Beleidnommer: Finansieskomitee 24/04/2009 Rektor se Bestuurspan 07/06/2011
9. AANKOOP- EN TENDERBELEID EN -PROSEDURE
Beleidnommer: Finansieskomitee 24/04/2009 Rektor se Bestuurspan 07/06/2011
Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne en prosedures rakende die aankope van goedere en dienste en die verkryging van tenders.
INHOUDSOPGAWE
A. GESENTRALISEERDE AANKOOPBELEID
B. OPSOMMING VAN AANKOOPBELEID
1. BBBEE
2. Aankope snypunte vir kwotasies en tenders
3. Kwotasies
4. Tenderprosedures en -beleid
4.1 Beleid (Vasstelling van verantwoordelikheid)
4.2 Prosedure by die aanvang van ʼn tender
4.3 Reglement van die tenderkomitee
4.4 Prosedure ten opsigte van die ontvangs van ʼn tender
4.5 Prosedure by die oopmaak van die tenderbus en tenders
4.6 Evaluasie van tenders wat nie aan die tenderkomitee voorgelê xxxx xx word nie
4.7 Evaluasie van tenders wat aan die tenderkomitee voorgelê moet word
4.8 Tydsberekening en keerdatums ten opsigte van tenders – kortste moontlike opsies
4.9 Aanbevelings, beslissings, bekragtigings en kennisname
4.10 Monsters
4.11 Onderhandelinge met die tenderaar
4.12 Alleen tenderaars
4.13 Kommunikasie met tenderaars
4.14 Prosedure na goedkeuring van tenders
4.15 Dringende take
4.16 Wysiging of uitbreiding van aanvaarde tenders na goedkeuring
4.17 Goedgekeurde verskafferslys
4.18 Minimum inligting in tenderregister
4.19 Enkel tenderdokumente
4.20 Herhaalde aankope
4.21 Beskikbaarheid van dokumente
4.22 Rekenkundige verantwoordelikheid van projekte
4.23 Verandering aan tenderdokumente, verkorte tenderdokumente en aansoeke
4.24 Verantwoordelikhede in die tenderproses
4.25 Tender prosedure en toekenning van tenders ten opsigte van Kapitale- en Instandhoudingsprojekte (Fasiliteitsbestuur)
4.26 Aanstellingsprosedures met betrekking tot konsultante op projekte deur Fasiliteitsbestuur: Beplanning en Ontwikkeling en Eiendomsdienste
4.27 Samestelling van kontrakteurs tenderlyste vir individuele projekte
5. Algemene Aankope
5.1 Items met ʼn aankoopprys xxx xxxxxx as R1 000
5.2 Kapitaalgoedere (Bate-items)
6. Dienste en produkte waarvoor spesiale beleidsbepalings geld
6.1 Lugreisbesprekings
6.2 Motorhuurbesprekings
6.3 Drukwerk
6.4 Fotokopieermasjiene
6.5 Rekenaars en Drukkers
6.6 Meubels en Kantoortoerusting
7. Aflewering en Betaling van Xxxxxxx en Dienste
8. Algemeen
8.1 Personeel
8.2 Voorraadtelling
8.3 Aankope van voorraad
8.4 US verskafferslys
A. GESENTRALISEERDE AANKOOPBELEID
Die bestuurstrategie van die Universiteit Stellenbosch is om, binne die raamwerk van 'n sentrale beheer- en koördineringstruktuur, besluitneming en bevoegdhede sover doenlik te desentraliseer. Die aankoopfunksie van die Universiteit Stellenbosch word egter deur 'n gesentraliseerde aankoopafdeling bestuur en rekenaarmatig beheer. Hierdie beleid en aankopestelsel vereis dat alle aankope na die sentrale aankoopkantoor gekanaliseer, gekoördineer en geadministreer word. 'n Amptelike universiteitsbestelling, xxxx uitgereik of rekenaarmatig bevestig deur 'n gemagtigde aankoper namens die Uitvoerende Direkteur Bedryf en Finansies, is dus die enigste xxxxxx waarop die universiteit tot 'n aankoop, diens of huurtransaksie verbind kan word.
Die Universiteit Stellenbosch is 'n regspersoon en kan dus deur kontraktuele regte en verpligtings gebind word.
Die Universiteitsraad het besluit dat die volgende amptenare ingevolge gedelegeerde bevoegdhede en verantwoordelikhede kontrakte namens hom mag onderteken:
Die Rektor | Xxxx XX Xxxxxx |
Die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies | Prof L van Huyssteen |
Die Hoofdirekteur: Finansies | Mnr HAJ Lombard |
Geen ander personeellid, departement, afdeling, sentrum, buro of instituut kan dus namens die US 'n kontrak sluit nie behalwe in die geval van navorsingskontrakte.
Die volgende tekenmagte geld tydens die ondertekening van navorsingskontrakte:
Kontrakwaarde | ≤ R150 000 | Voorsitter/hoof van departement of direkteur indien ’n sentrum, buro of instituut. Die tekenmagte en bevoeghede geld slegs met die delegasie van die Dekaan. |
Kontrakwaarde | ≤R500 000 | Dekaan |
Kontrakwaarde | >R500 000 | Viserektor (Navorsing) |
Die volledige beleid rakende die ondertekening van navorsingskontrakte is beskikbaar by die Afdeling Navorsingsontwikkeling. Kontak die afdeling voor die ondertekening van enige navorsingskontrakte.
Alle voornemende kontrakte moet ook eers na die Afdeling Regsdienste en die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxxxxx word vir goedkeuring voor ondertekening.
'n Gesentraliseerde Aankoopafdeling verseker dat aankopers in samewerking met kliënte nommerpas goedere en dienste teen die voordeligste pryse en voorwaardes vir alle departemente en afdelings van die US beding. Dit stel personeel in departemente en afdelings in staat om op hulle eie hooftake te konsentreer.
B. OPSOMMING VAN AANKOOPBELEID
Die amptelike Aankoopbeleid van die Universiteit Stellenbosch geld vir alle aankope van goedere en dienste uit fondse wat deur die US bestuur of in trust gehou word vanaf alle leweransiers op die US se voorkeurdiensverskaffers basis.
• Alle versoeke vir goedere en dienste aan die US moet aangevra word deur ʼn amptelike US bestelling.
• Geen goedere en dienste mag deur voorkeurdiensverskaffers gelewer word indien hulle nie in besit is van ʼn amptelike US bestelling nie.
• Geen goedere of dienste mag aangekoop en betaal word met ʼn persoonlike kredietkaart, kontant of tjek om later van die US terug geëis te word nie. (Sien 5.1 vir betalings xxx xxxxxx as R1000)
• Die US behou die reg voor om enige uitgawe wat vir goedere en dienste persoonlik aangegaan is vir amptelike US doeleindes vir terugbetaling xx xxxxx.
• Die Aankoop- en Tenderbeleid en –Prosedures xxxx xxxxx op die Reglement aangaande Delegasie van Bevoegdhede en Verantwoordelikhede.
1. BBBEE
Die Aankoop- en Tenderbeleid xxx ontwikkel en implementeer word om te voldoen aan die vereistes xxxx bepaal deur Wetgewing.
1.1 Beleid
• Xxxx xxx ʼn regverdige, billike, onpartydige, deursigtige en mededingende koste- effektiewe proses wees wat alle diensverskaffers verteenwoordigend van alle gemeenskappe, sonder diskriminasie op grond van ras, geslag of liggaamlike gebrek op ʼn xxxxxx xxxx die geleentheid bied om met die US besigheid te doen.
• Geen kompromisse vir kwaliteit, standaarde, diens en prys nie.
• R | 0 | - R | 999 | Minstens een mondeling kwotasie |
• R | 1 000 | - R | 5 000 | Minstens een skriftelike kwotasie |
• R | 5 001 | - R | 50 000 | Minstens twee skriftelike kwotasies |
• R | 50 001 | - R | 75 000 | Minstens drie skriftelike kwotasies |
• R | 75 001 | - R150 000 | Minstens drie verseëlde kwotasies | |
• R | 150 001 | - en meer | Tenders | |
2. AANKOPE SNYPUNTE VIR KWOTASIES EN TENDERS Verbruikbare goedere en dienste gelewer:
LET WEL: Druk- en Grafiese werk
Dit word van departemente/afdelings verwag om minstens een kwotasie volgens aankoopsnypunte in te win vanaf SUN MeDIA (xxxx xxxxx vir volledige beleid).
LET WEL: Aankope van akademiese handboeke ten bedrae van meer as R150 000 hoef nie op tender uit te gaan nie, maar drie verseëlde kwotasies moet ingewin word en aan die betrokke aankoper by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word.
Eenmalige spesialis konsultasiedienste:
• R 0 - R 999 Minstens een mondeling kwotasie
• R 1 000 - R 50 000 Minstens een skriftelike kwotasie
• R 50 001 - R150 000 Minstens twee skriftelike kwotasies
• R150 001 - en meer Tenders
Kapitaalgoedere (Meubels, Toerusting en Laboratoriumtoerusting):
• R 2 000 - R 25 000 Minstens twee skriftelike kwotasies
• R 25 001 - R 75 000 Minstens drie skriftelike kwotasies
• R 75 001 - R 150 000 Minstens drie verseëlde kwotasies
• R 150 001 - R 500 000 Minstens drie selektiewe tenders vanaf
die goedgekeurde verskafferslys
• R 500 001 - R2 000 000 Minstens vier selektiewe tenders vanaf
• die goedgekeurde verskafferslys
• R2 000 001 en meer Oop tenders
Bou-en Konstruksiewerke, Landskapering, KKW en Onroerende Toerusting:
• R | 0 | - R | 2 000 | Minstens een mondelinge kwotasie |
• R | 2001 | - R | 10 000 | Minstens een skriftelike kwotasies |
• R | 10 001 | - R | 50 000 | Minstens twee skriftelike kwotasies |
• R | 50 001 | - R | 150 000 | Minstens drie skriftelike kwotasies |
• R | 150 001 | - R | 500 000 | Minstens drie selektiewe tenders/drie verseëlde kwotasies vanaf die goedgekeurde verskafferslys. |
• | R500 001 | - | R2 000 000 | Minstens vier selektiewe tenders vanaf die goedgekeurde verskafferslys. |
• R2 000 001 en meer Minstens vyf selektiewe tenders vanaf die goedgekeurde
verskafferslys. (Werk deur konsultante.)
Bostaande snypunte is van toepassing op die totale bestellingswaarde en nie die lynitem detail en -waarde nie. Bostaande snypunte is van toepassing op alle eksterne aankope, in terme van interne aankope geld die snypunte slegs vir aankope bo R500 000. Xxxx xxxxx ʼn volledige uiteensetting van kwotasie- en tenderprosedures.
US Voertuie
Kwotasies word ingewin by alle plaaslike-/voorkeuragente, asook vanaf minstens twee ander agente. Die bestelling xxx geplaas word by die plaaslike-/voorkeuragent, mits die prys nie meer as 2% verskil van die goedkoopste kwotasie ontvang nie, indien die afwyking meer as 2% is, word die goedkoopste kwotasie aanvaar. ’n Minimum van drie kwotasies word ten alle tye ingewin deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, in samewerking met die Afdeling Voertuigvloot. Voorkeuragente xxx xxxx ʼn komitee bestaande uit die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur, die Direkteur: Kommersiële Dienste, die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste en die Bestuurder: Voertuigvloot, bepaal word volgens vasgestelde evalueringskriteria. Hierdie evaluering xxx aan die einde van elke jaar plaasvind.
Privaat aankope hetsy op US motorskema of in eie naam
Personeel kan die Afdeling Voertuigvloot kontak om hulle behulpsaam xx xxxx met die inwinning van kwotasies. Die inwinning van kwotasies is nie verpligtend nie.
3. KWOTASIES
3.1 Verseëlde kwotasies en tenders word deur middel van 'n standaard-kwotasie-/ tenderdokument wat by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar is, ingewin. Hierdie dokument maak voorsiening vir spesifieke voorwaardes met betrekking tot onderhoud, installering, waarborge, instandhouding, ensovoorts wat onder andere op versoek van die ouditeure verskaf moet word en wat vir kontroledoeleindes beskikbaar moet wees. Alle verseëlde kwotasie/tenderdokumente word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste teruggestuur, waar dit geliasseer en in 'n bewegingsregister aangeteken word.
3.2 Kwotasies moet xxxx nodig volgens die aankope snypunte ingewin word.
3.3 ʼn Verseëlde kwotasie, is ʼn skriftelike kwotasie ontvang in ʼn geseëlde koevert vanaf ʼn verskaffer. Die verseëlde kwotasie moet aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word en mag nie deur die betrokke Departement/Afdeling oopgemaak word nie. Verseëlde kwotasies word ingewin hetsy deur die departement self of deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste op versoek van die departement. Die verseëlde kwotasies word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste oopgemaak, gekontroleer en voorgelê aan die betrokke departement. Die departement, in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste besluit op die geskikte kwotasie. Xxx eers word ʼn rekwisisie ingesleutel op die US xxxxxxx. Alle kwotasies moet op die rekwisisie ingesleutel word.
3.4 Verseëlde kwotasies vir goedere en dienste moet sover moontlik verkry word vanaf verskaffers op die goedgekeurde voorkeurdiensverskafferslys.
3.5 Dit staan die persoon wat die goedere of dienste benodig vry om kwotasies in te win, die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste is egter nie daaraan gebind nie en dit staan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vry om verdere kwotasies in te win xxxx nodig.
