DOLPHINS CREEK COUNTRY ESTATE HUISEIENAARSVERENIGING KONSTITUSIE
DOLPHINS CREEK COUNTRY ESTATE HUISEIENAARSVERENIGING KONSTITUSIE
LIDMAATSKAP
Hiermee erken ek
.....................................................................
synde die eienaar van
Erf .................................................................
ontvangs van ‘n afskrif van die Dolphins Creek Country Estate Huiseienaarsvereniging Konstitusie met bylaes daartoe.
AS GETUIES:
1. ....................................................
2. .................................................... .................................................. EIENAAR
K O N S T I T U S I E
'n Statutêre regspersoon opgerig kragtens die bepalings van Artikel 29 van Ordonnansie 15 van 1985
AANHANGSEL “A”
DOLPHINS CREEK COUNTRY ESTATE HUISEIENAARSVERENIGING
Opgestel
deur:
INGELYF
Aktebesorgers 1
46
6530
XXXXXXX & XXXXX
Prokureurs, Notarisse &
Donerailestraat
Posbus GEORGE,
2018
1. AGTERGROND:
1.1 Die Dolphins Creek Country Estate Huiseienaarsvereniging is opgerig as 'n regspersoon kragtens die bepalings van Artikel 29 van die Ordonnansie op Grondgebruiksbeplanning Nr. 15 van 1985 in ooreenstemming met voorwaardes opgelê deur die Munisipaliteit Groot-Brakrivier tydens die goedkeuring van die onderverdeling van Gedeelte 15 van die Plaas Xxxxxxx Xx 252.
1.2 Die Vereniging xxx:
1.2.1 'n regspersoon wees en onafhanklik van sy lede bestaan;
1.2.2 ewigdurende opvolging geniet;
1.2.3 bevoeg wees om te dagvaar of gedagvaar te word ten opsigte van:
(i) enige ooreenkoms deur dit gesluit; of
(ii) enige skade aan enige eiendom van die Vereniging; of
(iii) enige aangeleentheid wat voortspruit of verband hou met die magte en bevoegdhede van die Vereniging xxxx uiteengesit in die Konstitusie.
1.2.4 bevoeg wees om onderworpe aan die bepalings van die Konstitusie, onafhanklik van sy lede eiendom te verkry of te vervreem, en regte te verkry of te vervreem of verpligtinge op te loop of xx xxxx.
2. WOORDOMSKRYWING:
2.1 In hierdie dokument, tensy uit die samehang anders blyk, beteken: "dag" weeksdae uitsluitend
Saterdae, Sondae en Openbare Vakansiedae, tensy spesifiek anders aangedui
"Bestuursagent" 'n Bestuursagent xxxx aangewys kragtens die bepalings van die Konstitusie
"eienaar" die eienaar van Dolphins Creek Country Estate
"erf" 'n erf, uitgesluit die
gemeenskaplike area, wat ontstaan vanweë die onderverdeling van die Ontwikkeling
"gemeenskaplike area" sodanige gedeelte van die Ontwikkeling
wat nie by die erwe in die Ontwikkeling ingesluit is nie. Ingesluit die klubhuis, toegangshekke en pad
"Konstitusie" hierdie dokument met aanhangsels hiertoe en alle regulasies daarkragtens uitgevaardig deur die Vereniging van tyd tot tyd
"'n jaar" 'n kalenderjaar
"Kantoor" die Klubhuis kantoor te Xxxxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxx, 0000
"lid" 'n lid van die
Vereniging
"maand" 'n kalendermaand
"Ondervoorsitter" die Ondervoorsitter van die Trustee Komitee
"Ontwikkeling" Die onderverdeling van Gedeelte 15 van die Plaas Xxxxxxx Xx 252
"Ouditeure" die Ouditeure van die
Vereniging
"Plaaslike Owerheid" die Munisipaliteit Mosselbaai
"Spesiale Besluit" 'n besluit geneem by 'n Spesiale Algemene Vergadering ten opsigte waarvan nie minder nie as 21 kalenderdae (eerste dag uitgesluit, laaste dag ingesluit) xxxxxx xxxxx is van die bedoeling om voorstel xx xxxx vir die aanname van 'n besluit as 'n Spesiale Besluit en in xxxxx kennisgewing uiteengesit is die terme en effek van so 'n besluit sowel as die rede waarvoor die besluit aangeneem moet word en xxxxx besluit aangeneem is by voormelde spesiale vergadering van lede deurdat ten minste 75% van die totale
stemme teenwoordig of verteenwoordig en waarop lede geregtig is, ten gunste van die Spesiale Besluit uitgebring is
"Trustee Komitee" die Trustee Komitee xxxx aangewys kragtens die bepalings van die Konstitusie
"Trustees" persone wat lede is van die Trustee Komitee
"Vereniging" die Dolphins Creek Country Estate Huiseienaarsvereniging
"volmag" die skriftelike dokument waarkragtens 'n lid 'n verteenwoordiger kragtens die bepalings van klousule 69 van die Konstitusie volmag xxxxxxx xx xxx op 'n Algemene en/of Spesiale Vergadering te verteenwoordig en namens hom stemme uit te bring. Verteenwoordigers xxx beperk word tot ‘n maksimum van twee volmagte.
"Voorsitter" die Voorsitter van die
Trustee Komitee
2.2 Tensy die teendeel uit die konteks blyk, xxx alle woorde wat die enkelvoud weergee, ook die meervoud insluit, en vica versa en alle woorde wat xxxxxx xx een geslag ook die ander geslag insluit.
3. HOOFBESIGHEID
Die hoofbesigheid van die Vereniging xxx xxxx die promosie, bevordering en beskerming van die belange van lede van die Vereniging.
