Contract
仕様書 別添 1
１ 件名
郵便貯金の早期払戻し促進のための周知広報施策の委託
２ 概要
独立行政法人郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構（以下「機構」という。）が満期から一定期間経過した定額郵便貯金等の預金者に対し早期払戻しを案内するため、関係業務を実施する。
３ 契約期間
契約締結日から令和５年３月 31 日（金）まで
４ 委託内容
委託する業務は、次のとおり。各業務の業務量は、別表の「月別業務量（想定）」を参照のこと。
(1) 挨拶状等のデザイン作成、印刷、発送及び不着管理（別記１参照）
(2) 住所不明預金者の住所調査（別記２参照）
(3) 調査票等の印刷、発送及び回収並びに謝礼の発送（別記３参照）
(4) インバウンドコール対応（別記４参照）
５ マネジメント
本件業務について、受託者は、プロジェクトマネジャー（以下「PM」という。）を任命し、作業内容、進捗、セキュリティ、人的リソースの確保及び教育等のマネジメントを行うこと。また、本件業務に関する受託者側の連絡窓口は、PM とする。
６ 業務運行に係る電子データの授受
(1) 個人情報を含む電子データを授受するときは、電子メールによる授受は不可とし、DVD 等の電子記録媒体を鍵付きのケースに保管し、配送状況の追跡が可能なセキュリティ便又は手渡しのいずれかの方法により授受すること（方法については、事前に機構貯金部業務課（以下「主管担当」という。）の承認を得ること。）。ただし、個人情報を含まない電子データ、その他主管担当が事前に指定する電子データは、暗号化する場合に限り、電子メールによる授受を可とするが、事前に主管担当の承認を得ること。
(2) 受託者は、主管担当あて提出する電子データ（版下データを除く。）を次のシステム環境で読取ることができるよう作成すること。
ア Microsoft 社製 Windows10 Pro 64bit 以降
イ Microsoft 社製 Office Professional2016(Word、Excel、PowerPoint)ウ Adobe Systems 社製Acrobat DC
エ Microsoft 社製 Windows Media Player 12.以降（ただし、主管担当が別途異なるメディアプレーヤーを指定する場合は、当該メディアプレーヤー）
(3) 主管担当あて電子データを提出するときは、事前にウイルスチェックを実施し、暗号化したものを提出すること（暗号化の方法等については、主管担当と協議し、決定すること。）。
(4) 主管担当から交付された電子記録媒体は、主管担当が指定した期限までに書面（適宜の様式）を添付し、返却すること。
７ 作業環境要件
本件業務は、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（平成 15 年法律第 59 号）の適用を受ける個人情報を取扱うことから、セキュリティレベルを持つ建屋（「ISO27001」を有すること。）において作業を行うこと。ただし、個人情報を取扱わない作業については、主管担当の承認を得た場合に限り、セキュリティレベルを持つ建屋以外で行うことも可とする。
なお、別記２の業務は、大量の住民票の取扱いを伴うことから、作業拠点を１か所とし、かつ専用部屋を設置することが望ましい。やむを得ず、作業拠点が複数の建屋（「ISO27001」を有すること。）にまたがる場合は、電子データの移送に際し、安全性を確保すること。
８ 環境への配慮
本件業務の履行に当たっては、「環境物品等の調達の推進に関する基本方針（令和３年２月 19 日変更閣議決定）」（以下「基本方針」という。）における「判断の基準」の条件を満たすものであること。また、同基本方針が変更等された場合は、新たな基本方針における「判断の基準」の条件を満たすこと。
９ 報告会の実施
(1) 受託者は、本件業務終了までの間、原則、週１回（別に主管担当の求めがあった場合は、その日（土曜 日、日曜日及び国民の祝日に関する法律（昭和 23 年法律第 178 号）に規定する休日並びに 12 月 29 日か ら翌年１月３日までの日（土曜日、日曜日及び国民の祝日に関する法律に規定する休日を除く。）を除く。））、報告会を主管担当が指定する場所及び方法等により実施するものとし、本件業務に係る事前打合せ及び各 種作業状況等の報告を行い、改善すべき点等に関し協議すること。
なお、報告会の頻度は、主管担当の承認により変更可能とする。
(2) 上記の定期的な報告会以外に、主管担当の求めに応じて本件業務に係る進捗状況等の報告を行うこと。
10 納入成果物
別記１から別記４に記載した納入成果物を納入すること。なお、納入成果物のフォーマットは、次のとおりとする。
(1) 各種納入成果物（版下データ及び録音データを除く。）の作成に当たっては、目次及び本文は Microsoft社製 Word を、集計表、図及びグラフは Microsoft 社製 Excel を使用すること。
なお、Word 及び Excel 以外のソフトを使用する場合は、事前に主管担当の承認を得ること。印刷物は、理解を容易にする観点から、適宜カラー印刷すること。
(2) 納入する電子記録媒体は、Microsoft 社製Windows 上で読取り可能な CD-R 又は DVD-R とすること。
(3) 印刷物は、原則としてＡ４サイズとすること。
(4) その他、本仕様書で個別に定めるフォーマットを用いること。
11 保管・廃棄
(1) 不着郵便物等、本件業務で発生した廃棄対象物は、受託者が施錠可能な倉庫又はキャビネット等において管理・保管し、主管担当の承認を得た上で、速やかに溶解又は断裁等の適切な方法により復元不可能な状態にして廃棄すること。ただし、本件業務終了時において、引き続き同施策の業務に係る新たな契約の受託者となる場合は、この限りでない。
なお、保管期間については、本仕様書に定めがない限り契約期間内とし、廃棄に関する詳細については、主管担当と協議し、決定すること。
(2) 廃棄後、主管担当あて廃棄証明書を提出すること。
なお、廃棄証明書は、受託者において廃棄が完了したことを証明する内容であればよく、再委託先において廃棄した場合であっても、受託者が証明することで差し支えない。
12 守秘義務等
受託者は、本件業務の履行に際し知り得た情報（主管担当から交付された電子データを含む。公知のものは除く。）を第三者に漏らし、複製し、目的外に利用し、又は持ち出してはならないものとする。契約期間終了後においても同様とする。ただし、本件業務を履行するために、受託者が管理するパソコン等に情報を複製することが必要不可欠な場合において、事前に主管担当の承認を得たときは、当該承認の範囲内において、情報を複製することができるものとする。
13 個人情報保護及び各種電子データの管理
(1) 受託者は、本件業務を履行するに当たり、紙媒体・電子データを問わず、個人情報及び各種電子データ
（以下「個人情報等」という。）について、厳重な保管管理を実施するものとする。また、個人情報等の漏えい、紛失及び事故等を予防し、業務の信頼性及び安全性を確保するため、取扱責任者を配置するとともに、次の要件を満たしているものとする。
ア 取扱責任者の下で適正に情報管理を行うための体制を確保すること。
取扱責任者は、本件業務に従事するすべての関係者に対して情報管理に係る指導を行い、管理状況を把握すること。
イ 電子データの持出し、複製及び不正使用等ができないような設備・対策が整っていること。また、個人情報等を取扱う作業は、インターネットに接続していないパソコンで行うこと。
ウ 本件業務の履行に際し知り得た個人情報等を電子記録媒体（パソコンのハードディスク等を含む。）に保存する場合は、電子データを十分な強度で暗号化すること。
エ 受託者は、本件業務で使用するシステムのデータ管理対策その他、個人情報保護管理対策の内容を業務計画書（別記１から別記３の項番３(1)の提出物）の一部として、事前に主管担当あて報告すること。 オ 個人情報等を取扱うすべての者から、データの持出し、データの複製及びデータの不正使用等を行わ
ない旨の、退職後も有効なセキュリティ誓約書を取得していること。
カ 本件業務の履行に際し知り得た個人情報等については、本件業務の履行上、必要最小限の範囲でのみ利用することとし、個人情報等の取扱者及び使用機器を限定するとともに、それぞれの作業に必要な範囲でのみアクセス可能とすること。
(2) 受託者は、本件業務の履行に際し個人情報等の漏えい等が発生した場合、次のとおり対応を行わなければならない。
ア 発生状況の報告及び報告書の提出
受託者は、個人情報等の漏えい等が発生した日時、場所、事由及び当該個人情報等の取扱者を明らかにし、直ちに主管担当あて報告すること。また、書面により発生した事態の具体的内容、原因及び実施した対応措置等を内容とする報告書を事故発生から７日以内に主管担当あて提出すること。
イ 対応措置
受託者は、主管担当の指示があった場合、それに従い、対応措置を実施すること。ウ 再発防止策の策定及び実施
受託者は、個人情報等の漏えい等が発生した場合、再発を防止するための措置内容を策定し、主管担当の承認を得た上で、速やかに再発防止策を実施すること。
