DORUČOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ ZAMĚSTNAVATELEM

DORUČOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ ZAMĚSTNAVATELEM

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), u řady právních jednání i faktických úkonů předepisuje písemnou formu, což zna- mená, že tato jednání nelze učinit ústně, nebo dokonce jen konkludentně. Jde zpravidla o důležité dokumenty, jako je pracovní smlouva, dodatky k ní, výpověď z pracovního pomě- ru atd. Se samotným vyhotovením dokumentu v písemné formě zaměstnavatelé zpravidla problém nemají. Zapomíná se ale už na to, že aby písemné právní jednání mělo požadované účinky, musí být též doručeno zaměstnanci. Zákoník práce přitom obsahuje vlastní, poměr- ně spletitou a komplikovanou právní úpravu doručování písemností, která bude rozebrána v tomto článku. Předmětem výkladu je přitom jen doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci.

DŮLEŽITÉ PÍSEMNOSTI VERSUS JINÉ LISTINY

Právní úprava doručování písemností je obsažena v § 334 až § 337 zákoníku práce a hned na úvod je třeba uvést, že tato pravidla se použijí jen na vybrané písemnosti, jimiž jsou:

◾ písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (tedy dohody o provedení práce nebo do- hody o pracovní činnosti – dále jen „DPP“ a „DPČ“),

◾ odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance,

◾ mzdový nebo platový výměr a

◾ záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.

Jedná se přitom o uzavřený výčet. Listiny, které v tomto výčtu uvedeny nejsou, stačí do- ručit běžným postupem podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“). Největší problémy v praxi vzbuzuje pojem „písem- nosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr“. Jedná se totiž o neurčitý právní pojem, přičemž není jasné, co vše je pod něj třeba zařadit. Podle názoru autora jde o následující:

◾ písemnostmi týkajícími se vzniku pracovního poměru, DPP nebo DPČ jsou především pracovní smlouva (návrh na její uzavření), jmenování na vedoucí pracovní místo, DPP nebo DPČ;

◾ písemnostmi týkajícími se změn pracovního poměru, DPP nebo DPČ jsou především do- hoda o změně pracovní smlouvy, DPP nebo DPČ (dodatek k těmto dokumentům), listiny o převedení na jinou práci či přeložení, a dále dohoda o dočasném přidělení zaměstnance;

◾ písemnostmi týkajícími se skončení pracovního poměru, DPP nebo DPČ jsou především dohoda o rozvázání pracovního poměru (DPP nebo DPČ), dále výpověď z pracovního poměru (DPP nebo DPČ), okamžité zrušení pracovního poměru (DPP nebo DPČ), zru- šení pracovního poměru ve zkušební době, ale rovněž oznámení o trvání na dalším zaměstnávání nebo na dalším výkonu práce, odvolání výpovědi z pracovního poměru, souhlas s odvoláním výpovědi, upozornění na možnost výpovědi pro soustav- né méně závažné porušování povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci (tedy tzv. pracovní kázně)1) apod.

Mezi tyto písemnosti však nepatří kupříkladu výzva k nástupu do práce po odpadnutí překážky v práci (např. rodičovské dovolené), protože nemá souvislost se skončením pracov- ního poměru.2) V praxi někdy dochází k tomu, že mezi tyto písemnosti je (zejména inspek- toráty práce) řazeno též potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list). Podle názoru autora jde o nesprávný výklad pojmu písemnost. Potvrzení o zaměstnání je pouze admini- strativní dokument, na jeho doručování zaměstnanci není třeba klást přísné nároky vyžadované § 334 a násl. zákoníku práce a stačí jeho doručení postupem podle občanského zákoníku.

FORMA PÍSEMNOSTI A ZPŮSOB JEJÍHO DORUČENÍ

Zaměstnanci musí být vždy doručen originál písemnosti. Nestačí, pokud je zaměstnan- ci originál pouze předložen k seznámení a následně dostane od zaměstnavatele jen fotokopii. Nejvyšší soud totiž již judikoval, že písemnost uvedenou v ustanovení § 334 odst. 1 zákoní- ku práce zaměstnavatel nedoručil zaměstnanci do vlastních rukou, jestliže mu jen umožnil, aby se seznámil s obsahem písemnosti, a jestliže mu předal pouze reprodukci písemnosti s grafickým napodobením podpisu.3)

Podpis na písemnosti přitom musí být vlastnoruční a nemůže být nahrazen mecha- nickými prostředky, jako je např. podpisové razítko. Rovněž zde totiž Nejvyšší soud v nedávné době rozhodl, že „na písemném jednostranném právním úkonu zaměstnavatele směřujícím k rozvázání pracovního poměru se zaměstnancem nemůže být vlastnoruční podpis zaměst- navatele nahrazen mechanickými prostředky; tento právní úkon musí být vždy vlastnoručně podepsán zaměstnavatelem (jeho statutárním orgánem nebo jinou osobou oprávněnou jed- nat za zaměstnavatele).“ 4)

PŘÍKLAD 1

Společnost Giftamo, s. r. o., chce doručit výpověď z pracovního poměru panu Xxxxxxxx. Personalista si proto pana Xxxxxx zavolá k sobě do kanceláře, výpo- věď mu ukáže, před panem Adámkem zkopíruje a předá mu kopii. Výpověď však není doručena a pracovní poměr pana Xxxxxx dále běží, neboť nedošlo k doru- čení originálu. Personalista se to dozví a snaží se vše napravit. Doručí proto panu

1) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 4. září 2013, sp. zn. 21 Cdo 3693/2012, podle nějž „pí- semné upozornění zaměstnance na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci po- dle ustanovení § 52 písm. g) části věty za středníkem zák. práce musí být zaměstnanci doručeno do vlastních rukou.“

2) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 24. ledna 2017, sp. zn. 21 Cdo 4689/2016.

3) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 24. listopadu 2011, sp. zn. 21 Cdo 3278/2010.

4) Viz usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 18. prosince 2018, sp. zn. 21 Cdo 682/2018.

Xxxxxxxx tentokrát originál, ale protože jednatel společnosti byl zrovna na služeb- ní cestě, nahradí personalista podpis tzv. podpisovým razítkem. Ani tentokrát však není výpověď doručena, neboť písemnost nebyla řádně podepsána. Teprve napo- třetí personalista doručí panu Xxxxxxxx originál výpovědi s vlastnoručním podpi- sem jednatele a až tímto je výpověď doručena a může začít běžet výpovědní doba.

Písemnosti uvedené výše musí být zaměstnanci vždy doručeny do vlastních rukou. Zákoník práce v § 334 odst. 2 výslovně požaduje, aby zaměstnavatel doručil za- městnanci písemnost „osobně“, a to na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen, příp. prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, tj. e-mailem (po- kud ovšem má zaměstnanec zřízen uznávaný elektronický podpis nebo datovou schránku). Zákoník práce výslovně neomezuje, kdo za zaměstnavatele může písemnost osobně doručit. Půjde tedy o celou škálu osob od členů statutárního orgánu přes pověřené zaměstnance (např. z personálního oddělení nebo z místní provozovny) až po zmocněnce na základě plné moci. Pokud osobní ani elektronické doručení není reálně možné (tj. zaměstnavatel mož- nosti osobního doručení vyčerpá a vyvine úsilí k tomu, aby zaměstnanci písemnost skutečně doručil), smí zaměstnavatel přistoupit k doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

OSOBNÍ DORUČENÍ PÍSEMNOSTI NA PRACOVIŠTI

Nejlepším způsobem doručení písemnosti je její osobní doručení na pracovišti. To v praxi činí nejmenší problémy, i pokud zaměstnanec očekává nepříjemnou písemnost (např. výpo- věď z pracovního poměru), kterou nechce převzít. Jestliže je zaměstnanec na pracovišti, ale odmítá písemnost převzít, má zákon řešení stanovené v § 334 odst. 3 zákoníku práce, podle nějž se písemnost považuje za doručenou také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne. Zaměstnavatel musí být ovšem připraven v případě sporu prokázat, že zaměstnanci písemnost opravdu doručil a zaměstnanec ji odmítl převzít nebo její převzetí potvrdit. Nejvhodnějším způsobem je přítomnost doručující osoby a alespoň jed- noho svědka (tak, aby byla písemnost doručována „ve dvou“), kteří následně na do- ručovanou písemnost napíší, že zaměstnanci byla doručena, ale on ji odmítl převzít, a toto prohlášení stvrdí svým podpisem. Svědky mohou být ostatní zaměstnanci zaměstnavatele.

Judikatura Nejvyššího soudu již dospěla k závěru, že „při osobním doručování prová- děném zaměstnavatelem si zaměstnanec nemůže vyhradit, že listinu převezme te- prve poté, co se seznámí s jejím obsahem.“ 5) Písemnost je tedy řádně doručena, i když si ji zaměstnanec nepřevezme proto, že se chce s jejím textem nejdříve seznámit, a teprve podle toho si rozmyslet, zda převzetí potvrdí, nebo nikoliv. Pokud tedy zaměstnavatel doručuje pí- semnost zaměstnanci na pracovišti za jeho přítomnosti, má téměř absolutní jistotu, že se mu písemnost podaří úspěšně doručit a doručení následně nebude moci být zpochybněno.

PŘÍKLAD 2

Zůstaňme ještě u společnosti Giftamo a pana Xxxxxx z příkladu 1. Personalista pana Xxxxxx zastihl a doručuje mu podepsaný originál výpovědi. Xxx Xxxxxx však originál nechce převzít, ani nechce doručení potvrdit. Říká, že si nejdříve vý- pověď v klidu přečte, poradí se s právníkem, a teprve pak se rozhodne, jestli ji pře- vezme. To už je ale pozdě – výpověď je doručena, a i když ji xxx Xxxxxx odmítne převzít, nemá to už žádný vliv. Na druhou stranu v případném sporu bude muset společnost Giftamo dokázat, že výpověď panu Xxxxxxxx opravdu předala. Perso- nalista by tak výpověď neměl doručovat sám, ale měl by s sebou mít svědka a spolu s ním pak na výpověď napsat, že si ji xxx Xxxxxx odmítl převzít nebo že převzetí

5) Viz usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 22. října 2015, sp. zn. 21 Cdo 2928/2014.

odmítl potvrdit. U soudu pak může být personalista i druhý svědek vyslechnut a tím bude prokázáno, že výpověď skutečně byla řádně doručena.

