③ユーザーID に付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。

個人情報及びマイナンバー保護規程

株式会社エムエムインターナショナル

第1章 総則

第 1 条（目的）

本規程は「個人情報の保護に関する法律」（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）に基づき、当社が保有している個人情報（委託されている個人情報を含む。）、及び「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成２５年法律第２７号。以下「マイナンバー法」という。）ならびに「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（平成 26 年 12 月 11 日特定個人情報保護委員会、以下「個人情報ガイドライン」という。）に基づき、当社の取扱う特定個人情報等の適切な取り扱いを確保するために定めるものである。

第 2 条（定義）

本規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、本規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。

① 個人情報

生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（当社内の通常の作業範囲において組織的・経済的に相互に情報交換が行われている場合等、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。但し、特定個人情報（本条第 3 号）における個人情報は、生存する個人に関するものに限らない。

② 個人番号（マイナンバー、住民票を有する全ての人に割り当てられる 12 桁の番号）マイナンバー法第 7 条 1 項または第 2 項の規程により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係わる者を識別するために指定されるものをいう。

③ 特定個人情報

個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む個人情報（生存する個人に関するものに限らない。）をいう。

④ 特定個人情報等

個人番号と特定個人情報を併せたものをいう。

⑤ 個人情報データベース等

個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報についてコンピュータ

を用いて検索できるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして、「個人情報の保護に関する法律施行令」（平成 15 年政令第 507 号。以下「個人情報保護法施行令」という。）で定めるものをいう。

⑥ 個人情報ファイル

個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。

⑦ 特定個人情報ファイル

個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

⑧ 個人データ

個人データベース等を構成する個人情報をいう。

⑨ 保有個人データ

当社が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの、または 6 ヶ月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

⑩ 個人番号利用事務

行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者がマイナンバー法第 9 条第 1 項または第 2 項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する業務をいう。

⑪ 個人番号関係事務

マイナンバー法第 9 条第 3 項の規程により、個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

⑫ 個人番号利用事務実施者

個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部または一部の委託を受けたものをいう。

⑬ 個人番号関係事務実施者

個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部または一部の委託を受けた者をいう。

⑭ 個人情報取扱事業者

個人情報データベース等を事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）であって、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。）の合計が過去 6 か月以内のいずれの日においても

5,000 を超えない者以外の者をいう。

⑮ 個人情報取扱事業者でない個人番号取扱事業者

特定個人情報ファイルを事業の用に供している個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施者であって、国の機関、地方公共団体の機関、独立行政法人等及び地方独立行政法人以外のもの（マイナンバー法第 31 条）から、⑭の個人情報取扱事業者を除いた者をいう。

⑯ 取得

集める意思を持って自己の占有化に置くこと。例えば、従業員等から個人番号を記載したメモを受け取ること、従業員などから聞き取った個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書きとること、プリントアウトすること等をいう。一方、特定個人情報の提示を受けただけでは、「収集」に当らない。

⑰ 保管

書類等を預かって、傷つけたり失ったりしないように原本を保存・管理すること。

⑱ 従業員等

当社の組織内にあって直接または間接に当社の指揮監督を受けて当社の業務に従事している者をいい、雇用関係にある従業者（正社員、契約社員、執行役員、パート社員、アルバイト社員等）のみならず、当社との間の雇用関係にない者

（取締役、監査役、派遣社員等）を含む。

⑲ 特定個人情報の取扱い

特定個人情報の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託、及び廃棄・消去をいう。

第 3 条（適用範囲）

本規程は、当社、従業員等及び次条に定める事務の取扱いにかかる従業員等以外の個人に適用する。

2．本規程は、当社が取り扱う個人情報及び特定個人情報等を対象とする。

第 4 条（当社が個人番号を取扱う事務の範囲）

当社が個人番号を取扱う事務の範囲は次のとおりとする。

①従業員等（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務	給与所得・退職所得の源泉徴収票に関する事務
	扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼 給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
	個人住民税に関する事務
	財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関するx x書、届出書および申込書作成事務
	雇用保険届出事務
	労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
	健康保険・厚生年金保険に関する事務
②従業員等の配偶者に係る 個人番号関係事務	国民年金の第 3 号被保険者の届出事務
③従業員等以外の個人に係る個人番号関係事務	報酬・料金等の支払調書作成事務
	配当・剰余金の分配および基金利息の支払調書x x事務
	不動産の使用料等の支払調書作成事務
	不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

