Dialog og Aftale - Lemvig Kommune Aftale mellem Kommunalbestyrelsen i Lemvig Kommune og (daginstitution) pr. 1. januar 2015 omfattende: (daginstitution) Eksisterende vision, værdier, mål og resultatforventninger Kommunalbestyrelsens vision, værdier,...

Dialog og Aftale - Lemvig Kommune

Aftale mellem Kommunalbestyrelsen i Lemvig Kommune og (daginstitution) pr. 1. januar 2015 omfattende:

• (daginstitution)

Eksisterende vision, værdier, mål og resultatforventninger

1. Kommunalbestyrelsens vision, værdier, målsætninger og indsatsområder på dagtilbuds­området.

2. Den udførende enheds vision, værdier, målsætninger og indsatsområder på dagtilbuds­området.

Aftalte indsatsområder i aftaleperioden

Indsatsområde og mål	Succeskriterier Hvad er tegn på gode resultater?	Opfølgning Hvordan måles det?
Fælles indsatsområder
Den vedtagne fælleskommunale teamstruktur skal understøtte en forandringsproces, hvor læring er central. Inklusionsteams – (med fokus på understøttelse af inklusionsindsatsen) Pædagogiske teams – (med fokus på trivsel) Fagteams – (med fokus på faglighed) Formålet med den fælleskommunale teamstruktur er at: opbygge en videns- og læringskultur, som understøtter, at alle børn trives og lærer styrke arbejdet med trivsels- og læreprocesser med fokus på mål, resultater og effekt mindske betydning af negativ social arv	Strukturen skal kendes ved systematisk brug af viden og videndeling, refleksion over praksis og løbende justeringer af metoder og arbejdsformer, således at strukturen fremmer en forandringskultur. Dette betyder, at strukturen skal understøtte en: Reflekteret pædagogisk praksis med fokus på læring og inklusion Stærk evalueringskultur Der skal udarbejdes en indholdsorienteret kvalitetsrapport, der har fokus på de elementer, teamstrukturen understøtter, således at progression og forbedringer fremadrettet kan måles.	Behovet for specialpædagogisk bistand og antallet af indstillinger til PPR skal være faldende. Sprogscreeninger Proces for udarbejdelse af kvalitetsrapport er påbegyndt.

Grundlag for aftalen

Decentraliseringsreglerne for aftalestyrede enheder i Lemvig Kommune er beskrevet i de følgende kapitler om regler for den decentrale styring af aftaleenhederne og regulering af budget. Gældende fra 01.01.08.

Aftaleenheden har pligt til at overholde gældende love på alle områder. (Primære love: Serviceloven, dagtilbudsloven, arbejdsmiljøloven, forvaltningsloven, offentlighedsloven mv.)

Aftaleenheden har pligt til at overholde gældende overenskomstmæssige og personalepolitiske aftaler for Lemvig Kommune.

Økonomi

Det eksisterende budget med tilhørende aktuelle serviceniveau er som udgangspunkt grundlag for aftalen. Aftaleenhedens samlede budget kan derfor betragtes som den økonomiske ramme for aftalen. Hvis aftalen imidlertid medfører ændringer i serviceniveau, skal der være en kob­ling til budgettet.

Underskrift

Undertegnede tilslutter sig aftalens indhold og vil til enhver tid overholde kontraktens ordlyd.

For selvejende institutioner er driftsoverenskomst og vedtægter til enhver tid gældende i for­hold til de vedtagne retningslinjer.

Lemvig, den

På Kommunalbestyrelsens vegne

_______________________ _________________________

Borgmester Xxxx Xxxxxxxx Leder

Forord

I forbindelse med kommunesammenlægningen blev det politisk besluttet, at der skulle opbyg­ges en ny administrativ struktur, værdibaseret ledelse og en model for dialog- og aftalestyring. Kommunalbestyrelsen besluttede den 28. marts 2007 de overordnede retningslinjer for dialog- og aftalestyring i Lemvig Kommune.

Dialog om mål og handleplaner foregår allerede i dag på mange områder. Det er hensigten at understøtte den eksisterende dialog, hvor den allerede foregår og udbrede den til områder, hvor dialogen i dag måske ikke er så udviklet.

Vejledningen henvender sig til deltagere i dialogmøder: Aftaleenheder, politikere og admini­stration. Det er håbet, at materialet kan virke som inspiration ved afvikling af dialogmøder og formulering af de efterfølgende aftaler. Der er imidlertid tale om vejledning og ikke instruktion. Områderne beslutter selv, hvordan processen skal foregå i eget regi.

Det har været tanken at præsentere en måde at strukturere dialogmøder og aftaler, så deltag­erne hurtigt kan gå videre til det egentlige formål: At føre dialog og lave aftaler om det, som parterne anser for væsentligt.