(3) 受託者は、本件業務の履行に際し取得した個人情報等のすべてを本件業務終了後に破棄し、破棄後、速やかに個人情報等の破棄に関する証明書を主管担当あて提出すること。
なお、破棄に当たっては、紙媒体は、溶解又は裁断等の適切な方法により復元不可能な状態にし、電子データは、復元ソフトウェアを用いても復元できないよう消去すること。また、個人情報を含むデータ等の授受のため、主管担当から交付された電子記録媒体等がある場合は、業務終了後、主管担当あて書面（適宜の様式）を添付し、返却すること。
(4) 主管担当が本件業務で使用するデータの利用のために必要な作業（主管担当が指定する形式、媒体への変換等）を指示した場合は、主管担当と協議し、対応すること。
14 情報セキュリティ対策
(1) 受託者は、情報セキュリティに係る管理体制を構築し、情報セキュリティ対策を実施すること。
(2) 主管担当において、情報セキュリティ対策の履行が不十分であると認める場合には、受託者は、主管担当と協議を行い、合意した対応を速やかに取ること。
15 品質管理
(1) 受託者は、本件業務の提供プロセスを明確にし、組織体制及び業務分掌を整理するとともに、各役割を担う者の責任及び権限を明確にすること。
(2) 受託者は、本件業務の提供プロセスを管理するとともに、本件業務を実施するための手順、トラブルがあった場合の対処法及び必要な支援体制を整えること。
(3) 受託者は、本件業務の提供プロセスに問題がないか評価できる指標を定め、評価・改善を通じて提供プロセスを見直すこと。
(4) 受託者は、上記のほかISO9001（品質マネジメントシステムの国際規格）を基準とする品質管理を行うこと。
(5) 挨拶状及び調査票の作成（QRコードの開発を含む。）に当たってのテスト工程について、事前に主管担当の承認を得て実施すること。また、テスト結果についても、主管担当の承認を得ること。
なお、テストの実施に際し、主管担当も参加する場合があるものとする。
16 再委託の制限
(1) 受託者は、この契約の履行の全部を第三者（受託者の子会社（会社法（平成 17 年法律第 86 号）第 2 条第 1 項第 3 号に規定する子会社をいう。）を含む。以下同じ。）に委託してはならない。
(2) 受託者は、この契約の履行の一部を第三者に委託しようとする場合は、あらかじめ再委託をしようとする第三者の住所又は所在地、氏名又は名称、再委託する業務の範囲、その必要性及び契約金額について記載した書面を主管担当あて通知し、承諾を得なければならない。
(3) 受託者は、本件業務の履行の一部を第三者に委託しようとする場合は、受託者自身が業務を実施する場合と同様に、本仕様書における遵守事項すべてについて、再委託先においても遵守させることを受託者が担保しなければならない。
(4) 再委託先における個人情報等の管理、情報セキュリティ対策及び品質管理については、再委託先は、上記13(1)から(3)、14及び15のとおり実施することとし、主管担当の求めがあった場合には、受託者自らが再委託先の個人情報等の管理、情報セキュリティ対策及び品質管理の状況の検査・調査を行い、その結果について、速やかに主管担当あて報告すること。
17 知的財産xx
(1) 本件業務の履行過程において生じた著作xx第 27 条及び第 28 条に定める権利を含むすべての著作権は、機構に帰属し、機構が独占的に使用するものとする。
なお、受託者は、機構に対し一切の著作者人格権を行使しないこととし、また、第三者をして行使させないものとする。
(2) 本仕様書に基づく作業に関し、第三者との間で著作権に係る権利侵害の紛争等が生じた場合は、当該紛争等の原因が専ら機構の責めに帰する場合を除き、受託者の責任、負担において一切の処理をすること。この場合、機構は係る紛争等の事実を知ったときは、受託者に通知し、必要な範囲で訴訟上の防衛を受託者に委ねる等の協力措置を講ずるものとする。
18 検査の実施
主管担当は、受託者に対し、いつでも本件業務の実施状況、個人情報等の管理状況及び情報セキュリティ対策の実施状況を検査する権限を有する。受託者による報告書の提出、主管担当による本件業務を実施する建屋への立入調査等、主管担当が実施する検査について、受託者は主管担当に協力するものとし、検査の結果、改善すべき事由がある場合は、適切に対応すること。
なお、主管担当の検査権限は、再委託先に対しても同様に有するものとする。
19 非常時等対応
本件業務について、非常時においては、主管担当の指示により個別対応を行うこと（非常時の例：震災対応、緊急性を伴う対応等）。
また、非常時対応とはならない事象については、業務内容に則して、リスク管理及びリスク対応を行うこと。
20 統計・分析
(1) 受託者は、次のとおり統計・分析を実施し、報告等を行うこと。なお、統計・分析は、令和３年 10 月から開始する予定。
ア 主管担当から交付する預金者データ、貯金の払戻しデータ及び挨拶状の発送状況のデータ（過去実施分）並びに本件業務において受託者が作成する挨拶状の発送状況、住所調査の実施状況及び調査票の実施状況のデータ等を基に、主管担当が指示する当該各データ内の情報（金額、預金者の属性（年代及び地域等）経過年度及び挨拶状等の到達等）の種別に応じて主管担当が求める預金の残存状況、預金者の貯金の保有状況及びその他預金者の動向に係る統計・分析を実施し、主管担当あて報告すること。
イ 統計・分析の報告は、毎月５件程度を予定しており、これらの定例的なものに加え、都度実施する統計・分析を含むものとする。
ウ 上記アの報告は、上記９に基づき実施する報告会において、併せて実施すること。
エ 納入成果物として、統計・分析結果を取りまとめた報告書（４部）を納入することとし、主管担当から指示がある場合は、報告書に関する電子データも併せて納入すること。
(2) 主管担当及び受託者は、報告内容について、随時協議することができるものとする。
(3) 主管担当及び受託者は、統計・分析の作業工数及び報告内容に応じ、単価の見直しについて、随時協議することができるものとする。
21 その他
(1) 本件業務の実施のために使用する機器等については、受託者において用意すること。
(2) 主管担当とのやり取り及び提出する資料等で使用する言語は、日本語に限るものとする。
(3) 本件業務に係る詳細については、本仕様書によるほか、主管担当（TEL：00-0000-0000）の指示によるものとする。
なお、本件業務の履行に当たっては、主管担当と緊密に連絡をとり、遺漏のないよう取り運ぶこと。
(4) 本仕様書における疑義については、随時主管担当あて照会し、解決すること。この場合、受託者は、当該協議に関する議事録を作成し、主管担当の確認を受けること。
なお、契約手続等の疑義については、総務部会計課（TEL：00-0000-0000）あて照会すること。
(5) 毎月、履行完了後、速やかに履行完了届兼検査調書及び請求書を主管担当あて提出すること。
以上
別表 月別業務量（想定）
単位：件
挨拶状※１ | 住所調査※２ | 調査票※３ | コール数※４ | ||||||||||||
発送 | 不着管理 | 返信管理 | 調査➀ | 案内書➀ | 調査➁ | 案内書➁ | 調査③ | 案内書③ | 発送 | 返信 | 謝礼送付 | 案内書 | 調査票 | ||
令和３年 | ９月 | ||||||||||||||
10月 | 15,000 | ||||||||||||||
11月 | 6,000 | 120 | |||||||||||||
令和４年 | 12月 | 60,000 | 3,000 | 180 | 4,500 | 1,200 | |||||||||
１月 | 60,000 | 3,000 | 180 | 1,800 | 20,000 | 1,236 | 400 | ||||||||
２月 | 50,000 | 2,500 | 150 | 900 | 4,000 | 1,000 | 80 | ||||||||
３月 | 360 | 4,000 | 8 | 80 | |||||||||||
4月 | 10,000 | ||||||||||||||
5月 | 4,000 | 80 | |||||||||||||
6月 | 3,000 | ||||||||||||||
7月 | 1,200 | 24 | |||||||||||||
8月 | 80,000 | 4,000 | 240 | 600 | 1,600 | ||||||||||
9月 | 90,000 | 4,500 | 270 | 120 | 1,803 | ||||||||||
10月 | |||||||||||||||
11月 | 20,000 | 400 | |||||||||||||
12月 | 4,000 | 80 | |||||||||||||
令和５年 | １月 | 4,000 | 80 | ||||||||||||
２月 | |||||||||||||||
３月 | |||||||||||||||
合 計 | 340,000 | 17,000 | 1,020 | 25,000 | 10,000 | 7,500 | 3,000 | 1,500 | 480 | 40,000 | 8,000 | 8,000 | 7,071 | 1,120 | |