4. HOOFDOELWITTE
4.1 Die hoof doelwitte van die Vereniging is:
4.1.1 om toe xx xxxx tot die behoud en instandhouding van die hoë kwaliteit inheemse kusstruikbos, die onderhoud, administrasie en beheer van die gemeenskaplike area, geboue en geriewe op die gemeenskaplike area, beheer uit te oefen oor die ontwerp en onderhoud van enige verbeteringe wat aangebring mag word op erwe of op die gemeenskaplike area, om verantwoordelikheid te aanvaar oor die administrasie en instandhouding van alle Interne dienste, ingesluit paaie en om in die algemeen toe xx xxxx tot die promosie, bevordering en beskerming van die gemeenskaplike belange van lede;
4.1.2 om toe xx xxxx tot die behoud, onderhoud, bestuur en instandhouding van die gholfbaan en gholf klubhuis;
4.1.3 sonder om afbreek te doen aan die algemene aard van voormelde doelwit xxx die verantwoordelikheid vir die onderhoud en herstelwerk en instandhouding aan enige gedeelte van die gemeenskaplike area, die alleen verantwoordelikheid wees van die Vereniging.
4.2 Om toe xx xxxx dat die ontwikkelingsvereistes vir eienaars xxxx uiteengesit in die Argitektoniese Vereistes, aangeheg hiertoe nougeset nagekom word.
4.3 Dit xxx xxx 'n doelwit van die Vereniging wees om 'n wins uit enige van sy sake of bedrywighede xx xxxx nie. Inkomste slegs verdien word om uitgawes xx xxxx.
4.4 Die Vereniging xxx geregtig wees om ‘n gholfklub te stig wat toeganklik is vir spelers wat nie lede van die Vereniging is nie en wat sy eie Konstitusie het met bepalings wat egter onderhewig is aan die verpligtinge en Konstutisie van hierdie Vereniging.
4.5 Die Vereniging xxx die beherende liggaam wees van die Dolphins Creek Country Estate Gholf Klub.
4.6 Die Gholf Klub Xxxxxxx xxx optree as Raadgewende Liggaam vir die Vereniging en sy lede ten opsigte van alle operasionele aangeleenthede wat verband hou met gholf aktiwiteite, maar die Vereniging xxx xxx gebonde wees aan sodanige advies of besluite nie.
4.6.1 Bovermelde Gholf Klub Xxxxxxx xxx bestaan uit ‘n Voorsitter, aangestel deur die Vereniging, asook 4 (vier) lede verkies vanuit die Gholf Klub lede.
4.7 Die Vereniging is kwytgeskeld van, en xxx xxxx aanspreeklikheid aanvaar, of opdoen ten aansien van enige skade aan eiendom, beserings opgedoen of enige ander eis voortvloeiend uit of verbandhoudend met gholfballe wat redelikerwys in die normale uitoefening van die spel van gholf gebruik word nie.
5. FINANSIËLE JAAR
Die finansiële jaar van die Vereniging eindig op die laaste dag van APRIL elke jaar.
6. LIDMAATSKAP
6.1 Elke geregistreerde eienaar van 'n erf is verplig om 'n lid van die Vereniging xx xxxx.
6.2 Lidmaatskap van die Vereniging is beperk tot geregistreerde eienaars van erwe met die voorbehoud dat, waar enige erf gehou word deur meer as een persoon, al die geregistreerde eienaars van daardie erf gesamentlik en afsonderlik geag xxx word een lid van die Vereniging xx xxxx.
6.3 'n Lid xxx xxx geregtig wees om sy erf te verkoop of oordrag xx xxxxx van sy erf sonder die skriftelike toestemming van die Vereniging nie, xxxxx toestemming slegs weerhou kan word deur die Vereniging indien:
6.3.1 die lid enige gelde aan die Vereniging verskuldig is; en/of
6.3.2 indien die lid versuim het om enige van sy verpligtinge teenoor die Vereniging na te kom en in versuim xxx.
7. Registrasie van oordrag van die eiendom xxx ipso facto lidmaatskap van die Vereniging vir die transportnemer van 'n erf bewerkstellig.
8. Nieteenstaande enige bepalings tot die teendeel vervat in die Konstitusie, xxx enige xxxxxxx wat eienaar van 'n erf word sonder dat die Vereniging daartoe toestemming xxxxxxx het vanaf die datum van registrasie van oordrag van die erf in sy naam, 'n lid wees van die Vereniging.
9. Die eienaar van 'n erf mag nie bedank as lid van die Vereniging nie en xxx 'n lid van die Vereniging xxx tot en met die datum waarop registrasie van oordrag van sy erf in die naam van 'n xxxxx xxxxxxx geregistreer word.
10. Die regte en verpligtinge van 'n lid xxx xxx oordraagbaar wees nie en elke lid xxx:
10.1 na die beste van sy vermoë die doelwitte en belange van die Vereniging bevorder;
10.2 die bepalings van hierdie Konstitusie en alle regulasies of reëls wat kragtens die Konstitusie deur die Vereniging of deur die Trustee Komitee uitgevaardig mag word, stiptelik nakom.
HEFFINGS
11. Die Trustee Komitee mag van tyd tot tyd heffings vasstel wat deur lede betaalbaar xxx xxxx:
- ten einde die Vereniging in staat te stel om uitgawes deur dit aangegaan te betaal, of
- ten einde voorsiening xx xxxx vir daardie uitgawes wat die Trustee Komitee redelikerwys verwag deur die Vereniging aangegaan xxx word.
11.1 Sodanige uitgawes kan wees ten opsigte van die onderhoud, herstelwerk, verbetering en instandhouding van die gemeenskaplike
area, insluitende klubhuisgeboue en om verantwoordelikheid te a a n v a a r oor die administrasie en instandhouding van alle interne dienste (ingesluit strate).
11.2 Verder ook vir die betaling van enige belasting of ander gelde betaalbaar deur die Vereniging aan 'n Plaaslike Owerheid of ander owerhede ten opsigte van die gemeenskaplike area en vir die betaling van dienste gelewer deur enige Plaaslike Owerheid, ander owerhede of ander partye aan die Vereniging en/of vir die betaling van noodsaaklike uitgawes en/of redelike uitgawes aangegaan deur die Vereniging ten opsigte van die bestuur van die Vereniging van die gemeenskaplike area en die Vereniging se sake.