Der er ikke formkrav til, hvad dialogen skal omhandle, eller hvordan aftalerne skal se ud. Den grundlæggende idé er netop, at dialogen skal afgøre, hvad det er interessant at aftale sig frem til. Hensyn til sammenlignelighed og funktionalitet kan imidlertid tale for en ensartet dispone­ring af dialogmøder og aftaler.

De overordnede rammer for aftaleenhedernes virke er kort beskrevet i kapitlet om regler for den decentrale styring af aftaleenhederne. Her redegøres for aftaleenhedernes frihedsgrader i forhold til personale, ny løn, vedligeholdelse af bygninger, IT, lejekontrakter mv.

I kapitlet om regulering af budget redegøres kort for budgettets dannelse, muligheder for overførsler mellem konti og år, indtægtsdækket virksomhed og vikarpulje.

Vejledningen er udarbejdet af en bredt sammensat arbejdsgruppe med deltagelse fra forskel­lige dele af administrationen og institutionsområder.

Indhold

At føre dialog og indgå aftale

Hvad er dialog?

Dialogmøder

Mødedeltagere

Forberedelse af dialogmøde

Afvikling af dialogmøde

Opfølgning af dialogmøde

Aftaleindhold

Koncept for indhold i aftale

Regler for den decentrale styring af aftaleenhederne

Ansættelser og afskedigelser

Ny løn, herunder ny løn til lederen

Ansvaret for bygningsvedligeholdelse

Særligt om IT-udstyr, IT-systemer, kopimaskiner mv.

Indkøb

Indgåelse af lejekontrakter og leasing

Andre begrænsninger af friheden

Dialog med personale og brugere

Støtte og sparring fra stabe og fagområder

Regulering af budget

Løn og øvrig drift

Overførselsadgang og mulighed for opsparing

Frihed til at opnå indtægter

Sygdom

Barsel

Ansættelse af personale i fleksjob

Varierende opgaver

Fastlæggelsen af den enkelte aftaleenheds lønsum

At føre dialog og indgå aftale

Lemvig Kommune ønsker at praktisere mål- og rammestyring af de kommunale opgaver.

Årsbudgettet fastlægger aftaleenhedernes økonomiske rammer. Der sker herudover en fortsat udvikling mod en yderligere selvstændiggørelse af institutionernes økonomi. Fra 2008 vil alle institutioner i kommunen således være omfattet af lønsumsstyring.

Mål formuleres på forskellige niveauer og angår indhold og serviceniveau. Projektet om Dialog & Aftaler er et udtryk for et ønske om at inddrage større dele af den kommunale organisation i målstyringen. Det sker i erkendelse af, at der i det udførende led i kontakten mellem borger og medarbejder findes viden, som er nødvendig for at håndtere de udviklingsmæssige udfordrin­ger.

Ansvaret for kommunens samlede økonomi og det tværgående overblik ligger hos Kommunal­bestyrelsen. Den grundlæggende tanke er altså at skabe et forum, hvor Kommunalbestyrelsen og aftaleenheder kan føre dialog og lave aftaler om udviklingsmæssige udfordringer på institu­tionsniveauet.

Der er forventning om, at Dialog & Aftaler vil tjene følgende formål, nemlig at

• befordre dialog mellem politikere og aftaleenheder

• øge det ledelsesmæssige råderum

• befordre den interne dialog i aftaleenheder

• styrke engagement i opgavevaretagelsen

• skabe øget sammenhæng mellem ressourceforbrug og serviceniveau

• præcisere parternes roller, opgaver, ansvar og ikke mindst gensidige forventninger.

Hvad er dialog?

Dialog kan defineres som en lærende aktivitet, der indebærer effektiv kommunikation, og som inviterer til reaktion. Dialog er en samtaleform, hvor parterne sammen søger at udforske, ud­vikle og udveksle erfaringer med og holdninger til et område eller emne.

I dialogen er parternes forskellige placering i organisationens hierarki nedtonet, men i det lange løb er det stadig politikerne, som har det sidste ord, fordi de har det endelige ansvar for området.

Parterne er i dialog på dialogmøderne, men er derudover ikke altid i dialog. Der er ikke tale om to ligeværdige parter, og alle de involverede har ikke altid indflydelse på resultatet. Der kan i andre situationer være tale om for eksempel inddragelse, gensidig afklaring, høring eller orientering efter, at en beslutning er truffet.

Dialogmøder

Dialogmøde afholdes som udgangspunkt to gange om året.

