Pokyny k finančnímu vypořádání poskytnuté dotace z rozpočtu Karlovarského kraje
Pokyny k finančnímu vypořádání poskytnuté dotace z rozpočtu Karlovarského kraje
Finanční vypořádání dotace musí být v souladu s veřejnoprávní smlouvou předloženo na předepsaných formulářích, které jsou přílohou pravidel.
Příjemce je povinen provést a předložit odboru kultury finanční vypořádání dotace, a to nejpozději do termínu, který je stanoven smlouvou. Odbor kultury po obdržení finančního vypořádání provede kontrolu správnosti předložených účetních dokladů a dodržení stanoveného účelu použití poskytnutých finančních prostředků. Příjemce k finančnímu vypořádání musí předložit kopie veškerých účetních dokladů a originály k nahlédnutí (faktur, bankovních výpisů, pokladních dokladů apod.) prokazujících skutečné výdaje realizace projektu v příslušném kalendářním roce ve výši poskytnuté dotace. Zálohová platba se nepovažuje za podklad k finančnímu vypořádání dotace jako uznatelný výdaj. Současně s kopiemi účetních dokladů musí předložit příjemce při finančním vypořádání k nahlédnutí originály účetních dokladů, resp. veškeré průkazné účetní záznamy vztahující se k poskytnuté dotaci. Tyto originály dokladů budou opatřeny razítkem a podpisem příslušným úředníkem odboru kultury.
Předkládané doklady budou seřazeny vzestupně dle jejich soupisu uvedeného na předepsaném formuláři – viz příloha č. 4 pravidel. Ke každému účetnímu dokladu musí být doložen doklad o jeho úhradě (bankovní výpis či pokladní doklad). Zálohová platba se nepovažuje za podklad k finančnímu vypořádání dotace jako uznatelný výdaj.
MATERIÁL
Nakoupený materiál se musí vztahovat pouze k akci samé a musí být doložen řádným účetním dokladem (paragon nebo faktura). Příjemce nesmí do finančního vypořádání zahrnout výdaje spojené s nákupem drobného dlouhodobého majetku a materiálu, který není během akce zcela či alespoň z velké části spotřebován. Výjimkou jsou výdaje spojené s nákupem materiálu, který slouží k evidenci a archivaci soutěže (např. CD, diskety, pořadače apod.).
Věcné odměny (ceny), diplomy a jiné náklady musí příjemce doložit řádným účetním dokladem a musí být doloženy výsledkové (výherní) listiny.
Peněžní výhry (popř. startovné)
V odůvodněných případech lze výhru (popř. startovné) soutěžícím poskytnout i formou peněžní odměny. Vyplacení takové odměny musí příjemce doložit výsledkovou (výherní) listinou, seznamem výherců (vč. částka, adresy výherců) a účetním dokladem, dokládajícím výplatu výhry (výdajový doklad nebo bankovní výpis).
SLUŽBY
Tisk materiálu
Týká se zejména činností spojených s obsahovým a organizačním zabezpečením akcí (soutěží), jejichž charakter to vyžaduje – doklad (zpravidla faktura) musí obsahovat vedle účelu tisku i propočet celkových nákladů (počet stran materiálu, jeho formát a množství, např. počet kusů brožur). Množení materiálů (pozvánky, pokyny atd.) – jako doklad může sloužit paragon za provedenou službu. V případě, že je materiál množen u příjemce, příjemce vystaví interní doklad, který obsahuje účel, počet stran materiálu, celkový počet stran, cenu za 1 kus v Kč a celkovou cenu v Kč spolu s prohlášením o správnosti údajů. Celkové náklady by neměly převýšit 120 % z částky vynaložené na nákup odpovídajícího množství papírů.
Spoje – poštovné
Náklady musí příjemce doložit dokladem za nákup. V případě, že příjemce nakoupí větší množství známek (cenin), je třeba zpracovat čestné prohlášení (s podpisem zástupce příjemce) o počtu kusů známek určených a skutečně využitých pro realizaci projektu.
Spoje – telefonní poplatky - musí být účet za telefonní poplatky
V případě, že příjemce nemá možnost přímého výpisu hovorů, je třeba zpracovat čestné prohlášení (s podpisem zástupce příjemce) o částce hovorného přímo na kopii telefonního účtu za příslušné období.
Ostatní služby (např. startovné, odvoz odpadů, ozvučení, montáž pódia a jiné)
Náklady musí příjemce doložit řádným účetním dokladem včetně dokladu o úhradě, např. bankovní výpis nebo pokladní doklad.
Nájemné
V případě, že příjemce nemá vhodné podmínky pro realizaci akce ve vlastních prostorách a je nutné, aby se akce uskutečnila v prostorách mimo prostory příjemce, je povinen respektovat podmínky pronajimatele. Příjemce by měl předem zvážit zejména ekonomické podmínky případných pronajímaných prostor. V případě, že se akce koná přímo v prostorách příjemce, není možné účtovat nájemné stejným způsobem jako dalším subjektům – tj. na základě nájemní smlouvy, případně přímé fakturace za služby. V případě úhrady vlastních provozních nákladů spojených s akcí provozovanou v prostorách příjemce musí příjemce vycházet ze smluvních vztahů, které se týkají úhrad výdajů za elektřinu, vodu apod. Náklady musí příjemce doložit konkrétním výpočtem (spotřeba energie na m2/hod vynásobená prostorami v m2 a počtem hodin apod.) na vystaveném interním dokladu.
CESTOVNÍ NÁKLADY
Cestovní náklady se proplácejí na základě řádně vyplněného cestovního příkazu nebo na základě doložených cestovních výdajů. Cestovní příkaz musí obsahovat veškeré náležitosti, podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Příjemce může proplácet pouze takové cestovní výdaje, které souvisejí s realizací projektu.
Jízdné poskytuje příjemce v ceně doložených jízdenek, účastníci akce jsou povinni použít nejhospodárnější způsob dopravy s ohledem na vzdálenost, čas a výběr dopravních prostředků. Příjemce může výjimečně povolit cestu soukromým motorovým vozidlem za podmínek, které stanoví. Náhrada za použití soukromého motorového vozidla se poskytuje ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové dopravy. Při předložení cestovního příkazu k finančnímu vypořádání je příjemce povinen doložit originál velkého technického průkazu použitého vozidla.
UBYTOVÁNÍ
Příjemce musí předem posoudit finanční možnosti tak, aby prostředky poskytnuté na ubytování byly využity hospodárně. Doklad za ubytování musí mít náležitosti účetního dokladu a navíc musí obsahovat tyto údaje: počet nocí, cenu za jednu noc, počet osob a jména ubytovaných. Na dokladu musí být jako odběratel uveden název nebo jméno příjemce.
STRAVOVÁNÍ
Stravné se proplácí ve výši dolní hranice rozmezí stanoveného vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí ČR, popř. vyhláškou Ministerstva financí ČR (v případě zahraničních cest).
Ostatní cestovní náklady
Ostatní cestovní náklady (parkovné, úschovna zavazadel apod.) lze do finančního vypořádání cestovních náhrad zahrnout ve výši skutečně vynaložených prostředků (nutno doložit dokladem). Při tom se musí jednat o hospodárně vynaložené částky, které souvisejí s realizací projektu. Kapesné se neproplácí.
MZDOVÉ PROSTŘEDKY
Prostředky lze použít na mzdy pracovníků nebo funkcionářů příjemce či příjemce samotného pouze ojediněle a v následujících případech:
Příjemce, který poskytne mzdové prostředky svým zaměstnancům
Prostředky mohou být poskytnuty pouze na základě uzavřené dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti. Tyto dohody musí být uzavřeny v souladu s platnými právními předpisy a musí obsahovat všechny povinné náležitosti. Mzdové prostředky musí být doloženy prokazatelným způsobem, ze kterého bude patrné komu, kolik, zač a na co byly prostředky vyplaceny (např. výplatnice, rekapitulace mezd mzdových prostředků apod.) a musí být přiložen doklad o uskutečnění výplaty mzdových prostředků (bankovní výpis nebo pokladní blok).
Příjemce, který poskytne odměny svým funkcionářům
Příjemce může svým funkcionářům poskytnout finanční odměnu na základě předloženého čestného prohlášení, které musí obsahovat výši odměny, činnost, za jakou odměnu obdržel, název projektu a zdůvodnění. K čestnému prohlášení musí být doložen účetní doklad, který byl vystaven příjemcem a který dokládá vyplacení příslušné odměny funkcionáři (bankovní výpis nebo pokladní blok).
Fyzická osoba (příjemce)
Fyzická osoba (příjemce) nemůže do finančního vypořádání dotace zahrnout výdaj charakteru osobní spotřeby, resp. výdaj neovlivňující základ daně.