※１ 月別業務量（想定）は、実態調査の結果を踏まえ、見直す場合がある。
※２ 挨拶状の不着率は 5％を想定。今後の挨拶状不要の返信率は 0.3%を想定。
※３ 住所調査は、機構が平成 29 年度から令和２年度までに挨拶状を発送して不着となった方の一部を対象とし、新住所判明率（挨拶状の発送）は調査回数ごと各 40％を想定。調査件数について、２回目調査は１回目調査で他自治体への移転が判明したものの一部を対象として１回目調査件数の 30％、３回目調査は
２回目調査で他自治体への移転が判明したものを対象として２回目調査件数の 20％を想定。
※４ 調査票の回答率は、20％を想定。
※５ 挨拶状のコール数は、挨拶状発送月及びその翌月において、挨拶状発送数の各１％を想定。調査票のコール数は、調査票等の発送月において、調査票等発送数の２％を想定。また、１コールあたりの通話時間は４分程度を想定。
別記１ 挨拶状等のデザイン作成、印刷、発送及び不着管理
１ スケジュール（予定）
令和３年 10 月１日（金）から令和５年３月 31 日（金）まで。
別表「月別業務量（想定）」を参照し、具体的なスケジュールは、主管担当の指示に従うこと。
なお、日次処理は、原則、平日（土曜日、日曜日及び国民の祝日に関する法律に規定する休日並びに 12 月
29 日から翌年１月３日までの日（土曜日、日曜日及び国民の祝日に関する法律に規定する休日を除く。）以外の日をいう。以下同じ。）とする。
２ 数量等（予定）
項目 | 件数見込 | 作業サイクル |
挨拶状の印刷及び発送 | 36 万件※１（最大 50 万件、最小 10 万件）内訳※２ 挨拶状Ａ：18 万件（最大 30 万件、最小５万件） 挨拶状Ｂ：18 万件（最大 20 万件、最小５万件） | 指定期間において週１回程度発送 |
挨拶状の不着管理 | 1.8 万件（発送数の５％を想定） | 日次処理 |
挨拶状の返信管理 | 0.3 万件（発送数の１％を想定）） | 日次処理 |
※１ 別記２の住所不明預金者の住所調査後の発送分を含む。
※２ 挨拶状は、Ａ及びＢの両方を想定しているが、Ａ（又はＢ）のみになる場合もあり。
３ 委託内容
(1) 本件業務開始前に、次の資料を主管担当あて提出し、承認を得ること。
なお、承認後に変更が生じた場合は、随時変更後のものを提出し、承認を得ること。ア 委託業務遂行体制図
イ 業務計画書（宛先情報データの管理体制を含む。）
(2) 挨拶状のデザイン及び版下作成
ア デザインの作成に当たって参考とすべき資料（機構が令和２年度に送付した挨拶状（添付①参照）等）を主管担当から受領すること。
イ 上記アで受領する資料等を基に、主管担当の指示を受け、挨拶状Ａ及び挨拶状Ｂ（以下、単に「挨拶状」という場合は、挨拶状Ａ及び挨拶状Ｂの両方を指すものとする。）を作成し（ユニバーサルデザインフォントを使用すること。）、印刷に必要な版下を作成し、主管担当の承認を得ること。
なお、版下作成は、原則としてAdobe社illustratorの主管担当が指定したバージョンを用いること。
ウ デザイン及び版下は、最大５パターンを想定しており、詳細は主管担当の指示に従うこと。
なお、契約期間中１回程度、必要に応じてデザインの見直しを行う予定のため、対応すること。 エ 制作物の仕上がり等、詳細については、主管担当と調整すること。校正（色校正を含む。）につい
ては、簡易校正により主管担当が承認するまで行い、主管担当あて初校を提出した日から２週間以内に校正を終わらせること。
オ 完成した版下は、PDF形式のデータファイルを主管担当あて提出すること。
(3) 宛先情報データの確認作業
ア 外字データ（PDF 形式）を提供するので、宛先の印字の際に使用すること。
イ 主管担当から電子記録媒体（CD-R 又は DVD-R を想定。）により交付する宛先情報データ（郵便番号、
住所及び氏名等）をチェックし、外字が印字できるか等、データの形式が整っているかを確認すること。データ仕様に関しては、CSV ファイル等の一般的なシステム環境で読取れるものを想定している。
ウ 氏名に印字できない外字が含まれる場合や住所が途中で切れている場合等（例：町名までの情報しかない場合等）は、主管担当あて報告し、対応を協議すること。
エ 宛先情報データは、満期年度単位で交付予定のため、主管担当の指示に基づき預金者単位でデータ集約させること。
なお、挨拶状は、集約後のデータに基づき発送することを想定しているが、１預金者につき複数住所等が混在している場合は、主管担当が指示する住所等を基に発送すること。
オ 宛先情報データを確認した結果、発送対象にできない宛先情報データがある場合は、発送対象から外すこと。
カ 確認作業終了後、宛先ごとに管理番号（預金者データの管理を目的に、データの先頭から昇順に、郵便貯金の満期年度別に通し付番したもの）を付番すること。
なお、付番の形式は、主管担当の指示により「満期年度（２桁の数字）」＋「発送年度（２桁の数字）」
＋「発送月（２桁の数字）」をその一部に使用することとし、あらかじめ主管担当あて提出し、承認を得ること。
キ 宛先情報データは、主管担当から定期的に交付する郵便貯金の支払データと突合し、その結果、支払い済みを確認した場合は、発送対象から外すこと。
品 名 | 規格・寸法 | 紙質・加工等 |
挨拶状Ａ （圧着定形) | 圧着時定形最大 （長３） ※ 展開又は開封時は６面 | ①紙質 ・ 上質紙(四六判110.0kg相当) ・ 基本方針で示されている「古紙リサイクル適性ランクリスト」のＡランクの材料を使用すること。 ②印刷 ・ 両面カラー印刷 ③加工 ・ 宛先、宛先ごとの管理番号、郵便番号対応カスタマーバーコード及びその他の文言を印字 ・ 「<差出人>」及び「〈発送委託先〉〈還付先〉」等がわかるように文言を印刷 ・ 圧着加工を施し、１セットごと切り離すこと。圧着不良がないよう、随時、圧着状況を確認する等、適切な措置を講ずること。 ・ リサイクル適性の表示を行うこと。（日本印刷産 業連合会ホームページ参照） ④その他 ・ 挨拶状を発送した預金者から今後の挨拶状不要の意思確認を行うため、返信用はがき（ミシン目又はは切取り線を印字）及びオンライン回答のQRコードを印字し、QRコードでの回答者は、システム集計で |
挨拶状Ｂ （圧着定形外) | 210 ㎜×304.8 ㎜(圧 着時) ※ 展開時は 416 ㎜ ×304.8 ㎜ （公差±2.0 ㎜） |
(4) 挨拶状の印刷及び作成ア 仕様
きるよう構築すること。 |
※ 挨拶状の印刷に使用する資材について、基本方針に定める印刷用紙の「判断基準」を満たす製品を使用することが困難な場合は、主管担当が承認した場合に限り、代替品の使用を認めるものとする。
イ 印刷・作成前の実施事項
(ｱ) 主管担当の指示に基づき印刷・作成（QRコードの開発含む）に取りかかる前に、印刷原稿等を事前に主管担当あて提出すること。
なお、当該校正（色校正含む。）は、簡易校正により主管担当が承認するまで行い、主管担当あて印刷原稿の初校を提出した日から２週間以内に校正を終わらせること。
(ｲ) 挨拶状の印刷に使用する資材について、「資材確認票」（添付②参照）を主管担当あて提出すること。
ウ 印刷・作成
(ｱ) 上記ア及びイに基づき挨拶状を印刷すること。挨拶状には、主管担当が指示する情報を可変的に印字すること。挨拶状には、宛先情報データに記載する郵便貯金の情報の一部を、預金者単位ごとに印字することを想定しているが、具体的な印字内容は、主管担当の指示に従うこと。宛先情報データに記載する情報以外にも、主管担当から可変的に情報を印字するよう指示があった場合は、対応すること。
(ｲ) 作成後、初回発送を行う前に、主管担当あて現物を提出し、印刷内容の確認を受けること。 (ｳ) 主管担当による確認完了後の現物を主管担当あて納入すること。
エ 引抜きテスト
主管担当の指示により作成済み挨拶状の引抜きテストを実施する場合があるので、対応すること。この場合、引抜きテストを実施した挨拶状の再発行に対応すること。ただし、発送対象の宛先情報データにダミーデータを加え、発送すべき挨拶状とともに、xxxの挨拶状を作成し、当該ダミーの挨拶状を引き抜くことによるテストによることもできるものとする。
(5) 圧着処理等
挨拶状Ａ及び挨拶状Ｂは、必要な圧着処理を行うこと。
(6) 発送及び管理
ア 発送順及び発送計画等の詳細を発送計画データとして主管担当あて提出し、承認を得ること。
なお、特定の発送回について、挨拶状の宛先の一部を後続業務の別記３で発送する調査票の宛先に選定する場合があるため、主管担当が指示した発送回については、主管担当の指示により満期年度、都道府県及び預金者の年齢等に一定数偏りがないよう計画すること。また、受託者は、主管担当が承認した発送計画に、後日変更が生じる場合も想定し、発送回数に制限は設けず、可変・柔軟に対応すること。
イ 上記(5)により挨拶状Ａについては、第一種郵便物（定形郵便物）により発送すること。また、挨拶状Ｂについては、第一種郵便物（定形外郵便物）により発送すること。発送に当たっては、バーコード付郵便物、区分郵便及びxx割引制度を併用し、可能な限り経費節減に努め、事前に主管担当の承認を得ること。