OSOBNÍ DORUČENÍ PÍSEMNOSTI V BYDLIŠTI,

NEBO KDEKOLIV JINDE MŮŽE BÝT ZAMĚSTNANEC ZASTIŽEN

Složitější případ nastává, pokud zaměstnanec není na pracovišti přítomen, např. z důvodu dočasné pracovní neschopnosti, dovolené, překážek v práci, neplaceného nebo náhradního volna. Pak zaměstnavatel musí přikročit k osobnímu doručení písemnosti v bydlišti (místě pobytu) zaměstnance.6) V této fázi procesu doručování ještě nelze platně doručit písemnost zaměstnanci prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Judikatura Nejvyššího soudu rozsah této povinnosti alespoň trochu zmírňuje, když dovodila, že pokud má zaměstnanec bydliště v jiném místě, než je jeho pracoviště a než má zaměstna- vatel své sídlo či organizační jednotky (provozovny), může zaměstnavatel přistoupit k doruče- ní písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.7) Jinými slovy, zaměstnavatel nemusí do bydliště zaměstnance s písemností dojíždět do jiné obce a v rámci větších měst zřejmě ani do vzdálenější městské části. Pokud chce mít však zaměstnavatel náležitou jistotu, může v klíčových případech i tak s písemností do bydliště zaměstnance přijet.

Samotné doručování by mělo probíhat velmi podobně jako osobní doručování na pra- covišti. Je tedy vhodné, aby mu byla kromě doručující osoby přítomna ještě jedna další osoba – svědek. Pokud zaměstnanec písemnost převezme a její přijetí potvrdí, je vše v pořádku. Pokud však zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne, je i tak řádně doručena, ale zaměstnavatel musí být opět schopen doručení písemnosti prokázat, např. prostřednictvím svědků (doručující osoby a ještě jedné další osoby). Za odmítnutí se přitom považuje až stav, kdy je zaměstnanci písemnost skutečně doručována do vlastních rukou a za- městnanec ji nechce (odmítá) převzít. Nestačí, že zaměstnanec v bytě například není, nerea- guje na zvonek nebo zaměstnavateli neotevře.

PŘÍKLAD 3

I nadále můžeme zůstat u společnosti Giftamo a pana Xxxxxx. Xxx Xxxxxx ví, že mu společnost Giftamo chce doručit výpověď, a proto se „hodí marod“. Neví však, že jde o výpovědní důvod, u nějž neplatí zákaz výpovědi (např. výpověď pro závažné porušení tzv. pracovní kázně). Personalista s sebou proto vezme svědka a jede pana Xxxxxx navštívit na poslední známou adresu – tu zjistí z ne- schopenky. Xxx Xxxxxx otevře a personalista mu stihne říci, že mu veze výpověď z pracovního poměru. Xxx Xxxxxx následně přibouchne dveře, ale je to marné, výpověď už je doručena a xxx Xxxxxx jen zmařil její převzetí.

Pokud se písemnost nepodaří doručit na pracovišti ani v bydlišti zaměstnance, je třeba se pokusit doručit písemnost osobně kdekoliv, kde může být zaměstnanec zastižen. Zákoník práce má na mysli to, že pokud má zaměstnavatel k dispozici informace o tom, kde se zaměstnanec zdržuje (v restauračním zařízení, na sportovní akci, v divadle apod.), má se pokusit písemnost doručit i tam. V praxi to nicméně neznamená, že by měl zaměstna- vatel působit jako „soukromý detektiv“ a zaměstnance aktivně hledat a získávat informace o tom, kde se zdržuje. Příslušné ustanovení je třeba vykládat tak, že pokud zaměstnavatel ur- čité informace o pobytu zaměstnance má, musí je využít. Podle názoru autora se pak rovněž

6) Zákoník práce sice výslovně uvádí „v jeho bytě“, ale má tím na mysli bydliště, resp. místo pobytu zaměstnance.

7) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 23. června 2015, sp. zn. 21 Cdo 3663/2014.

zde dají přiměřeně použít výše uvedené závěry judikatury a zaměstnance není třeba vyhledá- vat mimo město, kde má zaměstnavatel své sídlo či organizační jednotky.

PŘÍKLAD 4

Okolnosti stejné jako v příkladu 3 a personalista se svědkem tedy jedou k panu Xxxxxxxx domů. Tam ho ale nezastihnou, protože má zrovna vycházky. Od zvěda- vé sousedky se však dozví, že xxx Xxxxxx jel zrovna na benzinku natankovat auto. Personalista a svědek tam pana Xxxxxx zastihnou a výpověď mu tedy mohou řád- ně doručit.

DORUČOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ ELEKTRONICKY

Zákoník práce dále umožňuje, aby byla písemnost zaměstnanci doručena prostřednic- tvím sítě nebo služby elektronických komunikací, tedy zjednodušeně e-mailem (má-li ovšem zaměstnanec zřízen uznávaný elektronický podpis) nebo datovou schránkou, ale pra- vidla jsou v § 335 zákoníku práce nastavena zcela neprakticky, až nepoužitelně.

Především zaměstnanec musí s tímto postupem předem vyslovit písemný souhlas a poskytnout zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování, což znamená buď e-mailovou adresu, nebo identifikátor datové schránky zaměstnance. Tento písemný souhlas může navíc zaměstnanec kdykoliv odvolat, a to z jakéhokoliv důvodu, nebo i bez uvede- ní důvodu, přičemž pro odvolání souhlasu již není stanovena písemná forma. To znamená, že je zaměstnavatel prakticky po celou dobu v nejistotě, zda udělený souhlas s elektronickým doručováním ještě platí.

Zaměstnavatel musí doručovanou písemnost podepsat uznávaným elektronickým podpisem. Nestačí tedy prostý e-mail, ale písemnost musí být zvlášť elektronicky pode- psána. Uznávaným elektronickým podpisem je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis ve smyslu § 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronic- ké transakce, ve znění pozdějších předpisů.

Písemnost je však tímto způsobem doručena teprve dnem, kdy zaměstnanec potvrdí její převzetí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem. Pokud se písemnost zaměstnavateli vrátí nebo zaměstnanec její přijetí do 3 dnů nepotvrdí, doručení je neúčinné. To v praxi znamená, že si zaměstnanec může e-mail nebo datovou zprávu přečíst, s písemností se seznámit a rozmyslet si, zda její doručení zaměstnavateli po- tvrdí. Zaměstnavatel tím může ztratit drahocenný čas (např. je-li výpověď z pracovního pomě- ru doručována koncem měsíce, může dojít k odložení doručení a tím i běhu výpovědní doby o měsíc) a někdy i „moment překvapení“.

PŘÍKLAD 5

Společnost Korima, a. s., se snaží postupovat moderně a elektronizovat osobní spisy zaměstnanců. Vše se proto doručuje výlučně e-mailem. Společnost chce takto doru- čit výpověď pro nadbytečnost paní Lomnické. Od paní Lomnické má pro tento účel písemný souhlas i e-mailovou adresu. Výpověď je elektronicky podepsána a zaslána paní Lomnické. Paní Lomnická si e-mail přečte a vyhodnotí, že se jí jeho obsah nelíbí. Zajde si tedy k lékaři, nechá si vystavit neschopenku a na e-mail neodpoví. Za 3 dny je doručení neúčinné a výpověď tedy doručena není. Společnost Xxxxxx by musela výpověď doručit v listinné podobě, jenže tomu již brání neschopenka paní Lomnické

– je zde dán tzv. zákaz výpovědi v ochranné době. Společnost Xxxxxx tak musí čekat, až paní Lomnická neschopenku ukončí, a teprve pak jí může výpověď doručit.

S ohledem na uvedené podmínky je elektronické doručování písemností zaměstnancům jen obtížně realizovatelné, a proto se v praxi téměř nevyužívá, přestože mezi zaměstnavateli by byl – při zjednodušení podmínek – o něj zájem. Tím by se mohla výrazně snížit administ- rativní i osobní náročnost postupu.

DORUČOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ PROVOZOVATELEM POŠTOVNÍCH SLUŽEB

Teprve pokud zaměstnavatel neúspěšně vyčerpá možnosti osobního doručení, může při- stoupit k doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Provozovatelem poštovních služeb je subjekt, který je držitelem příslušného oprávnění. Evi- denci těchto subjektů vede Český telekomunikační úřad a je veřejně přístupná na jeho webo- vých stránkách.8) Hlavním provozovatelem je přitom Česká pošta. Pro zjednodušení bude proto dále v článku využíván pojem „pošta“ jako obecné označení provozovatele poštovních služeb.

K tomuto způsobu doručení smí zaměstnavatel ale přistoupit jen v případě, není-li možné osobní doručení. Podmínka, zda osobní doručení není možné, přitom není zákoní- kem práce definována, a jde tak o normu s tzv. relativně neurčitou hypotézou. To znamená, že je na soudech, aby v každém jednotlivém případě posoudily, zda bylo již možné přistoupit k doručení písemnosti poštou nebo zda bylo ještě možné na zaměstnavateli požadovat, aby se pokusil písemnost doručit osobně.

Nejvyšší soud se přitom k této podmínce vyjádřil následujícím způsobem: „Doručení pí- semnosti zaměstnavatelem je možné nejen v pracovní době, ale i po jejím skončení nebo též v nočních hodinách. Možnost doručení písemnosti zaměstnavatelem není zá- konem omezena ani pouze na pracovní dny. Při osobním doručování písemností uvede- ných v § 334 odst. 1 zákoníku práce do vlastních rukou zaměstnance musí být zaměstnanci předána (odevzdána) do vlastních rukou listina s vlastnoručním podpisem jednající osoby; jen tak je zaměstnanci umožněno, aby se s obsahem listiny obsahující projev vůle zaměstnavatele seznámil. Nepostačuje, jestliže zaměstnavatel pouze umožní zaměstnanci seznámit se s obsahem listiny s vlastnoručním podpisem jednající osoby (např. tím, že mu ji jen předloží k nahlédnutí). Po zaměstnanci nelze ani vyžadovat, aby se dostavil na za- městnavatelem určené místo k převzetí písemnosti, kterou mu zaměstnavatel hodlá doručit, nebo aby byl v určitou dobu na zaměstnavatelem určeném místě tak, aby mu zaměstnavatel mohl písemnost předat.

