沿线，如万绿园、云洞图书馆、假日海滩等地点但不局限于上述地点。
4	场地搭建	1、根据活动策划方案，搭建所需灯光、舞台、音响等，达到演出要求； 2、大型活动现场搭建 LED 显示屏； 3、场地（舞台）搭建须严格按照《演出场所安全技术要求》标准执行。
5	拍摄及制作	1、符合活动的专业拍摄，须完整录制；
6	整体设计	1、音乐节整体设计，包括主视觉、主背景、侧背景、音乐节 LOGO、海报、横幅、节目单、工作牌等，设计须具备海口元素； 2、包含物料制作标准及工艺要求。

供应商需在音乐节实施预算金额 220 万元的基础上，对本次音乐节进行整体策划，包括全案策划、创意输出、人员配置、活动安排、主视觉设计、传播策略等方面（为顺利完成项目内各时期活动，因此策划内容将包含但不限于以下部分）：

若受政策、疫情等不可预见因素影响，将在严格把控采购预算前提下根据采购人需求进行调整，包括扣除活动预算或顺延活

动开展时间。

（2） 商务要求

1、服务要求：

1.1、根据采购人要求制定活动整体方案，并协助及指导活动执行方确保按照活动方案执行；制定并细化音乐节期间每日工作流程。

1.2、负责活动期间疫情防控工作，制定疫情防控预案以及有针对性的突发事件应急预案，坚持安全第一、预防为主的方针严格执行疫情防控政策规定。

1.3、与相关社会单位沟通支持本届音乐节事宜。

1.4、需有专属团队/对接人负责，投标时与执行时团队人员必须一致。承办方能为每场项目安排足够的专职会务执行人员活动现场待命。人员如有调整的，必须报采购人审批同意。

1.5、涉及画面、音乐、头像、文字等版权使用的，需具有相关版权。

1.6、具备引入优质艺术家、演艺团体等个人成果、文化产品等优质 IP 资源供合作选择的能力（嘉宾邀请、接待方案）。

1.7、设计制作

音乐节整体视觉效果及声光电配合方案；主视觉设计及修改

（需提供效果图）；音乐节其他物料设计风格统一及主视觉搭配

（需提供效果图）。

▲1.8、过程跟踪

成交供应商在音乐节执行实施的全过程中，需随时接受采购人对音乐节的协调、指导和修改意见，按照采购人的要求评估执行效果；根据采购人需求，对音乐节策划方案进行修改完善。

2、质量要求：

供应商提供的最终方案成果须符合国家及行业标准合格。

3、服务期限、服务地点和服务方式（履约时间、地点和方式）：

3.1、服务期限：自签订合同之日起至音乐节（本项目）完成。

3.2、服务地点（履约地点）：采购人指定地点。

3.3、服务方式（履约方式）：按照本竞争性磋商文件和成交供应商响应文件的规定。

4、付款时间、方式及条件：签订合同后十个工作日内支付合同金额的 65%，验收完成后支付合同金额的 35%（可调整）。

5、其他要求

5.1 项目的实质性要求：按本竞争性磋商文件要求和成交供应商响应文件内容实施。

5.2 合同的实质性条款：采购人与成交供应商的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限及地点和方式、验收要求、违约责任、解决争议的方法等内容。

5.3 安全标准：符合国家、地方和行业的相关政策、法规。

5.4 验收方法及标准：按竞争性磋商文件和响应文件的内容及国家、地方和行业的相关政策、法规实施。

5.5 如项目实施过程中出现成交供应商不按响应文件或合同

内容要求执行，无法满足采购人要求、降低策划方案标准等行为，采购人有权终止合同，并报政府采购管理部门严肃处理，由此产生的一切法律责任均由成交供应商承担。

5.6 供应商必须根据所投服务的技术参数、资质资料编写响应文件。在成交结果公示期间，采购人有权对成交供应商所投服务的技术指标、资质证书资料等进行任何形式的核查，如发现与其响应文件中的描述不一或所提供的材料为虚假材料，采购人有权拒签合同且将此情况报政府采购监管部门，由该部门按相关法规对其做出严肃处理，由此产生的一切法律责任均由该供应商承担。

5.7 保密要求：成交供应商应与采购人签订保密协议，项目实施过程中严格遵守安全保密规定，加强人员安全保密管理，确保不发生失泄密事件。供应商在发布对外的宣传稿件前，需经采购人确认后方能发布。在组织策划的过程中接触到的相关素材，供应商均有保密的责任和义务，供应商应加强人员安全保密意识培训，确保不发生失泄密事件的发生。