3.6 Skriftelike kwotasies word ingewin hetsy deur die departement self of deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste op versoek van die departement, voordat ʼn rekwisisie ingesleutel word op die US xxxxxxx. Die rekwisisie moet die gepaste detail bevat oor die goedere en dienste wat benodig word, byvoorbeeld hoeveelhede, spesifikasies ensovoorts Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste kontroleer en keur die rekwisisie goed indien
die rekwisisie voldoen aan die vereistes van die Aankopebeleid en die produk voldoen aan prys- en gehaltestandaarde.
3.7 Kwotasies moet 'n gedetailleerde uiteensetting gee van die spesifieke werk, goedere of diens wat gedoen of gelewer gaan word. Die tipe materiaal, oppervlaktes en handelsname van goedere wat gebruik of gelewer gaan word.
3.8 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx in oorleg met die departement/afdeling, projekleier of persoon wat die goedere of dienste verlang besluit oor 'n suksesvolle verskaffer. Indien daar 'n dispuut ontstaan, xxx die kwotasie in oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur toegeken word. Departemente/afdelings verskaf vroegtydig besonderhede en spesifikasies van goedere/dienste vir begrotings-/besteldoeleindes aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, sodat genoegsame tyd beskikbaar is om die nodige produk-en marknavorsing plaaslik en/of in die buiteland te doen.
Minimum tydperk vir hierdie proses is die volgende:
Plaaslike kwotasies | Minstens twee weke |
Buitelandse kwotasies | Minstens vier weke |
Plaaslike/Buitelandse tenders | Minstens ses weke |
Plaaslike Kapitale Projekte Tender (Fasiliteits- bestuur) | Minstens 10 werksdae |
(Fisiese nooddienste uitgesluit)
3.9 Departemente/afdelings behoort nie sondermeer regstreeks met plaaslike/buitelandse agente xx xxxxxx indien 'n duur aankoop- of huurtransaksie beplan word nie, en mag beslis geen aankoop finaliseer voordat 'n amptelike bestelnommer uitgereik word nie. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste het toegang tot vervaardigers (plaaslik en in die buiteland) wat direk aan die US xxxxx waarvan departemente/afdelings nie altyd bewus is nie. Indien agente/verteenwoordigers betrokke raak voordat die vervaardigers xxxxx xxxxxxx is, is dit moontlik dat onderhandelings, tot nadeel van die US, vertroebel en belemmer kan word.
3.10 Kwotasies moet deur verskaffers onderteken word. Xxxxxxx handtekeninge op kwotasies en tenders is onaanvaarbaar.
3.11 Ten opsigte van transaksies tussen R75 001 en R150 000 moet die oorspronklike kwotasies aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word vir evaluasie voordat betaling kan geskied.
3.12 Alle kwotasies verkry, hetsy skriftelike of mondelingse kwotasies, moet op die aankopestelsel geplaas word.
3.13 Gevalle mag voorkom waar dit nie moontlik of nodig is om die vereiste aantal kwotasies in te win nie, byvoorbeeld reklame-items xxxx xxxxxx- en beperkte diensverskaffers en derde partye of gestandaardiseerde items, wat waarborge moontlik op die spel kan plaas. In bogenoemde gevalle en met die vooraf goedkeuring van die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur mag die aantal kwotasies ingewin beperk word. Departemente xxx volledig moet motiveer hoekom daar in die geval van die beleid afgewyk word. Die departement moet die motivering en goedkeuring liasseer en xxxx.
3.14 Alle betrokke dokumente ontvang deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, insluitende fakture, waarborge en bykomende kwotasies, xxx na voltooiing van die bestelling na die betrokke departement gestuur word vir liassering en bewaring. Die dokumentasie moet op versoek aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar gestel word.
3.15 Alle kwotasies moet in dieselfde tydperk verkry word. Alle kwotasies ouer as een maand is nie meer geldig nie en moet vervang word met nuwe kwotasies. Die datums waarop kwotasies verkry word moet op die Aankopestelsel ingesleutel word en die Aankopers xxx kontroleer of die datums korrek is. Alle kwotasies ingewin deur ’n departement, moet op die US se rekenaarstelsel ingesleutel word. Indien die kwotasies of tenders ontvang xx xxxxxx ooreenstem,
moet daar gepoog word om die aankope by die betrokke verskaffers, eweredig te versprei binne die US.
Waar daar meer as een kwotasie ingewin is, maar verval het as gevolg van die geldigheidstydperk wat oorskry is, xxx die laagste kwoteerder genader word om te bevestig of die prys vir ʼn verdere tydperk geldig sou wees. Indien die prys se geldigheid bevestig is, kan daar voortgegaan word met die plasing van ’n amptelike bestelling, indien nie, sal die proses egter herhaal moet word, dit wil sê nuwe xxxxx xxx van alle kwoteerders verkry moet word.
4. TENDERPROSEDURES EN –BELEID
4.1 Vasstelling van verantwoordelikheid
4.1.1 Alle tenders en verseëlde kwotasies word sentraal deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste geadministreer en ingewin op die standaard US-Tenderdokument wat spesifieke terme en voorwaardes van US Tenderaankope omskryf;
4.1.2 Tenders xxx ingewin word van voorkeurdiensverskaffers volgens aankoopsnypunte en minimum lei periode vir tenders xxxx omskryf in die Aankoop- en Tenderbeleid en – Prosedure;
4.1.3 Alle tenderdokumente word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste teruggestuur waar dit geliasseer en in ʼn bewegingsregister aangeteken xxx word;
4.1.4 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste is verantwoordelik vir die aankoop van alle goedere en dienste, plaaslik sowel as internasionaal; en
4.1.5 Die aankope funksie is spesifikasiegedrewe.
4.2 Prosedure by die aanvang van ʼn tender
4.2.1 Departemente en Afdelings, professionele spanne, projekleiers en ander persone moet die beplanning van hulle aktiwiteite so organiseer dat daar ingevolge hierdie dokument genoeg tyd beskikbaar is sodat die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die beste moontlike voordeel vir die US kan beding.
Voordat enige tenderproses begin word, moet daar skriftelike goedkeuring gegee word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste dat die uitgawes wat moontlik aangegaan mag word in beginsel goedgekeur is.
4.2.2 'n Detail skriftelike dokument moet te alle tye opgestel word wat die hoeveelhede, spesifikasies en ander inligting xxxx tekeninge, afmetings ensovoorts van goedere en dienste waarvoor getender moet word, beskryf. Detail oor enige monsters of prototipes wat deur die tenderaar ingehandig moet word, moet ook hierin uiteengesit word. Hierdie dokument xxx xxxxxx die spesifikasiedokument genoem word. Die woorde " Bylaag A " moet aan die bokant van die eerste bladsy van die spesifikasiedokument verskyn. Die projekleier of persoon wat gemagtig is om te vra vir die goedere of dienste wat aangekoop moet word, is hiervoor verantwoordelik.
Die spesifikasiedokument moet onderteken word ter goedkeuring daarvan deur die persoon wat die bevoegdheid het om die uitgawe te magtig. Die spesifikasiedokument mag slegs in uitsonderlike gevalle met die toestemming van die tenderkomitee deur 'n tenderaar of voornemende tenderaar opgestel word. Indien nodig kan 'n konsultant of sy geassosieerde die spesifikasie dokument opstel, maar hierdie persoon mag slegs in uitsonderlike gevalle met die goedkeuring van die tenderkomitee tender of by die tender betrokke wees.
Die spesifikasiedokument moet voldoende besonderhede bevat van die spesifieke goedere of diens wat verlang word, veral in die geval van herstelwerk, instandhouding, rekenaartoerusting en navorsingstoerusting. Spesifikasie-dokumente mag nie sekere
handelsmerke of verskaffers bevoordeel nie. Die tenderproses kan nie geïnisieer word indien daar nie volledige skriftelike spesifikasies ingedien, word nie.
Die spesifikasiedokument moet ingehandig word om die personeel van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die geleentheid xx xxx om die regte tender prosedures te inisieer. 'n Beoogde datum waarop die goedere gelewer moet word, moet ook so ver moontlik aangedui word. Die spesifikasiedokument moet by die kantoor van die betrokke aankoper ingehandig word.
4.2.3 Die datum waarop die spesifikasiedokument deur die kantoor van die betrokke aankoper ontvang word, moet in die tenderregister aangeteken word.
Die aard wat van die uiteindelike kontrak gaan wees moet bepaal word, byvoorbeeld jaarkontrak, dienskontrak, herstelwerk, instandhouding ensovoorts en dit moet sodanig in die tenderregister aangeteken word.
4.2.4 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx 'n tendernommer en beskrywing aan die tender toe en teken hierdie besonderhede in die tenderregister aan
Tendernommers moet elke jaar by die nommer een (1) begin. Elke daaropvolgende tendernommer begin met een syfer meer as die vorige tender. Daarna volg 'n vorentoe skuinsstreep (/) met die jaartal wat volg (byvoorbeeld 13/2000).
4.2.5 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die aanvangsdatum vir die tender en teken hierdie datum in die tenderregister aan.
Die vroegste aanvangsdatum is die begin van die derde dag nadat die spesifikasiedokument ontvang is, terwyl naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae buite rekening gelaat word.
In die geval waar tenders openbaar oopgemaak moet word en algemene of openbare advertering moet plaasvind, is die vroegste aanvangsdatum die begin van die sesde dag nadat die spesifikasiedokument ontvang is. Indien dit nie moontlik is om in hierdie tyd genoegsaam te adverteer nie, kan hierdie tyd xxxxxx xxxx na ontvangs van die spesifikasiedokument, en xxx die bepaling van die aanvangsdatum berus by die betrokke aankoper.
4.2.6 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die sluitingstyd en sluitingsdatum vir die tender in samewerking met die projekleier en teken dit in die tenderregister aan. Die vroegste sluitingsdatum is die einde van die vierde dag na die tender aanvangsdatum, terwyl naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae buite rekening gelaat word.
In die geval van drukwerk is die sluitingsdatum die einde van die tweede dag na die tender aanvangsdatum, uitgesluit naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae.
4.2.7 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die datum waartoe tenders bindend moet wees vir aanvaarding en teken die datum aan in die tenderregister. Die tender moet minstens bindend wees vir aanvaarding vir twee kalenderweke na die tenderaanvaardingsdatum. (Rede: Indien die suksesvolle tenderaar om enige rede nie kan presteer of xxxxx nie, skep dit die moontlikheid om die tweede beste kandidaat daarna as suksesvolle tenderaar aan xx xxx, xxxxxx dat die tenderproses noodwendig weer begin moet word, of indien daar om enige rede 'n vertraging in die proses is.)
4.2.8 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die tenderaanvaar-dingsdatum en teken dit aan in die tenderregister. Die vroegste datum wat as die tenderaanvaardingsdatum aangewys kan word, is die begin van die vierde dag na die tender sluitingsdatum, terwyl naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae buite rekening gelaat word.
4.2.9 Die volgende inligting moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste in die tenderdokument wat aan tenderaars versprei word, ingevoeg word:
• Tendernommer;
• Beskrywing van die goedere / dienste waarop die tender van toepassing is;
• Tender aanvangsdatum;
• Sluitingsdatum en sluitingstyd van tender;
• Datum waarop tender steeds bindend moet wees vir aanvaarding;
• Tenderaanvaardingsdatum;
• Beoogde leweringsdatum; en
• Spesifikasiedokument.
4.2.10 Die goedgekeurde verskafferslys moet deur die betrokke aankopers geraadpleeg word ten einde 'n gepaste aantal potensiële verskaffers te identifiseer wat genooi kan word om te tender. Vir elke tender bo R500 000 moet daar minstens vier tenders bekom word, xxxxx xxxx xxxxxx as vier potensiële verskaffers in die mark geïdentifiseer is.
Indien daar nie genoeg of enige verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys is wat die betrokke goedere en/of dienste xxx xxxxx nie, moet die betrokke aankoper in samewerking met die projekleier of afdelingshoof besluit op 'n wyse van advertering ten einde die tenderproses oop xx xxxx indien daar wel meer as een potensiële verskaffer is. Xxxx 'n lys op skrif saam van die potensiële verskaffers met die tendernommer bo- aan en lê die lys voor aan die tenderkomitee vir goedkeuring.
4.2.11 Die betrokke aankoper xxxxx die potensiële verskaffers wat geïdentifiseer is telefonies of per e-pos ten einde te bepaal of hulle tender en tenderdokumente wil afhaal. Teken die naam van die persoon met wie daar gepraat is aan op die lys xxxx in 4.2.10 geopen. Teken die faksnommer van die potensiële verskaffer op die lys aan indien hulle sou belangstel om te tender (verkry vanaf die aansoekvorms in die geval van verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys). Bevestig die uitnodiging om te tender per faks of per e-pos en liasseer die kopieë saam met die lys xxxx in 4.2.10 opgestel.
4.2.12 Ten opsigte van elke tender moet daar rekord gehou word in die tenderregister van:
Die naam van die potensiële verskaffers wat tenderdokumente of verkorte tenderdokumente afgehaal het en die naam en handtekening van die persoon wat die tenderdokument of verkorte tenderdokument afgehaal het.
4.2.13 In die geval van verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys wat die uitnodiging om te tender aanvaar het, moet die verkorte tenderdokumente uitgereik word. In die geval van verskaffers wat nie op die goedgekeurde verskafferslys verskyn nie wat die uitnodiging om te tender aanvaar het, moet die volledige tenderdokument uitgereik word.
In beide gevalle moet 'n kopie van die spesifikasiedokument xxxx genoem in 4.2.2 by die tenderdokumente aangeheg word as Bylaag A.