11.3 In die berekening van voormelde heffings, xxx die Trustee Komitee in ag neem enige inkomste, indien enige, xxxx verdien deur die
Vereniging.
12. Die Trustee Komitee xxx xxxxx 'n redelike tyd voor die einde van die finansiële jaar, 'n begroting opstel ten opsigte van die verwagte uitgawes van die Vereniging vir die daaropvolgende finansiële jaar. Met die opstel van die begroting xxx enige tekort van 'n vorige finansiële jaar in ag geneem word. Die Trustee Xxxxxxx xxx daarna 'n heffing vasstel betaalbaar deur die lede, xxxxx heffing so na as wat redelik moontlik is, gelyk xxx xxxx aan die verwagte begrote uitgawes bepaal xxxx voormelde. Die Trustee Komitee mag in voormelde begroting in berekening bring 'n bedrag wat in reserwe gehou moet word ten einde voorsiening xx xxxx vir onverwagte of onbeplande toekomstige uitgawes. Ook mag die Trustee Komitee in voormelde begroting voorsiening maak vir die vervanging van enige roerende xxxxx van die Vereniging.
13. Enige heffing gehef en gevorder deur die Trustee Komitee xxx xxxx die lede betaalbaar wees by wyse van maandelikse of jaarlikse paaiemente xxxx bepaal deur die Trustee Komitee. Alle diensteheffings en belastings betaalbaar ten opsigte van 'n erf aan die Plaaslike Owerheid xxx op die wyse en op die tydstip xxxx voorgeskryf deur die Plaaslike Owerheid betaalbaar wees aan die Plaaslike Owerheid.
14. Die Trustee Komitee mag van tyd tot tyd spesiale heffings vasstel betaalbaar deur die lede, ten opsigte van uitgawes waarna xxxxxx word in klousule 11 hierbo (ten opsigte waarvoor daar nie begroot is nie of ten opsigte waarvan daar vir 'n te lae bedrag begroot is) of enige ander onvoorsiene of onbegrote uitgawe en sulke heffings mag opgelê word in bedrae en betaalbaar oor 'n periode of in paaiemente xxxx die Trustee Komitee mag goeddink.
15. Enige heffing betaalbaar deur 'n lid xxx 'n skuld verskuldig wees deur hom aan die Vereniging. Die verpligting van 'n lid om 'n heffing te betaal, xxx verval op die tydstip waarop sy lidmaatskap van die Vereniging beëindig word sonder benadeling van die Vereniging se regte om agterstallige heffings van die lid xx
xxxxxxx. Geen heffings betaal deur 'n lid xxx xxxxx enige omstandighede terugbetaalbaar wees deur die Vereniging na beëindiging van sy lidmaatskap nie.
16. 'n Lid se opvolger in titel as eienaar van 'n erf, xxx aanspreeklik word vir betaling van die heffings vanaf die datum waarop oordrag van die erf in sy naam geregistreer word. Vanaf voormelde datum xxx hy verplig wees om die heffings betaalbaar ten opsigte van sy erf, te betaal.
17. Geen lid xxx oordrag van sy erf xxx xxxxx totdat die Vereniging gesertifiseer het dat daardie lid tot op datum van oordrag al sy finansiële verpligtinge teenoor die Vereniging nagekom het nie en die Vereniging xxx xxx sy goedkeuring in terme van klousule 6.3 hierbo xxxxxxx totdat 'n lid al sy finansiële verpligtinge teenoor die Vereniging vervul het nie.
18. Die totale bedrag heffings gehef deur die Trustee Xxxxxxx xxx in gelyk dele tussen die aantal erwe in die Ontwikkeling verdeel word.
HANDELINGE MET DIE GEMEENSKAPLIKE AREA
19. Geen gedeelte of die geheel van die gemeenskaplike area, xxx:
19.1 met verband beswaar word nie; of
19.2 onderworpe gestel word aan regte of dit in 'n Aktekantoor geregistreer word al xxx xxx, van gebruik, okkupasie of serwituut, xxxxx xxx 'n algemene serwituut ten gunste van die plaaslike owerheid in wie se gebied die Ontwikkeling val vir doeleindes van dienste deur daardie Plaaslike Owerheid aan die Ontwikkeling gelewer, sonder dat die lede by wyse van 'n Spesiale Besluit die verlening van sulke regte goedkeur nie; of
19.3 verbeter word deur die oprigting van enige geboue of enige ander verbetering daarop sonder die goedkeuring van 'n Spesiale Besluit nie, behalwe die verbeterings xxxxxx xx in klousule 23 hier onder.
20. OMGEWINGSBESTUUR VAN DIE GEMEENSKAPLIKE AREA DEUR DIE VERENIGING
20.1 Die terrein xxx gereeld ondersoek word vir die ontkieming en verspreiding van uitheemse indringer plantegroei. Laasgenoemde xxx op 'n gereelde basis met die hand verwyder word.
20.3 Die terrein xxx gereeld ondersoek word vir die ontstaan van spoelskade of waaisandgebiede, en maatreëls xxx getref word xx xxxxx probleemgebiede te bestuur.
20.4 Die terrein xxx gereeld ondersoek word vir enige rommelstrooiery en skoon gemaak word.
20.5 Geen inplanting, behalwe van plaaslike-inheemse plantegroei mag plaasvind nie.
KONTRAKTE EN REGULASIES
21. Die Trustee Komitee mag van tyd tot tyd:
21.1 regulasies maak ten opsigte van inter alia:
21.1.1 die lede se reg van gebruik, okkupasie en genot van die gemeenskaplike area wat nie in stryd is met die Vereniging se hoofdoelwit van Natuurbewaring nie;
21.1.2 die getal persone wat elke erf mag okkupeer;
21.1.3 die uitwendige voorkoms ten opsigte van die argitektoniese styl van en onderhoud van verbeterings op die erf of op die gemeenskaplike area xxxx uiteengesit in die Argitektoniese Vereistes;
21.2 ooreenkomste sluit met die betrokke Plaaslike Owerheid ten opsigte van enige van die aspekte uiteengesit in klousule 21.1 hierbo.
