JAARVERSLAG 2023

Klipfoynteyn Huiseienaars - Vereniging

JAARVERSLAG 2023

Wat 'n voorreg xx xxxx xx xxxx van Klipfonteyn en dus ook van die Klipfonteyn Huiseienaarsvereniging (KHEV). Ons xxx in ‘n omgewing met xxxxx gebiede wat die area besonders maak. Hierdie is ook 'n jaar waarin eiendomme ontsettend baie verwissel het van eienaars, gevolglik is daar baie nuwe bouplanne goedgekeur, konstruksie het dramaties toegeneem en daar het soms twyfel ontstaan of die nuwe eienaars dieselfde passie vir die area het. Wat verblywend was, was na kommunikasie met die meerderheid nuwe eienaars is bevestig dat hulle finale keuse beïnvloed is deur die omgewing met xx xxxxx areas en die xxxx dat hulle aan 'n Huiseienaarsvereniging kan behoort waar hy/sy inspraak het in die bestuur van Klipfonteyn

Ek wil die terugvoer onder die volgende afdelings hanteer, nl.:

• Regsgeldigheid van die Klipfonteyn Huiseienaarsvereniging

• Grondwet en Visie

• Grootste bate wat spesiale xxxx benodig

• Korttermyn Versekering

• Databasis instandhouding

• Finansiële verslag

• Finansiële status – invordering van fooie

• Kommunikasie

• Beplanning en Begroting vir 2024/2025

• Instandhoudingswerk

• Nuwe eienaars en huise

• Wyk 11 Terugvoer

REGSGELDIGHEID VAN DIE KHEV

Omdat ons voortdurend gekonfronteer word met die regsgeldigheid van KLIPFONTEYN HUISEIENAARSVERENIGING, die Trustees en die Grondwet, het ons 'n regskenner van Huiseienaarsverenigings opdrag gegee om navorsing te doen in hierdie verband en om vir ons ‘n Regsopinie xx xxx. Die uitslag is beskikbaar op ons webwerf

xxxx://xxxxxxxxxxx.xx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/00000000-Xxxxx-Xxxxxxx-XX-Xxxxxxx.xxx

Die Regsopinie bevestig dat almal wat eiendom op Klipfonteyn besit aan die KHEV moet behoort.

Die XXXX was toe ook verplig om by “CSOS – Community Schemes Ombud Services (CSOS Act 9 of 2011)’ te registreer. Daar is 'n jaarlikse fooi daaraan verbonde, maar dit verskaf Ombud Dienste waar inwoners bv. Die Grondwet oortree of selfs nie hul jaarlikse fooie wil betaal nie.

GRONDWET EN VISIE

Die grondwet word uitgedaag en wat veral wat onder die soeklig kom is die Bouriglyne en die Munisipale dienste. Die eienaars wat 'n probleem hiermee het, word aangemoedig om dit by die Algemene Jaarvergadering op te neem en veranderinge voor te stel.

Die Grondwet moet vooraf aan voornemende kopers bekendgestel word sodat hulle 'n ingeligte besluit kan neem voordat hulle koop, maar dit gebeur ongelukkig nie, omdat ons toenemend gevalle kry waar die koper nie eers bewus is dat hy/sy verplig is om aan die KHEV te behoort nie. . Daar is sommige eienaars wat die Grondwet en veral die Bouriglyne oortree en wat ’n dispuut verklaar en nie regstellings xxx xxxx nie omdat soortgelyke nie-nakomings in die verlede toegelaat is.

As hierdie dissipline nie gehandhaaf kan word nie, vrees ek dat die meerderheid eienaars wat die Grondwet ondersteun, ontnugter kan word.

Die Visie: "My Tuiste in 'n Veilige en Eko-vriendelike Buurt" word voortdurend in al ons kommunikasie bekendgestel. 'n Visie is 'n blik op die toekoms, dit wat ons wil bereik. Dit is 'n voortdurende proses en as ons die doel bereik het, moet dit gehandhaaf word. Met die projekte wat uit die visie voortspruit, probeer ons om die doelwitte te bereik. Die nuwe uitdaging met die opwarming van die aarde wat die weerstoestande beïnvloed, xxx in die toekoms ook 'n uitdaging vir ons word.