4.3 Reglement van die Tenderkomitee Naam en doelstelling
Die komitee staan bekend as die Tenderkomitee van die Universiteit Stellenbosch. Die Tenderkomitee moet toesien dat die beste moontlike voorwaardes beding word vir die Universiteit Stellenbosch in die toekenning van alle tenders wat voor die Tenderkomitee dien.
Samestelling
Ten opsigte van tenders vir die aankoop van goedere en dienste met ʼn waarde vanaf R150 001, tenders vir die verkoop, verhuring of aanwending xxx xxxxx, en tenders vir versoeke vir inligting en versoeke vir voorstelle, bestaan die Tenderkomitee uit:
Tenderkomitees word deur die VS-hoof in oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur saamgestel, met dien verstande dat die samestelling volgens die diskresie van die VS-hoof aan die Rektor se Bestuurspan (RBS) vir goedgekeur voorgelê kan word. Die VS-hoof, in oorleg met die Studentedekaan, bepaal of die betrokke tender van sodanige belang vir studente is dat ʼn verteenwoordiger van die Studenteraad in die Tenderkomitee behoort te dien; alternatiewelik word die gepaste wyse van oorlegpleging met die studentegemeenskap vasgestel voordat die Tenderkomitee se werksaamhede ʼn aanvang neem.
Die VS-hoof, in oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur identifiseer die voorsitter van ʼn tenderkomitee. Dit kan die VS-hoof wees (in geval van groot tenders of tenders wat van buitengewone institusionele belang is) of ʼn personeellid wat geen belang by die uitkoms het nie en wat nie in die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste werksaam is nie.
Tenderkomitees word op verskillende vlakke van bestuursenioriteit saamgestel, afhangende van die omvang van die transaksie en die reputasie-risiko wat vir die US ter sprake is. Die Finansieskomitee stel van tyd tot tyd die bedrae wat die senioriteit bepaal. Die RBS-lid of Dekaan, in oorleg met die RBS-lid wat verantwoordelik is vir die koördinering van risikobestuur, is daarvoor verantwoordelik om ʼn meer senior Tenderkomitee te versoek indien reputasie-risiko dit genoodsaak.
Indien dit ʼn tender is met geen reputasie-risiko vir die US nie byvoorbeeld die aankoop van ʼn apparaat, word die tenderkomitee bepaal deur die departement/afdeling wat die aankope wil doen. Die tenderkomitee moet goedgekeur word deur die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur.
Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vervul ʼn tegniese adviesfunksie en ʼn nakomingsfunksie ten opsigte van elke Tenderkomitee, maar geen personeellid van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste is ʼn lid van enige Tenderkomitee nie.
ʼn Tenderproses van goeie gehalte vereis behoorlike opleiding van Tenderkomiteelede en die ander rolspelers in die tenderproses. Xxxxxxxxxx van die beleid, prosedures en bestuurspraktyke word in ʼn baie ernstige lig gesien, wat onmiddellike ontslag in terme van die US se personeelbeleid kan insluit.
Die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur wys ʼn persoon aan wat tender-spesifikasies skrutineer en die Tenderkomitee adviseer oor die tenderproses en risiko’s met betrekking tot tenders.
Die Tenderkomitee stel ʼn persoon aan as sekretaris van die Tenderkomitee.
Pligte en verantwoordelikhede
Die pligte en verantwoordelikhede van die Tenderkomitee behels die volgende:
• Die werksaamhede van die Tenderkomitee geskied ingevolge die prosedures uiteengesit in beleidsdokumente getiteld “Aankopebeleid, tenderprosedures en verwante sake”.
• Die werksaamhede en aanbevelings van die Tenderkomitee is vertroulik en mag nie deur die lede van die tenderkomitee openbaar gemaak word nie, behalwe waar die inligting amptelik deur die Tenderkomitee openbaar gemaak word.
• Die Tenderkomitee kan na goeddunke, afhangende van die aard van ʼn tender , ander kundige personeel van die Universiteit Stellenbosch of konsultante nooi om die Tenderkomitee te adviseur.
• Die Tenderkomitee is nie verplig om die toekenning van die laagste of enige tender aan te beveel nie.
• Die Tenderkomitee wyk net af van die goedgekeurde tenderprosedures en beleid van die Universiteit wanneer grondige redes daarvoor bestaan en die Voorsitter rapporteer sodanige afwyking aan die RBS vir bekragtiging vir implementering van die besluit.
• Die Tenderkomitee sien toe dat ʼn regverdige en deursigtige tenderproses gevolg word.
Beoordelingskriteria
Die volgende is van toepassing by die vasstelling van beoordelingskriteria deur die Tenderkomitee:
• Voor die tenderproses begin, word ooreengekom op ʼn telkaart wat sowel die faktore wat gemeet word as die gewigte van die faktore uiteensit.
• Beoordelingskriteria moet duidelik en sistematies wees.
• By die vasstelling van die beoordelingsfaktore bepaal die VS-hoof of en in xxxxx mate die tenderproses en die uiteindelike transaksie ander omgewings raak en xxxx xxx toe dat die beoordelingsfaktore dit in ag neem.
• Die telkaart word gebruik by die beoordeling van die skriftelike tender en die tenderaar se mondelinge voorlegging (indien van toepassing).
• Die beoordelingskriteria word saam met die tenderuitnodiging bekend gemaak.
4.4 Prosedure ten opsigte van die ontvangs van ʼn tender
4.4.1 Tenders kan per pos ontvang word, of afgelewer word by die kantoor van die betrokke aankoper.
Tenders moet in die tenderbus geplaas word, met inagneming van die onderstaande prosedures:
4.4.2 Die tenderbus moet daagliks tussen 08:00 en 16:00 oop wees gedurende weeksdae, behalwe op universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae.
4.4.3 Die tenderbus moet in die onmiddellike omgewing van die kantoor van die betrokke aankoper geplaas word of op 'n ander gepaste plek, op so 'n wyse dat daar genoegsame, deurlopende sekuriteit oor die tenderbus bewerkstellig kan word.
4.4.4 Die tenderbus moet van gepaste materiaal gemaak word wat die sekuriteit van die tenders xxx bewerkstellig. Die tenderbus moet met slotte of ander sekuriteitstoerusting toegerus wees en gesluit wees behalwe tydens die oopmaak van die tenderbus en tenders.
4.4.5 Indien die tenderbus fisies na 'n ander plek weggeneem word sodat tenders uit die tenderbus gehaal word, moet 'n kennisgewing van redelike grootte en prominensie in die plek van die tenderbus geplaas word wat voornemende tenderaars duidelike instruksies gee oor alternatiewe metode van inhandiging. Behoorlike rekord moet
gehou word ten opsigte van tenders wat in hierdie tyd ingehandig word en afleweraars moet 'n dokument onderteken as bewys dat hulle die tenders ingedien het.
4.4.6 Gedurende tye wanneer die tenderbus oopgemaak word, moet nuwe tenders oor die toonbank aanvaar word deur 'n persoon wat deur die betrokke aankoper aangewys word.
4.4.7 Die verantwoordelike persoon wat in 4.4.6 aangewys is, moet direk nadat die tenderbus weer beskikbaar is vir die inhandiging van tenders, mondelings verslag xxxxx aan die betrokke aankoper oor enige tenders wat tydens tender opening ingehandig is. Sulke tenders moet onverwyld in die tenderbus geplaas word
4.4.8 Indien die tenderbus by die gewone staanplek oopgemaak word en die tenders in 'n gepaste sluitbare houer geplaas word, moet die betrokke aankoper hierdie taak verrig.
4.4.9 Geen tender wat laat ingehandig word mag in aggeneem word in die tenderproses nie. (Slegs in uitsonderlike gevalle en met goedkeuring deur die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur mag dit moontlik oorweeg word.)
4.4.10 Wanneer tenders per pos ontvang word, moet die datum waarop die tender die kantoor van die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste bereik, in die tenderregister ingeskryf word en die tender moet onverwyld in die tenderbus geplaas word.
4.4.11 Wanneer tenders afgelewer word, moet die datum van aflewering en die naam van die afleweraar in die tenderregister aangeteken word en die afleweraar moet die tenderregister teken. Die ontvanger moet xxx die tender in die teenwoordigheid van die afleweraar in die tenderbus plaas.
4.5 Prosedure by die oopmaak van die tenderbus en tenders
4.5.1 Die oopmaak van die tenderbus, oopmaak van verseëlde koeverte en aantekening van tenders waar die tenderkomitee betrokke is, xxx in die teenwoordigheid van die tenderkomitee geskied.
Enige tenderaar of sy gevolmagtigde verteenwoordiger mag die oopmaakproses bywoon. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx tenderaars vroegtydig van die nodige detail in hierdie verband verwittig.
Enige lid van die tenderkomitee mag ook tydens hierdie proses teenwoordig wees.
By die oopmaak van die tenders, moet 'n datum op die voorste bladsy van die tenderdokumente of die verkorte tenderdokumente aangebring word wat die datum waarop die tender uit die tenderbus gehaal word, verteenwoordig.
4.5.2 Tenders wat uit die tenderbus gehaal word moet in 'n tenderregister aangeteken word en daar moet voorsiening gemaak word vir die handtekening van al die persone wat die opening moet bywoon ten einde te dien as bewys van die volledigheid van die oopmaak proses en die korrektheid van die prosedure wat gevolg is.
4.5.3 Tenders moet, sover moontlik, geskeduleer word vanaf die goedkoopste tot die duurste.
4.5.4 Die oorspronklike tenders, tesame met die tenderpryse moet op lêer geplaas word en toegesluit word in die xxxxx by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, behalwe tydens die evaluasie van die tenders.
4.6 Evaluasie van tenders wat nie aan die tenderkomitee voorgelê xxxx xx word nie
4.6.1 Al die tenders wat vir 'n projek ontvang is (behalwe xxxx hieronder uiteengesit) moet op die laaste die tweede oggend na die dag na die tender sluitingsdatum deur die
aankopers aan die projekleier of afdelingshoof oorhandig word tesame met 'n skriftelike aanduiding van die skedulering van tenders vanaf die goedkoopste tot die duurste. Die tenders, kopieë daarvan of die skeduleringsdokumente mag onder geen omstandighede aan persone of instansies beskikbaar gestel word wat huidiglik die diens verrig of 'n soortgelyke kontrak het nie.
In die geval van kapitaal tenders, moet die tenders klaar geskeduleer aan die projekleier oorhandig word aan die begin van die elfde dag na die sluitingsdatum van die tender. In beide gevalle moet naweke, openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae buite rekening gelaat word.
4.6.2 Al die tenders wat vir 'n bepaalde projek ontvang is, moet xxx xxxxxx geëvalueer word op grond van die evaluasie kriteria vir tenders.
Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste administreer die aankope proses, terwyl die aanbeveling gemaak word xxxx uiteengesit in afdeling 4.2. van hierdie dokument.
'n Skriftelike opsomming van die evaluasie van al die tenders moet voorberei word en op die laaste die oggend van die vierde dag na sluiting van die tender by die persoon ingehandig word wat verantwoordelik is vir die maak van die aanbeveling (uitgesluit naweke, openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae).
Die projekleier of afdelingshoof moet 'n skriftelike voorgestelde aanbeveling maak wat saam met die skriftelike opsomming van die tenders ingehandig word.
Die projekleier, afdelingshoof of komitee wat 'n finale aanbeveling maak ten opsigte van die aanvaarding van 'n spesifieke tender, moet die tenders evalueer op grond van die evaluasie kriteria vir tenders, die prys en skriftelike voorgestelde aanbeveling van die projekleier, afdelingshoof of komitee.
Die finale aanbeveling vir die goedkeuring van 'n tender moet skriftelik geskied. En vir beslissing, bekragtiging en kennisname gestuur word ingevolge die regulasies van die US Raad en die aankope snypunte.
4.6.3 Tenders vir uitgawes binne begroting (name van tenderaars, bedrag van toegekende tender) met bedrae tussen R50 000 en R250 000 moet vir kennisname aan die tenderkomitee openbaar word op die eersvolgende vergadering van die tenderkomitee.
4.7 Evaluasie van tenders wat aan die tenderkomitee voorgelê moet word
4.7.1 Die betrokke aankoper moet in oorleg en onder die naam van die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur vroegtydig reël vir 'n vergadering van die tenderkomitee ten einde die tenderkomitee die geleentheid te gun om die tenders te evalueer en 'n aanbeveling xx xxxx. Xxxx 4.3 vir die bepaling van die beoordelingskriteria.
4.7.2 Al die tenders wat vir 'n projek ontvang is, moet op die laaste die oggend van die tweede dag na die tender sluitingsdatum deur die aankoper aan die tenderkomitee voorsitter voorgelê word saam met 'n skriftelike aanduiding van die skedulering vanaf die goedkoopste na die duurste.
4.7.3 Al die tenders wat vir 'n bepaalde projek ontvang is, moet xxx xxxxxx geëvalueer word op grond van die evaluasie kriteria vir tenders. Die tenderkomitee moet ingevolge die reglement van die tenderkomitee 'n aanbeveling maak.
Die finale aanbeveling vir die goedkeuring van 'n tender moet skriftelik geskied en vir beslissing, bekragtiging en kennisname gestuur word ingevolge die regulasies van die US Raad en die aankope snypunte.
4.7.4 Die tenderkomitee moet in alle gevalle besluit of 'n spesifieke aparte kontrak, bo en behalwe die tenderdokument of verkorte tenderdokument, gesluit moet word.