Formålet med dialogmøder er at styrke dialogen mellem det politiske niveau og aftaleenhed­erne. Det handler om at udveksle og forstå informationer, synspunkter og argumenter i et ligeværdigt samarbejdsforhold. Dialogen skal fremme forståelsen mellem parterne ved at syn­liggøre gensidige forventninger.

Dialogmødet skal afsluttes med en aftale mellem institutionslederen og Kommunalbestyrelsen, som der kan følges op på ved næste dialogmøde. I aftalebegrebet ligger, at der er tale om en fælles forståelse mellem parterne. Der foreligger en aftale, når de to parter begge har accep­teret aftalens indhold.

Mødedeltagere

I dialogmøder deltager fagudvalg, lederen af aftaleenheden og medarbejderrepræsentant. Bestyrelsen for aftaleenhederne kan eventuelt være repræsenteret.

Der kan afholdes dialogmøder med aftaleenheder hver for sig eller med grupper af aftale­enheder, men der skal laves aftale med hver enkelt enhed.

Det er som nævnt hensigten, at dialogen skal afgøre, hvad det er interessant at aftale sig frem til. Det er derfor ikke forudbestemt, hvad dialogen skal dreje sig om, så længe den foregår inden for rammerne af de overordnede målsætninger. På den anden side er det befordrende for et godt udbytte af mødet, at begge parter er godt forberedt. Der skal derfor foreligge et beslutningsgrundlag, som parterne er bekendt med i god tid i forvejen.

Kommunalbestyrelsen har i forvejen vedtaget overordnede målsætninger for de forskellige politikområder. Som optakt til dialogmøderne skal fagudvalgene overveje, hvilke indsats­områder, der skal tilknyttes til disse målsætninger.

Aftaleenhederne har i varierende omfang formuleret overordnede målsætninger for deres virk­somhed. De kan tilsvarende have beskrivelser af hvilke indsatsområder, de anser for vigtige for at forfølge de overordnede mål.

Dialogmødet kan være en anledning for enheden til at videreudvikle den interne dialog om udvikling af dens tilbud og funktionsmåde. Den interne diskussion af målsætninger og den praktiske udmøntning kan bruges som en platform for inddragelse af det samlede personale i væsentlige spørgsmål om enhedens udvikling. Hermed tilføjes yderligere et perspektiv i forhold til målsætninger om gennemsigtighed og inddragelse.

Det kan derfor anbefales, at der på enheden oprettes en aftalegruppe (eventuelt i MED-regi), der med lederen som formand udarbejder enhedens oplæg til dialogmøderne. På denne måde kan medarbejdernes bud på relevante faglige mål og indsatsområder videreformidles, hvilket kan bidrage til, at aftalen opleves som meningsfuld og relevant for medarbejderne.

I lederens dialog med medarbejderne gælder de samme forbehold som i politikernes dialog med xxxxxxx. Det er lederen, som i sidste ende skal underskrive aftalen, og som derfor har det sidste ord. Lederen skal derfor fra starten melde klart ud, hvilken form for inddragelse lederen inviterer til i de forskellige faser.

Forberedelse af dialogmødet

Administrationen for sektorområdet sekretariatsbetjener dialogmøderne. Det vil sige forbere­der, indkalder, afvikler og følger op på møderne. Områderne beslutter som nævnt selv under hvilke former, møderne skal foregå. Det følgende skal derfor betragtes som vejledning.

Mødeforberedelsen består af udarbejdelse af dagsorden, tilvejebringelse af relevante bilag og indkaldelse til mødet. Relevant bilag vil være

• kort redegørelse fra aftaleenheden om opfølgning på sidste aftale

• overordnede politiske målsætninger for området (på politikområdeniveau)

• forslag til nye indsatsområder med mål, succeskriterier og opfølgning, jf. skema

• særligt materiale

Mødeforberedelsen kan hensigtsmæssigt gennemgå følgende faser:

• Drøftelse af dagsorden med institutionsledelsen

• institutionsledelsen sender de aftalte bilag til sektoradministrationen senest 1 måned inden mødet

• fagudvalget behandler dagsorden med bilag til dialogmødet

• dagsorden med bilag udsendes senest 1 uge inden mødet.

Hermed sikres, at såvel institutionsledelse som fagudvalg kan sætte punkter på dagsordenen.

Det er væsentligt for en god afvikling af mødet, at parternes forslag til indsatsområder med mål, succeskriterier og opfølgning i forvejen er velbeskrevet i bilag til dagsorden. På selve mødet er der ikke tid til større udredningsarbejde om dette.

Afvikling af dialogmødet

Mødet forventes at have en varighed af ca. en time pr. institution. Hvis flere institutioner møder samlet, forventes længere mødetid.