第 5 条（当社が取り扱う特定個人情報等の範囲）

前条において、当社が個人番号を取扱う事務に使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は次のとおりとする。

① 従業員等（扶養家族および第 3 号被保険者たる配偶者を含む。）または従業員等以外の個人の個人番号、氏名、生年月日及び住所

② 従業員等または従業員等以外の個人から、マイナンバー法第 16 条に基づく本人確 認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）およびこれらの写し

③ 当社が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え

④ 当社が法定調書を作成するうえで従業員等または従業員等以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等

⑤ その他個人番号と関連づけて保持される情報

２．第 1 項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

第２章 安全管理措置

第 1 節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置

第 6 条（特定個人情報等の安全管理措置）

特定個人情報等の安全管理措置に係わる管理体制を次のとおりとする。

① 当社は、管理部を特定個人情報等の管理を行う責任部署とする。

② 当社は、管理部長を事務取扱責任者とする。事務取扱責任者は、特定個人情報等が本規程に基づき適正にとり扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

③ 事務取扱担当者は、管理部長以外の管理部の従業員等および各部署において個人番号が記載された書類等を受領する担当者とする。

④ 事務取扱責任者は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教👉訓練、安全対策の実施ならびにxxxx等の措置を実施する責任を負う。

⑤ 事務取扱責任者は、次の業務を所管する。

（１） 本規程および委託先の選定基準の承認および周知

（２） 特定個人情報等の安全管理に関する教👉・研修の企画

（３） その他当社全体における特定個人情報等の安全管理に関すること

（４） 特定個人情報等の利用申請の承認および記録等の管理

（５） 管理区域および取扱い区域の設定

（６） 特定個人情報等の取扱い区分および権限についての設定および変更の管理

（７） 特定個人情報等の取扱状況の把握

（８） 委託先における特定個人情報等の取扱状況等の監督

（９） 特定個人情報等の安全管理に関する教👉・研修の実施

（１０） その他当社における特定個人情報等の安全管理に関すること

２．事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱いに関する業務に従事する際、マイナンバー法および個人情報保護法ならびにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程およびその他の社内規程ならびに事務取扱責任者の指示した事項に従 い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

３．事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、マイナンバー法もしくは個人情報保護法またはその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、本規程またはその他の社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合、速やかに事務取扱責任者に報告するものとする。

４．各部署において個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類等につき返 還、保管、廃棄、消去その他の処理をすることとし、自分の手元に個人番号を残してはならないものとする。

第 7 条（源泉徴収票等の作成に係わる事務）

個人事業主等の取引先に関する源泉徴収票、支払調書等の法定調書を作成する場合の事務は、管理部を責任部署とする。但し、それ以外の従業員等に関する事務に ついては、第 6 条に従うものとする。

２．前項の場合の事務取扱責任者は、管理部長とする。

第 8 条（特定個人情報等漏えい事案等への対応）

事務取扱責任者は、特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損による事故（以下「漏えい事案等」という）が発生したことを知った場合またはその可能性が高いと判断した場合は、本規程に基づき、適切に対処するものとする。

２．事務取扱責任者は、代表取締役および代表取締役が指名する者と連携して漏えい事案等に対応する。

３．事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨および調査結果を代表取締役に報告し、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。

４．事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生した場合、特定個人情報保護委員会および所管官庁に対して必要な報告を速やかに行う。

５．事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。

６．事務取扱責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。

７．事務取扱責任者は、他社における漏えい事故等を踏まえ、類似事例の再発防止の為に必要な措置の検討を行うものとする。

８．事務取扱責任者は、漏えい事案等への対応状況の記録を定期的に分析するものとする。

第 9 条（苦情等の対応）

事務取扱担当者は、マイナンバー法、個人情報保護法、特定個人情報保護ガイドラインまたは本規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を事務取扱責任者に報告する。報告を受けた事務取扱責任者は、適切に対応するものとする。

