INFORMACE ORGÁNŮ A INSTITUCÍ EVROPSKÉ UNIE

IV

(Informace)

INFORMACE ORGÁNŮ A INSTITUCÍ EVROPSKÉ UNIE

ÚČETNÍ DVŮR

ZVLÁŠTNÍ ZPRÁVA č. 2/2007

o výdajích orgánů na budovy, spolu s odpověďmi orgánů

(podle čl. 248 odst. 4 druhého pododstavce Smlouvy o ES)

(2007/C 148/01)

OBSAH

Bod Strana

ZKRATKY ............................................................... ............. 3

SLOVNÍČEK POJMŮ ............................................................... ..... 3

SHRNUTÍ ............................................................... . . I–X 4

ÚVOD ........................................................... ......... 1–3 5

Oblast auditu .......................................................... 1 5

Rozsah a cíle auditu ..................................................... 2–3 5

PŘIPOMÍNKY .............................................................. 4–49 5

Plánování ............................................................. 4–19 5

Politika v oblasti budov ............................................... 9–12 6

Výběr a umístění budov .............................................. 13–15 6

Informace o řízení ................................................... 16–19 7

Financování a náklady .................................................... 20–38 7

Postupy pro veřejné zakázky .......................................... 21–23 7

Stanovení smluvních podmínek, kupní ceny a nájemného .................... 24–31 8

Způsoby financování stavebních projektů ................................ 32–38 9

Interinstitucionální spolupráce ............................................. 39–49 10

ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ .................................................... 50–58 12

Plánování ............................................................. 51–55 12

Bod Strana

Financování a náklady .................................................... 56–57 12

Interinstitucionální spolupráce ............................................. 58 13

Příloha I: Plnění rozpočtu v letech 2003–2005 ................................................ 14

Příloha II: Seznam budov, kterými se zabývá tato zpráva ........................................ 15

Odpovědi Evropského parlamentu ....................................................... 16

Odpovědi Rady ............................................................... ........ 17

Odpovědi Komise ............................................................... ...... 18

Odpovědi Soudního dvora .............................................................. 25

Odpovědi Evropského hospodářského a sociálního výboru .................................. 26

ZKRATKY

CPQBF Přípravný výbor pro rozpočtové a finanční otázky (Comité de Préparation pour les Questions Budgétaires et Financières)

DPH Daň z přidané hodnoty

EIB Evropská investiční banka

EU Evropská unie

EURIBOR Referenční úroková míra mezibankovního trhu v eurozóně (Euro Interbank Offer Rate) GŘ Generální ředitelství

GŘ ADMIN Generální ředitelství pro personál a administrativu GŘ EAC Generální ředitelství pro vzdělávání a kulturu

GŘ ECFIN Generální ředitelství pro hospodářské a finanční záležitosti GŘ RTD Generální ředitelství pro výzkum

IT Informační technologie

SA Akciová společnost (société anonyme)

SLOVNÍČEK POJMŮ (1)

Dlouhodobý pronájem (francouzsky emphytéose): právo užívat za nájemné a po stanovenou dobu (podle belgického práva minimálně 27 let a maximálně 99 let) pozemek nebo budovu patřící jiné osobě. Vlastník nemá v podstatě povinnost provádět opravy, resp. údržbu budovy. Dlouhodobý pronájem může být spojen s předkup- ním právem (tzv. emphytéose acquisitive), po jehož uplatnění je majetek převeden do úplného vlastnictví.

Dohody o správním ústředí: dohody, jimž se stanoví úlohy a povinnosti orgánů a hostitelských členských států.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: interní označení budov Komise.

Majetková daň: daň, která se vztahuje na nemovitý majetek v bruselském regionu. Tuto daň je povinen od- vádět vlastník věcného práva (tj. úplný vlastník, usufruktář, dlouhodobý nájemce).

OIB: Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu

OIL: Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku

Administrativní složky Komise odpovědné za správu budov, dodávky energií a ostatní sociální služby. Tyto úřady, které byly vytvořeny v roce 2003, spadají pod GŘ ADMIN a mají své vlastní provozní kompetence a řídí se specifickými předpisy.

Orgány: orgány, o nichž pojednává tato zpráva, jsou orgány ve smyslu článku 1 finančního nařízení. Jedná se o tyto orgány: Komisi, Parlament, Radu, Soudní dvůr, Evropský hospodářský a sociální výbor a Výbor regionů.

Poplatek za registraci: daň ukládaná federální vládou při registraci notářsky ověřených smluv do katastru ne- movitostí. Tuto daň je povinen odvádět vlastník věcného práva (tj. úplný vlastník, usufruktář, dlouhodobý nájemce).

Požívací právo: právo užívat majetek (v tomto případě budovu) jiného a výhody z něj plynoucí (např. mož- nost pronajmutí) s podmínkou, že nedojde ke zničení či poškození jeho podstaty. Uživatel (usufruktář) má vět- ší práva než nájemce a současně více povinností, pokud jde o údržbu a opravy budovy.

Předkupní právo: právo, které poskytuje vlastník budovy Komisi za pevně stanovenou cenu. Je–li právo uplatněno, Komise se stává úplným vlastníkem. V některých případech lze předkupní právo uplatnit kdykoliv, v ostatních případech až po 27 letech.

PVI: Protokol o výsadách a imunitách Evropských společenství, který v roce 1965 podepsaly všechny členské státy jako přílohu ke Smlouvě o ES. Tento protokol zaručuje Evropskému společenství určitá privilegia pro úřední účely, mezi jinými i status umožňující osvobození od daní.

Skrytá vada: vada na budově (obvykle podstatná), která je zjištěna až po převzetí budovy. Na skryté vady, které se objeví do deseti let po převzetí budovy, se vztahuje zvláštní záruka (odtud desetiletá záruka), ze které jsou hrazeny opravy.

Věcné právo: právo (prodej, požívací právo, dlouhodobý pronájem) k nemovité věci (budova nebo poze- mek). Pozn.: pronájem není považován za věcné právo, ale za službu. Četné daně z nemovitostí (majetková daň, regionální daně) jsou ukládány vlastníkovi věcného práva a nikoli nájemci.

Vnitřní úpravy budov: úpravy jinak dokončeného investičního celku, kterými je objekt uváděn do souladu s předpisy a potřebami orgánů.

(1) Vysvětlení pojmů odpovídá právním definicím podle belgického práva, které jsou poněkud zjednodušeny.

SHRNUTÍ

I. Výdaje na nákup a pronájem budov představují jednu z hlavních položek administrativních výdajů or- gánů Evropské unie. Celková plocha, kterou v roce 2005 využívaly orgány v Bruselu, Lucemburku a Štrasbur- ku, činila přibližně dva miliony metrů čtverečných. Roční náklady na využívání této plochy byly odhadnuty na 345 milionů EUR.

II. Cílem auditu bylo odpovědět na tři otázky:

— Zajišťuje plánování získání přiměřených prostor?

— Jsou financování a náklady řízeny hospodárně?

— Využívají orgány maximálně interinstitucionální spolupráce, včetně společného hodnocení své politiky v oblasti budov?

III. Audit ukázal, že vzhledem k politickým a rozpočtovým omezením, s nimiž se musejí vyrovnávat, do- kázaly orgány svým pracovníkům zajistit prostory s odpovídajícími podmínkami a v několika posledních le- tech zlepšily řízení výdajů na budovy. Řízení, jak ho orgány provádějí, však ve zkoumaných oblastech stále trpí řadou nedostatků.

IV. Účetní dvůr konstatuje, že kvůli politickým a praktickým omezením stanovují orgány dlouhodobou politiku a plány jen s obtížemi. Obtíže související s dlouhodobým plánováním jsou důvodem, proč jsou defi- nitivní prostory zajišťovány pozdě a proč jsou často nutná přechodná opatření a nákladná krátkodobá řešení. Účetní dvůr zjistil, že dlouhodobé plánování lze zlepšit.

V. Orgány dávají přednost koupi budov před jejich pronájmem, avšak svoje plány nekoordinují ani je ne- provádějí důsledně. Přes dřívější doporučení Účetního dvora si dlouhodobě pronajaly budovy bez předkup- ního práva, což prodražuje následnou koupi.

VI. Orgány dále soustřeďovaly téměř veškeré své budovy v evropské čtvrti v Bruselu. Na jedné straně vy- tváří sice koncentrace úspory z rozsahu (například služby, komunikace, údržba), avšak na druhé straně při- spívá k růstu cen v důsledku zvýšené poptávky po budovách a snížení dostupných prostor v této oblasti.

VII. Účetní dvůr posoudil, jak orgány řídí financování a náklady, a zjistil, že rozsáhlé používání vyjed- návacího řízení – namísto soutěže – nezajišťuje nejlepší ceny.

VIII. V důsledku omezení v právním rámci, která neumožňují půjčky, použily orgány pro nákup svých ne- movitostí několik alternativních způsobů financování, které byly nákladnější a méně průhledné než přímé půjčky.

IX. S výjimkou některých zvláštních případů byla účelnost spolupráce mezi orgány omezená. Potenciální výhoda, kterou nabízí vytvoření úřadů pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Lucemburku, byla využita jen částečně. Počet „dohod o rozsahu služeb“ s jinými orgány byl malý a OIB a OIL sdílely zkušenosti a osvědčené postupy jak mezi sebou, tak s ostatními orgány jen zřídka. Orgány neprovedly hodnocení své politiky v ob- lasti budov ani společně, ani jednotlivě.

X. Na základě provedeného auditu předkládá Účetní dvůr řadu doporučení k politice orgánů v oblasti bu- dov: vytvoření společné politiky v oblasti budov, lepší interinstitucionální spolupráce včetně větší koordinace plánování, nové posouzení koncentrace kancelářských prostor v určitých oblastech, využívání soutěží v co nej- širší míře a zlepšení fungování OIB a OIL.

ÚVOD

Oblast auditu

1. Rozpočtové výdaje na pořizování a pronájem budov před- stavují kolem 8 % administrativních výdajů orgánů EU. Tyto vý- daje se během období 2003–2005 zvýšily z 397 na 532 milio- nů EUR ročně (viz příloha I). Od roku 1978 do roku 2005 vzrostla celková plocha budov užívaných orgány v Bruselu, Lucemburku a Štrasburku o 260 % na zhruba dva miliony metrů čtverečných. Prostory, které orgány využívají, lze rozdělit na dva hlavní typy: speciální prostory (například pro jednání), včetně oficiálních jed- nacích sálů (které musí být za tímto účelem postaveny a mají nej- istou prodejní hodnotu), a standardní kancelářské prostory pro administrativní pracovníky (které si lze pronajmout nebo koupit na volném trhu). V letech 1978–2005 se počet úředníků a ostat- ních pracovníků zvýšil o 240 % na celkových 36 131 osob. V ro- ce 2005 odhadovaly orgány průměrné roční náklady na své pro- story na 173 EUR na metr čtverečný a roční náklady na kancelářské prostory na 6 040 EUR na osobu. Roční náklady na celkovou plochu využívanou orgány byly odhadnuty na 345 mi- lionů EUR a kancelářské prostory na 1 535 000 metrů čtvereč- ných (vyjma prostor nevyužívaných jako kancelářské, například konferenčních místností) (2). K 31. prosinci 2005 činila čistá účet- ní hodnota budov ve vlastnictví orgánů 3 886 milionů EUR, tak- že se během 5 let zvýšila o 791 milionů (3).

Rozsah a cíle auditu

2. Cílem auditu bylo prověřit, jak efektivně a účelně řídí orgány Evropské unie výdaje na budovy. Za tímto účelem byly posouzeny tři otázky:

— Zajišťuje plánování získání přiměřených prostor?

— Jsou financování a náklady řízeny hospodárně?

— Využívají orgány maximálně interinstitucionální spolupráce, včetně společného hodnocení své politiky v oblasti budov?

(2) Roční náklady vycházejí z ročních plateb za dlouhodobé pronájmy a z plateb nájemného při odpisové sazbě 4 % z hodnoty vlastněných budov. Tyto kancelářské prostory byly k dispozici 44 006 pracov- níkům (zaměstnancům a dalším osobám, jako jsou experti nebo ex- terní pracovníci, které je třeba umístit do kancelářských prostor). Zdroj: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immo- bilier. Comité Pour les Questions Budgétaires et Financières (Srovnání ná- kladů orgánů v oblasti nemovitostí. Přípravný výbor pro rozpočtové a finanční otázky) (CPQBF), červen 2005.

3. Audit se zaměřil na výdaje orgánů na budovy v místech, kde se nacházejí jejich hlavní pracoviště (Brusel, Lucemburk a Štrasburk), během období 2003–2005. Neprověřovaly se tedy výdaje na delegace, kanceláře a výzkumná střediska mimo tato místa. Audit se týkal Komise, Parlamentu, Rady, Soudního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regio- nů. Nezahrnoval Účetní dvůr, evropského veřejného ochránce práv a evropského inspektora ochrany údajů, protože objem je- jich výdajů na budovy byl ve zkoumaném období malý.

PŘIPOMÍNKY

Plánování

4. Plánování by mělo zajistit, že budovy budou poskytnuty na správném místě ve správnou dobu a za minimálních nákladů, přičemž budou plně zohledněna politická a rozpočtová omezení. Aby mohl Účetní dvůr posoudit plánování orgánů, prověřoval tři otázky:

— Vycházelo plánování ze schválené politiky v oblasti budov a byla koncepce nákupu nebo pronájmu budov vnitřně jednotná?

— Vedl výběr a umístění budov k optimálnímu zajištění kance- lářských prostor?

— Byly k dispozici dostatečné a přiměřené informace o řízení, které by umožnily správné posouzení potřeb?

5. Plánování vyžaduje tři podmínky. Za prvé, schválenou po- litiku v oblasti budov obsahující základní koncepce a standardy a také jasně stanovenou koncepci pořizování budov. Za druhé, kritéria pro výběr a umístění budov. A za třetí, spolehlivé a při- měřené informace o současných a budoucích potřebách. Při plá- nování v oblasti budov pro orgány EU je třeba vzít v úvahu po- litickou a rozpočtovou realitu. Velké zvýšení počtu pracovníků (a tudíž zajištění budov) je spojeno zejména s rozšířením. Vzhle- dem k politické povaze rozšíření lze tato rozhodnutí formálně plánovat až poté, co je přistoupení schváleno, přičemž do samot- ného rozšíření pak často zbývá jen málo času. Pokud jde o roz- počet, orgány si nemohou půjčovat prostředky a budovy se finan- cují z ročních rozpočtů. Plánování se s těmito omezeními musí účelně vyrovnat.