ONDERNEMING DEUR LID
22. Elke lid onderneem teenoor die Vereniging dat hy xxx voldoen aan:
22.1 alle bepalings van hierdie Konstitusie;
22.2 enige regulasie uitgevaardig kragtens die bepalings van klousule
21.1 hierbo;
22.3 enige ooreenkoms waarna xxxxxx word in klousule 21.2 hierbo sover as dit nodig mag wees dat hy daaraan moet voldoen.
23. VERSUIM DEUR LEDE
23.1 Enige lid wat versuim om enige heffing of enige ander bedrag aan die Vereniging te betaal op die datum waarop dit betaalbaar word of wat op enige wyse versuim om aan enige van die terme van hierdie Konstitusie te voldoen, of wat op enige xxxxx xxxx 'n verpligting in hierdie Konstitusie opgelê verbreek, mag indien dit so bepaal word by wyse van 'n meerderheidsbesluit xxxxxx xxxx alle Trustees teenwoordig by 'n vergadering van die Trustee Komitee 'n boete opgelê word deur die Trustee Komitee in 'n bedrag wat die Trustee Komitee in hul diskresie bepaal.
23.2 Die betrokke lid wat in versuim is, xxx genooi word deur die Trustee Komitee, by wyse van 'n geskrewe kennisgewing afgelewer aan so 'n lid nie minder nie as 7 (sewe) dae voordat 'n vergadering gehou word waarop dielid se beweerde versuim bespreek xxx word om die vergadering by xx xxxx. So 'n lid xxx geregtig wees om die vergadering by xx xxxx met of sonder regsverteenwoordiging en om op so 'n vergadering xx xxxx xx xxxx. Die lid xxx xxxxx nie teenwoordig mag wees tydens die stemming ten opsigte van 'n besluit deur die Trustees wat verband hou met sy beweerde versuim en/of boete wat as gevolg van sy versuim kragtens die bepalings van klousule 23 hierbo opgelê mag word nie.
23.3 Enige lid xxx geregtig wees om in terme van die bepalings van die Die Wet op Gemeenskapskema-ombudsdienste, 2011 [Wet 9 van 2011] enige dispuut na die Ombud xx xxxxxx vir beregting daarvan.
BEËINDIGING VAN LIDMAATSKAP
24. Geen lid wie se lidmaatskap van die Vereniging vir watter rede ookal beëindig word (ook nie die betrokke lid se Eksekuteurs, Kurators, Trustees of Likwidateurs nie), xxx enige eis of belang in die fondse of eiendom van die Vereniging hê nie. Hierdie bepaling doen geen afbreek aan die reg van die Vereniging op enige bedrae verskuldig deur so 'n lid aan die Vereniging nie en die Vereniging xxx geregtig xxx xx enige verskuldigde bedrae vanaf die lid of sy boedel te eis.
TRUSTEE KOMITEE
25 Xxxx xxx 'n Komitee van Trustees van die Vereniging wees wat uit nie meer nie as 5 (vyf) en nie minder nie as 3 (drie) xxxx xxx bestaan.
25.1 Elke Trustee xxx 'n lid van die Vereniging wees (met die voorwaarde dat die eggenoot van 'n lid 'n Trustee mag wees) of 'n begunstigde van 'n lid of 'n persoon wat 'n direkte belang in die lid hou of 'n persoon behoorlik daartoe gemagtig om namens 'n lid wat 'n regspersoon is op te tree.
25.2 Die Trustees xxx in die amp van Trustee aanbly tot en met die datum van die daaropvolgende jaarlikse Algemene Vergadering op xxxxx datum hulle geag xxx word uit hul ampte te bedank het sonder benadeling van hul reg, sou hul kwalifiseer, om hulself beskikbaar xx xxx vir herverkiesing.
VERWYDERING EN ROTASIE VAN TRUSTEES
26. Behalwe xxxx hieronder uiteengesit in klousule 27 xxx xxxx Trustee in sy amp
aanbly tot en met die algemene jaarvergadering wat volg op sy aanstelling op xxxxx datum elkeen van die Trustees geag xxx word te bedank het sonder om afbreek te doen aan hul reg om hul beskikbaar te stel vir herverkiesing tot die Trustee Komitee by so 'n algemene jaarvergadering.
27. 'n Trustee xxx geag word te bedank het uit sy amp, indien:
27.1 hy aansoek gedoen het vir boedeloorgawe, of xx xxxx 'n bevoegde hof voorlopig of finaal gesekwestreer is;
27.2 hy enige reëling of skikking met sy skuldeisers aangegaan het;
27.3 hy skuldig bevind is aan enige misdaad wat verband hou met oneerlikheid;
27.4 xx xxxx 'n bevoegde hof bevind word handelingsonbevoeg xx xxxx;
27.5 hy skriftelik sy bedanking as Trustee by die Sekretaris van die Trustee Komitee ingedien het;
27.6 hy te sterwe kom;
27.7 hy uit sy amp onthef word by wyse van 'n Spesiale Besluit geneem na afloop van ‘n dissipinêre verhoor deur die Komitee sou die Trustee van onregmatige optrede, onwelvoeglike gedrag of enige optrede wat die Komitee se beeld skaad skuldig bevind word. Die Trustee xxx daarvan weerhou word om in sy hoedanigheid as trustee op te tree hangende die uitkoms van die Spesiale Besluit;
met die voorbehoud dat 'n handeling xx xxxxxx trou xxxx 'n xxxxxxx in sy hoedanigheid as Trustee verrig terwyl hy alreeds geag het om uit sy amp te bedank het, geldig xxx xxxx xxxxx die xxxx dat hy nie xxxxxx as 'n Trustee xxxx xxx in die notules van die Trustee Komitee aangeteken was alvorens hy voormelde handeling verrig het.
