Common use of Bewijslast Clause in Contracts

Bewijslast. Opgave aantal voor project gewerkte uren. Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt. Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt. Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de werknemer. Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in de administratie van de projectpartner. Wanneer er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn. De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische19 en Nederlandse vennootschapsrecht 20. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. 2) Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B) Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197). De personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Voor uren gepresteerd in de periode 2014-2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:  Voor Vlaanderen: 32,51 euro  Voor Nederland: 33,92 euro Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: 19 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten). 20 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek. • Voor Vlaanderen: 34,12 euro • Voor Nederland: 36,82 euro De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan:  de projectpartner is een KMO/MKB  de rechtsvorm van de projectpartner is: o Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV o Voor Nederland: nv, bv of coöperatie  de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner  Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen): o maximum 1720 uren per jaar o maximum 10 uur per dag  De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel. Bewijslast - Opgave aantal voor project gewerkte uren. - Bij 1e declaratie: bewijsstukken (bv. statuten, aandelenregister, …) waaruit de rechtsvorm van de projectpartner blijkt en waaruit blijkt dat de persoon die het tarief gebruikt, werkend mede-eigenaar, bvb. werkend vennoot (bvba), vennoot (cvba), directeur-grootaandeelhouder (bv) of lid-natuurlijk persoon (coöperatie), is. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten ter plaatse voor de eigenaar van KMO/MKB overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU- financiering. 4.

Bewijslast. Door gebruik te maken van het forfaitair percentage van 20% voor personeelskosten moeten projectpartners geen bewijslast leveren om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair percentage overeenkomt met de realiteit.  Standaarduurtarieven 1) (Gewoon) Standaarduurtarief De voorwaarde om van dit uurtarief gebruik te maken, is dat de betrokken medewerker als personeel van de projectpartner kan worden beschouwd (werknemer of ambtenaar). Dit betekent dat deze een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit heeft met de werkgever (waarbij er sprake is van een hiërarchische relatie en patronale lasten op het loon). Voor uren gepresteerd vanaf 1 juli 2019 kan hierop gecontroleerd worden. Personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde en betaalde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het standaarduurtarief (SUT) van de betreffende werknemer. Uitgangspunt voor de berekening van het SUT is het bruto maandsalaris van de maand januari (dan wel de eerste volledige maand na indiensttreding) van het kalenderjaar waarin de uren worden gemaakt. Hierop wordt een coëfficiënt van 1,2% toegepast. Het betreffende standaarduurtarief geldt vervolgens voor het gehele kalenderjaar. Voor deeltijds werkende personeelsleden wordt het voltijds bruto maandsalaris als berekeningsbasis genomen. Voor kostendeclaraties vanaf 1 juli 2017 wordt voor personeelsleden met een maandloon op basis van een uurloon, het bruto maandsalaris als berekeningsbasis voor het SUT op volgende manier berekend: xxxxx xxxxxxx (januari/eerste maand na indiensttreding) x 7,6 x 21,5 Indien een personeelslid een arbeidsovereenkomst heeft met twee verschillende onderdelen van een projectpartner is de berekeningsbasis van het SUT de totaliteit van het loon, tenzij de inzet slechts betrekking heeft op één arbeidsovereenkomst. Het is mogelijk personeelskosten via het SUT te berekenen voor een werknemer die tussen organisaties wordt gedetacheerd op voorwaarde dat hiervoor een detacheringsovereenkomst is opgesteld. Hierbij gelden volgende regels:  wanneer een personeelslid binnen het partnerschap wordt gedetacheerd, worden de personeelskosten gedeclareerd door de projectpartner die de loonkost draagt.  wanneer een personeelslid van een organisatie die niet als partner aan het project deelneemt, wordt gedetacheerd naar een projectpartner, is de personeelskost ervan subsidiabel onder ‘personeelskosten’ als wordt aangetoond dat de loonkosten worden gedragen door de projectpartner. Overuren zijn enkel subsidiabel indien ze gecompenseerd of vergoed zijn. Om overuren te kunnen declareren dient de projectorganisatie een degelijke urenregistratie te hebben. Bewijslast Opgave aantal voor project gewerkte uren. Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt. Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt. Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de werknemer. Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in de administratie van de projectpartner. Wanneer er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn. De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische19 en Nederlandse vennootschapsrecht 20. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. 2) Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B) Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197). De personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Voor uren gepresteerd in de periode 2014-2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:  Voor Vlaanderen: 32,51 euro  Voor Nederland: 33,92 euro Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: 19 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten). 