6. Výběr a výstavba budov, které budou v plné míře od- povídat potřebám dané instituce, vyžadují přiměřenou a koordi- novanou realizaci dlouhodobých plánů (4). Avšak dlouhodobé plánování a rozpočtové předpovědi jsou obzvláště obtížné, pro- tože o přidělení prostředků a schválených pracovních místech se rozhoduje během rozpočtového procesu na celý rok a klíčová po- litická rozhodnutí s významnými důsledky pro kancelářské pro- story, jako jsou budoucí rozšíření, nelze přesně předvídat.

(3) Konečná účetní závěrka Evropských společenství. Svazek I. Podrob-  

nější informace o výdajích na budovy a jejich hodnotě se každoroč- ně uvádějí v příloze k souhrnnému rozpočtu Evropské unie (tabulka D „Budovy Evropské unie“).

(4) Účetní dvůr se již k této otázce vyjádřil ve zvláštní zprávě o politice zajišťovaní kancelářských prostor orgánů Evropských společenství, bod 7.2.2 (Úř. věst. C 221, 3.9.1979).

7. Tím se částečně vysvětluje, proč orgány do září 2006 ne- uspokojily konečně stanovené potřeby vyplývající z rozšíření v roce 2004. Aby pokryly své potřeby prostor, dokud nebudou dokončeny jejich hlavní projekty, uzavřely orgány prozatím smlouvy o krátkodobém pronájmu. Pokud jde o prostory v Bru- selu, Rada a Parlament podepsaly smlouvy na nové budovy v bře- znu 2003 a říjnu 2004. Tyto budovy (Lex pro Radu a D4–D5 pro Parlament) mají být dokončeny v prosinci 2006 a lednu 2008. Budovy předané v roce 2004 – jako komplex Belliard 99–101 (výbory) a budova Berlaymont (Komise) – pokryly potřeby z do- by před rozšířením.

8. Kromě toho stavební projekty, zejména výstavba a rozho- dovací postupy, vyžadují nemálo času mezi zahájením projektu a jeho realizací. V této oblasti vyvinuly orgány určité úsilí:

— i když orgány připravovaly plán zajištění prostor pro rozší- ření v roce 2004 samostatně, vypracovaly koordinované od- hady administrativních výdajů a zvýšení počtu pracovníků,

— od roku 2003 připravuje Komise „víceleté politické rámce“, v nichž se odhadují potřeby v oblasti budov v Bruselu na dobu 10 let a které by se mohly stát základem pro koordi- nované dlouhodobé programování.

Politika v oblasti budov

9. I přes vyvinuté úsilí nevytvořily orgány společnou politi- ku Společenství v oblasti budov a každý si stanovil svou politiku samostatně (5). Všechny orgány však mají společné dvě zásady: prioritu má v dlouhodobém výhledu koupě budov a upřednost- ňuje se soustředění útvarů působících v podobných oborech do jednoho místa.

10. Od roku 1996 dávají všechny orgány přednost koupi bu- dov před dlouhodobým pronájmem. Podle studií, které orgány vypracovaly na základě svých zkušeností, je koupě kancelářských prostor o 40 až 50 % levnější než pronájem (6). Kromě toho po- řízení budov orgánům umožňuje plně využít daňových úlev podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropských společen- ství (PVI) ze dne 8. dubna 1965. K 1. lednu 2005 si orgány pro- najímaly 38 % své celkově využívané plochy (7).

(5) Viz například: Politika Komise v oblasti budov 1996–2005,

11. Skutečnost, že orgány uplatňují politiku, která dává před- nost koupi budov, vedla v nedávné době ke koupi některých bu- dov, které si orgány předtím mnoho let pronajímaly. Přes dopo- ručení Účetního dvora již z roku 1979 (8) podepsaly orgány smlouvy o pronájmu, které po amortizaci investice neumožňují snížit nájemné nebo neobsahují předkupní právo za cenu, která zohledňuje již zaplacené nájemné. Orgány tak neměly prostředek, jak vyjednat cenu nižší, než je tržní hodnota. Nicméně Parlament byl schopen do určité míry snížit cenu budovy KAD díky politic- ké dohodě s vlastníkem (lucemburskou vládou).

Rámeček 1

V září 2006 rozhodl Parlament o koupi budov, které využívá ve Štrasburku (IPE 1, 2 a 3) za cenu 143,125 milionu EUR. Při sta- novení kupní ceny se nebral žádný ohled na již zaplacené nájemné.

12. Politikou Komise je hlavní budovy nebo komplexy ku- povat a pronájem omezit na menší a méně strategicky významné budovy (9). U některých velkých budov (viz příklad v rámečku 2) však vlastníci nesouhlasili se smlouvami o dlouhodobém pronáj- mu, které by obsahovaly předkupní právo.

Rámeček 2

V květnu 2004 podepsala Komise smlouvu o požívacím právu k bu- dově Xxxxxxxx na 15 let s možností prodloužení na maximálně 30 let. Smlouva neobsahovala doložku o předkupním právu a sta- novila roční platbu ve výši 4,8 milionu EUR s indexací. Tržní hod- notu budovy odhadli odborníci Komise na přibližně 61,7 milionu EUR. Pokud by si Komise byla schopna sjednat koupi podobné bu- dovy v této hodnotě například na základě tzv. emphytéose acquisi- tive (svého druhu dlouhodobý pronájem s předkupním právem, který orgány v široké míře využívají), roční platby mohly být stanoveny na méně než 3,25 milionu EUR (10).

Výběr a umístění budov

13. Všechny orgány dávají přednost umísťování souvisejících útvarů co nejblíže k sobě, především do velkých budov, čímž vznikají úspory z rozsahu (například služby, komunikace, údrž- ba), zatímco odlišné útvary mohou být umístěny do alternativ- ních lokalit. Většina projektů se tedy provádí v místě, kde se na- cházejí hlavní budovy orgánů, nebo poblíž. Tento přístup měl praktické výhody, ale také finanční nevýhody: orgány si

SEC(96) 1095 v konečném znění ze dne 18. června 1996, aktuali-  

zováno pro Brusel v prosinci 2003, KOM(2003) 755 v konečném znění ze dne 10. prosince 2003.

(6) Zpráva interinstitucionální technické skupiny „Programy v oblasti ne- movitostí a podmínky financování“, únor 1996.

(7) Zdroj: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immo- bilier (Srovnání nákladů orgánů v oblasti nemovitostí), CPQBF, čer- ven 2005.

(8) Zvláštní zpráva o politice zajišťování kancelářských prostor orgánů Evropských společenství, oddíl 7.5. Výroční zpráva za rozpočtový rok 1987, bod 10.51 (Úř. věst. C 316, 12.12.1988).

(9) Politika Komise v oblasti budov 1996–2005. SEC(96) 1095 v koneč- ném znění ze dne 18. června 1996, s. 10.

(10) Simulace dlouhodobého pronájmu na 27 let s předkupním právem (s 2 % ročním nárůstem a úrokovou mírou 5 %).

mohly vybrat jen z malého počtu možností, trh dokázal snadno předjímat jejich rozhodnutí a volné lokality kvůli velké poptávce po budovách v oblasti zdražily. V Bruselu se tak kancelářské pro- story všech orgánů nacházejí v místě, pro něž se vžilo označení evropská čtvrť, kde zabírají kolem 50 % celkových kancelářských prostor (11).

14. V roce 1996 Komise pochopila, že koncentrace v evrop- ské čtvrti v Bruselu zvyšuje ceny na trhu, a rozhodla, že je třeba hledat levnější lokality. V roce 2003 analyzovala, zda je třeba, aby svá GŘ a útvary ponechala v této čtvrti. Analýza ukázala, že umís- tění některých GŘ a útvarů Komise – zaměstnávajících kolem 40 % pracovníků – v evropské čtvrti není zcela nezbytné. Komise však podobně jako ostatní orgány nadále umísťovala většinu svých kanceláří v této čtvrti. Nicméně v roce 2006 snížila pro- cento svých kancelářských prostor v této oblasti z 90 % na 82 %.

15. Cílem politiky orgánů v oblasti budov je i úzká spoluprá- ce s národními orgány. Situace v Bruselu a v Lucemburku se liší. V Bruselu si orgány vyjednaly nejnovější smlouvy se soukromý- mi developery samostatně. V Lucemburku získaly všechny orgány kromě Komise podporu od národních orgánů, například v podo- bě bezúplatného poskytnutí pozemků pro své hlavní budovy na Kirchbergu. Komise v Lucemburku svou politiku v oblasti budov dosud nedefinovala a nevyjasnila si, kde a kdy bude určeno defi- nitivní místo pro její hlavní budovu. Jednání s lucemburskými úřady stále probíhají.

Informace o řízení

16. Nezbytným základem pro plánování jsou úplné a pod- robné informace o personálu, který má být umístěn do kancelář- ských prostor, a o požadovaných plochách.

17. K tomu, aby orgány mohly odhadovat rozpočtové po- třeby a plánovat zajištění prostor, potřebují znát počet osob mo- mentálně umístěných v budovách a z toho vyplývající rozsah do- stupných kancelářských prostor. Vzhledem k tomu, že neexistují formálnější údaje o budovách, používá Komise seznam adres elektronické pošty a telefonních čísel, protože tato databáze se považuje za nejspolehlivější zdroj. Odhadnout krátkodobé po- třeby kancelářských prostor je také obtížné a výsledkem mohou být nadhodnocené či podhodnocené odhady. Například přijímání nových zaměstnanců v důsledku rozšíření v roce 2004 trvalo déle, než se původně předpokládalo. Na jedné straně Komise v Lucemburku přecenila svoje potřeby, což vedlo k předčasnému pronájmu budovy HITEC (která zůstala prázdná asi jeden rok při nájemném 1,14 milionu EUR). Na druhé straně Parlament, v dů- sledku spojených účinků plynoucích z určitého podhodnocení svých potřeb v roce 2001 a z nových požadavků vzniklých v ná- sledujících letech, si v letech 2004 a 2005 musel nutně pronaj- mout asi 30 000 m2 (12).

18. Účelné ekonomické plánování vyžaduje srovnání alter- nativních řešení. Srovnání nákladů na budovy, které orgánům vznikají, ukázalo, že pro výpočet kancelářských prostor a výdajů používají orgány různá kritéria, takže je obtížné používat společ- né ukazatele pro srovnávací a interní účely (13). Jelikož údaje o plochách a nákladech nejsou stejnorodé, je nesnadné porovnat náklady na nájemné na metr čtverečný mezi orgány navzájem nebo s tržními hodnotami.

19. Při odhadech potřeb kancelářských prostor a jejich při- dělování používají orgány nejčastěji normu 35 m2 kancelářských prostor na osobu, která nebere ohled na charakteristiky budov (skutečně dostupné kancelářské prostory, velikost kanceláří nebo společných prostor). Vědomy si těchto nedostatků v informacích o řízení podnikly orgány určité kroky:

— Komise v současné době dokončuje návrh „Příručky o poža- davcích na kancelářské prostory“, která má vymezit racionál- nější kritéria pro přidělování prostor jejím generálním ředi- telstvím a útvarům, a dokončila soupis svých prostor v budovách v roce 2006.

— V březnu 2006 rozhodly orgány v Bruselu zřídit pracovní skupinu, jejímž prvním úkolem bude shodnout se na společ- ném přístupu k různým druhům ploch a nákladů a na jejich definici.

Financování a náklady

20. Budovy by se měly pronajímat nebo kupovat na základě potřeb, aby náklady pro daňové poplatníky EU byly co nejnižší. Účetní dvůr zkoumal tři otázky:

— Byly postupy pro veřejné zakázky použity správně a byly účelné?

— Byly smluvní podmínky týkající se budov, včetně kupní ceny, stanoveny řádně?

— Byl použitý způsob financování budov s přihlédnutím k roz- počtovým omezením hospodárný?

Postupy pro veřejné zakázky

21. Čl. 89 odst. 2 finančního nařízení stanoví, že „všechny zakázky se zadávají formou co nejširší veřejné soutěže, s výjim- kou případů, kdy se použije vyjednávací řízení“. Vyjednávací ří- zení lze po předchozím průzkumu místního trhu použít na kou- pi či pronájem budov („veřejné zakázky na nemovitosti“) (14). Pokud jde o zkoumané projekty, vyjednávací řízení bylo použito

(11) Zdroje: seminář „Jak rozumět trhu kancelářských prostor v Bruselu“,  

únor 2005, a víceleté programy politiky v oblasti budov Komise v Bruselu, OIB.

(12) Budovy Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2), Montoyer 63 (9 681 m2) a Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Zdroj: Comparaison des coûts entre les Institutions dans le domaine immo- bilier (Srovnání nákladů orgánů v oblasti nemovitostí), CPQBF, čer- ven 2005.

(14) Čl. 116 odst. 1 a čl. 126 odst. 1 písm. h) prováděcích pravidel.

i pro veřejné zakázky na výstavbu nebo renovaci budovy nebo rozsáhlé vnitřní úpravy, což jsou „veřejné zakázky na stavební práce“, na něž se nevztahuje výše uvedená výjimka platná pro „ve- řejné zakázky na nemovitosti“. Otevřené a konkurenční metody zadávání zakázek napomáhají orgánům veřejné správy přilákat širší spektrum případných uchazečů a získat výhodnější nabídky (15).

22. Orgány oznámily své stavební projekty v Úředním věst- níku jen ve velmi malém počtu případů. Oznámení by umožnilo vyjádřit zájem největšímu počtu případných uchazečů (16). Je- diným projektem, na který byla vypsána otevřená soutěž, je roz- šíření Soudního dvora, které se provádí na základě dohody s vládou Lucemburska, která je zadavatelem a řídí se svým vnit- rostátním právem.

23. Orgány široce využívaly vyjednávacího řízení (bez ozná- mení) namísto soutěže, kterou jako postup pro obvyklé případy stanoví finanční nařízení a směrnice o zadávání veřejných za- kázek. Ceny, které musí platit za výstavbu budov a práce souvi- sející s budovami, které užívají, tak nebyly stanoveny za pod- mínek otevřené soutěže.

Stanovení smluvních podmínek, kupní ceny a nájemného

24. Pokud se nekoná veřejná soutěž, hlavním činitelem při stanovení kupní ceny a nájemného jsou jednání s developery. U budov postavených tak, aby odpovídaly specifickým potřebám orgánů, by ceny či dlouhodobé nájemné neměly přesáhnout sta- vební náklady (počítaje v to přiměřený zisk soukromých developerů) (17).

25. Základem při vyjednávání o hlavních zakázkách Soudní- ho dvora, Parlamentu a Rady (rozšíření budov Palais, D4–D5 a Lex) byly stavební náklady.