28. Indien daar enige vakature ontstaan in die Trustee Komitee voor die hou van die volgende algemene jaarvergadering, xxx daardie vakature vervul word deur 'n persoon xxxx genomineer deur die inwonende Huiseienaars.
AMP VAN TRUSTEE
29. Die Trustees xxx uit hulself 'n Voorsitter en Ondervoorsitter verkies.
30. Binne 7 (sewe) dae na die hou van die algemene jaarvergadering, xxx die Trustee Komitee vergader en xxx xxx uit hul lede 'n Voorsitter en Ondervoorsitter verkies wie hul ampte sal beklee tot en met die volgende algemene jaarvergadering. In die geval waar die amp van Voorsitter of
Ondervoorsitter vakant word, xxx die Trustee Komitee onmiddellik vergader om 'n ander lid van die Trustee Komitee tot daardie amp te verkies.
31. Behalwe indien tot die teendeel bepaal in hierdie Konstitusie, xxx die Voorsitter alle vergaderings van die Trustee Komitee en alle Algemene Vergaderings van die lede lei en xxx hy alle verpligtinge nakom wat verband hou met die amp van Voorsitter en xxx hy ook sulke verpligtinge hê as wat van tyd tot tyd voorgeskryf mag word deur die Trustee Komitee of lede. Die Voorsitter xxx tydens vergaderings die reg hê om lede toe te laat om te praat of om orde te handhaaf deur ontwrigtende persone te versoek om te swyg of die vergadering te verlaat. Enige lid wat nie xxxx is van die Trustee Komitee nie en wat op uitnodiging die vergadering van die Trustee Komitee bywoon, xxx met die goedkeuring van die Voorsitter geregtig wees om te praat tydens so 'n vergadering, maar xxx xxx geregtig wees om te stem op so 'n vergadering nie.
32. Die Ondervoorsitter xxx die magte en regte van die Voorsitter uitoefen in die afwesigheid, onvermoë of onwilligheid van die Voorsitter om aldus op te tree. Die Voorsitter xxx xxxxxx daardie verpligtinge vervul xxxx wat van tyd tot tyd aan hom toegedeel mag word deur die Voorsitter of deur die Trustee Komitee.
33. Die Trustees xxx geregtig wees om vergoed te word vir alle redelike en bona fide uitgawes deur hul aangegaan in die uitoefening van of in die vervulling van hul verpligtinge as Trustees en/of Voorsitter en/of Ondervoorsitter xxxx die geval mag wees, maar behalwe vir voormelde, xxx xxxxx nie geregtig wees op enige vergoeding of salaris ten opsigte van die dienste deur hulle gelewer nie.
33.1 Geen lid of inwoner xxx xxxx die Vereniging as werknemer
aangestel word vir dienslewering aan die Vereniging nie. K o n t r a k t e v i r dienste benodig deur die Vereniging xxx op ‘n ad hoc basis op tender per e- pos aan alle lede geadverteer word. Kriteria vir toekenning van die tender xxx in xxxx onderskeidelike tender gestipuleer word. Suksesvolle aansoekers xxx as onafhanklike kontrakteurs optree.
FUNKSIES EN MAGTE VAN DIE TRUSTEE KOMITEE
34. Die Trustee Xxxxxxx xxx toesien tot die bestuur en administrasie van die besigheid en sake van die Vereniging volgens die bepalings van hierdie Konstitusie.
34.1 Die Trustee Xxxxxxx xxx oor alle magte beskik wat nodig is om die besigheid en sake van die Vereniging behoorlik te bestuur.
34.2 Die Trustee Xxxxxxx xxx die mag hê, behalwe in soverre sy magte deur die Konstitusie beperk word, om alle magte van die
Vereniging uit te oefen en alle handelinge namens die Vereniging te verrig wat deur die Vereniging verrig mag word, behalwe die handelinge wat in terme van die Konstitusie deur die Vereniging in Algemene Vergadering
verrig moet word.
34.3 Alle magte en handelinge van die Trustee Xxxxxxx xxx onderworpe wees aan regulasies wat van tyd tot tyd deur die Vereniging in Algemene Vergadering uitgevaardig word.
34.4 Indien ‘n regulasie aanvaar of uitgereik word deur die Vereniging i n Algemene Vergadering, xxx dit nie terugwerkend geld vir handelinge wat reeds verrig is deur die Trust Komitee voordat die voormelde vergadering plaasgevind het nie. Dus, geen handeling wat reeds deur die Trustee Komitee verrig is voordat die voormelde vergadering plaasgevind het, xxx nietig wees as gevolg van ‘n regulasie wat aanvaar of uitgereik word deur die Vereniging in Algemene Vergadering indien daardie handeling nietig sou gewees het as so 'n regulasie reeds voor die
voormelde Algemene Vergadering sou gegeld het nie.
35. Die Trustee Xxxxxxx xxx by magte wees om van tyd tot tyd vorige Komitee besluite te wysig of te kanselleer.
36. Die Trustee Xxxxxxx xxx by magte wees om vir spesifieke projekte tot die Trustee Komitee te koöpteer enige lid of lede of enige eggenoot van enige lid of lede. 'n Gekoöpteerde Trustee xxx al die regte van 'n Trustee geniet en xxx onderworpe wees aan die verpligtinge waaraan 'n Trustee onderworpe is.
37. Die Trustee Komitee is by magte om sou hul so besluit, enige beweerde of vermoedelike verbreking van enige van die terme van hierdie Konstitusie of regulasies uitgereik kragtens hierdie Konstitusie deur 'n lid te ondersoek op so 'n redelike wyse as wat hulle van tyd tot tyd mag bepaal.