▲ 5.8 参与本次投标的所有供应商须承诺，递交的响应文件内所含的策划方案及创意，均可为采购人使用（需提供承诺函）；成交供应商为本次音乐节策划产生的活动方案、设计图纸等资料的版权归采购人享有（需提供承诺函）。

6、本包号（A 包）预算金额、最高限价均为 10.00 万元，供应商报价超过预算金额或最高限价的均按无效响应处理。

B 包

（1） 技术要求

成交供应商须严格根据采购人与 A 包成交供应商共同制定的音乐节整体方案执行落实（包括但不限于）：

1、场地租赁：按照音乐节的具体内容及规模，根据项目策划的效果租赁会场、贵宾室、嘉宾休息室、领导会客室、媒体采访室等场地。

2、场地搭建：主会场及各分会场的场内设备搭建，包括但不限于LED 屏幕、舞台、灯光、音响、背景板等。

3、活动宣传：传统媒体的宣传，线上活动宣传，包含建设微信公众号、论坛网站、微博、H5、抖音等新媒体宣传手段（宣传过程包括会前预热、会中和会后的全过程活动宣传），宣传效果应做到省里火热传播，省外知晓度高，单条精品推文阅读量达到百万级别；会场外氛围搭建（道旗、指示牌、KT 板、宣传展板等）。 4、音乐节文字材料编写：主持词、发言稿、嘉宾致辞稿、PPT

编写；音乐节结束后的总结及成果材料编写；音乐节结束后支出明细和费用支出报告编写；音乐节宣传稿件草拟；音乐节纸质和电子材料整合归档。音乐节主旨报告、PPT 指导及汇总。

5、活动视频拍摄及制作：需配备具有摄制大型活动（音乐节）能力与设备的专业拍摄团队，每场活动须完整录制相关视频。

6、活动演出交通：重要嘉宾、专家以及演员、工作人员的交通保障，往返航班预订（如有），重要嘉宾接送机（如有）。

7、酒店住宿：按相关接待规定需求预定客房（如有）。

8、餐饮：根据策划方案满足演出当日用餐（工作餐）及饮用水，制定和实施方案。

9、第三方人员安排：根据策划方案安排以下相关人员：摄影、摄像、引导员（秩序员）、安保人员、志愿者（包含志愿者服装、交通及补贴）、医疗小组等（安保人员和志愿者人数应结合每场演出的规模、场地条件合理安排，且须由采购方确认后方可执行）。

10、防疫和安保：按照国家、海南省等相关防疫办法，制定安保方案及现场安保（需满足《新型冠状病毒肺炎防控方案(第九版)》要求）。

▲其中，投标供应商需针对活动演出所涉及到的重要嘉宾、专家以及演员、工作人员（含第三方人员）的交通出行、住宿（如有）、餐饮安排提供承诺，确保所有人员按时到场和每场活动的顺利开展（要求提供承诺函）。

（2） 商务要求

1、如音乐节活动增加或减少，供应商应报采购人审核批准，在合理的预算内调整活动内容。

2、如本包号成交供应商与 A 包成交供应商为不同供应商时，本包号成交供应商要保持同采购人与 A 包成交供应商的密切联系，遇有重大事项及时报告和反馈信息，尊重采购人的意见，自觉接受和配合采购人与A 包成交供应商对项目实施过程中的质量监督管理。

▲ 2.1、投标供应商需提供承诺函，同意并接受 A 包成交供应

商提供的项目活动设计的策划方案，并按方案保质保量按时完成部署，确保每场活动的顺利开展，如需调整方案，应本着 AB 包友好协商，调整后的方案需通过采购人同意，方可执行（要求提供承诺函）。

3、质量要求：

安全标准、质量标准符合国家及行业标准；制作材料和投入项目的电子化仪器必须是环保节能的产品；供应商对演出板块提供必须的安全、技术防范措施，且服务期内有完善的保险保障。 4、服务期限、服务地点和服务方式（履约时间、地点和方式）：

4.1、服务期限：自签订合同之日起至音乐节（本项目）完成。

4.2、服务地点（履约地点）：采购人指定地点。

4.3、服务方式（履约方式）：按照本竞争性磋商文件和成交供应商响应文件的规定。

5、付款时间、方式及条件：签订合同后十个工作日内支付合同金额的 70%，验收完成后支付合同金额的 30%。

6、其他要求

▲ 6.1 项目的实质性要求：成交供应商各项服务工作进度必须满足采购人的要求。在项目实施阶段，成交供应商所有直接影响服务质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。否则，若因此影响服务质量或进度，产生不良后果，采购人有权解除与成交供应商的合同（要求提供承诺函）。