26. U rozšíření hlavní budovy Soudního dvora, které se prá- vě staví, bude kupní cena budovy odpovídat skutečným staveb- ním nákladům. Cenu budovy stanoví nezávislý odborník, který v souladu s rámcovou smlouvou provede audit účetnictví a výdajů. Od zahájení stavebních prací uplynuly již více než dva roky, a tento odborník nebyl dosud jmenován. Zvyšuje se tak riziko, že nebudou zjištěny problémy vyskytující se v počáteční fázi a pří- pady překročení nákladů. Toto riziko dále zvyšuje skutečnost, že

původní rámcová smlouva stanovila pouze obecné zásady, aniž určila přesné postupy pro kontrolu, lhůty, pokuty a rozpočtové limity (18).

27. Komise a výbory nesjednávaly kupní ceny a dlouhodobé nájemné na základě stavebních nákladů, nýbrž na základě tržních podmínek, protože orgány musely soutěžit s ostatními nabyva- teli. Budovy se obvykle oceňují na základě kapitalizace skutečné nebo předpokládané hodnoty nájemného. Tuto hodnotu je třeba přizpůsobit tak, aby zohledňovala všechny výhody plynoucí z da- ňových úlev orgánu (19) podle PVI (rámečky 3 a 4 uvádějí na kon- krétních případech, jak byla stanovena hodnota některých budov).

Rámeček 3

Tržní hodnotu budovy SPA3, upravenou tak, že zohledňovala určité daňové úlevy, odhadl poradce. Výpočet však nezahrnoval snížení z ti- tulu úlevy na DPH poskytnuté Komisi. Výpočet navíc vycházel z okamžitého výnosu z nájemného, čímž se hodnota oproti obvyk- lému postupu, který předpokládá počáteční období bez pronájmu, zvýšila.

Budova Mondrian byla pronajata na základě smlouvy o požívacím právu, aby bylo možno využít daňových výhod plynoucích z PVI. Nájemné na základě této smlouvy bylo stanoveno na hodnotu od- povídající tržnímu nájemnému, takže výhoda vyplývající z úlevy na DPH se neodrazila v ceně nájemného a Komise musí nést náklady na dodatečnou údržbu a drobné renovace (za něž obvykle zodpovídá vlastník). Kromě toho měla tato smlouva přinést nižší náklady na nájemné díky dlouhodobé povaze pronájmu (15 let) a platební schopnosti Komise.

Z těchto dvou důvodů Komise nakonec platí více, než je nutné.

28. V 18 smlouvách o dlouhodobém (27 let) pronájmu s předkupním právem, které ve formě emphytéose acquisitive vyho- tovila Komise v Bruselu v období 1997–2001, nebyla uvedena kupní cena. Smlouvy pouze stanovily částku první splátky a obsa- hovaly doložky o automatické indexaci podobné doložkám užívaným ve smlouvách o pronájmu. U budoucích smluv Komi- se tuto praxi ukončila, a řídila se tak závěrem svého útvaru inter- ního auditu, že tento postup není vhodný. Toto zjištění však ne- bylo sděleno ostatním institucím a výbory při nákupech stále vycházejí z indexovaného nájemného, a nikoli z hodnoty budov (20).

(15) Interpretační sdělení Komise o právních předpisech Společenství  

použitelných pro zadávání zakázek, na které se plně nebo částečně nevztahují směrnice o zadávání veřejných zakázek (Úř. věst. C 179, 1.8.2006, s. 2).

(16) Oznámení předběžných informací byla zveřejněna během průzku- mu trhu jen u čtyř projektů (tři případy v Radě a jeden v Parlamen- tu).

(17) Výroční zpráva za rozpočtový rok 1987, body 10.51–55; zvláštní zpráva o politice zajišťování kancelářských prostor orgánů Evrop- ských společenství, bod 7.5.

(18) Čl. 4 odst. 3 rámcové smlouvy stanoví, že stát obdrží souhlas Soud- ního dvora v každé etapě provádění projektu, avšak neupřesňuje, jak a na základě jakých dokumentů má Soudní dvůr svůj souhlas poskyt- nout, a což je významnější, ani co se stane, když souhlas poskytnut nebude. Viz též zvláštní zpráva č. 5/2000 o výdajích Soudního dvo- ra na budovy, zejména bod 16 (Úř. věst. C 109, 14.4.2000).

(19) V Bruselu činí DPH na stavební práce 21 %, majetková daň kolem 10–15 % a poplatek za registraci při koupi 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

Rámeček 4

V případě budovy Belliard 99–101 nestanoví smlouva podepsaná v prosinci 2000 (emphytéose acquisitive na 27 let) kupní cenu. Sta- noví pouze první roční splátku ve výši 8,28 milionu EUR, která má být hrazena od roku předání budovy. Tato částka byla vypočtena na základě nájemného na volném trhu a podléhá indexaci v závislosti na míře inflace. Tato metoda stanovení ceny není pro dlouhodobý pronájem nejvhodnější. Hodnota budovy na volném trhu, pokud by byla stanovena metodou, kterou používají poradci Komise (viz ráme- ček 3), by byla přibližně 127 milionů EUR. První roční splátka od- povídající této částce by činila 6,83 milionu EUR.

Rámeček 5

U Eurofora byla Komise v obtížné situaci, protože podle smlouvy mělo být 95 % jistoty za řádné plnění (2 500 000 EUR) uvolněno ihned po převzetí budovy, takže na pokrytí případných vad na bu- dově oceněné na více než 100 milionů EUR zbývalo jen 125 000 EUR. U budovy D4–D5 zvolil Parlament jiný přístup, který se zdá racionálnější. Smlouva stanoví, že dostatečné jistoty za řádné plnění – s přihlédnutím ke zjištěným vadám – budou poskyt- nuty při převzetí budovy.

Původní smlouva na budovu Lex (Rada) z 26. března 2003 neu- váděla žádné bankovní záruky zajišťující řádné plnění. Konečná smlouva, podepsaná 20. prosince 2006, již vhodnou bankovní zá- ruku stanovila.

29. V některých případech byly ceny výsledkem politických dohod. V memorandu o porozumění, které dne 8. července 1997 podepsala Komise, belgický stát a společnost SA Berlay- mont 2000, vyjádřila Komise svůj záměr znovu využívat budovu Berlaymont. Tato dohoda však nestanovila cenu, lhůty či odpo- vědnost za renovaci budovy Berlaymont. Na základě nové do- hody z července 2001 přijala Komise v říjnu 2002 nabídku bel- gických orgánů, ačkoli byla vyšší než odhadovaná tržní cena (21).

30. Od dodavatelů je třeba vyžadovat složení náležité jistoty, aby bylo zajištěno řádné plnění zakázky až do okamžiku koneč- ného převzetí a aby v případě nedodržení lhůt byly uhrazeny po- kuty (22). Orgány však v této oblasti nestanovily jasnou politiku a výše jistot nebyla vždy dostatečná. Osvědčené postupy, kupří- kladu vyžadování osvědčení o kvalitě stavebních prací vydávaná společnostmi technické kontroly a zákonné pojištění právní od- povědnosti zhotovitele, nejsou uplatňovány důsledně (23).

(21) Podle ocenění, které provedl poradce na základě tržních podmínek, by byla hrubá hodnota budovy Berlaymont na volném trhu kolem 451 milionů EUR. Při započtení daňových úlev Komise by hodnota činila asi 379 milionů EUR. Cena byla stanovena na 553 milionů EUR včetně vnitřních úprav (konferenční středisko, tiskové středisko, prostory komisařů, multimediální vybavení) v hodnotě 35 milio- nů EUR.

(22) Článek 102 finančního nařízení.

(23) Předložení smlouvy o zákonném pojištění právní odpovědnosti zhotovitele, jak ji stanoví vnitrostátní právo, má zásadní význam pro desetileté období (garantie décennale), během něhož nese zhotovitel odpovědnost. Orgány často ve smlouvách souhlasily s tím, že od de- velopera převezmou práva vyplývající z desetileté záruky, aby deve- loper mohl snáze postoupit bankám své právo na platby od orgánů. V několika případech však nebyly od developerů pojistné smlouvy požadovány (například Komise ji požadovala pouze pro Euroforum a výbory je nepožadovaly pro žádnou ze svých budov). Pokud nasta- nou problémy, budou mít orgány omezené prostředky, jak uspokojit své pohledávky, s nimiž se v takových případech musí obracet na subdodavatele. Povinnost předložit osvědčení o kvalitě stavebních prací, vydávaná společnostmi technické kontroly, byla stanovena ve většině smluv. Tento osvědčený postup poskytuje dodatečnou záru- ku náležitého provedení stavebních prací.

31. Ve smlouvách jsou stanoveny lhůty (například 15 dní u budovy SPA3, 25 u budovy Euroforum a 30 u budovy Berlay- mont), během nichž mohou orgány před tím, než se do budov nastěhují, zkontrolovat, zda jsou provedené stavební práce v sou- ladu s dohodnutými podmínkami a zařízení řádně fungují. Tyto lhůty jsou však příliš krátké na řádné provedení všech kontrol a testů, které komplexní projekty vyžadují.

Způsoby financování stavebních projektů

32. Podle článku 282 Smlouvy může Evropské společenství nabývat a zcizovat movitý i nemovitý majetek. Pro tyto účely je zastupováno Komisí. Avšak vlastní právní rámec (24) nepovoluje Společenství upisovat půjčky. Orgány tak musí při nabývání ne- movitého majetku používat několik alternativních metod finan- cování. Závazky odpovídající finančnímu leasingu, jehož pro- střednictvím Společenství nabylo pozemky a budovy, dosahovaly k 31. prosinci 2005 výše 1 803 milionů EUR (25).

33. Nejlevnější variantou je, když orgán přímo zadá výstav- bu budovy. Jedná se však o složitý, zdlouhavý a technicky nároč- ný úkol. Provádění stavebních projektů navíc ztěžují omezení právního a rozpočtového rámce. Vzhledem k těmto omezením se orgány při výstavbě svých budov obracejí na soukromé develo- pery a v některých případech i na vnitrostátní orgány.

34. Metody, které orgány používaly, byly nákladnější a mé- ně průhledné než přímé půjčování prostředků. Poslední velké projekty jsou obvykle založeny na dlouhodobé koupi, která im- plicitně zahrnuje i půjčku. Smluvní cena implicitně či výslovně obsahuje i finanční náklady. Úrok, který developeři zaplatí

(24) Podle článku 14 finančního nařízení nesmějí Evropská společenství a jimi zřízené subjekty upisovat půjčky.

(25) Konečná účetní závěrka Evropských společenství za rozpočtový rok 2005. Tabulka: Finanční leasing a obdobná práva, s. 35.

za výstavbu budov, je účtován orgánům a je vždy vyšší (26) než sazby, které by orgány získaly přímo na základě veřejné soutěže nebo při zprostředkování hostitelskou zemí nebo Evropskou in- vestiční bankou (EIB).

35. Soudní dvůr financuje projekt svého rozšíření prostřed- nictvím složitého mechanismu, jehož účastníky jsou lucembur- ská vláda, soukromá banka, účelová společnost a EIB. Účelová společnost získala výhodné finanční podmínky (Euribor + 0,01) na 49 % projektu od EIB. Tento mechanismus má však i svá rizi- ka, protože Soudní dvůr se nepodílel na veřejné soutěži a jed- náních o podrobnostech smlouvy – jejíž ustanovení a alternativy předem neodsouhlasil –, a není smluvní stranou smluv o finan- cování, ačkoli bude muset nést finanční náklady (například úro- ky, poplatky za správu). Útvary Soudního dvora přezkoumaly po- stup lucemburské vlády při zadávání zakázky na financování projektu a upozornily, že chyběla přiměřená konkurence. Třebaže EIB poskytuje dobré finanční podmínky, žádný jiný orgán či jeho stavební partneři se na ni při financování stavebních projektů neobrátili.

36. V roce 2002 iniciovala Komise postup, jehož cílem bylo snížit náklady na financování. Smlouvy u některých operací sta- novily, že před podpisem smlouvy bude úroková míra stanovena na základě veřejné soutěže na finančních trzích. Tímto postupem se řídila Rada u zakázky na budovu Lex, nikoli však Komise v nás- ledujícím případě.

Rámeček 6

Implicitní úroková míra dohodnutá ve smlouvě z ledna 2003, na jejímž základě Komise financuje pořízení budovy Euroforum během 30 let, byla 5,65 %. Na financování budovy SPA3 vypsala Komise výběrové řízení a v únoru 2003 získala úrokovou míru 5,01 %. Po- kud by bylo vypsáno podobné výběrové řízení na Euroforum, na úro- cích se mohlo ušetřit přibližně 7,7 milionu EUR.

37. Když orgánům na konci roku zbývají rozpočtové pro- středky, protože výdaje v jiných správních oblastech byly nižší, než bylo plánováno, často se použijí na neplánované platby v rámci stavebních projektů (viz příloha I). Konečné výdaje jsou tak mnohem vyšší, než jak bylo původně stanoveno v rozpočtu. Například v roce 2005 použily Parlament i Rada 89 milionů EUR dodatečných rozpočtových prostředků získaných z převodů.

38. Během posledních dvou desetiletí Účetní dvůr několikrát upozornil, že čistě roční pojetí nákladů na kancelářské prostory v praxi brání tomu, aby byla stanovena a prováděna vhodná

(26) Například u budovy Lex budou konečné náklady na investici stano- veny na základě úrokové míry Euribor + 1,125. V případě budovy D4–D5 byla dohodnutá úroková míra Euribor + 0,650 (později sní- žená na Euribor + 0,375). Na financování zvláštních vnitřních úprav budov pronajímaných Radou (Rolin a Woluwe-Heights), kdy šlo o krátkodobé financování s možností předčasného splacení, byly s developerem sjednány vysoké úrokové míry (7 % – 6 %).

investiční politika. V prosinci 2005 zopakoval Účetní dvůr své doporučení, aby se na operace týkající se koupě či výstavby bu- dov používaly rozlišené prostředky, které by umožňovaly větší pružnost (27).

Interinstitucionální spolupráce

39. Všechny orgány EU mají podobné potřeby, pokud jde o získávání a správu budov. Účelná spolupráce by měla zlepšit podávané výkony a může snížit náklady tím, že orgány budou sdílet své odborné znalosti a kupní sílu. Účetní dvůr posuzoval, zda orgány určily relevantní oblasti spolupráce, včetně společných hod- nocení své politiky v oblasti budov, a zda je tato spolupráce účelná.