Udgangspunktet for dagsorden kan være følgende standard dagsorden:

1. Præsentation og velkomst

2. Status og opfølgning fra tidligere drøftelser

3. Indsatsområder

• a) generelle

• b) specifikke

4. Ændringer i aftalen

• hvad kan udgå af aftalen (betragtes som afviklet)?

• hvad skal indgå i aftalen?

5. Eventuelt.

Det er meget væsentligt, at referenten på mødet sikrer sig, at der er enighed om formulerin­gerne i den nye aftale.

Opfølgning på dialogmødet

Opfølgningen består i udarbejdelse af referat og ajourført aftale. Sagsbehandlingen i forbind­else med underskrivelsen af aftalen kan gennemgå følgende faser:

• Institutionsleder underskriver

• fagudvalg indstiller til godkendelse

• Kommunalbestyrelsen godkender

• borgmesteren underskriver

Aftaleindhold

I aftalen er fokus på mål og udvikling snarere end på handlinger og beskrivelse af ydelser. Det skyldes, at der må være grundlæggende tillid til, at de faglige medarbejdere løser disse opga­ver. Enhedernes dagligdag er fyldt op med driftshandlinger. Aftalen skal bidrage til at give handlingerne retning.

Aftalen skal derfor tage udgangspunkt i en beskrivelse af de indsatsområder, som parterne finder det vigtigt at arbejde videre med i aftaleperioden.

Det er ikke hensigten, at hele aftaleenhedens ordinære drift skal målsættes i aftalen. Der bør i stedet fokuseres på 2-5 indsatsområder ad gangen. Allerede ved indgåelsen af aftalen skal man huske på, at den skal anvendes som udgangspunkt for det næste dialogmøde. Aftalerne skal derfor begrænses til noget håndterligt, som der på en meningsfuld og realistisk måde kan føres dialog om og følges op på.

Opfølgning indebærer en vurdering af, i hvilket omfang handlingerne har bidraget til at opfylde målene. Det er altså noget, som foregår efterfølgende. Det er imidlertid nødvendigt allerede ved fastlæggelsen af handlingerne at overveje, hvordan der skal følges op. Det betyder, at man forud skal forsøge at fastlægge

• succeskriterier (hvad er tegn på et godt resultat?)

• målemetode (hvordan vil vi afgøre i hvor høj grad resultaterne nås?)

Der skal selvfølgelig følges op på aftalerne, fordi det er vigtigt at vide, om aftalerne har effekt. Men det er ikke hensigten at indføre en kontrolkultur. Opfølgningen sigter derfor mere på læ­ring end kontrol.

Med mindre andet aftales skal opfølgningen foretages af den udførende enhed og forelægges på det næste dialogmøde.

Regler for den decentrale styring af aftaleenhederne

Den enkelte aftaleenhed råder over den sum penge, der fremgår af budgettet. Aftaleenheden skal anvende pengene, så man løser arbejdsopgaverne bedst muligt inden for rammerne af den årlige aftale, der indgås mellem den enkelte aftaleenhed og Kommunalbestyrelsen. Det giver aftaleenhederne frihed til at træffe beslutning om, hvordan personalet skal sammen­sættes mest hensigtsmæssigt og i hvilket omfang, der skal bruges penge på inventar, kontor­hold, uddannelse mv.

Det medfører, at ansvaret for budgettet i den enkelte aftaleenhed er hos aftaleenheden. Målet hermed er, at der skal være overensstemmelse mellem kompetencen til at ansætte personale og ansvaret for at budgettet overholdes. Aftaleenheden har også ansvar for, at der ansættes et personale, der har de kvalifikationer, der er brug for i aftaleenheden.

Grundlæggende bygger Dialog & Aftaler på tillid til lederen af aftaleenheden. Det er basalt, at aftaleenheden agerer med Lemvig Kommunes værdigrundlag i tankerne. Derfor vil de neden­stående frihedsgrader ikke være en lang liste over, hvad aftaleenheden må og ikke må.

Ansættelser og afskedigelser

Lederen af aftaleenheden har den fulde kompetence med hensyn til ansættelser og afskedig­elser (jf. Lemvig Kommunes fælles personalepolitik). Ved afskedigelser og personalesanktioner skal HR inddrages.

Ny løn, herunder ny løn til lederen

Lederen af aftaleenheden har ansvaret for at forhandle og prioritere midlerne til ny løn, inden for rammerne af Lemvig Kommunes lønpolitik. Men det er oplagt at gøre brug af kompetencen hos de økonomiske konsulenter og i HR. Ny løn til lederen forhandles af områdets direktør.

Ansvaret for bygningsvedligeholdelse

Ansvaret for vedligeholdelse af bygningerne er delt. Teknik og Miljø har ansvar for den udven­dige vedligeholdelse ('tag og fag'). Efter budgetvedtagelsen afholdes et årligt byggesyn, hvor de udvendige bygningsarbejder prioriteres i en flerårig planlægning. Arbejderne finansieres af en pulje til fælles bygningsvedligeholdelse.