GROOTSTE BATE WAT SPESIALE VERSORGING BENODIG

Die Xxxxx areas is ons grootste bate. Behalwe dat dit uniek is, het dit ʼn waarde van R12 845 000.00 en spandeer ons 0.4% van ons jaarlikse begroting op die onderhoud en ontwikkeling van hierdie bate. Almal het 'n reg op 'n veilige en gesonde leef omgewing vir beide mense en diere. Ons het 'n verantwoordelikheid teenoor mekaar in die gemeenskap om na die xxxxx areas en hulpbronne om xx xxxx.

Daar word grootliks gefokus op die definisie van die Xxxxx areas, die verwydering van indringerplante en droë materiaal. Dit is nie altyd sigbaar vir die onopgeleide oog om xx xxxx wat gedoen word nie, maar ons gaan voort met die proses. Hierdie proses voldoen ook aan die vereistes van die skriftelike ooreenkoms asook aan die brandbestryding prosedure van die Munisipaliteit.

Die drie meter skoon gemaakte area aan beide kante van ons interne xxxxx xxxx ook as brand paaie. Hierdie brand paaie het nie ten doel om brande te stop nie, maar is hoofsaaklik om vinnige toegang vir die brandweer xx xxx in geval van 'n brand. Daar was ʼn spesiale versoek deur inwoners aan die munisipaliteit dat die drie meter interne paaie nie gesny word gedurende die blomtyd nie. Die gevolge daarvan was egter dat die munisipaliteit agter geraak het met die sny van die areas, maar xxx blykbaar voor Desember 2023 die agterstand inhaal.

KORTTERMYN VERSEKERING

Die KHEV en by name die Verkose Trustees wat regsgeldig namens die KHEV optree, is genoodsaak om versekering uit te neem om die KHEV en hulleself te beskerm as daar ‘n regsaak van verlies aan eiendom aanhandig gemaak word a.g.v. beweerde nalatigheid. Die Trustees is genoodsaak om dissipline te handhaaf met al hul pligte t.o.v. Xxxxx areas wat aan die Munisipaliteit se minimum vereistes moet voldoen, vandaar die ooreenkoms met die Munisipaliteit en die gepaardgaande risiko analise asook nakoming van bouregulasies ens.

Ons was aanvanklik by CIA verseker, maar omdat hulle in die toekoms nie meer van konsultante gebruik gaan maak nie, ons slegs direk uit Johannesburg xxx verteenwoordig en ons ver onderverseker was, het ons kwotasies aangevra van verskillende Korttermyn Versekeraars en het ons die versekering by Western geplaas om die volgende redes:

• Western verseker KHEV teen ʼn beter tarief

• Daar is ʼn plaaslike verteenwoordiger wat jaarliks moet kommunikeer en die aanpassings moet doen waar nodig - “Prism Consultants”

• “Prism Consultants xxx jaarliks al ons dokumentasie hersien en opdateer bv. Xxxxxxxxxx met Munisipaliteit, Risiko Analises ens.

• Die Aanspreeklikheid Afdeling sluit in: 1. Openbare Aanspreeklikheid vir R10m. 2. Trustees Skadeloosstelling vir R5m. 3. Werkgewer Aanspreeklikheid vir R10m. Dus ‘n totale Aanspreeklikheid van R25m. Die Aanspreeklikheid is dus verhoog na R25m waar dit aanvanklik R1m was.

• Alle risiko's en items in die oopte (Brand, Diefstal. Kwaadwillige skade, Natuurlike oorsake en Meganiese mislukking) Sluit in: 1. Besproeïngstelsel met pype en rekenaar boks. 2. Instandhouding en skoonmaak toerusting. 3. Spoed hobbels. 4. Ligte 5. Loop paaie, plaveisel en houttrappe.

• Ook onder hierdie polis ingesluit, dekking vir: 1. Masjinerie onklaarraking. 2. Slotte en sleutels. 3. Eise voorbereiding en 3. Koste t.o.v. SASRIA (politiek gemotiveerde eise)

DATABASIS INSTANDHOUDING

Vier jaar gelede het ons onderneem om alle Inligtings- en Kommunikasie Dokumentasie op 'n databasis xx xxxxx. Dit is aanvanklik op 'n rekenaar met 'n hardeskyf gestoor. Ons het ook "Gloogle" webwerf probeer, maar ons Sekretaris Xxxx du Preez het ons aan Microsoft 365 voorgestel, waar ons in die toekoms al ons inligting teen ±R1200 per jaar xxx xxxxx.