第 10 条（取扱状況の確認並びに安全管理措置の見直し）

事務取扱責任者は、定期的にまたは臨時に特定個人情報の運用状況の記録および特定個人情報ファイルの取扱状況の確認を実施しなければならない。

２．事務取扱責任者は、前項の確認の結果および前条の監査の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直しおよび改善に取り組むものとする。

第 2 節 物理的安全管理措置

第 11 条（特定個人情報等を取り扱う区域の管理）

当社は特定個人情報ファイルを取扱う情報システムを管理する区域（以下「管理区域」という。）および特定個人情報等を取扱う事務を実施する区域（以下「取扱区 域」という。）を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。

① 管理区域

入退室管理および管理区域へ持ち込む機器および電子媒体等の制限を行うものとする。

② 取扱い区域

可能な限り壁または間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。

第 12 条（機器および電子媒体等の盗難等の防止）

当社は管理区域および取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するために、次の各号の掲げる措置を講じる。

① 特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体または書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

② 特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

第 13 条（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）

当社は特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等の持出し（特定個人情報等を、管理区域または取扱い区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等も含まれる。）は、次に掲げる場合を除き禁止する。

① 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合

② 行政機関等へ法定調書の提出等、当社が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータまたは書類を提出する場合

２．前項により特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等の持出しを行う場合には、必要に応じて以下の安全策の全部又は一部を講じるものとする。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政期間等が指定する提出方法に従うものとする。

① 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法

（１） 持出しデータの暗号化

（２） 持出しデータのパスワードによる保護

（３） 施錠できる搬送容器の使用

（４） 追跡可能な移送手段の利用（源泉徴収票等を従業員等に交付するためにあたっては、配達記録、書留郵便や本人確認郵便で送付する。）

② 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法

（１） 封緘、目隠しシールの貼付（各部署の事務取扱担当者から人事部または経理部の事務取扱担当者に特定個人情報等が記載された書類等を移送する場合を含 む。）

第 14 条（廃棄・削除段階における物理的安全管理措置）

特定個人情報の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりとする。

①事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能な程度の裁断、自社または外部の消却場での焼

却・溶解等の復元可能な手段を用いるものとする。

②事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器および電子媒体等を廃棄する場合、専用データ削除ソフトウェアの利用または物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。

③事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号または一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。

④特定個人情報等を取扱う情報システムにおいては、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後 1 年以内に個人番号を削除するよう情報システムを構築するものとする。

⑤個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後 1 年以内に廃棄をするものとする。

２．事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、または電子媒体等を廃棄した場合には、削除または廃棄した記録を保存するものとす

る。

削除・廃棄の記録として、特定個人情報ファイルの種類・名称・責任者・取扱部

署、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。

３．事務取扱責任者または事務取扱担当者は、第 4 条に定める範囲の事務を外部委託した場合、廃棄証明書の交付を受けるなどの方法により、外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。

第 3 節 技術的安全管理措置

第 15 条（アクセス制御・アクセス者の識別と認証）

当社における特定個人情報等へのアクセス制御およびアクセス者の識別と認証は次のとおりとする。

①個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。

②特定個人情報ファイルを取扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。

③ユーザーID に付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。

２．特定個人情報を取扱う情報システムは、ユーザーID、パスワード、磁気、IC カード

等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証するものとする。

第 16 条（外部からの不正アクセス等の防止）

当社は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護するものとする。

①情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。

②情報システムおよび機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソウトウェア等）を導入する方法。

③導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法。

④機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。

⑤ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する方法。

第 17 条（情報漏えい等の防止）

当社は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、以下の各方法により、通信経路における情報漏えい等および情報システムの保存されている特定

個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。

①通信経路における情報漏えい等の防止策通信経路の暗号化

②情報システムの保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策データの暗号化またはパスワードによる保護