差出局については、主管担当と調整し、主管担当が交付する後納郵便差出票を用いて料金後納扱いで発送すること。
なお、後納郵便差出票は、本件業務の挨拶状発送のための局出し以外には、いかなる理由があっても使用しないこと。
ウ 郵便物の発送数及び郵便料金等を管理し、主管担当の指示により月次又は週次で報告すること。
エ 別記４のインバウンドコール対応において、預金者から今後挨拶状を受取りたくないとの申し出を受けた場合は、以降の発送において、発送対象者から除くこと。また、主管担当が指定した預金者について、発送対象者から除くよう主管担当から指示があった場合も、同様に対応すること。
オ 管理上、受託者側において、管理番号とは別に任意のコード等（例：二次元コード）を挨拶状に印字する場合は、主管担当の承認を得ること。
(7) 挨拶状の不着管理
発送した郵便物が、宛先不明等により還付された場合は、当該郵便物を受領し、次のとおり管理すること。また、当機構に還付された場合も、主管担当から受託者あて交付するため、同様に管理すること。ア 数量及び管理番号を取りまとめ、Microsoft 社製 Excel を用いて還付情報ファイルを作成し、主管担
当あて報告すること。
なお、別途納入する下記イのイメージデータと紐付けて管理できるようにすることとし、管理方法の詳細を主管担当あて提出し、承認を得ること。
イ 契約期間内に還付されたすべての還付郵便物の表面をスキャンし、イメージデータ（PDF ファイル等）を作成した上で、満期年度別に電子記録媒体に保存し、主管担当あて提出すること。
ウ 上記の作業終了後、還付された挨拶状については、主管担当の承認を得た上で、溶解又は断裁等の適切な方法により復元不可能な状態にして廃棄し、すべての廃棄が完了したことを証明する廃棄証明書を主管担当あて提出すること。
エ 契約期間満了後に還付された郵便物については、適宜の方法により主管担当あて返付すること。
(8) 挨拶状の返信管理
挨拶状に添付している返信用はがき又は QR コードにより回答した預金者についても、上記(7)のとおり管理すること。また、機構に還付された場合も、主管担当から受託者あて交付するので、同様に管理すること。
(9) 発送等の記録の取りまとめ
ア その月の挨拶状の発送がすべて完了したときは、発送対象の預金者を取りまとめ、上記(3)で主管担当が交付した宛先情報データに、１宛先ごとに付番された管理番号及び発送日の情報を付与し、電子記録媒体により主管担当あて提出すること。
イ 本契約における挨拶状の発送がすべて完了したときは、上記(3)で主管担当が交付した宛先情報データに、１宛先ごとに付番された管理番号、発送の有無、発送日、還付の有無、還付日、エラーデータの該当有無、上記(6)エの申し出があった預金者についてはその旨及び別記３の調査票の発送対象となった預金者についてはその旨並びに調査票回収の有無に関する情報を付加し、電子記録媒体により主管担当あて提出すること。
なお、主管担当が宛先情報データの名寄せを指示した場合は、主たる宛先の管理番号を従たる宛先の管理番号として付番するとともに、従たる宛先には名寄せにより発送対象外とした旨の情報を付加すること。
ウ 上記ア及びイのデータを提出する前に、主管担当から発送等の記録に関する照会があった場合は、速やかに対応すること。
(10) 破棄証明書の提出
本件業務終了後、委託業務において新たに取得した個人情報等のすべての破棄が完了したことを証明する破棄証明書を主管担当あて提出すること。
４ 納入成果物及び納入期限
名称 | 内容 | 数量 | 納入期限 | |
(1) | 委託業務遂行体制図 | 本件業務の遂行体制図 | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が生じる都度速 やかに |
(2) | 業務計画書 | 本件業務の業務計画書 （本件業務で使用するシステムのデータ管理対策及び個人情報保護管理対策の内容を含む。） | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が生じる都度速やかに |
(3) | 進捗報告書 | 本件業務の作業予定と実績を記載した 進捗報告書 | １部 | 主管担当が指示する報告会 の都度 |
(4) | 版下データ | 挨拶状及び封筒の版下データ（PDF フ ァイル） | １式 | 主管担当が別途指示する日 |
(5) | 資材確認票 | 挨拶状の印刷に使用する資材について 記載した書類 | １部 | 主管担当が別途指示する日 |
(6) | 挨拶状（保存分） | 挨拶状（Ａ・Ｂ）の現物 | 20 式 | 主管担当が別途指示する日 |
(7) | 発送計画データ | 挨拶状発送数の都道府県別、満期年度 別及び発送日別の取りまとめデータ | １部 | 主管担当が別途指示する日 |
(8) | 還付・返信情報ファイル | 還付郵便物及び返信用はがき（QR コードによる返信を含む）の数量並びに管理番号を取りまとめた電子ファイルを 保存した電子記録媒体 | １部 | 契約期間満了日の１週間前 |
(9) | イメージデータ | 還付郵便物及び返信用はがきをスキャンし、イメージ化（PDF ファイル等）した電子データを保存した満期年度別の 電子記録媒体 | １式 | 契約期間満了日の１週間前 |
(10) | 発送等の記録の取りまとめデータ | 発送等の記録を取りまとめた電子デー タを保存した電子記録媒体（月次） | １式 | 発送月の翌月第一週 |
発送等の記録を取りまとめた電子デー タを保存した電子記録媒体（最終） | １式 | 契約期間満了日の１週間前 | ||
(11) | 廃棄証明書 | 還付された挨拶状及び返信用はがきの すべてを復元不可能な状態で廃棄したことを証明する書類 | １部 | 廃棄完了日の１週間後 |
(12) | 破棄証明書 | 個人情報等のすべてを破棄したことを 証明する書類 | １部 | 契約期間満了日 |
添付① 令和２年度に送付した挨拶状
挨拶状Ｂ（表面） （裏面）
挨拶状Ｂ（中面（（２パターンあり））
添付② 資材確認票
（作成例）
作成年月日：令和 年 月 日
独立行政法人
郵便貯金簡易生命保険管理・郵便局ネットワーク支援機構 あて件名：郵便貯金の早期払戻し促進のための周知広報施策の委託
資 材 確 認 票
法人名 ○○○○株式会社
【印刷物：〇〇〇〇〇〇】
印刷資材 | 使用 有無 | リサイクル 適性ランク | 資材の種類 | 製造元・銘柄名 | 備考 | |
用紙 | 本文 | ○ | Ａ | 上質紙 | ○○製紙/○○ | |
表紙 | ○ | Ａ | コート紙 | ○○製紙/○○ | ||
見返し | ○ | Ａ | 上質紙 | ○○製紙/○○ | ||
カバー | ― | ― | ||||
インキ類 | ○ | Ａ | 平版インキ | ○○インキ/○○ | ||
加工 | 製本加工 | ○ | Ａ | PUR 系ホットメルト | ○○化学/○○ | |
表面加工 | ○ | Ａ | OP ニス | ○○化学/○○ | ||
その他加工 | ― | ― | ||||
その他 | ||||||
使用資材 | リサイクル適性 | 判別 |
Ａランクの資材のみ使用 | 印刷用の紙にリサイクルできます | ○ |
ＡまたはＢランクの資材のみ使用 | 板紙にリサイクルできます | |
ＣまたはＤランクの資材を使用 | リサイクルに適さない資材を使用しています |
備考）１ 資材確認票に記入する印刷資材は、最新の「リサイクル対応型印刷物製作ガイドライン」に掲載された古紙リサイクル適性ランクリストを参照すること。
２ 古紙リサイクル適性ランクが定められていない用紙、インキ類等の資材を使用する場合は、「リサイクル適性ランク」の欄に「ランク外」と記載すること。
別記２ 住所不明預金者の住所調査
１ スケジュール（予定）
令和３年 10 月 1 日（金）から令和４年９月 30 日（金）まで
別表「月別業務量（想定）」を参照し、具体的なスケジュールは、主管担当の指示に従うこと。なお、日次処理は、原則、平日とする。
２ 調査対象件数（予定）
2.5 万人（最大 3.5 万人、最小１万人）
３ 委託内容
住所不明預金者について、転居後の新住所、改姓後の新たな姓等及び挨拶状等を到着させるために必要な情報を調査する。また、新たな住所等が判明した預金者に対し別記１の挨拶状を発送する。
なお、住所不明預金者とは、機構が過去に挨拶状を発送し、不着が判明した預金者を指す。
(1) 本件業務開始前に、次の資料を主管担当あて提出し、承認を得ること。
なお、承認後に変更が生じた場合は、随時変更後のものを提出し、承認を得ること。ア 委託業務遂行体制図
イ 業務計画書（宛先情報データの管理体制を含む。）ウ 調査計画データ
(2) 本件調査に伴う問い合わせ等に対応するため、調査事務局を設置すること。
(3) 住民票の写し等の交付の請求
ア 主管担当から CD-R 又は DVD-R で交付する住所不明預金者のデータに基づき主管担当が別途指示する条件により、当該住民票を管理する自治体あて当該住所不明預金者の住民票の写し等の交付を求め、交付を受けること。
なお、当該データに対象者の重複がある場合は、重複を除いて交付を求めること。イ 主管担当が交付する住所不明預金者のデータは、次のとおり。