40. Na opakovaná doporučení Účetního dvora, aby se zinten- zivnila spolupráce mezi orgány, reagovali generální tajemníci or- gánů zřízením pracovní skupiny pro politiku v oblasti budov a v červnu 2001 schválili návrhy skupiny na zlepšení interinstitu- cionální spolupráce (28). Konkrétní návrhy se týkaly posílené vý- měny informací, vypracování společné strategie pro vztahy s orgány veřejné správy v hostitelských členských státech včetně uzavření „dohod o správním ústředí“, které vymezují úlohy a po- vinnosti orgánů a hostitelských členských států, poskytování vzá- jemné pomoci a konečně posouzení dopadů na životní prostředí u budov, které by mělo vést k interinstitucionálním iniciativám, po- kud jde o vnitřní úpravy a správu budov.

41. Interinstitucionální pracovní skupiny v oblasti budov byly zřízeny a scházejí se pravidelně v Bruselu a Lucemburku, a- však nepřinesly zatím užitečné společné iniciativy nebo významné úspory (29). Nicméně v některých konkrétních případech prona- jal jeden orgán kancelářské prostory jinému. Spolupráce mezi Ko- misí a Parlamentem, pokud jde o společné kanceláře zastoupení v členských státech, a mezi Komisí a Radou, pokud jde o Info- point v Bruselu a kanceláře pronajaté v New Yorku a Ženevě, je plodná. Výbory zřídily společné útvary, které řídí oblasti společ- ného zájmu. Interinstitucionální spolupráce umožňuje společně programovat politiku v oblasti budov a společně posuzovat po- třeby výborů. Ovšem v jiných oblastech společného zájmu ke spolupráci nedošlo. Audit Účetního dvora ukázal, že orgány ani společně, ani jednotlivě neprovedly hodnocení své politiky v ob- lasti budov.

(27) Stanovisko č. 10/2005 k návrhu nařízení Rady, kterým se mění na- řízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských spo- lečenství, bod 21 (Úř. věst. C 13, 18.1.2006, s. 1). Viz též výroční zpráva za rozpočtový rok 1987, bod 10.77, zvláštní zpráva č. 5/2000 o výdajích Soudního dvora na budovy a stanovisko č. 4/97 k návrhu nařízení Rady (Euratom, ESUO, ES), kterým se mění finanční naří- zení ze dne 21. prosince 1977 o souhrnném rozpočtu Evropských společenství, bod 2.13 (Úř. věst. C 57, 23.2.1998).

(28) Viz odpovědi Komise na bod 7.66 výroční zprávy za rozpočtový rok 2000 (Úř. věst. C 359, 15.12.2001).

(29) Viz „Report to the budgetary authority on benefits from interinstitu- tional cooperation“ (Zpráva pro rozpočtový orgán o výhodách inter- institucionální spolupráce) z října 2005.

Rámeček 7

Část rozšíření hlavní budovy Soudního dvora v Lucemburku (pláno- vané dokončení v roce 2008) se staví na pozemku, na němž předtím stála budova Komise „Cube“. V ní se nacházelo počítačové středisko Komise. Třebaže Komise věděla o potřebě budovu Cube uvolnit v ro- ce 1999, nebyla s to do roku 2004 nalézt náhradu, čímž přispěla ke zdržení projektu Soudního dvora.

I když byl komplex Belliard 99–101 uvolněn v roce 1998, do roku 2004 platily orgány roční nájemné kolem 6 milionů EUR za prázd- nou budovu (nejdříve Parlament a potom Výbory, které na základě požadavku Parlamentu převzaly jeho smlouvu (30) ).

plánování). Většina orgánů zaměstnává pracovníky nebo najímá odborníky speciálně pro některé nebo všechny tyto oblasti. Ope- rativní spolupráce by tedy umožnila sdílet a lépe využívat odbor- né zkušenosti a dosáhnout úspor z rozsahu při nákupu služeb. Doposud však taková spolupráce nebyla zahájena.

42. Účetní dvůr je toho názoru, že orgány, a zejména Komi- se, by měly s orgány hostitelských zemí uzavřít „dohody o správ- ním ústředí“. Tyto dohody však nebyly uzavřeny pro žádné z hlavních sídel orgánů. Jednotlivé orgány nadále jednaly o svých stavebních projektech s hostitelskými zeměmi samostatně a zís- kaly různé podmínky.

43. Orgány neprovedly interinstitucionální posouzení dopa- dů na životní prostředí u budov, ačkoli to generální tajemníci do- poručili. Přesto Komise uvedla v život určité iniciativy v rámci sy- stému řízení podniků a auditu z hlediska ochrany životního prostředí (31), které nyní další orgány začínají následovat, a pro- vedla ekologické audity některých svých budov. Při plánování svých budov považovaly orgány spotřebu energie a energetickou náročnost budov za významné faktory. Zkoumané stavební pro- jekty však nebyly předmětem studií technické, environmentální a ekonomické proveditelnosti týkajících se alternativních systé- mů a technologií pro zlepšení energetické náročnosti budov, jak to ukládá směrnice o energetické náročnosti budov (32). Nebyly ani předmětem analýzy nákladů a výnosů, pokud jde o různá ře- šení vytápění, větrání a klimatizace, která by zohledňovala odha- dované dlouhodobé náklady na údržbu a spotřebu energie. Nic- méně v roce 2004 začlenila Komise potřebu provést takovou analýzu nákladů a výnosů do svých postupů a v současnosti za- číná vyvíjet metodiku oceňování celkových nákladů po dobu ži- votnosti budovy („náklady životního cyklu“). Jedná se o otázku, která by si zasloužila interinstitucionální přístup.

44. Provádění politiky v oblasti budov se dotýká oblastí, v nichž orgány vyhledávají pomoc podobné povahy (technická podpora ve stavebnictví, inženýrství, ochrana zdraví, bezpečnost a ergonomika, environmentální řízení a bezpečnost, územněplá- novací a stavební předpisy, nemovitostní právo, finanční

(30) Viz výroční zpráva za rozpočtový rok 2000, bod 7.68.

(31) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 761/2001 ze dne

19. března 2001 (Úř. věst. L 114, 24.4.2001, s. 1) a doporučení Ko- mise ze dne 10. července 2003 (Úř. věst. L 184, 23.7.2003, s. 19) tý- kající se systému řízení podniků a auditu z hlediska ochrany život- ního prostředí.

45. Účetní dvůr již v minulosti doporučoval, že orgány by měly mít nad svými stavebními projekty úplnou správní, technic- kou a finanční kontrolou. Měly by buďto využívat vysoce kvali- fikované poradce, nebo v rámci interinstitucionální spolupráce získat příslušnou odbornost (33). Díky interinstitucionální spolu- práci se mohly zlepšit oblasti jako dohled nad stavebními prace- mi a kontrola jejich kvality. Mohlo se čerpat poučení z typu výhrad uvedených v předávacích protokolech k budovám, závad, které orgány zjistily, když se do budov nastěhovaly, a výsledků různých přístupů, které orgány používají. Při jednom přístupu buďto vlastní útvary orgánu, nebo externí poradci pečlivě sledují provádění projektů. U Parlamentu a Soudního dvora se jako do- brá praxe ukázalo kombinované využití interních a externích od- borníků. Jiný přístup, který uplatňuje především Komise, se za- měřuje na kontrolu konečných výsledků podle dohodnutých standardů a specifikací.

46. Právní útvary a poradci orgánů předložili několik po- drobných zpráv o konkrétních smlouvách a budovách, v nichž zkoumali výhody a nevýhody různých způsobů nabývání budov, a pojmenovali konkrétní rizika, která měly společně projednat všechny orgány. Všechny orgány neprojednaly společně stan- dardní znění nejpoužívanějších smluv. Jelikož každý orgán při- pravuje své smlouvy samostatně, orgány nesdílejí své dosavadní zkušenosti a odborné právní znalosti. Parlament zohlednil nedo- statky zjištěné u předchozích projektů a vypracoval podrobná ustanovení o dohledu nad stavebními pracemi a jistotách, která mohla být užitečná i pro jiné orgány.

47. V roce 2002 vytvořila Komise dva Úřady pro infrastruk- turu a logistiku v Bruselu (OIB) a Lucemburku (OIL), které měly poskytovat podporu útvarům Komise a eventuálně i dalším orgá- nům Společenství. Jejich vytvoření však, pokud jde o zlepšení in- terinstitucionální spolupráce, nepřineslo očekávané výsledky. Pouze OIL podepsal „dohody o rozsahu služeb“ (Účetní dvůr a Překladatelské středisko).

48. Dále Účetní dvůr zjistil, že OIB a OIL sdílejí odborné zna- losti a osvědčené metody (například v oblasti postupů, programo- vého vybavení pro správu kancelářských prostor nebo analýzy ri- zik souvisejících s dlouhodobými pronájmy) mezi sebou nebo s ostatními orgány pouze v určitých konkrétních případech.

(32) Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2002/91/ES ze dne 16. pro-  

since 2002 o energetické náročnosti budov (Úř. věst. L 1, 4.1.2003, s. 65).

(33) Výroční zpráva za rozpočtový rok 1999, bod 6.30 (Úř. věst. C 342, 1.12.2000).

49. Každý orgán si čas od času pronajímá budovy, aby do dokončení svého hlavního projektu pokryl přechodné potřeby kancelářských prostor. Současně jiné orgány často udržují „re- zervní“ kancelářské prostory pro neočekávané události, stěhování a pravidelné renovace budov, takže dočasně disponují kancelář- skými prostorami, které přesahují jejich potřeby. V nedávné době neuspělo několik interinstitucionálních iniciativ zaměřených na sdílení kancelářských prostor, protože budovy přijatelné pro je- den orgán neodpovídaly standardům jiného (34).

ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ

50. Přestože se orgány musí vyrovnávat s řadou politických a rozpočtových omezení, dokázaly svým pracovníkům zajistit prostory s odpovídajícím podmínkami. V několika posledních le- tech zlepšily řízení své politiky v oblasti budov, které však, po- kud jde o plánování, financování a náklady a interinstitucionální spolupráci, stále trpí řadou nedostatků.

Plánování

51. Orgány nevytvořily společnou politiku Společenství v oblasti budov a každý si stanovil svou politiku samostatně. Při plánování bylo třeba sladit mnoho různých omezení jako veřejný charakter EU, rozdělení pracovníků mezi Brusel, Lucemburk a Štrasburk, velikost útvarů a orgánů, absence rozlišených pro- středků, různé druhy budov a nutnost jednat s třetími osobami – vlastníky a investory v oblasti nemovitostí. Orgány se také muse- ly vypořádat s tím, že nebyly schopny předvídat konečná rozhod- nutí o rozšíření (viz body 4–6 a 9).

Doporučení: Je nutno vymezit koordinovaný víceletý rámec politiky v oblasti budov. Rozpočtové orgány by měly být přiměřeně a pravi- delně informovány o celkových dopadech politiky v oblasti budov na rozpočet ve vztahu ke každému orgánu.

52. Výše uvedená omezení jsou důvodem, proč jsou koneč- né prostory zajišťovány pozdě a proč jsou často nutná přechodná opatření a nákladná krátkodobá řešení. Účetní dvůr zjistil, že dlouhodobé plánování lze zlepšit (viz body7a 8).

Doporučení: Orgány by měly při odhadování svých potřeb koordi- novat své časové plány a prostředky, a vyhýbat se tak co nejvíce krát- kodobému pronájmu budov. Orgány EU by měly vždy usilovat o dlouhodobý pronájem s předkupním právem.

53. Orgány dávají přednost koupi budov před jejich pronáj- mem. Tuto zásadu však neuplatňují důsledně a přes dřívější do- poručení Účetního dvora si dlouhodobě pronajaly budovy bez předkupního práva. Tyto postupy prodražují následnou koupi (viz body 9–12).

54. Orgány dále soustřeďovaly téměř veškeré své budovy v evropské čtvrti v Bruselu, přestože Komise má zásadu hledat prostory v jiných částech města. Koncentrace sice vytváří úspory z rozsahu, avšak přispívá také k růstu cen v důsledku zvýšené po- ptávky po budovách a úbytku dostupných prostor v této oblasti (viz body 13–15).

Doporučení: Je třeba pokračovat v nedávných iniciativách, jejichž cílem je diversifikovat kancelářské prostory v Bruselu.

55. Dostupné informace pro rozhodování o kancelářských prostorách a pro jejich řízení (například údaje o kancelářských prostorách a nákladech na budovy a o pracovnících, které je třeba umístit do kancelářských prostor) jsou nepřesné, což ztěžuje po- suzování potřeb a plánování do budoucna (viz body 16–19).

Doporučení: Orgány by měly vytvořit vhodné metody pro hodno- cení svých současných a krátkodobých potřeb. Stanovením společných a jednoznačných ukazatelů by se měly zlepšit informace o řízení. Ini- ciativy, které již zahájily jednotlivé orgány či interinstitucionální pra- covní skupiny, je třeba podpořit, sloučit a rozšířit.

Financování a náklady

56. Ne všechny ceny, které orgány platí za výstavbu a staveb- ní práce v souvislosti se svými budovami, byly stanoveny za pod- mínek otevřené soutěže. U téměř všech zkoumaných projektů byly smlouvy uzavřeny na základě přímé dohody. Nedostatečné využívání veřejných zakázek znamená, že nelze zaručit, že budo- vy byly získány za minimální náklady (viz body 21–23). Účetní dvůr zjistil případy, kdy vyjednávací řízení nevedla k nejlepší ceně (viz body 24–29).

Doporučení: Veškeré zakázky na výstavbu budovy a vnitřní úpravy by měly být předmětem výběrového řízení na co nejširším základě. Pokud se výjimečně použije vyjednávací řízení, ceny by měly vycházet ze stavebních nákladů, včetně přiměřených marží pro hospodářské subjekty. U pronájmů a pořízení stávajících budov je třeba provádět co nejširší průzkum trhu. Orgány by v plné míře měly využívat výhod plynoucích z daňových úlev podle PVI.

(34) Například budovy Goldbell a J. Monnet v Lucemburku.

57. Současný právní rámec nepovoluje Společenství upiso- vat půjčky. V důsledku tohoto omezení použily orgány pro nákup svých nemovitostí několik složitých způsobů financování, které ve srovnání s přímými půjčkami vedou k dodatečným nákladům a jsou méně průhledné (viz body 32–38).

Doporučení: Lepší rozpočtové plánování a větší pružnost díky vy- užití rozlišených prostředků by napomohly racionálnějšímu využívá- ní rozpočtových prostředků a lepšímu řízení dluhů a dlouhodobých závazků orgánů.

podmínkami a nájemným. V minulosti nebraly orgány dostateč- ný zřetel na aspekty životního prostředí, avšak nedávné iniciativy ukazují, že se této oblasti věnuje větší pozornost. Orgány ani spo- lečně, ani jednotlivě neprovedly hodnocení své politiky v oblasti budov (viz body 39–49).

