Programmareglement voor de uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen – Nederland CCI-code: 2014TC16RFCB046

Programmareglement

voor de uitvoering van het

Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen – Nederland

2014 – 2020

CCI-code: 2014TC16RFCB046

versie 4.87 (15 december23 juni 2021)

Inhoudsopgave

1. Inleiding 4

2. Procedures voor indiening, uitvoering en afsluiting van projecten 4

2.1. Procedures voor indiening van projecten 6

a. Lancering projectoproep 7

b. Aanmelding projectidee 7

c. Indiening projecten 8

d. Beoordeling/toetsing projecten 8

e. Besluitvorming 9

f. Formalisering goedkeuring 9

2.2. Procedures voor uitvoering van projecten 10

a. Start uitvoering project 10

b. Projectadministratie 10

c. Rapportageverplichtingen 11

d. Controle 12

e. Financieringssystematiek 13

f. Wijzigingen en verlengingen 14

g. Promotie en publiciteit (zie Xxxxx XXX van Verordening nr.1303/2013 en art. 4 van Uitvoeringsverordening nr. 821/2014) 15

h. Intellectuele eigendom 17

2.3. Procedures voor afsluiting van projecten 17

2.4. Specifieke procedures 17

a. Onregelmatigheden 17

b. Intrekking subsidieverlening 18

c. Beroeps- en klachtenprocedures 18

3. Criteria 20

4. Subsidiabiliteitskader 23

4.1. Algemeen kader 23

4.2. Subsidiabiliteitsperiode 23

4.3. Duurzaamheid van een project (termijn voor verkoops- of bestemmingswijziging) 24

4.4. Projectpartners light 25

4.5. Publieke organisaties en andere organisaties 27

4.6. Overheidsopdrachten tussen entiteiten in de overheidssector en interne facturatie 30

4.7. Rekeninguittreksels en collectieve betalingen 32

4.8. Afschrijvingen 32

4.9. Btw 33

4.10. Vergunningen en besluiten 34

4.11. Vereenvoudigde kostenopties (enkel van toepassing op project- en wijzigingsaanvragen goedgekeurd vanaf 2 augustus 2018). 34

4.12. Niet-subsidiabele uitgaven 34

4.13. Subsidiabiliteitsregels per kostenrubriek 35

a. Overhead 35

b. Personeel 36

c. Overhead 41

d. Reis- en verblijfskosten 42

e. Externe expertise en diensten 43

1. Algemeen 43

2. Erfpacht, opstal en vruchtgebruik 44

3. Financiële vergoedingen voor gebruik van grond 44

4. Projectpartners light 45

f. Uitrusting 45

1. Uitrusting, installaties en machines 45

2. Grondstoffen en verbruiksgoederen 46

g. Infrastructuur en bouwwerken 47

1. Algemeen 47

2. Aankoop van grond 47

3. Aankoop of afschrijving van gebouwen 48

4.13. Inkomsten 49

4.14. Overzicht afwijkende regels voor de prioritaire as Technische Bijstand 56

Bijlage:

1. Logo Interreg Vlaanderen-Nederland

2. Sanctioneringsbeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit

3. Sanctioneringsbeleid bij niet-meewerken aan controles

a.Inleiding

De opzet van het voorliggende programmareglement is, naast het correct toepassen van de regelgeving met betrekking tot de uitvoering van het programma, een multifunctioneel instrument te zijn ten behoeve van het Comité van Toezicht en de programma-autoriteiten zodat zij in staat zijn de aan hen toebedeelde taken naar behoren uit te voeren:

• Voor het Comité van Toezicht vormt het reglement het kader voor de uniforme beoordeling van projectaanvragen en voor het toezicht als eind­verantwoordelijke op een doeltreffende uitvoering van het programma.

• Voor de managementautoriteit is het reglement het instrument voor een adequate begeleiding van projecten, van aanmelding tot afsluiting, inclusief de daarbij behorende adviesrol richting (potentiële) indieners van projecten en het Comité van Toezicht.

• Het Programmareglement is bovendien een essentieel instrument voor zowel de certificerings-, als de controle- en auditinstanties bij de uitvoering van hun taken.

Voor de haar toebedeelde taken zoals beschreven in dit programmareglement kan de managementautoriteit een beroep doen op het programmasecretariaat.

Het reglement bevat de voorwaarden en kaders waarbinnen het programma moet worden uitgevoerd. Deze zijn deels een uitwerking van de Europese en nationale wet- en regelgeving met betrekking tot de uitvoering van het programma en van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland (SP), deels vormen zij aanvullende voorwaarden die door het Comité van Toezicht worden gehanteerd bij het beoordelen en toekennen van de EFRO-bijdrage voor projecten. Het reglement geeft tevens de processen weer die gehanteerd worden om een correcte uitvoering van het programma mogelijk te maken.

Het is van groot belang dat iedereen die bij de programma-uitvoering betrokken is zich nauwgezet aan de inhoud van dit reglement houdt. De inhoud van het reglement is een collectieve verantwoordelijkheid voor alle bij de uitvoering betrokkenen, van de Lidstaten via het Comité van Toezicht en de programma-autoriteiten naar het programmasecretariaat. Over eventuele wijzigingen in het reglement kan alleen het Comité van Toezicht beslissen. Dit reglement zal ook voorgelegd worden aan de Europese Commissie opdat bij controle vanuit de Commissie dit als toetsingskader kan gebruikt worden.

Dit reglement vormt een bijlage bij de beschrijving van het beheers- en controlesysteem (cfr. artikel 72 van Verordening (EU) nr. 1303/2013).

Voor de prioritaire as Technische Bijstand gelden afwijkende regelingen. Deze zijn zowel op de specifieke plaatsen in het Programmareglement beschreven, als achteraan gegroepeerd weergegeven.

Het reglement is door het Comité van Toezicht vastgesteld in de vergadering van 8 april 2015 en gewijzigd in de vergaderingen van 16 september 2015, 2 maart 2016, 14 september 2016, 31 oktober 2016, 4 april 2017, 14 juni 2017, 13 december 2017, 7 maart 2018, 20 juni 2018, 16 oktober 2018, 19 december 2018, 12 juni 2019, 25 oktober 2019, 4 maart 2020, 3 april 2020, 24 juni 2020, 9 december 2020, 29 januari 2021, en 23 juni 2021 en 15 december 2021.

b.Procedures voor indiening, uitvoering en afsluiting van projecten

In dit hoofdstuk wordt een onderscheid gemaakt tussen de procedures voor indiening en procedures voor de uitvoering en afsluiting van projecten. In de laatste paragraaf is een toelichting op enkele bepalingen opgenomen die zowel bij de indiening als de uitvoering van belang zijn.

Projecten moeten voldoen aan de Europese, nationale en regionale wet- en regelgeving, de daarop gebaseerde besluiten van de Europese Commissie ten aanzien van het EFRO en de bindende aanwijzingen op grond van die regelgeving, waaronder dit Programmareglement. De belangrijkste algemene wet- en regelgeving betreft (niet limitatief):

• Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie

• Verordening (EU) nr. 1299/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende specifieke bepalingen voor steun uit het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling ter verwezenlijking van de doelstelling “Europese territoriale samenwerking”, hierna te noemen ‘Verordening (EU) nr. 1299/2013’;

• Verordening (EU) nr. 1301/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling en specifieke bepalingen met betrekking tot de doelstelling “Investeren in groei en werkgelegenheid”, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1080/2006, hierna te noemen ‘Verordening (EU) nr. 1301/2013’;

• Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad, hierna te noemen ‘Verordening (EU) nr. 1303/2013’;

• Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegeven en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna te noemen ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘AVG’;

• Verordening (EU, Euratom) nr. 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, hierna te noemen ‘Omnibus Verordening’;

• Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 240/2014 van de Commissie van 7 januari 2014 betreffende de Europese gedragscode inzake partnerschap in het kader van de Europese structuur- en investeringsfondsen, hierna te noemen ‘Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 240/2014’;

• Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 van de Commissie van 3 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, hierna te noemen ‘Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014’;

• Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014 van de Commissie van 4 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1299/2013 van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot specifieke regels betreffende de subsidiabiliteit van de uitgaven voor samenwerkingsprogramma’s, hierna te noemen ‘Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014’;

• Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 2019/1867 van de Commissie van 28 augustus 2019 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad wat betreft de vaststelling van forfaitaire financiering, hierna te noemen ‘Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 2019/1867’;

• Uitvoeringsverordening (EU) nr. 821/2014 van de Commissie van 28 juli 2014 tot vaststelling van bepalingen ter uitvoering van Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad wat betreft gedetailleerde regelingen voor de overdracht en het beheer van programmabijdragen, de verslaglegging over financieringsinstrumenten, de technische kenmerken van voorlichtings- en communicatiemaatregelen voor concrete acties, en het systeem voor de vastlegging en opslag van gegevens; en

• Beslissing van de Commissie nr. C(2013)9527 van 19 december 2013 betreffende de goedkeuring van de richtsnoeren voor het bepalen van financiële correcties door de Commissie op uitgaven gefinancierd door de Unie onder gedeeld beheer, ten gevolge van het niet naleven van regels betreffende openbare aanbesteding.

• Samenwerkingsprogramma Interreg V Vlaanderen-Nederland, goedgekeurd door de Europese Commissie op 17 december 2014.

• Programmareglement voor uitvoering van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland 2014-2020

b.1.Procedures voor indiening van projecten

Een project is een samenhangend geheel van activiteiten, beschreven in de projectaanvraag, waarvoor een financiële bijdrage wordt gevraagd vanuit het EFRO in het kader van het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland.

Voor elk project wijzen de projectpartners een projectverantwoordelijke aan (cfr. art. 13 van Verordening (EU) nr. 1299/2013). De projectverantwoordelijke heeft de volgende taken:

• hij stelt de regelingen vast voor zijn betrekkingen met de projectpartners die aan het project deelnemen en doet dit in de vorm van een overeenkomst (zie hieronder)

• hij draagt zorg voor de tenuitvoerlegging van het volledige project;

• hij ziet erop toe dat de uitgaven die door de aan het project deelnemende partners zijn ingediend, zijn betaald voor de tenuitvoerlegging van het project en in overeenstemming zijn met de activiteiten die door de partners onderling zijn overeengekomen;

Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taken niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De projectverantwoordelijke ontvangt het bericht van het Comité van Toezicht over de besluitvorming omtrent het project en draagt de eindverantwoordelijkheid ten aanzien van het project.

De projectverantwoordelijke stelt een verplichte overeenkomst op tussen de projectverantwoordelijke en de projectpartners waarin, onder meer, een garantieverklaring van alle projectpartners is opgenomen om de nodige financiering te verstrekken, aanvullend op de projectsubsidie vanuit EFRO en eventueel andere cofinancieringsbronnen; alsook bepalingen die een goed financieel beheer van de aan het project toegewezen middelen garanderen (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).

De opname van een artikel met betrekking tot de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen en met betrekking tot de integrale doorstorting van de EFRO-steun is verplicht.

Wat betreft de projectpartners geldt het volgende:

Er kunnen geen projectpartners opgenomen worden die geen kosten maken in het project. De projectaanvraag biedt voldoende ruimte om actoren die inhoudelijk betrokken zijn bij het project en de wijze waarop zij betrokken zijn, te belichten. Ook ondernemingen in moeilijkheden zoals gedefinieerd in het kader van de voorschriften inzake staatssteun van de Unie, kunnen niet als begunstigde worden geselecteerd (dit geldt ook ten aanzien van de projectverantwoordelijke) (cfr. art 3 lid 3d van Verordening nr. 1301/2013).

Omdat projectpartners opgenomen worden in de lijst van projecten, geldt aansluitend voor het financieringsplan op partnerniveau het volgende: elke projectpartner dient een EFRO-bijdrage op te nemen in het financieringsplan en deze kan maximaal 50% bedragen van de subsidiabele kost van de betreffende partner.

In de projectaanvraag wordt door elke projectpartner de rechtsvorm vastgesteld na het doorlopen van het stroomschema publiek vs. niet-publiek zoals ook opgenomen in dit reglement. Uitgaven van organisaties die volgens dit schema onder publiek respectievelijk niet-publiek vallen worden met het oog op rapportering aan de Europese Commissie gecatalogeerd als publieke respectievelijke niet-publieke uitgaven.

Ter ondersteuning wordt vanuit het programmapartnerschap de begeleiding door projectadviseurs aangeboden. Zij maken deel uit van het programmasecretariaat en begeleiden de opmaak van de projectdossiers.

c.Lancering projectoproep

Binnen het programma wordt gewerkt met oproepen voor het indienen van projectaanmeldingen, die door de managementautoriteit worden gelanceerd.

Aan het begin van de programmaperiode wordt een projectoproep gelanceerd voor alle specifieke doelstellingen van het Samenwerkingsprogramma.

Volgende projectoproepen worden voor de lancering goedgekeurd door het Comité van Toezicht en bevatten bepalingen rond de specifieke doelstellingen van het Samenwerkingsprogramma waarbinnen projecten kunnen worden ingediend, eventuele oproepspecifieke voorwaarden, de termijnen waarbinnen aanmeldingen ingediend en – na mogelijke preselectie – uitgewerkt moeten zijn tot een projectaanvraag, de termijnen waarbinnen het Comité van Toezicht de indiener zal informeren over haar besluiten, alsook het maximale budget dat in principe ter beschikking wordt gesteld.

Voor de selectie van projecten onder de prioritaire as ‘Technische Bijstand’ worden geen oproepen gelanceerd. Voor dergelijke projecten kunnen doorlopend uitgewerkte projectaanvragen worden ingediend.

d.Aanmelding projectidee

De projectindiener moet bij de managementautoriteit een aanmelding van een projectidee doen. Het betreft een eerste verzoek van de projectindiener om voor een EFRO-bijdrage in aanmerking te komen. De projectindiener krijgt een ontvangstbevestiging.

De managementautoriteit beoordeelt of een projectaanmelding voldoet aan de ontvankelijkheidscriteria: indien de aanmelding niet voldoet, wordt de indiener hiervan op de hoogte gesteld en wordt verdere behandeling stopgezet.

Ontvankelijke aanmeldingen worden, voorzien van een beoordeling gebaseerd op de technische en inhoudelijke beoordelingscriteria, door de managementautoriteit aan het Coördinatorenoverleg (COG- ambtelijk overleg van de programmapartners) voorgelegd. Dit COG maakt op basis van de beoordelingen van de managementautoriteit een advies op voor het Comité van Toezicht.

Het Comité van Toezicht is de eindverantwoordelijke voor de beoordeling van de aanmeldingen en neemt hierover een gemotiveerd besluit. De managementautoriteit stelt de projectindieners op de hoogte van het gemotiveerd besluit volgens de in de oproep vermelde timing.

Aanmeldingen die op deze manier niet worden gepreselecteerd, komen niet in aanmerking voor verdere indiening.

Er wordt voor gepreselecteerde aanmeldingen een projectadviseur aangewezen die het projectpartnerschap zal begeleiden.

Enkel voor projecten binnen de prioritaire as ‘Technische Bijstand’ geldt de uitzondering dat de definitieve projectaanvraag onmiddellijk kan worden uitgewerkt, zonder dat eerst een projectaanmelding moet worden gepreselecteerd.

e.Indiening projecten

Het projectpartnerschap stelt met behulp van de projectadviseur een definitieve projectaanvraag op. Hierbij geeft de projectadviseur algemene technische aanwijzingen voor de verdere uitwerking van het dossier (bv. aandachtspunten i.v.m. inkomsten, staatssteun, publieke dan wel niet-publieke status van partners, ed.), alsook indien gewenst verduidelijking bij eventueel gestelde voorwaarden van het Comité van Toezicht.

De projectaanvraag moet ingediend worden door de projectverantwoordelijke binnen de door het Comité van Toezicht vastgelegde termijn. Indien dit niet gebeurt, vervalt de aanmelding; tenzij het Comité van Toezicht op basis van een gemotiveerde aanvraag tot uitstel van de projectverantwoordelijke beslist tot een verlenging van de indieningsperiode. Deze aanvraag tot uitstel moet uiterlijk 28 kalenderdagen na het verstrijken van de deadline zijn ingediend.

Een aanvraag is gereed voor indiening indien de projectaanvraag volledig is ingevuld en als volgende documenten zijn aangeleverd:

• samenwerkingsovereenkomst, inclusief garantieverklaring van de projectpartners¹

• raming van de inkomsten, indien van toepassing

Wanneer de aanvraag wordt ingediend, krijgt de projectverantwoordelijke een ontvangstbevestiging. De datum waarop de projectaanvraag door de managementautoriteit werd ontvangen, is de indieningsdatum.

Het partnerschap kan pas vanaf de indieningsdatum op eigen risico starten met de uitvoering van het project (zie ook ‘paragraaf 2.2. procedures voor de uitvoering van projecten’). De startdatum vermeld in de projectaanvraag, kan dus niet in de tijd voor de indieningsdatum liggen. Er kunnen géén rechten ontleend worden aan de ontvangstbevestiging van een projectaanvraag.

Enkel voor projecten binnen de prioritaire as ‘Technische Bijstand’ geldt de uitzondering dat de samenwerkingsovereenkomst niet bij de indiening moet worden aangeleverd en dat de startdatum wel voor de indieningsdatum kan liggen.

x.Xxxxxxxxxxx/toetsing projecten

De managementautoriteit toetst de ontvankelijkheid van een projectdossier. Indien een project niet ontvankelijk bevonden wordt, zal de projectaanvraag niet verder in behandeling worden genomen en wordt de projectverantwoordelijke hiervan in kennis gesteld.

Vervolgens beoordeelt de managementautoriteit aan de hand van de technische criteria of de projectaanvraag voldoet aan het regelgevend kader en of het inhoudelijk wel degelijk de verbijzondering is van de gepreselecteerde projectaanmelding.

Ten slotte toetst de managementautoriteit de projectaanvraag aan de inhoudelijke beoordelingscriteria. Dit resulteert in een gemotiveerd inhoudelijk advies aan het Comité van Toezicht.

Wanneer een projectaanvraag voldoet aan de ontvankelijkheidscriteria, maar niet aan de technische criteria, kan het project niet goedgekeurd worden, maar ontvangt het Comité van Toezicht wel een gemotiveerd, inhoudelijk advies.

Voor projecten die voldoen aan de technische criteria, voert de managementautoriteit ook een staatssteuntoets uit. Dit kan leiden tot voorwaarden die bij goedkeuring door het Comité van Toezicht opgelegd worden. Indien de conclusie van die staatssteuntoets echter is dat er een hoog risico blijft dat het project niet in lijn is met de Europese staatssteunregels, kan het project niet goedgekeurd worden, tenzij het Comité van Toezicht beslist een aanmeldingsprocedure bij de Europese Commissie op te starten.

g.Besluitvorming

Het Comité van Toezicht is verantwoordelijk voor de beoordeling van de projecten en de daaraan gekoppelde toekenning van de EFRO-bijdrage. Het Comité van Toezicht neemt hierover een gemotiveerd besluit.

Het Comité van Toezicht kan besluiten dat een projectaanvraag wordt goedgekeurd, afgekeurd of moet worden herwerkt. Een project dat niet voldoet aan de technische criteria, kan niet door het Comité van Toezicht worden goedgekeurd.