① 住所不明預金者に係る情報（住所、氏名及び生年月日等）の CSV ファイル又はテキストファイル
② 返送された挨拶状の宛先面をコピーした PDF ファイル
ウ 請求は、住民票等交付請求書等を自治体あて普通郵便により郵送すること等、各自治体の手続きに基づき行い、請求者は受託者とし、機構は委託元とすること。
エ 請求に当たり、主管担当が指示した資料を疎明資料として自治体あて提出すること。なお、現時点で疎明資料として想定しているのは、次のとおり。
① 機構の概要及び本件調査の趣旨等に係る説明資料
② 事前に機構が住所不明預金者に対して送付し、返送された挨拶状等の郵便物の宛先面のコピー（各預金者分）及び当該住所不明預金者に係る生年月日、預入日、満期日及び貯金の種類を記載した資料
オ 請求に当たり、同封する返信用封筒及び切手については、料金受取人払いの申請を行った封筒も可とする。
カ 自治体あて提出物（送付用封筒を含む。）は、自治体に提出する前に主管担当と協議し、記載内容及びデザイン等について承認を得ること。
なお、住所不明預金者に係る氏名等の個別情報等が異なるだけで、内容的に同一であるものについては、重ねて承認を得ることは要しない。
キ 請求先の自治体から追加資料の提出を求められた場合は、主管担当あて報告し、その指示に基づき必
要な資料を提出すること。
ク 請求後、一定期間を経過しても請求先の自治体から回答がない場合は、当該自治体に対し電話による督促を行うこと。
なお、督促までの経過期間、督促回数及び督促方法等は、主管担当と協議し、決定すること。
(4) 転居後の新住所等の調査
ア 自治体から交付を受けた住民票の写し等に基づき住所不明預金者の転居後の新住所、改姓後の新たな姓及びその他必要な情報を抽出すること。
イ 住所不明預金者について新たな住所等が判明した場合は、上記アで抽出した情報を基に、別記１の挨拶状を発送すること。
なお、当該挨拶状の管理番号は、住所不明預金者への発送であることが体系上判別できるよう作成し、主管担当の承認を得ること。また、調査の結果、預金者の死亡が判明した場合も、主管担当の指示により相続人あて挨拶状を発送すること。
項目 | 内容 |
データ形式 | Microsoft 社製 Excel |
内容 | ① 請求した自治体の市町村名 ② 住民票の写し等の交付の有無 ③ 住民票の写し等の交付を受けた場合の情報 ・ 住所・氏名変更の有無（変更がある場合は、新住所・新氏名） ・ 住民票が改製前のものであるか否か ・ 死亡、海外転出及び職権削除の有無 ・ 生年月日不一致 ・ その他参考となる情報 ④ 住民票の写しの交付を受けられなかった場合の理由（例：該当者なし、住民票等の閲覧制限や保存期間経過等） ※ 調査対象となる住所不明預金者ごとに内容が容易にわかるようにすること。 ※ ③について該当する情報が複数の場合は、各情報がわかるようにする こと。 |
データレイアウト | 主管担当と協議し、決定するレイアウト |
ウ 上記アで抽出した情報及び上記イの挨拶状の発送結果を「預金者登録住所補正データ」として暗号化し、次のとおり電子記録媒体により主管担当あて納入すること。
(5) 再調査
ア 上記(2)の調査により住所不明預金者が他の自治体に移転していることが判明した場合は、該当自治体に対し当該住所不明預金者について再調査を行うこと。
なお、再調査は、上記(3)及び(4)に準じて行うこと。
イ 再調査は、１件の住所不明預金者につき２回（年度ごと）を上限と想定し、当該上限の範囲内で具体的にどの住所不明預金者の再調査を実施するかは、主管担当の指示に従うこと。一部の住所不明預金者について、主管担当が上限を超える再調査を指示した場合は、対応すること。また、本契約前に機構が一度調査を行った住所不明預金者について、再調査を指示した場合も、対応すること。
ウ 調査中の住所不明預金者について、主管担当が調査の中止を指示した場合は、速やかに中止すること。エ 再調査は、初回の調査の結果、住所不明預金者が他の自治体に移転していることが判明してから 1 か
月以内に行うこと。
(6) 住民票の写しの廃棄
自治体から交付を受けた住民票の写し等については、別記１で挨拶状を発送するものは当該発送日から、それ以外のものは自治体からの交付日から概ね３か月を経過した時点で廃棄して差し支えない。ただし、主管担当から保管延長の指示があった場合は、対応すること。
なお、住民票の写し等の廃棄に当たっては、主管担当の承認を得た上で、溶解又は裁断等の適切な方法により復元不可能な状態で廃棄し、すべての廃棄が完了したことを証明する廃棄証明書を主管担当あて提出すること。
(7) 破棄証明書の提出
本件業務終了後、委託業務において新たに取得した個人情報等のすべての破棄が完了したことを証明する破棄証明書を主管担当あて提出すること。
(8）その他
ア 住民票の写し等の交付請求に係る各自治体が定める手数料、住民票等交付請求書等の発送及び住民票の写し等の返送に係る郵便料金代（普通郵便とする。）については、受託者が機構に代わって支払い、その実費を機構に請求することとし、当該実費は契約金額に含めないこととする。
なお、当該実費を機構に請求するときは、その金額を証明できる書類（領収書等）を提出することとするが、住民票の写し等の交付請求に係る手数料については、領収書等が大量になることが想定されるため、これに代えて受託者による証明書（手数料の合計額及びその内訳を分かるように一覧化したもの等）を提出することで差し支えない。証明書の具体的な内容については、主管担当と協議し、決定すること。また、郵便の利用に当たっては、バーコード付郵便物、区分郵便及びxx割引制度を併用し、可能な限り経費節減に努めることとし、事前に主管担当の承認を得ること。
イ 住民票の写し等の交付請求のために、機構の公印の印影を使用する必要が生じたときは、主管担当から交付する。この場合、当該印影の取扱いについて、主管担当の指示に従わなければならないものとする。
ウ 調査状況については、主管担当が指示する報告会等で報告するとともに、主管担当から調査状況に関する問い合わせがあった場合は、速やかに対応すること。
エ 請求から２か月以上経過しているにもかかわらず、自治体からの住民票の写し等の返送がない住所不明預金者がいる場合は、主管担当あて報告すること。また、調査中に自治体から苦情等の申し出を受けた場合は、速やかに主管担当あて苦情等概要及び申出者を報告すること。
オ その他、本件業務の実施等に係る詳細については、必要に応じて主管担当と協議し、決定すること。
４ 納入成果物及び納入期限
名称 | 内容 | 数量 | 納入期限 | |
(1) | 委託業務遂行体制図 | 本件業務の遂行体制図 | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が生じる都度速 やかに |
(2) | 業務計画書 | 本件業務の業務計画書 （本件業務で使用するシステムのデータ管理対策及び個人情報保護管理対策の内容を含む。） | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が生じる都度速やかに |
(3) | 調査計画データ | 調査の自治体別及び発送月別等の計 | １部 | 主管担当が別途指示する日 |
画データ | ||||
(4) | 進捗報告書 | 本件業務の作業予定と実績を記載し た進捗報告書 | １部 | 主管担当が指示する報告会 の都度 |
(5) | 調査状況報告書 | 調査状況、調査結果の統計・分析の 結果を記載した報告書 | １部 | 主管担当が指示する報告会 の都度 |
(6) | 自治体あて提出物 のデータ | 自治体あて提出書類のひな型、発送 用封筒及び返信用封筒のデータ | １式 | 主管担当が別途指示する日 |
(7) | 自治体あて提出物 （保存分） | 自治体あて提出書類のひな型、発送 用封筒及び返信用封筒の現物 | 10 式 | 主管担当が別途指示する日 |
(8) | 預金者登録住所補 正データ | 調査結果等を取りまとめた電子記録 媒体 | １式 | 契約期間満了日の１週間前 |
(9) | 廃棄証明書 | 自治体から交付を受けた住民票等の 写し等のすべてを復元不可能な状態で廃棄したことを証明する書類 | １部 | 廃棄完了日の１週間後 |
(10) | 破棄証明書 | 個人情報等のすべてを破棄したこと を証明する書類 | １部 | 契約期間満了日 |
別記３ 調査票等の印刷、発送及び回収並びに謝礼の発送
１ スケジュール（予定）
令和３年 10 月１日（金）から令和５年３月 31 日（金）まで
別表「月別業務量（想定）」を参照し、具体的なスケジュールは、主管担当の指示に従うこと。
なお、日次処理は、原則、平日（土曜日、日曜日及び国民の祝日に関する法律に規定する休日並びに 12 月
29 日から翌年１月３日までの日（土曜日、日曜日及び国民の祝日に関する法律に規定する休日を除く。）以外の日をいう。）とする。
２ 数量等（予定）
項目 | 件数見込 |
調査票等の準備・発送 | ４xx（最大６xx、最小１xx） |
謝礼の準備・発送 | 調査票発送数の 20％ |
３ 委託内容