Doporučení: Osvědčené postupy a iniciativy, které ten či onen or- gán vyvíjí samostatně, by se měly rozšířit na všechny orgány, ze- jména pokud jde o technické otázky jako smlouvy či dohled nad pro- jekty a oblasti jako životní prostředí. Společně by se měly vyhodnotit výsledky politiky jednotlivých orgánů v oblasti budov a hledat nové způsoby, jak zlepšit spolupráci mezi orgány. Orgány by měly dále zřizovat pracovní skupiny k otázkám, které si zasluhují pozornost na interinstitucionální úrovni, jako je vypracování metodiky pro „nákla- dy životního cyklu“. Základním cílem strategie orgánů v oblasti bu- dov by měla být těsná spolupráce s orgány hostitelských zemí.

Interinstitucionální spolupráce

58. Vytvoření OIB a OIL očekávané výsledky v oblasti inter- institucionální spolupráce nepřineslo. Počet „dohod o rozsahu služeb“ byl malý a orgány sdílely zkušenosti a osvědčené postupy jen zřídka. Účetní dvůr nicméně identifikoval některé konkrétní příklady interinstitucionální spolupráce a nedávné pozitivní ini- ciativy, jak ji zlepšit. Souhrnné „dohody o správním ústředí“ s hostitelskými členskými státy nebyly dosud uzavřeny, takže orgány vyjednávají případ od případu s rozdílnými výslednými

Tuto zprávu přijal Účetní dvůr v Lucemburku na svém zasedání dne 21. března 2007.

Za Účetní dvůr předseda Hubert WEBER

C 148/14

PŘÍLOHA I

CS

Úřední věstník Evropské unie

2.7.2007

PLNĚNÍ ROZPOČTU V LETECH 2003–2005

Popis	2003				2004				2005
	Rozpočtové prostředky	Převody	Konečné prostředky	Výsledek hospodaření	Rozpočtové prostředky	Převody	Konečné prostředky	Výsledek hospodaření	Rozpočtové prostředky	Převody	Konečné prostředky	Výsledek hospodaření
KOMISE
Nájemné a roční platby za pronájem	154 490 904	4 215 000	158 705 904	158 705 600	165 406 000	9 909 960	155 496 040	155 201 012	206 771 000	8 207 883	198 563 117	198 260 217
Pořízení nemovitého majetku	0	0	0	0	n.a				n.a
	154 490 904	4 215 000	158 705 904	158 705 600	165 406 000	9 909 960	155 496 040	155 201 012	206 771 000	8 207 883	198 563 117	198 260 217
EVROPSKÝ PaRLaMENT
Nájemné a roční platby za pronájem	56 219 900	– 13 142 943	43 076 957	43 076 839	67 391 000	142 734 931	210 125 931	209 987 082	34 761 956	45 979 590	80 741 546	80 734 779
Pořízení nemovitého majetku	5 600 000	134 686 103	140 286 103	140 286 103	2 327 500	– 23 000	2 304 500	2 304 085	0	98 059 966	98 059 966	97 876 424
Předběžné prostředky na investice orgánu do nemovitého majetku	58 152 272	– 58 152 272	0		44 942 471	– 44 942 471	0		54 793 389	– 54 793 389	0
	119 972 172	63 390 888	183 363 060	183 362 942	114 660 971	97 769 460	212 430 431	212 291 167	89 555 345	89 246 167	178 801 512	178 611 203
Rada
Nájemné a roční platby za pronájem	9 100 000	– 495 000	8 605 000	8 594 092	14 634 000	– 1 554 000	13 080 000	13 073 791	17 200 000	– 1 238 000	15 962 000	15 958 948
Pořízení nemovitého majetku	0	15 909 000	15 909 000	15 909 000	13 500 000	44 949 000	58 449 000	58 449 000	14 420 000	89 950 000	104 370 000	104 370 000
	9 100 000	15 414 000	24 514 000	24 503 092	28 134 000	43 395 000	71 529 000	71 522 791	31 620 000	88 712 000	120 332 000	120 328 948
SOUdNÍ dVŮR
Nájemné a roční platby za pronájem	9 436 500	561 925	9 998 425	9 998 425	33 867 000	9 622 300	43 489 300	43 327 934	9 669 000	639 447	10 308 447	10 298 891
Pořízení nemovitého majetku	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
	9 436 500	561 925	9 998 425	9 998 425	33 867 000	9 622 300	43 489 300	43 327 934	9 669 000	639 447	10 308 447	10 298 891
EVROPSKÝ HOSPOdÁŘSKÝ a SO- CIÁLNÍ VÝBOR
Nájemné a roční platby za pronájem	10 378 510	1 620 957	11 999 467	11 936 819	11 160 000	3 235 409	14 395 409	14 141 891	8 791 580	5 727 300	14 518 880	14 508 882
Pořízení nemovitého majetku	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
	10 378 510	1 620 957	11 999 467	11 936 819	11 160 000	3 235 409	14 395 409	14 141 891	8 791 580	5 727 300	14 518 880	14 508 882
VÝBOR REGIONŮ
Nájemné a roční platby za pronájem	5 464 490	518 364	5 982 854	5 957 904	6 625 340	2 229 224	8 854 564	8 660 069	5 987 619	2 140 600	8 128 219	8 116 253
Pořízení nemovitého majetku	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
	5 464 490	518 364	5 982 854	5 957 904	6 625 340	2 229 224	8 854 564	8 660 069	5 987 619	2 140 600	8 128 219	8 116 253
ÚČETNÍ dVŮR
Nájemné a roční platby za pronájem	2 713 000	142 000	2 855 000	2 854 996	2 427 000	– 290 000	2 137 000	1 920 241	2 571 000	– 227 500	2 343 500	2 221 446
Pořízení nemovitého majetku	0	0	0	0	500 000	150 000	650 000	650 000	0	0	0	0
	2 713 000	142 000	2 855 000	2 854 996	2 927 000	– 140 000	2 787 000	2 570 241	2 571 000	– 227 500	2 343 500	2 221 446
CELKEM	311 555 576	85 863 134	397 418 710	397 319 778	362 780 311	166 021 353	508 981 744	507 715 105	354 965 544	194 445 897	532 995 675	532 345 840

PŘÍLOHA II

SEZNAM BUDOV, KTERÝMI SE ZABÝVÁ TATO ZPRÁVA

Komise Brusel

Berlaymont SPa3

Mondrian

Komise Lucemburk

Euroforum Hitec

Parlament Brusel

D4–D5

atrium II Remard Wiertz 50

Montoyer 63

Parlament Lucemburk

Výškové budovyaaB Goldbell

kaD

Parlament Štrasburk

IPE1,2a3

Výbory Brusel

Belliard 99–101

Trèves 74

Belliard 93

Belliard 68

Rada Brusel

Lex

Woluwe-Heights Rolin

Soudní dvůr Lucemburk

Rozšíření budovy Palais Geos

Tbis allegro

ODPOVĚDI EVROPSKÉHO PARLAMENTU

11. Rámeček 1. Cena, kterou Parlament za nabytí budov IPE 0, 1,2a3 zaplatil, byla výsledkem složitého jednání, kterého se zúčastnilo několik subjektů, a to zejména město Štrasburk a fran- couzský stát jako hostitelská země sídla Parlamentu. Při stanovo- vání ceny byla vzata v úvahu všechna hlediska: právní omezení vyplývající ze způsobu financování zvoleného pro výstavbu bu- dov, cena pozemku, přítomnost soukromých investorů – majite- lů budov – při jednání, stanovení hodnoty budov, rozpočtová omezení města Štrasburku a účast francouzského státu. Přestože smlouvy podepsané v roce 1979 neobsahovaly doložku o zo- hlednění nájmů, které Parlament zaplatil, v případě koupi budov

– s tou se v té době nepočítalo –, byly zaplacené nájmy jedním z faktorů při jednání o stanovení konečné kupní ceny budov.

17. Potřeba nových prostor byla zhodnocena v roce 2001 na základě analýzy dostupných údajů a stala se součástí dlouhodo- bého plánování. Odhady a plány byly v letech 2001–2005 prů- běžně aktualizovány, aby bylo možné vzít v úvahu měnící se ná- roky na rozlohu kancelářských prostor. Tyto změny mají několik příčin:

a) rozhodnutí o vytvoření pracovních míst jsou přijímána na rok, a nikoli na více let dopředu;

b) zvláštní potřeby vyplývající z navýšení počtu úředních jazy- ků, členských států a zaměstnanců (po podrobném vyhod- nocení byla tato čísla odhadnuta přesněji);

c) rozšíření pravomocí Parlamentu na základě Niceské smlouvy. Generální sekretariát prošel významnou reorgani- zací s cílem zlepšit podporu poskytovanou poslancům (po- litika „Raising the Game“). Přes zvýšenou produktivitu došlo k navýšení celkového počtu zaměstnanců a změnilo se roz- místění zaměstnanců mezi Lucemburkem a Bruselem.

Plán z roku 2001 navíc předpokládal, že budovy D4 a D5 bude možné využívat již v roce 2004/2005. Tento plán byl poté z ně- kolika důvodů změněn: bylo třeba zajistit plný soulad s evrop- skými právními předpisy o veřejných zakázkách, vyskytly se ob- tíže při vyjednávání této velmi složité smlouvy a bylo potřeba

dostatek času k zajištění toho, aby se při začleňování tak rozsáh- lého komplexu do okolního prostoru zohlednil také vztah k sou- sedním objektům.

43. Skutečnost, že neexistuje studie zaměřená na snížení energetické náročnosti budov, souvisí s tím, jaké projekty Účetní dvůr analyzoval (příloha II připomínek): týkají se budov, které si Parlament najímá (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, TOA, TOB, Goldbell), nebo budov, které si Parlament původně najal a koupil je teprve později (KAD, IPE 0, 1, 2 a 3), a také budov, které byly výsledkem veřejné konzultace a na něž se vztahují kupní smlouvy nebo smlouvy o dlouhodobém pronájmu (D4–D5 a Atrium). Par- lament se nezúčastnil předběžného plánování budovy Atrium, dosáhl však zabudování solárních systémů a systémů energetic- kého využití do budov D4–D5.

Také další projekty byly podrobeny detailním environmentálním studiím. Nejnovějším z nich je rozšíření budovy KAD v Lucem- burku, ale již v roce 1992 požádal Parlament o prověření, zda by bylo možné používat v budově LOW ekologická klimatizační zařízení.

51. a 58. Účetní dvůr doporučuje, aby byla posílena interin- stitucionální spolupráce, zejména v oblasti dlouhodobého pláno- vání týkajícího se uspokojování potřeb jednotlivých orgánů, de- finování společné politiky v oblasti nemovitostí a obecněji také výměny informací o postupech každého z orgánů v oblasti ne- movitostí. Evropský parlament s těmito doporučeními souhlasí.

Z tohoto hlediska je vhodné připomenout, že ve svém usnesení ze dne 26. září 2006 o udělení absolutoria za plnění rozpočtu v roce 2004 Parlament vyzval svou správu „aby s využitím konzul- tací s ostatními orgány Unie vypracovala zprávu zabývající se otázkou, zda by bylo smysluplné zřídit evropský stavební úřad, který by byl od- povědný za výstavbu a údržbu budov orgánů a institucí EU“. Tato zprá- va musí být Výboru EP pro rozpočtovou kontrolu předložena nej- později do 1. října 2007.

58. Viz výše odpověď k bodu 51.

ODPOVĚDI RADY

Poznámka pod čarou 25. Úrokové sazby za zařízení budov Rolin a Woluwe Heights by měly být srovnávány s krátkodobým financováním s možností předčasného splacení. Rada v obou pří- padech této možnosti využila a celkové náklady na zařízení těchto budov byly uhrazeny v roce dodání příslušných prací nebo v roce následujícím. S ohledem na tyto skutečnosti by účtované úrokové sazby neměly být označovány jako vysoké.

43. Generální sekretariát Rady navrhuje, aby Účetní dvůr při popisu posouzení vlivu budov na životní prostředí vzal na vědo- mí opatření, která generální sekretariát Rady v této oblasti přijal. Tato opatření zahrnují zejména následující:

a) Budova Justus Lipsius byla předmětem rozsáhlého auditu z hlediska spotřeby energie, který byl proveden v roce 2006 za dohledu „Institut Bruxellois de la Gestion de l’Environnement“. Například je možné konstatovat, že tato budova má v současnosti největší fotovoltaické zařízení na výrobu elektřiny v regionu Brusel.

b) Budova Lex byla předmětem hloubkové studie na zlepšení opatření přijatých v této budově v oblasti udržitelného roz- voje. Několik prvků vedlo k velkému snížení emisí CO2 pro- dukovaných touto budovou (kombinovaná výroba tepla a elektřiny, tepelná čerpadla, automatické zhasínání osvětle- ní atd.).

ODPOVĚDI KOMISE

STRUČNÉ SHRNUTÍ

I.–III. Komise v současné době mění svou politiku v oblasti budov v Bruselu a Lucemburku, přičemž do letošních letních prázdnin má být přijato nové sdělení v této věci.

Komise soudí, že je nutné provést některé strukturální změny, aby se v budoucnu trvale zlepšila účinnost její politiky v oblasti bu- dov i kvalita života jejích zaměstnanců a místních obyvatel. Při přehodnocování své politiky v oblasti budov, která má zahrnovat zejména strategii, jejímž cílem je soustředit zaměstnance do menšího počtu větších budov, bude Komise zkoumat různé as- pekty, a to poměr získané hodnoty a investovaných prostředků, vývoj průměrných tržních cen kancelářských budov za m2, pro- centuální podíl volných kancelářských budov, vývoj v obsazování volných prostor, umístění budov a způsob jejich obsazování i bu- doucí potřeby kancelářských prostor.

Komise bude analyzovat výsledky zintenzivnění své akviziční po- litiky, aby z nich mohla následně vyvodit příslušné závěry. Komi- se musí nyní definovat svou politiku v oblasti údržby a renovace budov, s cílem udržet celkový stav svého hmotného majetku, a v případech, kdy nemovitost ukončí svůj životní cyklus, strategii zaměřenou na demolici a výstavbu nových budov.

V posledních letech se Komise také soustředila na otázku ochra- ny a bezpečnosti, což ji vedlo k rozhodnutí více rozvíjet smíšené využití budov.

Komise také zhodnotí svoji spolupráci s místními správními orgány.

IV. Komise definovala dlouhodobý rámec politiky v oblasti budov, jímž je víceletý rámec MAPF (Multi-Annual Policy Fra- mework), tedy průběžný pěti- až desetiletý plán, který bude kaž- doročně projednáván.

Komise hodlá přezkoumat, do jaké míry by tento rámec mohl být rozšířen na ostatní orgány a účastní se také dvou meziinstitu- cionálních pracovních skupin v Bruselu a Lucemburku (1).

