Common use of Системи за управление и контрол Clause in Contracts

Системи за управление и контрол. 1. Всяка страна-бенефициент следва да гарантира, че: (i) Националният координатор по ИСПА; (ii) Националният фонд и Националният ръководител (НР) (iii) Изпълнителните агенции (ИА) и Секторните ръководители (СР), и (iv) Крайните бенефициенти така, както същите са дефинирани съгласно Меморандума за разбирателство на ИСПА за усвояването на Националния фонд за ИСПА, следва да получат подходящи и своевременни инструкции за осигуряването на системите за управление и контрол, необходими за стабилното управление на ИСПА, съобразно общоприети принципи и стандарти, и по-специално за осигуряване на правилни, регулярни и допустими искания/claims за помощ по ИСПА, както и да се гарантира, че мерките се прилагат съгласно условията на Меморандума за финансиране и при съблюдаване на целите, визирани съобразно тази мярка. 2. За целите на настоящото Приложение „изпълнителните агенции” включват също и други органи, различни от „крайните бенефициенти”, на които от страна на изпълнителната агенция или секторния ръководител се възлага изпълнението на мерки, подпомагани чрез ИСПА (наричани за краткост „органи с делегирани правомощия”/delegated bodies). 3. За целите на настоящото Приложение, освен където изрично не е предвидено друго, „мерки” означава самостоятелни проекти, етапи от проекти или групи проекти, предвидени в Приложение ІІІ.2, раздел ІІ (1), предмет на Финансовия меморандум. 1. Системите за управление и контрол на Националния координатор на ИСПА, Националния фонд, изпълнителните агенции, органите с делегирани правомощия и крайните бенефициенти, пропорционално на обема на предоставената помощ, следва: (a) да дават ясна дефиниция, точно разпределение и, доколкото стабилното управление налага това – подходящо разделение на функциите във визираната организация; (b) да разполагат с ефективни системи, чрез които да се гарантира ефективното изпълнение на функциите; (c) при органите с делегирани правомощия и крайните бенефициенти – отчетност пред компетентните власти за изпълнението на задачите и използваните средства. 1. В системите за управление и контрол по Раздел 3 следва да се предвидят процедури за удостоверяване на автентичността на предявените разходи и за изпълнението на мярката от нейния подготвителен етап до въвеждане в експлоатация на финансирания инвестиционен проект, съгласно условията на съответния Финансов меморандум, целите, предвидени в мярката и съобразно приложимите правила на национално ниво и тези на Общността, като особено се вземе под внимание допустимостта на разходите за оказване на помощ от ИСПА, защита на околната среда, транспорт (включително транс-европейски мрежи), конкуренция и възлагане на обществени поръчки. Удостоверяването обхваща всички аспекти - както от финансово, така и от техническо и административно естество, които имат определящо значение за ефективното усвояване на предвидената помощ. 2. Съгласно процедурите се изисква протоколиране на удостоверяването на мерките на място. Протоколите следва да описват свършената работа, резултатите от удостоверяването и мерките, предприети за отстраняване на несъответствията. При наличие на физически или административни удостоверителни процедури, които не са изчерпателни, а са извършени за определена извадка от работи или сделки, в протоколите трябва да са посочени съответните работи или сделки и да е описан метода на съставяне на извадката. 1. Страната-бенефициент е длъжна да уведоми Комисията в срок до три месеца след влизането в сила на Финансовия меморандум относно организацията на Националния координатор по ИСПА, Националния фонд, изпълнителните агенции и органите с делегирани правомощия, които отговарят за изпълнението на мерките по ИСПА, описани в Раздел 2, за системите за управление и контрол, внедрени от съответните ведомства и органи, както и за предвиденото усъвършенстване съгласно инструкциите по Раздел 2 (1). 2. Комуникацията трябва да съдържа следната информация относно Националния координатор по ИСПА, Националния фонд, изпълнителните агенции и органите с делегирани правомощия: (a) функциите, с които са натоварени; (b) разпределението на функции в рамките на техните отдели структурни звена) или между тях, (c) процедурите за инспекция и одобрение на работите, съгласно които се извършва приемане, удостоверяване и обосновка на валидността на исканията за възстановяване на разходите, и чрез които се разрешават, извършват и отчитат плащанията към бенефициентите; (d) осигуряване на одита на системите за управление и контрол 3. Комисията, в сътрудничество със страната-бенефициент, следва да се удовлетвори, че системите за управление и контрол, представени по точки 1 и 2 отговарят на стандартите на настоящото Приложение, като следва да оповести всички пречки, които те създават за прозрачността на операциите по ИСПА и за изпълнението на отговорностите на Комисията. Редовно се извършват прегледи за функционирането на системите. 1. Системите за управление и контрол на мерките следва да осигуряват достатъчна възможност за проследяване на одитната пътека. 2. Проследяването на одитната пътека се приема за достатъчно, когато позволява: (a) съответствие на общите суми, удостоверени пред Комисията с отделните отчети за разходите, както и съпътстващите документи на съхранение по различните административни нива, от страна на изпълнителните агенции и крайните бенефициенти; (b) удостоверяване на разпределянето и трансфера на наличните средства от фондове на Общността и национални такива; (c) удостоверяване на информацията, предоставена по изпълнението на мярката съгласно условията на Финансовия меморандум, съгласно който се предоставя помощта и се определят целите на визираната мярка; 3. Индикативно описание на информационните изисквания за достатъчна проследимост на одитната пътека е дадено в Приложение ІІІ.4.А. 4. Страната-бенефициент следва да се удовлетвори по следните пунктове: (a) наличност на процедури, с които да се гарантира, че документите, свързани с конкретните позиции на поетите разходи, направените плащания, предприетите работи, както и удостоверяване на същите във връзка с мярката, които са необходими за достатъчна проследимост на одитната пътека, се водят съгласно изискванията на Раздел Х от Приложение ІІІ.1 и съгласно Приложение ІІІ.4.А. (b) наличие на отчетност за органа, който ги съхранява, и за неговото местоположение; (c) документите да бъдат достъпни за проверка от страна на лицата и органите, които обикновено са упълномощени да извършват това; 5. Лицата и органите, упоменати в точка 4 (с), са: (a) съставът на Националния координатор на ИСПА, Националният. фонд, изпълнителните агенции и органи с делегирани правомощия, които обработват исканията за плащане. (b) службите, които извършват одити на системите за управление и контрол; (c) Националният ръководител, като лице, компетентно да заверява междинни и окончателни искания за плащане, съгласно Раздел ІІІ (8) от Приложение ІІІ.1 и лицето или ведомството, което издава декларации при прекратяване на мерките съгласно предвиденото по Приложение ІІІ.4.С. (d) Компетентни служители на националните одитиращи институции и на Общността. Възможно е същите да изискат да им се предоставят извлечения или копия на документите или счетоводните отчети, посочени по т. 4.