Pro posouzení, zda v konkrétním případě nebylo (bylo) možné, aby zaměstna- vatel písemnost určenou do vlastních rukou doručil zaměstnanci sám, tak může soud přihlédnout například k tomu, zda zaměstnanec byl vůbec (objektivně) pro- středky zaměstnavatele dosažitelný, zda zaměstnavatel takový pokus učinil, co bylo důvodem případně neúspěšného doručení, zda mělo nějaký smysl učinit další pokus o doručení, jak naléhavé bylo doručení písemnosti, zda bylo možné očekávat, že doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb bude úspěšnější, než opakované doručování zaměstnavatelem apod. Zejména nelze přehlédnout, že je to za- městnavatel, na kterého zákon přenáší povinnost řádného doručení vyjmenovaných písem- ností zaměstnanci. Smyslem právní úpravy doručování písemností zaměstnanci totiž je, aby se písemnost skutečně dostala do dispozice zaměstnance, a nikoli jen naplnění formálních postupů, o nichž je předem zřejmé, že sledovaný cíl nemohou naplnit.“ 9)

8) Viz seznam těchto subjektů zde: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx-

-poskytujicich-nebo-zajistujicich-postovni-sluzby.

9) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 7. listopadu 2018, sp. zn. 21 Cdo 2036/2017.

Podle okolností tedy nemusí stačit, že se zaměstnavatel pokusil písemnost doručit za- městnanci jednou, ale může být nutné, aby pokus o doručení zopakoval, a to dokonce v ne- pracovní dny nebo i ve večerních či ranních hodinách. Teprve pokud zaměstnavatel prokáže, že nebylo objektivně v jeho silách písemnost osobně zaměstnanci doručit, smí přistoupit k doručení písemnosti poštou.

PODMÍNKY DORUČOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ PROVOZOVATELEM POŠTOVNÍCH SLUŽEB

Podmínky doručování písemností poštou specifikuje § 336 zákoníku práce. Patří sem násle- dující podmínky, které budou dále postupně rozebrány:

◾ doručení písemnosti na poslední známou adresu zaměstnance,

◾ doručení písemnosti výhradně do vlastních rukou zaměstnance,

◾ povinnost zajistit písemný záznam o doručení písemnosti,

◾ uložení písemnosti na zákonem stanovenou dobu,

◾ poučení zaměstnance o následcích neposkytnutí součinnosti k doručení písemnosti a

◾ poučení zaměstnance o následcích nevyzvednutí písemnosti.

POSLEDNÍ ZNÁMÁ ADRESA ZAMĚSTNANCE

Zaměstnavatel musí písemnost doručovat na poslední známou adresu zaměstnance. Tím se rozumí poslední adresa, která je zaměstnavateli známa. Půjde nejčastěji o adresu uvedenou v osobním spise zaměstnance, kterou zaměstnanec zaměstnavateli v nějaké sou- vislosti sdělil – např. při uzavření pracovní smlouvy, dodatku k pracovní smlouvě, v souvislosti se zpracováním daní apod. Není však vyloučeno, že se zaměstnavatel o adrese zaměstnance dozví i jinak, např. od ostatních zaměstnanců nebo z veřejných zdrojů. Adresu zjištěnou jinak by měl zaměstnavatel použít pouze v případě, že je věrohodná a že na ni zaměstnanci lze písemnosti doručovat.

Zákoník práce nestanoví, komu musí zaměstnanec adresu (její změnu) hlásit. Judikatura proto dospěla k závěru, že zaměstnanec může novou adresu nahlásit kterémukoliv jemu nad- řízenému zaměstnanci nebo útvaru, který s adresami pracuje (jako je např. personální nebo mzdový úsek).10) Je už pak věcí zaměstnavatele, aby zajistil, že všechny odpovědné osoby budou mít takto oznámenou adresu k dispozici.

Judikatura Nejvyššího soudu rovněž dospěla k závěru, podle nějž „zdržuje-li se zaměst- nanec po dobu dovolené, dočasné pracovní neschopnosti, péče o člena své domácnosti, vojenské služby nebo z jiných podobných důvodů na jiné, jeho zaměstnavateli dosud nezná- mé adrese, zaměstnavatel může (smí) v této době doručovat zaměstnanci své písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb jen na tuto „dočasnou adresu“; doručení na jinou adresu je neúčinné, i kdyby se na ní zaměstnanec jinak (v jiné době) zdržoval.“ 11)

To znamená, že pokud se zaměstnavatel dozví, že zaměstnanec dočasně pobývá na jiné adrese (např. během dovolené), musí pro doručení písemnosti použít takovou jinou adresu (nebo musí s doručováním vyčkat do jeho návratu z dovolené, zejména pokud ji tráví v cizině). Například v průběhu dočasné pracovní neschopnosti, kterou však zaměstna- nec tráví mimo své běžné bydliště a zaměstnavatel o tom z „neschopenky“ ví, nemůže za- městnavatel zneužít situace a doručovat zaměstnanci písemnosti na adresu trvalého pobytu, ale musí písemnosti doručovat na dočasnou adresu uvedenou v neschopence.

10) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 23. června 2015, sp. zn. 21 Cdo 3663/2014.

11) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 23. června 2015, sp. zn. 21 Cdo 3663/2014.

PŘÍKLAD 6

Okolnosti jako v příkladu 5. Paní Lomnická ukončí neschopenku, a protože jí nadří- zený již dříve schválil čerpání dovolené, odjede do Itálie na dovolenou. Nadřízený přitom ví, že paní Lomnická je v zahraničí. Společnost Xxxxxx nesmí této situace využít a poslat výpověď poštou na adresu bydliště paní Lomnické, protože paní Lomnická se na této adrese nyní nezdržuje. Pokud by si paní Lomnická výpověď nevyzvedla a zásilka se vrátila společnosti Xxxxxx jako nedoručená, nelze to pova- žovat za řádné doručení.

DORUČENÍ PÍSEMNOSTI DO VLASTNÍCH RUKOU A PÍSEMNÝ ZÁZNAM O DORUČENÍ

Z obecného pravidla, podle nějž se písemnosti doručují zaměstnanci do vlastních rukou, plyne, že toto pravidlo je třeba dodržet i při doručování písemnosti poštou. Zaměstnavatel proto musí zvolit takovou poštovní službu, při níž bude písemnost poštovním doru- čovatelem předána jedině zaměstnanci. Písemnost si nesmí vyzvednout jiná osoba (ani rodinný příslušník) ani nesmí být ponechána např. ve schránce, kde není jisto, kdo si ji může vyzvednout. Takovou službou, nabízenou Českou poštou, je použití služby dodání zásilky

„do vlastních rukou jen adresáta“, která je obvykle označena červeným pruhem. Česká pošta nabízí ještě jinou službu „do vlastních rukou“, kdy zásilku může převzít i jiná osoba pověřená u pošty adresátem (s tzv. průkazem příjemce), např. manžel či manželka (dodejka je obvykle opatřena modrým pruhem), kterou však zaměstnavatel z výše uvedených důvodů nesmí objednat.

Zaměstnavatel musí dále zvolit takovou poštovní službu, při níž obdrží záznam o doručení (tzv. dodejku). V této souvislosti je třeba upozornit, že doklad o odeslání a zá- znam o doručení jsou dvě odlišné věci. Zaměstnavateli proto nestačí odeslat písemnost dopo- ručeně a spoléhat na to, že má doklad o tom, že písemnost odevzdal poště. Zaměstnavatel musí (právě dodejkou) zajistit, aby při doručení písemnosti zaměstnanec doručovateli písem- ně potvrdil, že písemnost byla doručena.

PŘÍKLAD 7

Okolnosti jako v příkladu 5. Společnost Xxxxxx pošle výpověď paní Lomnické poš- tou doporučeně, bez dodejky. Zásilku převezme druh paní Lomnické. Jde o vadu doručení a výpověď není řádně doručena. Společnost Korima měla poslat výpověď v obálce s „červeným pruhem“ a s dodejkou tak, aby nebyla předána nikomu jiné- mu než paní Lomnické.

ÚLOŽNÁ LHŮTA ZÁSILKY A POUČENÍ ZAMĚSTNANCE

Zákoník práce dále výslovně vyžaduje, aby v případě nezastižení zaměstnance-adresáta byla zásilka uložena v provozovně pošty nebo obecního úřadu na 10 pracovních dnů. Tato podmínka je přitom nesplnitelná, protože pošta počítá úložné lhůty v kalendářních dnech, nikoliv v pracovních dnech. Podle znalostí autora nenabízí aktuálně celorepublikoví provozovatelé poštovních služeb takovou službu, kde by byla úložná lhůta 10 pracovních dnů. Zákoník práce zde tak chce po zaměstnavateli něco, co nemůže ani při nejlepší vůli splnit. Požadavku zákoníku práce se nejvíce blíží běžně nabízená úložná lhůta 15 kalendář- ních dnů, a zaměstnavatel by proto měl využít tu. Musí si však dát pozor, aby během nejbližších 15 dnů nebyl v obvyklé pracovní dny více než jeden státní nebo ostatní svátek. Ta- kový případ může nastat typicky na Velikonoce, začátkem května (svátky ve dnech 1. května a 8. května), začátkem července (svátky ve dnech 5. července a 6. července), nebo v období

Vánoc. Zaměstnavatel nemůže objednat kratší úložnou lhůtu, neboť pro řádné doručení musí být zásilka uložena na poště alespoň 10 pracovních dnů. Nelze proto například objednat úložnou lhůtu 10 či 7 nebo 3 kalendářní dny.

