Definice cílového stavu Elektronického systému spisové služby. Popis modulu: ESSL (agenda Spisová služba) zajišťuje evidenci a zpracování celého životního cyklu dokumentů od jejich příjmu, zpracování, vyhotovování, vyřizování, ukládání ve spisovně až po finální realizaci skartačních řízení nad objekty s uplynulou úložnou dobou ve spisovně organizace. • Agenda Spisová služba se zaměřuje na procesní část zpracování dokumentů a jejich životního cyklu uvnitř organizace v souladu s platnými legislativními a interními předpisy o vedení spisové služby. • Xxxxxx je určena pro řízení životního cyklu dokumentů od vstupu do organizace na podacích místech, přes přidělení dokumentů zpracovatelskému útvaru a konkrétnímu zpracovateli. Zpracování odpovědi a zajištění vypravení (odeslaná korespondence), včetně sledování souvisejících podkladů, např. žádost o zpracování posudku. Zajišťuje přehledné zpracování součinnosti, vytváření dílčích vyjádření oslovených útvarů. • Spisová služba zajišťuje jednotné přidělování jednoznačných identifikátorů a čísel jednacích dokumentům v rámci aktuálního kalendářního roku. • Dokumenty týkající se téže věci jsou spojovány ve spise. Spisy spolu související lze ukládat do tzv. pořadačů, které slouží pro jejich snadné vyhledávání. • Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy se ukládají ve spisovně. Spisovna eviduje veškeré uložené objekty (dokumenty, spisy, díly, krabice) v elektronické archivní knize. Eviduje a povoluje elektronické nahlížení v rámci ESSL i fyzické zápůjčky ze spisovny. Připravuje skartační návrh a dle rozhodnutí archivu ve skartačním řízení zajišťuje provedení archivace a skartace. • Systém podporuje kromě zpracování dokumentů a spisů také řídící činnost v organizaci. • Vedoucí může kdykoliv průběžně přidělovat a kontrolovat práci svých podřízených. V případě pochybností nebo jiných organizačních důvodů může do průběhu zpracování zasáhnout. • Systém umožňuje oběh a přidělování dokumentů mezi jednotlivými útvary úřadu, předávání spisů mezi útvary. • O všech krocích zpracování dokumentu se vedou záznamy v historii daného objektu a v transakčním protokolu systému. Systém umožňuje zpětně určit kdo, kdy a jak s dokumentem či spisem pracoval. • Systém je založen na principu plné osobní odpovědnosti na úrovni jednotlivého referenta, proto se v historii zaznamenává funkční místo i jméno konkrétního zpracovatele dokumentu. • Aplikace řeší kontrolovaný přístup k obsahu spisů vedených v rámci správního řízení na základě platného oprávnění úředních osob a rejstříku spisových znaků. • Agenda Spisové slu...