1. Indien het Comité van Toezicht een project - eventueel onder bepaalde voorwaarden - goedkeurt, wordt de projectverantwoordelijke op de hoogte gebracht van dit besluit.

2. Wanneer een projectaanvraag wordt afgekeurd, vervalt de gepreselecteerde aanmelding. Indien het Comité van Toezicht een project afkeurt, wordt aan de projectverantwoordelijke een gemotiveerd besluit tot afwijzing verstuurd.

3. Wanneer tot herwerking van een projectaanvraag wordt besloten, krijgt de projectverantwoordelijke een nieuwe termijn waarbinnen de aangepaste projectaanvraag opnieuw moet worden ingediend. Deze projectaanvragen moeten opnieuw de hierboven beschreven ‘procedures voor indiening van projecten’ doorlopen vanaf paragraaf 2.1.c ‘indiening’.

De gemotiveerde besluiten van het Comité van Toezicht worden medegedeeld aan de projectverantwoordelijke volgens de in de oproep vermelde timing. Ook de certificeringsautoriteit wordt hiervan op de hoogte gesteld.

De uiterste datum waarop het Comité van Toezicht projecten kan goedkeuren is 31 december 2022.

x.Xxxxxxxxxxxxx goedkeuring

De managementautoriteit formaliseert de goedkeuring van het Comité van Toezicht door het opleveren aan de projectverantwoordelijke van een besluit waarin de eventuele goedkeurings­voorwaarden worden vermeld (cfr. art. 12, lid 5 van Verordening nr. 1299/2013).

Naar aanleiding van goedgekeurde projectwijzigingen (zie verder) wordt een nieuw besluit afgeleverd door de managementautoriteit. Deze wordt aan de project­verantwoordelijke en de certificeringsautoriteit bezorgd.

EFRO-middelen kunnen pas worden uitbetaald nadat het besluit dat de managementautoriteit heeft verleend als formalisering van de goedkeuring van het project, in werking is getreden.

h.1. Procedures voor uitvoering van projecten

1. Start uitvoering project

De startdatum van een project is de datum die in de projectaanvraag zoals goedgekeurd door het Comité van Toezicht, wordt vermeld. De startdatum kan nooit gelegen zijn vóór de indieningsdatum, uitgezonderd bij projecten onder de prioritaire as ‘Technische Bijstand’.

Het sluiten van een externe opdracht is geen projectuitvoering en kan dus plaatsvinden voor de startdatum.

De managementautoriteit nodigt alle projectpartners uit voor een startvergadering waar regelgeving en projectcyclus worden overlopen. Het voldoen aan de aanbestedings­regelgeving is hier een aandachtspunt.

De managementautoriteit maakt voor elk project na goedkeuring een inschatting van de financiële en administratieve risico’s. Op basis van deze risicoanalyse kan eventueel een aangepast rapportage- of controleregime (zie verder) vastgesteld worden. Hiervoor wordt in voorkomend geval een addendum opgemaakt bij het besluit tot goedkeuring.

2. Projectadministratie

De managementautoriteit zorgt ervoor dat alle relevante correspondentie tussen de projectpartner en de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties (en vice versa) in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit.

De projectverantwoordelijke draagt er zorg voor dat elke projectpartner een afzonderlijke projectadministratie heeft, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Het betreft ten minste:

• De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).

• Er moet een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige codering gebruikt worden (cfr. art. 125 lid 4b van Verordening nr. 1303/2013).

• Alle relevante bewijslast. Dit bevat onder meer alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten, facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden, voor zover relevant taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen, urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit.

Originele papieren stukken worden op papier bijgehouden en originele digitale stukken worden digitaal bijgehouden. De projectadministratie moet vlot raadpleegbaar en overzichtelijk blijven.

De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate inhoudelijke en financiële rapportages. De administratie biedt verder voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in het besluit tot goedkeuring van het project vermelde voorwaarden waaronder de bijdrage is verstrekt. Hierbij is het voeren van een (volledige of gedeeltelijke) digitale projectadministratie toegestaan op voorwaarde dat er adequate interne procedures zijn voor de digitalisering van papieren documenten en het gehele systeem een deugdelijke controle mogelijk maakt.

De projectpartner draagt er zorg voor dat de complete projectadministratie nog raadpleegbaar en controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de laatste uitgaven van het project door de certificeringsautoriteit werden opgenomen in de rekeningen. De managementautoriteit zal de projectverantwoordelijke informeren wanneer deze periode ingaat. Deze termijn kan geschorst worden in geval van gerechtelijke procedures of op verzoek van de Commissie. (cfr. art. 140 van Verordening nr. 1303/2013).

In afwachting van deze communicatie door de managementautoriteit draagt de projectverantwoordelijke er zorg voor dat de complete projectadministratie minstens tot vijf jaar na de projectperiode raadpleegbaar en controleerbaar is.

Deze bepalingen doen evenwel geen afbreuk aan de voorschriften voor het bewaren van documenten bij projecten met staatssteun.

3. Rapportageverplichtingen

• Inhoudelijke rapportering

De projectverantwoordelijke rapporteert gedurende de gehele projectperiode op halfjaarlijkse basis inhoudelijk aan de managementautoriteit en start hiermee uiterlijk 7 maanden na startdatum.

Hierop gelden volgende uitzonderingen:

• voor projecten uit oproep 6 kan de managementautoriteit besluiten tot een minder frequente inhoudelijke rapportering;

• voor projecten binnen de prioritaire as ‘Technische Bijstand’ volstaat een rapportage op jaarlijkse basis.

De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages of om bijkomende tussentijdse rapportages vragen. Niet tijdige of onvolledige rapportage kan leiden tot het niet uitbetalen van de ingediende declaraties.

• Financiële rapportering

Het programma werkt met een declaratiedeadline. Welke concrete regels van toepassing zijn, is afhankelijk van het moment waarop een projectuitgave is betaald c.q. uren door projectmedewerkers zijn gepresteerd:

• Uitgaven betaald voor 23 december 2020 en personeelskosten via een standaarduurtarief gepresteerd voor 23 november 2020):

Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum² te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden.

Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie³:

• Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;

• Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard.

De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn.

In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend.

• Uitgaven betaald vanaf 23 december 2020 en personeelskosten via een standaarduurtarief gepresteerd vanaf 23 november 2020:

Van partners wordt verwacht dat zij projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum declareren. Zo worden projectuitgaven niet opgespaard.

Indien een partner zich niet aan deze termijn houdt, kan dit ertoe leiden dat de managementautoriteit voor die begunstigde strikte declaratiedeadlines oplegt. In dat geval communiceert de managementautoriteit op dat moment ook welke sanctie van toepassing is op projectuitgaven waarvoor die deadline niet wordt gehaald.

De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader)

Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel.

De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen.

De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden.

Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren.

Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

4. Controle

De projectverantwoordelijke en de andere projectpartners zijn verplicht alle medewerking te verlenen aan evaluatie­onderzoeken, audits en inhoudelijke, fysieke en financiële controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/of door hen aangewezen derden. Zij hebben het recht om (onaangekondigd) ter plaatse de rechtmatige besteding van de EFRO-bijdrage te controleren, de administratie in te zien en daarvan kopieën te maken. De projectverantwoordelijke en projectpartners verlenen derhalve het toegangsrecht aan de betrokken instanties en hun vertegenwoordigers. De projectverantwoordelijke draagt er tevens zorg voor dat die onderdelen van het project die zijn ondergebracht bij de partners binnen het project, dan wel zijn uitbesteed aan derden, op een gelijkaardige manier als hierboven beschreven kunnen worden gecontroleerd. Hieronder valt ook de medewerking aan het rapporteren over de inhoudelijke voortgang, zelfs na het moment waarop het project financieel is afgerond. Niet naleving van deze bepalingen kan leiden tot sancties, zoals bepaald in bijlage 3 van dit Reglement.

Gezien de rechtsgrond voor deze taak van de programma-autoriteiten in artikelen 125, 126 en 127 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 is de eventuele verwerking van persoonsgegevens bij de uitvoering van deze taken niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer bij het uitvoeren van deze taak persoonsgegevens worden gedeeld met verwerkers (bv. een externe accountant), dan worden daarbij steeds de bepalingen van de AVG nageleefd.

1. EERSTE LIJN

De managementautoriteit onderzoekt alle gedeclareerde uitgaven op subsidiabiliteit en kan hiervoor beroep doen op een externe accountant. De controle vindt plaats op stukken of op plaats. Kosten voor dergelijke controles kunnen aan de projectverantwoordelijke worden aangerekend. De projectverantwoordelijke kan om die reden kosten verbonden aan de controles opvoeren in het kostenplan.

De managementautoriteit houdt in zijn werkzaamheden rekening met een afwijkingspercentage per kostenrubriek van 20% per partner. De totale subsidiabele kosten per partner mogen hierbij uiteraard niet overschreden worden. De managementautoriteit gaat uit van het laatst goedgekeurde kostenplan.

Indien de rapportering volledig is bevonden, zorgt de managementautoriteit ervoor dat de controle op stukken of op plaats tijdig wordt afgerond, zodat dit de uitbetaling door de certificeringsautoriteit van de EFRO-steun voor de gedeclareerde uitgaven binnen de termijn van 90 dagen niet in het gedrang brengt (cfr. art. 132 van Verordening nr. 1303/2013).

Als de managementautoriteit vaststelt dat de rapportage niet volledig is, kunnen aanvullende stukken opgevraagd wordt. Desgevallend wordt de behandelingstermijn gestuit.

2. TWEEDE LIJN

Jaarlijks controleert de auditautoriteit op basis van een steekproef gecertificeerde uitgaven van individuele projectpartners in het kader van de auditstrategie.

5. Financieringssystematiek

• Uitbetaling

De certificeringsautoriteit betaalt de projectverantwoordelijke op basis van gedeclareerde en gecontroleerde kosten mits de Europese Commissie haar voldoende EFRO-middelen ter beschikking heeft gesteld én mits het besluit dat de managementautoriteit heeft verleend als formalisering van de goedkeuring van het project, in werking is getreden. Indien aan één van deze voorwaarden niet is voldaan, wordt de betalingstermijn van 90 kalenderdagen na declaratie gestuit. De projectverantwoordelijke verneemt hoeveel EFRO aan welke projectpartner toekomt.

• Cofinanciering

Een project kan maximaal voor 50% vanuit EFRO gesubsidieerd worden. De financiering van een project bestaat bijgevolg voor minimaal 50% uit cofinanciering.

Met de garantieverklaring stellen de projectpartners zich garant voor de volledige financiering. Wijzigingen in de achterliggende financiering dienen de projectpartners doorlopend te updaten. Met het oog op de rapportering aan de Europese Commissie dient de financiering te worden gecatalogeerd als publieke dan wel als niet-publieke financiering. Elke projectpartner moet de status (niet-publiek of publiek) van de cofinanciering aangeven.

Projectpartners kunnen voor maximum 100% van de projectkosten financiering ontvangen (geen overfinanciering). Projectuitgaven kunnen steeds slechts in één Europees project worden opgenomen (Europese dubbelfinanciering niet toegestaan). In beginsel kan het EFRO-percentage niet wijzigen.

De cofinancieringsbijdragen worden door de projectverantwoordelijke en/of de betreffende projectpartners zelf geregeld.

6. Wijzigingen en verlengingen

• Wijzigingen

Wijzigingen dienen vóór de einddatum van het project gemotiveerd aangevraagd te worden.

De managementautoriteit kan aanvullingen op de motivering vragen.

Het aanvragen van wijzigingen is onderhavig aan volgende beperkingen:

• Het aantal wijzigingen per project is beperkt tot maximum één wijziging per uitvoeringsjaar.

• Uit kostenlijnen waarin een onregelmatigheid werd vastgesteld na certificering, kan het bedrag van de onregelmatigheid niet meer worden verschoven.

• Indicatoren kunnen niet aangepast worden.

Als de gevraagde wijziging een verschuiving in het kostenplan tot gevolg heeft, maar de verschuivingen tussen de kostenrubrieken bedragen niet meer dan 200.000 euro (per kostenrubriek waar naartoe wordt verschoven) op partnerniveau, dan kan de managementautoriteit beslissen over de gevraagde wijziging. De managementautoriteit kan ook beslissen over een wijziging aangaande de keuze van een partner om al dan niet het forfaitair percentage van 40% op de personeelskosten toe te passen. In andere gevallen beslist het Comité van Toezicht over de gevraagde wijziging.

Verschuivingen van geraamde bedragen binnen een kostenrubriek in een kostenplan van een projectpartner vormen geen wijzigingen, zolang het totaalbedrag van de kostenrubriek niet wijzigt.

Als er een uitgave wordt voorzien binnen een bepaalde kostenrubriek die niet kan worden ondergebracht in een bestaande omschrijving van een uitgave, dan vraagt dit een wijziging, tenzij het een kleine uitgave betreft (cfr. paragraaf 2.2.C).

De managementautoriteit stelt de projectverantwoordelijke binnen 10 werkdagen na de besluitvorming op de hoogte van het besluit over de aangevraagde wijziging.

• Verlenging

1. Op vraag van het project

Aanvragen tot verlenging van de projectduur dienen steeds goed gemotiveerd voorgelegd te worden aan de managementautoriteit. Deze kan aanvullingen op de motivering vragen.

Een verlengingsaanvraag wordt ten vroegste twaalf maanden en ten laatste twee maanden voor de einddatum van het project ingediend. Deze wordt niet meegeteld bij de controle op ‘maximum één wijziging per uitvoeringsjaar’, maar mag wel samen met de wijziging van het laatste uitvoeringsjaar worden ingediend. Een project kan slechts één keer verlengen. In principe is dit voor maximaal één jaar. Indien een project bij uitzondering meer dan één jaar wil verlengen, is dit een beslissing van het Comité van Toezicht.

Als uiterste einddatum van een verlengde projectperiode geldt:

• voor projecten uit oproep 1 tot en met 4: 31 december 2022

• voor projecten uit oproep 5 en 6: 30 juni 2023

De managementautoriteit kan zelf beslissen over wijzigingen met een verlengingsaanvraag. Enkel wanneer een verlenging langer is dan één jaar, dient de gevraagde wijziging aan het Comité van Toezicht voorgelegd te worden.

De projectverantwoordelijke wordt binnen 10 werkdagen na de besluitvorming op de hoogte gebracht van het besluit over de aangevraagde wijziging.

2. Op initiatief van de managementautoriteit

De managementautoriteit kan in uitzonderlijke omstandigheden (bv. de corona-crisis) ook zelf besluiten tot een proportionele verlenging van de projectperiode. In functie van de omstandigheden is dit herhaalbaar. De managementautoriteit kan een dergelijk besluit ook nemen ten aanzien van een project dat al eerder op vraag van het project is verlengd.

Als uiterste einddatum van een verlengde projectperiode geldt:

• voor projecten uit oproep 1 tot en met 4: 31 december 2022

• voor projecten uit oproep 5 en 6: 30 juni 2023

De projectverantwoordelijke wordt binnen 10 werkdagen na de besluitvorming op de hoogte gebracht.

i.Promotie en publiciteit (zie Xxxxx XXX van Verordening nr.1303/2013 en art. 4 van Uitvoeringsverordening nr. 821/2014)

Om het publiek beter bekend te maken met de rol die de Europese Unie speelt bij de financiering van projecten en activiteiten, ligt bij de projectverantwoordelijke en de projectpartners de plicht die rol op een efficiënte wijze duidelijk te maken in alle op het publiek gerichte activiteiten (in de sfeer van promotie en publiciteit).

Tot dit doel wordt bij alle genomen voorlichtings- en communicatiemaatregelen duidelijk gemaakt dat voor het project steun is verleend met Europese middelen. Dit gebeurt verplicht door weergave van het logo van Interreg Vlaanderen-Nederland (versie a of b, zie bijlage 1), waarin het embleem van de Europese Unie en verwijzingen naar de ‘Europese Unie’ en het ‘Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling’ zijn opgenomen.

Het logo wordt steeds duidelijk zichtbaar en op een prominente plaats aangebracht. De plaats en grootte ervan zijn passend met betrekking tot de omvang van het gebruikte materiaal of document.

Indien behalve dit verplichte logo nog andere logo’s worden afgebeeld (bv. van projectpartner(s) en/of cofinancier(s)) moet het embleem van de Europese Unie (de ‘vlag’) steeds ten minste even groot zijn, gemeten in de hoogte of de breedte, als het grootste van de andere logo’s. Met het oog op het voldoen aan deze verplichting is het toegestaan dit embleem eventueel bijkomend op te nemen, bovenop het embleem dat reeds in het verplichte logo is opgenomen.

Enkel voor klein promotiemateriaal mag de versie van het verplichte logo worden gebruikt waarin de verwijzing naar het ‘Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling’ niet is opgenomen.

Het verplichte logo en in voorkomend geval het bijkomend opgenomen embleem van de Europese Unie worden op websites steeds in de originele kleur weergegeven. In alle andere media wordt waar mogelijk de originele kleur gebruikt en mag een ‘monochrome versie’ alleen in gerechtvaardigde gevallen worden gebruikt.

Daarnaast gelden volgende specifieke regels:

• Projectaffiche: Alle projectpartners moeten gedurende de projectperiode een affiche (minimaal A3-formaat) met informatie over het project en vermelding van de steun door de Europese Unie ophangen op een voor het publiek goed zichtbare plek. De bovenvermelde algemene regels met betrekking tot het gebruik van het verplichte logo zijn integraal van toepassing.

• Website: Iedere projectpartner dient gedurende de projectperiode op haar eigen website (voor zover deze bestaat) een korte projectbeschrijving met het doel en de resultaten van het project op te nemen. Hierbij wordt de nadruk gelegd op de financiële steun door de Europese Unie. Het verplichte logo in kleur moet duidelijk en onmiddellijk zichtbaar zijn bij het openen van de desbetreffende pagina (zonder dat daarbij naar beneden hoeft gescrold te worden). Daarnaast zijn de bovenvermelde algemene regels met betrekking tot het gebruik van het verplichte logo integraal van toepassing.

• Steunvermelding tijdens evenementen: De projectpartners stellen de deelnemers aan activiteiten georganiseerd in het kader van het project, op de hoogte van de Europese steun. Daarbij zijn de bovenvermelde algemene regels met betrekking tot het gebruik van het verplichte logo van toepassing.

• Borden en plaquettes: Als de publieke financiering op projectniveau (Interreg-middelen + publieke cofinanciering) groter is dan 500.000 euro en het project voorziet in de bouw van infrastructuur of bouwwerken, dient voor de duur van de uitvoering op het bouwterrein een tijdelijk bord opgesteld te worden.

Na afsluiting van het project, uiterlijk drie maanden na einddatum van het project, wordt het bord vervangen door een permanente plaquette.

Het tijdelijke bord en de permanente plaquette, beide van aanzienlijk formaat, dienen op een voor het publiek goed zichtbare plek aangebracht te worden. Op het bord moet de naam en het hoofddoel van het project vermeld worden. De naam, de tekst en het verplichte logo moeten samen ten minste 25% van het bord uitmaken. Daarnaast zijn de hierboven vermelde algemene regels met betrekking tot het gebruik van het verplichte logo van toepassing.