20 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek. • Voor Vlaanderen: 34,12 euro • Voor Nederland: 36,82 euro De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan:  de projectpartner is een KMO/MKB  de rechtsvorm van de projectpartner is: o Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV 19 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten). 20 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek. o Voor Nederland: nv, bv of coöperatie  de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner  Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen): o maximum 1720 uren per jaar o maximum 10 uur per dag  De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel. Bewijslast - Opgave aantal voor project gewerkte uren. - Bij 1e declaratie: bewijsstukken (bv. statuten, aandelenregister, …) waaruit de rechtsvorm van de projectpartner blijkt en waaruit blijkt dat de persoon die het tarief gebruikt, werkend mede-eigenaar, bvb. werkend vennoot (bvba), vennoot (cvba), directeur-grootaandeelhouder (bv) of lid-natuurlijk persoon (coöperatie), is. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten ter plaatse voor de eigenaar van KMO/MKB overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU- financiering. 43.

Bewijslast. Opgave aantal voor project gewerkte uren. Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt. Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt. Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de werknemer. Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in de administratie van de projectpartner. Wanneer er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn. De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische19 Belgische20 en Nederlandse vennootschapsrecht 2021. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. 2) Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B) Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197). De personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Voor uren gepresteerd in de periode 2014-2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:  Voor Vlaanderen: 32,51 euro  Voor Nederland: 33,92 euro Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: 19 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten). 20 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek. • Voor Vlaanderen: 34,12 euro • Voor Nederland: 36,82 euro De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan:  de projectpartner is een KMO/MKB  de rechtsvorm van de projectpartner is: o Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV o Voor Nederland: nv, bv of coöperatie  de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner  Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen): o maximum 1720 uren per jaar o maximum 10 uur per dag  De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel. Bewijslast - Opgave aantal voor project gewerkte uren. - Bij 1e declaratie: bewijsstukken (bv. statuten, aandelenregister, …) waaruit de rechtsvorm van de projectpartner blijkt en waaruit blijkt dat de persoon die het tarief gebruikt, werkend mede-eigenaar, bvb. werkend vennoot (bvba), vennoot (cvba), directeur-grootaandeelhouder (bv) of lid-natuurlijk persoon (coöperatie), is. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten ter plaatse voor de eigenaar van KMO/MKB overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU- financiering. 4.

Bewijslast. Opgave aantal voor project gewerkte uren. Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt. Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt. Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de werknemer. Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in de administratie van de projectpartner. Wanneer er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn. De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische19 en Nederlandse vennootschapsrecht 20. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. 2) Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B) Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197). De personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Voor uren gepresteerd in de periode 2014-2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:  Voor Vlaanderen: 32,51 euro  Voor Nederland: 33,92 euro Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: 19 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten). 20 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek. • Voor Vlaanderen: 34,12 euro • Voor Nederland: 36,82 euro De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan:  de projectpartner is een KMO/MKB  de rechtsvorm van de projectpartner is: o Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV o Voor Nederland: nv, bv of coöperatie  de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner  Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen): o maximum 1720 uren per jaar o maximum 10 uur per dag  De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel. Bewijslast - Opgave aantal voor project gewerkte uren. - Bij 1e declaratie: bewijsstukken (bv. statuten, aandelenregister, …) waaruit de rechtsvorm van de projectpartner blijkt en waaruit blijkt dat de persoon die het tarief gebruikt, werkend mede-eigenaar, bvb. werkend vennoot (bvba), vennoot (cvba), directeur-grootaandeelhouder (bv) of lid-natuurlijk persoon (coöperatie), is. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten ter plaatse voor de eigenaar van KMO/MKB overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU- financiering. 43.