(1) 本件業務開始前に、次の資料を主管担当あて提出し、承認を得ること。
なお、承認後に変更が生じた場合は、随時変更後のものを提出し、承認を得ること。ア 委託業務遂行体制図
イ 業務計画書
(2) 対象者の抽出
主管担当が別途指示する抽出条件・方法に従い、別記１の宛先情報データ等から調査票発送対象者を抽出すること。別記１で発送した挨拶状が還付された預金者及び別記４で今後挨拶状を受取りたくないとの申し出があった預金者は、調査対象から除外すること。
(3) 調査票等のデザイン及び版下作成
ア デザインの作成に当たり、参考とすべき資料（機構が令和２年度に送付した発送用窓付き封筒、調査への協力依頼状、調査票及び返信用封筒等）を主管担当から受領すること。
イ 上記アで受領する資料等を基に、主管担当の指示を受け、発送用窓付き封筒、調査への協力依頼 状、調査票（QRコードの開発を含む。）及び返信用封筒のデザインを作成し（ユニバーサルデザインフォントを使用すること。）、印刷に必要な版下等を作成し、主管担当の承認を得ること。
なお、版下作成は、原則としてAdobe社illustratorの主管担当が指定したバージョンを用いること。
ウ デザイン及び版下は、発送用窓付き封筒及び返信用封筒について１パターン、調査への協力依頼状及び調査票について最大２パターンを想定しており、詳細については、主管担当の指示に従うこと。 エ 制作物の仕上がり等、詳細については、主管担当と調整すること。校正（色校正を含む。）については、簡易校正により主管担当が承認するまで行い、主管担当あて初校を提出した日から２週間以内
に校正を終わらせること。
オ 完成した版下は、PDF形式のデータファイルにより主管担当あて提出すること。
品名 | 規格・寸法 | 紙質・加工等 |
発送用窓付 | ① 角形２号 | ① 紙質 |
(4) 調査票等の印刷、封筒の作成ア 仕様
き封筒 | （JIS） ② セロハン窓 （適宜の大きさ） | ・ 非塗工白封筒用紙 メートル坪量80g/㎡以上 ・ 不透明度 85％以上 ② 印刷 ・ オフセット印刷（表面カラー、裏面１色） ・ 地紋印刷 ③ 加工 ・ サイド貼又はセンター貼 ・ 表面に「<差出人>」等、この郵便物の差出人が機構であることがわかるように文言を印刷。裏面に「〈発送委託先〉 〈還付先〉」等、この郵便物の還付先が受託者であること がわかるように文言を印刷。 |
調査への協力依頼状 | Ａ４判 （JIS） | ① 紙質 ・ 上質紙(四六判70.0kg相当)、 1ページ ・ 再生利用しにくい加工が施されていないこと。 ・ 基本方針で示されている「古紙リサイクル適性ランクリスト」のＡランクの材料を使用すること。 ② 印刷 オフセット印刷（片面カラー） ③ 加工 ・ 宛先、宛先ごとの管理番号、郵便番号対応カスタマーバーコード及びその他の文言を印字 ・ 宛先及び管理番号は、発送用窓付き封筒の窓から見えるように印字すること。 ・ リサイクル適性の表示を行うこと。（日本印刷産業連合 会ホームページ参照） |
調査票 | Ａ４判 （JIS） | ① 紙質 ・ 上質紙(四六判 70.0ｋｇ相当)、20 ページ程度 ・ 基本方針で示されている「古紙リサイクル適性ランクリスト」のＡランクの材料を使用すること。 ② 印刷 オフセット印刷（両面カラー） ③ 加工 ・ 中綴じ、別記１で付番した宛先ごとの管理番号（調査票本体と最終ページの２か所を予定）を付与 ・ 最終ページに垂直ミシン目１本を施し、切取り可能とすること。最終ページは「希望する謝礼、回答者の住所氏名等」を回答者が記載するためのページとして使用するので、切取り後の当該最終ページの裏面に調査票の調査事項（質問及び回答）が含まれないようにすること。 ・ リサイクル適性の表示を行うこと。（日本印刷産業連合 会ホームページ参照） |
④ QR による回答 ・ 調査票には QR 回答も併用することから QR コードを付与すること。 | ||
返信用封筒 | 角形２号 （JIS） | ① 紙質 クラフト紙（80g/㎡以上） ② 印刷 ・ オフセット印刷（両面１色） ・ 地紋印刷 ③ 加工 ・ 二つ折り ・ 料金受取人払い印の印刷、返信先の宛先及びその他の文言を印刷 |
※ 調査への協力依頼状及び調査票の印刷に使用する資材について、基本方針に定める印刷用紙の
「判断基準」を満たす製品を使用することが困難な場合は、主管担当が承認した場合に限り、代替品の使用を認めるものとする。
イ 印刷・作成前の実施事項
(ｱ) 主管担当の指示に基づき印刷・作成に取りかかる前に、印刷原稿を主管担当あて提出すること。なお、当該校正（色校正を含む。）は、簡易校正により主管担当が承認するまで行い、主管担当
あて印刷原稿の初校を提出した日から２週間以内に校正を終わらせること。
(ｲ) 調査への協力依頼状及び調査票の印刷に使用する資材について、「資材確認票」（別記 1 添付②参照）を主管担当あて提出すること。
ウ 印刷・作成
(ｱ) 上記ア及びイに基づき調査票等を印刷し、封筒を作成すること。調査への協力依頼状には、必要に応じて主管担当が指示する情報を可変的に印字すること。
(ｲ) 作成後、初回発送を行う前に主管担当あて現物を提出し、印刷内容のチェックを受けること。 (ｳ) 主管担当によるチェック完了後の現物を主管担当あて納入すること。
エ 引抜きテスト
主管担当の指示により作成済み調査票等の引抜きテストを実施する場合があるので、対応すること。この場合、引抜きテストを実施した調査票等の再発行に対応すること。ただし、発送対象の宛先情報データにダミーデータを加え、発送すべき調査票等とともに、xxxの調査票等を作成し、当該ダミーの調査票等を引抜くことによるテストによることもできるものとする。
(5) 封入封かん処理等
調査への協力依頼状、調査票及び返信用封筒を発送用窓付き封筒に封入し、封かん処理を行うこと。
(6) 発送及び管理
ア 発送計画等の詳細を発送計画データ（過去に謝礼を発送した預金者を除く。）として主管担当あて提出し、承認を得ること。
イ 上記(5)により調査票等を封入封かん処理した封筒について、第一種郵便物（定形外郵便物）により発送すること。発送に当たっては、バーコード付郵便物、区分郵便及びxx割引制度を併用し、可能な限り経費節減に努め、事前に主管担当の承認を得ること。
差出局については、主管担当と調整することとし、主管担当が交付する後納郵便差出票を用いて料金後納扱いで発送すること。
なお、後納郵便差出票は、本件業務の挨拶状発送のための局出し以外には、いかなる理由があっても
使用しないこと。
ウ 郵便物の発送数及び郵便料金等を管理し、発送の翌月に報告すること。
エ 受託者が機構に代わって、返信用封筒に使用する料金受取人払い（後納）の承認を受けるための申請を行い、申請に必要な費用は、契約金額に含めること。返信用封筒の返信に係る郵便料金の実費は、機構が支払うため、契約金額に含めないこと。
(7) 発送等の記録の取りまとめ
ア 調査票等の発送が完了した際は、発送対象の預金者を取りまとめ、別記１で主管担当が交付した宛先情報データに１宛先ごとに付番された管理番号及び発送日の情報を付与し、電子記録媒体により主管担当あて提出すること。
イ 上記アのデータを提出する前に、主管担当から発送等の記録に関する照会があった場合は、速やかに対応すること。
(8) 調査票の受取り及び取りまとめ等
ア 返信のあった返信用封筒を受取ること。
イ 返信用封筒に同封されている調査票を取りまとめ、宛先ごとの管理番号、回答者の住所氏名及び調査票の回収の有無等を集計した調査票回収一覧のデータ（Microsoft 社製 Excel）を作成し、主管担当あて提出すること。
ウ 調査票を最終ページと調査票本体とに切分け、それぞれを取りまとめ、主管担当あて納入すること。納入の頻度やタイミングは、主管担当と調整すること。
（9）QR コードによる回答者をとりまとめ等
ア 回答者の管理番号、住所氏名及び回答結果を Microsoft 社製 Excel に取りまとめ、主管担当あて納入すること。
(10) 謝礼発送用窓付き封筒等のデザイン及び版下作成
ア デザインの作成に当たり、参考とすべき資料（機構が令和２年度に送付した謝礼発送用窓付き封筒及び挨拶状等）を主管担当から受領すること。
イ 上記アで受領する資料等を基に、主管担当の指示を受け、謝礼発送用窓付き封筒及び挨拶状のデザインを作成し（ユニバーサルデザインフォントを使用すること。）、印刷に必要な版下を作成し、主管担当の承認を得ること。
なお、版下作成は、原則としてAdobe社illustratorの主管担当が指定したバージョンを用いること。
ウ デザイン及び版下は１パターンを想定しており、詳細については、主管担当の指示に従うこと。 エ 制作物の仕上がり等、詳細については、主管担当と調整すること。校正（色校正を含む。）につい
ては、簡易校正により主管担当が承認するまで行い、主管担当あて初校を提出した日から２週間以内に校正を終わらせること。
オ 完成した版下は、PDF形式のデータファイルを主管担当あて提出すること。
品名 | 規格・寸法 | 紙質・加工等 |
挨拶状 | 適宜の大きさ （1 ページ） | ① 紙質 ・ 上質紙(四六判 70.0ｋｇ相当) ・ 基本方針で示されている「古紙リサイクル適正ランクリスト」のＡランクの材料を使用すること |