Ook wanneer het gaat om de aankoop van een fysiek object of de combinatie van verschillende fysieke objecten waarbij op projectniveau de publieke financiering groter is dan 500.000 euro, moet een permanente plaquette worden geplaatst, met de hierboven beschreven specificaties. Wanneer het niet mogelijk is om een permanente informatieplaquette aan te brengen bij een fysiek object dienen andere passende maatregelen genomen te worden om bekendheid te geven.

Alle kosten verbonden aan de promotie en publiciteit kunnen in het kostenplan worden opgevoerd. Wel geldt dat de kosten aantoonbaar en verifieerbaar moeten zijn.

Indien de projectverantwoordelijke of de projectpartners onvoldoende gevolg geven aan de voorschriften rond promotie en publiciteit, kan de managementautoriteit beslissen (een deel van) de projectkosten als niet subsidiabel te verklaren (zie bijlage 2: Sanctioneringsbeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit).

De managementautoriteit is verantwoordelijk voor de communicatie rondom het programma Interreg Vlaanderen-Nederland. Hiervoor doet zij beroep op het programmasecretariaat waar de specifieke functie van PR- en communicatiemedewerker voorzien werd. Aanvaarding van de EFRO-bijdrage impliceert dat de namen van projectpartners worden opgenomen op een door de managementautoriteit te publiceren projectenlijst. Elk project kan verder vernoemd worden in persberichten, op internet enz. Verder dient de projectverantwoordelijke zijn medewerking te verlenen aan communicatie-uitingen die voortvloeien uit de communicatiestrategie van het programma.

j.Intellectuele eigendom

In de overeenkomst die de projectverantwoordelijke afsluit met de projectpartners, worden afspraken gemaakt over intellectuele eigendom. Er worden bepalingen opgenomen voor zowel intellectuele eigendom die vooraf bestaat en in het kader van het project wordt gebruikt (‘achtergrondkennis’), als voor intellectuele eigendom die tijdens de projectperiode wordt gecreëerd (‘voorgrondkennis’).

j.1.Procedures voor afsluiting van projecten

De laatste financiële rapportage en het inhoudelijke eindrapport dienen binnen vier maanden na de einddatum van het project bij de managementautoriteit te zijn ingediend⁴.

De managementautoriteit legt het inhoudelijke eindrapport en een overzicht van de bedragen voor aan het Comité van Toezicht ter kennisgeving.

De certificeringsautoriteit betaalt het saldo uit aan het project op basis van de definitieve bedragen per projectpartner. De EFRO-bijdrage per projectpartner kan nooit hoger zijn dan de goedgekeurde bijdrage aan de projectpartner zoals opgenomen in het besluit tot goedkeuring van het project.

Indien wordt vastgesteld dat onverschuldigd betaalde bedragen werden uitbetaald, dient de projectverantwoordelijke deze onverschuldigd betaalde bedragen onverwijld terug te storten aan de certificeringsautoriteit. Indien nodig zal de managementautoriteit hiervoor een terugvorderingsprocedure opstarten.

j.2. Specifieke procedures

1. Onregelmatigheden

Definitie: elke inbreuk op de Europese wetgeving of op de nationale wetgeving betreffende de toepassing daarvan, als gevolg van een handeling of nalatigheid van een bij de uitvoering van het programma betrokken natuurlijk of rechtspersoon of andere instantie, waarbij de begroting van de Unie door een onverschuldigde uitgave wordt of zou kunnen worden benadeeld.

Het heeft geen betrekking op vergissingen of nalatigheden (bv. materiële rekenfouten) die voor de betaling zijn ontdekt en waarop een financiële rechtzetting is gevolgd, en die geen aanleiding geven tot administratieve of gerechtelijke sancties.

Onregelmatigheden met betrekking tot samenwerkingsprogramma’s in het kader van de doelstelling „Europese territoriale samenwerking” worden, indien nodig, gemeld door de lidstaat waar de uitgave bij de uitvoering van het project door de projectpartner is gedaan. Tegelijkertijd brengt de lidstaat de managementautoriteit, de certificeringsautoriteit voor het programma en de auditautoriteit op de hoogte.

De projectverantwoordelijke doet onverwijld melding aan de managementautoriteit over alle feiten en omstandigheden, waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat zij invloed hebben op het voortbestaan van het recht op een bijdrage, alsmede over een verzoek aan de rechtbank tot verlening van uitstel van betaling, een gerechtelijk akkoord of een faillissement van de projectverantwoordelijke, dan wel van één van de projectpartners. Onder een faillissement wordt verstaan (cfr. Verordening nr. 1346/2000, art. 2 onder a) in België: het faillissement, het gerechtelijk akkoord en de collectieve schuldregeling en in Nederland het faillissement en de surseance van betaling.

2. Intrekking subsidieverlening

Indien de projectverantwoordelijke of een projectpartner een verzoek aan de rechtbank tot verlening van uitstel van betaling, een gerechtelijk akkoord heeft aangevraagd of in staat van faillissement verkeert, kan geen subsidie worden toegekend en kan de subsidie geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken of teruggevorderd.

Indien de projectverantwoordelijke niet handelt overeenkomstig de Europese, nationale of andere bepalingen van het programma of de voortgang van het project waarvoor subsidie is verleend niet verloopt overeenkomstig het besluit, kan het Comité van Toezicht of de managementautoriteit de subsidie geheel of gedeeltelijk intrekken. In geval van onregelmatigheden kan de managementautoriteit onmiddellijk de uitbetaling van de EFRO-bijdrage laten staken en laten overgaan tot terugvordering.

Indien wordt vastgesteld dat onverschuldigd betaalde bedragen werden uitbetaald, dient de projectverantwoordelijke deze onverschuldigd betaalde bedragen onverwijld terug te storten aan de certificeringsautoriteit. Indien nodig zal de managementautoriteit hiervoor een terugvorderingsprocedure opstarten.

2. Beroeps- en klachtenprocedures

BEROEP

Belanghebbenden kunnen beroep aantekenen tegen de beslissingen die in het kader van het programma worden genomen door de managementautoriteit of het Comité van Toezicht. Dit zou kunnen gaan over besluiten m.b.t. de (pre)selectie van een individuele projectaanmelding door het CvT, vaststellingen gemaakt in kader van het controleproces, of nog andere zaken.

Om ontvankelijk te zijn, dient in een beroep gemotiveerd te worden welk belang de indiener heeft bij het beroep én welke fout werd gemaakt in de (voorbereiding van) de beslissing.

De managementautoriteit onderzoekt elk ingediend beroep op ontvankelijkheid.

De uitoefening van de bevoegdheid van het Comité van Toezicht waarbij een beleidsmatige voorkeur wordt uitgedrukt in de preselectie van projectaanmeldingen, is een discretionaire opportuniteitsafweging. Wanneer de inhoudelijke motivering van een beroep enkel hier op terug te brengen is, zal het onontvankelijk worden verklaard.

De verschillende beroepsprocedures, evenals de bevoegde instanties en beroepstermijnen zijn in de tabel hieronder weergegeven.

De termijnen gaan in vanaf de dag van publicatie of kennisgeving van de beslissing. Indien binnen deze termijn geen beroep is ingediend, kunnen verdere beslissingen in de projectcyclus worden genomen, geformaliseerd of uitgevoerd. Indien wel tijdig een beroep werd ingediend, worden in afwachting van een definitieve uitspraak in beroep geen verdere stappen gezet voor betrokken projectaanvragen.

Tabel: Beroepsprocedures voor belanghebbenden in kader van Interreg VL-NL.

Beroepsprocedure	Instantie	Beroepstermijn
Willig en oneigenlijk beroep	Managementautoriteit Interreg Vlaanderen – Nederland Dienst Europa Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx eveneens mogelijk via xxx.xxxxxxxxxx.xx	42 kalenderdagen
Hiërarchisch beroep	Vlaams minister van Economie Consciencegebouw Xxxxxx Xxxxxx XX xxxx 00 0000 Xxxx-Xxxxx-xxx-Xxxx	42 kalenderdagen
Eindberoep (al dan niet in kortgeding)	Raad van State Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx	60 kalenderdagen

Een belanghebbende moet in eerste instantie een ‘willig en oneigenlijk beroep’ inleiden bij de managementautoriteit.

Indien een beroep betrekking heeft op de (pre)selectie, zal het CvT een besluit nemen over het beroep, na advies door de managementautoriteit.

Indien een beroep betrekking heeft op een vaststelling gemaakt in kader van het controleproces, dient de managementautoriteit een besluit te nemen over het beroep.

Na mededeling van het besluit over het willig beroep, heeft de indiener de mogelijkheid om verder beroep aan te tekenen door een ‘hiërarchisch beroep’ in te leiden bij middel van gewone geargumenteerde brief, te richten aan de Vlaamse minister bevoegd voor Economie.

Tenslotte kan de belanghebbende een ‘eindberoep’ inleiden bij middel van aangetekende brief, binnen 60 kalenderdagen na kennisgeving van onderhavige beslissing, te richten aan de Raad van State. Deze termijn gaat in vanaf de dag van bekendmaking van de onderhavige beslissing en wordt gestuit gedurende het willig en oneigenlijk beroep evenals gedurende het hiërarchisch beroep. De mogelijkheid tot een eindberoep is pas toegankelijk nadat zowel het willig en oneigenlijk beroep als het hiërarchisch beroep zijn doorlopen.

Enkel wanneer het beroep de schorsing vraagt van het collectieve preselectiebesluit van het CvT, geldt een andere procedure. Gelet op de brede uitwerking van een dergelijke schorsing op alle potentiële projectpartijen, kan dit enkel via een kortgedingprocedure bij de Raad van State.

KLACHT

Klachten van belanghebbenden m.b.t. de uitvoering van een project kunnen worden ingediend bij het Comité van Toezicht die ze in behandeling zal nemen. Indien nodig, kan het Comité van Toezicht doorverwijzen naar de bevoegde instanties.

k.Criteria

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen ontvankelijkheidscriteria, technische criteria en inhoudelijke criteria. Een projectaanvraag die niet voldoet aan de ontvankelijkheidscriteria, kan niet in behandeling worden genomen. Aan een projectaanvraag die niet voldoet aan de technische criteria, kan geen EFRO-steun worden verleend.

De inhoudelijke criteria worden gebruikt om projecten te beoordelen. Indien projecten onvoldoende bijdragen aan de inhoudelijke criteria, kan het Comité van Toezicht besluiten geen EFRO-steun toe te kennen.

Bij de beoordeling van projectaanmeldingen in de fase van preselectie wordt een beperkter set aan ontvankelijkheidscriteria, technische criteria en inhoudelijke criteria gehanteerd. Aangezien er bij preselectie geen EFRO-steun wordt verleend, staat een negatieve beoordeling aan de hand van de technische criteria in deze fase de preselectie van de aanmelding niet in de weg. De criteria die in deze fase al worden gebruikt, zijn met het symbool (*) aangeduid.

ONTVANKELIJKHEIDSCRITERIA5
1.	De projectaanvraag is volledig. (*)
2.	De projectaanvraag werd ingediend voor het verstrijken van de deadline zoals bepaald door het Comité van Toezicht6. (*)
3.	De projectaanvraag is de uitwerking van een gepreselecteerde aanmelding7.
4.	Het project wordt in voldoende mate uitgevoerd binnen het programmagebied Interreg Vlaanderen - Nederland. De effecten van het project hebben betrekking op voornoemde programmagebied. (*)
5.	Grensoverschrijdend karakter: aan beide zijden van de grens wordt cofinanciering gegarandeerd; - in de uitvoering van het project is er minstens aan beide zijden van de grens één partner betrokken, ofwel is er een EGTS betrokken, die is opgericht door minstens één Vlaamse en één Nederlandse publieke autoriteit of instantie. (*)
6.	De doelstelling van het project is inpasbaar binnen een specifieke doelstelling opgenomen in het Samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen – Nederland. (*)
7.	De doelstelling van het project is niet strijdig met de Europese en nationale regelgeving. (*)
8.	De doelstelling van het project is niet strijdig met de volgende horizontale criteria: gelijke kansen en anti-discriminatie; gelijkheid van vrouwen en mannen; duurzame ontwikkeling.
9.	Financieringscriteria: de gevraagde Europese bijdrage (EFRO) per projectpartner bedraagt niet meer dan 50% van de begrote totale subsidiabele kosten; de uitgaven zullen niet worden opgevoerd in een ander Europees project; de uitgaven zullen niet voor meer dan 100% worden gefinancierd.
10.	Het project voldoet aan alle bijkomende ontvankelijkheidscriteria die werden opgelegd in de projectoproep. (*)

TECHNISCHE CRITERIA8
1.	Het volledige dossier is beschikbaar.
2.	De projectaanvraag sluit inhoudelijk in voldoende mate aan bij de gepreselecteerde aanmelding en geeft invulling aan de voorwaarden die door het Comité van Toezicht werden opgelegd9.
3.	Uit de projectaanvraag blijkt dat het project: de maximale uitvoeringsperiode niet overschrijdt; (*) uitgevoerd wordt voor uiterlijk 31 december 202210, dan wel 31 december 2023 voor de prioritaire as Technische Bijstand; (*) effectief realiseerbaar is met het oog op de te verkrijgen vergunningen en te doorlopen procedures.
4.	De startdatum van het project valt niet voor de indieningsdatum11.
5.	De in het kostenplan van de projectpartners opgenomen kosten komen voor een Europese bijdrage in aanmerking, overeenkomstig verordeningen nr. 1299/2013, nr. 1301/2013 en nr. 1303/2013 en de verdere bepalingen in het programmareglement.
6.	In het kostenplan maakt elke projectpartner kosten, die rechtstreeks zijn toe te rekenen aan het project.
7.	De deelname van projectpartners van buiten het programmagebied is voldoende verantwoord. (*)
8.	De projectaanvraag is in het Nederlands opgesteld. (*)
9.	De projectpartners zijn rechtspersonen.
10.	Het project voldoet aan alle bijkomende technische criteria die werden opgelegd in de projectoproep. (*)

INHOUDELIJKE CRITERIA
Xxxxxxxxxx
0.	Het project speelt in op een effectieve probleemstelling of opportuniteit in de grensregio. Het project komt tegemoet aan een effectieve behoefte of vraag op het terrein. (*)
2.	Het project genereert ‘value for money’ voor het programma. Het project draagt bij aan de gekozen specifieke doelstelling van het Samenwerkingsprogramma en de overeenkomstige outputindicatoren. (*)
3.	Het project bezit een grote grensoverschrijdende meerwaarde. (*)
4.	Het project hanteert een innovatieve aanpak, met aandacht voor nieuwe en creatieve ideeën en methodes. (*)
5.	Het project levert synergie-effecten op: het levert een meerwaarde voor andere lokale, provinciale, regionale, nationale en Europese initiatieven; (*) het draagt bij aan cross-sectorale en interdisciplinaire samenwerking. (*)
6.	Het project levert een positieve bijdrage aan gelijke kansen en anti-discriminatie, gelijkheid van man en vrouw en duurzame ontwikkeling.
7.	Er is perspectief op continuïteit na de subsidie: er is een goed perspectief op, of hefboom tot, toekomstige activiteiten of investeringen; er wordt een aanpak gebruikt die toepasbaar en overdraagbaar is naar andere situaties en organisaties.
Partnerschap
8.	De projectpartners zijn actief betrokken, inhoudelijk relevant en organisatorisch competent om het project goed uit te voeren. (*)
9.	De taakverdeling tussen de partners is helder beschreven en in verhouding tot hun relevantie voor het project.
Inhoudelijke coherentie
10.	De doelstelling van het project speelt in op de in de projectaanvraag opgenomen probleemstelling of opportuniteit in de grensregio. (*)
11.	De projectresultaten zijn specifiek en realistisch geformuleerd en dragen bij tot de doelstellingen van het project. (*)
12.	De voorgestelde werkpakketten en activiteiten zijn relevant en leiden tot de geplande outputs en resultaten. (*)
13.	De werkpakketten en activiteiten volgen elkaar logisch op; het tijdplan is realistisch. (*)
14.	Er wordt voldoende aandacht geschonken aan de gepaste doelgroepen.
Financiële coherentie
15.	De projectbegroting staat in een goede verhouding tot de voorgestelde werkpakketten, inclusief management en communicatie: voor elk werkpakket staan de kosten per kostenlijn in verhouding tot de inhoud van het werkpakket; (*) het aandeel van de kosten per werkpakket ten opzichte van de totale projectbegroting staat in verhouding met de inhoud van de projectaanvraag. (*)
16.	De declaratieprognose sluit aan bij de inhoudelijke projectplanning.
17.	De inkomstenraming is realistisch.
Kader
18.	De projectaanvraag voorziet een goede communicatieaanpak om de samenwerking, de projectresultaten en de EFRO-steun onder de aandacht te brengen van een breed publiek en specifieke doelgroepen. (*)
19.	Het werkpakket projectmanagement is voldoende helder en consistent uitgewerkt zodat voldoende vertrouwen bestaat in een deugdelijke uitvoering van het project en de rapportering erover. (*)
Projectoproep
20.	Het project voldoet aan alle bijkomende inhoudelijke criteria die werden opgelegd in de projectoproep. (*)

l.Subsidiabiliteitskader

Dit hoofdstuk bevat algemene bepalingen en vervolgens een toelichting op de diverse kostenrubrieken en de benodigde bewijsstukken bij het declareren van de gemaakte kosten in de financiële rapportering. De benodigde bewijsstukken zijn steeds in een kader opgenomen.

l.1.Algemeen kader

Enkel uitgaven in overeenstemming met de bepalingen van de Europese regelgeving, met verordeningen betreffende het cohesiebeleid 2014-2020 in het bijzonder, en die voldoen aan de subsidiabiliteitsregels van het programma komen in aanmerking voor EFRO-steun.

Enkel daadwerkelijk door de projectpartner gemaakte en betaalde uitgaven zijn subsidiabel. De enige uitzondering hierop worden gevormd door kosten die via een vereenvoudigde kostenoptie (forfaitair bedrag of forfaitair percentage) worden gedeclareerd.

De uitgaven gebeuren in de vorm van geld met uitzondering van afschrijvingen, forfaitair ingebrachte uitgaven en interne facturering.

Subsidiabele uitgaven zijn slechts in één Europees project opgenomen (Europese dubbelfinanciering niet toegestaan) en worden niet voor meer dan 100% gefinancierd (geen overfinanciering).

Enkel de uitgaven die passen in het goedgekeurde kostenplan en waarvoor er een rechtstreeks verband bestaat met de projectdoelstellingen komen voor subsidie in aanmerking. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel indien er budget voorzien is in de overeenkomstige kostenrubriek.

Indien slechts een deel van de gemaakte uitgave gerelateerd is aan het project kan alleen dat deel van de uitgave gedeclareerd worden. Uit de bewijsstukken dient duidelijk opgemaakt te kunnen worden welk deel van de uitgave betrekking heeft op het project. Het gedeclareerde bedrag dient ondubbelzinnig uit de factuur te kunnen worden gehaald. Indien het gedeclareerde bedrag niet ondubbelzinnig uit de factuur kan worden gehaald dient de projectpartner een gepaste verdeelsleutel toe te passen en deze te motiveren. De motivatie en onderbouwing voor die verdeelsleutel moeten beschikbaar blijven voor controle.

l.2.Subsidiabiliteitsperiode

Om in aanmerking te komen voor EFRO-steun dienen de te bewijzen uitgaven gemaakt te zijn (= dienst, werk en/of levering is uitgevoerd) binnen de projectperiode¹². Daarbij moeten ook de factuurdata liggen in de periode vanaf de startdatum tot en met de einddatum van het project. Uitzondering hierop vormen facturen van de eerstelijnscontroleur.