Bewijslast. Opgave aantal voor project gewerkte uren. Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt. Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt. Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de werknemer. Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in de administratie van de projectpartner. Wanneer er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn. De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische19 en Nederlandse vennootschapsrecht 20. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. 2) Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B) Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197). De personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Voor uren gepresteerd in de periode 2014-2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:  Voor Vlaanderen: 32,51 euro  Voor Nederland: 33,92 euro Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: 19 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten). 20 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek. • Voor Vlaanderen: 34,12 euro • Voor Nederland: 36,82 euro De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan:  de projectpartner is een KMO/MKB  de rechtsvorm van de projectpartner is: o Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV o Voor Nederland: nv, bv of coöperatie  de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner  Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen): o maximum 1720 uren per jaar o maximum 10 uur per dag  De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel. Bewijslast - Opgave aantal voor project gewerkte uren. - Bij 1e declaratie: bewijsstukken (bv. statuten, aandelenregister, …) waaruit de rechtsvorm van de projectpartner blijkt en waaruit blijkt dat de persoon die het tarief gebruikt, werkend mede-eigenaar, bvb. werkend vennoot (bvba), vennoot (cvba), directeur-grootaandeelhouder (bv) of lid-natuurlijk persoon (coöperatie), is. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten ter plaatse voor de eigenaar van KMO/MKB overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU- financiering. 4.3) Standaarduurtarief voor niet-werknemers (enkel toepasbaar voor uren gepresteerd vanaf 1 juli 2019) Voor personen die werken voor de projectpartner, maar niet op basis van een arbeidsovereenkomst (gekenmerkt door een hiërarchische relatie en voorwerp van patronale bijdragen) of aanstellingsbesluit (openbare diensten), bestaat de mogelijkheid om de loonkosten in te brengen. Het kan hierbij gaan om zaakvoerders, directeurs-aandeelhouder, zelfstandigen,… die een sturende/beslissende bevoegdheid hebben binnen de projectpartner of een met deze projectpartner verbonden onderneming en een loon of vergoeding krijgen van de projectpartner. Ook moet een onderscheid gemaakt worden met externe dienstverleners, al kunnen deze een grote autonomie krijgen bij de uitvoering van hun opdracht. Indien zij deze opdracht onder aansturing uitvoeren of hun autonomie c.q. sturende rol beperkt is tot enkel de projectactiviteiten en los staat van de organisatiesturing, gaat het om externe dienstverlening en moeten de kosten als dusdanig worden ingebracht. Naast het bezitten van rechtspersoonlijkheid, gelden er geen specifieke voorwaarden op het vlak van de specifieke rechtsvorm of omvang van de projectpartner, noch ten aanzien van de specifieke doelstellingen van het programma . Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese projecten en programma’s heen): o maximum 1720 uren per jaar o maximum 10 uur per dag Uitgangspunt voor de berekening van het SUT voor niet-werknemers is het voltijds bruto maandloon van de maand waarvoor er uren worden gedeclareerd. Hierop wordt een coëfficiënt van 0,7% toegepast. Voor de berekening van het SUT voor niet-werknemers wordt geen rekening gehouden met een eventuele deeltijdse tewerkstelling van de betrokken personen. Voor elke maand waarvoor er uren worden gedeclareerd, moet het SUT opnieuw worden berekend. Bewijslast - Opgave aantal voor het project gewerkte uren in desbetreffende maand. - De loonfiche (=loonstrook) van de maand waarvoor men projecturen declareert. - Bewijsstukken waaruit de beslissende/sturende rol binnen de projectpartner (of de daarmee verbonden onderneming) blijkt. Het kan gaan om de statuten, om een zaakvoerdersovereenkomst, een DGA-overeenkomst of andere bewijskrachtige documenten. Als onderliggende bewijslast moet ter plaatse in de projectadministratie van de betreffende projectpartner het volgende bewaard worden: - overzichten waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU-financiering. - de fiscale fiche of individuele rekening van het afgelopen kalenderjaar voor elk jaar waarin de persoon aan het project meewerkt. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische21 en Nederlandse vennootschapsrecht22. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. c.