V. Komise dává jednoznačně přednost koupi nebo dlouho- dobému pronájmu a krátkodobé smlouvy o pronájmu uzavírala pouze výjimečně. Strategie uzavírání dlouhodobých, na akvizici orientovaných smluv, se musí opírat o jasně stanovenou politiku, pokud jde o lokality, ve kterých chce Komise rozvíjet svůj kance- lářský park.

(1) V Bruselu – Pracovní skupina pro meziinstitucionální infrastrukturu, logistiku a interní služby ILISWG (Inter-institutional Infrastructure, Logistics and Internal Services Working Group) a v Lucemburku,

V Bruselu jsou uzavírány dlouhodobé nájemní smlouvy, které umožňují koupi budov v rámci režimu odložených splátek. Krát- kodobé smlouvy, tj. na dobu cca 15 let, jsou uzavírány pouze po- kud umožňují užívat budovy v rámci požívacího práva, neboť se jedná o efektivní a hospodárné řešení. V Lucemburku jsou krát- kodobé smlouvy uzavírány pouze dočasně, s ohledem na pláno- vanou výstavbu budovy JMO2. Jinak jsou uzavírány smlouvy na dlouhodobý pronájem s předkupním právem.

VI. Komise hodlá nadále uplatňovat a rozvíjet svou politiku decentralizace budov, na kterou je třeba pohlížet jako na velmi dlouhodobou strategii, která zohledňuje různé faktory jako výh- ledové potřeby, mobilitu a vklad hostitelské země.

VII. Útvary Komise v současné době připravují sdělení o po- litice v oblasti budov, která bude zahrnovat nový postup při vy- hledávání budov vhodných k pronájmu nebo koupi, včetně úpl- ného průzkumu trhu. Komise dokáže vyjednávat a dohodnout ceny, které odpovídají tržnímu průměru, nebo jsou dokonce niž- ší, což se jí skutečně daří lépe než jiným soukromým nebo insti- tucionálním subjektům sídlícím ve stejných lokalitách.

VIII. Vedle nové akviziční politiky, která přispěla k rozpoč- tové stabilitě, Komise zavedla nový způsob financování akvizic. Uzavření koupě s odloženými splátkami je z právního i finanční- ho hlediska jednodušší než uzavření původních dlouhodobých nájemních smluv (tzv. emphyteusis).

IX. Komise je plně rozhodnuta podporovat meziinstitu- cionální spolupráci ve všech oblastech (např. v oblasti energetiky a životního prostředí, plánování, metodologie odhadu potřeb, osvědčených postupů a dalších).

X. Jak je uvedeno níže v bodech 50 až 58, Komise se hodlá řídit doporučeními Účetního dvora a zohlední je v rámci své nové politiky v oblasti budov, kterou schválí kolegium během tohoto roku.

PŘIPOMÍNKY

6. Komise vydala dvě sdělení (2) o potřebách zaměstnanců, které vyplývají z postupného rozšíření EU nejdříve o deset a poz- ději o dva nové členské státy. Z těchto sdělení vycházely roční po- žadavky i odhady potřeb kancelářských prostor.

8. První pododstavec – viz reakce k bodu 6.

8. Druhý pododstavec – Generální ředitelství ADMIN v sou- časné době vypracovává v těsné spolupráci s úřady Komise pro infrastrukturu a logistiku (OIL a OIB) dlouhodobou strategii k uspokojení potřeb v oblasti budov (do roku 2025) jak v Bru- selu, tak v Lucemburku, přičemž zkoumá i možnosti využití al- ternativních, resp. doplňkových lokalit ke stávajícím infrastruk- turám Komise v Bruselu.

Meziinstitucionální technická skupina GIITL (Groupe interinstitution-  

nel technique – Luxembourg) (2) KOM(2002) 311 ohledně 3 900 pracovních míst a KOM(2005) 573.

9. Komise bude nadále usilovat o to, aby jednotlivé orgány definovaly a prováděly svoji politiku v oblasti budov společně nebo alespoň koordinovaně. Přestože tato spolupráce není vždy možná, neboť každý orgán má své specifické potřeby i priority, bylo dosaženo jistého pozitivního vývoje.

Všechny bruselské orgány jsou zastoupeny v pracovní skupině ILISWG (Pracovní skupina pro meziinstitucionální logistiku a vnitřní služby), v níž probíhá výměna informací o vývoji realit- ního trhu a o potřebách orgánů.

V Lucemburku spolupracují všechny orgány prostřednictvím sbo- ru ředitelů pro administrativu a meziinstitucionální pracovní sku- piny pro kancelářské budovy.

10. Strategie upřednostňující koupi budov před jejich pro- nájmem je relativně nová a v současné době je ještě pronajímáno 38 % kancelářských ploch, což je důsledkem dlouhodobých zá- vazků ze smluv uzavřených v minulosti.

Koupě budovy však nemusí být vždy nejlepším řešením (např. jedná-li se o budovu určenou pro informační a komunikační in- frastrukturu, neboť takový typ budov velmi rychle technologicky stárne). Pronájem může být v takovém případě výhodnější. Ve výjimečných případech není koupě budovy dokonce ani mož- ná (viz reakce k bodu 27, rámeček 3).

Protokol o výsadách a imunitách Evropských společenství (PVI) umožňuje využít daňových úlev i v jiných případech než je úplné vlastnictví, a to např. tehdy, je–li budova užívána v rámci poží- vacího práva.

11. Komise koupila jedinou budovu, která byla původně pro- najímána (konferenční centrum v CCAB).

V případě pronájmu má majitel po celou dobu nájemní smlouvy zákonnou povinnost udržovat ji na vlastní náklady v dobrém provozním stavu, a to i když je budova plně (finančně) amorti- zována. Proto je prostor k jednání o snížení nájemného během tr- vání smlouvy velmi omezený. Výška nájemného stanovená při uzavření dlouhodobých nájemních smluv navíc zahrnuje slevu oproti krátkodobým pronájmům. Ceny nájemného jsou také zá- vislé na vývoji trhu, a proto i když smlouva předpokládá úpravu nájemného, toto nájemné by mělo být upraveno s ohledem na tržní ceny, a nikoli pouze s ohledem na amortizaci budovy.

Komise však jedná o úpravě nájemného vždy, kdy je to možné. Například v roce 2005 se jí podařilo vyjednat úpravu a prodlou- žení nájemní smlouvy na budovu SC15 ještě před jejím vy- pršením. Nájemné se tak podařilo snížit o cca 40 %.

12. Rámeček 2 – Budovu Mondrian vlastní německý fond, je- hož hlavním zájmem je vytvářet stabilní a dlouhodobý peněžní tok. Proto tento subjekt neměl o prodej budovy zájem, i když se ji Komise pokoušela získat.

Komise tedy vzala budovu do užívání, neboť se v té době jednalo o jedinou budovu v dané lokalitě, která splňovala požadavky Ko- mise co do velikosti, kvality a polohy, neboť se nachází velmi blíz- ko SDME, kde sídlí některé útvary téhož generálního ředitelství.

Je nicméně těžké přesně stanovit, zda je výhodnější užívat budo- vu v rámci smlouvy o požívacím právu nebo v rámci dlouhodo- bé nájemní smlouvy.

13.–14. Komise několikrát oficiálně prohlásila, že dává před- nost decententralizovanému rozmístění svých útvarů, tj. jak v centru, tak i v okrajových lokalitách. Cílem této strategie je snížit tržní tlaky v evropské čtvrti.

V rámci současné politiky se Komise snaží rozmístit své útvary do různých lokalit. V Bruselu, kde má Komise 82,5 % svých kance- lářských prostor, se 82 % z nich nachází v evropské čtvrti a 18 % v jiných lokalitách, počítáme-li sem i budovu Madou, která stojí na velmi vzdáleném okraji evropské čtvrti. V Lucemburku, kde se nachází 17,5 % kancelářských prostor Komise, je 72 % z nich si- tuováno na Kirchbergu a 28 % v jiných městských částech.

Přestože může trh relativně snadno předvídat realitní strategii Ko- mise v lokalitě evropské čtvrti, její pozice při vyjednávání o pro- storách, o které má zájem méně uchazečů, je často velmi příznivá.

Komise jednak rozšířila své kancelářské prostory ve čtvrtích Beau- lieu a Genève v Bruselu, a v rámci své nové politiky zkoumá i možnost rozvoje v dalších lokalitách.

V rámci nově stanovené strategie umístění agentur se Komise roz- hodla pronajmout budovu pro výkonnou agenturu GŘ EAC. Bu- dova se nachází v lokalitě Evere, tedy poměrně daleko od evrop- ské čtvrti. Komise také nedávno pronajala kancelářské prostory poblíž severního vlakového nádraží (budova Covent Garden o ploše 14 000 m2), kterou využívají útvary pro vyhodnocování

7. rámcového programu pro výzkum.

15. Komise hodlá nadále usilovat o těsnou spolupráci s orgány hostitelské země.

V Belgii byl ředitel OIB v roce 2003 jmenován zástupcem Komi- se při jednáních s příslušnými orgány o rozvoji evropské čtvrti a při setkáních fondu pro evropskou čtvrť („Fonds Quartier euro- péen“). V roce 2005 byla vytvořena meziinstitucionální operativ- ní pracovní skupina mezi EU a Belgií, která se každé dva měsíce schází s politickými představiteli na federální, regionální a místní úrovni a zabývá se otázkami politiky budov.

V Lucemburku Komise v současné době (únor 2007) jedná o do- hodě s lucemburským státem ohledně umístění své hlavní budo- vy. Dohoda má umožnit bezúplatné poskytnutí stavebního po- zemku pro budovu JMO2. Jakmile bude tato dohoda podepsána, Komise definuje svou politiku v oblasti budov v Lucemburku.

17. Jedním z hlavních cílů nové politiky v oblasti budov je soustředit útvary Komise do menšího počtu větších budov, aby se tak snížil nepříznivý dopad každoročního nerovnoměrného zvy- šování počtu zaměstnanců GŘ a vnitřních reorganizací.

Pro stanovení počtu zaměstnanců, které bude třeba umístit v bu- dovách Komise, zainteresované útvary (GŘ ADMIN, OIB a OIL) nyní připravují postup založený na využití databáze lidských zdrojů COMREF.

Problém budovy HITEC (5 000 m2), která byla téměř rok nevyu- žita, nastal spíše důsledkem zpoždění výběrového řízení na pře- kladatele z nově přijatých členských států, než důsledkem nad- hodnocení potřeb ze strany Komise.

18. Mandát meziinstitucionálních pracovních skupin jak v Bruselu, tak v Lucemburku zahrnuje i stanovení společných ukazatelů a kritérií, přičemž na plnění tohoto úkolu se aktivně podílí i zástupci Komise.

19. Norma 35 m2 kancelářských prostor na osobu je použí- vána pro účely všeobecného plánování v oblasti využití budov.

První pododstavec – Část „Příručky o požadavcích na kancelář- ské prostory“, která vymezuje kritéria pro přidělování prostor ge- nerálním ředitelstvím byla schválena řídícím výborem OIB dne

16. ledna 2007.

Tento dokument schválí také řídící výbor OIL, a to jakmile bude předložen posudek lucemburského Výboru pro bezpečnost a hy- gienu při práci, jehož vyhotovení se očekává na jaře 2007.

Předmětný dokument bude poté závazný pro OIB i OIL.

Druhý pododstavec – Podobný postup bude uplatňován i v Lucemburku.

21.–23. Komise má za to, že vnitřní úpravy budov jsou sou- částí postupu vyjednávacího řízení, který je používán pro vyhle- dávání budov odpovídajících kritériím „Příručky o požadavcích na kancelářské prostory“.

Pokud by vnitřní úpravy měl provádět smluvní dodavatel Komi- se, mohlo by dojít k situaci, že Komise bude po celou dobu re- novace platit nájemné za neodpovídající budovu. Pokud by tento dodavatel navíc neprovedl práce řádně a včas, mohlo by dojít k ještě závažnějšímu poškození finančních zájmů EU.

V případech, kde se jedná o výstavbu nové budovy na pozemku, který Komise vlastní, nebo o rekonstrukci budovy ve vlastnictví Komise, což se bude týkat poměrně brzo budovy JMO2 v Lucem- burku a budovy Comet-Leman v Bruselu, vypíše Komise na za- kázku veřejnou soutěž.

Na projekty některých čistě technických budov (centrální kuchy- ně, archív, datové středisko, konferenční budova, logistická bu- dova) byl proveden otevřený průzkum trhu.

Nová politika budov také počítá s rozsáhlým průzkumem trhu nemovitostí v zájmu prosazování konkurenčních a otevřených metod zadávání zakázek.

24. Výška nájemného za budovu je určována situací v oblasti nabídky a poptávky na trhu a souvisí zejména s polohou budovy a její odpovídající hodnotou, kterou vyjadřuje cena pozemku. Jak Účetní dvůr správně vyjádřil, definici „přiměřeného zisku sou- kromých developerů“ lze uplatnit pouze u budov postavených na základě specifických potřeb orgánů.

V případech, kdy se jedná o výstavbu budovy na pozemku, který vlastní některý z orgánů, by cena skutečně měla odpovídat sta- vebním nákladům (včetně přiměřeného zisku). Cena by měla být výsledkem různých výběrových řízení na stavební práce, dodáv- ky a služby související s výstavbou budovy.

27. Od roku 2003 Komise dává přednost koupi, resp. pro- nájmu před účelovou výstavbou, a proto se rozhodla raději platit ceny stanovené na základě tržních podmínek, než nést stavební náklady. Skutečnou cenu nakonec určují jak objektivní faktory (poloha, velikost, kvalita, tržní podmínky), tak i faktory subjek- tivní, jako priority prodejce a kupce či finanční možnosti obou stran. Příležitostně může Komise využít své silné vyjednávací po- zice, zejména v případech velkých budov, jako je Madou, kdy je jedním z mála uchazečů, kteří jsou schopni pronajmout nebo koupit celou budovu.

Rámeček 3 – Pokud jde o budovu SPA3, odhad poradce byl jen jedním z orientačních podkladů jednacího spisu. Konečná cena je pouze výsledkem jednání. I když znalecký výpočet obsahoval jis- té chyby, tyto chyby ovlivnily konečný odhad oběma směry a rozdíl oproti skutečně zaplacené ceně činil 4 %, což je v mezích přijatelné tolerance.