De managementautoriteit kan ad hoc besluiten dat ook uitgaven gemaakt na de projectperiode subsidiabel zijn op voorwaarde dat:

• er sprake is van overmacht (bv. de corona-pandemie); en

• desbetreffende kosten duidelijk verband houden met projectactiviteiten die vanwege de overmacht-situatie niet tijdens de projectperiode plaats kunnen vinden (bv. slotevents in het voorbeeld van de corona-pandemie).

De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en eventuele bewijsstukken. De managementautoriteit kan in een dergelijk besluit voor desbetreffende kosten ook een uitzondering toestaan op de regel dat alle projectkosten ten laatste 4 maanden na de projectperiode moeten zijn gedeclareerd (zoals bepaald in paragraaf 2.4).

Bij aanvraag is de maximale toegestane uitvoeringsperiode van een project in principe 3 jaar. De projectverantwoordelijke kan echter gelijktijdig met de indiening van de projectaanvraag een gemotiveerde aanvraag indienen voor een langere uitvoeringsperiode, tot een maximum van 5 jaar. Een dergelijke aanvraag wordt getoetst aan volgende criteria:

• In de projectbegroting zijn kosten voor ‘projectpartners light’¹³ voorzien

• In de projectaanvraag wordt voorzien dat de selectie van deze ‘projectpartners light’ via oproepen zal gebeuren

• De beoogde ‘projectpartners light’ zijn bedrijven; zij vormen de prioritaire doelgroep voor het project.

• Er wordt aangetoond dat dit project niet uitvoerbaar zou zijn met een looptijd van 3 jaar.

Deze criteria vormen de toetssteen waarmee het Comité van Toezicht rekening houdt bij het besluiten over de aanvraag voor langere looptijd.

Voor elk project waarvoor bij goedkeuring een langere looptijd dan drie jaar wordt toegestaan, neemt het Comité van Toezicht voorafgaand aan het verstrijken van het derde uitvoeringsjaar (startdatum + drie jaar) een gemotiveerd besluit of de bij goedkeuring toegestane langere looptijd wordt aangehouden (go / no go moment). Dit gemotiveerd besluit wordt aan de projectverantwoordelijke gecommuniceerd. In het geval het Comité van Toezicht het besluit neemt de goedkeuring van de langere looptijd niet aan te houden, bepaalt het ook welke EFRO-middelen aan het project ontvallen en welke nieuwe einddatum van toepassing is voor het project (op of kort na het verstrijken van het derde uitvoeringsjaar).

Voor de projecten binnen de prioritaire as Technische Bijstand kan een langere uitvoeringsperiode worden toegestaan. Hiervoor gelden bovenstaande bepalingen met betrekking tot het go / no go moment niet.

Deze bepalingen doen geen afbreuk aan de bepalingen betreffende verlengingen (zie 2.2.f).

l.3.Duurzaamheid van een project (termijn voor verkoops- of bestemmingswijziging)

Artikel 71 van Verordening nr. 1303/2013 is van toepassing. Dit artikel bepaalt dat de EFRO-bijdrage voor een project dat een investering in infrastructuur of een productieve investering omvat, enkel gehandhaafd blijft als met betrekking tot dat project tot vijf jaar na de eindbetaling aan het project of in voorkomend geval binnen een in de voorschriften betreffende staatssteun gestelde termijn geen van volgende gebeurtenissen zich voltrekken:

1. een productieactiviteit wordt beëindigd of verplaatst naar een locatie buiten het programmagebied

2. een verandering in de eigendom van een infrastructuurvoorziening vindt plaats waardoor een onderneming of een overheidsinstantie een onrechtmatig voordeel behaalt.

3. Een substantiële verandering vindt plaats in de aard, de doelstellingen of de uitvoeringsvoorwaarden waardoor de oorspronkelijke doelstellingen worden ondermijnd.

De onverschuldigde aan het project betaalde bedragen worden teruggevorderd naar rato van de periode waarvoor niet aan de vereisten is voldaan.

Als een project een investering in infrastructuur of een productieve investering omvat, wordt de EFRO-bijdrage terugbetaald wanneer de productieactiviteit binnen tien jaar na de eindbetaling aan de begunstigde wordt verplaatst naar een locatie buiten de Unie, behalve indien de begunstigde een KMO/MKB¹⁴ behoort. Indien de EFRO-bijdrage de vorm van staatssteun aanneemt, wordt de periode van tien jaar vervangen door de uit hoofde van de voorschriften inzake staatssteun toepasselijke termijn.

Voor projecten die geen investering in infrastructuur of een productieve investering omvatten, wordt de EFRO-bijdrage alleen terugbetaald als de projecten onderworpen zijn aan een verplichting tot behoud van de investering krachtens de toepasselijke voorschriften betreffende staatssteun en als binnen de in die voorschriften gestelde termijn een productieactiviteit van de projecten wordt beëindigd of verplaatst.

Deze bepalingen zijn niet van toepassing op projecten waarvan een productieactiviteit wordt beëindigd wegens een niet-frauduleus faillissement.

l.4.Projectpartners light

Het programma voorziet de mogelijkheid om organisaties bij een lopend project te laten aansluiten voor het uitvoeren van kortere deeltrajecten die helpen bij het behalen van de projectdoelstellingen. Deze organisaties worden ‘projectpartner light’ genoemd. Het voornemen om van deze optie gebruik te maken moet uitdrukkelijk zijn vermeld in de projectaanvraag.

Een ‘projectpartner light’ heeft grotendeels dezelfde verplichtingen als andere projectpartners. Het specifieke karakter zit hoofdzakelijk in het later instappen in een beperkt deelaspect van het project en in het afsluiten van een overeenkomst met een projectpartner, die niet per definitie de projectverantwoordelijke is.

De enige afwijkingen ten opzichte van de verplichtingen voor andere projectpartners, zijn de volgende:

• Een aparte garantieverklaring is niet nodig omdat de beherende projectpartner deze bij de indiening van de projectaanvraag reeds heeft afgeleverd voor alle projectuitgaven, inclusief die van de ‘projectpartners light’.

• Op projectniveau zijn de budgetten die voorzien worden voor PPL-werking vastgesteld. De PPL-trajecten moeten weliswaar de kostenrubricering van het programmareglement volgen, maar vallen voor wijzigingen aan individuele trajecten onder de PPL-beherende partner i.p.v. onder de managementautoriteit.

Daarnaast is volgende verduidelijking aan de orde ten aanzien van verschillende andere verplichtingen:

• Wanneer bepalingen in dit programmareglement spreken over ‘start-‘ en/of ‘einddatum’, slaat dit in de regel op het begin en/of einde van de subsidiabiliteitsperiode. Voor projectpartners light refereert dit naar de periode van uitvoering van het projectpartner light traject, zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de beherende projectpartner (zie verder).

• Enkel de bepalingen aangaande de laatste inhoudelijke en financiële rapportage (zie 2.3 Procedures voor afsluiting van projecten) en aangaande de bewaartermijn voor projectadministratie (zie 2.2.b Projectadministratie) blijven gekoppeld aan de start- en einddatum van het gehele project.

Projectaanvragen die ‘projectpartners light’ voorzien, moeten hiervoor in het kostenplan expliciet budget opnemen: per soort actie waarvoor ‘projectpartners light’ activiteiten zullen uitvoeren en bekostigen – en waarvoor ze EFRO-steun aanvragen – gelinkt aan de projectpartner waarmee de ‘projectpartners light’ een overeenkomst afsluiten. Voor elk van deze budgetten wordt ook de financieringsopbouw vastgelegd, waarbij wordt aangegeven wat de concrete procentuele steunintenstiteit met EFRO-middelen zal zijn en wat het aandeel eigen bijdrage van de ‘projectpartner light’ zal zijn.

Uit de beschrijving van de werkpakketten van de projectaanvraag moet duidelijk zijn voor welke werkpakketten er gebruik wordt gemaakt van ‘projectpartners light’ en volgens welke beoogde modaliteiten (in casu: doelgroeporganisaties, aantal trajecten en budget per traject).

Vooraf aan de inkoppeling van een organisatie als ‘projectpartner light’, stelt het projectpartnerschap een reglement op en legt dit ter vaststelling voor aan de managementautoriteit. In dit projectpartner light reglement wordt voor elke soort actie per categorie van organisatie (klein/middelgroot/groot) een concrete procentuele steunintensteit met EFRO-middelen vastgelegd. Ook wordt bepaald wat het aandeel eigen bijdrage van de ‘projectpartner light’ zal zijn. Het is bijgevolg niet mogelijk later geval per geval te beslissen welke steunintensiteit zal worden verleend of wat de eigen bijdrage van de ‘projectpartner light’ zal zijn.

Nadat het reglement is vastgesteld door de managementautoriteit, kunnen ‘projectpartners light’ worden ingekoppeld. De beherende projectpartner sluit een samenwerkings­overeenkomst af met de ‘projectpartner light’, waarvan het kosten- en financieringsplan van de ‘projectpartner light’ (opgesteld volgens de kostenrubrieken toegelicht onder punt 4.13. Subsidiabiliteitsregels per kostenrubriek) integraal deel uit maakt. De samenwerkings-overeenkomst moet conform het door de managementautoriteit vastgestelde projectpartner light reglement zijn en vermeldt de periode waarbinnen de ‘projectpartner light’ de uitgaven kan maken.

De inkoppeling van een ‘projectpartner light’ is de concretisering van een voorgenomen projectactiviteit en wordt op administratief vlak daarom niet als ‘projectwijziging’ beschouwd. In het verlengde daarvan worden ook eventuele aanpassingen aan het projectpartner light-traject (bv. kostenplan of looptijd) niet als ‘projectwijziging’ beschouwd. Maar volgende bepalingen gelden daarbij wel:

• uit kostenlijnen waarin een onregelmatigheid werd vastgesteld na certificering, kan het bedrag van de onregelmatigheid niet meer worden verschoven.

• dergelijke aanpassingen moeten voor het einde van het gehele project worden doorgevoerd in het e-loket (aanpassing kostenplan en/of opladen aangepaste samenwerkingsovereenkomst).

• de bepalingen uit de staatssteunkaders.

Vervolgens kan de ‘projectpartner light’ zijn gemaakte uitgaven en inkomsten - passend in het aanvaarde kostenplan - declareren. De uitgaven en declaraties van ‘projectpartners light’ moeten voldoen aan alle vereisten die gelden voor alle partners binnen een project. Een bijkomende vereiste is dat deze uitgaven werden gemaakt in de periode van uitvoering van het projectpartner light traject, zoals bepaald in de samenwerkingsovereenkomst die met de beherende projectpartner werd gesloten.

l.5.Publieke organisaties en andere organisaties

Onderstaand stroomschema biedt een houvast om te bepalen of een projectpartner al dan niet een publieke organisatie is.

Elke partner wordt gecontroleerd volgens het controleregime voor publieke partners, tenzij de managementautoriteit vaststelt, rekening houdend met het stroomschema, dat de projectuitgaven kunnen gecontroleerd worden aan de hand van het controleregime voor niet-publieke partners.

De managementautoriteit kan het toepasselijke controleregime wijzigen, ook met terugwerkende kracht.

Een besluit van de managementautoriteit aangaande het toepasselijke controleregime ontslaat de projectpartner niet van zijn verplichtingen in het kader van de toepasselijke nationale wetgeving.

• Wetgeving inzake overheidsopdrachten/aanbestedingswet

Omschrijving

De projectpartners die volgens het stroomschema een publieke organisatie zijn, moeten de wet op de overheidsopdrachten (BE) / aanbestedingswet (NL) (of een overeenkomstige nationale wet in het geval van andere lidstaten) naleven¹⁵. Alle relevante aanbestedingsstukken moeten bezorgd worden. De EFRO-steun kan niet volledig worden uitbetaald als niet aangetoond is dat de aanbesteding conform de wetgeving is gebeurd (cfr. Beslissing van de Commissie nr.C (2013) 9527).

Bewijslast

• Publicatie van de aankondiging of uitnodiging tot indiening van offertes (indien geen publicatie vereist)

• Bestek

• Gunningsverslag

Er mag gewerkt worden met een (bestaand) raamcontract op voorwaarde dat het raamcontract geldig is ten tijde van de dienst, levering of werk en dat aangetoond is dat het raamcontract conform de aanbestedingsregels tot stand is gekomen.

Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie van de betreffende uitgave. Het volledige dossier van de aanbesteding dient beschikbaar te zijn voor controle.

• Marktconformiteit van prijs

Omschrijving

Voor uitgaven die voor 4 maart 2020 een eerste keer worden gedeclareerd, geldt het volgende:

De projectpartners waarvoor de managementautoriteit, rekening houdend met het stroomschema, vaststelt dat ze geen publieke organisatie zijn, moeten voor opdrachten boven 50.000 euro (excl. BTW) aantonen dat de voor de dienst, werk en/of levering betaalde prijs marktconform is¹⁶. Het bedrag van 50.000 euro betreft het betaald bedrag. Gelijksoortige opdrachten tijdens de projectperiode worden als één opdracht beschouwd.

De marktconformiteit van de prijs kan bijvoorbeeld aangetoond worden door de opvraging van offertes bij 3 of meer relevante leveranciers.

Voor uitgaven die vanaf 4 maart 2020 een eerste keer worden gedeclareerd, geldt het volgende:

De projectpartners waarvoor de managementautoriteit, rekening houdend met het stroomschema, vaststelt dat ze geen publieke organisatie zijn, moeten voor uitgaven boven 50.000 euro (excl. BTW) aantonen dat de voor de dienst, werk en/of levering betaalde prijs marktconform is¹⁷. Het bedrag van 50.000 euro betreft het gedeclareerde bedrag. Gedeclareerde uitgaven voor gelijksoortige opdrachten door dezelfde leverancier tijdens de projectperiode worden samen geteld.

De marktconformiteit van de prijs kan bijvoorbeeld aangetoond worden door de opvraging van offertes bij 3 of meer relevante leveranciers.

Voor alle uitgaven geldt daarnaast het volgende:

Projectpartners waarvoor de managementautoriteit, rekening houdend met het stroomschema, vaststelt dat ze geen publieke organisatie zijn, zijn voor sommige specifieke uitgaven toch onderworpen aan de wet overheidsopdrachten (BE) / aanbestedingswet (NL) (of een overeenkomstige nationale wet). Het gaat om gevallen waarin cumulatief aan volgende voorwaarden is voldaan:

• de uitgaven betreffen volgende werken en daarmee verband houdende diensten: civieltechnische werkzaamheden, bouwwerken voor ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatie en vrijetijdsbesteding, school- en universiteitsgebouwen en gebouwen met een administratieve bestemming; en

• deze uitgaven worden rechtstreeks voor meer dan 50% gesubsidieerd door publieke overheden; en

• de waarde van deze opdracht(en) is groter of gelijk aan het Europese drempelbedrag voor aanbestedingen.

Bij dit soort opdrachten moet uit de bewijslast blijken dat de wet gerespecteerd werd.

Bewijslast

• Onderbouwing dat een marktconforme prijs werd betaald

l.6.Overheidsopdrachten tussen entiteiten in de overheidssector en interne facturatie

• Overheidsopdrachten tussen entiteiten in de overheidssector

Omschrijving

Enkel bij publieke partners kan er sprake zijn van een ‘overheidsopdracht tussen entiteiten in de overheidssector’ (zogenaamde in-house opdrachten (BE) of quasi-inbestedingsopdrachten (NL)) Er zijn verschillende vormen van “in house”-toezicht: gewoon, opwaarts en collateraal.

Gewone in-house:

Er is sprake van een dergelijke opdracht indien aan de volgende criteria cumulatief wordt voldaan bij de toewijzing van een opdracht aan een rechtspersoon:

• A. waarop de aanbestedende overheid een toezicht uitoefent zoals op haar eigen diensten en

• B. die tegelijkertijd meer dan 80% van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van het lichaam of de lichamen die haar beheersen

• C. waarin geen directe participatie is van privékapitaal, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale en Europese regelgeving, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Dit toezicht kan ook worden uitgeoefend door een andere rechtspersoon, die zelf op dezelfde wijze door de aanbestedende overheid wordt gecontroleerd (onrechtstreeks in-house).

Opwaartse in-house:

Er is sprake van een dergelijke opdracht indien aan de volgende criteria cumulatief wordt voldaan bij de toewijzing van een opdracht aan een rechtspersoon:

• A. die als controlerende overheid toezicht uitoefent op de aanbestedende overheid zoals op haar eigen diensten en

• B. waarin geen directe participatie is van privékapitaal, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale en Europese regelgeving, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Collaterale in-house

Er is sprake van een dergelijke opdracht indien aan de volgende criteria cumulatief wordt voldaan bij de toewijzing van een opdracht aan een rechtspersoon:

• A. waarop de aanbestedende overheid samen met andere aanbestedende overheden, toezicht uitoefenen zoals op hun eigen diensten en

• B. die tegelijkertijd meer dan 80% van haar werkzaamheden verricht ten behoeve van de aanbestedende overheden die haar beheersen en

• C. waarin geen directe participatie is van privékapitaal, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale en Europese regelgeving, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

De wet op de overheidsopdrachten (BE) / aanbestedingswet (NL) (of een overeenkomstige nationale wet in het geval van andere lidstaten) is niet van toepassing op deze opdrachten.

De opdrachtnemer dient de wetgeving wel na te leven voor externe opdrachten in het kader van de overheidsopdracht tussen entiteiten in de overheidssector.

Bewijslast

• Documenten die staven dat aan de vermelde criteria voldaan is

• Factuur op naam van projectpartner

• Betalingsreferentie boekhouding

Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie van de betreffende uitgave. Het volledige dossier van de opdracht dient beschikbaar te zijn voor controle, inclusief het bewijs dat de opdrachtnemer desgevallend de wetgeving voor aanbestedingen respecteerde.

• Interne facturatie

Omschrijving

Zowel bij publieke als niet-publieke partners kan er sprake zijn van interne facturatie, waarbij een interne verzelfstandigde afdeling (bijvoorbeeld IT-afdeling of logistieke afdeling) facturen stuurt voor haar diensten/leveringen/werken naar andere afdelingen binnen de eigen rechtspersoon (beide afdelingen opereren onder dezelfde ondernemingsnummer/KvK-nummer). Een interne factuur kan louter boekhoudkundig verwerkt worden (geen geldstroom) of effectief betaald worden (geldstroom).

Voor publieke partners is de wet op de overheidsopdrachten (BE) / aanbestedingswet (NL) (of een overeenkomstige nationale wet in het geval van andere lidstaten) niet van toepassing bij facturatie van opdrachten tussen zuiver interne afdelingen van dezelfde organisatie. De facturerende afdeling dient de wet op de overheidsopdrachten/ aanbestedingswet na te leven bij extern geplaatste opdrachten in het kader van de intern gefactureerde opdracht.