38. Bo en behalwe die regulasies wat die Trustee Komitee kragtens klousule 21.1 mag maak, mag die Trustee Komitee verdere regulasies maak xxxxx regulasies nie met die terme van die Konstitusie of met regulasies uitgereik deur die Vereniging in Algemene Vergadering mag bots nie. Die regulasies mag met die volgende aspekte handel:
38.1 ten opsigte van dispute in die algemeen;
38.2 ten opsigte van die bevordering en promosie van die doelwitte van die Vereniging;
38.3 vir die verbeterde bestuur van die sake van die Vereniging;
38.4 vir die bevordering van die belange van lede;
38.5 ten opsigte van die vergaderingsprosedure om gevolg te word tydens Trustee Komitee vergaderings en Algemene Vergaderings; en
38.6 wat van hulp xxx xxxx met die bestuur en administrasie van die Trustee Komitee en Vereniging in die algemeen;
en die Trustee Xxxxxxx xxx ook by magte wees om enige regulasies uitgereik xxxx voormeld te kanselleer, te wysig of aan te pas.
PROSEDURE VAN DIE TRUSTEE KOMITEE
39. Die Trustee Komitee mag vergaderings hou ten einde sy sake af xx xxxxxx, vergaderings uitstel en mag in die algemeen vergaderings op so 'n wyse bedryf as wat hul mag goeddink onderworpe egter aan die voorbehoud dat die prosedures op die vergaderings in die algemeen onderworpe xxx aan die bepalings van die Konstitusie.
40. Vergaderings van die Trustee Xxxxxxx xxx ten minste een maal elke kwartaal gehou word met die voorbehoud dat indien al die Trustees skriftelik afstand doen van hierdie vereiste, daar geen vergadering vir die betrokke kwartaal gehou xxx word nie.
41. Die kworum nodig vir die hou van enige van die vergaderings van die Trustee Xxxxxxx, xxx 2 (twee) Trustees wees, met voorbehoud dat daar geen substansiële finansiële- en/of tug-besluite geneem xxx word by vergaderings tensy alle trustees teenwoordig is nie. Substansiële finansiële besluite sluit nie die gewone dag-tot-dag lopende uitgawes van die Vereniging in nie.
42. Die Voorsitter xxx alle vergaderings van die Trustee Komitee lei met die voorbehoud dat indien op enige van die vergaderings van die Trustee Komitee die Voorsitter nie binne 5 (vyf) minute na die vasgestelde tydstip vir die begin van die vergadering teenwoordig is nie, sal die Ondervoorsitter as Voorsitter van die vergadering optree met die verdere voorbehoud dat indien die Ondervoorsitter ook nie binne voormelde 5 (vyf) minute by die vergadering teenwoordig is nie, sal daardie Trustees teenwoordig by die vergadering geregtig wees om by wyse van stemming 'n Voorsitter uit hul geledere vir die betrokke vergadering aan te stel, xxxxx Voorsitter daarna geregtig xxx xxxx op al die magte en onderworpe xxx xxxx aan al die verpligtinge van die Voorsitter met betrekking tot daardie vergadering.
43. 'n Trustee xxx skriftelike notules neem van elke Trustee Komitee vergadering, xxxxx notules nie noodwendig die vergadering verbatim xxxx xxxx xx xxx nie. Alle besluite op die vergadering moet egter in die notules vervat wees. Die betrokke Trustee xxx so spoedig as moontlik na afloop van die vergadering die notules ook as korrek laat sertifiseer deur die Voorsitter van die vergadering en ‘n kopie daarvan xxx xxxxx 2 weke by die Klubhuis beskikbaar wees op versoek deur lede. Alle notules xxxx voormeld xxx xxxxx dit gesertifiseer is deur die Voorsitter xxxx voormeld, geplaas word in die Trustee Komitee Notuleboek wat gehou xxx word in terme van die reg wat betrekking het op die hou van notules van vergaderings van direkteure van maatskappye. Die Trustee Komitee Notuleboek xxx te alle redelike tye beskikbaar wees vir inspeksie deur enige Trustee, die Ouditeure, lede of die Plaaslike Owerheid.
44. Alle behoorlik geneemde besluite wat opgeneem is in die notules van die
Trustee Xxxxxxx xxx geldig en van xxxxx xxxx en xxxxxxx xxxx vanaf die datum waarop voormelde besluit aangeneem is totdat voormelde besluite gewysig of herroep is, maar geen besluit of gepoogde besluit van die Trustee Xxxxxxx xxx van enige krag of effek wees of bindend op die lede of op die Trustees wees indien voormelde besluit nie binne die magte van die Trustee Xxxxxxx xxx nie.
45. Behoudens die bepalings van die Konstitusie, xxx die prosedure by enige Trustee Komitee vergadering deur die Voorsitter bepaal word.
46. 'n Besluit geteken deur ‘n minimum van 3 Trustees, xxx net so geldig wees asof dit geneem is by 'n behoorlik saamgestelde vergadering van die Trustee Komitee.
ALGEMENE VERGADERINGS VAN DIE VERENIGING
47. Algemene jaarvergaderings xxx gehou word voor 31 Desember van elke kalenderjaar. Voormelde algemene jaarvergadering xxx addisioneel wees tot enige Algemene Vergaderings deur daardie jaar gehou en xxx as 'n algemene jaarvergadering geïdentifiseer word in die kennisgewings van die vergadering xxxx uitgereik in terme van die bepalings van hierdie Konstitusie.
48. Onderworpe aan die voorbehoud van die Konstitusie, xxx die algemene jaarvergadering gehou word op so 'n tyd en op so 'n plek as wat die Trustee Komitee van tyd tot xxx xxx bepaal.
49. Alle Algemene Vergaderings xxxxx xxx die algemene jaarvergadering xxx Spesiale Algemene Vergaderings genoem word.
50. Die Trustee Xxxxxxx xxx wanneer hulle ookal so goeddink, 'n Spesiale Algemene Vergadering belê en xxx verplig daartoe wees indien hulle deur ten minste 1/3 (een-derde) van die lede van die Vereniging skriftelik daartoe versoek word.
KENNISGEWING VAN VERGADERINGS
51. 'n Algemene Jaarvergadering en 'n Spesiale Algemene Vergadering belê vir die doeleindes van die aanname van 'n Spesiale Besluit, xxx xxxx word met ten minste 21 (een-en-twintig) kalenderdae kennisgewing per e-pos aan die lede.