4.7.5 Die tenderkomitee moet die tenderprosedures en beleid van die US te alle tye toepas. Die werksaamhede en besluite van die tenderkomitee moet as konfidensieel beskou word en mag nie deur lede van die tenderkomitee openbaar gemaak word nie, behalwe waar die inligting offisieel deur die tenderkomitee openbaar gemaak word.
4.7.6 Indien lede van die tenderkomitee enige verwantskap/belang, hetsy 'n familieverwantskap/belang of andersins het met 'n tenderaar, moet hierdie verwantskap/belang by die aanvang van die tenderkomitee vergadering bekend gemaak word en genotuleer word. Sulke tenderkomiteelede mag wel die vergadering bywoon waar daar oor die spesifieke tender besluit word, maar mag nie stem of in ag geneem word by die besluit ten opsigte van die toekenning van die tender nie, tensy die ander lede van die tenderkomitee anders besluit. Die nie-verklaring van verwantskappe/belange en van die ontvangs van geskenke word in ʼn baie ernstige lig gesien en kan tot dissiplinêre optrede teen personeel lei en/of ongeldigverklaring van ʼn tenderproses en/of opskorting van ʼn verskaffingskontrak lei. Elke tenderdokument bevat ʼn duidelike uiteensetting van die oorwegings wat tot ʼn opskorting van die tenderproses kan lei en die wyse waarop dit gedoen xxx word. Skenkings aan die US of US-personeel speel geen rol in die beoordeling en toekenning van tenders nie.
4.8 Tydsberekening en keerdatums ten opsigte van tenders – kortste moontlike opsies
4.8.1 Indien dit moontlik is om die proses te xxxxxxx xxx die betrokke aankopers die proses so vinnig moontlik laat verloop. In Alle gevalle xxx die onderstaande tydsberekening en keerdatums eerstens as die kortste moontlike tyd vir die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste op tender geld.
4.8.2 In die geval van tenders op die verkorte tenderbasis, hetsy dit aan die tenderkomitee voorgelê word of nie, sal die volgende tydsberekening of keerdatums in xxxxxxx xxxx as dag 1 die dag is waarop die spesifikasiedokument ontvang word:
▪ Dag 1 - Ontvangs van spesifikasiedokument
▪ Begin van dag 4 - Skep van tender
▪ Einde van dag 15 - Sluitingsdatum van tender .
▪ Begin van dag 20 - Oorhandig aan evalueerder
▪ Begin van dag 25 - Aanvaardingsdatum
▪ Einde van dag 27 - Stel onsuksesvolle tenderaars in kennis
▪ Begin van dag 33 - Plaas bestelling
NB: Die bostaande datums sluit naweke, openbare vakansiedae en universiteits- vakansiedae uit.
4.8.3 In die geval van tenders wat openbaar (publiek) oopgemaak moet word, hetsy of dit aan die tenderkomitee voorgelê word of nie, sal die volgende tydsberekening of keerdatums in xxxxxxx xxxx as dag 1 die dag is waarop die spesifikasiedokumente ontvang word:
▪ Dag 1 - Ontvangs van spesifikasiedokument
▪ Begin van dag 7 - Skep van tenders
▪ Einde van dag 17 - Sluitingsdatum van tender
▪ Begin van dag 22 - Oorhandig aan evalueerder
▪ Begin van dag 27 - Aanvaardingsdatum
▪ Einde van dag 29 - Stel onsuksesvolle tenderaars in kennis
▪ Begin van dag 35 - Plaas bestelling
▪
Die twee uitsonderings in terme van drukwerk en natuurwetenskappe geld ook hier.
NB: Die bostaande datums sluit naweke, openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae uit.
4.9 Aanbevelings, beslissings, bekragtigings en kennisname
4.9.1 Die aanbevelings, beslissings, bekragtiging en kennisname prosedures wat ten opsigte van tenders gevolg word, moet in ooreenstemming wees met die aankope snypunte dokument wat die prosedures wat deur die US Raad voorgeskryf is inkorporeer.
4.10 Monsters
4.10.1 Indien die spesifikasiedokument van tenderaars vereis om monsters in te dien, Moet die monsters by die kantoor van die betrokke aankoper afgelewer word tussen 08:00 en 16:00 op weeksdae, uitgesluit universiteits vakansiedae en openbare vakansiedae.
4.10.2 By die ontvangs van die monsters, moet daar 'n monster ontvangsvorm uitgereik word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die afleweraar. Die monster ontvangsvorm moet in duplikaat wees en die kopie moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste liasseer word.
Die monster ontvangsvorm moet die volgende inligting bevat:
▪ Tendernommer;
▪ Beskrywing van die monster;
▪ Datum ingehandig;
▪ Handtekening van die afleweraar; en
▪ Laaste datum waarop die monster teruggehaal moet word in die geval van onsuksesvolle tenderaars.
Maak 'n inskrywing in die tenderregister om te bevestig dat die tenderaar die monsters xxxx verlang ingehandig het.
4.10.3 Monsters wat deur onsuksesvolle tenderaars ingehandig is, kan tussen 08:00 en 16:00 op weeksdae, uitgesluit openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae by die kantoor van die betrokke aankoper teruggehaal word na indiening van die monster ontvangsvorm wat xxx teen die kopie geliasseer moet word. Die persoon wat die monster terugontvang moet die monster ontvangsvorm teken as bewys dat hulle die monster terug ontvang het.
4.10.4 Monsters moet vir veilige bewaring weggesluit word. Indien die monster aan 'n evalueerder of projekleier of instansie wat die monster moet toets oorhandig word, moet die monster ontvangsvorm geëndosseer word met die detail en die ontvanger moet die endossement onderteken.
4.10.5 Indien monsters vir toetsing weggestuur word, moet die tenderaar vooraf telefonies gekontak word om toestemming te verleen vir die toetsing, aangesien die tenderaar die koste van die toetsing dra.
4.10.6 Hierdie telefoniese versoek moet per faks, per e-pos of skriftelik deur die tenderaar bevestig word, voordat daar tot toetsing oorgegaan word en geliasseer word.
4.10.7 Die laaste datum waarop onsuksesvolle tenderaars die monsters moet terugneem voordat dit vir die rekening van die US opgeveil word, is 60 dae na die aanvaardingsdatum van die tender.
Van tyd tot tyd moet die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste alle monsters wat nie binne die voorgeskrewe datum afgehaal is nie of nie op 'n xxxxx xxxx benut kan word deur die US nie, skriftelik uiteensit en oorhandig aan die betrokke afdeling of persoon wat verantwoordelik is vir veilings by die US.
4.11 Onderhandelings met die tenderaar
4.11.1 Die koördinering van skakeling tussen gebruikers en leweransier is 'n belangrike xxxx van aankopers se funksie. Pryse moet volgens aankopebeleid en -prosedure ingewin en vergelyk word, aanbevelings word in samewerking met gebruikers van Departemente en Afdelings gemaak ten opsigte van leweransiers.
4.11.2 Onderhandelinge met tenderaars behoort beperk te word tot versoeke vir addisionele inligting as dit tydens die evaluasieproses aan die lig kom dat waardevolle inligting nog benodig word om tenders met mekaar te vergelyk en ten opsigte van enige ander sake wat tot voordeel van die US mag strek.
In die algemeen mag daar NIE onderhandel word oor die prys waarvoor getender is nie. Na aanleiding van onderhandelings mag daar byvoegings en wysigings aan die oorspronklike dokumente gemaak word.
Die aard, rede en uitkoms van enige onderhandelinge met tenderaars moet skriftelik by die tenderdokumente gevoeg word wat aan die persone gegee is/word wat verantwoordelik is vir die maak van die aanbevelings.
Wesentlike wysigings ten opsigte van tenders moet by die eersvolgende tenderkomiteevergadering aan die tenderkomitee voorgelê word.
Daar mag wel deurlopende onderhandelinge plaasvind tussen die US en verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys, aangesien tweerigting kommunikasie een van die eienskappe van die vennootskapsdenkrigting is.
4.12 Alleen tenderaars
4.12.1 Indien daar net een tenderaar is moet hierdie xxxx duidelik voorop die tenderdokument aangeteken word, wanneer die tender aan die persone oorhandig word wat die aanbeveling moet maak.
4.13 Kommunikasie met onsuksesvolle tenderaars
4.13.1 Onsuksesvolle tenderaars moet binne twee dae nadat die beslissing en bekragtiging (indien nodig) gegee is vir die tender, skriftelik deur die betrokke aankoper in xxxxxx xxxxxx word van die uitkoms van die tender.
Xxxxxx die tenderregister met die nodige inligting op sodra onsuksesvolle tenderaars skriftelik verwittig is dat hulle nie suksesvol was nie.
4.13.2 Alle kommunikasie met tenderaars, hetsy voor of na die tender, moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gedoen word.
4.14 Prosedure na goedkeuring van tenders
4.14.1 Ten opsigte van suksesvolle tenderaars moet 'n "aanvaarding van tender"-vorm uitgemaak word en aan die suksesvolle tenderaar afgestuur word,
4.14.2 Die betrokke aankoper moet die bestelling of dergelike dokumente indien.
4.14.3 Die kontrak tussen die twee partye moet gefinaliseer en geteken word indien nodig, xxxx xxxx die tenderkomitee bepaal. In sekere gevalle moet die kontrakte eers gesluit word voordat die bestellings geplaas word. Die tenderkomitee behoort 'n duidelike opdrag xx xxx in hierdie verband. Geen bestelling mag geplaas word voordat ʼn tender toegeken is nie.
4.15 Dringende take
4.15.1 Dringende take of dienste wat weens die dringendheid daarvan nie deur die normale prosedures kan plaasvind nie, moet sover moontlik vermy word.
In die lig van die kort periode waarin tenders toegeken behoort te word behoort alle tenders in bostaande proses geakkommodeer te word
Departementele voorsitters, afdelingshoofde, professionele spanne, projekleiers en andere moet die prosedures en tydsbeperkings in hierdie dokument in ag neem in hulle beplanning.
4.15.2 Versoeke vir dringende take wat nie in die tenderproses geakkommodeer kan word nie, moet vergesel word deur 'n motivering van die persoon wat die magtiging gee dat die uitgawes aangegaan kan word. Hierdie dokumentasie moet by die kantoor van die betrokke aankoper ingehandig word. Die versoek en meegaande motivering moet na die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur xxxxxx word. Die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur moet 'n oordeel fel en beslissing maak of die taak werklik dringend van aard is en buite die tenderproses geakkommodeer behoort te word.
4.15.3 Alle dringende take wat nie deur die normale tenderprosedures gegaan het nie, moet aan die RBS voorgelê word vir hulle kennisname en verdere ondersoek indien nodig.
4.15.4 Verkorte tenderdokumente moet binne drie dae na goedkeuring van dringende werk, deur die verskaffer voltooi word.
4.15.5 Nood/na-uurse instandhoudingstake wat vanweë die dringendheid daarvan nie deur die normale aankoopprosedure kan plaasvind nie, moet as volg geskied:
• ’n Skriftelike bestelling word aan die diensverskaffer uitgereik. Indien die totaal van hierdie bestelling ’n bedrag van R500 000 oorskry, moet dit vooraf (telefonies) goedgekeur word deur die betrokke afdelingshoof of indien hy nie beskikbaar is nie deur die Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur.
• Die skriftelike bestelling word binne twee werksdae met ’n elektroniese bestelling opgevolg.
• Die afdelingshoof keur die plasing van die elektroniese bestelling goed ongeag die bedrag betrokke.
4.16 Wysiging of uitbreiding van aanvaarde tenders na goedkeuring
4.16.1 'n Skriftelike motivering moet deur die verantwoordelike projekleier, departement of afdelingshoof opgestel word en goedgekeur word deur die tenderkomitee voordat daar met die werk voortgegaan mag word.
In die geval van kwotasies en ander aankope waar daar wysigings en uitbreidings is, wat die totale transaksie bo R100 000 xxx neem, moet daar ook 'n skriftelike motivering opgestel word deur die verantwoordelike projekleier, departement of afdelingshoof en die proses hierbo xxx xxx xxxxxx geld.
4.17 Goedgekeurde verskafferslys
4.17.1 'n Goedgekeurde verskafferslys moet bygehou word.
4.17.2 Die dokument getiteld "Aansoek van voornemende verskaffer om op die goedgekeurde verskafferslys geplaas te word" moet aan geïdentifiseerde verskaffers gestuur word. Rekord moet gehou word van alle aansoeke wat uitgestuur word. Hierdie dokumente moet so spoedig moontlik terug ontvang word en volgens evaluasiekriteria oorweeg
word ten einde te bepaal of die aansoeker op die goedgekeurde verskafferslys geplaas kan word.
4.17.3 Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste moet voortdurend mark- en produknavorsing doen om ander geskikte verskaffers op xx xxxxx. Uitnodigings moet telefonies aan hierdie voornemende aansoekers xxxxx word en opgevolg word met 'n faks of e-pos. Evalueer hierdie aansoekers ook volgens die evaluasie-kriteria.
4.17.4 Vir elke produkgroep of diens moet daar gepoog word om minstens vyf verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys te hê.
4.17.5 Rig een keer per jaar 'n brief aan al die verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys ten einde te bepaal dat enige inligting wat in die aansoek verskyn en verander het, op xx xxxxxx. Indien die versoeke na die jaareinde van die verskaffers gestuur word, sou dit die proses vergemaklik om ook die nuutste finansiële state op die rekords van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xx xxxxx.