De enkelte aftaleenheder har ansvar for den indvendige vedligeholdelse og service af tekniske anlæg, inkl. vand, varme og el, idet det forventes, at der løbende sker et passende vedlige­hold. Teknik og Xxxxx rådgiver gerne om den indvendige vedligeholdelse.

Større renoverings- og ombygningsprojekter kræver særskilt anlægsbevilling.

Særligt om IT-udstyr, IT-systemer, kopimaskiner mv.

Der er ikke frihed til valg af IT-systemer og indkøb af hardware. Man skal benytte centralt valgte systemer. Anskaffelse af fagsystemer og andre individuelle løsninger skal ske efter dialog med IT-afdelingen.

Indkøb

Aftaleenhederne er omfattet af Lemvig Kommunes indkøbspolitik, som omfatter samtlige ind­køb af varer og tjenesteydelser, herunder også leje- og leasingaftaler eller afbetalingskøb. Alle indkøbere skal således benytte de centralt indgåede aftaler.

Indgåelse af lejekontrakter og leasing

Økonomiafdelingen skal indgå alle leasingaftaler efter en generel bemyndigelse fra Økonomi- og Erhvervsudvalget. Det betyder, at aftaleenheden altid skal kontakte Økonomiafdelingen, når man overvejer at indgå leasingaftaler. Teknik og Miljø inddrages, når aftaleenheden skal indgå lejeaftale om bygninger.

Andre begrænsninger af friheden

De politiske udvalg, Kommunalbestyrelsen og Direktionen kan træffe beslutninger, der gælder for alle aftaleenheder. Centralt fastsatte bindinger og overenskomster skal fortsat overholdes.

Dialog med personale og brugere

Lederen af aftaleenheden skal involvere sine medarbejdere i, hvordan budgettet anvendes. I dagligdagen skal lederen indgå i et tæt samarbejde med personalet og tillidsrepræsentanter om implementering af de politiske målsætninger og retningslinjer, udarbejdelse af lokale mål­sætninger mv. for at sikre klarheden i anvendelsen af de afsatte midler. Relevante opgaver drøftes med f.eks. bestyrelsen for aftaleenheden.

Støtte og sparring fra stabe og fagområder

Det er muligt at hente støtte og sparring hos områdets fagchef, fagområdet, HR, Økonomi­afdelingen, Teknik og Miljø, Direktionssekretariatet og IT. Det er fagområdets ansvar at sikre, at aftaleenheden kan få den nødvendige og relevante faglige sparring.

Fagområdet

Ved spørgsmål i forbindelse med aftalens og evalueringens udformning, brug for faglig sparring osv. kontaktes fagchefen eller fagområdet. Fagområdet koordinerer de interne aftaler, og det er derfor her, aftaleenheden skal henvende sig med spørgsmål af denne art.

HR

HR er konsulent i forhold til overenskomstmæssige spørgsmål, løntekniske spørgsmål, lønfor­handlinger, opsigelser/ansættelser og øvrige personalemæssige spørgsmål.

Økonomiafdelingen

Ved spørgsmål af økonomisk karakter kontaktes Økonomiafdelingen, som er konsulenter i for­hold til bogføringsmæssige spørgsmål, økonomistyringsmæssige spørgsmål, budgetmæssige spørgsmål, økonomiske hjælpeværktøjer, indkøb og ved forsikringsspørgsmål.

Teknik og Miljø

Teknik og Miljø er konsulenter i forbindelse med den indvendige vedligeholdelse af bygninger og tekniske anlæg. Aftaleenheden gennemfører brand- og evakueringsøvelser efter planer ud­arbejdet på aftaleenheden. Planerne skal kunne dokumenteres ved brandsyn.

Regulering af budget

Budgetansvaret knytter sig til nettobeløbet, det vil sige udgifter minus indtægter, for eksempel gennem indtægtsdækket virksomhed.

Budgettet fastlægges for et år ad gangen i forbindelse med vedtagelsen af budgettet for det kommende år. Det reguleres for mængder (for eksempel skiftende børnetal) og fremskrives til det kommende års pris- og lønniveau. Endelig reguleres det for beslutninger i Økonomi- og Erhvervsudvalget og Kommunalbestyrelsen, som betyder ændringer i aftaleenhedens udgifter og indtægter.

I løbet af året vil budgettet kunne ændres som følge af overførsel fra centrale puljer eller andre beslutninger i de politiske udvalg og Kommunalbestyrelsen.