Voor niet-publieke partners zijn de regels met betrekking tot marktconformiteit van prijs van toepassing voor opdrachten boven 50.000 euro (excl. BTW), zowel voor de interne factuur als voor de extern geplaatste opdracht van de facturerende afdeling (voor uitgaven die vanaf 4 maart 2020 een eerste keer worden gedeclareerd, betreft het bedrag van 50.000 euro het gedeclareerde bedrag).

Bewijslast

• Interne factuur en betalingsreferentie boekhouding of bewijs van boekhoudkundige verwerking

• Bij publieke partners: bewijs dat de facturerende afdeling in voorkomend geval de wet op de overheidsopdrachten/aanbestedingswet heeft nageleefd bij externe opdrachten in het kader van de intern gefactureerde opdracht:

• Publicatie van de aankondiging of uitnodiging tot indiening van offertes (indien geen publicatie vereist)

• Bestek

• Gunningsverslag

• Bij niet-publieke partners: Onderbouwing dat een marktconforme prijs werd betaald voor opdrachten boven 50.000 euro (excl. BTW), zowel voor de interne levering, als in voorkomend geval voor de externe opdrachten in het kader van de intern gefactureerde opdracht.

Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie van de betreffende uitgave. Het volledige dossier van de interne factuur opdracht dient beschikbaar te zijn voor controle. Daarbij moet ook kunnen worden vastgesteld dat de afschrijving in de eigen boekhouding overeenkomst met de gedeclareerde afschrijving (vooraf aan een eventuele toepassing van een verdeelsleutel).

l.7.Rekeninguittreksels en collectieve betalingen

Als betalingsbewijs dient naast de betalingsreferentie ter plaatse een origineel rekeninguittreksel beschikbaar te zijn voor controle. Projectuitgaven mogen ook via een collectieve of globale overschrijving worden betaald.

Bewijslast

• origineel rekeninguittreksel moet in de eigen administratie bewaard worden.

Bijkomende bewijsstukken moeten in de eigen administratie bewaard worden in geval van collectieve betalingen:

• Pagina van het globaal overzicht met de ingediende factuur

• Globaal overzicht met het totaalbedrag van de globale overschrijving

• Link met de betalingsreferentie boekhouding

l.8.Afschrijvingen

Omschrijving

De afschrijvingskosten voor activa die rechtstreeks verband houden met de doelstellingen van het project, zijn subsidiabel als aan volgende voorwaarden cumulatief wordt voldaan:

1. de afschrijvingen gebeuren volgens de nationaal geldende afschrijvingsregels

2. de afschrijvingskosten zijn gemaakt tijdens de projectperiode

3. de afschrijvingskosten zijn expliciet als afschrijving in het kostenplan opgenomen

4. de aankoop van de activa waarvoor afschrijvingen worden ingebracht, is niet reeds gesubsidieerd door een overheid.

Elke projectpartner heeft bij het declareren van afschrijvingen de keuze om het afschrijvingsritme in haar boekhouding te volgen, dan wel de afschrijvingskosten per boekjaar te declareren (ongeacht de periodiciteit waarmee in de boekhouding wordt gewerkt). Met het oog op de bepalingen rond tijdige declaratie (zie paragraaf 2.2.c) wordt in het eerste geval de boekingsdatum gezien als ‘betaaldatum’. In het tweede geval wordt hiervoor gekeken naar de afsluitdatum van het boekjaar.

Afschrijvingskosten zijn pas subsidiabel vanaf het moment dat deze afschrijving geboekt is in de boekhouding van de projectpartner. De afschrijving ‘op voorhand’ declareren wordt niet toegestaan. Enkel bij de afsluiting van het project kunnen afschrijvingen pro rata worden gedeclareerd.

Bewijslast

• Aankoopfactuur op naam van de projectpartner van het activum waarvoor afschrijvingskosten worden gedeclareerd

• Betalingsreferentie boekhouding voor de aankoopfactuur

• Bewijslast van overheidsopdrachten/aanbesteding of marktconformiteit van prijs van de initiële aanschaffing

• Verklaring van de projectpartner dat de aankoop van het goed niet met overheidssubsidies werd meegefinancierd

• Afschrijvingstabel die de periode, de aard en de berekening van de geboekte afschrijving weergeeft

Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de eerste declaratie van de betreffende afschrijving. Het volledige dossier van de afschrijving in de boekhouding dient beschikbaar te zijn voor controle.

l.9.Btw

Omschrijving

Btw op de projectuitgaven is subsidiabel indien de gedeclareerde btw effectief en definitief door de projectpartner gedragen wordt.

Bewijslast

• Indien de btw niet is betaald via de leverancier (verlegde btw): btw-aangifte en referentienummer uit de boekhouding van de ermee gepaard gaande betaling.

• De onderbouwing dat de gedeclareerde btw effectief en definitief door de projectpartner gedragen wordt, moet beschikbaar zijn voor controle. Er dienen geen stukken aangeleverd te worden.

l.10.Vergunningen en besluiten

Wanneer voor de uitvoering van (onderdelen van) het project vergunningen en/of besluiten vereist zijn, dienen deze vergunningen en/of besluiten te worden aangeleverd. Xxxxxx deze vergunningen en besluiten niet zijn aangeleverd, zijn de bijhorende gedeclareerde uitgaven niet subsidiabel.

l.11.Vereenvoudigde kostenopties (enkel van toepassing op project- en wijzigingsaanvragen goedgekeurd vanaf 2 augustus 2018).

Naast de vereenvoudigde kostenopties die in de subsidiabiliteitsregels per kostenrubriek zijn opgenomen (zie 4.13), kan de managementautoriteit besluiten een project toe te laten een ad hoc vereenvoudigde kostenoptie toe te passen, op voorwaarde dat de publieke steun (dus EFRO + eventuele publieke cofinanciering) die via die vereenvoudigde kostenoptie wordt verleend maximum € 100.000 bedraagt. De managementautoriteit neemt een dergelijk besluit pas nadat de projectaanvraag is ingediend.

Daarnaast is het toegelaten om te werken met een forfaitair percentage van 40 procent op de subsidiabele personeelskosten om de overige subsidiabele kosten van een projectpartner te dekken, op voorwaarde dat de personeelskosten worden berekend via een standaarduurtarief (SUT – zie paragraaf 4.13b). De keuze om dit forfaitair percentage al dan niet toe te passen, situeert zich op projectpartnerniveau. De bij indiening gemaakte keuze kan enkel gewijzigd worden indien er voor deze partner nog geen enkele gedeclareerde uitgave is aanvaard (uitgezonderd het forfaitaire bedrag voor voorbereidingskosten).

Voor nieuwe projectaanvragen die vanaf 2 augustus 2019 worden goedgekeurd, geldt het volgende:

In projecten waarvoor de publieke steun in totaal niet meer dan € 100.000 bedraagt (dus EFRO + eventuele publieke cofinanciering) kunnen partners enkel op basis van vereenvoudigde kostenopties, voorzien in paragrafen 4.11 en/of 4.13, subsidie ontvangen. Deze verplichting geldt voor ook voor de-minimissteun, maar niet voor staatssteun die op een andere manier (bv. een Groepsvrijstellings­verordening) geoorloofd wordt gemaakt. Wanneer er met een forfaitair percentage gewerkt wordt, mag de subsidie voor de uitgaven waarop het forfaitair percentage wordt toegepast, wel op basis van reële uitgaven worden toegekend.

Voor projecten in de prioritaire as ‘Technische Bijstand’ geldt het volgende:

Het is toegelaten om gebruik te maken van een forfaitaire methodiek, waarbij de projectkosten worden vastgesteld als zijnde 6% van de kosten die voor de projecten in de overige assen van het Samenwerkingsprogramma worden gecertificeerd (cfr. gedelegeerde verordening (EU) nr. 2019/1867)¹⁸.

l.12.Niet-subsidiabele uitgaven

De volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor EFRO-steun, voor zover ze niet onder ‘overhead’ zijn opgenomen:

• Bankkosten (openen en beheren van rekeningen)

• Kosten verbonden aan de schommelingen van wisselkoersen, wisselprovisies en financiële transacties

• Verzekeringen

• Kosten sociaal secretariaat

De volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor EFRO-steun:

• Terugvorderbare btw

• Uitgaven voor de ontmanteling of bouw van kerncentrales

• Investeringen om een vermindering van uitstoot van broeikasgassen uit activiteiten opgesomd in bijlage I van Richtlijn 2003/87/EG te bewerkstelligen

• De productie, verwerking en afzet van tabak en tabaksproducten

• Investeringen in luchthaveninfrastructuur, tenzij gerelateerd aan milieubescherming of gepaard gaand met investeringen die nodig zijn om de negatieve gevolgen voor het milieu te matigen of te verminderen

• Inbreng in natura

• Fiscale of boetezegels

• Boetes, financiële sancties, gerechtskosten en kosten van geschillen

• Kosten voor geschenken, met uitzondering van geschenken van niet meer dan 50 euro per stuk in verband met promotie, communicatie, publiciteit of informatie

• Kosten voor verstrekte garanties door een bank of financiële instelling

• Intresten van leningen

• Debetrente

• Vrijwilligersvergoedingen

• Leveringen en diensten tussen partners¹⁹

• Aankoop van kunstwerken

• Presentiegelden en zitpenningen

• aktekosten

• Immateriële investeringen: patenten, goodwill en knowhow

l.13.Subsidiabiliteitsregels per kostenrubriek

a. Voorbereidingskosten

Omschrijving

Kosten voor de voorbereiding van de projectaanvraag. Het forfaitaire bedrag vergoedt alle kosten die projectpartners maken vooraf aan de startdatum van het project (personeelsuren, overhead, reis- en verblijfskosten en externe kosten) gepresteerd voor:

• het definiëren van partnerschappen,

• het uitwerken van projectdoelstellingen en werkpakketten,

• het schrijven en indienen van projectaanmeldingen en -aanvragen en

• de opmaak van samenwerkingsovereenkomsten.

Kosten die na de startdatum gemaakt (= uitvoering van de activiteit) zijn, vormen nooit voorbereidingskosten.

Voor de voorbereidingskosten mag een forfaitair bedrag van 30.000 euro voorzien worden in het kostenplan van de projectverantwoordelijke. Dit dekt ook de voorbereidingskosten van de deelnemende projectpartners. Over de eventuele verdeling van de subsidie op dit bedrag, kunnen de projectpartners onderlinge afspraken maken.

Dit forfaitair bedrag kan echter niet aanvaard worden in de financiële declaratie van projectverantwoordelijken die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013).

Bewijslast

Het goedgekeurde project fungeert als bewijs dat de projectaanvraag werd voorbereid. Er moet geen bewijslast worden geleverd om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair bedrag overeenkomt met de realiteit.

b. Personeel

Omschrijving

Loonkosten (=salariskosten) van personeel en voltijds of deeltijds direct betrokken bij de uitvoering van het project (i.e. projectmedewerker).

Kosten voor interimpersoneel vallen hier niet onder. Dergelijke kosten dienen ondergebracht te worden in kostenrubriek ‘externe expertise en diensten’. Interimpersoneel is personeel dat via een uitzendkantoor wordt tewerkgesteld.

De berekening van de directe personeelskosten kan gebeuren op basis van een forfaitair percentage of op basis van een standaarduurtarief (SUT). De toepassing van het forfaitair percentage of SUT situeert zich op projectpartnerniveau. De toepassing forfaitair percentage of SUT kan enkel gewijzigd worden indien er voor deze partner nog geen enkele gedeclareerde uitgave is aanvaard (uitgezonderd het forfaitaire bedrag voor voorbereidingskosten).

• Forfaitair percentage

Het bedrag wordt berekend als een forfaitair percentage van 20 procent op de subsidiabele directe kosten van de projectpartner uitgezonderd de directe personeelskosten (i.c. externe expertise en diensten, uitrusting, infrastructuur en bouwwerken).

Projectpartners die hun projectaandeel uitsluitend uitvoeren via een externe opdracht van werken, goederen of diensten en daardoor niet de volledige controle over het management en de uitvoering van hun projectactiviteiten behouden, kunnen geen gebruik maken van dit forfaitair percentage (cfr. art. 67, lid 4 van Verordening nr. 1303/2013).

Bewijslast

Door gebruik te maken van het forfaitair percentage van 20% voor personeelskosten moeten projectpartners geen bewijslast leveren om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair percentage overeenkomt met de realiteit.

• Standaarduurtarieven

1. (Gewoon) Standaarduurtarief

De voorwaarde om van dit uurtarief gebruik te maken, is dat de betrokken medewerker als personeel van de projectpartner kan worden beschouwd (werknemer of ambtenaar). Dit betekent dat deze een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit heeft met de werkgever (waarbij er sprake is van een hiërarchische relatie en patronale lasten op het loon). Voor uren gepresteerd vanaf 1 juli 2019 kan hierop gecontroleerd worden.

Personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde en betaalde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het standaarduurtarief (SUT) van de betreffende werknemer.

Uitgangspunt voor de berekening van het SUT is het bruto maandsalaris van de maand januari (dan wel de eerste volledige maand na indiensttreding) van het kalenderjaar waarin de uren worden gemaakt. Hierop wordt een coëfficiënt van 1,2% toegepast. Het betreffende standaarduurtarief geldt vervolgens voor het gehele kalenderjaar.

Voor deeltijds werkende personeelsleden wordt het voltijds bruto maandsalaris als berekeningsbasis genomen.

Voor kostendeclaraties vanaf 1 juli 2017 wordt voor personeelsleden met een maandloon op basis van een uurloon, het bruto maandsalaris als berekeningsbasis voor het SUT op volgende manier berekend:

xxxxx xxxxxxx (januari/eerste maand na indiensttreding) x 7,6 x 21,5

Indien een personeelslid een arbeidsovereenkomst heeft met twee verschillende onderdelen van een projectpartner is de berekeningsbasis van het SUT de totaliteit van het loon, tenzij de inzet slechts betrekking heeft op één arbeidsovereenkomst.

Het is mogelijk personeelskosten via het SUT te berekenen voor een werknemer die tussen organisaties wordt gedetacheerd op voorwaarde dat hiervoor een detacherings­overeenkomst is opgesteld. Hierbij gelden volgende regels:

• wanneer een personeelslid binnen het partnerschap wordt gedetacheerd, worden de personeelskosten gedeclareerd door de projectpartner die de loonkost draagt.

• wanneer een personeelslid van een organisatie die niet als partner aan het project deelneemt, wordt gedetacheerd naar een projectpartner, is de personeelskost ervan subsidiabel onder ‘personeelskosten’ als wordt aangetoond dat de loonkosten worden gedragen door de projectpartner.

Overuren zijn enkel subsidiabel indien ze gecompenseerd of vergoed zijn. Om overuren te kunnen declareren dient de projectorganisatie een degelijke urenregistratie te hebben.

Bewijslast

Opgave aantal voor project gewerkte uren.

Loonfiche (=loonstrook) januari, voor elk jaar waarin de werknemer aan het project meewerkt.

Indien de werknemer later in dienst is gekomen (in dit geval moet de latere indiensttreding uit de loonfiche blijken of bij declaratie expliciet worden vermeld): de loonfiche van de eerste volledige maand in dienst. Wanneer de eerste maand in dienst een onvolledige maand is, mag ook de loonfiche van die onvolledige maand worden gebruikt, op voorwaarde dat die loonfiche het brutoloon voor een volledige maand vermeldt.

Bijkomende bewijslast voor personeelsleden die van buiten het partnerschap worden gedetacheerd: een detacheringsovereenkomst, factuur, en betalingsreferentie boekhouding.

Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten voor elke werknemer overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal vergoede uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de werknemer.

Voor werknemers waarvoor uren worden ingebracht die vanaf 1 juli 2019 zijn gepresteerd, moet ook een arbeidsovereenkomst of aanstellingsbesluit beschikbaar zijn in de administratie van de projectpartner. Wanneer er sprake is van een detachering, moet ook de detacheringsovereenkomst beschikbaar zijn.

De managementautoriteit kan ad hoc aan een projectpartner toestaan afwijkende onderliggende bewijsstukken in de projectadministratie te gebruiken voor de projecten waaraan deze partner deelneemt. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken.

Indien overuren gedeclareerd worden, moet een onderbouwing aanwezig zijn bij de controle op plaats dat deze in het kader van het project gepresteerde overuren uitbetaald of gecompenseerd werden.

Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan, met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische²⁰ en Nederlandse vennootschapsrecht ²¹. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken.

2. Specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB
   (uitsluitend voor projecten onder Specifieke Doelstellingen 1A, 1B, 2C en 3B)

Dit uurtarief is vastgesteld volgens de regels die binnen Horizon 2020 van toepassing zijn voor de berekening van personeelskosten van eigenaars van KMO’s/MKB’s die geen loon op basis van een arbeidsovereenkomst ontvangen (cfr. artikel 67, lid 5b van Verordening nr. 1303/2013 en het besluit van de Commissie C(2013)8197).

De personeelskosten worden berekend door de reëel gepresteerde uren in het kader van het project te vermenigvuldigen met het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB.

Voor uren gepresteerd in de periode 2014-2017 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:

• Voor Vlaanderen: 32,51 euro

• Voor Nederland: 33,92 euro

Voor uren gepresteerd in de periode 2018-2022 bedraagt dat specifieke standaarduurtarief:

• Voor Vlaanderen: 34,12 euro

• Voor Nederland: 36,82 euro

De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner van buiten Vlaanderen of Nederland toelaten gebruik te maken van het standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB.

Om van dit standaarduurtarief gebruik te maken, moet cumulatief aan volgende voorwaarden worden voldaan:

• de projectpartner is een KMO/MKB

• de rechtsvorm van de projectpartner is:

  • Voor Vlaanderen: bvba (incl. e-bvba en s-bvba), cvba, NV, VOF, CommV, CommVA, CVOA, BV, CV

  • Voor Nederland: nv, bv of coöperatie

• de projectpartner is betrokken in een project in Specifieke Doelstelling 1A, 1B, 2C of 3B

• de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, is (mede-)eigenaar van de KMO/MKB

• de persoon waarvoor op basis van dit uurtarief kosten worden gedeclareerd, heeft geen arbeidsovereenkomst met de projectpartner

• Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese programma’s heen):

• maximum 1720 uren per jaar

• maximum 10 uur per dag

• De projectuitgaven o.b.v. het specifiek standaarduurtarief vormen slechts een gedeelte van de subsidiabele kosten van de betrokken projectpartner

Onder de kostenrubriek Externe Expertise en Diensten (zie 4.13e) zijn kosten voor externe expertise en diensten van personen waarvoor via het specifiek standaarduurtarief voor eigenaars van KMO/MKB uren worden gedeclareerd, niet subsidiabel.

Bewijslast

• Opgave aantal voor project gewerkte uren.

• Bij 1^e declaratie: bewijsstukken (bv. statuten, aandelenregister, …) waaruit de rechtsvorm van de projectpartner blijkt en waaruit blijkt dat de persoon die het tarief gebruikt, werkend mede-eigenaar, bvb. werkend vennoot (bvba), vennoot (cvba), directeur-grootaandeelhouder (bv) of lid-natuurlijk persoon (coöperatie), is.