Jak je uvedeno v odpovědi na bod 12 rámeček 2, Komise měla omezené možnosti vyjednávání, neboť Mondrian byla jedinou budovou, která splňovala požadavky GŘ RTD, např. požadavek soustředit jeho útvary do dvou velkých budov. Útvary tohoto ge- nerálního ředitelství byly totiž původně rozmístěny do pěti bu- dov. Krom toho pronájem této velké budovy (20 000 m2) přinesl i provozní úspory (údržba, bezpečnost) a s ohledem na kvalitu budovy má Komise za to, že udělala dobrý obchod. Využití této budovy odpovídalo prioritám Komise, obsaženým v jejím sdělení o politice v oblasti budov z roku 2003 (KOM(2003) 755), tj. sou- středit útvary do menšího počtu větších budov a poskytnout za- městnancům vysoce kvalitní pracovní prostředí.

29. Memorandum o porozumění, které uzavřela Belgie s Ko- misí, určovalo pouze hlavní linie renovace budovy Berlaymont. Dne 17. července 2001 podepsala Komise, belgický stát a S.A. Berlaymont 2000 druhý, podrobnější dokument, který přesně stanovil cenu, lhůty a normy pro kvalitu stavebních prací.

Pokud by cena byla dojednána na základě stavebních nákladů na renovaci, byla by mnohem vyšší. Společnost S.A. Berlaymont 2000 odhadla celkové náklady na renovaci na cca 670 mil. EUR, a to bez nákladů na odstranění azbestu, které činí 125 mil. EUR, zatímco splátky dlouhodobého pronájmu (emphyteusis) byly sta- noveny na základě hodnoty 553 mil. EUR.

30. Ve fázi posuzování budovy Komise požaduje celou řadu osvědčení a pojistných smluv. Od roku 2004 se u budov, které Komise kupuje (Berlaymont, Madou a Beaulieu 25) systematicky uzavírá desetiletá záruční pojistná smlouva.

V případě závažných nedostatků nemůže dojít k předběžnému převzetí budovy a neproběhnou ani odpovídající platby. Drobné vady, které mají být odstraněny ve lhůtě mezi předběžným a ko- nečným převzetím, jsou pokryty procentuální částkou z finanční jistoty, kterou skládá dodavatel (obvykle cca 5 % jistoty za řádné plnění).

Je–li zjištěna podstatná vada po konečném převzetí, uplatní se zákonná desetiletá záruka nebo záruka na příslušné zařízení.

Rámeček 5 – Pokud jde o budovu Euroforum, při převzetí staveb- ních prací a uvolnění jistoty byly dodrženy příslušné postupy platné pro lucemburskou lokalitu.

První jistota za včasné odevzdání budovy (500 000 EUR) byla uvolněna 3 měsíce po obsazení budovy, a to až poté, co společ- nost Euroforum SA zaplatila pokutu 93 000 EUR za pozdní do- dávku budovy.

95 % druhé jistoty, tj. jistoty za řádné plnění dodávky stavebních prací a zařízení (2 500 000 EUR), bylo uvolněno teprve 17 mě- síců po převzetí (1) a obsazení budovy, a to poté, co Euroforum SA provedla opravy všech podstatných vad.

Zbývajících 5 % jistoty (125 000 EUR) bylo zadrženo na pokrytí oprav drobných vad na budově. Přesto, že tato částka byla pova- žována za dostatečnou, a tento přístup tudíž za přijatelný, Komi- se je samozřejmě ochotna přijmout osvědčené postupy Parlamentu.

Kromě uvedených záruk je odpovědnost dodavatele kryta po dobu dvou až deseti let po odevzdaní budovy povinnou pojist- nou smlouvou, jejíž uzavření stanoví smlouva na budovu Euroforum.

31. Délka těchto lhůt je kompromisem mezi dobou, kterou si vyžaduje úplné prověření stavebních prací a zařízení, a tím, jak rychle se orgán potřebuje do budovy nastěhovat, a závisí na slo- žitosti projektu a na zdrojích, které jsou k dispozici.

Komise pokládá lhůtu několika týdnů za dostatečnou pro zjištění podstatných vad, přičemž případné drobné vady jsou kryty fi- nanční jistotou a podstatné skryté vady kryje desetiletá záruka.

Všechny důležité kontroly budovy z hlediska bezpečnosti a ochra- ny zdraví jsou v každém případě prováděny ještě před obsazením budovy, a to certifikovanými společnostmi.

33. Komise dosud neprováděla žádnou výstavbu budovy pro své potřeby, a to jednak z důvodů, které uvádí Účetní dvůr a samozřejmě také proto, že nebyl k dispozici žádný pozemek.

Pokud jde o projekty, které mají být realizovány v blízké budouc- nosti (budova JMO2 v Lucemburku a mateřská školka Comet- Leman v Bruselu) bude Komise při výstavbě resp. renovaci spo- lupracovat s místními orgány, neboť si je vědoma finančních výhod, které takový postup obnáší.

34. Komise se domnívá, že i když byl nový finanční postup řádově o několik procent nákladnější, úrokové míry, které se jí podařilo získat, jsou stále velmi výhodné v porovnání s jinými stavebními projekty.

36. Díky novému postupu (tj. režimu odložených splátek) byly v roce 2006 náklady na financování budovy Madou stano- veny se zápornou úrokovou mírou –0,01 %. Tato úroková míra je stanovena na základě křivky pevné swapové sazby.

Při koupi budovy Beaulieu 25 byla v roce 2006 úroková míra sta- novená na základě křivky pevné swapové sazby +0,008 %.

Rámeček 6 – Tento případ je nutné zasadit do příslušného his- torického kontextu.

Po dlouhých jednáních v letech 2001/2002 došlo k rámcové do- hodě, která byla předložena poradní komisi ACPC (2) dne 28. srp- na 2002. ACPC vydala kladné stanovisko dne 4. prosince 2002.

Dohodnuté podmínky byly pro Komisi skutečně příznivé, a to jak z ekonomického, tak z funkčního hlediska (výrazná reorganizace útvarů). Pro Komisi by bylo bývalo obtížné obnovit jednání po 6 měsících, neboť musela opustit budovu CUBE (viz připomínka k bodu 41 rámeček 7). Doba nutná pro vnitřní úpravu budovy byla totiž odhadnuta na více než 12 měsíců.

Od té doby však Komise jedná o technických a funkčních aspek- tech stavebního projektu nezávisle na otázce financování, a to po- každé, kdy je to možné. Na financovaní projektu Komise provádí průzkum finančních trhů, aby získala co nevýhodnější úrokovou míru.

37. Pokud se takové rozpočtové prostředky objevily, Komise je skutečně použila na plánované i neplánované platby.

Neplánované platby umožnily Komisi vyjednat výhodnější pod- mínky nájemních smluv nebo urychlit splátky za plnění dodava- telských smluv, přičemž byly prováděny pouze na základě peč- livé analýzy rozvahy mezi úsporami a ztrátami na pokutách. V některých případech dodatečné rozpočtové prostředky umož- nily koupi budovy za podmínek zajišťujících výhledové úspory v rozpočtu EU.

38. Komise uplatňuje ustanovení finančního nařízení o sou- hrnném rozpočtu ES.

41. Takováto interinstitucionální spolupráce již do jisté míry funguje, zejména v oblasti krátkodobých potřeb. V Bruselu Ko- mise uzavřela zvláštní dohody s Výborem regionů (VM-2), Evrop- ským parlamentem (MO 75) a Radou (Infopoint a mateřská školka Dailly). V Lucemburku byly uzavřeny podobné dohody mezi Komisí a jinými orgány.

(1) Lucemburské právní předpisy znají pouze jediné převzetí, ke kterému  

dojde, pokud má nájemce za to, že neexistují žádné podstatné vady, které by bránily „běžnému užívání“ budovy.

(2) Poradní komise pro nákupy a veřejné zakázky (Advisory Committee on Procurement and Contracts) známější pod zkratkou CCAM.

Nová politika v oblasti budov bude výsledkem pečlivých úvah a zohlední všechny relevantní závěry auditu Účetního dvora i prá- vě probíhajícího auditu IAS a průzkumů mezi zaměstnanci.

Rámeček 7 – Komise se domnívá, že v případě budovy CUBE do- šlo k rozchodu zájmů obou zainteresovaných orgánů. Pozitivním přínosem této zkušenosti však je, že orgány EU v Lucemburku od té doby posílily spolupráci v zájmu lepší koordinace své politiky v oblasti budov.

42. Dohoda o společném správním ústředí je složitá a chou- lostivá záležitost, neboť je třeba vyřešit celou řadu otázek. Komi- se přiznává, že takovéto dohody nebyly uzavřeny ani s belgic- kými ani lucemburskými orgány. Absenci těchto dohod kompenzoval ve většině oblastí PVI a částečně i programy spolu- práce ve specifických oblastech, jako například v oblasti bezpeč- nosti budov.

43. OIB již začal vyvíjet metodiku „nákladů životního cyklu“ pro oceňování celkových nákladů po dobu životnosti budovy, která zahrnuje i energetické a environmentální aspekty. Hlavním účelem tohoto přístupu je vyhodnocovat, sledovat a řídit veškeré náklady související s používáním budovy. Tato metodika má být podle plánu definována v roce 2007 a v září 2006 byla předlo- žena ve formě návrhu i jiným orgánům (Evropskému parlamentu, Radě a výborům).

Od roku 2006 požaduje Komise od vlastníka budovy předložení zprávy o energetické náročnosti budovy (zpráva byla předložena pro budovy Beaulieu 25 a SPA 2).

44. Vždy, když se Komise rozhodne vypsat nabídkové řízení na dodávku služeb v oblastech, které se týkají budov (například pojištění, údržba, školení v oblasti stavebních technik, úklid), osloví i ostatní orgány, aby měly možnost se k řízení připojit.

V Lucemburku Komise tímto způsobem úzce spolupracuje s Pře- kladatelským střediskem a Účetním dvorem.

Komise však uznává, že je zde prostor pro rozšíření spolupráce.

45. V rámci „náležité péče“ dává Komise od druhé půlky roku 2006 budovy, o kterých jedná, posoudit externí právnickou fir- mou. Její expertíza zahrnuje veškeré právní aspekty projektu, po- souzení smluv s architekty a pojišťovacími společnostmi, oficiál- ních výměrů stavby, environmentálních a územněplánovacích povolení i daňových otázek.

Pro oceňovaní staveb využívá Komise odborného poradce a na posouzení technických aspektů má smlouvu s inženýrskou firmou.

Komise se proto domnívá, že díky svému internímu odbornému personálu a uvedeným externím odborníkům je schopna správně posoudit své stavební projekty ze všech potřebných hledisek (tj. právního, finančního i technického).

46. V říjnu 2006 Komise uspořádala přednášku pro ostatní orgány (Evropský parlament, Radu a oba výbory) na téma práv- ních aspektů smluv o budovách, na které také předložila návrh na vypracování příručky pro subjekty působící v oblasti nemovitos- tí, která by obsahovala hlavní podmínky pro uzavírání smluv s Komisí.

Pokud by se Komise rozhodla zahájit podobné stavební projekty jako Rada, Soudní dvůr nebo Účetní dvůr, určitě by zohlednila je- jich zkušenosti.

47. Meziinstitucionální spolupráce v rámci příslušných struktur je možná pouze tehdy, pokud se k ní pevně zavážou vše- chny orgány.

Vedle iniciativ uvedených v připomínkách k bodům 41 až 46 Ko- mise uzavřela zvláštní dohody s Výborem regionů (VM2), Evrop- ským parlamentem (MO75) a Radou (Infopoint a mateřská školka Dailly) v Bruselu. OIL podnikl významné kroky a vytvořil zákla- dy pro další iniciativy i budoucí výsledky.

48. Oba úřady Komise velmi těsně spolupracují a předávají si zkušenosti v četných oblastech, jako jsou technické normy pro datová střediska, požadavky na kancelářské prostory, rozpočtové postupy, strategie rozmístění informační a komunikační techno- logie, školení, specifická výběrová řízení apod.

Jak je uvedeno výše, oba úřady společně plánují i standardizaci programového vybavení na řízení kancelářských prostor.

Spolupráce s ostatními orgány tedy existuje, ale je spíše neformál- ní a je nutné ji systematizovat.

ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ

50. Komise má připomínky a závazky ke všem specifickým doporučením, které jsou uvedeny níže, ale základní překážky, které Komisi omezují ve čtyřech oblastech, které uvedl Účetní dvůr, jsou zmíněny ve všeobecném úvodu k reakci Komise (viz body I až X).

51. Komise s doporučením souhlasí.

K definici společného víceletého rámcového programu je nutné, aby takový rámec nejdříve definoval každý orgán.

Komise takový koordinovaný víceletý rámec definovala. Je jím MAPF (Multi-Annual Policy Framework), tedy průběžný víceletý plán, který budou každoročně projednávat řídící výbory OIB a OIL.

Komise také hodlá přezkoumat, jak by tento rámec mohl být roz- šířen a být základem pro meziinstitucionální rámec.

Předběžný návrh rozpočtu uvádí informace o nových budovách (pokud jde o plochu), které jsou plánovány na příští rok, a odhad celkových dopadů politiky v oblasti budov na rozpočet je zahr- nut ve výroční zprávě k bodu V.

Víceletý plán musí být také v souladu se základní politikou v ob- lasti budov, která je v současné době přehodnocována.

52.–53. Komise souhlasí s oběma body doporučení.

Pokud jde o meziinstitucionální spolupráci, tato již funguje jak v Bruselu, tak v Lucemburku (1).

Komise dává jednoznačně přednost koupi nebo dlouhodobému pronájmu a krátkodobé smlouvy o pronájmu uzavírala pouze vý- jimečně (2). Je však zcela zřejmé, že strategie uzavírání dlouhodo- bých, na akvizici orientovaných smluv je nejefektivnější, pokud je zakotvena v jasně definované politice, která vychází z dlouhodo- bého plánování, analýzy potřeb a výběru konkrétního umístění několika velkých budov, jichž se to týká, resp. lokalit, ve kterých si Komise přeje rozvíjet svůj kancelářský park.

54. V souvislosti s připomínkou k doporučení v bodu 53 chce Komise zdůraznit, že:

— na decentralizaci budov je třeba pohlížet jako na velmi dlou- hodobou strategii, která zohledňuje různé faktory, jako výh- ledové potřeby, mobilitu a vklad hostitelské země,

(1) V Bruselu funguje Pracovní skupina pro meziinstitucionální infra- strukturu, logistiku a interní služby ILISWG a v Lucemburku byla ře- diteli pro administrativu vytvořena pracovní skupina GIITL. V obou pracovních skupinách jsou diskutovány potřeby orgánů v oblasti bu- dov a otázky realitního trhu. Pracovní skupiny se pravidelně scházejí a projednávají (v poslední době ještě intenzivněji) stavební projekty, podmínky smluv a právní mechanismy, které je třeba uplatnit za spe- cifických okolností, metodiku nákladů životního cyklu budov (která zahrnuje náklady na renovaci budov po 15 až 20 letech), energetické a daňové otázky a spolupráci s hostitelskou zemí.

