GMOグローバルサイン ホールディングス株式会社
資料７
電子契約システム導入実証報告書
2021/1/27
xx市
GMOグローバルサイン ホールディングス株式会社
■概要
電子印鑑GMOサインを活用し、デジタル時代を見据えたデジタルガバメント実現のために、一定期間の試験的運用のもと、電子契約サービス導入による効果、技術的現実性、具体性を明らかにし、効率的かつ安全な契約締結業務の運用方法の検証。
■目的
電子契約サービスという新たなITツールを使った業務に対応できる運用体制の構築と、本格導入を見据えた導入の実現性の検討を行う。
一方で、GMOサインとしては、地方自治体の運用に耐えうるサービス機能の拡充と、ユーザビリ
ティ向上のため、本実験を通し課題とその改善策の検討を実施する。
1-2. 電子契約とは
GMO GlobalSign Holdings K.K.
従来、合意内容を証拠として残すため、紙に印鑑で押印して取り交わされていた契約書。
印鑑に代わり、電子データに電子署名をすることで、書面による契約と同様の証拠力を認められるのが電子契約です。
担当者
①文書アップ
担当者
②電子署名
③電子署名
押印者
押印者
電子認証局
自治体 相手
電子署名・タイムスタンプ
（改ざん防止）
２-１. 実証内容
GMO GlobalSign Holdings K.K.
事前に実証実験への参加合意を得た民間事業者との間で、予め定めた業務フローに則って契約書の
締結を行い、実際にかかった時間やコストを算出。
紙での契約締結時との違いを測り、自治体での電子契約の導入効果を検証する。
xx市
事業者
立会人型、ハイブリッド型電子署名を利用
課題設定と目的・ゴールから、具体的なPoC内容を決めていく流れを想定。
下記の流れにおいて、必要に応じて、タスク表や課題管理表、QA票、スケジュールxxで管理しながら進めていく。
電子契約とは？
商材説明デモ
課題、目的ゴールの 認識合わせ
PoC内容の決定
定量面定性面データの決定
実施
データの
収集
とりまとめ効果検証
電子契約の理解 | 現状、抱えている課 | 具体的なアクション | 定量的、定性的な | 現行の業務フロー | 新業務フローの作 | データ取得方法を | データの収集 | メリット、デメリット、 |
・電子契約とは | 題や目的やゴール | 項目を決定 | 観点で定義 | の作成 | 成 | 確認し、実施 | 課題等を洗い出し | |
・GMOサインとは | の認識合わせ | 例） | 例） | |||||
・各種事例 | ・対象業務 | ・契約の稼動 | 経過を観察しなが | |||||
・対象契約 | ・契約の時間 | らPDCAで進行 | ||||||
・対象業者 | ・契約件数 | |||||||
・実証期間 | ・押印件数等 | |||||||
・日程等 |
任意
業務フローの作成
（AsIs）
新業務フローの作成
（ToBe）
①キックオフMTG ・PoCの流れやスケジュールについて認識のすり合わせを行う。
①アカウント作成 ・案内に沿ってGMOサインのアカウントを作成。
②庁内説明会
・任意。再度説明が必要な場合に行う。
③協力企業の選定
・協力事業者が必要な場合、選定を行う。選定方法は自由。
④事業者向けの説明会
・協力事業者へPoCの目的や流れの他に、GMOサインの使い方について説明。
⑤実証開始
・準備が整い次第開始。
・協力企業さま
・協力企業さまの参加合意がとれた後、企業さまに実験方法のご案内をお願いします。
■実施期間：令和３年４月～令和３年８月末
4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | ||||||||||
目標設定 | キックオフMTG | (2月中に実施) | |||||||||||||
POCの内容やスケジュールの決定 | (2月中に実施) | ||||||||||||||
運用準備 | 協力企業さま選定 | ||||||||||||||
サービス説明会 | |||||||||||||||
セットアップ | アカウント作成 | （2月中） | |||||||||||||
署名発行 | （2月中） | ||||||||||||||
実験開始 | 契約締結実施 | ||||||||||||||
効果検証 | 振り返りMTG | ||||||||||||||
■選定方法 入札・随意契約にて契約実績があった
事業者に依頼
■参加企業数 ５社
２-６. 検証項目
GMO GlobalSign Holdings K.K.