Dit is de minimale bewijslast die dient toegevoegd te worden bij de declaratie. Als onderliggende bewijslast moeten ter plaatse voor de eigenaar van KMO/MKB overzichten bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project. Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU-financiering.

3. Standaarduurtarief voor niet-werknemers (enkel toepasbaar voor uren gepresteerd vanaf 1 juli 2019)

Voor personen die werken voor de projectpartner, maar niet op basis van een arbeidsovereenkomst (gekenmerkt door een hiërarchische relatie en voorwerp van patronale bijdragen) of aanstellingsbesluit (openbare diensten), bestaat de mogelijkheid om de loonkosten in te brengen. Het kan hierbij gaan om zaakvoerders, directeurs-aandeelhouder, zelfstandigen,… die een sturende/beslissende bevoegdheid hebben binnen de projectpartner of een met deze projectpartner verbonden onderneming en een loon of vergoeding krijgen van de projectpartner.

Ook moet een onderscheid gemaakt worden met externe dienstverleners, al kunnen deze een grote autonomie krijgen bij de uitvoering van hun opdracht. Indien zij deze opdracht onder aansturing uitvoeren of hun autonomie c.q. sturende rol beperkt is tot enkel de projectactiviteiten en los staat van de organisatiesturing, gaat het om externe dienstverlening en moeten de kosten als dusdanig worden ingebracht.

Naast het bezitten van rechtspersoonlijkheid, gelden er geen specifieke voorwaarden op het vlak van de specifieke rechtsvorm of omvang van de projectpartner, noch ten aanzien van de specifieke doelstellingen van het programma .

Het aantal uren dat per persoon volgens dit uurtarief wordt gedeclareerd, is gebonden aan volgende begrenzingen (over alle Europese projecten en programma’s heen):

• maximum 1720 uren per jaar

• maximum 10 uur per dag

Uitgangspunt voor de berekening van het SUT voor niet-werknemers is het voltijds bruto maandloon van de maand waarvoor er uren worden gedeclareerd. Hierop wordt een coëfficiënt van 0,7% toegepast.

Voor de berekening van het SUT voor niet-werknemers wordt geen rekening gehouden met een eventuele deeltijdse tewerkstelling van de betrokken personen.

Voor elke maand waarvoor er uren worden gedeclareerd, moet het SUT opnieuw worden berekend.

Bewijslast

• Opgave aantal voor het project gewerkte uren in desbetreffende maand.

• De loonfiche (=loonstrook) van de maand waarvoor men projecturen declareert.

• Bewijsstukken waaruit de beslissende/sturende rol binnen de projectpartner (of de daarmee verbonden onderneming) blijkt. Het kan gaan om de statuten, om een zaakvoerdersovereenkomst, een DGA-overeenkomst of andere bewijskrachtige documenten.

Als onderliggende bewijslast moet ter plaatse in de projectadministratie van de betreffende projectpartner het volgende bewaard worden:

• overzichten waaruit het aantal uren blijkt dat op een concrete dag is gepresteerd voor het project.
  Deze overzichten vermelden ook de naam van het project, van de projectpartner en van de eigenaar, en indien van toepassing de tijd besteed aan andere projecten met EU-financiering.

• de fiscale fiche of individuele rekening van het afgelopen kalenderjaar voor elk jaar waarin de persoon aan het project meewerkt.

Personeelsleden van “verbonden ondernemingen” kunnen onder bepaalde voorwaarden als personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die declareert. Voorwaarden zijn dat er voldoende argumenten en bewijsstukken zijn van de verbondenheid of eenheid. De managementautoriteit kan dit ad hoc toestaan met als toetsingskader de relevante wetgeving omtrent staatssteun en de toepasselijke bepalingen van het Belgische²² en Nederlandse vennootschapsrecht²³. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken.

c. Overhead

Omschrijving

Indirecte kosten gerelateerd aan het functioneren van de projectmedewerker.

Overheadkosten mogen enkel opgenomen worden in het kostenplan wanneer kosten voorzien zijn in de rubriek “personeel” en dit zowel bij het hanteren van het forfaitair percentage als een standaarduurtarief in de kostenrubriek “personeel”.

Overheadkosten worden steeds berekend als een forfaitair percentage van 15% van de subsidiabele directe personeelskosten.

De lijst van overheadkosten is limitatief en omvat de volgende kosten, gerelateerd aan het functioneren van de projectmedewerker:

• kantoorhuur

• verzekeringen en belastingen in verband met de gebouwen waarin het personeel is gevestigd en de uitrusting van het kantoor (bv. brand- en diefstalverzekering)

• nutsvoorzieningen (bv. elektriciteit, verwarming, water)

• kantoorbenodigdheden

• algemene boekhouding van de projectpartner

• archieven

• onderhoud, reiniging en reparaties

• beveiliging

• IT-systemen²⁴

• communicatie (bv. telefoon, fax, internet, postdiensten, visitekaartjes)

• bankkosten voor het openen en beheren van rekeningen wanneer voor de uitvoering van het project een afzonderlijke rekening moet worden geopend

• kosten voor transnationale financiële transacties.

Overheadkosten kunnen niet ingediend worden binnen een andere kostenrubriek.

Bewijslast

Door gebruik te maken van het forfaitair percentage van 15% voor overheadkosten moeten projectpartners geen bewijslast leveren om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair percentage overeenkomt met de realiteit.

d. Reis- en verblijfskosten

Omschrijving

Reis- en verblijfskosten van projectmedewerkers die gerelateerd zijn aan de uitvoering van de projectactiviteiten. Deze uitgaven zijn beperkt tot de volgende posten:

1. reiskosten (bv. tickets, kilometervergoeding, tolheffing en parkeergelden)

2. kosten van maaltijden

3. verblijfskosten

4. visumkosten

5. dagvergoedingen

Reis- en verblijfskosten mogen enkel opgenomen worden in het kostenplan wanneer kosten voorzien zijn in de rubriek “personeel” en dit enkel bij het hanteren van een standaarduurtarief.

Voor projecten uit oproepen 1 tot en met 3 gelden volgende regels:

Reis- en verblijfskosten moeten gedragen zijn door de projectpartner. Indien de kost direct betaald is door de projectmedewerker moet de terugbetaling door de projectpartner (i.c. werkgever) gestaafd worden. Reis- en verblijfskosten gelinkt aan gedetacheerde personeelsleden zijn enkel subsidiabel, als deze worden gemaakt door de projectpartner die ook de loonkost draagt.

Kosten voor verplaatsingen met een wagen kunnen enkel op basis van een kilometervergoeding worden gedeclareerd, ongeacht of deze wagen in bezit is van de werknemer, werkgever, dan wel wordt geleaset of gehuurd. Voor de kilometervergoeding dient gebruik te worden gemaakt van de binnen de organisatie van de projectpartner gebruikelijk gehanteerde regeling van kilometervergoeding. Indien er geen gebruikelijk gehanteerde regeling is, passen Belgische partners het federale tarief en Nederlandse partners het tarief van de ‘Reisregeling binnenland voor de Rijksoverheid’ toe. Voor partners uit een andere lidstaat kan de managementautoriteit voor een dergelijke situatie ad hoc een tarief vaststellen, rekening houdend met art. 67, lid 5, a van Verordening nr. 1303/2013.

De uitgavenposten die al door een dagvergoeding worden gedekt, worden niet vergoed in aanvulling op die dagvergoeding.

Bewijslast

• Kosten gemaakt door projectmedewerker en terugbetaald door projectpartner

• Detailstaat met opsomming van de door de projectmedewerker xxxxxx xxxx- en verblijfskosten. De detailstaat moet de verplaatsingen met de wagen vermelden en/of de specifieke andere uitgaven en dagvergoedingen. Onderliggende bewijslast van de in de detailstaat opgenomen uitgaven (zoals tickets) moet bewaard worden in de projectadministratie van de betreffende projectpartner.

• Referentie naar loonfiche of betalingsreferentie boekhouding als bewijs van betaling (betaald bedrag kan groter of gelijk zijn aan het bedrag van de detailstaat)

• Kosten gemaakt en betaald door de projectpartner

Algemeen:

• Factuur op naam van de projectpartner of ticket op naam van projectmedewerker

• Betalingsreferentie boekhouding

Specifiek:

• Verplaatsing met bedrijfswagen, geleased door projectpartner

  • Detailstaat van de verplaatsingen

  • Overeenkomst autoleasing en betalingsbewijzen in eigen administratie

• Verplaatsing met dienstwagen, in eigendom van projectpartner

  • Detailstaat van de verplaatsingen

  • Aankoop- en (af)betalingsbewijs in eigen administratie

Voor projecten uit de 4^de of een latere oproep gelden volgende regels:

De reis- en verblijfskosten worden steeds berekend als een forfaitair percentage van 1,5% van de subsidiabele directe personeelskosten.

Bewijslast

Door gebruik te maken van het forfaitair percentage van 1,5% voor reis- en verblijfskosten moeten projectpartners geen bewijslast leveren om te staven dat de kosten effectief gemaakt en betaald zijn of dat het forfaitair percentage overeenkomt met de realiteit.

e. Externe expertise en diensten

1. Algemeen

Omschrijving

Kosten van externe expertise en diensten die derden voor de projectuitvoering leveren.

Kosten voor diensten en experten zijn onder meer: ontwerp, ontwikkeling, productie en verspreiding van communicatietools, studies en onderzoeken, auditkosten, juridisch advies en andere advieskosten, erelonen (notaris, architect, erkend taxateur), reis- en verblijfskosten van experten, kosten voor projectevents (huur, catering en sprekersvergoedingen), interim personeel, huur (voor zover dit niet om huur van machines gaat) en vormingskosten,…

Op deze kosten zijn de wetgeving inzake overheidsopdrachten / aanbestedingswet of regels inzake marktconformiteit van prijs van het programma van toepassing (zie par 4.5 en 4.6).

Bewijslast

• Factuur op naam van de projectpartner

• Bewijsstukken overheidsopdrachten/aanbesteding of marktconformiteit van prijs (zie par 4.5 en 4.6)

• Betalingsreferentie boekhouding

Voor vergoedingen van externe expertise en diensten door derden die geen factuur kunnen overleggen geldt de volgende bewijslast:

• Onkostennota met omschrijving van de geleverde prestatie en het te betalen bedrag

• Betalingsreferentie boekhouding

2. Erfpacht, erfdienstbaarheden, opstal en vruchtgebruik

Omschrijving

Kosten met betrekking tot erfpacht, erfdienstbaarheden, opstal en vruchtgebruik gerelateerd aan de uitvoering van het project en gemaakt tijdens de projectperiode zijn subsidiabel.

Deze kosten komen voor maximaal 10% van de totale subsidiabele projectkosten in aanmerking voor EFRO-steun voor zover er een rechtstreeks verband bestaat tussen deze kosten en de projectdoelstellingen.

Indien kosten met betrekking tot erfpacht, erfdienstbaarheden, opstal of vruchtgebruik in zijn geheel worden gemaakt tijdens de projectperiode komen deze integraal in aanmerking voor EFRO-steun (maximaal 10% van de totale subsidiabele projectkosten).

Bewijslast

• De overeenkomst betreffende erfpacht, erfdienstbaarheden, opstal of vruchtgebruik met vermelding van het te betalen bedrag

• Betalingsreferentie boekhouding

• Bij declaratie moet in de omschrijving van de declaratielijn erfpacht, erfdienstbaarheid, opstal of vruchtgebruik expliciet vermeld zijn.

3. Financiële vergoedingen voor gebruik van grond

Omschrijving

Binnen de kostenrubriek “externe expertise en diensten” zijn financiële vergoedingen voor het gebruik van grond subsidiabel zoals bijvoorbeeld een financiële vergoeding in het kader van natuurontwikkeling.

Deze uitgaven zijn subsidiabel indien zij rechtstreeks verbonden zijn met de doelstellingen van het project.

Bewijslast

• Factuur op naam van de projectpartner

• Betalingsreferentie boekhouding

Voor financiële vergoedingen voor het gebruik van grond aan derden die geen factuur kunnen overleggen, geldt de volgende bewijslast:

• Overeenkomst met betrekking tot de financiële vergoeding met vermelding van het te betalen bedrag

• Betalingsreferentie boekhouding

4. Projectpartners light

Omschrijving

De gedeclareerde uitgaven en inkomsten van voorziene ‘projectpartners light’ moeten aan volgende voorwaarden (cumulatief) voldoen:

• er is een subsidiereglement voor de projectpartners light vastgesteld door de managementautoriteit;

• er is een samenwerkingsovereenkomst tussen de projectpartner en de projectpartner light en de projectpartner light is ingekoppeld in het project;

• de gedeclareerde uitgaven vallen binnen de periode gedefinieerd in de samenwerkingsovereenkomst;

• de ‘projectpartner light’ volgt het Programmareglement.

Bewijslast

• Subsidiereglement voor de projectpartners light

• Samenwerkingsovereenkomst tussen projectpartner en projectpartner light, inclusief kosten- en financieringsplan van de ‘projectpartner light’ conform het Programmareglement en conform het subsidiereglement.

• Per gedeclareerde uitgave en inkomst: de bewijslast zoals vereist in het Programmareglement.

f. Uitrusting

Omschrijving

Kosten voor de aankoop, afschrijving, huur of leasing van materiële zaken tijdens de projectperiode ten behoeve van de uitvoering van het project.

De rubriek “uitrusting” omvat de volgende kostensoorten:

• Uitrusting, installaties en machines

• Grondstoffen en verbruiksgoederen

1. Uitrusting, installaties en machines

Omschrijving

Uitrusting, installaties en machines zijn subsidiabel indien er een rechtstreeks verband bestaat met de doelstellingen van het project.

Doorverkoop van een goed dat tijdens de projectperiode is aangeschaft en gesubsidieerd moet ter goedkeuring worden voorgelegd aan de managementautoriteit en geldt als vorm van inkomsten.

In plaats van de aankoopkost is het ook mogelijk om de afschrijvingskost in te brengen als directe kost. Zie paragraaf 4.8 m.b.t. voorwaarden en bewijslast voor afschrijvingen.

In geval van leasing kunnen de maandelijkse facturen op naam van de projectpartner gedeclareerd worden. In geval van financiële leasing kunnen ook de maandelijkse betalingen door de projectpartner gedeclareerd worden: in dat geval moeten de totaalfactuur op naam van de projectpartner (en indien van toepassing de verdeelsleutel), de leasingovereenkomst, aflossingstabel en maandelijkse betaalbewijzen worden opgeladen. Enkel het maandelijkse aflossingsbedrag kan gedeclareerd worden. De uit de leaseovereenkomst voortvloeiende rente en administratiekosten zijn niet subsidiabel.

In principe zijn tweedehandse uitrusting, installaties en machines niet subsidiabel. De managementautoriteit kan hierop echter ad hoc uitzonderingen toestaan. Hierbij toetst de managementautoriteit of aan volgende subsidiabiliteitsvereisten (conform artikel 7 lid 2 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 481/2014) is voldaan:

1. er is hiervoor geen andere steun van de ESI-fondsen ontvangen; en

2. de prijs is niet hoger dan de algemeen aanvaarde marktprijs voor dergelijke uitrusting; en

3. de technische eigenschappen beantwoorden aan de eisen van de concrete actie en aan de geldende normen en standaarden.

De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken.

Op deze kosten zijn de wetgeving inzake overheidsopdrachten/ aanbestedingswet of de regels inzake marktconformiteit van prijs van het programma van toepassing (zie par 4.5 en 4.6).

Bewijslast

• Factuur op naam van projectpartner

• Bewijsstukken overheidsopdrachten/aanbesteding of marktbevraging (zie par 4.5 en 4.6)

• Betalingsreferentie boekhouding

• Bijkomend voor financiële leasing: leasingovereenkomst en aflossingstabel

2. Grondstoffen en verbruiksgoederen

Omschrijving

Grondstoffen en verbruiksgoederen die niet gerelateerd zijn aan het functioneren van de projectmedewerker, zijn subsidiabel indien er een rechtstreeks verband bestaat met de doelstellingen van het project. Bouwmaterialen worden niet als grondstoffen gecatalogeerd.

Op deze kosten zijn de wetgeving inzake overheidsopdrachten/ aanbestedingswet of de regels inzake marktconformiteit van prijs van het programma van toepassing (zie par. 4.5 en 4.6).

Bewijslast

• Factuur op naam van projectpartner

• Bewijsstukken overheidsopdrachten/aanbesteding of marktbevraging (zie par 4.5 en 4.6)

• Betalingsreferentie boekhouding

7. Infrastructuur en bouwwerken

1. Algemeen

Omschrijving

Kosten voor de oprichting van gebouwen, verbouwingswerken en andere werken, inclusief de aankoop van bouwmaterialen, zijn subsidiabel indien er een rechtstreeks verband bestaat met de doelstellingen van het project.

Indien de grond waarop de infrastructuur wordt gerealiseerd geen eigendom is van de projectpartner dient er een erfpachtovereenkomst, een recht van opstal of een concessieovereenkomst te bestaan tussen de projectpartner en de eigenaar van de grond. De managementautoriteit kan ad hoc een afwijkende overeenkomst toestaan als alle relevante vereisten (oa. in verband met duurzaamheid van investering (zie paragraaf 4.3.)) worden gerespecteerd.

Op deze kosten zijn de wetgeving inzake overheidsopdrachten/ aanbestedingswet of de regels inzake marktconformiteit van prijs van het programma van toepassing.

Bewijslast

• Factuur op naam van de projectpartner

• Bewijsstukken overheidsopdrachten/aanbesteding of marktbevraging (zie par 4.5 en 4.6)

• Betalingsreferentie boekhouding

• Eigendomsbewijs of overeenkomst in eigen administratie.

2. Aankoop van grond

Omschrijving

De aankoop van grond komt voor maximaal 10% van de totale subsidiabele projectkosten in aanmerking voor EFRO-steun voor zover er een rechtstreeks verband bestaat tussen de aankoop van de grond en de projectdoelstellingen.

In deugdelijk gemotiveerde en uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit een hoger percentage toestaan voor projecten inzake milieubehoud.

Bewijslast:

• Een certificaat van een onafhankelijk bevoegde taxateur waarin wordt vastgesteld dat de prijs van de grond niet hoger ligt dan de marktwaarde

• De notariële aankoopakte dient als bewijs van aankoop en van betaling

Indien de aankoopkost meer dan 20% afwijkt van de schattingswaarde dient de projectpartner hiervoor een verklaring te geven. Het subsidiabele bedrag kan beperkt worden tot het bedrag van de schatting indien geen of onvoldoende verklaring gegeven wordt voor het verschil. Bij declaratie moet in de omschrijving van de declaratielijn aankoop grond expliciet vermeld zijn.

3. Aankoop of afschrijving van gebouwen

Omschrijving

De aankoop van onroerend goed (in de vorm van bestaande gebouwen en de grond waarop die staan) is subsidiabel indien er een rechtstreeks verband bestaat tussen de aankoop en de projectdoelstellingen.

Het onroerend goed wordt gedurende een vastgestelde periode voor een vastgestelde bestemming gebruikt. Deze periode voor behoud van bestemming wordt minimaal vastgesteld op 5 jaar en begint te lopen vanaf de voltooiing van het project. Bij de goedkeuring van het project kan een langere periode vastgesteld worden.