(11) 挨拶状等の印刷、封筒の作成ア 仕様
② 印刷 オフセット印刷（片面カラー） ③ 加工 ・ 宛先、宛先ごとの管理番号、郵便番号対応カスタマーバーコード及びその他の文言を印字 ・ 宛先及び管理番号は、発送用窓付き封筒の窓から見えるように印字すること。 ・ リサイクル適性の表示を行うこと。（日本印刷産業連 合会ホームページ参照） | ||
謝礼発送用窓付き封筒 | ①長形３号 （JIS） ②セロハン窓 （適宜の大きさ） | ① 紙質 ・ 非塗工白封筒用紙 メートル坪量80g/㎡以上 ・ 不透明度 85％以上 ② 印刷 ・ オフセット印刷(表面カラー、裏面１色) ・ 地紋印刷 ③ 加工 表面右下部に「<差出人>」等、この郵便物の差出人が機構であることがわかるように文言を印刷。裏面に「〈還付先〉」等、郵便物の還付先が受託者であることがわかるように文言を印刷。 |
※ 挨拶状の印刷に使用する資材について、基本方針に定める印刷用紙の「判断基準」を満たす製品を使用することが困難な場合は、主管担当が承認した場合に限り、代替品の使用を認めるものとする。
イ 印刷・作成前の実施事項
(ｱ) 主管担当の指示に基づき印刷・作成に取りかかる前に、印刷原稿を主管担当あて提出すること。 なお、当該校正（色校正を含む。）は、簡易校正により主管担当が承認するまで行い、主管担当あ
て印刷原稿の初稿を提出した日から２週間以内に校正を終わらせること。
(ｲ) 挨拶状の印刷の使用する資材について、「資材確認票」（別記 1 添付②参照）を主管担当あて提出すること。
ウ 印刷・作成
(ｱ) 上記ア及びイに基づき挨拶状等を印刷し、封筒を作成すること。
(ｲ) 作成後、発送を行う前に主管担当あて現物を提出し、印刷内容の確認を受けること。 (ｳ) 主管担当による確認完了後の現物を主管担当あて納入すること。
(12) 謝礼品の準備
ア 調査票の回答において、回答者が選択した謝礼品を必要数購入すること。謝礼品の種類は、500 円相当の図書カード又は QUO カード（カード入れを含む。）を想定しているが、詳細については、主管担当の指示によること。
なお、xxxの購入代金は、主管担当が実費を支払うこととし、契約金額に含めないが、カード入れに封入する等の付随作業に係る費用が発生する場合は、契約金額に含めるものとする。また、当該実費を機構に請求する際は、その金額を証明できる書類（領収書等）を主管担当あて提出すること。
イ 直前の発送停止等により購入後の謝礼に余剰が生じた場合は、主管担当あて交付すること。
(13) xxxの封入封かん処理等
挨拶状及び謝礼品を謝礼発送用窓付き封筒に封入し、封かん処理を行うこと。
(14) 謝礼の発送及び管理
ア 主管担当から別途謝礼の発送対象者のリストを交付するので、上記(13)により封入封かん処理した謝礼について、特定記録郵便（可能な限り「単割 300」を利用すること。）により発送すること。
差出局については、主管担当と調整することとし、主管担当が交付する後納郵便差出票を用いて料金後納扱いで発送すること。
なお、後納郵便差出票は、本件業務の挨拶状発送のための局出し以外には、いかなる理由があっても使用しないこと。
イ 郵便物の発送数及び郵便料金等を管理し、発送の翌月に報告すること。
(15) 調査票、謝礼の不着管理
ア 発送した郵便物が宛先不明等により還付された場合は、当該郵便物を受領し、主管担当あて管理番号及び還付理由を報告すること。
イ 還付された郵便物が調査票等であった場合は、主管担当の承認を得た上で、速やかに溶解又は断裁等の適切な方法により復元不可能な状態にして廃棄し、すべての廃棄が完了したことを証明する廃棄証明書を主管担当あて提出すること。また、還付された郵便物が謝礼であった場合は、封かんされている状態のまま、主管担当あて交付すること。
ウ 契約期間満了後に還付又は返信された郵便物は、適宜の方法により主管担当あて返付すること。
(16) 破棄証明書の提出
本件業務終了後、委託業務において新たに取得した個人情報等のすべての破棄が完了したことを証明する破棄証明書を提出すること。
４ 納入成果物及び納入期限
名称 | 内容 | 数量 | 納入期限 | |
(1) | 委託業務遂行体制図 | 本件業務の遂行体制図 | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が 生じる都度速やかに |
(2) | 業務計画書 | 本件業務の業務計画書 （本件業務で使用するシステムのデータ管理対策及び個人情報保護管理対策の内容を含む。） | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が生じる都度速やかに |
(3) | 進捗報告書 | 本件業務の作業予定と実績を記載したx x報告書 | １部 | 主管担当が指示する 報告会の都度 |
(4) | 調査票等の版下データ | 発送用窓付き封筒、調査への協力依頼状、調査票調査票及び返信用封筒の版下デー タ（PDF ファイル） | １式 | 主管担当が別途指示する日 |
(5) | 調査票等の資材確認 票 | 調査への協力依頼状及び調査票の印刷に 使用する資材について記載した書類 | １部 | 主管担当が別途指示 する日 |
(6) | 調査票等（保存分） | 発送用窓付き封筒、調査への協力依頼状、 調査票調査票及び返信用封筒の現物 | 10 式 | 主管担当が別途指示 する日 |
(7) | 発送等の記録を取り まとめ | 調査票等の発送等の記録を取りまとめた データ | １式 | 発送日から７日以内 |
(8) | 調査票回収一覧 | 宛先ごとの管理番号、回答者の住所氏名、 | １式 | 主管担当が別途指示 |
調査票の回収の有無等を集計した Excel データ | する日 | |||
(9) | 回答済み調査票 | 回答のあった調査票（本体、最終ページの み） | １式 | 主管担当が別途指示 する日 |
(10) | 挨拶状等の版下デー タ | 挨拶状及び謝礼発送用窓付き封筒等の版 下データ（PDF ファイル） | １式 | 主管担当が別途指示 する日 |
(11) | 挨拶状の資材確認票 | 挨拶状の印刷に使用する資材について記 載した書類 | １部 | 主管担当が別途指示 する日 |
(12) | 挨拶状等（保存分） | 挨拶状及び謝礼発送用窓付き封筒の現物 | ５式 | 主管担当が別途指示 する日 |
(13) | 廃棄証明書 | 還付された調査票等のすべてを復元不可 能な状態で廃棄したことを証明する書類 | １部 | 廃棄完了日の１週間 後 |
(14) | 破棄証明書 | 個人情報等のすべてを破棄したことを証 明する書類 | １部 | 契約期間満了日 |
別記４ インバウンドコール対応
１ スケジュール（予定）
令和３年 11 月 1 日（月）※から令和５年３月 31 日（金）まで
※ 契約以降、速やかに 10 月 31 日（日）の間に、主管担当が指定する電話番号と契約すること。別表「月別業務量（想定）」を参照し、具体的なスケジュールは、主管担当の指示に従うこと。
なお、日次処理は、原則、平日とする。ただし、契約期間満了日の概ね２か月前からは、主管担当の指示により自動音声対応とする場合もある。
２ コールセンターの要件
(1) 運用要件
ア 設置場所等
(ｱ) 日本国内とし、受託者が用意すること。
(ｲ) 対応記録等作成のため、パソコン等機器が用意できること。 (ｳ) 受電環境が備わっていること。
(ｴ) 運営にあたる要員（オペレーター及びスーパーバイザー（以下「SV」という。）等）が使用する十分なパソコンの台数及び席数等が整っていること。
イ オペレーターによるインバウンドコール対応日及び対応時間（予定） (ｱ) 対応日
毎週月曜日から金曜日（祝日は除く。） (ｲ) 対応時間
午前９時から午後５時まで
なお、上記以外の時間は、時間外である旨の自動音声により応答し、時間外入電数を時間帯ごとにカウントすること。
ウ 想定受付件数
８千件（挨拶状発送数・調査票発送数の約１％）エ 品質管理
指標名 | 目標値 | 定義（計算式） |
応答率 | １週間平均 85％ | コールセンター対応時間内に着信した電話に対して応答した率 （応答件数÷時間内入電数） |
完了率 | １週間平均 85％ | 一度の電話の応答で照会者の問い合わせ等が解決した件数の率 （完了件数÷応答件数） |
(ｱ) 受託者は、コールセンターの運営に当たり、一定の品質を確保するため、次の指標を目標値として、目標を達成するよう努めること。
(ｲ) 各指標の達成状況を確認し、SV 及びオペレーターの人数・配置等が適正かどうかを評価し、SV 及びオペレーターの人数並びに配置等を必要に応じて柔軟に変更すること。
(ｳ) 目標値を達成できない状況となった場合は、PM より主管担当あて改善案を報告し、主管担当の承認を得た上で実施すること。
(ｴ) トラブル事案に関しては、発生理由、対応及び後処理の問題点を検証し、発生防止対策の検討を行い、主管担当あて報告すること。
オ 電話回線
(ｱ) 一般電話、公衆電話回線又は携帯電話・PHS からの照会は、フリーダイヤルで受付け、それ以外の