第 4 節 個人情報の管理体制

第 18 条（個人情報の管理体制）

当社は、特定個人情報等に該当しない個人情報については、その保護に関して以下のとおり管理体制を設け、その取得、利用、保管から廃棄に至るまで適用するものとする。

①個人情報の保護に関する総責任者として個人情報保護管理責任者を置き、管理部部長がこれにあたる。

個人情報保護管理責任者は以下の業務を所管する。

（１）個人データの安全管理に関する規程及び委託先の選定基準の承認及び周知

（２）個人情報保護管理者及び「本人確認に関する情報」の管理者の任命

（３）個人情報保護管理者からの報告聴取と助言・指導

（４）個人データの安全管理に関する教👉・研修の企画指導

（５）その他当社全体における個人データの安全管理に関する事項

（６）取締役会への個人情報保護管理状況の報告

②個人情報保護管理に関する事務局を経営管理部に置き、1 名以上を兼任させる。

第 3 章 個人情報及び特定個人情報等の取得

第 19 条（個人情報及び特定個人情報等の適正な取得）

当社は、特定個人情報に該当しない個人情報の取得については業務上必要な範囲内 で、特定個人情報等の取得についてはマイナンバー法に定める範囲内で、適正かつ適法な手段により行う。

第 20 条（特定個人情報等の利用目的）

当社における従業員等または第三者から特定個人情報等の利用目的は、第 4 条に掲げる個人番号を取扱う事務の範囲とする。

第 21 条（個人情報の利用目的）

当社は、特定個人情報に該当しない個人情報を以下の利用目的で取得・保有し利用する。

① 当社が行う事業の取引先に対する契約書、計算書等契約に係る各種の連絡・案 内、見積者、提案書等の案内およびこれらに関連した連絡・案内（挨拶上の送付を含む。）のため。

② 金融機関との取引に関して行う連絡・案内・（挨拶状の送付を含む。）のため。

③ 設備、使用機器、備品、事務用品等の購入、管理、保守・点検、納入等会社運営上の取引に関した連絡・案内（挨拶状の送付を含む。）のため。

③ 前各号に定める取引に関する取引上の判断及びその管理・処理のため。

④ 前各号の定めるほか、当社が行う事業を適切かつ円滑に履行するため。（適切な業務の遂行に必要な範囲で第三者に提供することを含む。）

⑥ 他の事業者から個人情報の処理を委託された場合において、委託された当該業務を、適切に遂行するため。

⑦ 当社へ入社を希望する個人から得る採用に関して利用する基礎資料としての情報について、採用活動及びこれに伴う連絡・案内等のため。

⑧ 当社における従業員の雇用管理情報については、人事異動、表彰等、教👉研修の実施、業務上の連絡等の人事管理のため、（適切な業務の遂行に必要な範囲で第三者に提供することを含む）

第 22 条（個人情報の利用目的の変更）

当社は、特定個人情報に該当しない個人情報につき、前条の利用目的を次の理由のより変更する場合には、あらかじめ当該個人情報の本人の同意を得るものとする。

① 利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱おうとするとき。

② 合併その他の事由により、他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合において、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱おうとするとき。

２．但し、つぎの場合には本人の同意なく変更することができる。

① 変更する利用目的が、変更前の利用目的と社会通念に照らし合理的な関連性を有すると認められるとき。

② 個人情報の保護に関する法律その他の法令に別段の定めのあるとき。

３．第１項の同意および第 24 条の同意は、原則として書面（電子的方式、磁気的方

式、その他、人の知覚によっては認識することの出来ない方式で作られる記録を含

む。）によらなければならず、それが不可能な場合も、事後に、同意した事実が確認できる方法によることとする。

４．第１項の同意及び第 24 条の同意につき、あらかじめ作成された同意書面を用いる場合は、次の方法によることとする。

① 同意内容を理解した上で同意がなされるよう、同意書面の文字の大きさ及び文章の表現などに配慮し、個人情報の取扱に関する条項が他の文章と明確に区分されるようにすること。

② 同意書面に確認欄を設け、本人の署名または押印を得ること。

第 23 条（個人情報の利用目的の通知・公表・明示）

当社は、特定個人情報に該当しない個人情報を取得した場合には、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、適切な方法により本人に通知し、または公表するものとする。

２．本人との間で契約を締結すること等に伴い、本人から直接書面（電子的法式・磁気的方式等による記録を含む。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合に