Wanneer bij de aankoop van een gebouw ook de grond wordt aangekocht waarop het gebouw staat, moet de regel inzake de aankoop van grond toegepast worden (max. 10 % van de subsidiabele projectkosten).

In plaats van de aankoop van een gebouw is het ook mogelijk de afschrijvingskost in te brengen als directe kost. Zie paragraaf 4.8 met betrekking tot voorwaarden en bewijslast voor afschrijvingen.

Bewijslast

• Een certificaat van een onafhankelijke bevoegde taxateur waarin wordt vastgesteld dat de prijs van de grond niet hoger ligt dan de marktwaarde. Het schattingsverslag of certificaat dient een aparte schatting van gebouw en grond te vermelden

• De notariële aankoopakte als bewijs van aankoop en betaling.

Indien de aankoopkost meer dan 20% afwijkt van de schattingswaarde, dient de projectpartner hiervoor een verklaring te geven. Het subsidiabele bedrag kan beperkt worden tot het bedrag van de schatting indien geen of onvoldoende verklaring gegeven wordt voor het verschil.

4.13. Inkomsten

a. Grondbeginselen

De vaststelling van de EFRO-subsidie moet voldoende rekening houden met mogelijke netto-projectinkomsten, zodat de bijdrage van XXXX per projectpartner wordt afgestemd op de bruto zelf-financieringsmarge van de projectactiviteit van die partner en zich geen overfinanciering voordoet voor de betreffende partner. Hieronder wordt aangegeven wanneer en op welke manier mogelijke netto-inkomsten mee in rekening moeten worden genomen.

Onderstaande bepalingen doen geen afbreuk aan bepalingen met betrekking tot inkomsten uit het regelgevend kader voor staatssteun.

b. Netto-inkomsten (zie art. 61 en 65 lid 8 van Verordening nr. 1303/2013)

1. Definitie

Onder “netto-inkomsten” wordt de instroom van kasmiddelen verstaan die gebruikers genereren door rechtstreeks te betalen voor de door middel van het project verstrekte goederen of diensten, minus alle operationele kosten en kosten voor de vervanging van uitrusting met een korte levensduur die in de overeenkomstige periode zijn gemaakt.

Door het project gegenereerde besparingen op de operationele kosten worden als netto-inkomsten behandeld, tenzij deze worden tenietgedaan door een evenredige verlaging van de exploitatiesubsidies. Voor project- en wijzigingsaanvragen goedgekeurd vanaf 2 augustus 2018 worden besparingen die het gevolg zijn van de uitvoering van maatregelen op het gebied van energie-efficiëntie, niet als netto-inkomsten behandeld.

Geldstromen van publieke bijdragen en subsidies of financiering via niet-publiek vermogen die niet afkomstig zijn van directe betalingen door gebruikers, zijn geen inkomsten.

Betalingen die een projectpartner ingevolge een contractuele boete voor het verbreken van een overeenkomst tussen de projectpartner en een derde dan wel derden ontvangt, of die worden gedaan naar aanleiding van het feit dat een derde die volgens de regels voor overheidsopdrachten is gekozen, zijn aanbieding intrekt (de 'borgsom'), worden niet als inkomsten beschouwd.

2. Toepassingsgebied

De bepalingen met betrekking tot netto-inkomsten zijn niet van toepassing op projecten onder de prioritaire as Technische Bijstand.

Voor projecten onder de andere prioritaire assen bepaalt onderstaand stroomschema voor elke projectpartner de manier waarop door de projectactiviteiten eventueel gegenereerde netto-inkomsten tijdens en/of na de projectperiode in rekening moeten worden genomen bij de vaststelling van het bedrag van de EFRO-bijdrage.

ENKEL NETTO-INKOMSTEN GEGENEREERD TIJDENS DE PROJECTUITVOERING WORDEN VERREKEND

Stroomschema inkomsten van toepassing op project- en wijzigingsaanvragen goedgekeurd voor 2 augustus 2018:

1. Dit moet per projectpartner op het niveau van individuele werkpakketten worden bekeken.

2. Dit doet geen afbreuk aan eventuele bepalingen mbt inkomsten in de staatssteunregels

Zullen inkomsten worden gegenereerd na de projectperiode?

NEE

Kan de steun aan het project geoormerkt worden als de-minimissteun of als geoorloofde staatssteun aan KMO/MKB onder een vrijstellingsverordening of als geoorloofde staatssteun via individuele aanmelding bij de Europese Commissie? (1)

Bedragen de subsidiabele kosten van het project meer dan 1 miljoen euro vóór de verrekening van eventuele netto-inkomsten?

Bedragen de subsidiabele kosten van het project meer dan 50.000 euro?

JA NEE

NEE JA

Kan de steun aan het project geoormerkt worden als de-minimissteun of als geoorloofde staatssteun aan KMO/MKB onder een vrijstellingsverordening of als geoorloofde staatssteun via individuele aanmelding bij de Europese Commissie? (1)

ER MOETEN GEEN INKOMSTEN WORDEN VERREKEND (2)

JA NEE JA

JA

NETTO-INKOMSTEN WORDEN VERREKEND VIA EX-ANTE RAMING

Kunnen de inkomsten op voorhand objectief worden geraamd?

NEE

NETTO-INKOMSTEN WORDEN VERREKEND VIA EX-POST MONITORING

NEE JA

ENKEL NETTO-INKOMSTEN GEGENEREERD TIJDENS DE PROJECTUITVOERING WORDEN VERREKEND

Stroomschema inkomsten van toepassing op project- en wijzigingsaanvragen goedgekeurd vanaf 2 augustus 2018:

• Dit moet per projectpartner op het niveau van individuele werkpakketten worden bekeken.

• Dit doet geen afbreuk aan eventuele bepalingen mbt inkomsten in de staatssteunregels

Zullen inkomsten worden gegenereerd na de projectperiode?

NEE

Kan de steun aan het project geoormerkt worden als de-minimissteun of als geoorloofde staatssteun? (1)

Bedragen de subsidiabele kosten van het project meer dan 1 miljoen euro vóór de verrekening van eventuele netto-inkomsten?

Bedragen de subsidiabele kosten van het project meer dan 100.000 euro?

JA NEE

NEE JA

Kan de steun aan het project geoormerkt worden als de-minimissteun of als geoorloofde staatssteun? (1)

ER MOETEN GEEN INKOMSTEN WORDEN VERREKEND (2)

JA NEE JA

JA

NETTO-INKOMSTEN WORDEN VERREKEND VIA EX-ANTE RAMING

Kunnen de inkomsten op voorhand objectief worden geraamd?

NEE

NETTO-INKOMSTEN WORDEN VERREKEND VIA EX-POST MONITORING

NEE JA

3. Hoe netto-inkomsten in rekening brengen?

3.1. Uitkomst van het stroomschema = er moeten geen inkomsten worden verrekend

Eventueel tijdens of na de projectperiode gegenereerde inkomsten hebben geen invloed op de berekening van de EFRO-bijdrage aan het project en zijn partners. De inkomsten moeten – in voorkomend geval – niet worden gedeclareerd noch gemonitord door het project.

Het aanleveren bij de projectaanvraag van een inkomstenraming is niet van toepassing. In het kostenplan moeten geen verwachte inkomsten worden aangegeven.

3.2. Uitkomst van het stroomschema = enkel netto-inkomsten gegenereerd tijdens de projectuitvoering worden verrekend

De tijdens de projectperiode effectief gegenereerde netto-inkomsten worden door de projectpartners opgenomen in de financiële declaraties. Deze worden in rekening gebracht bij de vaststelling van het bedrag aan subsidiabele uitgaven.

Indien niet alle (investerings)kosten die de inkomsten genereren, voor medefinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van die kosten.

Prijzen gewonnen in het kader van wedstrijden worden niet als inkomsten beschouwd.

Het aanleveren bij de projectaanvraag van een inkomstenraming is niet van toepassing. In het kostenplan moeten geen verwachte inkomsten worden aangegeven.

3.3. Uitkomst van het stroomschema = netto-inkomsten worden verrekend via ex-ante raming

Algemeen

Het Comité van Toezicht zal steeds rekening houden met een raming van eventuele netto-inkomsten vooraleer de EFRO-steun goed te keuren.

De subsidiabele projectuitgaven worden van tevoren verminderd, waarbij rekening wordt gehouden met de netto-inkomsten die het project kan genereren binnen een specifieke referentieperiode die zowel de periode van uitvoering van het project als de periode na de voltooiing ervan bestrijkt.

Het aanleveren bij de projectaanvraag van een inkomstenraming per partner is dus verplicht. In het kostenplan moeten de verwachte inkomsten worden aangegeven.

Bij het opmaken van de objectieve raming van de netto-inkomsten worden de hieronder vermelde bepalingen in acht genomen.

Bij de berekening wordt rekening gehouden met de referentieperiode die past bij de betrokken sector of subsector, de gewoonlijk verwachte rentabiliteit van de betrokken investeringscategorie en met toepassing van het beginsel ‘de vervuiler betaalt’.

Indien niet alle (investerings)kosten die de inkomsten genereren, voor medefinanciering in aanmerking komen, worden de netto-inkomsten verhoudingsgewijs toegerekend aan de wel en de niet subsidiabele delen van die kosten.

Indien door het project tijdens de projectperiode netto-inkomsten worden gegenereerd die voortvloeien uit inkomstenbronnen waarmee geen rekening is gehouden bij de voorafgaande raming van de inkomsten, dan worden deze uiterlijk in de einddeclaratie door de projectpartner(s) afgetrokken van de subsidiabele uitgaven.

Voor geldstromen die in verschillende jaren worden meegenomen in de berekening van de netto-inkomsten moet de tijdwaarde van geld in aanmerking worden genomen (toekomstige geldstromen zijn in huidige termen minder waard). Toekomstige geldstromen worden naar het heden verdisconteerd via een disconteringsvoet om aldus de actuele waarde te verkrijgen (zie disconto van kasstromen).

Methode voor het berekenen van verdisconteerde netto-inkomsten (cfr. art. 15 van Gedelegeerde Verordening nr. 480/2014)

De verdisconteerde netto-inkomsten van het project worden berekend door de verdisconteerde kosten af te trekken van de verdisconteerde inkomsten en door, in voorkomend geval, de restwaarde van de investering daarbij op te tellen.

Deze verdisconteerde netto-inkomsten worden berekend over een specifieke referentieperiode die van toepassing is op de sector van het project, zoals in onderstaande tabel aangegeven. De referentieperiode is het aantal jaren waarvoor voorspellingen worden gedaan in de inkomstenraming. Deze periode begint op de startdatum van het project.

Sector	Referentieperiode (jaren)
Spoorwegen	30
Watervoorziening/sanitaire voorziening	30
Wegen	25-30
Afvalbeheer	25-30
Havens en luchthavens	25
Stadsvervoer	25-30
Energie	15-25
Onderzoek en innovatie	15-25
Breedband	15-20
Zakelijke infrastructuur	10-15
Overige sectoren	10-15

Opbrengsten en kosten worden vastgesteld op basis van de methode van incrementele kosten: een vergelijking van de inkomsten en de kosten in het scenario met de projectinvestering met de opbrengsten en kosten in een scenario zonder de projectinvestering. Wanneer een scenario zonder de projectinvestering niet mogelijk is (het gaat om nieuwe activa die worden gerealiseerd door het project), zijn de opbrengsten en kosten die van de nieuwe investering.

Wanneer btw geen subsidiabele projectuitgave is (zie 4.9 ‘Btw’), wordt de berekening van de verdisconteerde netto-inkomsten gebaseerd op cijfers exclusief btw.

Vaststelling van de inkomsten (cfr. art. 16 van Gedelegeerde Verordening nr. 480/2014)

Voor de berekening van de verdisconteerde netto-inkomsten worden de inkomsten op de volgende basis vastgesteld:

• indien van toepassing worden verbruikersvergoedingen vastgesteld overeenkomstig het beginsel van ‘de vervuiler betaalt’ en, indien van toepassing, rekening houdend met betaalbaarheidsoverwegingen;

• inkomsten omvatten geen overdrachten van overheids- of regionale begrotingen of nationale publieke verzekeringsstelsels;

• indien een project nieuwe middelen in een reeds bestaande dienst of infrastructuur inbrengt, moet er met beide bijdragen rekening worden gehouden, dus zowel met de nieuwe gebruikers als met de bestaande gebruikers van de nieuwe of uitgebreidere dienst of infrastructuur.

Vaststelling van de kosten (art. 17 van Gedelegeerde Verordening nr. 480/2014)

Voor de berekening van de verdisconteerde netto-inkomsten moeten de volgende kosten tijdens de referentieperiode in aanmerking worden genomen:

• vervangingskosten van apparatuur met een korte levensduur, die zorgt voor de technische werking van de projectrealisatie;

• vaste exploitatiekosten voor zover gelinkt aan het project, met inbegrip van onderhoudskosten zoals personeel, onderhoud en reparatie, algemeen beheer en administratie, verzekering;

• variabele bedrijfskosten, met inbegrip van onderhoudskosten, zoals het verbruik van grondstoffen, energie, andere procesverbruiksgoederen, en alle onderhoud en reparatie die nodig zijn om de levensduur van de projectrealisatie te verlengen.

Restwaarde van de investering (cfr. art. 18 van Gedelegeerde Verordening nr. 480/2014)

Wanneer de activa van het project zijn ontworpen voor een langere levensduur dan de referentieperiode, wordt de restwaarde bepaald door te berekenen hoeveel de netto contante waarde van de kasstromen in de resterende levensjaren van de projectrealisatie bedraagt. Andere methoden om de restwaarde te berekenen mogen in naar behoren gemotiveerde omstandigheden worden toegepast.

De restwaarde van de investering wordt alleen in de berekening van de verdisconteerde netto-inkomsten opgenomen als de inkomsten hoger zijn dan de hierboven beschreven kosten.

Disconto van kasstromen (cfr. art. 19 van Gedelegeerde Verordening nr. 480/2014)

Alleen door de projectpartner uit te betalen of ontvangen kasstromen worden in aanmerking genomen bij de berekening van kosten en inkomsten. Kasstromen moeten worden vastgesteld voor elk jaar van de referentieperiode waarin zij door de projectpartner worden uitbetaald of ontvangen.

Niet-kasposten zoals afschrijvingen, eventuele reserves voor toekomstige vervangingskosten en reserves voor onvoorziene uitgaven worden bij de berekening buiten beschouwing gelaten.

Kasstromen worden naar het heden teruggerekend aan de hand van een financiële discontovoet van 4% in reële termen.

Berekeningsmethode:

1. bepaal de referentieperiode

2. verdisconteer de tijdens de referentieperiode verwachte inkomsten en kosten aan de reële discontovoet per jaar

3. bepaal de restwaarde van de investering

4. bereken verdisconteerde netto-inkomsten => verdisconteerde inkomsten –

verdisconteerde kosten + restwaarde

3.4. Uitkomst van het stroomschema = netto-inkomsten worden verrekend via ex-post monitoring

Wanneer in uitzonderlijke gevallen de inkomsten niet objectief van tevoren kunnen worden geraamd, zullen de in de periode tussen de start van het project en 3 jaar na voltooiing ervan effectief gegenereerde netto-inkomsten ex post in mindering gebracht worden van de subsidiabele uitgaven en zal in voorkomend geval overgegaan worden tot terugvordering van onrechtmatig betaalde EFRO-steun.

Het aanleveren bij de projectaanvraag van een inkomstenraming is niet van toepassing. In het kostenplan moeten geen verwachte inkomsten worden aangegeven.

Indien de periode van 3 jaar na de voltooiing van het project eindigt na het verstrijken van de termijn voor de indiening bij de Europese Commissie van de documenten voor afsluiting van het programma, wordt deze periode beperkt tot de dag waarop die termijn verstrijkt. Het in mindering brengen van netto-inkomsten dient dus te gebeuren uiterlijk bij aanvraag van het eindsaldo door de certificeringsautoriteit.

Bij projecten waarvoor de methode van ex post monitoring wordt toegepast, voert de eerstelijnscontrole op regelmatige tijdstippen een controle uit. Op basis hiervan worden effectieve netto-inkomsten vastgesteld die in mindering gebracht worden van de betrokken partner.

Ten behoeve van de controle wordt door de betrokken projectpartner een inkomstendeclaratie van de netto-inkomsten opgesteld. Hiervoor dient een administratieve organisatie te worden opgezet, geïmplementeerd en in stand gehouden die erop gericht is om een getrouwe financiële verslaggeving te bewerkstelligen.

De projectpartner geeft na opmaak en goedkeuring van de jaarrekening de netto-inkomsten aan en bezorgt de managementautoriteit de detailberekening van de netto-inkomsten met betrekking tot de referentieperiode.

De eerstelijnscontrole zal vervolgens een aantal controles hierop uitvoeren.

Op basis van het rapport van inkomsten zal er waar nodig gecorrigeerd worden.

Bewijsstukken inkomsten:

• Als bewijs geldt een inkomstenreferentie van de boekhouding of een compilatie van de inkomsten in de boekhouding.

• rapport van inkomsten van de eerstelijnscontrole in het geval van ex post inkomstenmonitoring

Mo

4.14. Overzicht afwijkende regels voor de prioritaire as Technische Bijstand

Doorheen dit Programmareglement zijn een aantal afwijkende regels voor de prioritaire as ‘Technische Bijstand’ ingeschreven. Hieronder worden deze nogmaals gegroepeerd weergegeven:

• Er worden geen oproepen gelanceerd: doorlopend kunnen uitgewerkte projectaanvragen worden ingediend.

• De definitieve projectaanvraag kan onmiddellijk worden uitgewerkt, zonder dat eerst een projectaanmelding moet worden gepreselecteerd.

• De samenwerkingsovereenkomst moet niet bij de indiening van de projectaanvraag worden aangeleverd.

• Een langere uitvoeringsperiode kan worden toegestaan. Daarbij wordt niet gewerkt met een go / no go moment.

• De startdatum van het project kan voor de indieningsdatum vallen (ten vroegste 1 januari 2014).

• De uitvoeringsperiode kan lopen tot en met 31 december 2023.

• De bepalingen met betrekking tot netto-inkomsten zijn niet van toepassing.

• Voor de tussentijdse rapportages volstaat het dat dit op jaarlijkse basis gebeurt.

• Er kan gebruik gemaakt worden van een forfaitaire methodiek, waarbij de projectkosten worden vastgesteld als zijnde 6% van de gecertificeerde kosten van de projecten in de overige assen van het Samenwerkingsprogramma.

Bijlage 1: logo Interreg Vlaanderen-Nederland²⁵

versie a:

versie b:

Bijlage 2: Sanctioneringsbeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit

1. Inleiding

Het programmareglement voorziet in paragraaf 2.2.g. ‘Promotie en Publiciteit’ dat de managementautoriteit kan beslissen (een deel van) de projectkosten als niet subsidiabel te verklaren, indien de projectverantwoordelijke of de projectpartners onvoldoende gevolg geven aan de voorschriften rond promotie en publiciteit. In deze bijlage is dit sanctioneringsbeleid uitgewerkt.