Løn og øvrig drift

Den enkelte aftaleenhed har fri råderet over det samlede budget (inkl. udgifter til energi) og kan frit omflytte mellem egne konti, også mellem øvrig drift og løn (indenfor de enkelte politikområder). Dog er personaleforsikringer undtaget, idet de er medtaget under kalkula­torisk ramme.

Overførselsadgang og mulighed for opsparing

Der er adgang til at overføre 2011 til næste år indenfor en ramme på 5%.

Det er ikke hensigten, at aftaleenheden skal præstere opsparing som et mål i sig selv. Det er meningen, at budgettet skal bruges i løbet af året til de formål, der er for aftaleenheden.

Overførsel af underskud er en undtagelsessituation. Aftaleenheden har et grundlæggende ansvar for, at budgettet overholdes, men helt specielle omstændigheder kan begrunde, at der overføres et mindre underskud. Underskud skal afvikles over maksimalt 2 år og skal ledsages af en beskrivelse af en afviklingsplan.

Frihed til at opnå indtægter

Aftaleenhederne kan drive indtægtsdækket virksomhed indenfor en beløbsgrænse på 50.000 kr. Det vil sige forretningsmæssig virksomhed, der udøves som en udløber af den ordinære drift, hvor udgifterne dækkes af indtægterne. Dog skal nye ydelser aftales med fagområdet. Takstberegningen og afregning af ydelsen foretages af Økonomiafdelingen.

Ønsker en aftaleenhed at skaffe andre indtægter end de normalt forekommende, skal gældende love, overenskomster og aftaler, herunder kommunalfuldmagten overholdes.

Alternative indtægtskilder, der ikke er en naturlig udløber af den ordinære drift, skal god­kendes af fagudvalget. Salg og udlejning af fast ejendom og større anlæg skal godkendes af Kommunalbestyrelsen.

Sygdom

Aftaleenhederne skal selv dække udgifter til vikarer ved længerevarende sygdom. Eksisterende centrale vikarpuljer udkonteres derfor til aftaleenhedens egne budgetter, og aftaleenheden modtager den fulde dagpengerefusion ved sydom. Der gøres opmærksomhed på, at negativ lønsum kan overføres efter gældende regler - hermed forstået, at de følgende år kan være med til at finansiere et evt. merforbrug til vikar - aftaleenheden har med udkontering af vikar­puljer en bruttonormering, som skal kunne dække et vist omfang af sygdom.

Barsel

Ved barsel tilføres aftaleenheden kompensation svarende til lønnen for den, som går på barsel (jf. aftale om udligning af udgifter til barsels- og adoptionsorlov). Sygedagpengeindtægten medgår til finansiering af ovenstående pulje og må ikke anvendes af institutionen.

Ansættelse af personale i fleksjob

Ved alle fremtidige ansættelser i fleksjob finansierer aftaleenheden selv nettolønudgiften.

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2009 blev det vedtaget, at de centralt finansierede fleksjob skulle udfases over 4 år.

Varierende opgaver

Det gælder generelt, at budgetter skal anvendes i overensstemmelse med de forudsætninger, hvorunder de blev besluttet. Det betyder eksempelvis, at dispositioner, som væsentligt påvirker kapacitet eller måden, hvorpå opgaver udføres, fortsat skal forelægges Kommunalbestyrelsen.

Fastlæggelse af det enkelte dagtilbuds lønsum

1. Beregning af dagtilbuddenes lønsum

Ved beregningen af lønsummen for de enkelte daginstitutioner skelnes der mellem hhv. ledelse og fagpersonalet/teknisk og administrativt personale. Ledelsen det vil sige ledere, souschefer, afdelingsledere og stedfortrædere holdes uden for lønsumsberegningen og beregnes i stedet særskilt for de enkelte daginstitutioner.

Modellen for beregning af lønsummen for daginstitutioner deles op i en beregning af lønsummen for fagpersonale og lønsummen for det tekniske og administrative personale.

1.1 Lønsum for lederne

Lønsummen for ledelsen på daginstitutioner beregnes særskilt for hver enkelt institution. Lønsummen for ledelsen indgår som en del af en samlet lønsum for ledelsen på tværs af kommunens daginstitutioner og skolefritidsordninger. Det er direktøren for Familie og kulturudvalget som har budgetansvaret for den samlede lønsum.

1.2 Beregning af lønsum for fagpersonalet

Ved beregningen af lønsummen for fagpersonalet skelnes der mellem udannede pædagoger og pædagogmedhjælpere. Der beregnes en gennemsnitsløn for hver af de to personalegrupper, og de enkelte daginstitutioner modtager en gennemsnitlig lønsum svarende til en fordeling på 60% pædagoger og 40% medhjælper Beregningen af lønsummen for fagpersonalet indeholder følgende elementer.