電話回線（IP 電話、自動車電話、衛星携帯、又は船舶電話等）からの照会は一般電話回線（照会者が通信料を負担。）で受付けること。
なお、フリーダイヤルの電話番号は、主管担当が指定する番号を受託者において使用する準備をすること。また、一般電話回線（発信用）は、受託者において番号を指定して準備すること。
(ｲ) 受電したとき又は下記３(4)アにおいて電話をかけるときに発生する通話料金は、主管担当が実費を支払うこととし、契約金額に含めない。受託者は、通信会社への支払い後に機構に実費を請求することとし、請求の際は、その金額を証明できる書類（領収書等）を提出すること。
それ以外に発生した費用は、すべて受託者が負担すること。
なお、フリーダイヤルボリューム割引を活用する等、可能な限り経費節減に努め、事前に主管担当の承認を得ること。
(ｳ) 挨拶状発送の終了等によりコールセンターへの入電数が極小となり、主管担当においてコールセンターの設置が不要と判断した場合は、主管担当の指示により本件業務終了までの間、自動アナウンスにより主管担当が指定した誘導文言及び電話番号等を案内すること。この場合、事前に誘導文言案を作成し、主管担当の承認を得ること。
(2) 要員要件 ア 要員体制
(ｱ) オペレーターは専任とし、その他に SV（管理者）及び統括管理者を配置すること。なお、統括管理者と SV の兼任は可とする。
(ｲ) 受電状況やオペレーターの退職等に備えて、要員の補充が容易な体制を構築していること。
(ｳ) 業務を実施する事業所内にシステム専門の部署を有しており、業務上のシステムトラブルに速やかに対応可能であること。
x 要員に求める能力
(ｱ) オペレーターは、マニュアルに従って問合せに対し回答できる（回答できない事案は、SV の指示を仰ぐ等して対応する）ほか、次の要件を満たす者とすること。
① 一般常識を持ち、対応マナーが優れていること
② コールセンターの対応業務に必要とされる能力（キーボード入力、日本語の語学力及び協調性等）を有すること
③ 電話対応に関する研修を受けていること
④ 個人情報保護に関する研修を受けていること
(ｲ) SV は、オペレーターを管理・指導し、コールセンターの質を適正に保つことができる、次の要件を満たす者とすること。
① SV としての実務経験が３年以上あること
② 一般常識を持ち、対応マナーが優れていること
③ オペレーターで対応できない問合せに自ら適切に対応できること
④ コールセンターの対応業務に必要とされる能力（キーボード入力、日本語の語学力及び協調性等）を有すること
⑤ 個人情報保護に関する研修を受けていること
(ｳ) 統括管理者は、コールセンター運営全体を統括し、適切な業務運行を確保することができ、統括管理者としての実務経験が３年以上ある者とすること。
３ 委託内容
(1) 本件業務開始前に、次の資料を主管担当あて提出し、承認を得ること。
なお、承認後に変更が生じた場合は、随時変更後のものを提出し、承認を得ること。
ア 委託業務遂行体制図（主管担当⇔PM⇔コールセンター間、コールセンター内及び挨拶状発送業務担当
⇔コールセンター担当の各連絡体制を含む）イ 業務計画書
ウ 従業員名簿（従業員の氏名、役割（オペレーター・SV・統括管理者の別）及び役割に対応した経験年数を記載）
(2) 受電業務マニュアルの作成
ア 全オペレーターに案内内容の統一を図るため、トークスクリプト（基本的な対話台本）等を記載した受電業務マニュアルを作成した上で主管担当あて提出し、承認を得ること。
なお、過去の受電対応に関するトークスクリプト及び対話記録等を主管担当から交付するので、参考とすること。
イ 運用開始後、インバウンドコールの内容等を踏まえ、必要に応じて受電業務マニュアルの修正を行うこと。この場合、修正案を事前に主管担当あて提出し、承認を得ること。
ウ 上記ア又はイの承認後、受電業務マニュアルを主管担当あて納入すること。
(3) インバウンドコールシステムの整備
コールセンター業務上で必要となるシステムの整備がある場合は、受託者において行うものとする。
(4) インバウンドコール対応
ア 挨拶状等を送付した預金者等からの照会に回答すること。
なお、回答の際に即答できない場合等、やむを得ず、照会者に折り返しての電話回答する必要がある場合にも、対応すること。また、過去に機構が発送した挨拶状に関する照会等、主管担当が別に指示する内容の照会があった場合にも、対応すること。
イ 主管担当から、照会者に対する聞き取り（名義人との関係や居住地域等、照会者の属性に関する内容）を指示する場合があるので、その場合、オペレーターは回答終了後、会話の内容等を踏まえ、可能な範囲で聞き取りを行うこと。
ウ 本件以外の郵便貯金並びにゆうちょ銀行の貯金及びサービスに係る照会については、株式会社ゆうちょ銀行コールセンターの電話番号等を伝えて誘導することを想定しているが、具体的な対応方法については、主管担当と協議すること。
エ 通話内容を録音し、録音している旨が照会者に分かるようにアナウンスをすること。
オ 録音した通話内容は、Windows Media Player 等で通話内容が確認できるようにしておくこと。また、通話内容は下記４で報告する対応記録と紐付けて管理し、主管担当が個別の照会者に関する録音の提出を求めた場合は、原則として当日中又は翌営業日までに当該録音を提出すること。
なお、受託者が保管している録音は、本件業務終了後、主管担当の承認を得た上で破棄すること。
(5) 挨拶状送付を拒否された場合の対応
照会者から、挨拶状を今後受取りたくないとの申し出があった場合は、名義人名及び挨拶状の管理番号等を聞き取った上で、速やかに挨拶状発送を停止すること。
(6) オペレーターへの指導教育、研修
SV は、オペレーターの対応記録、SV にエスカレーションした際の照会者の申告内容及び SV が見聞きしたオペレーターの対応状況等を踏まえ、オペレーターによる対応に改善すべき事項がある場合は、オペレーターを指導し、改善させること。また、品質向上に関する研修を定期的に実施するとともに、その研修の記録を作成して保管し、主管担当の求めがあった場合は、提出すること。
(7) インバウンドコール対応等の記録と報告
受電内容については、日時、貯金の名義人名、照会者名、照会者属性、挨拶状の管理番号、照会区分、
照会内容（要点）、回答内容（要点）、完了・未完了の別及び対応者等を対応記録として記録し（特に注意を要する対応がある場合は、そのことがxxして分かるように記録すること。）、主管担当が別途定める方法により報告すること。
なお、記録の様式案を作成し、事前に主管担当の承認を得ること。
４ 報告
(1) 日次報告及び月次報告
日次報告はメール等、月次報告は報告会の開催を基本とするが、具体的な報告方法については、主管担当と協議し、決定すること。
なお、報告内容は次のとおり。
日次報告 | 時間内入電数、応答件数、応答率、完了件数、完了率、１件当たりの平均通話時間及び対応記録 |
月次報告 | 月間時間内入電数、月間時間外入電数、月間応答件数（日別、曜日別、時間帯別、照会区分別及び内容別）、月間応答率、月間完了件数、月間完了率、月間１件当たりの平均通話時間、月間対応記録（対応完了まで複数日を要した場合は、その履歴が分かるように記録 すること）、業務改善提案、挨拶状発送数と総入電数を対比したグラフ |
(2) クレームに係る報告
主管担当に引継いで対応すべきもの、誤った説明をしたもの、機構の社会的評価に重大な影響を及ぼすおそれのあるもの及びその他急を要するものが発生した場合は、遅滞なく主管担当あて報告し、主管担当の指示に従って対応すること。
(3) 上記(1)及び(2)のほか、主管担当が個別の照会者の対応記録等の報告を求めたときは、速やかに対応すること。
５ 破棄証明書の提出
本件業務終了後、委託業務において新たに取得した個人情報等のすべての破棄が完了したことを証明する破棄証明書を提出すること。
６ 納入成果物及び納入期限
名称 | 内容 | 数量 | 納入期限 | |
(1) | 委託業務遂行体制図 | 本件業務の遂行体制図 | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が生じる都 度速やかに |
(2) | 業務計画書 | 本件業務の業務計画書 （本件業務で使用するシステムのデータ管理対策及び個人情報保護管理対策の内容を含む。） | １部 | 契約締結後１週間以内及び内容に変更が生じる都 度速やかに |
(3) | 従業員名簿 | 当該業務に従事する従業員名簿 | １部 | コールセンター業務開始 前営業日まで |
(4) | 受電業務マ ニュアル | トークスクリプト等を記載したマニュアル | １部 | 業務開始２営業日前まで |
(5) | 進捗報告書 | 本件業務の作業予定と実績を記載した進捗報告 書 | １部 | 主管担当が指示する報告 会の都度 |
(6) | 日次報告 | 内容は、上記４(1)を参照（電子データ） | １部 | 翌営業日正午まで |
(7) | 月次報告 | 内容は、上記４(3)を参照（電子データ） | １部 | 翌月の報告会まで |
(8) | 破棄証明書 | 個人情報等のすべてを破棄したことを証明する 書類 | １部 | 契約期間満了日 |