Onderstaande maatregelen zijn gebaseerd op de voorschriften voor algemene correcties in functie van de mate van de onregelmatigheden op programmaniveau, zoals opgenomen in het besluit van de Commissie C(2011) 7321; in afwachting van de publicatie door de Commissie van richtlijnen rond financiële correcties voor de periode 2014-2020.

2. Proces

De managementautoriteit kan drie soorten inbreuk mbt de publiciteitsvereisten vaststellen:

1. De inbreuk is omkeerbaar

Een inbreuk is omkeerbaar als het mogelijk is om het voorgeschreven doel (publiek informeren over bijdrage EU aan het project) met de voorgeschreven middelen alsnog te bereiken. Wanneer het voor het geheel van het project herstelbaar is, geeft de managementautoriteit een waarschuwing. De projectpartners krijgen een billijke termijn om te remediëren en aan te tonen dat er geremedieerd is.

Wanneer het een gedeelte van het project betreft, geeft de managementautoriteit een waarschuwing ten aanzien van herstelbaar gedeelte. Ook hier krijgen de projectpartners een billijke termijn om te remediëren en aan te tonen dat er geremedieerd is. Voor het resterende gedeelte beoordeelt de managementautoriteit of het doel bereikbaar is met andere middelen.

Wanneer na het verstrijken van de billijke termijn wordt vastgesteld dat de tekortkoming niet of niet voldoende werd geremedieerd, stuurt de managementautoriteit een laatste waarschuwing. Hierbij krijgen de projectpartners opnieuw een billijke termijn om te remediëren en aan te tonen dat er geremedieerd is. Tegelijk communiceert de managementautoriteit de maximale financiële sanctie die kan worden toegepast ingeval een remediëring opnieuw uit blijft.

Bij het vaststellen van de hoogte van die maximale financiële sanctie wordt op een ad-hoc basis bekeken of en welke maximale sanctie aangewezen en billijk is gezien de vastgestelde inbreuk. Indien ook na het verstrijken van de tweede deadline door de managementautoriteit wordt vastgesteld dat de tekortkoming niet of niet voldoende werd geremedieerd, beslist de managementautoriteit over de hoogte van de correctie. Deze kan echter niet hoger zijn dan de maximale financiële sanctie zoals gecommuniceerd bij de tweede waarschuwing. Dergelijke correcties nemen steeds de vorm aan van het niet subsidiabel verklaren van (een deel van) de kosten van de betrokken projectpartner(s).

2. Het voorgeschreven doel kan met andere dan de voorgeschreven middelen alsnog bereikt worden

Dit is het geval wanneer het een onvolledige toepassing van de voorgeschreven middelen (bv. gebruik van andere dan het voorgeschreven logo, onvoldoende grootte van het EU-embleem) betreft zonder noemenswaardige impact op de doelstelling het publiek in te lichten over de bijdrage van de EU.

Wanneer de managementautoriteit vaststelt dat een projectpartner een inbreuk heeft gepleegd, maar dat via andere dan de voorgeschreven middelen het doel alsnog bereikt kan worden, stuurt de managementautoriteit een waarschuwing. De projectpartners krijgen een billijke termijn om de inbreuk te compenseren en te motiveren dat door deze compensatie het doel alsnog is bereikt.

Wanneer na het verstrijken van de billijke termijn wordt vastgesteld dat de tekortkoming niet of niet voldoende werd gecompenseerd, stuurt de managementautoriteit een laatste waarschuwing. Hierbij krijgen de projectpartners opnieuw een billijke termijn om te compenseren en te motiveren dat door de compensatie het doel alsnog is bereikt. Tegelijk communiceert de managementautoriteit de maximale financiële sanctie die kan worden toegepast ingeval een compensatie opnieuw uit blijft.

Bij het vaststellen van de hoogte van die maximale financiële sanctie wordt op een ad-hoc basis bekeken of en welke maximale sanctie aangewezen en billijk is gezien de vastgestelde inbreuk. Indien ook na het verstrijken van de tweede deadline door de managementautoriteit wordt vastgesteld dat de tekortkoming niet of niet voldoende werd gecompenseerd, beslist de managementautoriteit over de hoogte van de correctie. Deze kan echter niet hoger zijn dan de maximale financiële sanctie zoals gecommuniceerd bij de tweede waarschuwing. Dergelijke correcties nemen steeds de vorm aan van het niet subsidiabel verklaren van (een deel van) de kosten van de betrokken projectpartner(s).

Wanneer het publiek bij vaststelling van de inbreuk reeds via andere passende middelen adequaat wordt ingelicht en de doelstelling wordt bereikt, stuurt de managementautoriteit enkel een aanmaning dat in de toekomst de voorgeschreven middelen moeten worden gehanteerd.

3. Het voorgeschreven doel kan niet meer bereikt worden.

Wanneer de managementautoriteit vaststelt, dat het voorgeschreven doel niet meer gehaald kan worden en de inbreuk niet omkeerbaar is, wordt een correctie uitgevoerd. De managementautoriteit beslist dan over de hoogte van de correctie, die steeds de vorm aanneemt van het niet subsidiabel verklaren van (een deel van de kosten) van de betrokken projectpartner(s).

De mogelijkheid bestaat dat de managementautoriteit besluit tot een combinatie van de hierboven beschreven sporen.

3. Financiële correcties

Volgende algemene principes zijn van toepassing op financiële correcties:

• Het gelijkheidsbeginsel

• Het proportionaliteitsbeginsel

Daarnaast wordt rekening gehouden met:

• De aard en ernst van de onregelmatigheid en de financiële impact op de EU-begroting:

  • Bij onherstelbare onregelmatigheden bij individuele projecten volgt er altijd een financiële correctie

  • Begunstigde krijgt altijd de gelegenheid om aan te tonen dat de reikwijdte of ernst van de onregelmatigheid, en dus het risico voor de Europese Unie, lager ligt dan ingeschat door degene die de vaststelling gedaan heeft.

• Kwantificeerbaarheid van de onregelmatigheid

  • Het exacte bedrag dat onterecht werd gedeclareerd kan worden vastgesteld. Xxx dient dit bedrag gecorrigeerd te worden.

  • Het exacte bedrag kan vastgesteld worden, maar de berekening vergt uitgebreid bijkomend verificatiewerk of is niet kostenefficiënt. In dit geval volgt er een flat-rate correctie.

  • Wanneer het exacte bedrag niet vastgesteld kan worden, volgt er een flat-rate correctie

Criteria met betrekking tot flat-rate-correcties:

• De aard van de inbreuk (enkelvoudig of meervoudig)

• De ernst van de inbreuk

• De kans op fraude

Correctiebasis

De correctiebasis voor een flat-rate-correctie is het gedeelte van de uitgaven waar het door de inbreuk gecreëerde risico aan verbonden is, rekening houdend met het proportionaliteitsbeginsel.

De managementautoriteit gaat na of de correctiebasis een bepaalde uitgave of het geheel of een deel van de projectdeelname is.

Wanneer er meerdere inbreuken worden aangetroffen bij één projectpartner, worden de verschillende percentages niet gecumuleerd, maar wordt het percentage van de meest ernstige inbreuk toegepast.

Wanneer wordt vastgesteld dat de inbreuk kwantificeerbaar is, dan wordt de correctie gericht op het gekwantificeerde bedrag. Algemeen kan echter worden aangenomen dat een inbreuk tegen de promotievoorschriften een zacht of onmeetbaar effect heeft.

Indien er wordt vastgesteld dat de inbreuk niet kwantificeerbaar is, past de managementautoriteit een flate-rate-correctie toe.

Bij het bepalen van de correctiebasis houdt de managementautoriteit rekening met de kaders zoals beschreven in paragraaf 3. 3. van C(2011) 7321.

• Indien er gemotiveerd en gespecifieerd (bvb slechts op één publicatie was het logo niet geplaatst) kan worden, dan wordt de correctiebasis hierop bepaald.

• Indien dit niet gemotiveerd en gespecificeerd kan worden dient de volledige deelname als correctie-basis.

De gehanteerde correctiebasis wordt mee in rekening gebracht bij de toepassing van het proportionaliteitsprincipe bij bepaling van de correctieschalen.

De door C(2011) 7321 voorgeschreven correctieschalen zijn:

• 100%: de onregelmatigheid/inbreuk op de promotievoorschriften is dermate ernstig dat er sprake is van een daad die inbreuk maakt op alle regelgevende kaders, fraude of pertinente nalatigheid (weigering), waardoor de begunstigde door zijn gedrag of nalaten zelf aangeeft het project niet als een Interreg-project te beschouwen;

• 25%: ernstige veelvuldige inbreuken en nalatigheid in het corrigeren en remediëren ervan; ten aanzien van individuele projecten kan een dergelijke schaal worden toegepast, wanneer de tekortkoming ernstig is, maar niet het totale project ongeldig maakt;

• 10%: inbreuken van gemiddelde ernst (moderate seriousness): daad of nalatigheid is totaal ondoelmatig in relatie tot voorschriften of er is sprake van veelvuldig niet-toepassen van de promotieverplichtingen;

• 5%: minder ernstige inbreuken die desalniettemin een reëel risico voor de EU-begroting opleveren: rekening houdend met het proportionaliteitsbeginsel kan afhankelijk van de aard en de ernst van de inbreuk, gekozen worden voor een correctie tussen 2% en 5%, wanneer een correctie van 5% buitenproportioneel zou zijn.

4. Recidivisime

Indien een projectpartner meerdere waarschuwingen en/of sancties kreeg en hij toch geen blijk geeft van toekomstig handelen naar de bepalingen inzake publiciteit, dan kan het Comité van Toezicht op advies van de managementautoriteit, de subsidie geheel of gedeeltelijk intrekken.

Bijlage 3: Sanctioneringsbeleid bij niet naleving van de eisen omtrent meewerken aan eerste en tweedelijnscontroles

1. Inleiding

Het Programmareglement en het MA-besluit bepalen dat de projectverantwoordelijke en andere projectpartners verplicht zijn alle medewerking te verlenen aan evaluatieonderzoeken, audits en inhoudelijke, fysieke en financiële controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/of door hen aangewezen derden. Zij hebben het recht om (onaangekondigd) ter plaatse de rechtmatige besteding van de EFRO-bijdrage te controleren, de administratie in te zien en daarvan kopieën te maken. De projectverantwoordelijke en projectpartners verlenen derhalve het toegangsrecht aan de betrokken instanties en hun vertegenwoordigers. De projectverantwoordelijke draagt er tevens zorg voor dat die onderdelen van het project die zijn ondergebracht bij de partners binnen het project, dan wel zijn uitbesteed aan derden, op een gelijkaardige manier als hierboven beschreven kunnen worden gecontroleerd. Hieronder valt ook de medewerking aan het rapporteren over de inhoudelijke voortgang, zelfs na het moment waarop het project financieel is afgerond.

Onderstaande maatregelen zijn gebaseerd op de voorschriften voor algemene correcties in functie van de mate van de onregelmatigheden op programmaniveau, zoals opgenomen in het besluit van de Commissie C(2011) 7321.

2. Proces

De Managementautoriteit zal volgend proces volgen:

• Indien wordt vastgesteld dat deadlines voor oplevering van documenten herhaaldelijk (= minstens twee maal) niet worden nageleefd of indien de partner (light) niet de gevraagde informatie oplevert, stuurt zij een eerste aanmaning met voorstel tot sanctie;

• indien na deze aanmaning met het sanctievoorstel opnieuw niet, te laat of met onvoldoende informatie wordt gereageerd:

  • stuurt de MA FLC meteen ter plaatse: in dat geval stelt FLC één of twee data voor waarop de partner zich beschikbaar moet stellen; en

  • legt de MA de vooropgestelde sanctie op;

• De MA kan een nieuwe aanmaning met sanctievoorstel uitsturen:

  • Wanneer na de controle ter plaatse niet wordt tegemoet gekomen aan de vraag van het programma; of

  • Wanneer de partner (light) niet inging op de vraag tot controle;

• Indien een controle ter plaatse niet kon doorgaan of indien een opvolgbezoek nodig is, zal de MA FLC opnieuw ter plaatse sturen. In dat geval stelt FLC één of twee data voor waarop de partner zich beschikbaar moet stellen.

• Wanneer drie sancties zijn opgelegd en de partner (light) nog steeds niet de gevraagde informatie heeft geleverd dan wel is ingegaan op de controles ter plaatse, kan een vierde sanctie worden opgelegd. De MA maakt dan een laatste aanmaning op met een finaal sanctievoorstel (decommittering) en kan deze opleggen na voeren van een hoor-wederhoor procedure.

3. Financiële correcties

Volgende algemene principes zijn van toepassing op financiële correcties:

• Het gelijkheidsbeginsel

• Het proportionaliteitsbeginsel

Daarnaast wordt rekening gehouden met:

• De aard en ernst van de onregelmatigheid en de financiële impact op de EU-begroting:

  • Bij onherstelbare onregelmatigheden bij individuele projecten volgt er altijd een financiële correctie

  • Begunstigde krijgt altijd de gelegenheid om aan te tonen dat de reikwijdte of ernst van de onregelmatigheid, en dus het risico voor de Europese Unie, lager ligt dan ingeschat door degene die de vaststelling gedaan heeft.

• Kwantificeerbaarheid van de onregelmatigheid

  • Het exacte bedrag dat onterecht werd gedeclareerd kan worden vastgesteld. Xxx dient dit bedrag gecorrigeerd te worden.

  • Het exacte bedrag kan vastgesteld worden, maar de berekening vergt uitgebreid bijkomend verificatiewerk of is niet kostenefficiënt. In dit geval volgt er een flat-rate correctie.

  • Wanneer het exacte bedrag niet vastgesteld kan worden, volgt er een flat-rate correctie

Criteria met betrekking tot flat-rate-correcties:

• De aard van de inbreuk (enkelvoudig of meervoudig)

• De ernst van de inbreuk

• De kans op fraude

Correctiebasis

De correctiebasis voor een flat-rate-correctie is het gedeelte van de uitgaven waar het door de inbreuk gecreëerde risico aan verbonden is, rekening houdend met het

proportionaliteitsbeginsel. In het geval van ex post inkomstenmonitoring, wordt het laatst goedgekeurde partnerbudget als correctiebasis gehanteerd.

De flat-rate-correctie moet proportioneel zijn ten aanzien van de vastgestelde fout. De hoeveelheid risico ten aanzien van het EU budget moet daarbij in overweging worden genomen. Volgende elementen zijn van belang in de afweging:

• is de onregelmatigheid een enkel geval of komt zij in verschillende dossiers voor;

• is de fout gerelateerd aan een ernstig gebrek in het beheers- en controlesysteem;

• indien het gaat om een ernstig gebrek, de impact op de totaliteit van de controles on desk, ter plaatse en andere;

• het risico op fraude in het systeem

De flat-rates-bedragen 100%, 25%, 10%, 5% of 2%.

Op basis van de richtsnoeren komt een standaard sanctie van 2% op het partnerbudget als proportioneel over, indien partners niet (afdoende) meewerken aan de administratieve en auditcontroles.

De richtsnoeren stellen dat een 5% correctie passend kan zijn voor minder ernstige individuele of systemische onregelmatigheden in individuele projecten. Bovendien wordt bepaald dat, indien proportioneel, de correctie kan worden verlaagd tot een percentage tussen 2 en 5%, indien de aard en ernst van het issue, zij het individueel of systemisch, maar toch ernstig, het niet rechtvaardigt om een correctie van 5% op te leggen.

4. Recidivisme

In geval van meerdere opeenvolgende sancties, zal de Managementautoriteit volgende richtpercentages hanteren:

• 1^e sanctie: 2% van het laatst goedgekeurde partnerbudget

• 2^e sanctie: 2% van het laatst goedgekeurde partnerbudget

• 3^e sanctie: 5% van het laatst goedgekeurde partnerbudget

Indien na een derde sanctie de partner nog steeds niet de gevraagde handelingen heeft gesteld of de gevraagde documenten heeft opgeleverd, kan de Managementautoriteit de verleende subsidie geheel intrekken.

1 Wanneer een projectaanvraag wordt ingediend met een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking (EGTS) als enige partner, vervalt de samenwerkings­overeenkomst als verplichte bijlage. Wel moet een garantieverklaring van deze EGTS worden aangeleverd.

2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten.

3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd.

4 In verband met de laatste financiële rapportage is een uitzondering voorzien in paragraaf 4.2 van dit programmareglement.

5 Het betreft cumulatieve criteria.

6 Niet van toepassing voor de prioritaire as ‘Technische Bijstand’

7 Niet van toepassing voor de prioritaire as ‘Technische Bijstand’

8 Het betreft cumulatieve criteria.

9 Niet van toepassing voor de prioritaire as ‘Technische Bijstand’

10 Dit betreft de initiële uitvoeringsperiode zoals opgenomen in de ingediende projectaanvraag. Voor projecten uit oproep 5 en 6 kan deze verlengd worden tot uiterlijk 30 juni 2023 indien het programma een verlengingsaanvraag voor een dergelijke periode goedkeurt.

11 Niet van toepassing voor de prioritaire as ‘Technische Bijstand’

12 Hieruit volgt dat een voorschotfactuur niet subsidiabel is, zolang de dienst, het werk en/of de levering niet is uitgevoerd.

13 Zie punt 4.4. Projectpartners light

14 Zoals bedoeld in ‘Aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van kleine, middelgrote en micro-ondernemingen’.

15 De regels in verband met 2^de handmateriaal (zie paragraaf 4.12.f.1) blijven ook voor bedragen beneden de aanbestedingsdrempels onverwijld van toepassing.

16 De regels in verband met 2^de handmateriaal (zie paragraaf 4.12.f.1) blijven ook voor bedragen beneden of op deze drempel onverwijld van toepassing.

17 De regels in verband met 2^de handmateriaal (zie paragraaf 4.12.f.1) blijven ook voor bedragen beneden of op deze drempel onverwijld van toepassing.

18 Indien er meerdere projecten in deze as worden geselecteerd, geldt de keuze voor deze forfaitaire methodiek steeds voor al die projecten en betreffen de via deze methodiek berekende kosten, de totale kosten van die groep aan projecten.

19 De managementautoriteit kan ad hoc besluiten om uitgaven van projectpartners of projectpartners light voor leveringen en/of diensten door een organisatie die ook als projectpartner light fungeert, toch in aanmerking te laten komen voor EFRO-steun. Dit kan wel enkel in gevallen waarbij de activiteiten van die organisatie als projectpartner light zich situeren in een deeltraject dat op inhoudelijk en administratief vlak te onderscheiden is van haar activiteiten als leverancier van goederen en/of diensten. Ook op dergelijke uitgaven echter zijn de overige subsidiabiliteitsregels uit dit programmareglement onverkort van toepassing.

De projectpartner (light) dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken.

20 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten).

21 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek.

22 Zie Wetboek Vennootschappen en verenigingen (wet 23 maart 2019, inclusief latere wijzingen en uitvoeringsbesluiten).

23 Zie Boek 2 Burgerlijk Wetboek.

24 IT-systemen als ondersteunende tool om de projectactiviteiten uit te kunnen voeren.

25 De vermelding ‘Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling’ mag eventueel groter worden weergegeven.

53