Inligting xxxx xxxxx die goedgekeurde huisplanne en hersiene huisplanne word daarop gestoor. Die negatief is egter dat al die Trustees rekenaarvaardig xxx moet wees aangesien hulle met hierdie inligting xxx moet werk en ook in die toekoms elektroniese goedkeuring xxx moet gee wat die rondstuur en afteken van dokumentasie kan vergemaklik.

Daar is die minimum dokumentasie wat as harde kopieë gehou moet word aangesien alles geskandeer en in elektroniese formaat gehou kan word. Standaardprosedures en vloeidiagramme om die Standaardprosedures te verduidelik is ook beskikbaar, maar moet gereeld hersien word. Daar was klagtes dat die Trustees nie konsekwent opgetree het nie en om dit aan te spreek het ons die volgende bestuurstelsels in plek gestel:

• Dokument beheerstelsel

• Vloeidiagramme om die Standaardprosedures te verduidelik

• Risiko-analise: Die Risiko-analise word jaarliks bygewerk met nuwe inligting en word ook op die databasis gestoor xxxx alle Inligting

Spesiale prosedures is geskep wat ook op ons Web-Tuis is, naamlik:

• Geslote sluit xxxxx televisie CCTV op Klipfonteyn huiseienaars eiendom - Beleid oor die regulasies van Klipfonteyn CCTV (geslote xxxxx televisie) Kameras

• Vuur en ontruiming plan prosedure vir Klipfonteyn HEV

• Inligtingsbeleid (POPIA)

FINANSIËLE VERSLAG

Weereens wil ek Xxxxx Xxxxxx bedank dat hy sy tyd onbaatsugtig beskikbaar gestel het xx xxxx die Finansiële State xx xxxx en duidelikheid te kry waar vrae ontstaan sodat toepaslike aantekeninge gemaak kan word. Ons het ook die Inkomstestaat

met behulp van "CJ Bookkeeping" hersien sodat dit by die bankstaat pas. Hierdie jaarverslag is saam met hierdie verslag beskikbaar.

In 'n laat ontwikkeling het ons Sekretaris Mnr. Xxxx du Preez die Jaarstate en die formaat van die verslag bevraagteken en dit word tans in 'n nuwe formaat saamgestel. Moontlike veranderinge xxx gemaak word en die jongste jaarverslag xxx xxxx met hierdie verslag beskikbaar wees.

FINANSIËLE STATUS – INSAMELING VAN FOOIE

Invorderings van jaarlikse fooie xxx ons grootste uitdaging veral omdat eiendomme van eienaar verwissel en die Trustees nie hiervan in xxxxxx xxxxxx word nie. Wat veral ontstellend is, is dat die vorige eienaars xxx xxx uitstaande jaargelde verklaar nie en dat KHEV dit xxx moet afskryf. Die korrekte prosedures is dat die Oordrag prokureur 'n Klaringsertifikaat van die KHEV moet aanvra voordat 'n transaksie afgehandel kan word. Hier wil ons vir Xxxxxxx Xxxxxxx bedank vir die werk wat sy gedoen het om die Eiendomsagente en Oordrag prokureurs in te lig, sodat kommunikasie ook vir agterstallige fooie kan plaasvind.

Xxxx du Preez het ons nou ook gehelp om van die eiendomme te identifiseer wat van eienaar verwissel het en daar is 'n voorstel op die tafel waar ons ons boekhouer opdrag xxx xxx om agterstallige skuld in te vorder teen 'n fooi. Dit xxx bespreek word by die begroting

KOMMUNIKASIE

Met ons kwartaallikse nuusbrief "DIE KORAALRIF" probeer ons om al die eienaars op hoogte xx xxx van alle verwikkelinge en die status van die onderskeie projekte. Ons kommunikasiekanaal is uitsluitlik deur e-pos, so ons registreer dit as amptelike kommunikasie en maak seker dat alle e-posse beantwoord word.

Daar is twee "WhatsApp" groepe wat gebruik word, wat nie deur KHEV ontwikkel is nie en sodanig nie as kommunikasie met die KHEV xxx xxxx nie. Die sekuriteit "WhatsApp" groep word uitsluitlik vir sekuriteitsdoeleindes gebruik om sekuriteit tussen eienaars te bevorder.