1) Antallet af stillinger på den enkelte daginstitution.

2) Gennemsnitslønnen beregnes på følgende måde: 60 % af gennemsnitslønnen for samtlige pædagoger + 40 % alle pædagogmedhjælper, som er ansat i Lemvig Kommunes skolefritidsordninger eller daginstitutioner.
(der fremskrives med den af KL fastsatte fremskrivningsprocent for lønninger).

Lønsum for den enkelte institution = Antal stillinger X gennemsnitslønnen for kommunen.

1.3 Beregning af lønsum for det teknisk og administrative personale

Lønsummen for det tekniske administrative personale på den enkelte institution beregnes ved at:

A) Gennemsnitslønnen for det tekniske personale i kommunens daginstitutioner og skolefritidsordninger X andelen af det tekniske personale på den enkelte daginstitution og skolefritidsordning.

+

B) Gennemsnitslønnen for det administrative personale i kommunens daginstitutioner og skolefritidsordninger X andelen af det administrative personale på den enkelte daginstitution eller skolefritidsordning.

= Samlet lønsum for det tekniske og administrative personale på den enkelte daginstitution eller skolefritidsordning.

1.4 Den samlede lønsum for dagtilbud

Den samlede lønsum for hver enkelt daginstitution beregnes herefter på følgende måde: 1) Faktisk løn for lederne + 2) Den gennemsnitlige lønsum for fagpersonale + 3) Den gennemsnitlige lønsum for det tekniske og administrative personale.

I foråret 2007 blev der udarbejdet en beregning af de enkelte aftaleenheders lønsum for 2007-2011. Denne lønsum danner udgangspunktet for beregningen af gennemsnitslønnen for de enkelte personalegrupper og for den samlede lønsum på de enkelte skoler. Lønsummen for 2007-2013 beregnes så retfærdigt som muligt. Det vil sige med udgangspunkt i den godkendte normering og den faktiske løn (Inkl. den 6. ferieuge beregnet med KL's beregningsprocent) reguleret med KL’s fremskrivningsprocenter.

2. Regulering af lønsummen for daginstitutioner

I beregningen af lønsum for daginstitutioner vil der blive taget hensyn til følgende elementer, som påvirker de enkelte daginstitutioners lønoverskudssum:

Forskelle i daginstitutioner og skolefritidsordningernes lønudgifter som følge af forskelle i nettoanciennitet.

Regulering som følge af overenskomsterne mellem de offentlige arbejdsgivere og offentlige arbejdstagere.

Regulering i antallet af stillinger i forhold til indmeldte børn hver måned

2.1 Regulering for forskelle i daginstitutioners og skolefritidsordningernes nettoanciennitet

De enkelte daginstitutioners og skolefritidsordningers lønbudget beregnes, som nævnt, med udgangspunkt i hhv. den enkelte daginstitutions og skolefritidsordnings personalesammensætning og de enkelte personalegruppers gennemsnitlige løn. Forskelle i daginstitutioners og skolefritidsordningernes nettoanciennitet (personalets gennemsnitlige tjenestealder/periode i daginstitutionsområdet) betyder dog, at der er daginstitutioner og skolefritidsordninger som har en faktisk lønudgift på de enkelte personalegrupper, som ligger over det beregnede gennemsnit for kommunen som helhed, og at der er daginstitutioner og skolefritidsordninger med en lønudgift, som ligger under det beregnede gennemsnit for kommunen som helhed.

Med indførelsen af lønsumsstyring vil det derfor være nødvendigt, at daginstitutioner og skolefritidsordninger, som har en faktisk lønudgift, som ligger over det beregnede gennemsnit for kommunen som helhed nedbringer deres lønudgift. Det er ikke muligt at tilpasse de enkelte dagsinstitutioners og skolefritidsordningers lønudgifter fra det ene år til det andet. Der udarbejdes derfor en 4-årig udligning af forskellene i anciennitet. Det vil sige, der udarbejdes en udligning med årligt 25 % af den enkelte daginstitutions og skolefritidsordnings mere - eller mindreforbrug i forhold til en gennemsnitlig beregning af lønsummen på daginstitutioner og skolefritidsordninger opgjort pr. 1. januar 2008. Der er således 100% udligning på gennemsnitslønnen fra 2011

2.2 Regulering for tilbud til børn og unge med særlige behov

Institutioner med afdelinger for børn og unge med særlige behov har større udgifter til lønninger. Derfor indgår der i modellen en beregning af lønbudgettet til specialfritidstilbud ud fra en nettotakst per elev per dag, jvf. den beregningsmetode.