(2) V Bruselu jsou uzavírány dlouhodobé nájemní smlouvy, které umož- ňují koupi budov v rámci režimu odložených splátek. Krátkodobější smlouvy (tedy nikoli krátkodobé), tj. na dobu cca 15 let, jsou uza- vírány pouze tehdy, pokud umožňují užívat budovy v rámci požíva- cího práva. Tento postup je nejčastěji používán u nových budov, ne- boť umožňuje využití daňových úlev podle PVI a zároveň minimalizaci nákladů na rozpočet, jelikož náklady na údržbu, které nese nájemce po dobu prvních 15 let životního cyklu budovy, jsou velmi nízké. Vol- ba mezi krátkodobou a dlouhodobou smlouvou závisí na momentální tržní nabídce i výhledových potřebách na využití budov, např. může jít o budovy pro výkonné agentury, jejichž existence je v řádu deseti- letí nejistá.

V Lucemburku jsou krátkodobé smlouvy uzavírány pouze dočasně, s ohledem na plánovanou výstavbu budovy JMO2. V ostatních přípa- dech jsou uzavírány smlouvy na dlouhodobý pronájem s předkupním právem.

— Komise souhlasí s názorem Účetního dvora a již zahájila prů- zkum alternativních a doplňkových lokalit v Bruselu, v rámci vymezení výše uvedené strategie,

— Komise však zastává názor, že možnosti decentralizace bu- dov nejsou omezeny pouze ekonomickými aspekty, ale i čet- nými dalšími faktory, z nich nejdůležitější je environmentál- ní (provoz související s dojížděním zaměstnanců na pracoviště, provoz mezi jednotlivými budovami) a provozní (čas strávený cestami na jednání),

— rozvojem kancelářského parku v Beaulieu a Genève a nedáv- nou koupí budovy Madou, pronájmem budov Covent Gar- den a Colonel Bourg Komise pokračovala v decentralizaci svých kancelářských prostor v Bruselu.

55. Komise naprosto souhlasí s tímto doporučením a v tom- to smyslu bude dále jednat v rámci pracovních skupin ILISWG v Bruselu a GIITL v Lucemburku, které se budou systematicky za- bývat stanovením potřeb orgánů a společných ukazatelů.

OIB a OIL si uvědomují, jak důležité pro řízení jsou přesné infor- mace, a právě z toho důvodu se rozhodly používat společné pro- gramové vybavení pro řízení budov, poschodí a kancelářských prostor, a to hned jakmile bude dokončena Příručka o požadav- cích na kancelářské prostory, což by mělo být v nejbližší době. Táto otázka by mohla být pravidelně diskutována v meziinstitu- cionálních pracovních skupinách.

Jak je uvedeno v připomínce k bodu 47 a v příslušné odpovědi, takováto interinstitucionální spolupráce již do jisté míry funguje, zejména v oblasti krátkodobých potřeb.

56. Pokud jde o postupy veřejné soutěže a vyjednávacího ří- zení, Komise hodlá vyjasnit svoji strategii.

U budoucích projektů na výstavbu resp. renovaci (JMO2 v Lucemburku a Cornet-Leman v Bruselu) budou uplatněny po- stupy výběrového řízení v souladu se směrnicí.

U pronájmu nebo koupě stávajících budov, na které se směrnice nevztahuje, provede Komise co nejširší průzkum trhu v rámci no- vého postupu, který byl navržen pro tyto účely. Od této zásady Komise upustí jen za výjimečných okolností.

Situace je však zcela jiná v případě vnitřní úpravy stávajících bu- dov, jak je uvedeno v připomínce k bodu 21. Pokud Komise pře- vezme budovu, která byla kompletně upravena podle jí zadaných specifikací pod vedením vlastníka (který není vázán postupy pro veřejnou soutěž), vyhne se tak výdajům za nájemné po dobu sta- vebních úprav i zodpovědnosti za tyto úpravy.

Komise souhlasí s doporučením, že ceny a nájemné by měly vy- cházet ze stavebních nákladů, zahrnujících i přiměřený zisk ho- spodářských subjektů, ale zdůrazňuje, že cena pozemku může být komplikujícím faktorem.

Pokud jde o využití výhod plynoucích z PVI, Komise plně sou- hlasí s Účetním dvorem. Komise posílí iniciativy, které již v tom- to směru podnikla v rámci své nové politiky v oblasti budov (viz reakce k bodu 42). Jak je uvedeno výše, daňové úlevy, které PVI umožňuje, jsou využívány u patnáctiletých smluv na požívací právo, které Komise uzavřela na některé budovy v Bruselu.

57. Komise uplatňuje ustanovení finančního nařízení o sou- hrnném rozpočtu ES.

58. Komise je plně rozhodnuta podporovat meziinstitu- cionální spolupráci ve všech oblastech (energetiky a životního prostředí, plánování, metodologie odhadu potřeb, osvědčených postupů a dalších), což také opakovaně prokázala.

Tato priorita bude také zakotvena v nové politice v oblasti bu- dov, kterou má schválit kolegium do letních prázdnin v roce 2007.

Pokud jde o spolupráci s orgány hostitelských zemí, Komise pro- hloubila spolupráci s Belgií založením společné operativní pra- covní skupiny (v případě potřeby bude tato skupina rozdělena do podskupin), v rámci níž se úřad místopředsedy Kallase schází ně- kolikrát do roka se zástupci bruselského regionu.

Co se týče spolupráce s Lucemburským velkovévodstvím, ředitelé pro administrativu se v Lucemburku obdobně pravidelně scházejí s předsedou Fondu pro urbanismus a územní rozvoj čtvrti Kirchberg.

ODPOVĚDI SOUDNÍHO DVORA

15., 22. a 45. Soudní dvůr je potěšen kladným vyjádřením Účetního dvora ohledně snahy o získání bezúplatného poskytnu- tí stavebních pozemků pro budovy od lucemburských orgánů, vypsání veřejné soutěže na stavební práce, zvolených pravidel od- borného dozoru k zajištění správního, finančního a technického dohledu nad stavebními operacemi.

26. Jak uvádí Účetní dvůr, rámcová smlouva uzavřená mezi Soudním dvorem a lucemburskými orgány stanoví určení nezá- vislého odborníka, který bude pověřen stanovením kupní ceny budovy. Lucemburský stát vyhlásil za účelem výběru odborníka veřejné nabídkové řízení. Toto řízení nevedlo k žádnému výsled- ku, neboť nebyla předložena žádná nabídka. V nejbližší době bude tento odborník určen na základě nového výběrového řízení, jež bylo vyhlášeno. Dle nejnovějších informací získaných od lucem- burských orgánů by mohl být tento nezávislý odborník určen v nejbližších dnech. Zpoždění, ke kterému v této souvislosti do- šlo, nebude překážkou toho, aby odborník splnil svůj úkol v sou- ladu s ustanoveními článku 6.2 rámcové smlouvy a stanovil kup- ní cenu budovy podle článku 6.3 uvedené smlouvy. Všechny faktury vystavené podniky, jež pracují na staveništi, již jsou po- suzovány externím poradcem vybraným Soudním dvorem k do- hledu a kontrole nad stavebním projektem. Jakmile bude nezá- vislý odborník určen, budou mu předány faktury za účelem stanovení konečné kupní ceny budovy.

Účetní dvůr krom toho uvádí, že rámcová smlouva obsahuje po- uze základní zásady, aniž by upřesňovala pravidla ohledně dohle- du, lhůty plnění, sankcí za prodlení nebo rozpočtového omeze- ní. Tento názor je třeba do značné míry relativizovat:

— pravidla dohledu jsou vysvětlena v bodech 4.2, 4.3, 4.4.3 a 4.5.2 rámcové smlouvy: Stát je povinen informovat Soud- ní dvůr a získat jeho souhlas s každou etapou realizace sta- vebního projektu až do zadání veřejné zakázky. Tato usta- novení provádějí zásadu vymezenou v odůvodnění, na něž výslovně odkazuje preambule rámcové smlouvy, podle níž musí mít Soudní dvůr možnost stanovit s přispěním Lucem- burského státu mechanismus a podmínky financování sta- vebního projektu, přičemž musí zajistit ochranu finančních zájmů Společenství;

— ceny a lhůty plnění jsou stanoveny s úspěšnými uchazeči smluvně v okamžiku zadání veřejné zakázky;

— třebaže rámcová smlouva neukládá lucemburskému státu přímo sankce za prodlení, čl. 4.4.1 bod h) a článek 4.6.2 a 4.8 stanoví, že smlouvy s úspěšnými uchazeči musí obsa- hovat záruku řádného plnění a sankční ustanovení, včetně sankcí za prodlení. Tyto články ukládají Lucemburskému státu povinnost jejich striktního uplatnění (článek 4.5.6) a odpovídající částky jsou odečteny z kupní ceny (článek 4.7);

— Soudní dvůr si ponechává plný finanční dohled: Lucembur- ský stát má nejen povinnost žádat souhlas Soudního dvora s návrhy na zadání veřejné zakázky týkající se financování a zadaní obecných zakázek zahrnujících pevné závazky (článek 4.3), nýbrž musí rovněž informovat o případném přečerpání prostředků a předložit návrhy na obnovení fi- nančního rámce (článek 4.4.4);

— konečně, správa Soudního dvora a lucemburská správa ve- řejných budov doplnily smluvní ustanovení praktickými pra- vidly k zajištění dodržování lhůt a finančního rámce. Výho- da vycházející z řádné praxe, která se projevuje zejména v oblasti výstavby, je jistě stejně významná jako podrobná smluvní ustanovení, jejichž vymáhání v přiměřené lhůtě a s rozumnými náklady je často obtížné.

35. Soudní dvůr si s uspokojením všímá poznámky Účetní- ho dvora, podle které je zvolená jistě komplexní finanční kon- strukce výhodná díky účasti Evropské investiční banky. Pokud jde o financování budoucích renovačních prací, které mají být pro- vedeny ve vedlejších budovách A,Ba C, Soudní dvůr bude zajisté vyžadovat s ohledem na připomínky Účetního dvora svou účast na vyhlášení veřejné soutěže na financování těchto prací.

Příloha I Soudní dvůr uvádí, že na rozdíl od dokladů vzta- hujících se k rozpočtu nečiní tabulka v příloze I rozdíl mezi pro- středky určenými pouze k vlastnímu pronájmu a prostředky ur- čenými k financování leasingových splátek hrazených za účelem nabytí budov. Tento rozdíl je zřejmý v rozpočtu Soudního dvo- ra, který obsahuje dvě odlišné rozpočtové položky. Finanční pro- středky odpovídající každé z těchto dvou položek vyjadřují poli- tiku v oblasti nemovitostí prováděnou již několik let Soudním dvorem, jenž směřuje prostřednictvím leasingu k tomu, aby se stal majitelem budov, které trvalým způsobem využívá.

ODPOVĚDI EVROPSKÉHO HOSPODÁŘSKÉHO A SOCIÁLNÍHO VÝBORU

28. Rámeček 4.

1. Když Evropský parlament (EP) v roce 1998 vyklidil budo- vu „Jacques Delors“ („Belliard 99–101“), stále měl na tuto budovu nájemní smlouvu do roku 2007. EP, který zároveň vystupoval jako rozpočtový orgán, se rozhodl požádat výbory, aby jeho smlouvu převzaly. Výbory neměly jinou možnost než této žádos- ti vyhovět, protože EP umístil do rezervy polovinu ročního roz- počtu výborů na nájem s tím, že příslušná částka bude uvolněna až poté, co výbory podepíší novou dohodu o pronájmu pro pře- vzetí stávající smlouvy EP. Výbory o tuto transakci původně ne- žádaly, jelikož budovy, které tehdy měly k dispozici, postačovaly jejich potřebám (jedinou výjimkou byla plenární zasedání Výbo- ru regionů pětkrát ročně, která se konala v prostorách EP). Vzhledem k tomu, že smlouva EP vypršela až v roce 2007, je jasné, že vlastníci měli silnou vyjednávací pozici (do roku 2007 by ročně obdrželi indexovanou částku ve výši přibližně 6,7 mil. EUR, i kdyby budova nebyla využívána).

2. Účetní dvůr tuto neobvyklou a poměrně obtížnou situaci zdůraznil ve své výroční zprávě za rozpočtový rok 2000 v bo- dě 7.68 (o budově „Belliard 99–101“):

„Výbory se ocitly v obtížné pozici v důsledku závazku, který jim uložil Parlament, tj. převzetí budovy, na kterou Parlament podepsal pronájem do roku 2007“.

Účetní dvůr v téže zprávě dále napsal:

„Výborům se nicméně podařilo znovu zavést prvek jednání tím, že se v létě 2000 rozhodly odvolat se na trh. Ceny, které byly nakonec

sjednány, více odpovídají cenám nabízeným na trhu v Bruselu za podob- nou budovu“.

Výbory s touto analýzou souhlasí a jsou přesvědčeny, že za bu- dovu „Belliard 99–101“ lepší cena nemohla být vyjednána. Jed- nání byla opravdu velmi náročná a získaná cena byla v souladu s tržními podmínkami. Celý projekt byl úspěšný z hlediska kva- lity výsledku a dodržení termínů.

3. EP byl o průběhu jednání neustále podrobně informován. Výbory smlouvu podepsaly v souladu s finančními nařízeními po schválení rozpočtovým orgánem.

4. Co se týče finanční analýzy ve zvláštní zprávě Účetního dvora, vychází z nájemní hodnoty zcela renovované budovy ve výši 8,28 mil. EUR (roční platba dlouhodobého pronájmu). To odpovídá přibližně 221 EUR/m2. V době, kdy byla podepsána smlouva (prosinec 2000), bylo podle zprávy „Office Market Trends“ (Vývoj na trhu s kancelářskými budovami, prosinec 2004, Catella), str. 14, dosažitelné nájemné ve čtvrti Léopold spí- še okolo 240 EUR/m2. Výbory se proto domnívají, že „hodnota“ budovy vypočtená podle metody zmíněné ve zprávě Účetního dvora (uplatnění teoretického výnosu ve výši 6,5 % vycházejícího z ročního indexovaného nájmu) by měla být 138 mil. EUR, ni- koliv 127 mil. EUR. Odpovídající roční splátka, vypočtená podle metody Účetního dvora, by pak byla 7,42 mil. EUR (místo 6,83 mil. EUR). Tato vypočtená roční platba je kromě toho značně závislá na očekávané inflaci po dobu 27 let. Například snížení in- flace o pouhých 0,5 % (což snižuje budoucí roční platby, protože jsou indexované) by v důsledku zvýšilo odpovídající roční splát- ky o přibližně 400 000 EUR.

41. Rámeček 7. Viz komentář Výboru k rámečku 4.