Die Klipfonteyn Trustees het xxx xxxxx toegang tot inligting vanaf ons twee kameras wat by die ingang geïnstalleer is en deur 'n baie kundige persoon Xxxxxx Xxxxxxxxxxx op sy persoonlike Wi-Fi heffing, namens die KHEV bestuur word. Beide hierdie kameras is vervang met die nuutste tegnologie en is van uitstaande gehalte asook geregistreer by die munisipaliteit, maar word myns insiens nie optimaal gebruik nie.

In elke “KORAALRIF” word die prosedure verduidelik hoe dit gebruik kan word, maar die "POPIA" wetgewing beperk hoe ons die inligting mag gebruik en dit word ook deur die Munisipaliteit onder hierdie voorwaarde goedgekeur. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx xxx by navraag verduidelik hoe die inligting gebruik kan word.

BEPLANNING EN BEGROTING VIR 2024/2025

Vanaf verlede jaar is ons begroting so saamgestel dat dit onder die volgende hoofde gegroepeer word, nl.: Hoofgroepe: INKOMSTE & UITGAWES

UITGAWES word verder in die volgende kategorie opgedeel

1. Gemeenskaplike uitgawes

• Onderhoudskoste – meestal ons xxxxx wat bestuur word

• Projekte – projekte goedgekeur by AJV

2. Administratiewe uitgawes

• Maandelikse bedryfskoste

• Oorhoofse koste

3. Kapitaalbesteding

Onderhoud Kontrakte word jaarliks in Juliemaand hersien. Dit word xxx by die volgende AJV aangebied en eers in die daaropvolgende Xxxxx tree dit in xxxxxxx. Kontrakte het 'n duidelike taakbeskrywing, wat uiters noodsaaklik is om kontrakte effektief te bestuur.

• Boekhouerkontrak

• Tuindienstekontrak

• Groengebiedekontrak

• Klipfonteyn Webwerf - Opdateringsooreenkoms

Ons bankstate en begrotings formaat is ge-sinchroniseer sodat ons die begroting kan bestuur en verantwoordelik kan rapporteer. Xxxx xxx twee begrotings ter tafel gelê word by die AJV, een met dieselfde items xxxx in die verlede en alternatiewelik ‘n begroting waar ons voorsiening maak vir die invordering van agterstallige jaarlikse fooie

HERSTELWERK

Instandhouding van ons bestaande infrastruktuur, ons xxxxx word oor verskillende siklusse in stand gehou. Party moet jaarliks in stand gehou word en xxxxx xxxx waar items vervang moet word xxxx dit breek of die einde van hul leeftyd bereik. XXX XXX XXXXX:

Ingangsmure: Hoofingangsmuur en Kaartmuur

Ligte: Kamera ondersteuningsligte en Kaartmuur ondersteuningsligte Spoed hobbels: 8 spoedwalle

Plaveisel: Na houttrappe en Nommerplaatherkenningsafdelings

Kameras: Ingang kamera Privaat en Navigasie kamera by rotstuin vir nommerplaat-identifikasie Sprinkelbesproeiing xxxxxxx: Pype en toebehore; Twee beheerders; Xxxxxx en bome Onderhoud en herstelwerk 2022/2023:

• Toegang muur is herstel en oorgeverf

• Trappe na See word jaarliks gereeld geïnspekteer en in stand gehou.

• Instandhouding op paadjies word gereeld gedoen deur onkruiddoder te spuit

• Om paaie oop te sny wat deur die kontrakteur as xxxx van die kontrak gedoen word. Instandhouding xxx Xxxxx gebiede gaan xxxxx xxxx per kontrak

• Hersien die elektriese toerusting en bedrading.

• Vervanging van beide kameras gekoppel aan die nuutste tegnologie en databasis

• Onderhoud van die webwerf

NUWE EIENAARS EN HUISE

Daar is ±33 erwe en huise wat oor die laaste 3 jaar van eienaar verwissel het. Dit skep 'n probleem om die regmatige eienaars op xx xxxxx en om kommunikasie te bewerkstellig wat uiters belangrik is.

Planne word slegs goedgekeur indien al die dokumentasie ingedien is by die KHEV . Die eienaar moet ook 'n opbetaalde lid van die XXXX xxxx alvorens planne goedgekeur word. Die persone wat die planne goedkeur, voltooi 'n kontrolelys wat aan alle aspekte van die KHEV bou voorwaardes moet voldoen voordat die planne goedgekeur en aan die Munisipaliteit oorhandig word.