2.5 Regulering som følge af overenskomsterne mellem de offentlige arbejdsgivere og offentlige arbejdstagere

Lønsummen reguleres fremover med de økonomiske konsekvenser af overenskomsterne mellem de offentlige arbejdsgivere og offentlige arbejdstagere (KTO-aftalerne). Herudover skal der tages hensyn til beslutninger i Kommunalbestyrelsen. (Ændret prioritering, aktivitet, målopfyldelse og lovgivning).

I forbindelse med indgåelse af en ny overenskomst (KTO-aftale) bliver der normalt afsat:

• Midler på forskellige tidspunkter i løbet af overenskomstperioden til generelle lønstigninger.
  
  

• Midler på forskellige tidspunkter i løbet af overenskomstperioden til lokal løndannelse (Ny løn). Det vil sige midler, som udmøntes efter en konkret forhandling på de enkelte daginstitutioner og skolefritidsordninger.
  
  

• Midler til organisationsforhandlinger. Det vil sige overenskomstbestemte tillæg (skal-tillæg) samt overenskomstmæssige omlægninger af eks. grundløn, mm.

Generelle lønstigninger:

De generelle lønstigninger vil blive udmøntet til de enkelte daginstitutioners og skolefritidsordningers lønbudget i forbindelse med den årlige budgetlægning.

Midler til lokal løndannelse:

Det forventes, at der også i fremtiden vil blive indgået aftale om udmøntningsgaranti på kommuneniveau, hvilket skal medvirke til at sikre, at de lønmidler der er afsat til lokal løndannelse også udmøntes i hver enkelt kommune. Midlerne til lokal løndannelse beregnes derfor manuelt og afsættes som puljer, fordelt på hovedkontoniveau, på konto 6 til senere udmøntning. Midlerne udmøntes efterfølgende til daginstitutioner og skolefritidsordninger, når leder af daginstitutioner og skolefritidsordninger har prioriteret midlerne til ny løn(Jf. procedureplan for Ny-løn).

Midler til organisationsforhandlinger:

Midlerne til organisationsforhandlinger udmøntes sædvanligvis en gang i overenskomstperioden. Udgifterne afsættes på en central lønpulje ved budgetvedtagelsen i det første overenskomstår. Midlerne vil blive udmøntet ved en konkret vurdering af virkningen på de enkelte overenskomstgrupper og de enkelte daginstitutioners og skolefritidsordningers lønbudget.

Det vil samlet set sige, at der ikke længere anvendes en generel fremskrivningsprocent til fremskrivning af daginstitutioners og skolefritidsordningers lønbudget, men at der i stedet bliver udarbejdet en konkret beregning af den enkelte overenskomsts virkning på den enkelte daginstitutions og skolefritidsordnings lønbudget. I den sammenhæng skal det dog bemærkes, at stigninger som følge af anciennitet, som ikke er en del af den igangværende overenskomst, skal holdes indenfor lønsummen. (Kan finansieres af ny løn, personaleomsætning og midlertidige ledige stillinger).

3) Værktøjer til budgetlægning og opfølgning

Økonomiafdelingen udarbejder månedsvis en oversigt over budgettets udvikling samt det forventede forbrug. Aftaleenheden foretager herefter en vurdering/tilbagemelding på materialet.

Herudover stilles der to værktøjer til rådighed for aftaleenhedernes økonomi- og lønstyring. Det ene system er Kommunedatas økonomi- og ressourcestyringssystem "Mål og midler", der kombineres med hjælpeværktøjet "Decentral lønstyring", som kan være med til at understøtte lønsumsstyringen på institutionsniveauet.
Der kan altid hentes hjælp til anvendelsen af systemerne hos de økonomiske konsulenter i Økonomiafdelingen.

"Mål og midler" kan være med til at give et godt overblik over det faktiske forbrug og forbrugsprocenten og dermed give input til opgørelsen af det forventede forbrug resten af budgetåret.

Programmet "Decentral lønstyring" henter hver måned løndataoplysninger fra lønsystemet. Med disse data kan man udarbejde beregninger, som gør det muligt at lave en budgetopfølgning for f.eks. resten af året eller beregne på ændringer på normeringen. Programmet giver institutionslederne følgende muligheder:

• Lønsumsstyring på institutionsniveau

• Budgetopfølgning

• Simulere konsekvenser af forskellige budget/forbrugsmæssige forudsætninger

• Overblik over institutionens budget samt lønforbrug

• Beregne anslået forbrug for resten af året

• Se medarbejderoplysninger: Lønsammensætning, dato for næste erfaringstillæg, tiltrædelsesdato m.m.

• Beregne konsekvens ved tildeling af løntrin og /eller kronebeløb, ændring af arbejdstid, fratrædelse eller fiktiv ansættelse

• Udskrive diverse oversigtsrapporter