は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示するものとする。

３．与信事業に際して個人情報を取得する場合には、利用目的について本人の同意を得ることとする。なお、個人信用情報機関に情報を提供するときは、それを利用目的として明示し、本人の同意を得るものとする。

４．人の生命、身体または財産の保護のための緊急に必要がある場合は、明示および同意を要しないものとする。

５．第 22 条「利用目的の変更」の「変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲」を超えない利用目的の変更を行った場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、または公表するものとする。相当の関連性の有無は事務取扱責任者の判断によるものとする。

６．次の場合においては、通知、公表、明示、同意を要しないものとする。

① 利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

② 利用目的を本人に通知し、または公表することにより当社の権利または正当な利益

を害するおそれがある場合

③ 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより

当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

④ 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第 24 条（機微（センシティブ）情報の取扱）

政治的見解、信教（宗教、思想および信条をいう。）労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保建医療および性生活、並びに犯罪歴に関する情報（以下「機微（センシティブ）情報」という。）については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者への提供を行わないものとする。

① 法令等に基づくとき

② 人の生命、身体または財産の保護のために必要があるとき

③ 公衆衛生の向上または児童の健全な👉成の推進のため特に必要があるとき

④ 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があるとき

⑤ 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等の機微（センシティブ）情報を取得、利用または第三者に提供するとき

⑥ 相続手続きによる権利義務の移転等の遂行に必要な限度において、機微（センシティブ）情報を取得、利用または第三者に提供するとき

⑦ 適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で機微（センシティブ）情報を取得、利用または第三者に提供するとき

⑧ 機微（センシティブ）情報が記載されている戸籍謄本その他の本人を特定できる書類を本人特定のために取得、利用、保管するとき

２．前項の各事由により取得、利用または第三者への提供が許容される場合も、各事由を逸脱することのないよう、特に慎重に取り扱うものとする

第 25 条（特定個人情報等の取得時の利用目的の通知等）

当社は、特定個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、または公表しなければならない。この場合において、「通知」の方法については、原則として書面（電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。以下同じ。）によることとし、「公表」の方法については、営業所の窓口等への書面の掲示・備付け、インターネット上のホームページ等での公表等適切な方法によるものとする。当社の従業員等から特定個人情報を取得する場合には、社内 LAN における通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記等の方法による。

２．当社は、特定個人情報等につき、第 20 条に定める利用目的を超えて利用することは原則としてできない。但し、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内に限って利用目的を変更し、本人への通知、公表または明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報等を利用することができ

る。

第 26 条（個人番号の提供の要求）

当社は、第 4 条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、従業員等（扶養

家族及び第 3 号被保険者を含む。）若しくは従業員等以外の個人の個人番号につき、本人または他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

２．従業員等または第三者が、当社の個人番号の提供の要求または第 30 条に基づく本人確認に応じない場合には、マイナンバー法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供および本人確認に応ずるように求め、その経過を記録するものとする。

第 27 条（個人番号の提供を求める時期）

当社は、第 4 条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。

２．前項に関わらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができるものとし、従業員等の給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等およびこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の作成事務の場合は、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることができる。

第 28 条（特定個人情報の取得制限）

当社は第 4 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を取得しないものとする。

第 29 条（本人確認）

当社は、従業員等または従業員等以外の個人から個人番号の提供を受ける場合には、マイナンバー法第 16 条に定める各方法により、従業員等または第三者の個人番号の確認および当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認および本人の個人番号の確認を行うものとする。

第 30 条（取得段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）

特定個人情報等の取得段階における組織的安全管理措置および人的安全管理措置は、第 2 章第 1 節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第 31 条（取得段階における物理的安全管理措置・技術的安全管理措置）

特定個人情報等の取得段階における物理的安全管理措置および技術的安全管理措置は、第 2 章第 2 節（物理的安全管理措置）・第 3 節（技術的安全管理措置）に従うものとす る。

第４章 個人情報及び特定個人情報等の利用

第 32 条（個人番号の利用の制限）

当社は、第 4 条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとし、たとえ本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。但し、第 22 条 2 項但し書に定める場合にはこの限りではない。