4.17.6 Indien aansoekers nie suksesvol is nie, xxxx xxxx in die algemeen nie aan aansoekers redes verskaf te word vir hulle nie - insluiting op die lys nie.
4.18 Minimum inligting in tender register
4.18.1 Die tender-/tenderindienings- en tenderaanvangsregister behoort die volgende inligting te bevat:
• Die aankoper verantwoordelik vir die verkryging van die tenders
• Datum van ontvangs van spesifikasiedokument en die persoon verantwoordelik vir die dokument
• Personeellede van die US en verskaffers wat by die aanvang van die tender teenwoordig is, moet in die tenderaanvangsregister aangeteken word.
• Tipe kontrak byvoorbeeld Xxxxxxxxxxx, dienskontrak ensovoorts
• Tendernommer
• Tender beskrywing en gespesifiseerde evalueringskriteria
• Skeppingsdatum
• Sluitingsdatum en sluitingstyd
• Datum waartoe tenders bindend moet wees
• Tender aanvaardingsdatum
• Tenderdokument afgehaal deur ( persoon se naam )
• Handtekening xxx xxxxxxx wat die tenderdokument afgehaal het
• Datum van ontvangs van tender
• Indien afgelewer, die naam en handtekening van die afleweraar
• Die tenderaar moet hulle naam, datum en die tyd wat hulle die tender indien, in die tenderindieningsregister aanteken.
• Datum van oopmaak van tender uit die tenderbus
• Handtekeninge van persone wat betrokke was by die oopmaak van die tenderbus
• Monsters ontvang Ja/Nee
• Skriftelike kennis afgestuur dat tenderaar onsuksesvol was
• Skriftelike kennis afgestuur dat tenderaar suksesvol was
• Aanvraer
• Beskrywing van die goedere of dienste
• Rekord van uitgenooide tenders en invorderingskedule
• Rekord van voorlegging deur tenderaars en skedule
• Tenderopeningskomitee en bywoningskedule
• Lede van die tenderevalueringskomitee
• Magtiging van die tender
• Rekwisisie en bestelnommer
• Verklaringsertifikaat rakende botsing xxx xxxxxxx vir alle betrokke partye
• Notule van tendervergadering en besluite
• Alle tenderaansoeke moet ʼn geldige belastingklaringsertifikaat insluit.
• In die geval van ʼn geslote tenderproses moet rekord gehou word van die voorkeurverskaffers genooi, asook die bewyse van wie genooi was byvoorbeeld eposse. As daar besluit word om ʼn spesifieke verskaffer nie te nooi nie , moet dit aangeteken word tesame met die rede hoekom die verskaffer nie genooi was nie. Die verskaffers wat die tender van die hand wys, moet ook aangeteken word en die bewys xxxx ʼn epos van die verskaffer ontvang, moet geliasseer word.
4.19 Enkel tenderdokumente
4.19.1 In die geval van dringende take of enkel tenderaars moet die verskaffers die dokument getiteld " verkorte tenderdokument " binne drie dae na goedkeuring vir die werk voltooi, ten einde die minimum hoeveelheid inligting oor verskaffers op rekord xx xxxxx en om verskaffers aan die voorwaardes van die tender te bind.
4.20. Herhaalde aankope
4.20.1 In die geval van 'n herhaalde aankooptransaksie onder R250 000 xxxx xxxx nie weer vir tenders gevra te word nie, indien daar aan die onderstaande vereistes voldoen word.
'n Herhaalde aankooptransaksie word gedefinieer as 'n transaksie waarvoor gekontrakteer word binne 6 maande vanaf die vorige aankope transaksie Die produkte en dienste waarvoor herhaalde aankope gemaak word moet van presies dieselfde soort en spesifikasie wees as die oorspronklike transaksie
'n Herhaalde aankope transaksie mag na oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur aangegaan word indien die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ag dat dit tot voordeel van die US xxx xxxx.
4.21 Beskikbaarheid van dokumente
4.21.1 Al die dokumente wat daarna in hierdie prosedures xxxxxx word is beskikbaar by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste
4.22 Rekenkundige verantwoordelikheid van projekte
4.22.1 Uitgawes of kostes wat oploop teen een projek, kan nie teen 'n ander projek verantwoord word nie. Geen joernaal mag gepos word om uitgawes of kostes van 'n projek na 'n ander oor xx xxxxx nie. Behalwe in die geval van oorspronklike posterings foute.
4.22.2 Bedrae wat in begrotings goedgekeur is vir spesifieke projekte kan nie na ander projekte oorgeplaas word sonder die vooraf goedkeuring van die RBS nie.
4.23 Verandering aan tenderdokumente, verkorte tenderdokumente en aansoeke
4.23.1 Enige persoon wat die tenderdokumente, verkorte tenderdokumente of aansoekvorm wysig, sonder vooraf goedkeuring van die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur, xxx onderwerp word aan dissiplinêre aksie ingevolge die Dissiplinêre Kode van die US.
4.24 Verantwoordelikhede in die tenderproses
In die tenderproses geld aanspreeklikhede ten opsigte van die volgende verantwoordelikhede:
• Die Rektor se Bestuurspan of die gedelegeerde bestuurslid of liggaam – verantwoordelik vir die goedkeuring van die Tenderkomitee en enige vereistes waaraan die tenderproses moet voldoen.
• Die lede van die Tenderkomitee – verantwoordelik vir die belangevrye oorweging van tenderaansoeke, wat insluit die goedkeuring van die tenderspesifikasies, die vasstelling en toepassing van die beoordelingskriteria, die vasstelling van die aard en metode van kommunikasie met tenderaars, met inbegrip van die soort inligting wat verskaf moet word (voor en na afloop van die tenderproses) en die toekenning van die tenders.
• Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste – verantwoordelik vir die nakoming van die tenderbeleid (wat insluit die ewehandige inwinning en hantering van tenders en kwotasies) en die openbaarmaking en bestuur van risiko’s betreffende produk aflewering, tydsmikpunte en prysvoorwaardes.
• Die gebruikersafdeling – verantwoordelik vir die tegniese spesifikasies en gehalteversekering en vir die openbaarmaking en bestuur van verbandhoudende risiko’s.
4.25 Tenderprosedure en toekenning van tenders ten opsigte van Kapitale- en Instandhoudingsprojekte (Fasiliteitsbestuur)
Die tenderprosedure en toekenning van tenders ten opsigte van Kapitale Projekte word as volg hanteer: (Projek begrotings en Kontrakdokumentasie reeds goedgekeur deur beide die Afdelings Finansies en Regsdienste)
• Die Projekbestuuder of US agent versorg die tender / kontrakdokumentasie.
• Die Projekbestuurder bepaal die tenderperiode asook die tender sluitingsdatum en tyd en stel die betrokke aankoper van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste/US agent daarvan in kennis.
• Die Aankoper of US Agent1) maak op die dag van tendersluiting die tenderbus oop en lees die pryse uit.
• Die Aankoper of US agent oorhandig die tenderdokumente aan die Projekbestuurder.
• Die Projekbestuurder ondersoek die dokumentasie en berei ʼn tenderverslag voor aan die Bestuurder: Eiendomsprojekte/Bestuurder Instandhoudingsprojekte met betrekking tot aanvaarbaarheid en geldigheid van tenders.
• Die Bestuurder: Eiendomsprojekte/Bestuurder: Instandhoudingsprojekte maak ʼn aanbeveling aan die Direkteur: Beplanning & Ontwikkeling/Hoof: Eiendomsdienste met betrekking tot die aanvaarding van ʼn tender.
• Finale goedkeuring van tender aanbevelings vind plaas ingevolge die goedgekeurde delegasie van verantwoordelikhede en besluitnemingsbevoegdhede met betrekking tot Fasiliteitsbestuur.
1) NOTA
US Agent xxxxxx xx professionele konsultante (argitekte, bourekenaars, ingenieurs, ensovoorts) spesifiek aangestel om projekte of dele daarvan namens Fasiliteitsbestuur te behartig. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx ten alle tye betrokke wees ten einde te verseker dat die prosesse voldoen aan die vereistes van die Aankopebeleid.
4.26 Aanstellingsprosedures met betrekking tot konsultante op projekte deur Fasiliteitsbestuur: Beplanning en Ontwikkeling en Eiendomsdienste
Konsultante word aangestel uit ʼn goedgekeurde konsultantelys op ’n rotasiebasis na oorweging en aanbeveling deur ʼn komitee waarvan die samestelling hieronder uiteengesit word. Die samestelling van die goedgekeurde konsultantelys vind jaarliks plaas in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste.
Die komitees wat die konsultante aanstel, word as volg saamgestel vir die verskillende funksies: Beplanning & Ontwikkeling
• Direkteur: Beplanning & Ontwikkeling
• Bestuurder: Fasiliteitsbeplanning
• Bestuurder: Eiendomsprojekte
• Bestuurder: Boukundige Xxxxxxx
• Projekbeplanner Eiendomsdienste
• Hoof: Eiendomsdienste
• Bestuurder: Instandhoudingsprojekte
• Instandhoudingsbestuurder
• Tegniese Bestuurder
• Projekbestuurder
Ten minste drie (3) van die bogenoemde komiteelede moet ten tye van die aanbeveling teenwoordig wees.
Die volgende kriteria xxx bo en behalwe die rotasiestelsel in ag geneem word met die aanbeveling en aanstelling van konsultante:
• Konsultant is op die goedgekeurde paneel.
• Konsultant se spesifieke kundigheid en ondervinding van verlangde diens.
• Konsultant het in die verlede werk van ’n bevredigende gehalte gelewer.
• Konsultant se spesifieke vorige kennis van die fasiliteit waar die diens gelewer moet word.
• Konsultante se opvolgdiens is goed.
• Die BBBEE status van die konsultant.
• Plaaslike entrepreneur.
Die finale goedkeuring van die aanstellings op ’n projekbasis vind plaas ingevolge die goedgekeurde delegasie van verantwoordelikhede en besluitnemingsbevoegdhede met betrekking tot Fasiliteitsbestuur. Beroepsgelde word bereken in ooreenstemming, tot ’n maksimum, met die jongste geldende regulasies xxxx gepubliseer in die Staatskoerant.
Xxxx xxx aan die einde van elke kalenderjaar volledig verslag gedoen word aan die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies in terme van die aanstelling van konsultante wat ondermeer insluit watter konsultante aangestel was en die verdeling van werk tussen die konsultante.
4.27 Samestelling van kontrakteurs tenderlyste vir individuele projekte
Tenderlyste (kontrakteurs) vir individuele projekte word deur die projekspan saamgestel uit die goedgekeurde lys van diensverskaffers/kontrakteurs. Die samestelling van die goedgekeurde lys van diensverskaffers/kontrakteurs vind plaas in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste.
Projekspan bestaan uit:
• Bestuurder: Eiendomsprojekte
• Projekbestuurder
• Fasiliteitsbeplanner
• Xxxxxxxxx/Konsultant (waar aangestel) Kriteria vir die samestelling van tenderlyste:
• Kontrakteurs is op die goedgekeurde lys van diensverskaffers.
• Kontrakteurs se spesifieke kundigheid en ondervinding van verlangde diens.
• Kontrakteurs se geskiedenis met betrekking tot soortgelyke werk van bevredigende gehalte.
• Omvang en aard van die verlangde diens teenoor kontrakteurs se kapasiteit en beskikbare hulpbronne en werkslading.
• Bepalings van die US Aankoopbeleid met betrekking tot verkryging van dienste.
• Kontrakteurs se BBBEE status.
Die finale goedkeuring van aanstellings op ’n projekbasis vind plaas ingevolge die goedgekeurde delegasie van verantwoordelikhede en besluitnemingsbevoegdhede met betrekking tot Fasiliteitsbestuur.
Xxxx xxx aan die einde van elke kalenderjaar volledig verslag gedoen word aan die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies in terme van die aanstelling van kontrakteurs wat ondermeer insluit watter kontrakteurs aangestel was en die verdeling van werk tussen die kontrakteurs.
5. ALGEMENE AANKOPE
5.1 Items met ʼn aankoopprys xxx xxxxxx as R1 000
Ten einde die bestelkoste tot die minimum te beperk, kan aankope van verbruikbare items (behalwe kontrak items xxxx gasse, motorhuur, koerierdienste, chemikalieë, glasware en diesmeer) met ʼn bestelkoste xxx xxxxxx as R1 000 per bestelling, deur die departement/afdeling self gereël en uit die departement/afdeling se kleinkas (maksimum van R250 per item) of per tjekrekwisisie betaal word. Departemente/afdelings wat nie oor 'n kleinkasfasiliteit beskik nie, kan by die Afdeling Finansiële Dienste daarvoor aansoek doen.
5.2 Kapitaalgoedere (Bate-items)
5.2.1 Daar word begroot vir alle kapitaalitems (xxxx geïdentifiseer deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste in samewerking met die Afdeling Fondse en Batebestuur ), ongeag die kostepunt waaruit dit bekostig word. Hierdie reël geld vir die aankoop van alle kapitaalitems uit alle fondse wat administratief deur die US bestuur word. Geen kapitaalitem/bate-item kan dus aangekoop word sonder 'n begrotingsnommer nie.
5.2.2 Spesifieke standaarde word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, Fisiese Infrastruktuur, IT, ensovoorts opgestel en deurlopend ontwikkel in samewerking met die betrokke kliënte om te verseker dat die spesifikasies en die standaarde van produkte voortdurend verbeter.