PŘÍKLAD 8

Okolnosti jako v příkladu 5. Společnost Xxxxxx pošle výpověď paní Lomnické poš- tou doporučeně s dodejkou a úložnou lhůtu zkrátí na 10 kalendářních dnů. Zásilku nikdo nepřevezme a po uplynutí 10 dnů se vrátí společnosti Korima. Jde o vadu doručení a výpověď není řádně doručena. Společnost Xxxxxx měla zvolit úložnou lhůtu 15 kalendářních dnů, protože se nejvíce blíží požadavkům zákoníku práce.

Zákoník práce konečně požaduje, aby byl zaměstnanec zvlášť poučen o následcích nevyzvednutí písemnosti a dále neposkytnutí součinnosti pro doručení písemnosti. I s tímto se však bohužel pojí hned několik výkladových problémů. Jednak běžně dostupné obálky, které lze pořídit na poště nebo v síti obchodů s papírenskými potřebami, příslušné poučení neobsahují, a tudíž i když zaměstnavatel použije obálku s „červeným pruhem“, ne- znamená to, že obálka obsahuje správné poučení. Řešením může být tisk vlastních obá- lek s příslušným poučením nebo tisk a přilepení tohoto poučení na běžně dostupné obálky.

Větším problémem je, že zákoník práce výslovně stanoví, že pokud zaměstnanec od- mítne zásilku převzít nebo neposkytne součinnost, musí být poštovním doručovatelem poučen o následcích svého jednání a o tomto poučení musí být proveden písemný záznam. I zde klade zákoník práce na zaměstnavatele zcela nepřiměřené požadavky, pro- tože zaměstnavatel nemá žádnou možnost ovlivnit obsah rozhovoru mezi nespolupracujícím zaměstnancem a poštovním doručovatelem, tedy zaměstnancem pošty. Zaměstnavatel nemá možnost ovlivnit ani to, zda doručovatel zaměstnance vůbec o něčem poučí, natožpak aby o tom doručovatel pořídil písemný záznam. Opět tak platí, že zaměst- navatel by měl alespoň maximum požadovaných informací vytisknout na obálku, v níž bude písemnost posílat, a pak už jen spoléhat na to, že k doručení písemnosti řádně dojde.

OKAMŽIK DORUČENÍ PÍSEMNOSTI POŠTOU

Při řádném doručování písemnosti poštou pak mohou nastat v zásadě tři scénáře:

◾ zaměstnanec si písemnost převezme. Pak je písemnost doručena dnem jejího převzetí. Zde podle judikatury platí, že pokud zaměstnanec písemnost skutečně převezme, jsou tím zhojeny i případné vady v procesu doručování12);

◾ zaměstnanec odmítne písemnost převzít nebo neposkytne součinnost. Pak je pí- semnost doručena dnem, kdy zaměstnanec doručení písemnosti takto zmařil;

◾ zaměstnanec si písemnost v úložné lhůtě nevyzvedne. Pak je písemnost doručena posledním dnem úložné lhůty (tzv. fikce doručení). Tento den pošta vyznačí na zásilce

12) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 14. července 2010, sp. zn. 21 Cdo 1350/2009: „V po- suzovaném případě žalovaný přistoupil k doručení svého okamžitého zrušení pracovního poměru žalobkyni prostřednictvím držitele poštovní licence (státního podniku České pošty), aniž by bylo zjiš- těno (a žalovaným tvrzeno), že by tu byly (v době odevzdání zásilky k poštovní přepravě) okolnosti, pro které žalovaný nemohl provést doručení sám. Protože okamžité zrušení pracovního poměru lze zaměstnanci doručit prostřednictvím držitele poštovní licence jen tehdy, není-li doručení možné provést samotným zaměstnavatelem na pracovišti zaměstnance, v jeho bydlišti nebo kdekoliv bude zastižen, nemá právní účinky takové doručení písemnosti zaměstnanci, k němuž zaměstnavatel při- stoupil prostřednictvím držitele poštovní licence v rozporu s ustanovením § 266a odst. 1 části třetí věty za středníkem zák. práce; to neplatí jen tehdy, jestliže zaměstnanec (oprávněný příjemce) písem- nost skutečně převzal, neboť za této situace se pochybení ve způsobu doručení (s ohledem na to, že se písemnost dostala k zaměstnanci) stává obsoletním.“

(má se za to, že nevyzvednutím zásilky adresát doručení znemožnil, neboť neposkytl po- třebnou součinnost – § 336 odst. 4 zákoníku práce). K doručení tak nedochází až dnem, kdy pošta zásilku zaměstnavateli vrátí.