２．人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、または本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず当社が保有している個人番号を利用することができる。

第 33 条（特定個人情報ファイルの作成の制限）

当社は、第 4 条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。

２．特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。

第 34 条（個人情報の利用）

当社は、特定個人情報等に該当しない個人情報については、予め本人の同意を得ない限り、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、利用する事は出来ない。但し、個人情報保護法 16 条第 3 項各号に定める場合はこの限りではない。

第 35 条（利用段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）

特定個人情報等の利用段階における組織的安全管理措置および人的安全管理措置は、第 2 章第 1 節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第 36 条（利用段階における物理的安全管理措置・技術的安全管理措置）

特定個人情報等の利用段階における物理的安全管理措置および技術的安全管理措置は、第 2 章第 2 節（物理的安全管理措置）・第 3 節（技術的安全管理措置）に従うものとす る。

第５章 個人情報及び特定個人情報等の保管

第 37 条（個人情報及び特定個人情報等の正確性の確保）

事務取扱担当者は、個人情報を第 21 条に掲げる利用目的の範囲内において、特定個人

情報等を第 20 条に掲げる利用目的の範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。

第 38 条（特定個人情報の保管制限）

当社は、第 4 条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報等を保管してはならない。

２．当社は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。

３．当社は、マイナンバー法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写し、または当社が行政機関等に提出する法定調書の控え、あるいは当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

第 39 条（保管段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置）

特定個人情報等の保管段階における組織的安全管理措置および人的安全管理措置は、第 2 章第 1 節（組織的安全管理措置・人的安全管理措置）に従うものとする。

第 40 条（保管段階における物理的安全管理措置・技術的安全管理措置）

特定個人情報等の保管段階における物理的安全管理措置および技術的安全管理措置は、第 2 章第 2 節（物理的安全管理措置）・第 3 節（技術的安全管理措置）に従うものとす る。

第６章 個人情報及び特定個人情報等の提供

第 41 条（特定個人情報等の提供制限）

当社は、マイナンバー法第 19 条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わら

ず、特定個人情報等を第三者に提供（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとす る。）しないものとする。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報等の第三者提 供ができないことに留意するものとする。

第 42 条（個人情報の提供制限）

特定個人情報等に該当しない個人情報について、取得した個人データを第三者に提供する場合は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ当該個人情報の本人の同意を得るものとする。

①法令に基づく場合

②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合

③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合

④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

２．前項の同意を書面で得るときは、次に掲げる事項を示すこととする。

①個人データを提供する第三者

②提供を受けた第三者における利用目的

③第三者に提供される情報の内容

第 43 条（個人情報のオプトアウトによる第三者提供）

特定個人情報等に該当しない個人情報につき、第三者に提供される個人データについて、当該個人情報の本人の求めに応じて、その第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項についてあらかじめ本人に通知し、または適切な方法により本人が容易に知り得る状態に置いている場合には、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができるものとする。

①第三者への提供を利用目的とすること

②第三者に提供される個人データの項目

③第三者への提供の手段または方法

④本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること

２．前項②または③に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容についてあらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

第 44 条（個人情報の第三者提供の適用除外）

特定個人情報等に該当しない個人情報につき、以下に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、本規程に定める第三者に該当しないものとする。

①利用目的の達成に必要な範囲内において、当該個人データの全部または一部を委託する場合

③ 合併その他の事由による事業の承継の場合において、当該個人データが提供される場合

④ 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨ならびに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的および当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いている場合

第７章 個人情報及び特定個人情報等の開示、訂正等、利用停止等

第 45 条（保有個人データに関する事項の公表等）

当社は、個人情報及び特定個人情報にかかる保有個人データに関し、次に掲げる事項について、適切な方法により本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。以下、同じ｡）に置くものとする。