52. 'n Spesiale Algemene Vergadering wat nie belê word ten einde 'n Spesiale Besluit aan te neem nie, xxx xxxx word met ten minste 14 (veertien) dae skriftelike kennisgewing aan die lede.
53. In elk van kennisgewing-periodes hierin genoem, xxx die periode bereken word deur die dag waarop die kennisgewing gegee word, uit te sluit uit die berekening van bogemelde periodes. Die kennisgewing xxx addisioneel tot enige ander vereiste uiteengesit in die Konstitusie die dag en tydstip van die
betrokke vergadering duidelik spesifiseer. Volledige besonderhede omtrent enige spesiale besigheid of sake wat op die vergadering bespreek xxx word, xxx in die kennisgewing uiteengesit word. Die kennisgewing xxx ook die algemene aard van sake wat bespreek gaan word op die vergadering uiteensit. In die geval van 'n Spesiale Besluit xxx die kennisgewing die terme en effek van die besluit en die redes waarom die besluit aangeneem behoort te word uiteensit.
54. 'n Algemene Vergadering van die Vereniging xxx nieteenstaande die xxxx dat dit saamgeroep is deur middel van 'n korter kennisgewing as die tydperke hierbo genoem geag word behoorlik belê xx xxxx indien daartoe toegestem is deur
54.1 in geval van 'n vergadering genoem die Algemene Jaarvergadering, deur al die lede wat geregtig is om die vergadering by xx xxxx en daarop te stem; en
54.2 in geval van 'n Spesiale Algemene Vergadering, deur 'n meerderheid in getal van die lede wat 'n reg het om die vergadering by xx xxxx en daarop te stem en wat nie minder nie as 75% van die totale stemreg van lede hou.
55. Geen vergadering xxx ongeldig wees of geen besluit op so 'n vergadering geneem xxx ongeldig wees bloot:
55.1 omdat daar per abuis nagelaat is xx xxxxxx van so 'n vergadering of enige besluit wat op die vergadering aangeneem sou word, aan 'n bepaalde lid of lede xx xxx nie; of
55.2 omdat daar per abuis nagelaat is om enige dokument aan lede tydens kennisgewing of tydens die hou van die vergaderings voor te xx xxx xxxxxxxx die bepalings van die Konstitusie aan lede aldus voorgelê xxxx word; of
55.3 omdat 'n kennisgewing of voormelde dokument aan 'n lid gestuur, nie deur daardie lid ontvang is nie.
PLEK VAN VERGADERINGS
56. Algemene vergaderings van die Vereniging xxx gehou word op 'n plek xxxx van tyd tot tyd deur die Trustee Komitee bepaal.
KWORUM
57. Geen sake xxx afgehandel word by enige Algemene Vergadering tensy 'n kworum teenwoordig is nie. Die kworum wat teenwoordig moet wees vir die hou van 'n Algemene Vergadering, xxx xxxx soveel van die lede geregtig om te stem as wat saam een vyfde van die totale beskikbare stemme van lede uitmaak met die voorbehoud dat ten minste 3 (drie) lede persoonlik
teenwoordig moet wees.
58. Indien daar nie binne 30 (dertig) minute vanaf die tydstip bepaal vir die begin van die Algemene Vergadering 'n kworum teenwoordig is nie, sal die vergadering indien dit belê is op versoek van lede verdaag en binne 30 (dertig) minute na sodanige verdaging hervergader en indien by so 'n verdaagde vergadering ook nie 'n kworum teenwoordig is binne 30 (dertig) minute nadat die lede hervergader het nie, sal die lede teenwoordig by daardie vergadering geag word 'n kworum uit xx xxxx.
AGENDA BY VERGADERINGS
60. Addisioneel tot enige ander sake waarmee kragtens die Konstitusie gehandel moet word by 'n Algemene Vergadering, xxx die volgende behandel word by 'n Algemene Jaarvergadering:
60.1 Die oorweging van die Voorsitter se verslag aan die Trustee Komitee;
60.2 Die verkiesing van die Trustee Komitee;
60.3 Die oorweging van enige sake aanhangig gemaak by die vergadering insluitende enige besluite voorgestel vir aanname by daardie vergadering en die stemming ten opsigte van voormelde besluite;
60.4 Die oorweging van die balansstaat en ander finansiële rekeninge van die Vereniging vir die finansiële jaar van die Vereniging wat die Algemene Jaarvergadering voorafgaan;
60.5 Die oorweging van en aanname van die verslag van Xxxxxxxxx;
60.6 Die oorweging van die totale heffing vir die volgende finansiële jaar; en
60.7 Die oorweging van en die vasstelling van vergoeding van Ouditeure vir die finansiële jaar van die Vereniging wat die Algemene Jaarvergadering voorafgegaan het.
60.8 Die aanname van regulasies wat die Algemene Vergadering wil uitvaardig.
PROSEDURE BY ALGEMENE VERGADERINGS
61. Die Voorsitter xxx alle Algemene Vergaderings lei met die voorbehoud dat indien hy nie binne 5 (vyf) minute na die tydstip vasgestel vir die begin van die Algemene Vergadering teenwoordig is nie, sal die Ondervoorsitter as Voorsitter van die vergadering optree met die verdere voorbehoud dat indien
die Ondervoorsitter ook nie teenwoordig is binne 5 (vyf) minute na die tydstip vir die begin van die vergadering nie, sal die lede teenwoordig op die vergadering en wat geregtig is om te stem op die vergadering, by wyse van stemming 'n Voorsitter aanwys, xxxxx Voorsitter daarna geregtig xxx xxxx om alle magte van die Voorsitter uit te oefen en onderworpe xxx xxxx aan al die verpligtinge van die Voorsitter met betrekking tot daardie vergadering.