今回の実証実験を通して取得した項目は以下
内容 | |
効❹化 | 契約の内容決定～締結が完了するまでの時間 |
費用 | 契約の内容決定~締結完了までにかかった費用 |
２-７. 担当課と対象文書
GMO GlobalSign Holdings K.K.
担当課と対象契約の種類と件数
対象原課 | 対象文書 | 件数/締結企業数 （合計） |
総務課 | 業務委託、物品購入 | 10件/5社 |
デジタル推進課 | 物品購入 | |
契約管理課、xxx 合支所土木課 | 業務委託、物品購入 |
3. 効率化と費用
■市側処理時間
（契約書作成～ 押印完了まで）
紙の契約
約３０分
約４８時間
GMOサイン
GMO GlobalSign Holdings K.K.
１００％削減
約１４，０００枚
約９８％短縮
■契約締結に必要な契約書の紙の枚数と紙代
（年間試算値）
※算出時間は、参加課様からいただいたデータの平均時間を記載。
・年間契約件数２０００件にて算出（総務課様算出）
・紙代は１契約あたり平均7枚使用、紙の平均単価０.７円として算出
4. 効果の分析・考察
■効果まとめ
GMO GlobalSign Holdings K.K.
契約書の起票から双方の押印が完了するまでの時間を約９８％以上削減。
契約締結に係る時間のみならず、契約書の管理体制を確立できれば、締結後、契約書の管理にかかる時間の短縮も見込める。また、契約締結以外の周辺業 務の電子化を図ることで、更なる利便性と効率化が可能になると思われる。 今回は対象課を絞り実験を行ったが、全庁展開した際は、さらに大幅な時間 と費用のコストダウンが実現できると思われる。
効率化以外にも、契約書の印刷に必要な紙代の削減にもつながり、契約行為
におけるペーパーレス化を実現。
更に、契約相手先事業者のコストダウンにもつながることから、地域全体の
DX・生産性向上に寄与できる。
■参加した職員の声
■
・→LGW解決方法はこれANな ど
→解決方法はこれです
→■課題課題課題解決方法 はこれです
・立会人型の運用方法
→解決方法はこれ
・などなど
→■課題課題課題解決方法 はこれです
→解決方法はこれ
●電子契約だけを捉えるとメリットが大きいと思われるが、その周辺の事務（伝票処理等）が
紙ベースである限り、その効果は限定的になってしまうのが課題と思う。
●部署によって契約事務の頻度の多少があり対応に差が出るのではないか。
契約内容や種類によって電子契約しないことができるのか、印紙代の節約のために相手方から 電子契約を求められるということもありえるのか。電子契約導入によってトラブルの要因になるものがないのか気になります。
■ご参加いただいた事業者様の声
●契約時に提出する書類（現場代理人等選任届など）も電子で提出できたら便利だと思います。
契約書だけが電子でも、その他の書類を持参したり郵送するのなら、あまり時間の削減にならないので。
●導入に賛成します。
事業者側での契約書管理がしやすいシステムの導入を望みます。
■
・→LGW解決方法はこれANな ど
→解決方法はこれです
→■課題課題課題解決方法 はこれです
・立会人型の運用方法
→解決方法はこれ
・などなど
→■課題課題課題解決方法 はこれです
→解決方法はこれ
■運用フローの見直しが必要
デジタル化に向けて導入すべきと思う。
しかし、本市では職員一人ひとりのメールアドレスが無く、所属に１つしか外部とのメールが可能なアドレスが無いことが大きな課題。
■契約書の保管方法の見直しが必要
電子契約で締結した契約書の保管方法は、紙の契約書のルールには当てはまらないため、電子契約を使用した場合の規定を別途策定する必要がある。
■公印規定の見直しが必要
従来のように公印が実物としてあるわけではないため、電子契約の仕組みに添った公印規定の
策定が必要になると思われる。