① 当社の名称

② 全ての保有個人データの利用目的（第 23 条第 6 項第 1 号から第 4 号までに該当し、通知、公表、明示を要しない場合を除く。）

③ 本章各条の手続きに関する事項

④ 保有個人データの取扱に関する苦情の申出先

⑤ 当社の苦情の解決の申出先

２．本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。

ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

① 当社が保有個人データに関して本人の知り得る状態に置いた事項により、当該本人が 識別される保有個人データの利用目的が明らかなとき

② 第 24 条第 6 項第 1 号から第 4 号までに該当し、通知、公表、明示を要しないとき。

３．前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知するものとする。この場合、その理由を説明するよう努めるものとする。

第 46 条（保有個人データの開示）

本人から、個人情報にかかる保有個人データに関し、当該本人が識別される保有個人データについて開示を求められたときは、本人に対して、書面の交付による方法、または開示の求めを行った者が同意した方法により、遅滞なく当該保有個人データを開示

（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）するものとする。

ただし、次に掲げるときには、その全部または一部を開示しないことができる。

① 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき

② 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき

③ 他の法令に違反することとなるとき

第 47 条（特定個人情報等の開示）

当社は、本人から当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人データについて開示を求められた場合は、次条に規定する手続きおよび方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする。

２．当社は、次の事由に該当するときには、当該開示請求の全部または一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨および理由（根拠とした個人情報の保護に関する法律の条文および判断の基準となる事実を示すこととす

る。）を説明することとする。

① 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき

② 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがあるとき

③ 他の法令に違反することとなるとき

第 48 条（特定個人情報等に係る保有個人データの開示請求処理手順）

前条に基づき本人またはその代理人（未xx者もしくはxx被後見人の法定代理人、または本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。）から当該本人が識別される特定個人情報等に係る保有個人データについて開示請求を受けた場合は、次の手順で応ずることとする。

① 受付時の確認

(1) 所定の様式の書面（請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る

個人情報等の内容が記載されているもの）による請求であること

(2) 予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること

(3) 代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること

(4) なお、郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。

② 開示の可否の決定

事務取扱担当者は、次の各号に定める点について、各々検討の上、開示の可否を決定する。

(1) 請求された個人情報が物理的に存在するか否か。

(2) 前号に相当するものが、「保有個人データ」に該当するか否か。

(3) 前条第 2 項各号に定める不開示事由に該当するか否か。

③ 不開示の場合の対応

(1) 前項に基づき保有個人データの全部または一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。

④ 請求者に対する通知時期

(1) 開示請求に対する回答（不開示の場合の通知も含む）は書面にて、遅滞なく郵送またはこれに代わる方法により通知する。

第 49 条（個人情報及び特定個人情報等にかかる保有個人データの訂正等）

本人から、当該本人が識別される個人情報及び特定個人情報等にかかる保有個人データの内容が事実でないという理由に基づき、当該保有個人データの内容の訂正､追加または削除（以下「訂正等」という。）を求められたときは､その内容等に関して他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき当該保有個人データの訂正等を行うものとする。

２. 前項の規定に基づき訂正等の求めを受けて､保有個人データの訂正等を行ったとき、または訂正等を行わないこととしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を 行ったときは、その内容を含む｡）を通知しなければならない。訂正等を行わない旨 の通知をする場合、その理由を説明するよう努めるものとする。

第 50 条（個人情報及び特定個人情報等にかかる保有個人データの訂正等処理手順）

前条に基づき、開示の結果、特定個人情報に係る保有個人データが事実ではないとして、訂正、追加または削除（以下「訂正等」と総称する。）を求められた場合は、次の手順 にて応ずることとする。

① 当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。

② 事務取扱責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うかどうかを決定する。

③ 検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送またはこれに代 わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。

2．保有個人データの内、特定個人情報に係る保有個人データの訂正等は、次に掲げる各号に従って行わなければならない。

① 事務取扱責任者は、当該保有個人データを取扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。

② 事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。

③ 事務取扱責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し 1 年間保管する。

第 51 条（個人情報及び特定個人情報等にかかる保有個人データの利用停止等）

当社は、本人から、当該本人が識別される個人情報及び特定個人情報にかかる保有個人データが、個人情報保護法第 16 条の規定に違反して取得されているという理由、同法

第 17 条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由またはマイナンバー法第

19 条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止、消去または第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

２. 前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部または一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。）を通知しなければならない。なお、利用停止等を行わない場合または本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