DORUČOVÁNÍ PÍSEMNOSTÍ ZÁSTUPCI ZAMĚSTNANCE

Zákoník práce sice trvá na tom, aby byly písemnosti zaměstnanci doručovány do vlastních rukou, to ale neznamená, že nemohou být doručeny i jiné osobě. Při osobním doručování je možné, aby písemnosti za zaměstnance převzal jeho zákonný nebo smluvní zá- stupce. Při doručování poštou je situace ztížena tím, že jiné osobě než zaměstnanci lze písemnost doručit jen na základě plné moci (udělené podle občanského zákoníku) s úředně ověřeným podpisem zaměstnance. Z judikatury přitom vyplývá, že plnou moc nelze nahradit tzv. průkazem příjemce, který opravňuje držitele průkazu příjemce k přebírání poštovních zásilek za jinou osobu.13)

PŘÍKLAD 9

Okolnosti jako v příkladu 5. Společnost Xxxxxx pošle výpověď paní Lomnické poš- tou doporučeně, bez dodejky. Zásilku převezme druh paní Lomnické na základě

„průkazu příjemce“. Jde o vadu doručení a výpověď není řádně doručena. Jenom kdyby měl druh paní Lomnické od ní písemnou plnou moc s úředně ověřeným pod- pisem, směl by zásilku převzít.

Zvláštní zacházení pak zákoník práce stanoví pro advokáty. Má-li totiž zaměstnanec ad- vokáta, lze doručovat písemnosti tomuto advokátovi. Podmínky doručování se pak neřídí zákoníkem práce, ale zákonem č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů. Z toho obecně vyplývá, že písemnosti se doručují advokátovi do jeho sídla, kde jej mohou převzít i jeho zaměstnanci a jiné pověřené osoby. Doručování písemností ad- vokátovi je tak obecně jednodušší než doručování písemností přímo zaměstnanci.

DORUČOVÁNÍ OSTATNÍCH LISTIN

Pro jiné listiny, než jsou uvedeny v § 334 zákoníku práce, popsaná pravidla neplatí a použijí se pouze obecná pravidla obsažená v § 570 a násl. občanského zákoníku. Platí zde zásada, podle níž právní jednání působí vůči nepřítomnému od chvíle, kdy mu dojde. Jedno- duše řečeno, zaměstnavatel musí být schopen prokázat, že listinu zaměstnanci nějak doručil (dodal ji do sféry, kdy se s ní zaměstnanec mohl seznámit), a od této chvíle je listina doručena.

Je ale čistě na zaměstnavateli, jak uvedeného výsledku dosáhne. Zaměstnavateli může typicky stačit poslat listinu doporučenou zásilkou a využít služby, díky níž obdrží od pošty informační SMS zprávu nebo e-mail o tom, že zásilka byla řádně doručena.

ZÁVĚR

Z výše uvedeného je zcela zřejmé, že doručování písemností není v zákoníku práce dob- ře řešeno. Zákonodárce klade na zaměstnavatele naprosto nepřiměřené nároky a zejména doručování poštou je díky tomu velmi nejisté. Situaci však nepomáhá ani judikatura, která

13) Viz rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 3. listopadu 2015, sp. zn. 21 Cdo 3282/2014: „Žádost o ,vydání průkazu příjemce – fyzické osoby a fyzické osoby podnikající’ a ani průkaz příjemce, který je dokladem vydaným Českou poštou, s.p. a který žádný podpis zmocnitele (zaměstnance) neob- sahuje, nelze považovat (ani při použití extenzivního výkladu zákona) za „písemnou plnou moc s úředně ověřeným podpisem zaměstnance“, která jediná opravňuje (ve smyslu ustanovení § 336 odst. 1 věty druhé zák. práce) někoho jiného než zaměstnance k převzetí písemnosti zaměstnavatele doručované zaměstnanci prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.“

DAŇOVÉ ZVÝHODNĚNÍ PŘI UKONČENÍ STUDIA

namísto aby postihovala zaměstnance, kteří se doručování písemností často účelově vyhýbají, trvá nesmyslně na opakovaných doručovacích pokusech a jakmile si zaměstnanec písemnost nepřevezme, klade to často k tíži zaměstnavateli.

Za dané situace je proto podle názoru autora naprosto nezbytná novela zákoníku práce, která je ale bohužel v současnosti v nedohlednu. Pokud by novela přijata byla, měla by změ- nit alespoň následující:

◾ měla by se zásadně zjednodušit pravidla pro doručování e-mailem a nemělo by se tak sveřepě trvat na písemných souhlasech, uznávaných elektronických podpisech apod.;

◾ zaměstnavatel by měl mít možnost volby, zda bude písemnost doručovat osobně, nebo poštou. Měla by zcela odpadnout povinnost nejprve vyčerpat možnosti osobního doručení;

◾ zaměstnanec by měl mít povinnost sdělit písemně doručovací adresu a jedině na tu by měl zaměstnavatel doručovat. Bylo by pak odpovědností zaměstnance nahlásit včas případné změny;

◾ úložná lhůta zásilky musí být změněna z 10 pracovních dní na běžných 15 kalendářních dní, které pošta nabízí a zaměstnavatelé je tedy mohou využít;

◾ měla by odpadnout povinnost poučovat zaměstnance o následcích nepřevzetí písemnosti, protože tyto následky plynou ze zákona a neznalost zákona neomlouvá. Doba, kdy vy- hýbání se poštovním zásilkám má pro zaměstnance pozitivní efekt, musí podle názoru autora skončit.

Xxx. Xxxxxx XXXXXX,

samostatný advokát; externí spolupracovník, Human Garden

20