5.2.3 Daar word gepoog om die volgende kapitaalgoedere te standaardiseer:
• Rekenaartoerusting
• Kantoormeubels en toerusting
• Xxxxxxxxxxxx toerusting
• Fotokopieer-, faks- en telefoonantwoordmasjiene
• Ander gespesialiseerde en/of navorsingstoerusting
5.3 Verbruikbare Goedere en Dienste
5.3.1 Departemente/afdelings rig versoeke ten opsigte van die aankoop van goedere en dienste by eksterne leweransiers, rekenaarmatig per Aankooprekwisisie, aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste.
5.3.2 Departemente/afdelings rig versoeke ten opsigte van die aanskaffing van voorraaditems, rekenaarmatig per Voorraadrekwisisie, aan die betrokke voorraadstoor met verstrekking van die betrokke kommoditeitsnommer(s) van die item(s) wat verlang word.
5.3.3 Departemente/afdelings is verantwoordelik vir die behoorlike voltooiing van al die betrokke rekenaarvelde op 'n rekwisisie, asook ander besonderhede wat verlang word om te verseker dat die volledige en korrekte transaksierekord in die US se boekhoustelsel geneem word.
5.3.4 Veral die velde waar kwotasie besonderhede aangevra word, moet ten alle tye volledig voltooi word.
5.3.5 Elke aankooprekwisisie word na 'n spesifieke aankoper xxxxxx wat xxxxx andere die beskikbaarheid van die produk en die finale aankoopprys bepaal voordat die nodige bestelling geplaas word.
5.3.6 'n Amptelike US bestelvorm xxx slegs op versoek van die departement/afdeling deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die betrokke leweransier gepos, gefaks of per e-pos versend word. Andersins word dit van departemente/afdelings verwag om hul eie bestelnommers telefonies deur xx xxxxxx aan leweransiers.
5.3.7 Departemente/afdelings wat bestelnommers rekenaarmatig verkry en dit daarna telefonies aan leweransiers deurskakel moet self reël dat goedere betyds en op die regte plek afgelewer word en ook self met leweransiers opvolg indien goedere nie gelewer word nie, of verkeerd gelewer word.
5.3.8 'n Poging word aangewend om verbruikbare goedere, dienste en voorrade wat op 'n gereelde grondslag deur departemente/afdelings benodig word, deur middel van termyn- of jaarkontrakte aan te koop. Hierdie kontrakte word op 'n tenderbasis deur die US se aankopers beding. Daar word ook informele Weskaap Streeksooreenkomste sowel as Nasionale ooreenkomste deur PURCO SA gesluit.
(Die doel van hierdie ooreenkomste is om op 'n kollektiewe basis met volumes beter dienslewering, pryse en kwaliteit te beding. Dit geld veral ten opsigte van hoëfrekwensie-gebruiksartikels. Deelnemende instansies is daaraan gebonde om items wat vooraf deur die ooreenkomste beding is, by die gekontrakteerde leweransier aan te koop).
Koördinering en kontrakbestuur van hierdie ooreenkomste word sentraal by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gehanteer.
Waar tenders aanvaar word, is die US kontraktueel verbind om die goedere en dienste, vir die kontrakperiode van die aangewese leweransier aan te koop. Indien daar van hierdie ooreenkomste afgewyk word, maak die US hom skuldig aan kontrakbreuk en die gepaardgaande gevolge.
Nota: Departemente en afdelings word versoek om die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste eers xx xxxxxx vir die aankoop van gestandaardiseerde kapitaalgoedere en bovermelde goedere en dienste, voordat kwotasies en pryse ingewin word. Dit voorkom groot frustrasie, duplisering van werk en die mors van kosbare tyd.
Let wel: Geen bestelling mag sonder die medewete van die betrokke aankoper wat die bestelling geskep het, gekanselleer word nie.
6. DIENSTE EN PRODUKTE WAARVOOR SPESIFIEKE BELEIDSBEPALINGS GELD
Spesiale kontrakte of ooreenkomste is gesluit vir die dienste en produkte wat hieronder gelys word en dus geld daar spesifieke bepalings vir hierdie produkte en dienste. Hierdie spesifieke bepalings moet saamgelees word met die algemene Aankoop- en Tenderbeleid en -prosedures.
Die kontrakte of ooreenkomste word gesluit ten einde kostebesparings en gehalteversekering te bewerkstellig. Gebruikers kan egter ʼn spesiale versoek aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste rig, sou hulle van ʼn alternatiewe verskaffer gebruik sou wou maak. So ʼn versoek xxx slegs oorweeg word indien dit volledig gemotiveer word op grond van hetsy goedkoper pryse wat beding is, of spesiale behoeftes waaraan voldoen moet word, mits dit nie ʼn prysgawe van gehalte impliseer nie.
6.1 Lugreisbesprekings
6.1.1 Rekeningnommer 1145/1153/1155, Xxxx- en Verblyfkoste, moet in alle gevalle gebruik word vir amptelike lugreisbesprekings.
6.1.2 Die volgende reëls geld in alle gevalle waar lugreise vir amptelike doeleindes onderneem word, ongeag die kostepunt (universiteitsfondse, navorsingsfondse of uit fondse wat self gegenereer is - sogenaamde "eie fondse") waarteen die uitgawe aangegaan word:
6.1.2.1 ʼn Amptelike universiteitsbestelling moet uitgereik word vir alle goedgekeurde amptelike lugreise, by geakkrediteerde US reisagente.
6.1.2.2 Die US behou die reg voor om by enige amptelike lugreisbespreking wat sonder die uitreiking van ʼn amptelike US bestelling gemaak is, die uitgawe om terugbetaling xx xxxxx wat xxxx die gebruiker aangegaan is.
6.1.2.3. Indien reisigers van alternatiewe reisagentskappe gebruik xxx xxxx, xxx die reisigers self moet betaal indien die reisagentskap nie op die US xx xxxxxxx gelaai is nie. Reisigers word nie toegelaat om by Indo Jet, Xxxxxx Xxxxxxxx en Neelsie Reisagentskap self te betaal nie, ʼn amptelike US bestelling moet gelaai word. Alle aansoeke om terugbetaling van die kostes aangegaan by ʼn alternatiewe reisagentskap moet die volgende dokumentasie insluit:
• Drie kwotasies, waarvan twee kwotasies van een van die volgende reisagentskappe verkry is: Indo Jet, Xxxxxx Xxxxxxxx of Neelsie Reisagentskap. Indien u ʼn kaartjie op die internet koop, moet u kwotasies ook wees vir ʼn internet bespreking via die bogenoemde reisagente.
• Die kwotasies moet op dieselde dag verkry wees en die versekering moet gelykstaande wees aan die Diners Fase II-reisdekking vir buitelandse vlugte en Diners Fase I-reisdekking vir binnelandse vlugte.
• Die terugbetaling van die xxxxxx xxx slegs geskied indien bogenoemde bepalings nagekom is en die alternatiewe reisagent goedkoper is. Alle aansoeke vir terugbetaling moet na die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word vir goedkeuring.
6.1.2.4 Die lugreisagentskappe (Amex/Xxxxxx Xxxxxxxx, en Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) mag geen vliegtuigkaartjie sonder ʼn amptelike bestelnommer uitreik nie.
6.1.2.5 Enige lugreisversekeringseis gaan gepaard met ʼn transaksiefooi. Die transaksiefooi xxx slegs uit US-fondse betaal word indien die oorsaak van die eis plaasgevind het tydens die amptelike gedeelte van die xxxx. Indien addisionele lugreisversekering uitgeneem word, is dit vir die personeellid se eie rekening.
6.1.2.6 Die universiteit is na 'n tenderproses kontraktueel verbind om lugreisbesprekings by die volgende geakkrediteerde lugreisagente xx xxxx:
Amex/Maties Reisburo Neelsie Reisagentskap Indo Jet
6.1.2.7 Die ooreenkoms met bovermelde lugreisagentskappe is van so 'n aard dat "Voyager" punte (SAA) en "Frequent Flyer" punte (BA) deur geregistreerde gereelde reisigers verdien kan word, indien daar deur die amptelike bestelproses besprekings gemaak word. Dit is egter die xxxxxxxx xx verantwoordelikheid xx xxx/xxxx xx vergewis dat die registrasienommer op die aankooprekwisisie vir bespreking aangebring word, anders gaan u hierdie voordeel verbeur.
6.1.2.8 Lugreise word normaalweg slegs in die Ekonomiese Kortingsklas onderneem. Waar van hierdie prosedure afgewyk word en lugreise in Besigheidsklas (J), Eerste Klas, ensovoorts onderneem word, word van die betrokke Dekaan/Departementele Voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof verwag om vooraf die nodige magtiging vanaf die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur verkry.
Lugreisagentskappe is kontraktueel daartoe verbind om reisigers in die mees ekonomiese kortingsvlugklas binne ekonomiese klas te bespreek.
6.1.2.9 Vir buitelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ʼn amptelike lugreisagent (tans Amex/ Xxxxxx Xxxxxxxx, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Vir binnelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ʼn amptelike lugreisagent (tans Amex/ Xxxxxx Xxxxxxxx, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Sien ook die bepalings in 2.3 indien van ʼn alternatiewe lugreisagentskap gebruik gemaak word.
6.1.2.10 Alle betalings van amptelike lugreisbesprekings xxx met die US se korporatiewe reiskredietkaart (Diners Club International) wat by die amptelike lugreisagentskappe geloods is, betaal word. Reisigers xxx met betaling dadelik die verpligte lugreisdekking ontvang.
- Fase 1 vir Binnelandse vlugte
- Fase 2 vir Buitelandse vlugte
(Reisigers behoort te alle tye van 'n inligtingsbrosjure voorsien te word deur die amptelike lugreisagentskappe sodat hulle hulself kan vergewis wat die voorwaardes, uitsluitings en dekking van die Fase 1 en 2 versekeringsdekking behels.)
6.1.2.11 Die volgende inligting word op die aankooprekwisisie benodig:
• Doel waarvoor die betrokke lugreis onderneem word.
• Name en getal xxx xxxxxxxx(s).
• Volledige beplande vlugprogram en lugredery(e) waarvan gebruik gemaak gaan word.
• Fonds(e) en kostepunt(e) waaruit dit bekostig word.
6.1.2.12 Discovery Health lede kan nie toegelaat word om amptelike lugreise te onderneem om persoonlike Vitality Club xxxxx xx verdien nie. Besprekings mag nie xxxxx xxxx die US of deur ʼn reisagent by Discovery Health gemaak word nie, dit moet xxxxx xxxx die lid self bespreek word en met sy/haar persoonlike kredietkaart betaal word.
PERSOONLIKE UITGAWES XXXX PASPOORTE IS VIR DIE REKENING VAN DIE PERSONEELLID SELF.
KAARTJIES WAT OOR DIE INTERNET GEKOOP IS, KAN NIE GEWYSIG WORD NIE EN INDIEN DIE KAARTJIE GEKANSELLEER WORD, VERLOOR U DIE VOLLE BEDRAG VAN DIE KAARTJIE.
6.1.2 Prosedure vir gebruikers ten opsigte van binnelandse vlugte
Wanneer amptelike besprekings gedoen word, moet daar aangedring word op die beste kortingstariewe wat beskikbaar is binne die Ekonomiese Klas. Dit geld vir XXX xxxxx as vir BA. Indien daar nie hierop aangedring word nie, is die reisagente geneig om sondermeer in die vol Ekonomiese Klas te bespreek. Die vol Ekonomiese Klas tussen hoofsentra is tans beduidend duurder as kortingsvlugte. Daar is verskeie opsies van kortingsvlugte in die ekonomiese klas beskikbaar indien daar reg beplan en vroegtydig bespreek word. Indien daar van hierdie kortingsvlugte gebruik gemaak word, moet dit so vroeg moontlik bespreek word aangesien daar spesifieke betalingsvoorwaardes aan verbonde is, sowel as kostes indien veranderings en opgraderings sou plaasvind.
Byvoorbeeld:
S-klas moet vyf dae voor die vlug plaasvind, betaal word en die T-klas moet binne 24-uur na bespreking betaal word. Daar kan tot 25% van die kaartjiekoste verbeur word indien kansellasie of veranderings/opgraderings sou plaasvind.
6.1.3 Die volgende inligting word op die Aankooprekwisisie verlang alvorens die bestelling en 'n vlugbespreking bevestig kan word:
In die kwoteerder kolom op skerm een van die Aankooprekwisisie:
a. Lugreisagentskap en konsultant
In die besonderhede kolom op skerm twee van die Aankooprekwisisie
b. Naam xxx xxxxxxxx(s)
c. Datum en tyd van vertrek
d. Lugredery, vlugnommer en klas van heenreis
x. Xxxxx (vertrekpunt en aankomspunt) van heenreis
f. Datum en tyd van terugkoms
g. Xxxxxxxxx, vlugnommer en klas van terugreis
x. Xxxxx (vertrekpunt en aankomspunt) van terugreis
Byvoorbeeld:
• Item 1: Prof X Xxxx Xxxxxxx 23/09/96 om 08:30 KPS/JHB op SA427 (Y) Terug 23/09/96 om 17:30 JHB/KPS MN327 (L)
• Item 2: Transaksiefooie
• Item 3: (Slegs buitelands) Diners Fase II versekering
Met hierdie inligting kan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste kontroleer of die korrekte tarief betaal word en/of daar in die mees voordeligste klas bespreek is. Sonder bovermelde inligting kan geen lugreisbespreking bevestig word nie en dit kan lei tot vertraging wat weer kan meebring dat die Universiteit kortings verbeur en dat vlugte moontlik verpas word.