6.2 项目的详细日程安排，在成交后于采购人处获取。响应

供应商应根据项目主要清单内容中的相关内容及要求，编制总体的实施计划方案。

▲ 6.3 实际效果应与设计效果保持一致，在规定时间内完成特装布展，并确保工程质量。

6.4 安全标准：符合国家、地方和行业的相关政策、法规。

▲ 6.5 供应商负责项目采购人采购需求中列出的所有工作内容， 以及相关配套工作，根据现场勘查和答疑情况充分考虑影响报价的各种因素和风险，成交后，除活动内容增加外，不得以不了解项目为由以任何形式追加费用，采购人不再支付成交金额以外的任何费用（要求提供承诺函）。

6.6 音乐节结束后，由成交供应商负责按照大会组委会和场地方要求按期拆装并清理场地。

▲ 6.7 供应商应制定搭建安全承诺书，整个场地搭建及音乐节活动期间，引发的安全事故，均由供应商承担，采购人概不负责（要求提供承诺函）。如项目实施过程中出现成交供应商不按响应文件或合同内容要求执行，无法满足于项目实施标准要求、偷工减料、降低质量标准、超过工期等行为，采购人有权终止合同，并报政府采购管理部门严肃处理，由此产生的一切法律责任均由成交供应商承担。

6.8 保密要求：成交供应商应与采购人签订保密协议，项目实施过程中严格遵守安全保密规定，加强人员安全保密管理，确保不发生失泄密事件。供应商在发布对外的宣传稿件前，需经采

购人确认后方能发布。在组织策划的过程中接触到的相关素材，供应商均有保密的责任和义务，供应商应加强人员安全保密意识培训，确保不发生失泄密事件的发生。

6.9 供应商必须根据所投服务的技术参数、资质资料编写响应文件。在成交结果公示期间，采购人有权对成交供应商所投服务的技术指标、资质证书资料等进行任何形式的核查，如发现与其响应文件中的描述不一或所提供的材料为虚假材料，采购人有权拒签合同且将此情况报政府采购监管部门，由该部门按相关法规对其做出严肃处理，由此产生的一切法律责任均由该供应商承担。

7、本包号（B 包）预算金额、最高限价均为 220.00 万元，供应商报价超过预算金额或最高限价的均按无效响应处理。

附件 1

（A/B）包：项目实施服务团队承诺书

致      （采购人）：

贵单位所招标的    （招标编号：）项目， 我方针对项目负责人和项目团队做出如下承诺：

一、 若我方能在此次投标中成为成交供应商，我方承诺所报的项目负责人

（姓名、职称）是与我方签订了劳动合同并依法办理了社会养老保险的本单位工作人员。合同签订后，合同中确定的项目负责人全面履行合同约定的义务，未经采购人书面允许，不得随意更换。

除遭遇意外事故、重大疾病和与成交供应商解除雇佣关系外，保证其每天至少 8 小时本项目现场工作，电话保持 7*24 小时畅通；准时参加项目例会及采购人组织的其他关于音乐节的会议，因故不能参加的应提前 1 天提出申请，在获得采购人批准后方可缺席。如发现成交供应商项目负责人在现场管理的时间不足，或未经采购人同意，项目服务周期内累计两次不在现场，采购人有权要求承包人更换该项目负责人，且其后任项目负责人必须无条件承担前任项目经理应负的责任；如成交供应商无法在 2 日内安排合格的项目负责人办公，采购人可以解除合同，成交供应商应按合同价款的 20%向采购人支付违约金。如违约金数额不足以赔偿采购人损失的，成交供应商应按采购人的全部损失予以赔偿。

二、 我方承诺投入的项目团队，所有人员皆是属于我方公司在职员工（均依法办理了社会养老保险），根据投标人投标文件所提供的人员名单，需保持稳定性一经确认未经采购人同意，不得随意调换其他人员，但是因相关人员遭遇意外事故、重大疾病和与成交供应商解除雇佣关系的情形除外。

我方保证上述承诺真实和准确，并愿意承担因我方违约而引起的一切后果。

投标承诺人名称：                 （盖公章）法定代表人（或授权代理人）：               （签字或盖章）

日期：    年   月   日