第 52 条（開示等を求める手続及び手数料）

当社は、個人情報及び特定個人情報に関して、個人情報保護法第 29 条第 1 項の開示等の求めを受け付ける方法を定めた場合には、「個人情報保護基本方針」と一体としてインターネットのホームページでの常時掲載を行うこと、または事務所の窓口等での掲示・

備付け等を行うこととする。

２. 開示等の求めをする者が本人または代理人であることの確認の方法を定めるに当たっては、十分かつ適切な確認手続とするよう留意する。

３．個人情報保護法第 30 条に従い、手数料を徴収する場合には、同様の内容の開示等手続の平均的実費の予測に基づき、合理的な手数料額を算定する等の方法により、実費を勘案して合理的であると認められる範囲において手数料の額を定めなければならない。

第８章 個人情報及び特定個人情報の廃棄・削除

第 53 条（特定個人情報の廃棄・削除）

当社は第 4 条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収 集または保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保 存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号につ いては、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだ け速やかに廃棄または削除するものとする。

第 54 条（個人情報の廃棄・削除）

当社は、利用目的を達成するのに必要な範囲内に限り、個人情報を収集又は保管するものとし、保存期間が満了し不要になった個人情報は、外部流出等の危険を防止するために、必要かつ適切な方法により消去又は廃棄しなければならない。

第 9 章 個人情報及び特定個人情報等の委託の取扱い

第 55 条（委託先における安全管理措置）

当社は、個人情報の取扱いにかかる事務または個人番号関係事務もしくは、個人番号利用事務の全部または一部を委託する場合には、当社自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。

２．前項の「必要かつ適切な監督」には次に掲げる事項が含まれる。

① 委託先の適切な選定

② 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結

③ 委託先における個人情報及び特定個人情報等の取扱状況の把握

３．前項第 1 号の「委託先の適切な選定」としては、次の事項について個人情報及び特定個人情報等の保護に関して当社が定める水準を満たしているかについて、あらかじめ確認する。

① 設備

② 技術水準

③ 従業者（事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいう。具体的には、従業員のほか、取締役、監査役、理事、監事、派遣社員等を含む。）に対する監督・教育の状況

④ 経営環境状況

⑤ 個人情報及び特定個人情報等の安全管理の状況（「個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化」、「特定個人情報等の範囲の明確化」、「事務取扱担当者の明確化」、「個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄」を含むがこれらに限らない。）

⑥ 暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から 5 年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロまたは特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者（以下総称して「暴力団員等」という。）または以下の (1)から(5) までのいずれにも該当しないこと

(1) 暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること

(2) 暴力団員等が経営に実質的に関与していると認められる関係を有すること

(3) 自己、自社もしくは第三者の不正の利益を図る目的または第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有すること

(4) 暴力団員等に対して資金等を提供し、または便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること

(5) 役員または経営に実質的に関与している者が暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること

4．第 2 項第 2 号の「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込むものとする。

① 秘密保持義務に関する規定

② 事業所内からの個人情報及び特定個人情報等の持出しの禁止

③ 個人情報及び特定個人情報等の目的外利用の禁止

④ 再委託における条件

⑤ 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定

⑥ 委託契約終了後の個人情報及び特定個人情報等の返却または廃棄に関する規定

⑦ 従業者に対する監督・教育に関する規定

⑧ 契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定

⑨ 個人情報及び特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化に関する規定

⑩ 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

５．当社は、委託先の管理については、管理部を責任部署とする。

６．当社は、委託先において個人情報及び特定個人情報等の安全管理が適切に行われていることについて、定期的及び必要に応じてモニタリングをするものとする。

７．当社は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに当社に報告される体制になっていることを確認するものとする。

８．委託先は、当社の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人情報の取扱いにかかる事務または個人番号関係事務もしくは個人番号利用事務の全部または一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。

９．当社は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。

１０. 当社は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第 4 項と同等の規定等を盛り込ませるものとする。

附則

本規程は、平成 27 年 6 月 5 日から施行する。

平成 27 年 10 月 1 日改定

平成 28 年 1 月 21 日改定