Indien daar enige veranderinge op 'n reeds bevestigde bestelling aangebring word, moet die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste daarvan in xxxxxx xxxxxx word sodat die nodige veranderings deur hulle gedoen kan word.
6.1.4 Prosedure vir gebruikers ten opsigte van buitelandse vlugte
Al die tersaaklike inligting xxxx in punt 3 van Binnelandse vlugte geld. Vir buitelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ʼn amptelike lugreisagent (tans Amex/ Xxxxxx Xxxxxxxx, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Sien ook die bepalings in 2.3 indien van ʼn alternatiewe lugreisagentskap gebruik gemaak word..
Belangrik
Inligting moet asseblief vroegtydig aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste deurgestuur word sodat dit betyds gekontroleer en verwerk kan word.
6.1.5 Pligte van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste
• Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx dadelik die bevestigende aankoopbestelling vir die betrokke lugreis per e-pos aan die lugreisagentskap elektronies deurstuur, om enige vertraging te voorkom.
• Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx toesien dat die unieke verwysingsnommers vir die verskillende lugrederye waarvolgens kredietrande verdien word, op die amptelike bestellings aangebring word.
• Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx die nodige verwysingsnommers aanbring op die amptelike bestelling om die korporatiewe-kredietkaartbetaling te magtig. Die verwysingsregister moet noukeurig op datum gehou word.
• Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste moet deurlopend kontroleer dat kortings en kredietrande aan die Universiteit beskikbaar gestel word en dat rekord gehou word vir die latere aanwending/toewysing daarvan deur die Rektoraat.
6.1.6 Pligte van Finansiële Dienste
Finansiële Dienste xxxxxx fakture, waar die faktuurbedrag met die bestellingsbedrag verskil, na die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vir kontrolering en verdere hantering.
Indien voornemende reisigers nie vertroud is met lugreisreëlings nie, skakel eers die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste (tel: 000-000 0000).
6.2 Motorhuurbesprekings
Huur van voertuie vir amptelike gebruik
6.2.1 Rekeningnommer 1153, Xxxx- en Verblyfkoste, moet in alle gevalle gebruik word by die bespreking van gehuurde voertuie vir amptelike gebruik.
6.2.2 Die volgende reëls geld in alle gevalle waar voertuie gehuur word vir amptelike gebruik, ongeag die kostepunt (universiteitsfondse, navorsingsfondse of fondse wat self gegenereer is – sogenaamde “eie fondse”) waarteen die uitgawe aangegaan word:
6.2.2.1 Die Universiteit is kontraktueel verbind om voertuie slegs by die volgende diensverskaffers te huur:
Budget Rent a Car SA Europcar
Hertz
6.2.2.2 Tariewe vir die huur van voertuie vir amptelike gebruik is op aanvraag by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar.
Slegs voertuie in die Ekonomiese Klas mag huur word, by Budget klasse P, M, B, C, I en N, Hertz klasse A, T, B, U, N en C en by Europcar klasse A, T, B, C, I, V en E. Gemotiveerde xxxxxxxx vir die huur van voertuie in ander (duurder) klasse xxx slegs oorweeg word indien dit deur die betrokke
dekaan/hoofdirekteur aanbeveel en vroegtydig op skrif by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ingedien word.
6.2.2.3 Geen bespreking vir die huur van ’n voertuig vir amptelike gebruik xxx aanvaar word sonder dat ’n amptelike rekwisisie daarvoor geskep is nie. Die doel van die xxxx en die name van die reisigers moet te alle tye vermeld word.
Die Universiteit xxxxx xxx die reg voor om indien ’n voertuig gehuur word sonder dat ’n amptelike bestelling daarvoor uitgereik is, xx xxxxx om die gebruiker te vergoed vir die koste wat aangegaan is.
6.2.2.5 Gehuurde voertuie vir amptelike gebruik binne landsgrense is onder die Universiteit se omvattende polis verseker teen skade as gevolg van ongelukke en diefstal. Geen addisionele versekering is nodig nie.
6.2.2.6 Die betrokke diensverskaffer moet skriftelike goedkeuring xxxxxxx vir die gebruik van die gehuurde voertuig buite die landsgrense, in xxxxx geval die diensverskaffer se verpligte ongeluks- en diefstalversekeringsdekking uitgeneem moet word.
6.2.2.7 By die aanvaarding van die bespreking in 2.4 hierbo, reik die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die bevestigende bewys (“voucher”) van die betrokke diensverskaffer uit wat by laasgenoemde afdeling afgehaal en aangebied moet word wanneer die gehuurde voertuig by/deur die diensverskaffer afgehaal/afgelewer word. Die betrokke diensverskaffer xxx slegs die gehuurde voertuig oorhandig indien bogenoemde bevestigende bewys (“voucher”) in ruil daarvoor aangebied word.
6.2.2.8 Die persoon wat die gehuurde voertuig gaan bestuur moet die voertuig persoonlik in ontvangs neem en ’n geldige rybewys toon. Die betrokke diensverskaffer is verplig om ’n afskrif van die rybewys op rekord xx xxx en xxx xx vergewis dat die bestuurder aan die vereiste voorwaardes voldoen en vir verhuring kwalifiseer. Alle ander persone wat moontlik ook die voertuig gaan bestuur, moet op dieselfde wyse registreer om te verseker dat die versekeringsdekking geldig xxx.
6.2.2.9 Kansellasie van ’n bestelling vir ’n gehuurde voertuig moet so spoedig moontlik via die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die betrokke diensverskaffer deurgestuur word. Indien ’n kansellasie nie betyds bevestig word nie, sal die huurder vir een dag se huur aanspreeklik wees.
6.2.2.10 Wanneer voertuie in die buiteland gehuur word, xxx die Universiteit normaalweg, by die voorlegging van die nodige bewyse, slegs die koste vergoed ten opsigte van voertuie in die “Economy” en “Compact” klasse. Xxxx vir vergoeding ten opsigte van voertuie in ander klasse xxx slegs oorweeg word by ontvangs van die nodige skriftelike motivering en die aanbeveling van die betrokke dekaan aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste.
6.2.2.11 Navrae xxx xxxxx word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste (tel 000-000 0000).
6.3 Drukwerk
Die US beskik oor die dienste van ’n professionele in-huis drukkery wat die totale omvang en dissipline van algemene drukwerk (insluitend grafiese ontwerp, uitleg en bindwerk) kan hanteer en/of bestuur.
Dit word van departemente/afdelings verwag om een kwotasie volgens aankoop snypunte in te win vanaf SUN MeDIA Stellenbosch vir alle drukwerk, bind en grafiese ontwerp wat nie binne die produkte of items val waarvan XXX XxXXX as alleen verskaffer aangewys is nie.
E-pos: xxxxxxxx@xxx.xx.xx Tel: 000 000 0000 / 021 808 2762.
XXX XxXXX Stellenbosch is aangewys as die alleenverskaffer van die volgende korporatiewe skryfbehoeftes en gedrukte items met die US se logo en/of skildwapen daarop:
• Briefhoofde*
• Besigheidskaartjies*
• Komplimentêre strokies*
• Vouers/Lêers
• Notaboekies
• Sertifikate vir geakkrediteerde kortkursusse; diens sertifikate of enige sertifikate met die US logo daarop.
• Veeldoelige korporatiewe kaartjies
• Uitnodigings
• Amptelike Korporatiewe Verslae en Publikasies xxxx vervat in die ooreenkoms tussen die US en SUN MeDIA Stellenbosch.
* Dit geld vir alle korporatiewe, fakulteit- en vlak 3-skryfbehoeftes, ook waar die US embleme die endosserende identiteit is.
Let wel: XXX XxXXX xxx in oorleg met die Afdeling Kommunikasie en Skakeling, ʼn onderafdeling van US Ontwikkeling, nuwe ontwerpe xxxx nodig, ontwikkel binne die riglyne van die goedgekeurde Korporatiewe Identiteitsgids, en die drukwerk vir bestaande en nuwe skryfbehoeftes hanteer.
XXX XxXXX Stellenbosch xxx xxxx enige ander US verskaffer meeding ten opsigte xxx xxxx, kwaliteit en dienslewering in terme van enige ander produkte.
6.3.1 Suksesvolle kwotasies deur XXX XxXXX Stellenbosch xxx met ʼn aankooprerekwisisie of interdepartementele rekwisisie afgehandel word.
6.3.2 Indien ʼn onderneming vir grafiese werk aangewys word, xxx ʼn aankoopbestelling hiervoor uitgereik en afgehandel word (die grafiese werk, in alle formate, is xxx die eiendom van die US) en die grafiese ontwerpwerk en bladuitleg moet voldoen aan die US se korporatiewe beeldvereistes en standaarde (KI-Gids). ʼn Afsonderlike versoek vir die ooreenstemmende drukwerk xxx xxx uitgestuur word waarby die grafiese werk per disket voorsien xxx word vir ʼn drukkwotasie, waarvoor SUN MeDIA Stellenbosch ook oorweeg xxx word indien dit buite die produkte of items val waarvan SUN MeDIA as alleen verskaffer aangewys is.
6.3.3 Outeursregbeskerming van derdeparty-materiaal. Tydens reproduksie van studie- materiaal word die US blootgestel aan die risiko van kopieregskending indien daar nie met omsigtigheid gehandel word nie. Innovus Tegnologie Oordrag (Edms) Bpk is verantwoordelik vir alle outeursregaangeleenthede by die US (xxx.xxxxxxx.xx.xx).
6.3.4 Die US het ’n Allesomvattende Lisensie-ooreenkoms met DALRO en dit word van personeel verwag om die gebruik van derdeparty-inhoud in studiemateriaal te rapporteer by xxxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx.xx/xxx/xxx_xxx_xxxx.xxx Vir kopiereg gebruik buite die wetlik toegelate hoeveelhede moet aansoek gedoen word vir transaksionele kopieregtoestemming.
6.3.5 Navrae
Navrae xxx xxxxx word aan:
• Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste tel (000) 000 0000
• me Xxxxx Xxx, Kopiereg beampte van die US, tel (000) 000 0000
• me Xxxxxxx xxx xxx Xxxxx xxx XXXX, tel: (000) 000 0000/12
UNIVERSITEIT STELLENBOSCH Xxxxxxx Xxxxxx / Rapportering | CAPE HIGHER EDUCATION CONSORTIUM (CHEC) Direkte rapportering Navrae |
Xxxxx Xxx Xxxxxxxx beampte Universiteit Stellenbosch Tel: (000) 000 0000 | Xxxxxxx xxx xxx Xxxxx Projekdirekteur: Kopiereg CHEC Tel: (000) 000 0000/12 Faks: (021) 659 7117 |
XXX XxXXX STELLENBOSCH Reproduksie | SUN MeDIA STELLENBOSCH Konsultasie |
Xxxxxxx xx Xxx Kliëntediensverteenwoordiger: SUN MeDIA Stellenbosch Tel: (000) 000 0000 Faks: (021) 808 2626 | Xxxxx Xxxxxxx Hoofuitvoerende Beampte SUN MeDIA Stellenbosch Tel: (000) 000 0000 Faks: 000 000 0000 |
6.4 Fotokopieermasjiene
Xxxxxx ten opsigte van verkryging van kopieermasjiene
• Alle kopieermasjiene word verkry onderhewig aan ʼn huurkontrak.
• Departementele kopieerders mag nie gebruik word vir meer as 20 kopieë per meester nie.
• Bykomstighede xxxx dokumentvoerders en sorteerders moet apart gemotiveer word en xxx slegs in uitsonderlike gevalle voorsien word.
• Afwyking van die beleid moet deur beide die omgewing wat daarvoor aansoek doen se VS- Hoof asook die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur goedgekeur word.
Prosedure ten opsigte van die huur van kopieermasjiene
Aansoek van die Departement
Die departement doen aansoek by/word deur Kommersiële Dienste (KD) versoek om hulle kopieerder te vervang en verskaf die volgende inligting;
▪ Departement se naam;
▪ Kontakpersoon;
▪ Telefoonnommer;
▪ Lokaal waar masjien xxx staan;
▪ Reeksnommer van die huidige masjien wat vervang moet word, of;
▪ Die geskatte aantal maandelikse kopieë wat gemaak xxx word, indien dit die eerste masjien gaan wees.
▪ Phonetnommer indien die ou masjien aan ʼn kaartleser gekoppel is; en
▪ Enige verdere vereistes van die nuwe kopieermasjien, byvoorbeeld dokumentvoerder, sorteerder, faks- en drukfasiliteite ensovoorts
Verskaffer kortlys
Die Afdeling Kommersiële Dienste stel op ʼn jaarlikse basis aan die einde van elke jaar, in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, ʼn kortlys saam van ten minste 3 voorkeur diensverskaffers vir die volgende jaar. Die kortlys xxx gebaseer word op prys/produk en diensvlakke gedurende die vorige termyn. Sodanige verskaffers xxx skriftelik in xxxxxx xxxxxx word van die prosedure wat vir die daaropvolgende jaar xxx geld Enige verskaffer wat tot die mark toetree gedurende ʼn bepaalde periode xxx in daardie periode geëvalueer word deur onder andere die plasing van demonstrasiemodelle en xxx in aanmerking kom vir toevoeging tot die verskafferslys in die volgende termyn. Indien die US voordeel kan put uit onmiddellike toevoeging, xxx dit oorweeg word.
Voorlegging van verwerkte kwotasies aan die Departement
• Die nuutste pryse (ten minste maandeliks opgedateer) van die voorkeur diensverskaffers word gebruik om die xxxxx xx evalueer en vergelykings te tref. Elke nuwe prys per verskaffer xxx genommer word en as sodanig in die prys vergelykings aangedui word. Xxxx xxx xxxxx xxxx maand ʼn standaard kennisgewing aan hulle gestuur word sodat hulle hul nuutste pryse kan bevestig.