62. Die Voorsitter mag met die goedkeuring van die Algemene Vergadering waar 'n kworum teenwoordig is (en indien so beveel deur die vergadering), 'n vergadering verdaag van tyd tot tyd en van plek tot plek, maar geen sake xxx op so 'n verdaagde vergadering afgehandel word anders as die sake wat afgehandel kon gewees het by die vergadering wat verdaag is nie. Wanneer 'n vergadering verdaag word na 'n tydstip later as 10 (tien) dae vanaf die datum waarop die vergadering oorspronklik belê is, xxx xxxxxx van die verdaagde vergadering aan lede gegee word op dieselfde wyse as wat kennis vir die oorspronklike vergadering xxxxxxx is. Behalwe vir voormelde, xxx xxxx nie geregtig wees op enige kennis van verdaging of kennis ten opsigte van die besigheid of sake wat by die verdaagde vergadering afgehandel xxx word nie.
63. Behalwe indien tot die teendeel bepaal in hierdie Konstitusie, xxx alle Algemene Vergaderings afgehandel word in ooreenstemming met algemene aanvaarde vergaderingsprosedure.
VOLMAGTE
64. 'n Lid mag verteenwoordig word by 'n Algemene Vergadering deur 'n verteenwoordiger wie nie 'n lid van die Vereniging hoef xx xxxx nie. Die volmag moet skriftelik wees en moet onderteken wees deur die lid wat aldus verteenwoordig xxx word of die lid se behoorlike agent. Die volmag hoef nie in 'n bepaalde vorm gegiet xx xxxx nie met die voorbehoud dat waar 'n lid bestaan uit meer as een persoon, al daardie persone die volmag moet onderteken of waar 'n lid 'n maatskappy is moet die volmag onderteken word deur die voorsitter van die direksie van die maatskappy of die maatskappy se sekretaris en waar 'n lid 'n assosiasie van persone is moet die volmag onderteken word deur die sekretaris van die assosiasie en waar 'n beslote korporasie die lid is moet 'n lid van die beslote korporasie die volmag onderteken. Een verteenwoordiger xxx beperk word tot ‘n maksimum van twee volmagte.
65. Die volmag en, indien van toepassing, die dokument wat as bewys dien dat die persoon wat die volmag namens 'n regspersoon of assosiasie teken, behoorlik daartoe gemagtig is moet ingehandig word by die Kantoor te enige tyd voor die tydstip vasgestel vir die begin van die Algemene Vergadering of verdaagde Algemene Vergadering waar die verteenwoordiger die lid moet
verteenwoordig. Geen volmag xxx geldig wees na afloop van 'n tydperk van 12 (twaalf) maande vanaf die datum waarop die lid of sy gemagtigde agent die volmag geteken het nie.
66. 'n Stem uitgebring in ooreenstemming met die terme van 'n volmag xxx geldig wees nieteenstaande die afsterwe van die prinsipaal of herroeping van die volmag op voorwaarde dat geen aanduiding op skrif van die dood van die prinsipaal of herroeping van die volmag deur die Trustee Komitee ontvang is ten minste 1 (een) uur voor die tydstip waarop die Algemene Vergadering geskeduleer is om te begin nie.
STEMREG
67. By elke Algemene Vergadering xxx xxxx lid persoonlik of deur middel van sy verteenwoordiger geregtig wees om te stem en xxx xxxx lid 1 (een) stem hê vir elke erf geregistreer in sy naam met die voorbehoud dat indien 'n erf geregistreer is in die naam van meer as 1 (een) persoon, al die eienaars van daardie erf gesamentlik 1 (een) stem hê. Xxxxxxxx xxx op geslote wyse plaasvind om vertroulikheid te bevorder en te beskerm.
68. Behalwe indien uitdruklik tot die teendeel bepaal in hierdie Konstitusie, xxx xxxx xxxxxxx xxxxx xxx 'n lid wie alle bedrae en of heffings verskuldig aan die Vereniging betaal het en wie nie geskors is uit die Vereniging nie, geregtig wees om teenwoordig xx xxxx en te stem ten opsigte van enige vraag of besluit persoonlik of by wyse van 'n verteenwoordiger by 'n Algemene Vergadering nie.
BESTUURSAGENT
69. Die Vereniging mag ten einge tyd wanneer die behoefte ontstaan ‘n Bestuursagent aanstel om alle operasionele aspekte wat deur die Komitee aangewys word te bestuur, beheer en te reguleer.
70. Die Bestuursagent moet beskik oor die nodige kundigheid, hulpbronne en ervaring ten opsigte van die bestuur van sodanige operasionele aspekte. D i e aanstelling xxx in ‘n skriftelike ooreenkoms aangegaan word wat xxx aanvang neem en xxx voortduur xxxx daarin ooreengekom.
71. As vergoeding vir die dienste gelewer deur die Bestuursagent, xxx die Vereniging ‘n bestuursfooi aan die Bestuursagent betaal xxxx waarop die p a r t y e van tyd tot tyd ooreenkom.
WYSIGING VAN KONSTITUSIE
72. Elke wysiging van hierdie konstitusie van watter aard ookal, insluitend enige byvoeging daartoe, uitwissing daarvan of vervanging daarvan, xxx die
goedkeuring van minstens 75% (vyf-en-sewentig persent) van die totale getal stemme toegeken aan lede van die Vereniging, benodig.
Hierdie meerderheid xxx op ‘n Spesiale Algemene Vergadering, spesifiek byeengeroep vir so ‘n doel en die kennisgewing van so ‘n vergadering xxx, bykomend om gehoor xx xxx aan die vereistes vir die byeenroep van ‘n vergadering, in spesifieke terme, die voorgestelde wysiging uiteensit.
Enige sodanige verandering, byvoeging of weglating xxx slegs geldig wees sodra dit goedgekeur word deur die Mosselbaai Munisipaliteit.
Ek/Ons die ondergetekende(s)
verklaar hiermee dat ek/ons bogenoemde Konstitusie gelees het en die inhoud daarvan begryp en myself/onsself daaraan gebonde ag.
GETEKEN TE OP VAN
20
AS GETUIES: