ÚČETNÍ DVŮR
I
(Informace)
ÚČETNÍ DVŮR
ZVLÁŠTNÍ ZPRÁVA č. 9/2006
o výdajích na překlady v Komisi, Parlamentu a Radě, spolu s odpověďmi těchto orgánů
(podle čl. 248 odst. 4 druhého pododstavce Smlouvy o ES)
(2006/C 284/01)
OBSAH
Bod Strana
SEZNAM ZKRATEK ............................................................... ..... 3
SHRNUTÍ ............................................................... . . I–IX 4
ÚVOD ........................................................... ......... 1–11 5
Právní rámec ........................................................... 2–3 5
Organizační struktura překladatelských služeb orgánů EU ........................ 4–8 5
Rozsah a zaměření auditu ................................................. 9–11 6
PŘIPOMÍNKY .............................................................. 12–95 6
Uplatňování postupů, které zajišťují, aby byla poptávka po překladech uspokojena a ne-
potřebné překlady se neprováděly .......................................... 12–36 6
Vnitřní pokyny upravující žádosti o překlady .............................. 13–18 6
Schopnost uspokojit poptávku po překladech ............................. 19–23 7
Vývoj počtu přeložených stran ......................................... 24–26 7
Praktická opatření přijatá orgány za účelem zvládnutí objemu překladů . . ....... 27–36 9
Kontrola kvality ........................................................ 37–46 9
Kontroly, které mají zajistit odpovídající kvalitu překladů .................... 37–43 9
Včasnost a další prvky spokojenosti zákazníka ............................. 44–46 10
Náklady na překlady a jejich účinnost ....................................... 47–95 10
Náklady na překlady ................................................. 47–52 10
Účinnost překladatelského postupu ..................................... 53–95 13
ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ .................................................... 96–109 18
Uplatnění postupů, které zajistí, aby byla poptávka po překladech uspokojena a nepro-
váděly se nepotřebné překlady ............................................. 96–98 18
Uplatnění postupů, které zajistí, aby byly překlady hotové včas a jejich kvalita odpovídala
danému účelu .......................................................... 99–101 19
Náklady na překlady a jejich účinnost ....................................... 102–109 19
Bod | Strana | |
PŘÍLOHA I: Ustanovení uplatňovaná v Komisi, Parlamentu a Radě ..................... | 1–12 | 21 |
Komise ......................................................... ...... | 1–6 | 21 |
Parlament ............................................................. | 7–10 | 21 |
Rada ............................................................... . . | 11–12 | 22 |
PŘÍLOHA II: Metoda výpočtu nákladů na překlady vypracovaná Účetním dvorem ......... | 1–9 | 24 |
Odpovědi orgánů ............................................................... ...... 25
SEZNAM ZKRATEK
EP
Evropský parlament
EPSO
Evropský úřad pro výběr personálu
FTE
ekvivalent plného pracovního úvazku (full-time equivalent) (míra odpovídající práci odve- dené jedním člověkem zaměstnaným na plný pracovní úvazek po dobu jednoho roku)
GŘ
generální ředitelství
GŘ A III
ředitelství A III (překlady a produkce dokumentů) generálního sekretariátu Rady
GŘ pro překlady
generální ředitelství pro překlady Evropské komise
Jazyky EU-10
úřední jazyky 10 nových členských států EU
Jazyky EU-15
úřední jazyky 15 členských států EU před rozšířením
IT
informační technologie
Konzultace mezi útvary konzultace mezi jednotlivými GŘ Komise
Úř. věst.
Úřední věstník Evropské unie
SHRNUTÍ
I. Statut úředních a pracovních jazyků evropských orgánů má dvacet jedna jazyků. Každý orgán EU má svou překladatelskou službu. Největší objem překladů musí vzhledem k povaze svých činností zajišťovat Ko- mise, Parlament a Rada. Vzhledem k nerovnoměrnému rozložení poptávky po překladech v průběhu roku a dočasnému nedostatku vnitřní kapacity u jazyků EU-10 potřebují evropské orgány kromě interních překla- datelů také externí překladatele.
II. Cílem auditu bylo posoudit, jak účinně a účelně řídí Komise, Parlament a Rada své překladatelské zdro- je a výdaje na překlady. Účetní dvůr řešil tři otázky:
— Je poptávka po překladech uspokojována a existují vhodné postupy, kterými by se zamezilo nepotřeb- ným překladům?
— Jsou překlady hotové včas a odpovídá kvalita jejich účelu?
— Podařilo se orgánům udržet náklady na překlady pod kontrolou?
III. Audit ukázal, že jednotlivé orgány reagovaly na nárůst počtu žádostí o překlady různě. Komise a Rada přijaly přiměřená opatření na snížení počtu dokumentů překládaných do všech jazyků. Významná část žádos- tí o překlady se nicméně neřídí pokyny pro překlady, které si přijal každý orgán samostatně, a žádný orgán nemá jasné a vnitřně jednotné postupy pro zadávání překladů.
IV. Všechny tři auditované překladatelské služby obecně zvládaly dodat překlady do jazyků EU-15 včas a v požadované kvalitě. Jazyky EU-10 však měly v roce 2004 značné problémy.
V. Žádná z překladatelských služeb nemá nástroj pro měření spokojenosti zákazníků ani postupy pro vy- jádření stížnosti na kvalitu. Pouze Komise má pokyny upravující kontrolu kvality. Parlament má na rozdíl od Komise a Rady k dispozici ukazatele kvality, jako je počet zjištěných chyb na stranu.
VI. Žádný z orgánů nepočítal celkové náklady na překlady ani průměrné náklady na překlad jedné strany s výjimkou Komise, která tyto výpočty prováděla pro rok 2002. Z výpočtu, který provedl Účetní dvůr, vyplý- vá, že v roce 2003 činily v Parlamentu a v Radě celkové náklady na překlady každého z obou orgánů přibližně 100 milionů EUR a v Komisi přibližně 215 milionů EUR. S nárůstem počtu jazyků po rozšíření v květnu 2004 vzrostly v roce 2005 náklady na překlady v Parlamentu přibližně na 128 milionů EUR, v Radě na 126 milionů EUR a v Komisi na 257 milionů EUR. V roce 2003 činily průměrné náklady na stranu překladu v Parlamentu a v Komisi 150 EUR a v Radě 254 EUR. V roce 2005 průměrné náklady na stranu překladu vzrostly v Komisi na 194 EUR a v Radě na 276 EUR, zatímco v Parlamentu poklesly na 119 EUR. Interní překlady jsou náklad- nější než externí, ale je složité tyto náklady srovnávat, neboť externě překládané texty mají odlišnou pova- hu a interní překlady jsou považované za kvalitnější.
VII. Komisi a Radě se podařilo snížit počet žádostí o překlady do jazyků EU-15. Tím se však vytvořila nad- bytečná kapacita a produktivita byla podprůměrná. Účetní dvůr nicméně zaznamenal značné rozdíly v produk- tivitě různých jazykových oddělení jednotlivých orgánů a v procentech jejich externích překladů.
VIII. Od roku 1995 rozšířily překladatelské služby EU spolupráci v některých oblastech, jako je nábor za- městnanců, tvorba terminologických databází, poskytování nástrojů IT atd. Účetní dvůr se domnívá, že dalším rozšířením interinstitucionální spolupráce lze dosáhnout úspor, a to především tím, že volná kapacita kterého- koliv orgánu bude poskytnuta ostatním orgánům, čímž se sníží množství textů překládaných externě. Nicmé- ně nedostatečné prognózy a nedostatečná komunikace o volné kapacitě překladatelských oddělení orgánům ztěžují plné využití dočasné volné kapacity ostatních orgánů.
IX. Přestože jsou ve všech auditovaných překladatelských službách k dispozici vyspělé nástroje IT, nepo- užívají se důsledně. V jednotlivých překladatelských odděleních Parlamentu se proto v současné době použí- vání nástrojů IT velmi liší. Rada v roce 2004 využívala nástroje IT pro jazyky EU-15 pouze okrajově a o pou- žívání nástrojů IT v Komisi nebyly za auditované období k dispozici žádné informace. Účinnost a harmonizaci překladů lze zlepšit zvýšením míry používání počítačových nástrojů, lepším plánováním, přísnějším dodr- žováním termínů u požadovaných překladů a větším dohledem nad rozhodováním o zadávání práce exter- ním překladatelům motivovaném snahou vyhnout se externím překladům, pokud jsou k dispozici interní pře- kladatelé. Kromě toho musí být prováděna konzistentní monitorování s využitím ukazatelů výkonnosti a uplatňovány postupy pro zajištění postačujících informací o řízení.
ÚVOD
1. Evropská unie funguje v mnohojazyčném prostředí, v němž se s jazyky všech členských států zachází rovnocenně. Or- gány Evropského společenství zaměstnávají občany ze všech člen- ských států s různým stupněm znalostí jazyků. Počet jazyků, které se v orgánech nejčastěji používají, je z praktických důvodů ome- zený (1), ale materiály obdržené od členských států a materiály jim zasílané jsou v jejich příslušných úředních jazycích. Překlad příchozích a odchozích dokumentů je tedy pro řádné fungování orgánů a pro komunikaci s členskými státy a jejich občany zásadní.
Právní rámec
2. Podle článku 290 Smlouvy o založení Evropského spole- čenství a nařízení Rady č. 1/1958 (2), které je aktualizováno po každém rozšíření, byl přiznán statut úředních a pracovních jazy- ků orgánů 21 jazykům (3). Toto nařízení také stanoví jazykové re- žimy, které se vztahují na některé širší kategorie dokumentů EU (4), ale rovněž opravňují orgány, aby ve svých jednacích
(1) Zpravidla angličtina, francouzština a němčina.
(2) Nařízení Rady č. 1 ze dne 15. dubna 1958 o užívání jazyků v Evrop- ském hospodářském společenství (Úř. věst. 17, 6.10.1958,
s. 385/58), ve znění pozdějších úprav.
(3) K dispozici ve španělštině, češtině, dánštině, němčině, estonštině, řeč- tině, angličtině, francouzštině, irštině, italštině, lotyštině, litevštině, maďarštině, maltštině, holandštině, polštině, portugalštině, sloven- štině, slovinštině, finštině a švédštině. Od 18. června 2005 je irština
21. úředním jazykem EU, ačkoliv některé účinky nařízení Rady (ES) č. 920/2005 (Úř. věst. L 156, 18.6.2005, s. 3) byly odloženy do
1. ledna 2007.
řádech určily, které jazyky se budou v konkrétních případech používat. Toto ustanovení umožňuje přizpůsobit používání jazy- ků zvláštním potřebám každého orgánu (viz příloha I).
3. Každý orgán schvaluje kromě svého jednacího řádu prak- tické pokyny upravující typy dokumentů, které se mají překládat, počet jazyků, rozsah originálů a lhůty (viz také příloha I).
Organizační struktura překladatelských služeb orgánů EU
4. Každý orgán EU má svou překladatelskou službu. Evropský parlament má generální ředitelství pro překlady a publikace, Ko- mise má generální ředitelství pro překlady (dále jen „GŘ pro pře- klady“) a Rada má ředitelství A III (překlady a produkce dokumen- tů) (dále jen „GŘ A III“). Soudní dvůr a Účetní dvůr stejně jako Evropský hospodářský a sociální výbor a Výbor regionů mají rov- něž své vlastní překladatelské služby. Agenturám zajišťuje potřeby v oblasti překladů Překladatelské středisko v Lucemburku (5).
5. V roce 2005 zaměstnávala Komise 1 450 interních překla- datelů (a cca 600 osob jako podpůrný personál); Parlament za- městnával přibližně 550 interních překladatelů (a cca 380 osob jako podpůrný personál) a Rada zaměstnávala 660 interních pře- kladatelů (a cca 330 osob jako podpůrný personál). Objem žá- dostí o překlady není v průběhu roku rovnoměrně rozložen a ně- které evropské orgány omezují náklady nebo uspokojují největší poptávku využíváním externích překladatelů, kteří byli vybráni na základě výběrového řízení.
(4) Především dokumenty publikované v Úředním věstníku Evropské unie
(19, 20 nebo 21 úředních jazyků, vzhledem k výjimkám stanoveným pro maltštinu a irštinu) a dokumenty zasílané členským státům nebo osobám, které podléhají právnímu řádu daného členského státu (ja- zyky příslušné země).
(5) Překladatelské středisko v Lucemburku závisí hlavně na externích překladatelích. Středisko zaměstnává přibližně 80 (v roce 2004) pře- kladatelů, kteří provádějí převážně revize externích překladů pro agenturyav omezené míře překládají pro ostatní orgány.
6. Organizační struktura překladatelských služeb EU se sklá- dá z překladatelských oddělení, která tvoří překladatelé a sekre- tářky (Rada a Parlament má pro každý jazyk jedno oddělení; Ko- mise má pro každý jazyk jeden odbor (6)), plánovacího oddělení, oddělení externích překladů a různých dalších podpůrných oddě- lení (informační technologie, řízení zdrojů atd.).
7. Mezi orgány EU, které v roce 2005 vyprodukovaly největ- ší objem překladů, patří Komise (1 324 000 stran (7)), Parlament (1 080 000 stran (8)) a Rada (457 000 stran (9)). Dohromady se na celkovém objemu překladů EU podílejí přibližně 70 %.
8. Pokud jde o překlady, jsou potřeby orgánů uspokojovány různě:
a) překladatelská služba buďto přeloží dokument interně, nebo
b) zadá překlad externím překladatelům;
c) překlad se zadá externím překladatelům přímo, ne však nut- ně prostřednictvím překladatelské služby (dále jen „přímé za- dání překladu externím překladatelům“);
d) překlad se zadá zaměstnancům příslušného generálního ře- ditelství (dále jen „GŘ“) („šedé překlady“).
Rozsah a zaměření auditu
9. Cílem auditu bylo posoudit, jak účinně a účelně řídí Ko- mise, Parlament a Rada své překladatelské zdroje a výdaje na překlady.
10. Posouzení probíhalo v rámci hledání odpovědí na tyto tři otázky:
— Je poptávka po překladech uspokojována a existují vhodné postupy, kterými by se zamezilo nepotřebným překladům?
(6) Každý odbor tvoří tři až šest oddělení specializovaných na jednotlivé politiky (nebo oblasti); celkem je to 77 oddělení.
(7) Tento údaj zahrnuje externí překlady zadané generálním ředitelstvím pro překlady. Nezahrnuje však překlady zadávané ostatními GŘ, pro něž nejsou k dispozici spolehlivé a vyčerpávající údaje.
(8) Jednotná definice: 1 500 znaků tištěného textu originálu (zdrojový ja- zyk) bez mezer. U nových verzí stávajících textů spočítá GŘ pro pře- klady počet změněných znaků a toto číslo vynásobí určitým procen- tem (50 % u interních překladů a 30 % u externích překladů), čímž započte dodatečnou práci související se začleněním změněných částí textu do originálu. Parlament využívá mírně odlišnou metodu. Spo- čítá počet znaků celého změněného odstavce, přičemž nepřičítá uve- dených 50 %. Výsledný počet stran každého dokumentu se zao- krouhluje nahoru na celé jednotky.
— Jsou překlady hotové včas a odpovídá kvalita jejich účelu?
— Podařilo se orgánům udržet náklady na překlady pod kontrolou?
11. Audit se v zásadě vztahoval k rokům 2003 a 2004, ale zohledněny byly i změny, k nimž došlo v roce 2005 v důsledku rozšíření. Audit se zakládal na kontrole stávajících pravidel a po- stupů, testování spolehlivosti statistik o počtu přeložených stran, kalkulaci nákladů a produktivity a provádění průzkumu spoko- jenosti zákazníků mezi hlavními uživatelskými službami.
PŘIPOMÍNKY
Uplatňování postupů, které zajišŚují, aby byla poptávka po překladech uspokojena a nepotřebné překlady se neprováděly
12. Účinné využití zdrojů vyžaduje, aby se prováděly pouze ty překlady, které jsou nezbytné a dostatečně důležité pro efek- tivní fungování orgánů. Je zapotřebí vydat jasné pokyny stanovu- jící kritéria textů, u nichž lze žádat o překlad. Účetní dvůr pře- zkoumal rozsah existujících pokynů, jejich kvalitu a způsob uplatňování.
Vnitřní pokyny upravující žádosti o překlady
13. Žádný z uvedených orgánů nezavedl konzistentní, jasné a komplexní postupy, které by definovaly, kdo může žádat o pře- klad, jaké typy dokumentů se mají překládat (kdy a do jakých ja- zyků), kritéria pro schválení nepovinných překladů a postupy, kterými by se monitorovalo uplatňování „politiky v oblasti překladů“.
14. Pokyny vytvořené těmito třemi orgány pouze uvádějí typy dokumentů, které se musí povinně překládat (buď do všech, nebo jen do některých jazyků). S výjimkou „méně důležitých“ do- kumentů Rady (10), v jejichž případě bylo v roce 2003 rozhod- nuto o tom, že se nebudou překládat do jazyků EU-10, není jas- né, u kterých dokumentů se nemá překlad povolit.
15. Přístup k systémům pro předkládání žádostí o překlady má více než 800 osob v Parlamentu, několika tisíc osob v Komisi a většina zaměstnanců Rady. To spolu s nedostatečnými pokyny zvyšuje nebezpečí, že mohou být požadovány málo důležité nebo nepotřebné překlady.
(9) Účetní dvůr přizpůsobil oficiální údaje o počtu přeložených stran
Rady tak, aby byly srovnatelné s údaji ostatních orgánů. (10) Viz příloha I, poznámka pod čarou č. 9.
16. Schvalování žádostí o překlady provádí v některých GŘ Komise vedoucí koordinačního oddělení. V jiných GŘ Komise a v některých GŘ Parlamentu a Rady jsou žádosti o překlady schvalovány na úrovni oddělení nebo jsou zasílány přímo pláno- vacímu oddělení překladatelské služby bez jakéhokoliv předcho- zího schválení a dohledu. V takových případech je plánovací od- dělení překladatelské služby jediným skutečným filtrem, který může odhalit a odmítnout žádosti o překlady, které jsou pro or- gán málo důležité (11). Pro taková odůvodnění je nicméně ome- zený prostor.
17. „Pravidla pro uplatňování mnohojazyčnosti“ vydaná Par- lamentem (viz příloha I) pouze „stanovují prováděcí opatření, ze- jména priority, které je třeba dodržovat v případech, kdy lidské zdroje v oblasti jazyků nejsou dostatečné pro poskytování všech požadovaných služeb“. Uvádí, že každý uživatel je oprávněný de- finovat své jazykové potřeby (čl. 1 odst. 1 a 5). Proto pokud žá- dost o překlad neporušuje ustanovení pravidel pro uplatňování mnohojazyčnosti, plánovací oddělení nezpochybňuje potřebnost překladu a počet požadovaných cílových jazyků, i když je jisté, že provozní lhůtu nelze splnit (a je tedy pravděpodobné, že překlad nebude možné použít).
18. Plánovací oddělení Komise a Rady mohou po poradě se žadatelem o překlad odmítnout žádost, která nesplňuje interní pravidla nebo je považována za předčasnou nebo nepotřebnou. V letech 2003 a 2004 bylo odmítnuto 5 až 10 % žádostí o pře- klad. Pokud si žadatel o překlad nestěžoval, nepodléhaly překlady schválené provozními zaměstnanci plánovacích oddělení Komi- se a Rady kontrole ze strany vedení, a to ani kontrole provedené na základě výběru vzorku. Přijetí žádosti o překlad často záviselo spíše na disponibilní překladatelské kapacitě než na skutečných potřebách.
Schopnost uspokojit poptávku po překladech
19. Od rozšíření lze žádostem o překlady týkajícím se jazy- ků EU-15 vyhovět. U jazyků EU-10 byla v důsledku nedostateč- ného počtu překladatelů z nových členských států situace jiná. První kolo interinstitucionálních výběrových řízení pro překlada- tele do jazyků EU-10 organizované Úřadem pro výběr personálu Evropských společenství (EPSO) nebylo před rozšířením dokon- čeno a nevzešel z něj dostatečný počet úspěšných kandidátů.
20. Parlament se sice na překládání do jazyků EU-10 po roz- šíření připravil lépe, žádný z orgánů však nebyl schopen splnit své
překlady v rámci Komise do každého z oddělení jazyků EU-10 pouze 25 až 38 překladatelů oproti cílovému počtu 90 překlada- telů. Vzhledem k tomu, že nová výběrová řízení EPSO byla zahá- jena až v květnu 2005, lze předpokládat, že nedostatek překlada- telů do jazyků EU-10 bude přetrvávat do konce roku 2006 (viz rovněž bod 74).
21. Na rozdíl od překladatelských služeb EU byly některé vel- ké soukromé překladatelské agentury využívané evropskými orgány schopné překládat z jazyků EU-10 i do nich už od roku 2004, a to proto, že si zřídily kanceláře přímo v nových člen- ských státech. Komise využívala možnosti přijmout překladatele jako smluvní zaměstnance svých zastoupení v nových členských státech jen v omezené míře a rozhodla, že v roce 2006 od této praxe z důvodů souvisejících s praktickým řízením ve velké míře postupně ustoupí.
22. Od května 2004 až do dubna 2005 překládala Rada do jazyků EU-10 z důvodu omezených kapacit jen nejdůležitější právní dokumenty (12). V průběhu tohoto období překládal Par- lament z/do jazyků EU-10 pouze předpisy obecného zájmu, pro- gramy plenárních zasedání a zápisy z těchto zasedání a dále do- kumenty předkládané k hlasování.
23. V roce 2004 mělo jen velmi málo překladatelů 15 jazy- kových oddělení dostatečnou pracovní znalost jednoho nebo více z jazyků EU-10. Překlady do tzv. jednacích jazyků, tj. angličtina, francouzština a němčina, prováděli v zásadě překladatelé, kteří nebyli rodilými mluvčími, což dále omezovalo disponibilní kapa- citu pro překlady do jazyků EU-10.
Vývoj počtu přeložených stran
24. Počet úředních jazyků se v důsledku rozšíření Evropské unie zvýšil z 11 na 20. To mohlo výrazně zvýšit náklady a složi- tost překladů. V důsledku této skutečnosti přijaly orgány EU opa- tření na omezení tohoto nárůstu na minimum, a to zavedením přísnějších kritérií pro překlady. Účetní dvůr zkoumal, s jakou ús- pěšností tato opatření kontrolují žádosti o překlady.
25. Graf 1 ukazuje, že se orgánům v nedávných letech po- dařilo omezit nárůst objemu překladů (13). Přísnější kritéria pro přijetí žádosti o překlad zavedená Radou v roce 2003 a Komisí v roce 2004 zastavila rostoucí trend předchozích let. K poklesu objemu překladů u všech orgánů v roce 2004 nicméně rovněž přispělo zpomalení legislativní činnosti v důsledku parlamentních voleb, obnova Komise a dále texty z dřívější doby, které bylo třeba přeložit do deseti nových jazyků EU.
cíle v oblasti náboru překladatelů a podpůrného personálu pro
nová jazyková oddělení. Do prosince 2004 přijalo GŘ pro
(11) V předběžném rozpočtu na rok 2006 Komise uvádí, že „méně důle- žité“ dokumenty lze posoudit na základě skutečných potřeb podle rozhodnutí ze dne 26. května 2004 o nabídce a poptávce po překla- dech (SEC(2004) 638).
(12) Viz příloha I, poznámka pod čarou č. 9.
(13) Počet přeložených stran představuje srovnatelný údaj za všechny orgány, ale mírně se liší od poptávky v důsledku žádostí zamítnutých plánovacím oddělením a časem, který uplyne od předložení žádosti do dodání překladu. Uvedená čísla nezahrnují „šedé překlady“ ani přímé zadávání překladů externím překladatelům, které jsou zvláště významné u Komise, ale o kterých nejsou k dispozici úplné údaje.
Graf 1
Objem překladů Komise, Parlamentu a Rady
26. Tabulka 1 ukazuje, že v Parlamentu a Radě, kde se uplat- ňuje politika plné mnohojazyčnosti, je objem překladů do všech jazyků téměř stejný. Nižší objem překladů do jazyků EU-10 je způsoben nedostatkem kapacit. Nižší poptávka po překladech oproti ostatním jazykovým oddělením je pouze v anglických od- děleních, neboť v Radě jsou v současné době v angličtině tři čtvr- tiny originálů a v Parlamentu téměř polovina. Komise naopak
rozlišuje mezi jednacími jazyky (angličtina, francouzština a něm- čina) a ostatními jazyky, u nichž je poptávka po překladech vý- razně nižší. Na rozdíl od Parlamentu a Rady nevykazují anglická oddělení Komise v porovnání s ostatními jazykovými odděleními nižší poptávku po překladech, neboť velký objem dokumentů, které přicházejí zvenku, musí být přeložen do jednacích jazyků.
Tabulka 1
Objem překladů podle cílových jazyků (v tisících stran)
KOMISE | PaRLaMENT | RaDa | |||||||
2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | |
Překlady do | |||||||||
angličtiny | 146 | 131 | 128 | 51 | 40 | 53 | 30 | 17 | 20 |
francouzštiny | 000 | 000 | 000 | 63 | 51 | 70 | 34 | 33 | 29 |
němčiny | 175 | 146 | 126 | 65 | 53 | 73 | 40 | 32 | 28 |
jiných jazyků EU-15 (průměr) | 108 | 75 | 56 | 60 | 47 | 66 | 37 | 30 | 26 |
jazyků EU-10 (průměr) | 2 | 23 | 51 | 1 | 12 | 39 | <1 | 5 | 19 |
Zdroj: Účetní dvůr.
Praktická opatření přijatá orgány za účelem zvládnutí objemu překladů
Komise
27. Při přípravách na rozšíření v květnu 2004 přijala Komi- se zvláštní opatření, aby zabránila nárůstu objemu překladů, který by odpovídal zvýšení počtu úředních jazyků.
28. Komise vydala v květnu 2004 sdělení, kterým se stanoví akční plán mající za cíl kontrolovat objem překladů a náklady na ně, a to tak, že omezuje počet jazyků, do kterých budou překlá- dány některé dokumenty, a stanoví maximální délku textů. Ně- která GŘ přijala dodatečná opatření na snížení objemu překladů v oblastech, na které se sdělení nevztahuje. Některé publikace proto již nevycházejí ve všech úředních jazycích. U některých do- kumentů se do všech jazyků překládá pouze shrnutí.
29. Komise přijala k překladům pragmatický přístup a po- třeby GŘ, která jsou žadateli o překlady, porovnává s disponibil- ní kapacitou. Například zadávací dokumentace se překládá do ji- ných než jednacích jazyků (dále jen „nejednací jazyky“) (14) až v okamžiku, kdy o to požádá případný uchazeč. U „komitologic- kých“ výborů (15) se jazykové režimy liší podle potřeb jejich čle- nů – někteří používají pouze jeden pracovní jazyk, jiní požadují dokumenty jen v omezeném počtu dohodnutých jazyků.
30. V případě potřeby základního porozumění textu nabízí GŘ pro překlady, aby odradilo uživatele od požadování překladu celého dokumentu, rovněž alternativní služby, jako písemná nebo ústní shrnutí, překladatelskou horkou linku (zjednodušený sy- stém pro velmi krátké překlady) a pro některé jazykové kombi- nace editované strojové překlady. audit nicméně ukázal, že zákazníci byli o těchto možnostech, které představují pouze ma- lou část produkce GŘ pro překlady, nedostatečně informováni. Z tohoto důvodu podniklo GŘ pro překlady v roce 2005 kroky k většímu zviditelnění různých dostupných služeb.
31. Komise vyvinula značné úsilí, aby snížila počet různých po sobě následujících verzí téhož překládaného dokumentu. Do- kumenty Komise se zpravidla překládají poprvé až po ukončení konzultací mezi útvary.
(14) Jednacími jazyky Komise je angličtina, francouzština a němčina.
(15) Poradní výbory, řídící výbory a regulativní výbory se řídí rozhodnu-
Parlament
32. Nová verze pravidel pro uplatňování mnohojazyčnosti schválená v roce 2004 předsednictvem Parlamentu omezuje roz- sah dokumentů, ne však počet jazyků nebo typy dokumentů, které se mají překládat.
33. Dokumenty, o nichž se jedná v parlamentních výborech, se v zásadě překládají do všech jazyků příslušných poslanců a je- jich zástupců. Některé výbory však souhlasí i s menším počtem jazyků.
Rada
34. Rada při přípravě na rozšíření v roce 2004 přijala zvlášt- ní opatření, aby zabránila zbytečnému nárůstu objemu překladů. V roce 2003 sestavila seznam nejdůležitějších dokumentů (viz příloha I) a zpřísnila přijímání méně důležitých dokumentů.
35. Kromě toho se zasadila o snížení počtu jednotlivých po sobě následujících verzí téhož překladu. Od roku 2003 poskytu- je generální sekretariát Rady překlady do všech jazyků pouze u legislativních textů, a to v omezeném počtu významných fází legislativního procesu, a ne, jak tomu bývalo dříve, po každé schůzi každého přípravného orgánu. GŘ a III ale nesleduje dodr- žování těchto pravidel ani možnosti dalšího snížení počtu jednot- livých verzí překladu.
36. Přístupy jednotlivých orgánů k omezení poptávky po překladech nejsou koordinované, a v důsledku toho jsou nekon- zistentní. Například Parlament v současné době překládá všechny písemné dotazy do jazyků EU-15 a odpovědi Komise jsou k dis- pozici pouze ve dvou jednacích jazycích a v jazyku poslance par- lamentu, který otázku položil.
Kontrola kvality
Kontroly, které mají zajistit odpovídající kvalitu překladů
37. Překlady musí být přesné, jasné a vhodné pro daný účel (přičemž požadovaná „kvalita“ překladu záleží na jeho účelu (16)). Účetní dvůr přezkoumal, zda existují vhodná opatření, která by zajišťovala, že kvalita překladů splňuje stanovené cíle. Na úrovni překladatelské služby nesou zodpovědnost za kontrolu kvality především vedoucí oddělení. V Komisi zařazuje GŘ pro překlady všechny překlady podle typu dokumentu do jedné z pěti kategorií
„typů kvality překladu“ s různými stupni revize a/nebo hodnoce- ní kvality. Kromě toho některá GŘ Komise, jako například GŘ pro hospodářskou soutěž, obdržené překlady systematicky kontrolují.
tím Rady 1999/468/ES ze dne 28. června 1999 o postupech pro vý-
kon prováděcích pravomocí svěřených Komisi (Úř. věst. L 184, 17.7.1999, s. 23), kterým se nahrazuje rozhodnutí Rady 87/373/EHS ze dne 13. července 1987 (Úř. věst. L 197, 18.7.1987, s. 33).
(16) Například dokumenty, které budou zveřejněny, a právní texty vyža- dují vyšší kvalitu překladu (a tudíž více zdrojů) než dokumenty pro interní použití.
38. Naopak v Parlamentu a v Radě se překlady do jednotli- vých kategorií v závislosti na kvalitě nerozdělují a postupy pro kontrolu kvality jsou méně strukturované. V důsledku toho se praxe v oblasti revize značně liší, i když legislativní akty před zve- řejněním vždy revidují právníci-lingvisté.
39. Kromě kontrol, které provádí překladatelská oddělení, hodnotí generální ředitelství pro překlady v rámci Parlamentu rovněž kvalitu interních i externích překladů, a to každé dva mě- síce formou náhodných kontrol (jde především o jazykové chy- by, jako jsou pravopisné nebo gramatické chyby, nikoliv použí- vání správných termínů atd.). Na základě tohoto postupu se vytváří ukazatele kvality, například počet nalezených chyb na stranu, což jsou informace, které Komise a Rada nemají k dispozici.
40. Žádná z překladatelských služeb nevytvořila zvláštní ná- stroje na měření spokojenosti uživatelů ani postupy, podle kterých by se řešily stížnosti na kvalitu.
41. Průzkum spokojenosti zákazníků, který provedl Účetní dvůr v roce 2004, ukazuje, že kvalita překladů do jazyků EU-15, jakož i administrativní zpracování žádostí o překlady, byly celko- vě považovány za uspokojivé. Některá GŘ Xxxxxx však hlásila ur- čité problémy s kvalitou překladů GŘ pro překlady do jazyků EU-15, především nedostatečnou přesnost odborných termínů a proměnlivou kvalitu externích překladů. GŘ a III Rady rovněž informovalo o některých problémech s kvalitou legislativních ná- vrhů předkládaných Komisí.
42. Především v Komisi ale většina zákazníků, kteří se účast- nili průzkumu v roce 2004, naopak poukazovala na problém s kvalitou překladů do jazyků EU-10. Bylo to způsobeno nutnos- tí využívat převážně externí překladatele, přičemž řada z nich měla s překládáním pro EU málo zkušeností, a dále nedostatkem vlastních kapacit pro provedení řádné revize externích překladů.
43. Kvalitu překladů provedených externími překladateli hodnotí interní překladatelé, a to tak, že překladu udělí známku od 1 do 10. Pokud kontrola kvality odhalí, že kvalita externího překladu není dostatečná, dokument se zašle zpět externímu pře- kladateli nebo je důkladně zrevidován interním překladatelem. Externí překlady, které obdrží známku 6/10 nebo nižší, se před- kládají nezávislému interinstitucionálnímu arbitrážnímu výbo- ru (17). Ve 40 % případů, které Xxxxxx předložila v roce 2004, in- terinstitucionální výbor pro hodnocení kvality externích překladů doporučil ukončit celou smlouvu nebo některé její části.
Včasnost a další prvky spokojenosti zákazníka
44. V roce 2004 dokončilo GŘ pro překlady v rámci Komise přibližně 90 % všech překladů ve sjednaném termínu (v porov- nání s cca 80 % v roce 2003 a 94 % v roce 2005). Toto zlepšení lze částečně připsat klesající pracovní zátěži. V Parlamentu dosáh- lo toto číslo za období od května 2004 do července 2005 hod- noty 86 %. Generální sekretariát Rady nemá statistiky o tom, do jaké míry se plnily termíny pro překlady v Radě.
45. Některá GŘ Komise dotázaná v rámci auditu Účetního dvora informovala o tom, že lhůty stanovené generálním ředitel- stvím pro překlady nejsou vždy v souladu s požadavky právních předpisů a provozními potřebami generálních ředitelství. Proto pracovníci administrativy (jiní než lingvisté) často sami překládají některé urgentní dokumenty (dále jen „šedé překlady“) a v jiných případech zadávají některé překlady přímo externím překladate- lům (viz rovněž body 54 a 75). Jde o pragmatické řešení, které však rovněž ilustruje neschopnost uspokojit poptávku a Komisi značně komplikuje řízení překladů jako celku.
46. Uživatelé překladů Rady a Komise také hlásili, že v dů- sledku nedostatečných kapacit jazyků EU-10 byly lhůty stanovené plánovacím oddělením příliš dlouhé a nesplňovaly jejich potřeby, především v roce 2004.
Náklady na překlady a jejich účinnost
Náklady na překlady
Výpočet nákladů
47. Sestavování rozpočtu podle činností (activity-based budge- ting, aBB) je prostředkem zlepšení průhlednosti řízení rozpočtu z hlediska řádného finančního řízení a zejména účinnosti a účel- nosti (18). Pro kontrolu výkonnosti činnosti je důležitá znalost ná- kladů s ní spojených. Čl. 12 odst. 1 pravidel pro uplatňování mnohojazyčnosti Parlamentu stanoví, že překladatelská služba bude každé tři měsíce na základě srovnání informovat uživatele o nákladech vzniklých v souvislosti s jejich požadavky na jazy- kové služby. Toto ustanovení však nebylo uplatněno. Generální sekretariát Rady nikdy neprovedl odhad nákladů na překlady.
(17) Interinstitucionální výbor pro hodnocení kvality externích překladů.
(18) Viz 14. bod odůvodnění nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002 (Úř. věst. L 248, 16.9.2002, s. 1).
48. V období, na něž se audit vztahoval, Komise upustila od projektu vyčíslování nákladů. V rámci aBB se nicméně náklady na překlady přidělují na jednotlivé politiky. Používá se paušální částka stanovená v závislosti na velikosti příslušného GŘ, která však nevychází ze skutečných nákladů ani skutečného využití prostředků.
49. Přestože jde o důležité informace, orgány nevypočetly své celkové náklady na překlady ani náklady na překlad jedné strany. Účetní dvůr spočetl celkové náklady na interní a externí překlady řízené překladatelskými službami jednotlivých orgánů
(tj. bez přímého zadávání a „šedých překladů“, pro něž nelze ná- klady vypočíst, neboť nejsou k dispozici informace o množství času, který pracovníci administrativy překladům věnují). Výpočet měl umožnit porovnání auditovaných orgánů a nákladů na ex- terní překlady. Podrobný popis metody, kterou použil Účetní dvůr pro výpočet nákladů, je uveden v příloze II.
50. Výsledky výpočtů Účetního dvora pro rok 2003 (19) jsou uvedeny v tabulkách 2,3a 4:
Tabulka 2
Celkové náklady na interní překlady
CELKOVÉ | NÁKLaDY Na INTERNÍ PŘEKLaDY (v milionech EUR) | PRŮMĚRNÉ NÁKLaDY Na STRaNU (v EUR) | ||||||
Komise | Parlament | Rada | Všechny 3 orgány | Komise | Parlament | Rada | Všechny 3 orgány | |
Interní překladatelé | 94,76 | 40,03 | 54,58 | 189,37 | 85,27 | 89,87 | 136,92 | 96,85 |
Sekretářky | 5,46 | 7,80 | 11,25 | 24,51 | 4,92 | 17,51 | 28,22 | 12,54 |
Přímé náklady | 100,22 | 47,83 | 65,83 | 213,88 | 90,19 | 107,38 | 165,14 | 109,39 |
Vedení | 0,50 | 0,27 | 0,52 | 1,30 | 0,45 | 0,62 | 1,31 | 0,66 |
Zaměstnanci překladatel- ské služby | 34,06 | 10,35 | 11,42 | 55,84 | 30,66 | 23,25 | 28,64 | 28,56 |
Plánování | 2,35 | 0,41 | 1,25 | 4,00 | 2,11 | 0,92 | 3,12 | 2,05 |
Budovy | 22,80 | 9,14 | 12,50 | 44,44 | 20,52 | 20,52 | 31,35 | 22,73 |
IT | 8,31 | 6,01 | 5,39 | 19,70 | 7,48 | 13,49 | 13,51 | 10,08 |
Jiné (1) | 9,72 | 3,09 | 3,48 | 16,28 | 8,74 | 6,93 | 8,72 | 8,33 |
Nepřímé náklady | 77,74 | 29,28 | 34,54 | 141,56 | 69,96 | 65,72 | 86,65 | 72,40 |
Celkové náklady | 177,95 | 77,11 | 100,38 | 355,44 | 160,15 | 173,11 | 251,80 | 181,78 |
(1) Řízení lidských zdrojů, školení, finance atd.
Zdroj: Účetní dvůr.
(19) V letech 2004 a 2005 byly náklady výrazně vyšší, jak je vysvětleno v bodě 53, ale tyto roky se vyznačovaly nízkou účinností způsobe- nou přechodem z 11 jazyků na 21.
Tabulka 3
Celkové náklady na externí překlady
CELKOVÉ | NÁKLaDY Na EXTERNÍ PŘEKLaDY (v milionech EUR) | PRŮMĚRNÉ NÁKLaDY Na STRaNU (v EUR) | ||||||
Komise | Parlament | Rada | Všechny 3 orgány | Komise | Parlament | Rada | Všechny 3 orgány | |
Interní překladatelé (revi- ze) | 5,85 | 0,00 | * | 5,85 | 18,36 | 0,00 | * | 10,95 |
Sekretářky | 1,51 | 2,74 | * | 4,25 | 4,74 | 12,70 | * | 7,95 |
Externí překladatelé | 11,22 | 8,90 | * | 20,12 | 35,24 | 41,22 | * | 37,65 |
Přímé náklady | 18,58 | 11,64 | * | 30,22 | 58,34 | 53,92 | * | 56,55 |
Vedení | 0,14 | 0,12 | * | 0,26 | 0,44 | 0,56 | * | 0,49 |
Zaměstnanci překladatel- ské služby | 9,32 | 4,54 | * | 13,86 | 29,26 | 21,04 | * | 25,94 |
Plánování | 0,65 | 0,18 | * | 0,83 | 2,03 | 0,83 | * | 1,55 |
Oddělení externích pře- kladů | 2,01 | 1,39 | * | 3,40 | 6,32 | 6,44 | * | 6,37 |
Budovy | 2,29 | 1,75 | * | 4,04 | 7,18 | 8,10 | * | 7,55 |
IT | 2,29 | 1,71 | * | 4,01 | 7,20 | 7,94 | * | 7,50 |
Jiné (1) | 1,56 | 0,58 | * | 2,15 | 4,91 | 2,69 | * | 4,02 |
Nepřímé náklady | 18,27 | 10,27 | * | 28,54 | 57,34 | 47,60 | * | 53,41 |
Celkové náklady | 36,85 | 21,92 | * | 58,76 | 115,68 | 101,54 | * | 109,97 |
(1) Řízení lidských zdrojů, školení, finance atd.
* Údaj není k dispozici.
Zdroj: Účetní dvůr.
Tabulka 4
Odhady celkových nákladů na překlady: interní a externí překlady
CELKOVÉ NÁKLaDY Na PŘEKLaDY (v milionech EUR) | PRŮMĚRNÉ NÁKLaDY Na STRaNU (v EUR) | |||||||
Komise | Parlament | Rada | Všechny 3 orgány | Komise | Parlament | Rada | Všechny 3 orgány | |
Interní překladatelé | 100,61 | 40,03 | 54,58 | 195,22 | 70,37 | 60,54 | 136,92 | 78,41 |
Sekretářky | 6,97 | 10,54 | 11,25 | 28,76 | 4,88 | 15,94 | 28,22 | 11,55 |
Externí překladatelé | 11,22 | 8,90 | 0,00 | 20,12 | 7,85 | 13,45 | 0,00 | 8,08 |
Přímé náklady | 118,80 | 59,47 | 65,83 | 244,10 | 83,09 | 89,93 | 165,14 | 98,05 |
Vedení | 0,64 | 0,40 | 0,52 | 1,56 | 0,45 | 0,60 | 1,31 | 0,63 |
Zaměstnanci překladatel- ské služby | 43,38 | 14,90 | 11,42 | 69,70 | 30,34 | 22,53 | 28,64 | 27,99 |
Plánování | 2,99 | 0,59 | 1,25 | 4,83 | 2,09 | 0,89 | 3,12 | 1,94 |
Oddělení externích pře- kladů | 2,01 | 1,39 | 0,00 | 3,40 | 1,41 | 2,10 | 0,00 | 1,37 |
Budovy | 25,09 | 10,89 | 12,50 | 48,47 | 17,55 | 16,47 | 31,35 | 19,47 |
IT | 10,60 | 7,72 | 5,39 | 23,71 | 7,41 | 11,68 | 13,51 | 9,52 |
Jiné (1) | 11,28 | 3,67 | 3,48 | 18,42 | 7,89 | 5,55 | 8,72 | 7,40 |
Nepřímé náklady | 96,00 | 39,55 | 34,54 | 170,09 | 67,14 | 59,81 | 86,65 | 68,32 |
Celkové náklady | 214,80 | 99,02 | 100,38 | 414,19 | 150,24 | 149,74 | 251,80 | 166,37 |
(1) Řízení lidských zdrojů, školení, finance atd.
Zdroj: Účetní dvůr.
analýza nákladů
51. Náklady na stranu jsou vypočteny ex-post a platí pouze pro objem poptávky a produkce v roce 2003. Vzhledem k tomu, že náklady na překlady jsou fixními náklady (87 % v Evropském parlamentu, 91 % v GŘ pro překlady a 97 % v generálním sekre- tariátu Rady), budou v letech s nízkou poptávkou náklady na stra- nu přirozeně vyšší. V roce 2004 poklesl objem překladů Komise u jazyků EU-15 o téměř 25 %, což způsobilo pokles produktivity o 20 %, neboť pokles externích překladů nestačil k plnému vy- tížení interních překladatelů. V roce 2003 byly náklady na stranu interního překladu v Komisi a v Parlamentu srovnatelné, v porov- nání s náklady na stranu v Radě ale výrazně vyšší, a to především v důsledku nižší produktivity a vyšších nákladů na práci sekretá- řek a na budovy. Rada má dostatečný počet stálých zaměstnanců a nemusí využívat externí překlady do jazyků EU-15. U celkových nákladů na stranu byl proto rozdíl ještě větší.
52. V roce 2003 měl Parlament odhadované celkové nákla- dy na stranu externích překladů nižší než náklady na interní pře- klady o 35 % (100 EUR oproti 154 EUR) a Komise o 25 % (120 EUR oproti 160 EUR). Tyto údaje nicméně neberou v úva- hu rozdílnou povahu interních a externích překladů: interně se překládají spíše složitější a časově náročnější prioritní texty, jako jsou legislativní texty a dokumenty určené k publikaci. Interní překladatelé rovněž vykonávají i jiné povinnosti související s ja- zyky a svůj čas nevěnují jen překladům (viz bod 76). Ceny, které platí Parlament za externí překlady do jazyků EU-15 a jazyků EU-10, jsou o 12 % vyšší než ceny placené GŘ pro překlady (20).
Účinnost překladatelského postupu
53. Přístup k řízení lidských a finančních zdrojů založený na činnostech vyžaduje stanovení cílů, plánování činností a monito- rování výstupů a výkonu na základě cílů měřených pomocí pří- slušných ukazatelů. Orgány však nevytvářejí dostatečné ukazate- le a informace o řízení pro monitorování:
a) zamítnutých žádostí a celkového počtu žádostí (Evropský parlament);
b) dodržování termínů pro předložení (generální sekretariát Rady);
c) porušování pravidel pro uplatňování mnohojazyčnosti (Evropský parlament);
d) přeložených stran podle útvaru žádajícího o překlad/jazykové kombinace (Evropský parlament);
e) „nejdůležitějších“ dokumentů, u nichž je překlad povinný (Evropský parlament a generální sekretariát Rady);
(20) U „nových“ jazyků jsou rozdíly v cenách od 15 % v případě litevštiny do 38 % v případě lotyštiny. Průměrný rozdíl v ceně je přibližně 12 % (viz tabulka 4), což lze částečně vysvětlit rozdíly ve smluvních pod- mínkách. Především smluvní partner Parlamentu je povinen v pří- padě písemných dotazů přijmout překlady a musí odvádět práci ve velmi krátkých lhůtách.
f) celých překladů nebo částí překladů, které nebyly nutné, ne- boť originál byl značně změněn (Evropský parlament, Komi- se a generální sekretariát Rady).
54. Komise kromě toho nemonitoruje objem šedých pře- kladů a dokumentů, jejichž překlad byl přímo zadán zákazníky z řad GŘ, ani o tom neposkytuje žádné informace (viz rovněž body 45 a 75).
55. Postupy, organizace a pracovní metody překladatelských služeb mají určitá omezení, jako jsou urgentní žádosti, a to přede- vším v Radě, právní texty a pracovní programy orgánů. Tabulka 5 ukazuje objem překladů, které mají být vyhotoveny ve velmi krát- ké lhůtě (méně než 24 hodin nebo 24–72 hodin).
Tabulka 5
Platné termíny pro překlad
Komise | Parlament | Rada | ||||
Orientační doba (v hodinách) | <24 | 24–72 | <24 | 24–72 | <24 | 24–72 |
3% | 7% | 19 % | 30% | 40 % | 22% | |
Zdroj: Interinstitucionální výbor pro překlady a tlumočení.
Prognózy poptávky
56. Maximální využití interních zdrojů vyžaduje především přesné prognózování poptávky. Přes jednoznačně nižší náklady není s externími překlady z krátkodobého hlediska vždy spojena úspora peněz. Vzhledem k tomu, že náklady na překlady jsou především fixními náklady (viz body 51–52), jsou mezní (nebo dodatečné) náklady každé další strany interního překladu velmi nízké, zatímco mezní náklady každé další strany externího pře- kladu jsou značné. Proto by se využívání externích překladatelů mělo nejlépe omezit na případy, kdy nejsou interní kapacity k dis- pozici, což vyžaduje existenci dobrého systému pro prognózo- vání poptávky.
57. Přestože v pravidlech pro uplatňování mnohojazyčnosti Parlamentu se stanoví, že sekretariáty výborů, delegací a politic- kých skupin na základě svých programů práce vyhotoví měsíční prognózy překladů uvádějící u každého dokumentu předpoklá- daný zdrojový jazyk, pravděpodobné datum předložení a počet stran na překlad, nezasílají se tyto prognózy plánovacímu oddělení.
58. V letech 2003 a 2004 většina GŘ Xxxxxx neposkytovala GŘ pro překlady své prognózy objemu překladů na dané období a v Radě systematicky informovala GŘ a III o prognózách po- třeb v oblasti překladů jen některá GŘ.
59. Ve skutečnosti jsou hlavním zdrojem informací o budou- cím pracovním vytížení programy práce orgánů a předběžné pro- gramy schůzí orgánů, jež dávají jen hrubou představu o potře- bách v oblasti překladů, a jsou tudíž pro podrobné plánování nedostatečné.
Účinné použití vnitřních a vnějších zdrojů
Předběžné zpracování
Dodržování termínů pro předložení
67.
aby se vyhnuly opakovanému překládání již dříve pře-
60. Pravidla pro uplatňování mnohojazyčnosti vydaná Par- lamentem v roce 2004 stanoví jako obecný termín pro předlo- žení (21) 10 dní. Nicméně v prvním roce, kdy byl tento termín uplatňován, jej uživatelé překladů dodrželi pouze v polovině pří- padů. Většinu překladů lze tedy dodat jen krátce před začátkem schůzí.
61. GŘ DG a III v Radě stanovilo termíny pro předložení (10 pracovních dnů u dokumentů pracovních skupin a 5 pracov- ních dnů u dokumentů Výboru stálých zástupců) v roce 1998. Tyto termíny jsou v důsledku časové tísně, která vyplývá ze sa- motné podstaty činností Rady, zřídka plněny. Většina překladů Parlamentu a Rady je k dispozici až těsně před schůzemi.
62. Komise termíny pro předložení nezavedla, ale pokud není možné dodržet požadovaný termín, plánovací oddělení GŘ pro překlady s uživateli pravidelně dohaduje termíny nové.
Plánování
63. Na základě svých propočtů celkových nákladů za rok 2003 Účetní dvůr odhaduje náklady na plánování u uvedených tří orgánů na cca 4,8 milionu EUR, což představuje přibližně 1 % celkových nákladů na překlady (viz tabulka 2). Plánování je dalším nástrojem, kterým lze dosáhnout nejúčinnějšího využití vnitřních zdrojů (viz bod 56).
64. Vedoucí oddělení v Radě a Parlamentu mají mimo jiné v důsledku velmi krátkých lhůt pro překlady (viz tabulka 5) malý prostor pro dlouhodobé a střednědobé plánování a málo mož- ností rozložit pracovní zátěž.
65. Systém plánování, který využívá Rada, vychází z počtu tištěných stran předloženého dokumentu. Není to spolehlivý nástroj prognózování doby nutné k překladu, neboť často neod- ráží práci, která se od překladatele skutečně požaduje (22).
66. Počítačový systém Parlamentu umožňuje oddělením pro plánování zkontrolovat počet stran překladu, které se mají za den dokončit. Jde o obecný ukazatel disponibilní kapacity každého ja- zykového oddělení, který ale neposkytuje aktuální informace o tom, jakou vnitřní kapacitu má každé z oddělení v daném ob- dobí k dispozici s ohledem na časové možnosti překladatelů (do- volené, školení atd.).
(21) Xxxxxx pro předložení je minimální doba, kterou má překladatelská služba na dodání požadovaného překladu.
(22) Objem práce, která je nutná k překladu dokumentu, záleží na řadě faktorů včetně počtu slov, která se mají přeložit (strany může tvořit
ložených textů, požadují překladatelské služby od uživatelů, aby uváděli odkazy na podobné existující přeložené dokumenty a/nebo aby vyznačili změny oproti předcházející verzi již přelo- ženého dokumentu. Tyto údaje jsou nicméně často vynechány nebo úplně opominuty a plánovací oddělení je musí vyhledávat v databázích. V optimálním vyhledávání brání nepřesná kodifi- kace žádostí a přeložených textů. Situace je zvláště složitá v Par- lamentu, kde jsou dokumenty rozptýlené v různých databázích a sítích a překladatelské služby nemají všechny přeložené texty pohromadě.
Pracovní metody překladatelských oddělení
68. Vedoucí oddělení odpovídají za rozdělování práce inter- ním překladatelům. Organizace každého jazykového oddělení je jiná. Některá tvoří skupiny specializovaných překladatelů, jiná fungují na principu přednostního přidělování překladů těm, kteří mají momentálně volnou kapacitu. Jak GŘ pro překlady v Komi- si, tak GŘ a III v Radě používají centrálně vyvinuté nástroje, které ukazují disponibilitu jednotlivých překladatelů. Některá jazyková oddělení však tyto nástroje systematicky nevyužívají. Parlament těmito nástroji nedisponuje. Někteří vedoucí odborů používají ta- bulkové kalkulátory a jiní rozdělují práci manuálně.
69. Všechna překladatelská oddělení tvoří překladatelé a pod- půrný personál. Podpůrný personál má na starosti vyhledávání odkazů, psaní na počítači, formátování, archivování atd. Rada (23) a Parlament zaměstnávají cca jednu sekretářku na dva překlada- tele, zatímco Xxxxxx zaměstnává jednu sekretářku na čtyři až pět překladatelů.
70. Všechny tři orgány sice vyhlásily politiky podporující používání moderních technologií a v roce 2003 utratily 23,7 mi- lionu EUR za nástroje IT (celkové náklady včetně licencí viz ta- bulka 4), ve skutečnosti se však každý překladatel mohl s tichým souhlasem vedoucího oddělení rozhodnout, zda bude používat překlady s využitím specializovaného překladatelského softwaru (Translator’s Workbench), nástroje na vyhledávání (jako Euramis, IaTE atd.) a softwaru pro rozpoznávání hlasu (namísto psaní na klávesnici). V Parlamentu se procento překladatelů a podpůrného personálu využívajících tyto nástroje v jednotlivých odděleních značně lišilo (od 10 % do 90 %). Rada využívá nástroje IT pouze okrajově. Nejmodernější nástroje IT z těchto tří orgánů má Ko- mise, nejsou však k dispozici informace o míře jejich využití.
text o různé délce; překládat se musí jen změny předchozí verze pře-
loženého textu atd.), odborné náročnosti textu a dostupnosti pře- kladu zdrojového nebo referenčního textu.
(23) Po odečtení času, který sekretářky stráví činnostmi nesouvisejícími s překlady.
71. Od roku 2003 přibližně 100 z 1 100 překladatelů Ko- mise využívalo možnosti práce z domova. Podle hodnotící zprá- vy GŘ pro překlady (24) to v současné době umožňuje, především díky vyšší produktivitě, realizovat čisté úspory na nákladech na jednoho překladatele ve výši 10 000 EUR ročně. V Parlamentu pracuje z domova 26 překladatelů z 430 a Rada v této oblasti rovněž zahájila dva pilotní projekty.
Zadávání překladů externím překladatelům
72. Strategie Komise a Parlamentu spočívá v tom, že právní texty (z důvodu kvality) a naléhavé, důvěrné a krátké dokumenty (z praktických důvodů) se vždy překládají interně. Vzhledem k tomu, že v Radě spadají téměř veškeré překlady do těchto ka- tegorií, je většina jejích překladů interních.
73. Rozhodnutí o zadání překladu externímu překladateli v zásadě přijímají vedoucí překladatelských oddělení (s výjimkou přímého zadávání zmíněného výše) s ohledem na typ překladu a dostupnou vnitřní kapacitu. V roce 2004 zaznamenala většina jazykových oddělení Komise a Parlamentu jasnou pozitivní kore- laci mezi pracovní zátěží a procentem externích překladů. audit nicméně ukázal, že oddělení GŘ pro překlady v rámci Komise za- dávala v roce 2004 vysoké procento překladů externím překla- datelům, přestože jejich pracovní zátěž byla podprůměrná (v dů- sledku opožděné reakce na pokles pracovní zátěže ve srovnání
s rokem 2003), což svědčilo o nedostatečném využívání vnitřních kapacit. Francouzské překladatelské oddělení Parlamentu mělo v roce 2005 druhou nejnižší pracovní zátěž, ale druhé nejvyšší procento externích překladů. Tato situace nevedla k nápravným krokům ze strany vedení.
74. Parlament a Komise automaticky zadávají některé pře- klady externím překladatelům, aniž by prověřily, zda není u některých či všech jazyků k dispozici vnitřní kapacita. V letech 2003–2004 si oba tyto orgány stanovily za cíl zvýšit procento ex- terních překladů o 30 a 40 %. Důvodem byl očekávaný nárůst celkové poptávky a nižší náklady na externí překlady (v porov- nání se zaměstnáním dalších překladatelů na plný úvazek). Jeli- kož v roce 2004 došlo k strukturálnímu poklesu poptávky, GŘ pro překlady v rámci Komise tento cíl zrušilo a Parlament dal po- kyny posílat ve volebním období externím překladatelům jen do- slovné záznamy ze zasedání (25). Přestože celkové pracovní zatí- žení bylo v roce 2004 v odděleních jazyků EU-15 o 20 % nižší než v roce 2003, procento externích překladů Parlamentu se té- měř nezměnilo (32,5 % v roce 2003 a 32 % v roce 2004) (viz ta- bulka 6). Rozdíly v procentu externích překladů do jazyků EU-10 v letech 2004 až 2005 u Parlamentu, Komise a Rady byly způ- sobeny především tím, že Parlament byl v roce 2004 úspěšnější při náboru překladatelů do jazyků EU-10 než ostatní orgány. Par- lament byl v roce 2004 v důsledku zpomalení legislativní činnos- ti a menšího objemu překladů schopen přeložit velké procento textů do jazyků EU-10 interně (viz rovněž body 20 a 25).
Tabulka 6
Procento externích překladů v roce 2003, 2004 a 2005
Komise | Parlament | Rada | |||||||
Procento externích překladů | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 | 2003 | 2004 | 2005 |
Všechny jazyky | 22 % | 23 % | 20 % | 33 % | 30 % | 36 % | 0 % | 1 % | 2 % |
jazyky EU-15 | 21 % | 16 % | 10 % | 32,5 % | 32 % | 33 % | 0 % | 0 % | 0 % |
jazyky EU-10 | * | 60 % | 37 % | 41 % | 20 % | 43 % | * | 8 % | 5 % |
* Údaj není k dispozici.
Zdroj: Účetní dvůr.
75. Zatímco zákazníci z řad GŘ Rady a Parlamentu (26) za- dávají překlady externím překladatelům jen okrajově, audit ukázal, že GŘ Komise v letech 2003–2004 zadala několik stovek tisíc stránek překladů přímo externím překladatelům bez jakého- koliv dohledu GŘ pro překlady (viz rovněž body 45 a 54).
(24) Evropská komise, GŘ pro překlady, Hodnotící zpráva o pilotním pro- jektu práce z domova v překladatelské službě, Brusel, 6. října 2003.
(25) Doslovné záznamy ze zasedání: podrobné záznamy rozprav, které v letech 2003–2005 představovaly přibližně 18 % objemu překladů Parlamentu.
(26) Pokud plánovací oddělení zamítne žádost o překlad (překračující týdenní kvótu 15 stran), zadávají politické skupiny Evropského par- lamentu někdy překlad přímo externím překladatelům.
Produktivita
76. Za účelem porovnání produktivity jednotlivých orgánů v čase došlo k přezkoumání produktivity, jíž dosáhly všechny tři auditované orgány v letech 2000 až 2005. Pro výpočet produk- tivity byl použit koncept „ekvivalentu plného pracovního úvaz- ku“ (full time equivalent, FTE), podle kterého se za čas věnovaný na překlad považuje doba, během níž jsou překladatelé skutečně k dispozici v kanceláři a pracují. Jelikož tento čas v řadě případů zahrnuje činnosti nesouvisející s překlady (školení, řízení, kon- trola kvality, korektury textů vyhotovených jinými odděleními atd.), je produktivita založená na ekvivalentu plného pracovního úvazku pouze přibližným ukazatelem. Ke srovnáním mezi orgány
a jazykovými odděleními daného orgánu by se mělo přistupovat obezřetně. Opatrně by se mělo rovněž přistupovat k identifikaci příčin zjištěných rozdílů a měla by se analyzovat možná omeze- ní, aby se posoudilo, zda může vedení jednat přímo.
77. Produktivita definovaná jako počet stran interního pře- kladu na jednoho interního překladatele vyjádřená pomocí ekvi- valentu plného pracovního úvazku se v jednotlivých jazykových oddělení a orgánech značně liší. Produktivita jazykových odděle- ní jazyků EU-10 všech orgánů je obecně nižší, neboť tato oddě- lení mají vyšší požadavky na školení, chybí jim zkušenosti, mají menší překladatelské paměti (což omezuje použití počítačových překladů) a musí věnovat více času revizím externích překladů.
78. Produktivita v překladatelských službách EU je mnohem nižší než produktivita v soukromém sektoru (27). Vyšší produk- tivita v soukromém sektoru je z velké části dána povahou textů (málo legislativních textů) a větším používáním nástrojů IT. Přes- tože texty překládané externě nejsou tak složité, jsou externí pře- klady vnímané jako méně kvalitní a musí se u nich provádět po- drobnější revize než u dokumentů překládaných interně. Řada smluv s externími agenturami byla tedy kvůli nedostatečné kva- litě překladů zrušena (viz bod 43). Pokud však není volná interní kapacita, jsou externí překlady v důsledku vyšší produktivity a nižších platů značně levnější než zaměstnání dalších interních překladatelů, a to i v případě zahrnutí nepřímých nákladů (plá- nování, výběrová řízení, platby, kontrola kvality atd.) (viz tabulka 7).
Tabulka 7
Průměrný počet stran překladu na jednoho překladatele (vyjádřený pomocí ekvivalentu plného pracovního úvazku)
2000 | 2001 | 2002 | 2003 | 2004 | 2005 | |
Komise (za rok) | 915 | 902 | 909 | 1 054 | 917 | 797 |
Komise (za den) | 5,2 | 5,2 | 5,1 | 5,7 | 5,0 | 4,5 |
Parlament (za rok) | 1 092 | 1 195 | 1 062 | 1 031 | 858 | 1 226 |
Rada (1) (za rok) | 602 | 653 | 772 | 707 | 648 | 669 |
(1) (Rada: do roku 2004 (včetně) jen jazyky EU-15.
Zdroj: Účetní dvůr.
Komise
79. Produktivita GŘ pro překlady byla po většinu let o něco nižší než produktivita Parlamentu, což lze vysvětlit tím, že Komi- se iniciuje legislativní proces. Z toho vyplývá vyšší míra revizí a vedoucí úloha ve vytváření terminologie a databází, z čehož těží ostatní orgány. Překladatelé Komise také vykonávají i další úlohy související s jazykem, které se neodrážejí v produkci pře- kladů za den.
80. V letech 2003–2005 poklesla průměrná produktivita u jazyků EU-15 o více než 20 %. Produktivita většiny jazyků EU-15 s výjimkou jednacích jazyků poklesla pod čtyři strany za den. Tento pokles vyvolalo snížení pracovní zátěže u nejednacích jazyků, což způsobilo přebytek kapacit. Tento přebytek kapacit by měl být posouzen v souvislosti s mírou přímého zadávání pře- kladů externím překladatelům, k němuž dochází bez dohledu ze strany GŘ pro překlady (viz bod 75).
81. Významné rozdíly v produktivitě jednotlivých oddělení přetrvávají (28) i poté, co GŘ pro překlady zavedlo tzv. „nástroj pro flexibilitu“, který umožňuje převádět v rámci téhož jazyko- vého odboru překlady z oddělení, která jsou dočasně nadprůměr- ně pracovně vytížena, do jiných oddělení. Tyto rozdíly lze vysvět- lit především různou poptávkou po překladech textů souvisejících s různými politikami, které určují pravomoci jednot- livých jazykových oddělení. Rozdíly v produktivitě jednotlivých oddělení GŘ pro překlady se od rozšíření zvětšily. Produktivita nejvíce produktivního oddělení byla v roce 2005 v porovnání s nejméně produktivním oddělením dvojnásobná.
(27) Viz rovněž PriceWaterhouseCoopers, Hospodářský a sociální výbor a Výbor regionů, Komparativní analýza produktivity překladatel- ských oddělení orgánů EU, Brusel, 4. srpna 2000, s. 24: „Je třeba si všimnout, že produktivita překladatele v soukromém sektoru je při- bližně 8 až 10 stran za den, bez ohledu na překlady pomocí překla- datelských pamětí (jedna strana odpovídá 350 slovům)“ (350 slov = 2 100 znaků = 1,4 normostran).
(28) Například v rámci anglického odboru byla v první půlce roku 2004 produktivita nejvytíženějšího oddělení o 65 % vyšší než produktivita oddělení s nejnižší pracovní zátěží.
Parlament
82. Za posledních pět let snížil Parlament počet překladatelů v průměru o více než pět osob vyjádřeno ekvivalentem plného pracovního úvazku (nebo o 15 %) na jazyk.
83. Produktivita anglických a francouzských překladatel- ských oddělení Parlamentu je soustavně podprůměrná (v jednot- livých letech nižší o 5 až 20 %), zatímco rozdíly v produktivitě ostatních jazyků EU-15 jsou maximálně 10 %. Lze to vysvětlit tím, že francouzské oddělení má nadprůměrný počet překlada- telů a počet externích překladů je nižší než průměr. anglická od- dělení potřebují méně překladatelů, neboť většina interních do- kumentů je vyhotovována v angličtině. O míře externích překladů a přebytcích kapacit rozhoduje vedení.
Rada
84. Produktivita Rady byla soustavně nižší než produktivita Komise a Parlamentu. Lze to připsat vysokému procentu legisla- tivních dokumentů, které vyžadují zvláštní pozornost, v kombi- naci s fluktuací poptávky (denní pracovní zátěž v roce 2003 byla v rozmezí méně než 1 000 až více než 7 000 stran).
85. Za účelem vyřešení problému přebytečných kapacit při- jalo GŘ a III dlouhodobý akční plán na snížení počtu překlada- telů a sekretářek v odděleních jazyků EU-15 z 50 FTE v roce 2002 na 25 FTE v roce 2015 (29). Plný dopad plánu je však dlouhodo- bou záležitostí, neboť Rada tvrdí, že možnosti interních transferů jsou omezené a interinstitucionální mobilita je nízká.
86. Rozdíly v produktivitě jednotlivých jazykových oddělení jsou v Radě (a Parlamentu) menší než v Komisi (s výjimkou nízké produktivity anglického oddělení v GŘ a III, která byla v letech 2003–2005 o přibližně 20 až 40 % nižší než produktivita ostat- ních oddělení). Tuto zdánlivě nízkou produktivitu by bylo mož- né do určité míry vysvětlit editováním originálů a úlohou anglič- tiny jakožto pilotního jazyka pro překlady textů z jazyků EU-10, což způsobuje značný nárůst terminologických problémů.
Monitorování procesu překladu pomocí ukazatelů výkonnosti
87. Hlavní statistické údaje o překladech každého orgánu jsou vyhotovované centrálně a zaměřují se na objem překladů podle jednotlivých oddělení. Tyto statistiky standardně využívají vedení a oddělení pro lidské a finanční zdroje. Míra jejich každo- denního používání ze strany vedoucích překladatelských odděle- ní se však značně různí a někteří vedoucí oddělení si vyvinuli své vlastní nástroje.
88. Některé orgány nemají ukazatele kvality a statistiky o:
a) čase skutečně věnovaném překladu konkrétního dokumentu oproti příslušné normě nebo odhadu doby na překlad tako- vého dokumentu (Evropský parlament, Komise a generální sekretariát Rady);
b) počtu zrevidovaných stran (Komise a generální sekretariát Rady) a čase věnovaném na revizi (Evropský parlament, Ko- mise a generální sekretariát Rady);
c) produkci a produktivitě jednotlivých překladatelů (generální sekretariát Rady);
d) objemu překladů, které automaticky zadávají oddělení pro plánování externím překladatelům, a překladů zadávaných externím překladatelům překladatelskými odděleními (Ev- ropský parlament a Komise);
e) dodržování termínů pro dodání překladů (generální sekreta- riát Rady);
f) nástrojů IT pro překladatele na produktivitu (Evropský par- lament, Komise a generální sekretariát Rady);
g) křížových údajích, jako je korelace mezi pracovní zátěží a ex- terními překlady (Evropský parlament, Komise a generální sekretariát Rady) (viz body 73 a 83).
89. Statistiky o produkci a produktivitě různých překladatel- ských služeb evropských orgánů zahrnují i textové segmenty pře- kládané automaticky, především pomocí programu Translators’ Workbench (TWB). Soukromé překladatelské společnosti používa- jí k výpočtu skutečné pracovní zátěže a produktivity jednotlivých překladatelů přesnější systémy propočtu.
90. Rada na rozdíl od ostatních orgánů, které započítávají pouze změněné části textu, počítá svoji produkci na základě vy- tištěných stran (viz také bod 65). V důsledku toho převyšují sta- tistiky produkce Rady skutečný počet stran překladu o více než 50 %. V návaznosti na audit Účetního dvora GŘ a III přijalo po- dobnou metodu, jakou používají ostatní orgány.
Interinstitucionální spolupráce
91. Vytvoření Interinstitucionálního výboru pro překlady a tlumočení v roce 1995 postupně umožnilo překladatelským službám EU v některých oblastech spolupracovat.
92. K hlavním dosavadním úspěchům patří:
a) vytvoření společné terminologické databáze a paměti;
b) interinstitucionální výběrové řízení pro překladatele z jazy- ků EU-10 a do nich (30);
(29) DGMa, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30. května 2002, sekce 11: Reforma GŘ a III.
(30) Komise nicméně tento seznam téměř nevyužila a uspořádala vlastní výběrové řízení.
c) společné výběrové řízení na nákup softwaru pro rozpoz- návání hlasu a dalších mnohojazyčných nástrojů;
d) společný výbor pro hodnocení externích překladů;
e) omezená výměna překladatelů a překladů.
pravidla, která vytvořily všechny tři orgány, stanoví povinnost překládat určité typy dokumentů. Existuje však široká oblast, pro niž nejsou žádná obecně přijatá kritéria, a příslušné dokumenty se řeší případ od případu především v závislosti na dostupných zdrojích (viz body 13–18).
Doporučení: Vzhledem k nutnosti stanovit priority a omezení a re- agovat tak na stále rostoucí poptávku po překladech by orgány měly své postupy zefektivnit. Takové zefektivnění by mělo zahrnovat kon- trolu rozsahu dokumentů, podrobnější rozlišení textů podle jejich po- vahy a účelu a v případě textů, jejichž překlad byl povolen, přijetí pří- stupu v závislosti na jejich účelu.
93. analýza povahy a načasování nabídky a poptávky, kte-
rou provedl Účetní dvůr, ukazuje, že zatímco všechny orgány čelí při zajišťování dostatečného objemu přijatelně kvalitních pře- kladů do jazyků EU-10 strukturálním obtížím, v případě jazyků EU-15 existují značné rozdíly. Například angličtí překladatelé mají v GŘ pro překlady v rámci Komise největší pracovní zátěž ze všech jazyků (viz bod 86), ale v Radě a Parlamentu jsou vytí- ženi nejméně. Rada a Parlament pracují s velmi krátkými lhůtami pro dodání překladu a v podmínkách silně kolísavé poptávky, a proto mají v některých obdobích dočasný přebytek kapacit (viz bod 84).
94. V souladu se závěry pracovní skupiny pro rovnoměrnou pracovní zátěž byl 1. ledna 2005 zahájen pilotní projekt. V roce 2005 bylo jedním zúčastněným orgánem přeloženo na žádost ji- ného orgánu 3 763 stran (nebo 63 % požadovaného objemu). To odpovídá pouze 0,2 % celkové pracovní zátěže všech zúčast- něných orgánů, přičemž více než 20 % celkové pracovní zátěže se zadává externím překladatelům. Úspory se odhadují na 150 000 EUR (31). Vzhledem k tomu, že volné kapacity převyšují kapacity, které byly poskytnuty ostatním orgánům v rámci pilot- ního projektu, jsou potenciální úspory ještě vyšší.
95. Nicméně nedostatkem stávajícího systému vyrovnávání pracovní zátěže je skutečnost, že jeho součástí nejsou dokumenty, které se běžně překládají externě, a překlady do jazyků EU-10. Orgány se kromě toho vzájemně nedostatečně informují o volné disponibilní kapacitě a nejsou skutečně motivované ani povinné přijmout žádost o překlad jiného orgánu. Pokud by interní pře- kladatelé z oddělení nejednacích jazyků v rámci jazyků EU-15 ge- nerálního ředitelství pro překlady Komise měli v roce 2005 stej- nou produktivitu jako v roce 2003, přeložili by do jazyků EU-15 minimálně o 10 000 stran více na každý jazyk EU-15. V roce 2005 zadal Parlament a některá GŘ Xxxxxx externím překlada- telům, aby přeložili do týchž jazyků stejný počet stran dokumen- tů, které nebyly urgentní a mohly být přeloženy v jiném orgánu. Bylo tedy možné vyhnout se celkovým platbám za externí pře- klady ve výši cca 11 milionů EUR (32).
ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ
Uplatnění postupů, které zajistí, aby byla poptávka po překladech uspokojena a neprováděly se nepotřebné překlady
96. Žádný z orgánů nemá konzistentní a jasné postupy pro předkládání žádostí o překlady a jejich schvalování. Prováděcí
(31) Při variabilních nákladech 40 EUR na stranu.
(32) Zohledněny byly pouze variabilní náklady na externí překlady, které se odhadují na 40 EUR na stranu.
97. audit ukázal, že u jazyků EU-15 lze potřebám v oblasti překladů obecně vyhovět. Přistoupení malých zemí nicméně způ- sobilo nárůst poptávky na malých překladatelských trzích, kde je nabídka spíše omezená. Problémy, které vznikly při vypsání vý- běrových řízení na překladatele do jazyků EU-10 Evropským úřa- dem pro výběr personálu (EPSO), předznamenaly nedostatek pře- kladatelů z nových členských států. Proto nebyly orgány v prvních letech po rozšíření schopny uspokojit potřeby v oblasti překladů do nových jazyků (viz body 19–23).
Doporučení: Nadále je nutné, aby orgány výrazně zvýšily vnitřní kapacitu jazyků EU-10. Komise by měla kriticky přezkoumat, proč se Evropskému úřadu pro výběr personálu nepodařilo včas zajistit nábor potřebných překladatelů. To by mělo vést k akčnímu plánu na zvýšení povědomí o překladech Společenství a na podporu zájmu o tyto překlady v 10 členských státech EU a kandidátských zemích.
Doporučení: Překladatelské služby by mohly sjednat se svými uži- vateli dohody o rozsahu služeb, v nichž by se stanovily přísnější po- kyny týkající se typu dokumentů, které se musí překládat, požado- vaných jazykových verzí, okamžiku, kdy se má s překladem začít, celkového počtu stran přeložených za rok, použití počítačových pře- kladů atd. Nesouladům v přístupech jednotlivých orgánů by se rov- něž dalo předejít určitou mírou koordinace mezi orgány.
98. Orgánům se přes nárůst počtu úředních jazyků z 11 na 21 (včetně irštiny), ke kterému došlo od května 2004, celkově podařilo udržet výdaje na překlady na stálé úrovni (viz body 25–36). Zatímco Komise a Rada přijaly opatření na snížení poč- tu dokumentů, které se mají překládat do všech jazyků, Parlament byl při snižování objemu překladů méně ambiciózní a omezil se pouze na rozsah dokumentů, které se mají přeložit, nikoliv na po- čet a typ dokumentů (viz bod 32).
Uplatnění postupů, které zajistí, aby byly překlady hotové včas a jejich kvalita odpovídala danému účelu
Doporučení: Orgány by měly provádět pravidelné průzkumy spo- kojenosti různých uživatelů překladatelských služeb včetně dodržo- vání termínů. Takové průzkumy by mohly být použity jako vstupy akčních plánů na zlepšení kvality a produktivity služeb.
99. Všechny tři orgány obecně zvládaly dodat překlady do ja- zyků EU-15 včas a v požadované kvalitě (viz body 41 a 44). U ja- zyků EU-10 však byla v důsledku nedostatečného počtu překla- datelů z nových členských států situace jiná. V roce 2004 nestačila vnitřní kapacita Komise a Rady u jazyků EU-10 ani na revizi ex- terních překladů a většina zákazníků považovala kvalitu překladů za nedostatečnou (viz bod 42). Žádná z překladatelských služeb neprovádí měření spokojenosti uživatelů.
veškeré roční náklady na překlady všech tří orgánů dosahovaly před rozšířením částky 414 milionů EUR (viz tabulka 4) a po roz- šíření částky 511 milionů EUR. V roce 2003 činily průměrné ná- klady na stranu v Komisi a v Parlamentu 150 EUR a v Radě 254 EUR. V roce 2005 průměrné náklady na stranu v Komisi vzrostly na 194 EUR a v Radě na 276 EUR, zatímco v Parlamen- tu poklesly na 119 EUR.
Doporučení: Pro kontrolu výdajů na činnost je důležité znát její ná- klady. Je tedy třeba zavést postupy pro zajištění odpovídajících in- formací o řízení týkajících se nákladů.
103. Interní překlady jsou dražší než externí překlady. Srov- nání však komplikuje rozdílná povaha překládaných textů, sku- tečnost, že interní překlady jsou považovány za kvalitnější, kratší lhůty u interních překladů některých dokumentů, především v Parlamentu a Radě, a nutnost provádět revize externích pře- kladů (viz bod 52).
100. Parlament a Rada nemají přesné pokyny týkající se kon- troly kvality a jejich praxe v oblasti revize se značně liší. Orgány nicméně vcelku provádějí odpovídající kontroly, kterými se má odhalit nedostatečná kvalita překladů (viz body 37–43). Generál- ní ředitelství pro překlady v Parlamentu hodnotí kvalitu interních i externích překladů v dvouměsíčních intervalech na základě náhodných kontrol a ukazatelů kvality. Ostatní orgány však ta- kové kontroly neprovádějí, ani nemají ukazatele výkonnosti.
104. V důsledku velkého poklesu pracovní zátěže v roce 2004 se výrazně snížila produktivita většiny překladatelských od- dělení jazyků EU-15, a proto vzrostly průměrné náklady na stra- nu překladu (viz body 51 a 76–86). Kvůli opatřením, která při- jaly Komise a Rada za účelem snížení poptávky po překladech, měly tyto orgány od roku 2004 v případě nejednacích jazyků v rámci jazyků EU-15 volnou kapacitu.
Doporučení: Kromě systematických kontrol kvality externích pře- kladů a dohledu ze strany jednotlivých vedoucích oddělení by bylo vhodné provádět v každém jazykovém oddělení pravidelné kontroly kvality na základě náhodného výběru. Ty by se mohly společně s prů- zkumy spokojenosti uživatelů stát základem pro kvalitativní ukaza- tele výkonnosti.
105. audit ukázal, že plánovací oddělení všech tří překlada-
101. Některá GŘ Xxxxxx informovala o tom, že se musí spoléhat na „šedé překlady“, nebo přímo zadávat překlady exter- ním překladatelům, neboť GŘ pro překlady nemohlo některé pře- klady zajistit ve stanoveném termínu. Není jasné, jaký je objem těchto překladů, a příslušné náklady nejsou zahrnuty v kalkula- cích Účetního dvora, neboť údaje o čase, který věnují zaměstnanci administrativy šedým překladům, není k dispozici (viz body 45, 54 a 75).
Doporučení: Překladatelské služby by měly monitorovat míru pří- mého zadávání externích překladů a „šedých překladů“, aby mohly zohlednit tento objem překladů při plánování.
Náklady na překlady a jejich účinnost
102. Žádný z orgánů nepočítal celkové náklady ani průměr- né náklady na překlad jedné strany s výjimkou Komise, která tyto výpočty prováděla pro rok 2002. Účetní dvůr odhaduje, že
telských služeb se v současné době více zabývají rozdělováním práce než prognózováním překladů za účelem plánování pracov- ní zátěže a zmenšení výkyvů v činnosti (viz body 56–59, 63–66 a 91–95).
106. Hlavním problémem je regulace pracovní zátěže. Sní- žení objemu překladů vede k přechodně nadbytečné kapacitě, nižší produktivitě a vyšším průměrným nákladům na překlady. Účetní dvůr nicméně zjistil, že některá oddělení měla nižší produktivitu i nadprůměrně vysoké procento externích překladů (viz body 73 a 74). Neexistence prognóz pracovní zátěže (pláno- vání) orgánům komplikuje plné využití dočasně volných kapacit v jiných orgánech (viz body 91–95 a 56–66).
107. V roce 2005 zadal Parlament a GŘ Komise (mimo GŘ pro překlady) externí překlady velkého počtu stran, které mohly přeložit interně jiné orgány. Účetní dvůr odhaduje, že mohlo být ušetřeno celkově 11 milionů EUR vydaných za externí překlady (viz bod 95).
Doporučení: Účinnost překladatelského procesu lze zlepšit:
— snížením počtu sekretářek v Radě a Parlamentu,
— harmonizací pracovních metod na základě osvědčených postupů,
— větší integrací a intenzivnějším používáním počítačových ná- strojů a
— zvýšeným využíváním práce z domova.
Doporučení: Je třeba klást větší důraz na řízení a plánování za úče- lem zmenšení výkyvů pracovní zátěže překladatelů a napomáhat efektivnější interinstitucionální spolupráci. Plánovacím oddělením by se měly pravidelně zasílat spolehlivé prognózy budoucích překladů a orgány by se měly vzájemně informovat o svých volných kapa- citách.
GŘ Komise (mimo GŘ pro překlady) a další orgány by měly snížit míru externích překladů a využívat volnou vnitřní kapacitu, a to tak, že rozšíří pilotní projekt interinstitucionální spolupráce zahájený v lednu 2005. Systém interinstitucionálního účtování překladů může motivovat orgány s dočasnou nebo strukturální volnou kapacitou ke spolupráci s ostatními orgány.
Rada musí vyvinout další úsilí, aby se přizpůsobila strukturálnímu přebytku kapacit. Vzhledem k tomu, že stávající akční plán pouze předpokládá, že současný přebytek kapacit bude vyřešen do roku 2015, je třeba zvážit možnosti transferů zaměstnanců z překlada- telských služeb do jiných oddělení nebo uplatnění jiných ustanovení služebního řádu.
109. Překladatelské služby nemají dostatečné informace o ří- zení pro sledování nákladů na překlady, jako je čas skutečně strávený překladem a revizí, podrobné údaje o produktivitě, míře externích překladů atd. (viz bod 88).
Doporučení: Aby bylo možno využít produktivitu jako ukazatel ří- zení, musí orgány vyvinout systémy, které by lépe odrážely veškeré činnosti interních překladatelů (včetně času věnovaného studiu nových jazyků). Za účelem lepšího využití zdrojů musí všechny orgány vyvinout úsilí o rozvoj relevantních, kvalitativních a kvanti- tativních ukazatelů výkonnosti.
108. Přestože orgány investovaly do moderních technologií, systematicky je nevyužívají (viz body 68–70).
Tuto zprávu přijal Evropský účetní dvůr v Lucemburku na svém zasedání dne 6. července 2006.
Za Účetní dvůr Xxxxxx XXXXX předseda
PŘÍLOHA I
USTANOVENÍ UPLATŇOVANÁ V KOMISI, PARLAMENTU A RADĚ
Komise
1. Jednací řád Komise (1) uvádí, že akty přijaté Komisí se připojují k „souhrnnému zápisu“ (v ústním řízení) nebo k „den- nímu zápisu“ (v písemném řízení, na základě postupu zmocnění nebo postupu přenesení pravomoci) (2) v závazném jazyce nebo jazycích, tj. v úředních jazycích Společenství v případě aktů s obecnou působností a v ostatních případech v jazyku nebo jazycích těch subjektů, jimž jsou určeny (článek 18 jednacího řádu).
2. Ačkoliv jednání v „komitologických výborech“ spadají pod Komisi (3) a na práci výborů (4) se vztahuje nařízení Rady č. 1 ze dne 15. dubna 1958, nebyl ve vzorovém jednacím řádu (5) záměrně výslovně uveden žádný odkaz na jazykový re- žim, aby každý výbor mohl nalézt vlastní pragmatické řešení odpovídající přesně jeho skutečným potřebám. Dokumenty, které by se v každém případě později překládaly (především návrhy opatření, jejichž konečné znění musí být zveřejněno v Úředním věstníku), se v zásadě překládají již před schůzí výboru.
3. Oznámení, které vydal generální tajemník (6) v červnu 2004, uvádí, že pro ta prováděcí opatření, která jsou určena pouze omezenému počtu členských států, bude stačit překlad do příslušných jazyků a sdělení zveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie, kterým se oznámí přijetí rozhodnutí a které bude informovat čtenáře o webové stránce, na níž je k dispozici. Plný překlad se vyžaduje pouze v případě, že vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie je právní podmínkou pro jejich vstup v platnost (tj. v případě nařízení, směrnic a rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady přijatých postupem spolurozho- dování a nařízení a směrnic Komise určených všem členským státům, ne však v případě rozhodnutí Komise).
4. Sdělení z května 2004 rozlišuje mezi dokumenty, které vznikly z důvodu právní povinnosti (rozdělené do devíti ka- tegorií) a politicky významnými dokumenty (rozdělenými do 11 kategorií). Překlady některých kategorií dokumentů, jako jsou dokumenty zveřejněné mimo Úřední věstník Evropské unie, nespadají do působnosti sdělení a o každém konkrétním pří- padu musí rozhodovat formou dialogu GŘ požadující překlad a GŘ pro překlady (7).
5. Hlavní kategorie dokumentů překládaných do všech jazyků jsou: legislativní návrhy, důvodové zprávy, zprávy, které vyžadují právní texty, oznámení o státní podpoře a antitrustových postupech zveřejněná v Úředním věstníku Evropské unie, jakož i následná konečná rozhodnutí publikovaná v Úředním věstníku Evropské unie, antidumpingová rozhodnutí, sdělení Ko- mise (včetně bílých a zelených knih), oznámení o vypsání výběrových řízení a nebo výzvy k vyjádření zájmu a tisková sdělení.
6. Ostatní dokumenty se překládají jen do jednacích jazyků (angličtiny, francouzštiny a němčiny) (především sdělení Ko- misi, zprávy vypracované v návaznosti na rozhodnutí Rady a návrhy Komise) nebo do jazyků adresáta (tj. dopisy stálým zastoupením, odpovědi na konkrétní žádosti a návrhy financování). Technické přílohy se v závislosti na skutečných potře- bách překládají maximálně do tří jazyků a nebo se nepřekládají vůbec. Odpovědi na písemné otázky poslanců parlamentu se překládají do jazyka poslance Evropského parlamentu, který otázku položil, a do jednoho jednacího jazyka.
Parlament
7. Podle článku 138 jednacího řádu Parlamentu se všechny dokumenty Parlamentu připravují ve všech úředních ja- zycích. Článek 150 stanoví, že „pozměňovací návrhy se předkládají k hlasování až poté, co jsou vytištěny a rozdány ve všech úředních jazycích, pokud Parlament nerozhodne jinak. Parlament nemůže rozhodnout jinak, pokud je proti nejméně třicet sedm poslanců.“
(1) Jednací řád Komise, C(2000) 3614 (Úř. věst. L 308, 8.12.2000, s. 26).
(2) V těchto zápisech se zaznamenávají veškerá rozhodnutí přijatá Komisí na zasedáních („souhrnný zápis“ v ústním řízení) nebo v průběhu dne („denní zápis“ na základě ostatních postupů).
(3) Rozsudek Soudu ze dne 19. července 1999, Rothmans International BV v. Komise, T-188/97.
(4) Evropská komise, oznámení generálního tajemníka určené generálním ředitelům a vedoucím útvarů, SEC(2003) 795, 10. července 2003.
(5) Vzorový jednací řád – rozhodnutí Rady 1999/468/ES – Jednací řád výboru (Úř. věst. C 38, 6.2.2001, s. 3).
(6) Evropská komise, generální sekretariát, pracovní skupina pro budoucnost Unie a institucionální otázky, ředitel, Oznámení k rukám xxxx Xxxxxxxxxx, generální ředitelky GŘ pro ochranu zdraví a spotřebitele, 23. června 2004, TFAU/2 – RH – nb (2004) D/6980 5/1208 – A/DOS 6242).
(7) Dvacet kategorií uvedených ve sdělení z května 2004 se v roce 2004 vztahovalo na 64 % překladůav roce 2005 na cca 72 % oproti 34 % v roce 2003. Mezi hlavní kategorie v roce 2005 patřily: legislativní návrhy a autonomní akty (36 %), státní podpory a hospodářská soutěž (10 %), sdělení Komise (7 %), výběrová řízení (6 %) a internetové stránky (4 %).
8. Předsednictvo Evropského parlamentu přijalo dne 19. dubna 2004 pravidla pro uplatňování mnohojazyčnosti, která vstoupila v platnost dne 1. května 2004 a nahradila podobná pravidla ze dne 8. února 1999. Čl. 1 odst. 2 pravidel stanoví, že „jazykové služby v Parlamentu budou řízeny na základě zásad pro ‚řízenou plnou mnohojazyčnost‘. Právo poslanců pou- žívat v Parlamentu úřední jazyky podle svého výběru v souladu s jednacím řádem Parlamentu bude tedy plně respektováno. Využití lidských zdrojů, které zajišťují mnohojazyčnost, bude řízeno na základě skutečných potřeb uživatelů, opatření, která přimějí uživatele, aby si byli vědomi své zodpovědnosti, a nutnosti účinnějšího plánování požadavků na jazykové služby.“
9. Do nejvíce jazyků se překládají pozměňovací návrhy, návrhy stanovisek a návrhy zpráv. U všech ostatních typů do- kumentů se počet cílových jazyků pohybuje mezi jedním (především angličtina) a čtyřmi. Tabulka 8 sestavená pro účely au- ditu uvádí přehled typů dokumentů, které se překládají v Parlamentu.
Tabulka 8
Typy dokumentů překládané v Evropském parlamentu
Údaje od 1. ledna 2003 do 31. května 2004 | Typ dokumentu | % překladu | Povinně do všech jazyků | Nepovinně do všech jazyků |
Zápisy | CR | 19,3 % | × | |
Pozměňovací návrhy | AM | 17,6 % | × | |
Různé | DV | 15,1 % | × | |
Návrhy zpráv | PR | 9,8 % | × | |
Zprávy po revizi | RR | 7,3 % | × | |
Písemné dotazy | QE | 5,9 % | × | |
Ústní řízení | PV | 5,2 % | × | |
Sdělení poslancům | CM | 4,2 % | × | |
Pracovní dokumenty | DT | 3,2 % | × | |
Poznámky | NT | 2,3 % | × | |
Návrhy stanovisek | PA | 2,2 % | × | |
Usnesení | RE | 1,7 % | × | |
Dopisy | LT | 1,2 % | × | |
Programy jednání | Úř. věst. | 1,1 % | × | |
12 ostatních specifických kategorií; kaž- dá z nich představuje 1 % celkového objemu překladů | 3,9 % | × | × |
Zdroj: Účetní dvůr.
10. Dokument publikovaný v Úředním věstníku Evropské unie nebo dokument, o němž se hlasuje na plenárním zasedání, se musí vždy překládat do všech úředních jazyků, zatímco pracovní dokumenty mohou být překládány pouze do jazyků, které potřebují čtenáři.
Rada
11. Podle nařízení Rady č. 1 ze dne 15. dubna 1958 a článku 14 jednacího řádu Rady (8) se dokumenty projednávané na schůzích ministrů musí překládat do všech úředních jazyků, pokud Rada z naléhavých důvodů nestanoví jednomyslným rozhodnutím jinak. Každý poslanec může odmítnout rozpravu, pokud nemá k dispozici překlady.
(8) Rozhodnutí Rady 2004/338/ES, Euratom ze dne 22. března 2004, kterým se přijímá jednací řád Rady (Úř. věst L 106, 15.4.2004, s. 22).
12. Příloha k Příručce pro produkci dokumentů Rady a jejích přípravných orgánů (Guide for producing documents for the Council and its preparatory bodies) uvádí seznam „nejdůležitějších dokumentů“, které se musí překládat do všech jazyků (9). Pří- ručka uvádí, že dokumenty, které nejsou na tomto seznamu, nemusí být přeloženy do jazyků EU-10. Tyto dokumenty se mohou na základě výběru přeložit do jazyků EU-15, pokud to dovolí množství práce GŘ A III a pokud se dodrží lhůty uve- dené v jednacím řádu. GŘ A III je oprávněno odmítnout překlad jakéhokoliv dokumentu, který není na seznamu.
(9) Nejdůležitějšími dokumenty Rady jsou: návrhy legislativních textů v některých významných fázích legislativního procesu; programy za- sedání Rady; poznámky k bodům „A“ a jejich dodatky; dokumenty ke schválení nebo pro rozpravu podle programu zasedání Rady; sta- noviska právní služby; zápisy Rady; odpovědi Rady na písemné otázky z Evropského parlamentu a na ústní otázky s rozpravou; pro- hlášení předsednictví jménem Unie; tisková sdělení ze zasedání Rady; texty písemného řízení; příručky určené pro vnitrostátní orgány v členských státech; závěry předsednictví Evropské rady.
PŘÍLOHA II
METODA VÝPOČTU NÁKLADŮ NA PŘEKLADY VYPRACOVANÁ ÚČETNÍM DVOREM
1. Celkové náklady („náklady před zdaněním a započtením důchodů“) tak, jak je odhadli auditoři, zahrnují všechny přímé i nepřímé náklady spojené s překlady.
2. Náklady pro rozpočet Společenství („náklady po zdanění a započtení důchodů“) se vypočítají odpočtením daně Spo- lečenství placené interními překladateli od „nákladů před zdaněním a započtením důchodů“ a připočtením fiktivních pří- spěvků na důchodové zabezpečení od zaměstnavatele pro interní překladatele (které se rovnají dvojnásobku příspěvku pla- ceného úředníkem).
3. Přímé náklady jsou náklady na zaměstnance u činností souvisejících s překlady, které vykonávají překladatelé nebo sekretářky (včetně zpracování dokumentů v překladatelských odděleních před samotným překladem, revize a formátování a kromě času věnovaného na jiné než překladatelské činnosti).
4. Nepřímé náklady zahrnují platy a příspěvky zaměstnancům, kteří se nezabývají přímo konkrétními překladatelskými činnostmi (terminologové, odborníci na pracovní metody, vedoucí oddělení, jazykoví poradci a vyšší vedení, oddělení ex- terních překladů a plánování), poměrnou část času věnovaného překladateli na činnosti jiné než překlady a revize, plus re- žijní náklady, jako je IT, budovy a kancelářský nábytek, řízení lidských zdrojů atd., jež nejsou přímo spravovány překlada- telskými službami. Orgány s tímto rozdělením na přímé a nepřímé náklady souhlasily.
5. K vypočtení nákladů na zaměstnance byly použity:
— průměrné náklady na zaměstnance, které stanovilo generální ředitelství pro personál a administrativu v rámci Komise pro každou platovou třídu. Tyto náklady na zaměstnance zahrnovaly všechny položky platů a příspěvků. Auditní tým vzal v úvahu dvoje různé průměrné náklady na zaměstnance – před odečtením daně a připočtením příspěvku na dů- chodové zabezpečení a po odečtení daně a připočtení příspěvku na důchodové zabezpečení (1),
— konkrétní výběr platových tříd, do kterých jsou zařazeni překladatelé jednotlivých orgánů,
— náklady na budovy (5 854 EUR na úředníka), jak je definoval externí konzultant ve spolupráci s jednotlivými orgány,
— průměrné náklady na mzdy a řízení lidských zdrojů v poměru definovaném GŘ pro překlady (v Komisi) nebo externím konzultantem (v ostatních orgánech).
6. Náklady na informační technologie byly vypočteny podle plnění rozpočtu na rok 2003 pro konkrétní rozpočtové položky a průměrných nákladů na nákup a údržbu počítačového vybavení, jak je uvedly útvary informačních technologií a financí.
7. Interní překladatelé provádějí kontrolu kvality a revize externích překladů, a tak byla část jejich pracovní doby a ná- kladů vyčleněna pro externí překlady.
8. Náklady na jednu stranu se vypočetly tak, že se celkové náklady na překlady vydělily počtem stran přeložených za rok (viz tabulka 2, 3 a 4). Za Komisi a Parlament byl použit oficiální počet stran přeložených GŘ pro překlady a GŘ VII, neboť metody výpočtu počtu stran, které používají tyto dva orgány (viz poznámka pod čarou č.8a9v této zprávě), vedou ke srovnatelným výsledkům. Vzhledem k tomu, že oficiální údaje Rady za rok 2003 se v podstatě zakládaly na počtu vy- tištěných stran dokumentů namísto počtu znaků, které se mají překládat, spočetl Účetní dvůr průměrný opravný koeficient vzorku 100 dokumentů (2). Srovnatelný údaj o produkci byl získán vynásobením tohoto průměrného opravného koefici- entu oficiálním počtem vytištěných stran, které uvedlo GŘ A III.
9. Náklady na stranu vypočtené Účetním dvorem nejsou celkovými náklady mnohojazyčnosti, neboť nezahrnují nákla- dy na revizi prováděnou právníky-lingvisty ani dodatečné náklady na publikaci dokumentů ve 20 jazycích. Jelikož se v prů- běhu legislativního procesu překládá řada jednotlivých po sobě následujících verzí stejného legislativního návrhu, jsou sku- tečné náklady schváleného legislativního aktu násobkem nákladů na stranu, které se uvádí v tabulce 2 této zprávy. Bylo například přeloženo 15 verzí Ústavy pro Evropu.
(1) Výše těchto příspěvků na důchodové zabezpečení, které hradí Komise, byla odhadnuta na 16,5 % hrubé mzdy nebo dvojnásobek pří- spěvků hrazených úředníky.
(2) Opravný koeficient, který se má uplatnit při výpočtu stran všech dokumentů ve vzorku, aby bylo možno tyto dokumenty srovnat s do- kumenty ostatních orgánů, se rovná poměru mezi počtem znaků (nebo je-li dokument novou verzí již přeloženého dokumentu, mezi počtem změněných znaků vynásobeným 50 %, jak činí GŘ pro překlady u interních překladů) bez mezer vyděleným 1 500 a zaokrou- hleným nahoru na celé jednotky na jedné straně a počtem fyzických stran na straně druhé.
ODPOVĚDI PARLAMENTU
1. V Evropském parlamentu počet pracovních jazyků naopak omezen není; všechny dokumenty ze zasedání a schůzí orgánů Parlamentu se překládají do všech pracovních jazyků Unie.
13.–14. V oblasti překladů Parlament uplatňuje svůj jednací řád a pravidla pro uplatňování mnohojazyčnosti přijatá předsed- nictvem, která vstoupila v platnost dnem 1. května 2004.
Je pravda, že pravidla pro uplatňování mnohojazyčnosti sama o sobě nedávají svolení, avšak stanoví hierarchii orgánů, které mohou o překlady žádat, určují celou řadu priorit týkajících se ka- tegorií dokumentů určených k překladu interně a externě v rámci jednotlivých legislativních postupů, stanoví pořadí, podle které- ho jsou požadované jazyky upřednostňovány, upřesňuje lhůty pro předkládání žádostí o překlad a délku textů, které mají být přeloženy. Pravidla rovněž stanoví podmínky pro výslovné schvá- lení žádostí od subjektů, které nejsou uvedeny na seznamu schválených uživatelů. Tyto žádosti se tedy předkládají předsed- nictvu, které je schválí pouze v případě, že dotyčný dokument je nezbytný pro práci Parlamentu.
15.–16. Přístupy k systémům jsou udělovány pouze na žá- dost odpovědné osoby žadatelského oddělení. Nicméně v rámci úpravy informačního systému GEPRO (projekt ITMS) budou mu- set být všechny současné přístupy znovu schváleny, a jejich po- čet tak bude pokud možno omezen. Parlament se domnívá, že nebezpečí, která uvedl Účetní dvůr, jsou vzhledem k omezením vyplývajícím z uvedených opatření minimální.
Viz také odpověď na výše uvedené body 13 a 14.
17. Výjimečně se může stát, že plánovací oddělení omezí po- čet požadovaných jazyků, a to na základě pravidel týkajících se ja- zykových profilů nebo na základě jiných zvláštních výjimek, kterých si žadatelské oddělení nemuselo všimnout.
V 90 % případů jsou překlady dodávány před dnem konáním schůze. V případech, kdy se ukáže, že lhůtu nelze dodržet, se do- kumenty překládají pouze tehdy, pokud jsou základem pro další fázi postupu.
20. V dubnu 2006 byla situace následující: k překládání do 10 nových jazyků bylo přijato 238 překladatelů na plný úvazek, z toho 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, a 5 vedoucích oddělení (CS, LV, PL, SK, SL) a 1 úřadující vedoucí oddělení (MT).
23. V Evropském parlamentu bylo téměř vždy možné zajis- tit, aby z nových jazyků překládali překladatelé, jejichž mateřský jazyk je cílovým jazykem.
Parlament neomezuje pracovní jazyky a neuznává „jednací jazy- ky“ (viz také odpověď k bodu 1).
26. Parlament nepoužívá pojem „jednací jazyky“ (viz bod 23).
32.–33. Pravidla pro uplatňování mnohojazyčnosti zavádějí pojem „jazykové profily“. Jak zdůrazňuje Účetní dvůr, doku- menty, o nichž se jedná v parlamentních výborech, se překládají jen do jazyků příslušných poslanců a jejich zástupců.
36. Podle názoru EP nejsou tyto přístupy nekonzistentní, protože odpovídají specifickým potřebám každého orgánu a tyto potřeby se liší.
37. Parlament by Účetní dvůr rád upozornil na akční plán pro kvalitu, který vytvořil Interinstitucionální výbor pro překlady a tlumočení (CITI) na žádost generálních tajemníků orgánů a který se brzy začne uplatňovat. Tento akční plán stanoví 14 konkrét- ních opatření, z nichž některá se vztahují současně na překlad i na tlumočení, v oblastech jako jsou lidské zdroje, technická a ja- zyková kvalita originálů a překladů, podkladových dokumentů, terminologie a nástrojů. Předpokládá se, že v každém příslušném oddělení bude jmenován jeden úředník, který bude za kvalitu odpovědný.
39. Je důležité upozornit, že v EP se kontroly systematicky zaměřují na všechny druhy chyb včetně chybného používání terminologie.
40. Zvláštní nástroj na měření spokojenosti uživatelů sice vy- tvořen nebyl, existuje však postup k předkládání stížností, jehož součástí je formulář. Je třeba dodat, že uživatelé v orgánech EU a zejména poslanci jsou dostatečně blízko generálnímu sekreta- riátu, takže mohou svou případnou nespokojenost projevit kdy- koli a bez zvláštního postupu.
47. Současný systém řízení skutečně neumožňuje zajistit uplatňování tohoto ustanovení pravidel pro mnohojazyčnost. Avšak projekt ITMS, na kterém se v současnosti pracuje, bude k tomuto účelu obsahovat účtovací modul.
52. Je důležité, jak Účetní dvůr zdůrazňuje, neoddělovat kva- litativní faktory, lhůty a povahu dokumentů a cenový ukazatel, který sám o sobě neodráží skutečné podmínky překladu.
53. Překladatelské služby a plánovací oddělení EP začaly vy- pracovávat statistiky, které pokrývají tři ze zmíněných bodů, tj.:
a) celkový počet požadavků;
c) porušování termínů pro předložení (tj. porušování pravidel pro mnohojazyčnost);
d) počet přeložených stran podle útvaru žádajícího o překlad/jazykové kombinace.
Cílem těchto statistik je poskytnout ukazatele výkonnosti a umož- nit řídícím orgánům přijmout vhodná opatření.
56. Takové plánování je nezbytné, avšak z povahy činnosti politického orgánu vyplývá, že některé její aspekty zůstanou vždy nepředvídatelné.
66. EP zahájil přípravnou studii nového řídícího systému (T-Flow). Tento systém, který umožní reagovat na obavy Účetní- ho dvora, je nyní ve vývojové etapě a bude funkční na podzim roku 2006.
67. Problematiku rozptýlenosti dokumentů, kterou Účetní dvůr zmiňuje, v současné době zkoumají příslušné útvary infor- mačních technologií. Na druhé straně překladatelská oddělení mají k dispozici sbírku uskutečněných překladů, která jim umož- ňuje vyhledat již přeložené texty.
69. Poměr je 1 sekretářka na dva překladatele pro jazyky EU-15. Pro jazyky EU-10 je poměr sekretářek a překladatelů v současnosti přibližně 0,7 na 2 a neměl by přesáhnout 0,8 na 2.
70. Je pravda, že využívání IT není dosud rovnoměrné a že metody práce jsou někdy odlišné. To souvisí zejména s velkým věkovým rozdílem mezi zaměstnanci. Přesto je díky dlouhé zku- šenosti nejstarších překladatelů produktivita práce na jednu oso- bu naprosto srovnatelná. Předsednictvo EP, které usiluje o lepší využívání nových technologií, pověřilo generálního tajemníka, aby mu předložil zprávu o této otázce a oddělení EP tuto zprávu nyní vypracovávají.
73. Je třeba upřesnit připomínku týkající se využívání vnitřní kapacity francouzského oddělení. Tato kapacita nebyla podprů- měrně využívána, ale byla využívána pro další, doplňkové úkoly. Francouzské oddělení bylo zvlášť pověřeno založením a řízením nového polského a litevského oddělení a jazykovými kurzy pro překladatele z jazyků EU-10. Mezi jeho doplňkové úkoly mimo jiné patřilo zprostředkování pro další jazyky, stejně jako přepis a revize doslovného záznamu z plenárních zasedání a „hospodář- ského a měnového dialogu“.
74. Připomínka musí být upřesněna, neboť jak Účetní dvůr uvádí, zadávání překladů externím překladatelům bylo, s výjim- kou doslovných záznamů ze zasedání, v uvedeném období přerušeno.
Pokud jde o stabilní procento externích překladů, je rozpor s menším celkovým pracovním zatížením pouze zdánlivý. Důvo- dem, proč se průměrné procento externích překladů téměř ne- změnilo, ačkoli pracovní zatížení se snížilo, je významné soustře- dění pracovního zatížení v první části roku, což vyvolalo nutnost zadávat více externích překladů v tomto období.
83. EP není schopen potvrdit závěr Účetního dvora, pokud jde o menší produktivitu obou uvedených oddělení, vzhledem k rozdílnému obsahu a povaze některých jejich úkolů ve srovná- ní s jinými odděleními, přičemž tento rozdíl vyžaduje lidské zdro- je. Skutečnost, že anglické a francouzské oddělení produkují méně stran přeložených interními překladateli, než je průměr, lze vysvětlit jejich zprostředkovatelskou úlohou pro překlad z méně užívaných jazyků originálů, větším objemem originálů k revizi a formátování, větším objemem doslovných záznamů z jednání, které je třeba přepisovat a revidovat, a také řízením některých nových oddělení a školením v jazycích EU-10. Anglické oddělení mimo to od podzimu 2005 společně s „Tabling office“ provádí systematické ověřování originálů.
Viz také odpověď k bodu 73.
95. V případě mimořádné pracovní zátěže v jazykových od- děleních nejprve plánovací oddělení zjišťuje, zda lze pracovní zátěž rozdělit, samozřejmě v závislosti na jazykových kombi- nacích a na možnostech v ostatních orgánech.
Vyloučení jazyků EU-10 je pouze dočasné. Až oddělení jazyků EU-10 v budoucnu doplní stav pracovníků, budou se na tomto systému podílet stejně jako jazyky EU-15.
Všeobecně je třeba zdůraznit, že při rozdělení pracovní zátěže na- stala aktivní spolupráce mezi plánovacími odděleními jednotli- vých orgánů až v lednu 2006. Statistiky za první čtvrtletí roku 2006 uvádějí výrazné zvýšení objemu vzájemně zaslaných dokumentů.
96.–109. EP bere na vědomí veškerá doporučení Účetního dvora a okamžitě podnikne příslušné kroky. Zejména byla zahá- jena revize pravidel pro uplatňování mnohojazyčnosti pracovní skupinou ad hoc. Pracuje se také na vývoji informačních techno- logií týkajících se některých aspektů, na které poukázal dvůr.
ODPOVĚDI RADY
OBECNÉ POZNÁMKY
Generální sekretariát Rady (dále jen GSR) vítá první audit výdajů na překlady v některých orgánech EU a uznává jeho užitečnost. GSR by chtěl poukázat na to, že aspekty kritizované při auditu se již staly předmětem změn anebo se o nich v jazykové službě ak- tivně jedná.
GSR by přesto rád zdůraznil, že vzhledem k velké výzvě, již před- stavovalo rozšíření, stanovil pro celou svou organizaci kontrolo- vaný postup, který byl schválen na nejvyšší politické úrovni v ro- ce 2002 a který umožnil snížit rozpočtové dopady rozšíření na jeho administrativní náklady.
Konkrétně v oblasti překladů, kdy při extrapolaci postupů apli- kovaných při předchozích rozšířeních by bylo došlo ke zvýšení počtu zaměstnanců v jazykové službě přibližně o 765 nových úředníků, zajistí tento kontrolovaný postup – až budou tato opa- tření provedena v plném rozsahu – drastické snížení jejich celko- vého počtu. Na konci současného období přizpůsobování a úprav bude mít GSR v Unii, skládající se z 25 členských států, méně pře- kladatelů (551), než kolik jich měl v Unii skládající se z 15 člen- ských států (578).
Tento výsledek umožnilo zejména to, že překládání se omezilo na dokumenty, které jsou považovány za zásadní pro politický a legislativní proces (na takzvané „nejdůležitější dokumenty“), byla zavedena důkladná racionalizace překladatelských služeb a byly přijaty pokyny pro vypracovávání, obsah, registrování a délku dokumentů Rady. Touto činností ukázal GSR dalším or- gánům cestu, kudy se mohou ubírat.
GSR přiznává, že v důsledku tohoto postupu se nyní potýká s problémem nadbytečné kapacity v odděleních jazyků EU-15, ale zdůrazňuje, že tato situace není trvalého ani strukturálního rázu a že dle jeho názoru musí být hodnocena z dynamického hledis- ka, přičemž je nutno vzít v úvahu nepopiratelný přínos ve střed- nědobé a dlouhodobé perspektivě, který vyplyne z kontrolo- vaného snižování administrativních výdajů.
GSR také poukazuje na to, že Rada představuje – společně s Ev- ropským parlamentem v případě spolurozhodování – poslední článek v legislativním řetězci před schválením a zveřejněním právních předpisů ve 20 jazycích, a musí tedy zajistit, aby právní předpisy přijaté Xxxxx byly nejvyšší kvality, jak to opakovaně po- žadují členské státy. To platí i pro politické texty Rady.
Postupy kontroly kvality, jichž je k zajištění takové kvality a jed- notnosti zapotřebí, s sebou přirozeně nesou dodatečné náklady. Na rozdíl od jiných orgánů, které mohou ke snížení nákladů v hojné míře využívat u některých dokumentů služeb externích překladatelských agentur, GSR tento způsob využívat nemůže, protože k zajištění této nejvyšší kvality je využití interně poříze- ných překladů nejlepším a z hlediska nákladů nejefektivnějším způsobem. Nutnost zajistit vysokou kvalitu textů ke zveřejnění má pochopitelně velký vliv na cenu překladů v Radě.
GSR však přistupuje k problému nadbytečné kapacity proaktivně a z různých hledisek, aby byly všechny aspekty problému řešeny současně. Kromě toho, že nebyla přijata náhrada za překladatele a sekretářky, kteří odešli ze všech devíti jazykových oddělení EU-15 (s výjimkou anglického a francouzského) po roce 2002, jsou zaměstnanci jazykové služby aktivně podporováni, aby se hlásili na volná místa v jiných generálních ředitelstvích a ředitel- stvích. Zavádí se zvláštní program pro převod zaměstnanců, který obsahuje určení vhodných pracovních míst, školení pro nové funkce a motivaci ke změně místa.
GSR se navíc aktivně podílí jako čistý přispěvatel na interinstitu- cionálním projektu „Vyrovnávání pracovního zatížení“ a rovněž bere v úvahu interinstitucionální mobilitu a další případná opa- tření, která umožňuje služební řád.
GSR je proto přesvědčen, že najde úspěšné řešení pro slabé strán- ky, které byly ve zprávě zdůrazněny, zejména pro stránky pře- chodné povahy, a že bude efektivně plnit své poslání v rámci, který byl pro jeho činnost vymezen.
POZNÁMKY KE ZJIŠTĚNÍ ÚČETNÍHO DVORA
SHRNUTÍ
III. I když GSR nemá písemné interní pokyny pro překlady, řízenou produkci překladů zajišťuje oddělení pro koordinaci a produkci (dále jen „centrální koordinace“).
IV. Problémy, které měly v roce 2004 jazyky EU-10, souvi- sely s potížemi při náboru zaměstnanců (viz připomínky k bodu 19 uvedené níže). Kvalita překladů a jejich včasné dodávání se v roce 2005 značně zlepšily. V roce 2006 se toto zlepšení odra- zilo ve snížení počtu žádostí o překlady, které byly zadány exter- ním překladatelským agenturám.
V. Od druhé poloviny roku 2005 obnovil vedoucí centrální koordinace těsné kontakty se stálými zastoupeními, zejména ze států EU-10, s cílem:
a) získávat zpětnou vazbu o:
— kvalitě překladů,
— množství přeložených dokumentů,
— dostupnosti těchto dokumentů na zasedáních,
— vztazích mezi koordinací a produkcí a překladatelskými týmy na jedné straně a stálými zastoupeními a vnitro- státními orgány na straně druhé;
b) vyměňovat si informace o:
— fungování Rady, zejména oběhu dokumentů,
— situaci překladatelských týmů, zvláště pokud jde o po- čet zaměstnanců,
— všeobecných otázkách terminologie, termínů atd.
V blízké budoucnosti bude založena e-mailová schránka. Budou se v ní soustřeďovat všechny připomínky od delegací, poskytne celkový přehled o tom, jak delegace vnímají kvalitu překladů pro- dukovaných Radou a zvýší součinnost mezi překladatelskými týmy a delegacemi. Delegace o tom byly informovány dne 5. květ- na 2006.
VI. Generální sekretariát Rady má v úmyslu zavést systém, který by umožnil stálý přezkum nákladů na překlady. Nicméně existují důvody, proč jsou překlady GSR drahé. Podrobněji se o nich pojednává v jiné části této odpovědi. Jsou to: specifika prá- ce Rady a termínů Rady, nutnost zajistit odpovídající kvalitu legis- lativních dokumentů u konce řetězce jejich produkce a dočasné důvody strukturálního rázu, které souvisejí s reorganizací ředitelství.
VII. GSR má v úmyslu snížit nadbytečnou kapacitu, napří- klad pomocí interních převodů na jiná místa (do jiných generál- ních ředitelství) a interinstitucionální mobility (do jazykových slu- žeb jiných orgánů). GSR kromě toho zkoumá všechny možnosti, které v tomto směru poskytuje služební řád.
VIII. GSR je jedním z velkých přispěvatelů do systému vyrov- návání pracovního zatížení. V roce 2005 provedl překlad 55 % z celkového počtu stran zpracovaných v rámci tohoto systému.
IX. V letech 2004 a 2005 vyvinul GSR soudržnou politiku využívání moderních technologií. Všechna oddělení „nových ja- zyků“ pracují od svého založení se všemi dostupnými nástroji IT.
ÚVOD
6. GSR nemá oddělení pro externí překlady ani oddělení IT připojené k jeho jazykové službě. Stávající struktura GSR je tedy jednodušší než v ostatních orgánech.
PŘIPOMÍNKY
13. GSR má jasné postupy, i když by mohly být zdokonaleny.
Je třeba poznamenat, že v generálním sekretariátu Rady je defi- nováno, kdo může žádat o překlad, a tyto osoby jsou známy ko- ordinaci. Podobně je v seznamu nejdůležitějších dokumentů jas- ně definováno, jaké typy dokumentů se mají překládat.
14. GSR není nakloněn zavedení diferencovaného přístupu k jazykům EU-10 a EU-15, který by mohl vést k jeho obvinění z diskriminace.
15. Závěr Účetního dvora ohledně žádosti o překlad je správ- ný. Přijetí žádostí však závisí na tom, jaká struktura kontroly je zavedena.
16. V Radě vždy kontroluje vhodnost překladu centrální ko- ordinace, která stojí organizačně nad jazykovou službou, a to ješ- tě dříve, než zašle text jednomu nebo všem 20 jazykovým oddě- lením. V případě problémů zasáhne vedoucí centrální koordinace a mohou následovat i kontakty s předsednictvím. Centrální ko- ordinace, jmenovitě koordinace generálního ředitelství a jazyková koordinace, udržují stálý styk s generálními ředitelstvími a rov- něž v menší míře s předsednictvím, což jim umožňuje informo- vaně posoudit vhodnost daného překladu a rozhodnout, kterým překladům dát přednost v případě nedostatečné překladatelské kapacity.
18. Schválení či odmítnutí překladů je úkolem koordinace (zvláště úkolem Tour de Contrôle). Tato situace je podle názoru Rady uspokojivá. Je však možné zavést určitá zdokonalení. Ponecháme-li stranou „kontrolu ze strany vedení“, lze zpracová- vat statistiky o odmítnutí pro další analýzu. Pokud jde o schvalo- vání, není dalších opatření zapotřebí.
Tomu, že „přijetí žádostí o překlad (1) často záviselo spíše na disponibilní překladatelské kapacitě než na skutečných potře- bách“, se nelze vyhnout z důvodů:
— nadbytečné kapacity interních překladatelů nebo jejich nedo- statku v některých překladatelských odděleních,
Pro oddělení „starých jazyků“ se v současné době vypracovává po-
litika jejich využití v souladu s vývojem vhodných nástrojů IT.
(1) Méně důležitých dokumentů.
— politiky snižování přesčasů na minimum,
— dvou různých „rychlostí překládání“ (EU-10 oproti EU-15). Překlady, jichž je skutečně zapotřebí, nejsou nikdy odmítány.
19. Jak se ukázalo, nábor prováděný prostřednictvím Evrop- ského úřadu pro výběr personálu (EPSO) byl v důsledku malého počtu vhodných uchazečů obtížnější, než se předpokládalo, a to i přesto, že orgány vyvinuly velké úsilí ke zvýšení povědomí o tomto problému u členských států a jiných účastníků.
20. Nelze vyvodit, že vina za nesplnění cílů náboru padá na jednotlivé orgány. Tato situace (nedostatečný počet zaměstnan- ců) bude bohužel pokračovat i po uvedeném datu (konec roku
2006), nejen pokud jde o překladatele, ale i vedoucí oddělení, pra- covníky pověřené kontrolou kvality a sekretářky.
23. Konstatování, že velmi málo překladatelů z jiných oddě- lení EU-15 než z oddělení angličtiny či francouzštiny zná některý jazyk EU-10, je správné. Je to výsledek záměrného politického rozhodnutí, které bylo formulováno tak, aby se počet úředních ja- zyků zvýšil z 11 na 20 bez neúměrného zvyšování počtu zaměst- nanců. Ve fázi přípravy na rozšíření v roce 2004 pořádal GSR vý- uku jednoho nebo více jazyků EU-10 pro překladatele z oddělení angličtiny a francouzštiny a toto vedlo k situaci znázorněné v ná- sledující tabulce (situace ke dni 22. května 2006).
Znalost jazyků EU-10 u překladatelů v oddělení angličtiny a francouzštiny (situace ke dni 22. května 2006)
CS | ET | HU | LT | LV | MT | PL | SK | SL | |
FR | 2 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 |
EN | 4 | 3 | 4 | 2 | 3 | 0 | 2 | 4 | 4 |
Celkem | 6 | 3 | 5 | 2 | 3 | 0 | 5 | 4 | 4 |
Kromě toho GSR zvažuje i jiné způsoby jak zajistit pokrytí všech úředních jazyků, k nimž patří využití překladu přes jiný jazyk (kdy překladatelé překládají z rodného jazyka do angličtiny a francouzštiny).
26. Na systému vyrovnávání pracovní zátěže se ve velké míře podílí oddělení angličtiny. Je však třeba poznamenat, že i když je v oddělení angličtiny určitá nadbytečná kapacita, jejímž záměrem je zajistit v tomto oddělení plnou mnohojazyčnost, měl by se tento stav porovnávat s náklady na dřívější systém, kdy každé ja- zykové oddělení mělo takovou kapacitu (zhruba nejméně 6 pře- kladatelů se znalostí každého jednotlivého jazyka EU), aby moh- lo překládat z každého úředního jazyka, i když počet stran, které se měly překládat z většiny uvedených jazyků, představoval méně než 1 % z celkového počtu stran zdrojových dokumentů.
GSR však vždy říkal, že svou politiku přezkoumá na základě zku- šeností (z období nejméně dvou let). Tento přezkum se uskuteční ve druhé polovině roku 2006/počátkem roku 2007.
35. Centrální koordinace nekontroluje plnění politiky „výz- namných fází legislativního procesu“ tím, že by hodnotila po- třebu překladu v určité fázi a odmítala překlad určitých dokumen- tů. Překlad dostatečného počtu verzí z významných fází legislativního procesu zajišťuje na základě disponibilních zdrojů
a časových omezení jazyková koordinace. Při rozhodování o pře- kladu verze z významné fáze legislativního procesu bere jazyková koordinace v úvahu celou řadu prvků, jako je politický význam textu, jeho priorita pro předsednictví a otázka časového omezení.
38. V určitých případech, kdy je nutno udržet rovnováhu mezi nedostatkem času a kvalitou, vydává jazyková koordinace doporučení text nerevidovat. Toto se může stát pouze ve fázích, které nepatří k významným fázím legislativního procesu.
Avšak vzhledem k tomu, že Rada překládá pouze nejdůležitější dokumenty, požaduje se běžně vysoká úroveň překladu.
39. Na úrovni jazykových oddělení zavádí GSR postup kon- troly kvality a nedávno zavedl do praxe formální postup vyřizo- vání stížností na kvalitu a postup umožňující našim zákazníkům poskytovat zpětnou vazbu k překladům.
40. Viz poznámky k bodu 39.
41. GSR bere s potěšením na vědomí, že Účetní dvůr potvr- zuje, že jeho zákazníci jsou s kvalitou poskytovaných služeb spo- kojeni. GSR je nicméně připraven zavést harmonizované postupy kontroly kvality.
42. Celková zpětná vazba od delegací EU-10 je v současné době také všeobecně uspokojivá. Problémem je revize externích překladů. Překlady se zadávají externistům v důsledku problémů s nedostatečným počtem interních překladatelů a prospěch ply- noucí z takového zadávání by byl revizemi těchto překladů sní- žen (cenné zdroje by se využívaly pro revize).
44. V rámci vývoje statistik v centrální koordinaci Rada pře- zkoumá, jakým způsobem se bude hodnotit úroveň plnění ter- mínů pro překlady. Avšak nejdůležitější dokumenty, které odpo- vídají jednacímu řádu, jsou pro zasedání, na které jsou požadovány, vždy hotové.
46. To bylo způsobeno výrazným nedostatkem kapacit v uvedených jazycích. Nic však nenasvědčuje tomu, že přijetí ně- jakého právního předpisu bylo zpožděno proto, že dokumenty nebyly k dispozici.
47. GSR má v úmyslu stavět na zkušenostech získaných bě- hem tohoto auditu a zavést systém pro sledování nákladů na pře- klady GSR rovněž zvažuje možnost soustavně zasílat generálním ředitelstvím a předsednictví údaje o „nákladech“ na určité pře- klady, zvláště na překlady, které si vyžádaly nadměrné přesčasy.
51. Vzhledem k tomu, že Rada stojí na konci legislativního procesu, nese zvláštní odpovědnost za kvalitu přijatého (a zveřej- něného) textu. Kvalita něco stojí a má vliv na produktivitu pře- kladatelů. Kromě toho není vhodné, jak již bylo dříve objasněno, posílat legislativní a politicky citlivé dokumenty do externích agentur. Všeobecnou politikou GSR je proto zamezit využívání externích překladů.
53.
b) Rada zavede postup ke sledování procenta žádostí, u nichž nejsou dodrženy termíny pro odevzdání překladů a důvodů, proč tomu tak je, aniž by přitom ztrácela ze zřetele aspekty uvedené v poznámce k bodu 44.
e) Rada zavede postup ke sledování procenta „nejdůležitějších“ dokumentů, u nichž je překlad povinný, z celkového počtu přeložených dokumentů.
f) Rada zavede postup k získání dodatečných informací o pře- kladech, které nebyly nutné, protože v originále byly násled- ně provedeny změny.
56. Argument Účetního dvora o důležitosti přesných pro- gnóz je platný, ale ve skutečnosti to často není v silách překlada- telských služeb, například postup legislativních textů v Radě zá- visí na pokroku dosaženém v jednotlivých pracovních skupinách, výborech a zasedáních Rady a někdy i na dvoustranných schůzkách.
61. Počet pracovních míst ve výši 25 překladatelů vychází z pracovní zátěže, která je za normálních okolností předpoklá- dána, a ta se zase zakládá na politice „nejdůležitějších dokumen- tů“. Nárůst nebo špička pracovní zátěže na konci každého před- sednictví se řeší mnohem striktnějším rozdělováním práce v odděleních, dohadováním nových termínů, ale ze všeho nejčas- těji využitím přesčasů na konci pracovního dne a výjimečně pra- cí o víkendu nebo státních svátcích.
Skutečnost, že překlady Rady jsou k dispozici až těsně před za- sedáním, vyplývá z toho, že u 62 % dokumentů Rady je termín k překladu méně než 72 hodin. Nelze tudíž zabránit tomu, aby překlady nebyly dodávány až těsně před zasedáním.
64. Toto konstatování je správné, ale jsou natolik zkušení, aby se vypořádali se špičkami a ve většině překladatelských od- dělení jim „pomáhají“ překladatelé působící jako koordinátoři na plný úvazek. Jak vedoucí oddělení, tak koordinátoři jsou neustále informováni centrální koordinací. V Radě, kde se pracuje pouze s krátkými termíny, je iniciativa ohledně termínů ponechána pou- ze na centrální koordinaci, což je oddělení s celkovým přehledem o objemu práce.
65. Rada změnila systém výpočtu stran pro odhad pracovní zátěže. Nyní používá systém vážených normostran, nazývaných
„čistými“ stranami.
67. Tento úkol plní centrální koordinace za použití technic- kých prostředků.
69. Od doby, kdy byl proveden audit, učinila Rada v této ob- lasti značný pokrok a poměr mezi počtem sekretářek a překlada- telů se zlepšuje.
70. Rada vynaložila na optimalizaci využívání nástrojů IT mnoho času. Nyní se rozjíždí prováděcí plán, který zahrnuje vý- voj nástrojů (EURAMISu a vlastními prostředky vytvářených ná- strojů), školicí program a založení zvláštní skupiny TRADOSu v centrální koordinaci. Rada má však v úmyslu zavést systém sta- tistických ukazatelů ke sledování využití TRADOSu v jazykové službě.
78. Ve srovnání s orgány klade soukromý sektor menší dů- raz na kvalitu a jednotnost překladu. Zkušenosti orgánů, které jsou potvrzené i v práci CIEQ, jsou všeobecně takové, že legisla- tivní texty by se neměly externím agenturám zadávat. Rada na- byla zkušenosti, že i když se texty zadají agenturám v počáteč- ních fázích jednání v Radě (na úrovni pracovní skupiny), neznamená to pro překlad dalších verzí textu žádnou velkou pomoc.
85. Možnosti interního převodu na jiná místa jsou skutečně velmi omezené. Překladatelé tvoří přibližně 66 % z celkového počtu pracovníků AD v Radě (790 LA vyjma právníky-lingvisty a 450 A).
Je také třeba poznamenat, že v osmi jazykových odděleních s nadbytečným počtem zaměstnanců je velmi vysoký podíl za- městnanců ve věkovém rozmezí od 55 do 65 let.
Podíl zaměstnanců v jazykových odděleních ve věkovém rozmezí od 55 do 65 let
DA | DE | EL | ES | NL | FI | PT | IT | |
Nadbytečných | 12 | 25 | 15 | 16 | 12 | 19 | 18 | 18 |
55–65 let | 15 | 8 | 11 | 10 | 10 | 8 | 15 | 12 |
Přeškolit a převést překladatele ve velkém počtu na jiná místa je obtížné, protože překladatelé přicházejí se specializovanou jazy- kovou kvalifikací. Přesto má Rada v úmyslu hledat všechny mož- nosti převodu jak interně, tak interinstitucionálně. V tomto smě- ru Rada podniká odpovídající kroky.
86. Kromě úkolů uvedených ve zprávě Účetního dvora an- glické oddělení rovněž poskytuje přímou pomoc předsednictví (jeden překladatel pracuje v kancelářích předsednictví) a jiným ge- nerálním ředitelstvím.
88. Uvedené ukazatele výkonu a statistiky se budou postup- ně zavádět, jakmile zdroje dostupné pro vývoj aplikace pro řízení toku dokumentů (workflow) umožní provést nezbytná zdokonalení.
90. Rada v roce 2005 změnila statistiku, kterou používala do té doby, podle praxe v ostatních orgánech. Statistika za léta 2003 a 2004 byla změněna zpětně, aby byla v souladu s novými způ- soby výpočtu.
ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ
105. Centrální koordinace Rady se snaží předvídat objem překladů a podle toho plánovat pracovní zátěž překladatelů. Tím- to způsobem usiluje – při respektování politických omezení – o udržování rovnováhy mezi pracovní zátěží a překladatelskou kapacitou.
ODPOVĚDI KOMISE
SHRNUTÍ
I. Komise se zavázala podporovat mnohojazyčnou písemnou komunikaci rovným zacházením se všemi úředními jazyky. Tím také v Unii přispívá k mnohojazyčnosti, která se stala citlivou po- litickou záležitostí. Uspokojování skutečných potřeb, vysoká kva- lita a efektivnost nákladů jsou hlavními zásadami překladatelské činnosti Komise.
Komise je orgán, který může podávat návrhy právních předpisů, a proto má často co dělat s překlady zcela nových textů, následně upravovaných v Radě a Parlamentu. To je spojeno s většími ob- tížemi a obsáhlým vyhledáváním zejména v oblasti terminologie.
II. Od dokončení auditu Komise zavedla další změny do pře- kladatelských metod a postupů, kterými dle svého názoru reago- vala na připomínky Účetního dvora a které zdůraznila ve své od- povědi na příslušné odstavce.
III.–IV. Komise aktualizuje svou překladatelskou strategii např. zavedením pokynů týkajících se méně důležitých dokumen- tů. Generální ředitelství budou vyzývána k tomu, aby zefektivnila své vnitřní postupy u požadavků na překlady.
V. Komise nyní zkoumá nejvhodnější cesty k měření kvality. Generální ředitelství pro překlady prohloubilo své styky s ostat- ními generálními ředitelstvími a útvary Komise, aby získalo zpět- nou informaci o kvalitě nabízených služeb. Domnívá se proto, že pravidelné průzkumy spokojenosti uživatelů na úrovni GŘ a útva- rů nepřinesou žádnou významnou přidanou hodnotu.
Postupy Komise pro kontrolu kvality jsou založeny na posouze- ní rizik a efektivnosti vynaložených nákladů s cílem vytvářet pře- klady, které jsou v každém případě vhodné pro daný účel. Tato politika poskytuje jediný „ukazatel kvality“ založený na nepřimě- řeném počtu chyb na stranu (viz také bod 100).
VI.–VII. Komise propočítala náklady na své překlady a nákla- dy na překlad jedné strany v roce 2002, ale pozastavila násled- nou aktualizaci těchto propočtů v očekávání výsledků auditu, který je předmětem této zprávy.
Nárůst nákladů na stranu překladu v Komisi v roce 2005 (ve srov- nání s r. 2003) vyplývá z přísného řízení poptávky snižujícího poptávku shodně v rámci různých jazyků a pod dostupnou ka- pacitu v odborech „starých“ jazyků. Tím Komise snížila svou
potřebu zaměstnanců v odborech nových jazyků, čímž okamžitě dosáhla výrazných úspor ve správním rozpočtu Komise v obje- mu asi 380 pracovních míst.
Získané přebytky v kapacitách „starých“ jazyků byly již částečně řešeny v letech 2004 a 2005 cestou kompenzačních opatření, např. interním přeobsazováním, novými metodami pro zvyšová- ní pružnosti, výrazným snížením externích překladů v odborech
„starých“ jazyků atd. Tato opatření byla posílena koncem r. 2005 zavedením strategie přidělování zdrojů v rámci generálního ředi- telství pro překlady potvrzené v rozhodnutí Komise o roční po- litické strategii 2007 a zaměřené na lepší vyváženost nabídky a poptávky a na zvýšení efektivity nákladů, což ve střednědobém až dlouhodobém horizontu znamená další úspory pro správní rozpočet Komise. Tím by se ve střednědobém horizontu měly vy- rovnat rozdíly v pracovní zátěži a procentu externích překladů.
VIII. Komise podporuje spolupráci mezi orgány včetně me- chanismu na vyrovnání pracovní zátěže jako prostředku ke sdí- lení volné překladatelské kapacity s ostatními orgány a během pi- lotního projektu poskytla největší čistý přínos.
Komise bude nadále přispívat k dolaďování tohoto postupu. Její potenciál se však v budoucnu bude snižovat v důsledku součas- ných opatření přijímaných proto, aby bylo rozdělení zdrojů při- způsobeno skutečným potřebám. Navíc existují limity, kam až lze zajít na základě rozdílné povahy práce, harmonogramů a agendy různých orgánů, a také vyrovnání pracovní zátěže nemůže nahra- dit práci externích překladatelů ani zcela využít volné kapacity v rámci orgánů.
IX. Nemáme sice informace o průměrném využívání nástro- jů IT mezi překladateli Komise v letech 2004 a 2005, avšak prů- zkum provedený na konci roku 2005 ukázal, že těchto nástrojů využívá nejméně 76 % překladatelů a u „nových“ jazyků téměř 100 % překladatelů.
Komise nyní sestavuje statistiku o využívání nástrojů IT. Probí- hají práce na automatické registraci využívání těchto nástrojů a stanovování dalších ukazatelů.
Odbor pro ústřední řízení poptávky po překladatelských službách výrazně zlepšil své kapacity a výkon, pokud jde o plánování, vy- jednávání realistických lhůt a jednotnosti postupů při zadávání externích překladů, avšak tyto snahy ještě nezahrnují všechny překladatelské činnosti v Komisi. Nadcházející přezkum překla- datelské strategie Komise posílí koordinační úlohu generálních ře- ditelství pro překlady ve vztahu ke všem překladatelským činnos- tem Komise.
ÚVOD
11. Od dokončení auditu Komise zavedla další změny do překladatelských metod a postupů, kterými dle jejího názoru rea- govala na připomínky Účetního dvora a které zdůraznila ve své odpovědi na příslušné odstavce.
PŘIPOMÍNKY
13.–18. Komise zavedla vlastní postupy ohledně požadavků na překlady u GŘ pro překlady doplněné webovou aplikací („POETRY“), která posílá všechny požadavky na překlady z GŘ a útvarů generálnímu ředitelství pro překlady a která je využívána GŘ pro překlady při vyřizování těchto požadavků v souladu s překladatelskou strategií. V tomto rámci si každý zákaznický útvar řídí svůj vnitřní průběh prací pro zasílání svých požadavků prostřednictvím „POETRY“.
Vzhledem k malé jednotnosti v postupech pro schvalování pře- kladů v Komisi hraje prověřování poptávky ze strany GŘ pro pře- klady důležitou úlohu při sjednocování překladatelských postu- pů mezi GŘ. Od roku 2005 podléhají schvalování ze strany plánovacího oddělení Komise systematičtějšímu dohledu, ze- jména pokud se jedná o kategorie dokumentů, pro které v její pře- kladatelské strategii nebyly stanoveny žádné pokyny.
Komise se zaměří na schvalovací postupy a prověřování požadav- ků na překlady v rámci svých GŘ a útvarů a v rámci své aktuali- zované strategie pro rok 2007 a následující roky (má být předlo- žena na konci roku 2006) stanoví pokyny také pro překlady méně důležitých dokumentů. Komise tak posílí svou schopnost jednot- ně prověřovat poptávku.
19.–20. Při hodnocení skutečného náboru zaměstnanců k 31. prosinci 2004 je třeba přihlížet k rozhodnutí rozpočtového orgánu, že zdroje pro rozšíření budou rozloženy na období 2004–2006.
Navzdory nedostatku zaměstnanců a nestabilním strukturám vy- volaným vysokým počtem dočasných zaměstnanců byla Komise schopna splnit své právní závazky, a proto u těchto jazyků spl- nila všechny důležité překladatelské požadavky. Toho bylo dosa- ženo jednotným řízením poptávky, přesčasovou prací zaměst- nanců v odborech EU-10 a značným objemem externích překladů.
Původní cíl 90 ekvivalentů plných úvazků, stanovený před přije- tím přechodné překladatelské strategie, byl upraven v souladu s odhadovaným dopadem této strategie na poptávku po překla- dech na 75 ekvivalentů plných úvazků (tento počet byl potvrzen rozhodnutím Komise o roční politické strategií na rok 2007).
21.–23. Komise zajišťuje své překladatelské činnosti v ústřed- ních budovách v Bruselu a Lucemburku s cílem usnadnit spolu- práci mezi jazykovými odbory, mnohojazyčnou koordinaci i ří- zení, vzdělávání a podporu informačních technologií.
Komise nicméně musela jako dočasné opatření zřídit překladatel- ská zařízení ve většině svých kanceláří zastoupení, aby byly do- plněny nedostatečné kapacity dostupné během počátečního pře- chodného období pro nové jazyky. Úloha těchto zařízení je v současnosti opět přehodnocována.
Komise se aktivně připravovala na překlady z jazyků EU-10, a tak v roce 2004 více než 25 % všech překladatelů „starých“ jazyků navštěvovalo nebo již ukončilo kurzy s výukou „nových“ jazyků (216 v kurzech, 87 pokročilá znalost a 68 částečná znalost).
Komise využívá (0,9 % celkové produkce) k překladům a revizím osoby, jejichž mateřským jazykem je výchozí jazyk, a ne cílový ja- zyk textů, aby se vyrovnala s nedostatečnou kapacitou některých jazykových kombinací a zvýšila efektivitu nákladů.
25. Zavedením strategie řízení poptávky byl v roce 2004 za- staven růst objemu překladů pro Komisi. Zpomalení legislativní činnosti zdůrazňované Účetním dvorem mělo jen omezený do- pad, jelikož velký objem legislativních textů, např. z oblasti ze- mědělských právních předpisů, antidumpingu, hospodářské sou- těže, státní podpory atd., zůstal nedotčen.
Dále nenastalo očekávané nahromadění překladů do jazyků EU-10.
Co se týče přímých externích překladů a šedých překladů (uvede- ných v poznámce 13) Komise souhlasí, že v současné době ne- existují spolehlivé odhady objemu šedých překladů nebo přímých externích překladů, a proto v rámci svých GŘ a útvarů zahájí prů- zkum, aby posoudila rozsah těchto postupů. Komise využije vý- sledek tohoto průzkumu při aktualizaci své překladatelské strate- gie na rok 2007 a následující roky.
37.–43. Politika Komise týkající se kontroly kvality překladů se zaměřila na vytváření překladů, které jsou „vhodné pro daný účel“, proto dosud nevypracovala jednotný ukazatel kvality jako takový. GŘ a útvary možná ne vždy věnují při posuzování kvali- ty externích překladů dostatečnou pozornost odlišným požadav- kům na kvalitu v souladu se zásadami „vhodnosti pro daný účel“. Komise nyní zkoumá nejvhodnější cesty k měření kvality.
Všechny externí překlady jsou hodnoceny na základě namátkové kontroly stránek a jsou odmítnuty, pokud je kvalita podle tohoto principu neuspokojivá.
Problémy s kvalitou externích překladů legislativních návrhů předkládaných Komisí pro nové jazyky během počátečního ob- dobí v roce 2004 jsou odůvodňovány omezenou kapacitou pro vnitřní revize v tomto období. Zatímco samostatné akty byly vel- mi systematicky revidovány, akty podléhající spolurozhodování často nebyly, neboť se před zveřejněním ještě nejméně jednou čet- ly (v Parlamentu nebo Radě). Tento dočasný problém byl plně vy- řešen v roce 2005 a nyní je více než 90 % všech interních i ex- terních překladů revidováno nebo kontrolováno.
Komise reagovala na základě zkušeností se špatnou kvalitou ex- terních překladů zejména u nových dodavatelů pro jazyky EU-10 tím, že i) na počátku roku 2005 zorganizovala v hlavních měs- tech nových členských států pracovní semináře pro externí pře- kladatele, ii) zajistila větší dostupnost překladatelských nástrojů a referenčních materiálů a iii) poskytla externím překladatelům systematickou zpětnou vazbu u všech překladů, které nebyly hod- noceny jako „velmi dobré“ a které obsahovaly více než 5 stran. V důsledku toho se v druhé polovině roku 2005 vyskytlo méně problémů s kvalitou externích překladů.
44.–46. Co se týče dodržování lhůt u překladů, dosáhla Ko- mise zlepšení lepším řízením požadavků na překlady a aktivním plánováním.
GŘ pro překlady považuje problémy s dodržováním lhůt mno- hem více za otázku zlepšování kvality plánování ze strany útvarů a orgánů než za otázku nedostatku v překladatelských kapacitách. Komise považuje překlad za součást zákonodárného procesu, podle něhož je nezbytné lhůty pro vypracování překladů plně za- členit do plánování a GŘ pro překlady začlenit do agendy pláno- vacích a koordinačních sítí. Komise nyní ustanovila systém, který sleduje včasné dodávání překladů v souladu s harmonogramy za- sedání Komise a Rady, a výsledky zatím ukazují, že nabízené pře- kladatelské služby jsou v souladu s právními závazky a provoz- ními potřebami.
Jak bylo uvedeno v odstavcích č. 19–20, byly lhůty na překlady do jazyků EU-10 od poloviny do konce roku 2004 delší z důvo- du nedostatku zdrojů. Od roku 2005 se lhůty zkrátily a plánová- ní je plynulejší.
Komise provede průzkum, aby vyčíslila objem šedých překladů a přímých externích překladů, a bude tyto otázky řešit v kontex- tu připravované aktualizace překladatelské strategie pro rok 2007 a následující roky.
47.–49. Projekt Komise o vyčíslování nákladů uváděný Účet- ním dvorem byl zahájen v roce 2001 a používán do poloviny roku 2003. Dosáhl svého cíle zvýšit informovanost o nákladech na překlady. Nicméně zachování tohoto systému o poskytování aktuálních informací o celkových nákladech na požadované pře- klady nebylo považováno za prioritní, neboť by to GŘ zadávají- cím překlady přineslo jen malou přidanou hodnotu tam, kde jejich požadavek na překlad byl podle přechodného překladatel- ského režimu podrobně zkoumán.
Po sdělení z května 2004 Komise obrátila svou pozornost od zvý- šení informovanosti o nákladech na překlady na aktivní řízení po- ptávky, což vedlo k značnému snížení celkových nákladů na překlady.
Komise ve svém předběžném návrhu rozpočtu na rok 2007 (PDB 2007) navrhne vytvoření nové oblasti politiky „31 – Jazykové služby“, která shrne rozpočtové dopady všech jazykových útvarů (avšak již ne déle zařazených do různých oblastí politik).
Komise v současné době aktualizuje svůj systém kalkulace stálých nákladů v souladu s metodologií Účetního dvora, aby podpořila sledování efektivnosti překladatelského procesu tím, že bude sle- dovat vývoj nákladů při poskytování svých překladatelských vý- konů (a jiných činností).
51.–52. Ačkoliv se počet úředních jazyků téměř zdvojnáso- bil, celkové náklady Komise na překlady se v roce 2005 zvýšily pouze o přibližně 20 % ve srovnání s rokem 2003, což je výsle- dek přísného provádění strategie řízení poptávky. To nicméně vedlo také k poklesu pracovní zátěže a souviselo s růstem nákla- dů Komise na jednu stranu překladu. Tato situace je přechodného rázu a lze ji vysvětlit takto:
— politickou nutností rovného zacházení se všemi jazyky, za- tímco překladatelská kapacita pro 9 nových úředních jazyků po přistoupení v roce 2004 se během období 2004–2006 tvořila jen postupně,
— nedostatkem zkušených překladatelů, překladových pamětí, překladů podporovaných počítačem a nedostatečnou termi- nologickou databází, což ve srovnání se „starými“ jazyky vedlo u těchto jazyků k nižší produktivitě,
— požadavky na překlad v roce 2003 a z nich plynoucí pracov- ní zátěž dosáhly rekordní výše a vyžadovaly od zaměstnan- ců obrovské úsilí ve formě přesčasů, zpožděných dovolených atd. Tato situace tudíž není objektivním měřítkem pro dlou- hodobé cíle v oblasti pracovní zátěže.
Komise pokračovala v některých vnitřních přesunech již v roce 2004 a 2005 a v rozhodnutí o roční politické strategii na rok 2007 stanovila generálnímu ředitelství pro překlady ambicióz- nější cíle ohledně vnitřních přesunů, aby byly fixní náklady při- způsobeny měnící se poptávce podle jazykových skupin. Další nápravná opatření zahrnují snižování počtu externích překladů (externí překlady však mohou být požadovány v případě konkrét- ních témat nebo jazykových znalostí, které nejsou dostupné in- terně), obousměrné překlady, dočasné vysílání překladatelů do ji- ných GŘ a rozšíření útvaru Komise pro úpravy textů.
53. f) Komise se domnívá, že od roku 2005 je počet celých překladů nebo částí překladů, které nebyly nutné z důvodu ná- sledných změn provedených v originále, zanedbatelný, neboť Ko- mise sleduje strategii nezačínat s překladem, dokud neexistuje ko- nečná verze textu.
Jedinou výjimku tvoří dokumenty, pro které z politických důvo- dů schválených na nejvyšší úrovni platí krátké lhůty, které by ne- mohly být dodrženy, kdyby překlady nebyly zahájeny dříve, než je k dispozici konečná verze textu.
54. Komise provádí průzkum, který vyhodnotí objem šedých překladů a přímo zadávaných externích překladů, a výsledek to- hoto průzkumu začlení do připravované aktualizace své překla- datelské strategie na rok 2007 a následující roky.
56.–59. Komise od roku 2005 značně zlepšila svou kapacitu předběžného plánování překladů: velká část překladatelské nápl- ně Komise je upravována plánováním agendy a pravidelně sle- dována spolu s GŘ na koordinačních schůzkách. Oddělení řízení poptávky GŘ pro překlady udržuje pravidelné styky s osobami odpovědnými za překlady v každém GŘ a toto úsilí vedlo k tomu, že většina GŘ zasílá pravidelné prognózy, zejména pokud jde o důležité záležitosti.
Generální sekretariát uznal nezbytnost solidnějšího nástroje plá- nování a byly učiněny kroky k lepší integraci překladů do nástro- jů plánování Komise.
Takové prognózy poptávky však budou vždy spojeny s určitou nejistotou spjatou s politickou povahou naší práce, nepředvída- telnými událostmi vyžadujícími nové iniciativy, atd. Dokonce i v případě, kdy jsou dostupné interní kapacity, může být ne- zbytné zadávat externím překladatelům takové dokumenty (např. s vysokým podílem technické terminologie), pro které nemáme interní odborníky.
60.–62. GŘ pro překlady určuje lhůty pro překlady spolu s žádajícími GŘ v souladu s jejich požadavky ohledně určení nebo účelu dokumentu (např. k projednání na zvláštních zasedáních Rady či Komise). Tento přístup je preferován před termínováním lhůt, neboť to dovoluje pružnější a efektivnější využití dostup- ných zdrojů a snižuje potřebu dodatečných kapacit k zvládnutí velkého přísunu práce.
67. Předběžné zpracovávání je v Komisi vysoce automatizo- vané a nevyžaduje od jejího ústředního oddělení pro plánování překladů žádné zvláštní vyhledávání: všechny dokumenty (kromě důvěrných), které mají být přeloženy, jsou automaticky kontro- lovány podle Xxxxxxxx, rozsáhlé jazykové databáze obsahující tisíce dokumentů rozdělených na věty a uložených s odpovídají- cími překlady, a také podle databáze Eur-Lex.
68.–71. Organizace průběhu práce v rámci překladatelských oddělení Komise je podporována nástroji, které ukazují disponi- bilitu jednotlivých překladatelů. Tyto nástroje však plně neod- rážejí všechny aspekty disponibility překladatele např. odbornost nebo jazykové znalosti. Důležitým faktorem proto zůstává úsu- dek vedoucích oddělení.
Pokud jde o nástroje IT, Komise aktivně podporuje jejich využí- vání ke zvyšování efektivity nákladů. V této oblasti se zaměřila na zvyšování informovanosti, školení (zejména s cílem umožnit ko- nečným spotřebitelům efektivní využívání těchto nástrojů) a za- jistila, aby nástroje ke zvyšování produktivity mohly být bez pro- blému používány s jinými aplikacemi (např. TWB a LegisWrite). Využívání takových nástrojů soustavně podporují i vedoucí.
Komise aktuálně vydala některé „pokyny pro osvědčené postupy“ pro své překladatele a zvláštní úsilí vynakládá také na školení nově příchozích překladatelů a sekretářek o využívání počítačo- vých nástrojů. Záleží však částečně na překladateli, aby se roz- hodl, které nástroje a zdroje nejlépe vyhovují jeho práci na základě údajů o předběžném zpracování a jeho vlastních předpo- kladů, znalostí a zkušeností.
73.–74. Rozhodnutí Komise zadávat či nezadávat externí překlady značně závisí na typu posuzovaných dokumentů. V si- tuaci, kdy bylo dosaženo cíle zadat 30 % překladů externě a pra- covní zátěž v rámci Komise byla velmi vysoká, bylo rozhodnuto, že určité dokumenty budou automaticky zadávány externím překladatelům.
Po zavedení nové politiky řízení poptávky v roce 2004 Komise tento svůj dřívější cíl ohledně externích překladů zrušila. Samo- zřejmě došlo k určitému časovému posunu, než byly postupy pro zadávání externích překladů změněny. Mezitím bylo zadávání ex- terních překladů značně omezeno na skutečně nutné případy (např. aby byly doplněny interní kapacity). Nicméně ve výjimeč- ných případech, kdy v rámci daného jazykového odboru chybí potřební odborníci na projednávané záležitosti, budou překlady i nadále zadávány externím překladatelům bez ohledu na dostup- né interní kapacity.
75. Překladatelská strategie Komise bude rozšířena také o po- kyny k překladům méně důležitých dokumentů a bude posílena koordinační úloha GŘ pro překlady tím, že všechny informace o požadavcích na překlady povedou přes GŘ pro překlady.
76. Komise chápe „produktivitu“ jako označení „pracovního vytížení“ ve smyslu výkonu překladatele za den při zohlednění poptávky, jelikož produktivitu nelze měřit prostým vyčíslením počtu stránek pomocí ekvivalentu plného pracovního úvazku (full time equivalent, FTE).
78. Při srovnání překladatelské práce v orgánech EU se sou- kromým sektorem je třeba zohlednit tyto další faktory:
a) nabídka odborných překladatelů na trhu se značně liší v zá- vislosti na daném jazyce;
b) velkým problémem je, že kvalita externích překladů je pro- měnlivá, což ztěžuje efektivnější plánování kontroly kvality;
c) překladatelské agentury často mají cílenější struktury, neboť mohou dle rozpisu přímo zadat subdodávky požadovaných překladů dostupnému překladateli, který není trvale zaměst- nán, a proto se mohou pružněji přizpůsobit měnící se po- ptávce. Orgány EU musí mít k dispozici kritický počet za- městnanců z důvodů kvality a nezávislosti, aby mohly dostát nepředvídatelné poptávce i jejím výkyvům.
Komise proto zastává stanovisko, že výhody v nákladech na ex- terní překlady nemusejí v politických organizacích, jako jsou ev- ropské orgány, vždy převažovat nad riziky souvisejícími s kvalitou.
79.–80. Komise zdůrazňuje, že vývoj průměrného pracovní- ho zatížení na překladatele v letech 2004 a 2005 je atypický a ne- představuje objektivní pohled na výkonnost překladatele. Jedná se spíše o výsledek poklesu poptávky, který vede ke strukturální ne- rovnováze mezi nabídkou a poptávkou v jazykových odborech, nedostatku zkušených překladatelů, terminologické základny a ja- zykových pamětí pro jazyky EU-10. Překladatelé EU-10 také stráví mnoho času nad revizemi četných externích překladů (sta- tistiky produktivity předložené Účetním dvorem neodrážely tento aspekt).
Poptávkaas ní spojená pracovní zátěž může kolísat podle úrov- ně politické a legislativní činnosti Komise. Další opodstatnění po- měrně vysokých nákladů na interní překladatelské služby spočí- vá v tom, že je nutné pokrýt naléhavé politické potřeby, což znamená určitou míru nevyužitých kapacit v době, kdy je činnos- tí málo.
Komise reagovala na strukturální pokles poptávky v neprocedu- rálních jazycích EU-15 řadou iniciativ:
— vnitřní přesuny pro posílení nových jazykových odborů, horizontálních služeb GŘ pro překlady nebo dalších útvarů Komise (32 pracovních míst plánovaných na rok 2004; 41
na rok 2005; 43 plánovaných na rok 2006 a 205 na rok
2007),
— snížení objemu externích překladů pro jazyky EU-15 z 20 % v roce 2003 téměř na nulu,
— provádění oboustranných překladů (překlad do překladate- lova druhého jazyka),
— vysílání překladatelů do jiných GŘ.
Komise bude tato opatření dále rozvíjet a hodlá přizpůsobit po- čet zaměstnanců ve všech svých jazykových odborech skutečným potřebám do konce roku 2006. Dále bude prostřednictvím GŘ řešit otázku přímého zadávání externích překladů a šedých pře- kladů bez dohledu GŘ pro překlady v souvislosti s připravova- nou aktualizací své překladatelské strategie pro rok 2007 a ná- sledující roky.
81. Komise zvýší své úsilí k dosažení rovnoměrnější pracov- ní zátěže v různých odděleních tím, že a) zvýší vnitroodborovou pružnost a b) zlepší přidělování tematických okruhů do jednotli- vých oddělení jazykových odborů způsobem, který se odrazí v podobné struktuře sektorů v oddělení pro řízení poptávky.
Nicméně Komise poukazuje na to, že je třeba při srovnávání pra- covní zátěže v různých jazykových odborech vzít v úvahu jejich specifika a omezení.
87. Komise v roce 2004 vyvinula značné úsilí, aby vytvořila takový systém statistik, který by zahrnoval také příslušné ukaza- tele pro provádění překladatelské strategie, o které bylo rozhod- nuto v květnu 2004. V současné době vyvíjí databázi údajů pro shrnutí podrobnějších údajů o průběhu překladatelských prací. Na rok 2006 je plánován přezkum určitých klíčových statistic- kých pojmů, např. „denní zátěž“.
88. Komise upřednostňuje užívání souhrnných údajů o pra- covní zátěži (na odbor nebo oddělení, průměry na překladatele atd.), neboť adekvátně odrážejí výkonnost při práci na překladech. Podrobnější statistiky by měly být využívány obezřetně, neboť na ně působí různé faktory: dostupnost překladatelských pamětí a terminologických databází, oborové znalosti překladatele, jazy- ková kompetence překladatele ve výchozím jazyce (překladate- lův třetí, čtvrtý, nebo dokonce pátý jazyk), úsilí zajistit kvalitu, která by byla v souladu s přístupem „vhodný pro daný účel“ atd. Sestavení takových statistik je složité a nákladné vzhledem ke slo- žitosti průběhu překladatelských prací.
V současnosti rozpracovaná databáze překladatelských údajů Ko- mise bude obsahovat podrobnější údaje o kontrole kvality, jejichž základem bude definování revize, vzájemné čtení, korektury tex- tů, namátkové kontroly textů a další opatření pro kontrolu kva- lity a také pochopení oblasti použití a účelu každého opatření k zajištění takového produktu, který by byl vhodný pro daný účel.
Pokud jde o souvztažnost mezi pracovní zátěží a zadáváním ex- terních překladů musíme mít na paměti, že určité překlady ně- kdy musejí být zadávány externím překladatelům bez ohledu na dostupné interní kapacity (viz také poznámky k bodům 73 a 74).
Komise sice nemá ukazatele výkonnosti k měření vlivu překlada- telských nástrojů IT na produktivitu, avšak má statistiky, které je nutné interpretovat. K dispozici jsou údaje o roční produkci a pracovním vytížení, které mohou být vztaženy k výdajům za překladatelské nástroje IT. Tato souvztažnost nicméně není pa- trná, neboť vliv je v prvních fázích vždy větší než později.
89. Komise zastává stanovisko, že textové segmenty překlá- dané automaticky by měly být zohledněny při kalkulaci investic do nástrojů IT a jejich dopadu na produktivitu.
Úprava statistik o pracovní zátěži v Komisi, které by zahrnovaly také dopad překladatelských pamětí nebo dalších nástrojů vy- užívaných k překladům, by představovala značné investice. Další prvky ovlivňující produktivitu (např. nevýhoda překládání ze čtvrtého nebo pátého jazyka nebo výhoda při překládání velmi známého tématu) se do statistik obtížně začleňují.
91.–95. Systém vyrovnávání pracovní zátěže byl pilotním projektem pro rozvíjení vzájemné důvěry. Bylo dosaženo velice pozitivních výsledků: Komise nabídla ostatním orgánům své vol- né překladatelské kapacity v jazycích EU-8 a dohodla se se všemi ostatními orgány, že odbory pro překlady jazyků EU-10 ještě ne jsou schopny se plně začlenit do systému vyrovnávání pracovní zátěže z důvodu omezených zdrojů. Zapojí se během roku 2006.
Údaje o vyrovnávání pracovní zátěže za rok 2006 ukazují trvalý a značný nárůst celkového objemu. Komise se zavázala plně vy- užívat a dále rozvíjet systém vyrovnávání pracovní zátěže, ale uvádí, že musí být vždy disponibilní určitá rezerva ve vnitřních kapacitách pro uspokojení nepředvídatelné poptávky.
Potenciál systému vyrovnávání pracovní zátěže poklesne v dů- sledku probíhajících opatření k úpravě přidělování zdrojů pro jednotlivé jazykové odbory v souladu s reálnými potřebami. Pro Komisi zůstávají tato nápravná opatření prioritou číslo jedna.
Pokud orgány průměrně 20 % celkové pracovní zátěže zadávají externím překladatelům místo toho, aby si ji vyměnily mezi se- bou, je to především proto, že se během celého období potřeb- ného ke splnění požadavku dostupnost volné kapacity na jedné straně časově neshoduje s žádostí o výměnu na straně druhé.
Dodatečné úspory ve výši 11 milionů EUR odhadované Účetním dvorem, které se týkají externích překladů, nemají pro Komisi vý- znam, neboť od května 2004 zadává své externí překlady převáž- ně v jazycích EU-10, čímž snížila další možné úspory rozpočtu na externí překlady téměř na nulu.
ZÁVĚRY A DOPORUČENÍ
96. Byly vytvořeny postupy a nástroje k předávání požadav- ků na překlady z GŘ Komise do GŘ pro překlady a k následnému vyřizování těchto požadavků.
Doporučení
Komise souhlasí s doporučením Účetního dvora zefektivnit po- stupy pro požadování překladů v GŘ a útvarech a v rámci nad- cházející aktualizace překladatelské strategie zavede pravidla nebo směrnice pro překlady méně důležitých dokumentů.
97. Komise byla schopna z hlediska překladů dostát svým politickým a smluvním povinnostem. Komise dále udává, že při- stupující země mají základní zodpovědnost za rozvoj svých pře- kladatelských trhů, a opakovaně sdělovala tuto skutečnost pří- slušným vládám.
Doporučení
Komise bere na vědomí doporučení Účetního dvora zavést akční plán na zvýšení informovanosti o překladech a na podporu záj- mu o překladatelskou činnost Společenství v jednotlivých státech EU-10 a dalších kandidátských zemích. Současně poukazuje na to, že již podnikla tyto kroky k tomu, aby připravila překladatel- ské trhy v přistupujících zemích tím, že zvýšila informovanost a podpořila zájem o překladatelské činnosti Komise: zřídila pře- kladatelské služby při kancelářích zastoupení v členských zemích EU-10 před jejich přistoupením a v současnosti také v přistupu- jících zemích EU-2, které aktivně rozvíjejí styky s profesními pře- kladatelskými organizacemi, univerzitami a médii v dotčených zemích. „Program návštěv překladatelů“ Komise byl rozšířen na univerzity ve všech těchto zemích včetně Bulharska a Rumunska. Pro osoby z těchto zemí byly organizovány profesní návštěvy Ko- mise a při příležitosti návštěvy generálního ředitele GŘ pro pře- klady na počátku roku 2005 v Bulharsku a Rumunsku se věno- vala zvláštní pozornost většímu využití médií a podpoře profesního zájmu o překladatelskou činnost.
98. Doporučení
Komise vítá doporučení Účetního dvora sjednat s uživateli pře- kladatelských služeb dohody o rozsahu služeb. Takové dohody o rozsahu služeb již byly sjednány pro překlady příruček pro GŘ SANCO a GŘ EMPL: Xxxx XX plně zhodnotila své potřeby na celý rok, GŘ pro překlady jim nabídlo jazykové poradenství při for- mulování originálů a byl dohodnut časový harmonogram pro překlady textů.
99. Nedostatek vnitřních kapacit na revize externích pře- kladů u překladů do jazyků EU-10 byl omezen na prvních něko- lik měsíců po přistoupení a na dokumenty, které byly následně čteny ještě v Parlamentu a Radě.
Doporučení
Komise pochybuje o tom, že pravidelné využívání průzkumů spokojenosti přináší přidanou hodnotu. Komise nyní přesto hledá nejvhodnější cesty, jak nejlépe měřit kvalitu služeb. Kromě toho pravidelně získává a sleduje zpětnou vazbu.
100. Kontroly kvality (revize nebo jiné kontroly) vnitřních překladů jsou prováděny s cílem dodávat texty, které jsou vhod- né pro daný účel, ale přitom nevytvářejí ukazatel kvality jako ta- kový a opatření kontroly možná nejsou využívána u všech pře- kladů (posouzení rizika). Externí překlady jsou hodnoceny na základě vzorku, a pokud mají nedostatečnou kvalitu, jsou násled- ně revidovány.
Doporučení
Komise souhlasí s doporučením Účetního dvora provádět pravi- delně namátkové kontroly kvality a hodlá v rámci svého úsilí o celkové řízení kvality zavést systematičtější určování, sledování a dokládání svých opatření ke kontrole kvality. Systematičtější přístup včetně náhodných kontrol bude pečlivě posouzen v kon- textu globálnějších rozborů kvality a měření kvality, které jsou v současnosti prováděny.
101. Doporučení
Komise souhlasí s doporučením Účetního dvora sledovat míru přímého zadávání externích překladů a „šedých překladů“ a za- hájí průzkum, který by přesněji stanovil rozsah těchto šedých pře- kladů a přímých externích překladů. Závěry tohoto průzkumu budou použity při přípravě aktualizované překladatelské strate- gie pro rok 2007 a následující roky.
102.–103. Komise propočítala náklady na své překlady a ná- klady na překlad jedné strany v roce 2002 a pozastavila násled- nou aktualizaci těchto propočtů v očekávání výsledků auditu, který je předmětem této zprávy.
Doporučení
Komise souhlasí s doporučením Účetního dvora zajistit odpoví- dající manažerské informace o nákladech na překladatelské čin- nosti a v současnosti v rámci své pravidelné zprávy o manažer- ských informacích aktualizuje své kalkulace nákladů a systém kontroly v souladu s metodikou používanou Účetním dvorem.
104. Pokles pracovní zátěže a strukturální nerovnováha mezi nabídkou a poptávkou v oblasti překladů v různých úředních ja- zycích vyplynuly z dopadů překladatelské strategie přijaté v květ- nu 2004. Nicméně má tato nerovnováha přechodný charakter a v současnosti se řeší.
Tato strategie je základem značných úspor v rozpočtu Komise: bezprostředních úspor Komise dosáhla stanovením náborových cílů pro nové jazyky výrazně pod historické průměry. Dalších úspor bude dosaženo probíhajícími přesuny ze starých jazyků, dalšími opatřeními pro řízení lidských zdrojů a pokračujícími úpravami překladatelské strategie.
105. Komise značně zlepšila plánování překladatelských ka- pacit: byla zdokonalena síť zástupců pro překlady v jednotlivých GŘ, aby byla vytvořena zvláštní kontaktní místa pro oddělení ří- zení poptávky GŘ pro překlady a podporována jak koordinace překladů v rámci GŘ, tak plánování překladů.
Nyní je větší pozornost věnována aspektům překladu jak na úrov- ni Komise, tak na interinstitucionální úrovni. Ve spolupráci s re- gistry Komise, Rady a Evropského parlamentu jsou dále podrob- ně sledovány překlady legislativních návrhů. Spolu s generálním sekretariátem Komise vyvíjí úsilí dále zlepšovat nástroje pro plá- nování překladů v rámci eGreffe. Setkání s předsednictvím Rady
zaměřená na plánování překladů a stanovování priorit se stala běžnou záležitostí přispívající k lepšímu plánování. Pravidelně se také konají meziútvarové schůzky s GŘ Xxxxxx, na kterých se projednávají otázky překladů.
Komise je odhodlána v tomto směru pokračovat, aby dále zlepšo- vala své plánování překladů.
106. Ačkoliv se v roce 2004 vyskytly některé přechodné problémy, Komise nyní provedla úpravu své politiky externích překladů a snížila objem externích překladů téměř na nulu u ja- zykových odborů s volnou kapacitou. Externí překlady však bu- dou nadále zadávány v případě nedostatků v oblasti jazykové kompetence (tj. zvláštních jazykových kombinací) nebo chy- bějících oborových znalostí (tj. mezinárodních účetních standar- dů, bankovních směrnic atd.).
107. Komise je odhodlána i nadále podporovat a aktivně při- spívat do systému vyrovnávání pracovní zátěže mezi orgány Spo- lečenství. Domnívá se však, že odhad Účetního dvora ohledně možných úspor ve výši 11 milionů EUR se Komise netýká (viz odstavec 95).
Vyrovnávání pracovní zátěže nadále podléhá omezením, která jsou spjata s rozdíly v povaze práce v různých orgánech, v har- monogramech a agendách různých orgánů a s nutností zachovat určité kapacity pro nepředvídatelné a naléhavé požadavky.
Doporučení
Komise souhlasí s doporučením Účetního dvora zlepšit prognó- zování budoucích překladů ve svých útvarech a připomíná své úsilí, které již v tomto směru vyvinula (viz výše bod 105).
Komise podporuje interinstitucionální spolupráci a také souhlasí s doporučením řešit přímé zadávání externích překladů a rozšířit pilotní projekt interinstitucionálního vyrovnávání pracovní zátě- že. Domnívá se však, že systém interinstitucionálního účtování by znamenal administrativní zátěž, která by nebyla úměrná žádným případným výhodám.
108. Doporučení
Komise souhlasí s doporučeními Účetního dvora dále zlepšovat překladatelský proces. Většina z nich již byla provedena: pravi- delně jsou vydávány osvědčené postupy týkající se využívání mo- derních technologií; noví překladatelé okamžitě přijímají tyto osvědčené postupy a široce (100 %) využívají překladatelských nástrojů IT. Co se týče integrace počítačových nástrojů, jedná se o probíhající projekt jak pro správní, tak pro překladatelské ná- stroje. Automatizace předchozího zpracování byla jedním z výz- namných kroků v tomto směru.
Komise v současné době zvyšuje v GŘ pro překlady počet osob pracujících z domova ze 100 na 200.
109. Komise se domnívá, že manažerské informace pro sle- dování nákladů jsou adekvátní. Statistické databáze jsou nicméně
aktualizovány a průběžně zlepšovány, aby se přizpůsobily roz- víjejícím se potřebám cílených manažerských informací.
Navíc Komise podporuje souhrnné statistiky, které jsou po- kládány za přiměřené pro účely kontroly.