We use cookies on our site to analyze traffic, enhance your experience, and provide you with tailored content.

For more information visit our privacy policy.

Předávání a přebírání přijatých dokumentů Vzorová ustanovení

Předávání a přebírání přijatých dokumentů. Předávání a oběh dokumentů je realizován mezi podatelnou a útvary nad dokumentem přijatým od externího adresáta. • Pro předání zaevidovaných doručených zásilek jednotlivým útvarům je možné při větším objemu pošty, využít tištěné předávací protokoly. Díky předávacím protokolům se předchází situacím, kdy jsou zásilky ztraceny a těžko se dohledává fyzický pohyb zásilky, avšak pohyb dokumentu je přehledně zaznamenáván v historii dokumentu – kolování – v ESSL. • Zásilky se fyzicky třídí pro jednotlivé útvary a předávají se zároveň v ESSL. Správce pošty, vedoucí odboru či jiní pověření pracovníci útvaru, provádějí elektronické převzetí poté, co zásilky, dokumenty fyzicky obdrží. V systému se dokumenty útvarům zobrazují ihned po jejich evidenci podatelnou, ale jejich převzetí je možné až po předání podatelnou. Převzetí probíhá pro dokumenty doručené v analogové i elektronické formě. • Převzetí dokumentů na útvar zajišťují pověření pracovníci nebo vedoucí pracovníci, společně s přidělením konkrétnímu zpracovateli k vyřízení. Pro přehled o včasném vyřizování podání je možné definovat zákonné či jiné lhůty k vyřízení. Na základě evidovaných lhůt k vyřízení je možné využívat e-mailové notifikace o blížící se nebo prošlé lhůtě k vyřízení konkrétního dokumentu, a to včetně notifikace nadřízenému pracovníkovi. • Přidělování se provádí na podřízené útvary nebo je možné konkretizovat na pracovníky. V případě, že je pošta předána z odboru na oddělení, přidělení konkrétnímu zpracovateli zajišťují pověření pracovníci daného oddělení (úseku) nebo vedoucí oddělení. Při přidělení lze zadat upřesňují pokyn k vyřízení dokumentu. • V případě, že podání věcně nepřísluší k vyřízení útvaru, jemuž bylo podatelnou přiděleno, zajistí odpovědný pracovník jeho vrácení zpět podatelně, která zajistí správné předání. Předání se provádí v ESSL i v listinné podobě dokumentu. Kolování dokumentu je evidováno v ESSL. • Je-li potřeba provést změnu určeného pracovníka (zpracovatele) k vyřízení, provádí ji též pověřený pracovník s příslušným oprávněním v ESSL, změnou zpracovatele u daného dokumentu. Měnit je možné i zadané lhůty k vyřízení.