Hier wil ek veral vir Xxxxxxx Xxx bedank dat hy hierdie taak so vinnig en professioneel hanteer. Alle dokumente word xxx op die databasis gestoor.

Die planne word aan die munisipaliteit oorhandig vir die tegniese aspekte en goedkeuring van die huise xxxx op die plan. Die KHEV span is nie verantwoordelik as bouwerk nie volgens die planne plaasvind nie. Ons kan op die Munisipaliteit se toep "COLLABORATOR" ‘n afwyking vanaf bouplanne of ‘n nie-nakoming rapporteer, maar dit xxx egter die verantwoordelikheid van die Munisipaliteit om al die relevante regsdokumentasie in xx xxxxx en xxx die huise finaal goed xx xxxx.

WYK 11 VERSLAG

Dit xxx een van ons hoof doelwitte xx xxxxx die raamwerk van die Munisipaliteit se vereistes xx xxx. Ons kan rapporteer dat hulle by ons visie ingekoop het deur die Klipfonteyn area as voorbeeld te gebruik wat hulle voortaan vir die hele Gansbaai gebied beplan.

Ek het saam met ons vorige nuusbrief (Die Koraalrif) 'n dokument ingesluit by die epos, wat baie belangrik is hoe die elektrisiteitstariewe in die toekoms bereken gaan word. Ek stel dit nou weer beskikbaar. Maak xxxxx xx die dokument lees en verstaan. Dit xxxxxx ook na ‘n moontlikheid waar jou bestaande xxxxxxx afgegradeer kan word om sodoende xxxxx xx bespaar. Die dokument se naam is: "Electricity Cost of Supply"

Die Munisipaliteit het ‘n toep geïmplimenteer "COLLABORATOR". Laai xxxxx hierdie applikasie op jou foon af vanaf jou “Play Store” en gebruik dit xxx om probleme t.o.v. Munisipale dienste of beskadiging van infrastruktuur, ens. aan te meld.

Die riool situasie is by verskeie geleenthede by Wykskomitee vergaderings bespreek. Die realiteit xxx dat Xxxxxxxxxxx uitbreiding ontwerp is met die putstelsel as rioolstelsel en dit is xxxx onmoontlik om nou te verander en die nodige infrastruktuur te vestig.

BEDANKINGS

Baie dankie aan Xxxxxxx Xxx, ons Skakelbeampte, wat deurgaans met die Munisipaliteit gekommunikeer het. Hy en Xxxxxxx Xxxxxxx het ook deur al die Huisplanne gewerk, goedgekeur en afgeteken. Baie dankie ook aan hulle daarvoor

Dankie aan Xxxxxx Xxxxxxxxxxx wat as Tesourier opgetree het en ook die Kringtelevisie op sy persoonlike koste (Wi-Fi) bestuur. Hy het ook die vervanging van beide kameras hanteer, nogmaals dankie.

Aan Xxxx Xxxxxxx baie dankie. Hy is ons Tuine spesialis en het ook die opgradering van die pype en besproeiing xxxxxxx gedoen.

Baie dankie aan Xxxxxxx Xxxxxxx wat xxxx reeds genoem saam met Xxxxxxx Xxx planne goedgekeur het en ook behulpsaam is om nuwe eienaars op xx xxxxx.

Xxxxxx Xxxx du Preez, wat ‘n laat bekendstelling aan die span was en wat die pos as Sekretaris vervul het. Hy het ook die rekenaar xxxxxxx opgradeer met die bekendstelling van Windows 365. Ook vir die nuwe formaat van die Finansiële Verslag.

Die Koraalrif, Klipfonteyn se Kwartaallikse Nuusbrief het voortgegaan om oor Klipfonteyn en die omgewing xx xxxxx. Dankie aan Xxxxxxxx Xxxxxxx wat die redakteur is.

Ons webwerf xxx.xxxxxxxxxxx.xx.xx word onderhou en kwartaalliks bygewerk met nuwe inligting vir u gerief. Besoek dit xxxxx.

Namens die Trustees van die KHEV wil ek u almal 'n Geseënde Kersfees en 'n voorspoedige Nuwejaar toewens.