Bewijslast. Opgave aantal voor project gewerkte uren. Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt. Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt. Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding. Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd Door gebruik te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam maken van het projectforfaitair percentage van 20% voor personeelskosten moeten projectpartners geen bewijslast leveren om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair percentage overeenkomt met de realiteit.  Standaarduurtarieven 1) (Gewoon) Standaarduurtarief De voorwaarde om van dit uurtarief gebruik te maken, is dat de betrokken medewerker als personeel van de projectpartner en van de werknemerkan worden beschouwd (werknemer of ambtenaar). Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook Dit betekent dat deze een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in heeft met de administratie van de projectpartner. Wanneer werkgever (waarbij er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn. De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via hiërarchische relatie en patronale lasten op het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden. Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische19 en Nederlandse vennootschapsrecht 20. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. 2) Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B) Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197loon). De personeelskosten Voor uren gepresteerd vanaf 1 juli 2019 kan hierop gecontroleerd worden. Personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde en betaalde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief (SUT) van de betreffende werknemer. Uitgangspunt voor eigenaars de berekening van KMO/MKBhet SUT is het bruto maandsalaris van de maand januari (dan wel de eerste volledige maand na indiensttreding) van het kalenderjaar waarin de uren worden gemaakt. Hierop wordt een coëfficiënt van 1,2% toegepast. Het betreffende standaarduurtarief geldt vervolgens voor het gehele kalenderjaar. Voor uren gepresteerd in de periode 2014-deeltijds werkende personeelsleden wordt het voltijds bruto maandsalaris als berekeningsbasis genomen. Voor kostendeclaraties vanaf 1 juli 2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:  Voor Vlaanderen: 32,51 euro  Voor Nederland: 33,92 euro Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief: 19 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten). 20 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek. • Voor Vlaanderen: 34,12 euro • Voor Nederland: 36,82 euro De managementautoriteit kan ad hoc wordt voor personeelsleden met een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB. Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan:  de projectpartner is een KMO/MKB  de rechtsvorm van de projectpartner is: o Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV o Voor Nederland: nv, bv of coöperatie  de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B  de persoon waarvoor maandloon op basis van dit uurtarief kosten een uurloon, het bruto maandsalaris als berekeningsbasis voor het SUT op volgende manier berekend: xxxxx xxxxxxx (januari/eerste maand na indiensttreding) x 7,6 x 21,5 Indien een personeelslid een arbeidsovereenkomst heeft met twee verschillende onderdelen van een projectpartner is de berekeningsbasis van het SUT de totaliteit van het loon, tenzij de inzet slechts betrekking heeft op één arbeidsovereenkomst. Het is mogelijk personeelskosten via het SUT te berekenen voor een werknemer die tussen organisaties wordt gedetacheerd op voorwaarde dat hiervoor een detacheringsovereenkomst is opgesteld. Hierbij gelden volgende regels:  wanneer een personeelslid binnen het partnerschap wordt gedetacheerd, worden gedeclareerdde personeelskosten gedeclareerd door de projectpartner die de loonkost draagt.  wanneer een personeelslid van een organisatie die niet als partner aan het project deelneemt, wordt gedetacheerd naar een projectpartner, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB  de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner  Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief personeelskost ervan subsidiabel onder ‘personeelskosten’ als wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen): o maximum 1720 uren per jaar o maximum 10 uur per dag  De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel. Bewijslast - Opgave aantal voor project gewerkte uren. - Bij 1e declaratie: bewijsstukken (bv. statuten, aandelenregister, …) waaruit de rechtsvorm van de projectpartner blijkt en waaruit blijkt aangetoond dat de persoon die het tarief gebruikt, werkend mede-eigenaar, bvbloonkosten worden gedragen door de projectpartner. werkend vennoot (bvba), vennoot (cvba), directeur-grootaandeelhouder (bv) Overuren zijn enkel subsidiabel indien ze gecompenseerd of lid-natuurlijk persoon (coöperatie), isvergoed zijn. Dit is Om overuren te kunnen declareren dient de minimale bewijslast die dient toegevoegd projectorganisatie een degelijke urenregistratie te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten ter plaatse voor de eigenaar van KMO/MKB overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU- financiering. 4hebben.