• Stuur die prys vergelykings aan die departement vir voorlegging, bespreking en keuring deur die betrokkenes. Berekeninge word gedoen op die gemiddelde maandelikse volumes van die bestaande eenheid oor ʼn periode van minstens 12 agtereenvolgende maande. Die departement verkry die goedkeuring van die Dekaan/Departementshoof.
• Indien pryse egter sodanig verander voor sodanige goedkeuring dat die keuse van die verskaffer beïnvloed xxx word, moet die koste herbereken word en weer aan die betrokke omgewing voorgelê word.
• Die departement bevestig die goedkeuring skriftelik aan KD. Indien hulle nie die goedkoopste opsie opneem nie, sal die VS hoof naas die Departementshoof goedkeuring moet xxxxxxx tesame met die nodige motivering.
Bestelling en aflewering van die kopieermasjien
• KD skep ʼn Memo vir Installasie van die nuwe kopieermasjien en rig dit aan die suksesvolle verskaffer. (Hierdie dokument word huidiglik gebruik as die amptelike US “Bestelling”).
• Die Direkteur: Kommersiële Dienste keur hierdie “bestelling” goed voor afsending daarvan.
• Die departement verwittig KD sodra die kopieermasjien afgelewer is.
• Die Departement voorsien die reeksnommer van die nuwe kopieermasjien aan KD.
• Die Departement verskaf die laaste meterlesing van die ou kopieermasjien (indien van toepassing).
• Die departement stel TAS in kennis indien ʼn bestaande kaartleser ontkoppel en aan die nuwe masjien gekoppel moet word.
• Die verskaffer voorsien die nuwe huurkontrak aan KD.
• ʼn Kopie van die getekende afleweringsnota moet die kontrak vergesel.
• KD kontroleer die kontrak, maak ʼn afskrif vir aanhegting aan volledige rekord van alle relevante korrespondensie ten opsigte van die aangeleentheid wat by KD geliasseer word en stuur die oorspronklike kontrak aan die Afdeling Regsdienste vir ondertekening en afhandeling.
Kontroles
• ʼn Kontroleblad (xxxx per aangehegte voorbeeld) wat alle prosesse chronologies lys en afgeteken word deur die Direkteur: Kommersiële Dienste, xxx by xxxx bestelling geplaas word as xxxx van interne kontroles.
• Alle dokumentasie word gehou vir die langste periode van 5 jaar of solank die kopieerder op kampus is.
Kontroleblad | |
Datum van versoek/aansoek |
|
Reeksnommers en datums van pryslyste |
|
Datum van berekeninge |
|
Datum van afstuur van berekeninge |
|
Datum van goedkeuring deur Aansoeker |
|
Goedkeuring: Datum |
|
Direkteur: Kommersiële Dienste |
|
Datum van Bestelling |
|
Datum van aflewering |
|
Datum van kontrak afsending |
|
6.5 Rekenaars en Drukkers
Daar word gepoog om op standaard rekenaars en drukkers aan die US te standaardiseer. Beleid
• Daar moet vir alle rekenaars en drukkers begroot word en per aankooprekwisisie aangevra word.
• IT doen deurlopende mark- en produknavorsing om tred xx xxx met tegnologiese ontwikkeling. IT xxx dus die spesifikasies bepaal en voorlê aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vir die aankoop van gestandaardiseerde standaard rekenaars en drukkers wat aan die US se verwagtinge voldoen.
• IT xxx die gestandaardiseerde rekenaars en drukkers tegnies ondersteun, onderhou, aflewer en in bedryf stel by gebruikers.
• Gestandaardiseerde rekenaars xxx aangekoop word met ʼn drie jaar verskafferswaarborg op alle komponente sowel as ʼn drie jaar “on site” waarborg vir herstel van rekenaars “NBD
– next buisiness day”.
• Enige opgradering van ʼn gestandaardiseerde rekenaar xxx onderhewig wees aan die verkryging van die komponente vanaf die voorkeurdiensverskaffer wat die aanvanklik rekenaar gelewer het om te voldoen aan die 3 jaar ondersteunings-waarborg.
• Gestandaardiseerde rekenaars en drukkers xxx op die US se intranet gepubliseer en bygehou word vir inligting en begrotingsdoeleindes.
• Xxxxx xxx deurlopend deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bygehou en aangepas word.
• ʼn Diensvlakooreenkoms xxx ook ʼn vereiste wees vir alle voorkeurdiensverskaffers wat aangewys word vir die verskaffing van rekenaars en drukkers.
• Enige afwyking of versoek vir ʼn nie-standaard rekenaar xxx onderhewig wees aan ʼn motivering deur die Dekaan/Departementshoof aan die Senior Direkteur: IT en sy goedkeuring daarvan.
• Die voorkeurdiensverskaffer vir die voorsiening van hierdie nie-standaard rekenaars xxx xxxx die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aangewys word.
• Uitgediende en verouderde rekenaars xxx xxxx IT geïdentifiseer en afgeskryf word.
Prosedure
• Identifiseer en stel ʼn standaard rekenaar saam uit die komponente en konfigurasies op die IT webbladsy wat aan u spesifieke vereistes en behoeftes voldoen.
• Xxx asseblief duidelik u keuse van diensverskaffer en handelsmerk.
• Skep ʼn begroting met die spesifieke konfigurasiekode van die rekenaar xxxx xxxx u geïdentifiseer.
• Skep ʼn aankooprekwisisie met die konfigurasiekode xxxxx aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste
• Die aankooprekwisisie word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxxxxx xx IT vir interne goedkeuring en aanbring van die bestelling besonderhede op die “IT HEAT”- xxxxxxx, hierna word dit terugverwys na die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vir afhandeling.
• Aflewering xxx direk by IT plaasvind vir produkevaluasie.
• IT doen die opstelling, aanbring van die bateplakker en reël vir die aflewering en inbedryfstelling van die rekenaar direk by die aanvraer.
6.6 Kantoormeubels en Toerusting
Daar word gepoog om op vir algemene kantoormeubels en toerusting te standaardiseer. Beleid
• Daar moet begroot word vir alle kantoortoerusting en meubels en per aankooprekwisisie aangevra word.
• Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx in samewerking met die US Eiendomsdienste afdeling spesifikasies bepaal vir standaard kantoormeubels en toerusting.
• Monsters van gestandaardiseerde kantoormeubels en stoele kan by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste besigtig word.
• Diensverskaffers xxx vir elke kantoormeubelversoek die perseel besoek en ʼn voorlegging maak van die ameublement wat benodig word binne die US se gestandaardiseerde riglyne vir kantoormeubels. (Beskikbaar by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste).
• Kantoormeubels word in ʼn akkerhout afwerking voorsien en word doelgemaak per omgewing, dit is dus nie ʼn rak item nie en aanvraers moet minstens vier weke toelaat vir die vervaardiging en lewering.
• Kantoorstoele (lessenaar, besoeker-, operateur- en tiksterstoele) is doelgemaakte staalraam stoele wat gestoffeer is en vereis ʼn leweringstydperk van ongeveer drie weke.
• Enige afwyking van gestandaardiseerde kantoormeubels en toerusting moet vooraf met motivering deur die betrokke Dekaan/Hoof voor aansoek gedoen word by die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste.
• Navrae xxx xxxxx word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, (tel 000 0000).
7. AFLEWERING EN BETALING VAN GOEDERE EN DIENSTE
7.1 Geen goedere (kapitaal of lopend) en dienste, met die uitsondering van verbruikbare items met 'n eenheidswaarde xxx xxxxxx as R1 000,00, mag sonder 'n amptelike US - bestelling aangeskaf en/of betaal word nie.
7.2 Met die uitsondering van enkele kapitaalgoedere word alle aangeskafde goedere en dienste direk aan die departement/afdeling en by die afleweringspunt/lokaal xxxx op die bestelvorm aangedui, afgelewer.
7.3 Die departement/afdeling kontroleer self dat die gelewerde goedere/dienste korrek en volgens bestellinghoeveelheid, prys en kwaliteit afgelewer word en dat die faktuur dienooreenkomstig vir betaling gesertifiseer word. Indien die afwyking nie aanvaarbaar is nie, reël die departement/afdeling self vir die nodige terugsending en krediet voordat die faktuur vir betaling gesertifiseer word.
7.4 Departemente/afdelings bevestig die ontvangs van goedere rekenaarmatig en stuur daarna die faktuur aan die Afdeling Finansiële Dienste se Krediteure Afdeling vir betaling. Hierdie prosedure moet stiptelik en sonder versuim deur departemente/afdelings afgehandel word om te verhoed dat vertraging van betalings voorkom, dat kortings verbeur word en dat verhoudinge tussen leweransies en die Universiteit daardeur vertroebel word.
7.5 Geen betaling geskied op 'n afleweringsnota of 'n maandstaat nie. Net 'n faktuur, gesertifiseer deur die betrokke verantwoordelike amptenaar, word as betalingsbewys aanvaar.
7.6 Geen prysverskil tussen 'n leweransiersfaktuur en 'n amptelike Universiteitsbestelling ten opsigte van kapitaalgoedere is aanvaarbaar nie. Hierdie bedrae is gewoonlik vaste, gekwoteerde/tenderpryse en daarop behoort geen afwykings/verskille voor te kom nie. Afwykings/verskille moet eers met die betrokke aankoper uitgeklaar en bevestig word voordat fakture deur die betrokke departement/afdeling vir betaling gesertifiseer word.
7.7 Vervanging van kapitaalgoedere en/of herstelwerk aan 'n kapitaalitem moet nie onderneem word voordat die waarborg- en/of instandhoudingskontrak met die betrokke aankoper bespreek en uitgeklaar is nie.
8. ALGEMEEN
8.1 Personeel
Alle personeellede in die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste xxx aan die begin van elke jaar ʼn vertroulikheidsooreenkoms ten opsigte van inligting oor kliënte onderteken asook ʼn verklaring ten opsigte van die botsing xxx xxxxxxx. Hierdie dokumente xxx by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste geliasseer word.
8.2 Voorraadopnames
• Voorraadtellings moet elke maand gedoen word.
• Voorraadtellingblaaie moet in pen ingevul word.
• Oop spasies op voorraadtellingblaaie moet gekanselleer word.
• Voorraadtellingblaaie moet deur die individu wat die voorraadtelling uitvoer, geparafeer of onderteken word.
• ʼn Onafhanklike hersiening van en ooreenstemming met die voorraadrekords op die xxxxxxx moet aangedui word deur die handtekening van die persoon wat hierdie onafhanklike hersiening uitgevoer het.
• Die vergelyking van die fisiese voorraadtelling met die voorraad op die xxxxxxx moet deur ʼn persoon gedoen word wat onafhanklik is van die persoon wat die fisiese voorraadtelling gedoen het.
• Die persoon wat die fisiese voorraadtelling vergelyk met die voorraad op die xxxxxxx, moet ʼn formele rekonsiliasie en ʼn voorraadtelling-variansieverslag opstel en onderteken.
• Die formele rekonsiliasie en voorraadtelling-variansieverslag moet aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste voorsien word vir kontrolering en goedkeuring.
• Enige afwyking tussen die fisiese voorraadtelling en die voorraad op die xxxxxxx moet verklaar word in die rekonsiliasie en voorraadtelling-variansieverslag.
• Indien die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste tevrede is met die redes vir enige surplusse of tekorte, xxx die verslag aan die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur gestuur word vir goedkeuring.
• Indien die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur dit goedkeur xxx enige surplusse of tekorte te boekgestel word.
• Die Afdeling Finansies voer ʼn onafhanklike kontrole uit op jaareinde om te bepaal of die voorraadtelling ooreenstem met die voorraad op die xxxxxxx en om te verseker dat alle surplusse en tekorte verklaar word en teboekgestel word.
• Alle dokumentasie xxx by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste geliasseer word.
8.3 Aankope van voorraad
• Die persoon in beheer van die aankope van voorraad sleutel die bestelling in.
• Die persoon se lynbestuurder keur die bestelling goed.
• Die persoon in beheer van die aankope van voorraad, doen die goedere ontvangs op die xxxxxxx xxxxx die voorraad ontvang afwyk van die voorraad xxxxxx, xxx moet die persoon se lynbestuurder die goedere ontvangs doen.
8.4 US verskafferslys
Alle voornemende verskaffers moet die amptelike aansoekvorm voltooi en na die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste stuur tesame met alle dokumentasie xxxx versoek in die aansoekvorm. Die betrokke aankoper xxx die inligting kontroleer en beoordeel aan die hand van die US se evalueringskriteria en aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste voorlê vir goedkeuring indien die aankoper van mening is dat die verskaffer op die US se verskafferlys geplaas moet word. Die aansoekvorm (insluitende alle dokumentasie versoek in die vorm), KreditInform-verslag en die evalueringsverslag (goedgekeur deur die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste en die betrokke aankoper) word gestuur aan Afdeling Finansiële Dienste. Die US is onder geen verpligting om enige verskaffer op die US se lys xx xxxxx nie.
Alle buitelandse rekwisisies/verskaffers moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste goedgekeur word.
Enige departement/afdeling of persoon in die diens van die US wat nie hou by hierdie prosedures en beleid nie, sal onderwerp word aan dissiplinêre aksie ingevolge die Dissiplinêre Kode van die US.
Opdateer 2012/10/10