MED-AFTALE

Formålet med BIFs MED-aftale1 er at skabe rammerne for et tillidsfuldt samarbejde mellem forvaltnin- gens ledere og medarbejdere. Et stærkt og tillidsfuldt samarbejde er en forudsætning for, at BIF kan levere ydelser af høj kvalitet til byens borgere og virksomheder.

MED-aftalen skal konkret bidrage til:

• at der er fokus på vores kerneopgave

• at fremme gode drøftelser mellem ledelse og medarbejdere, så ledelsens beslutningsgrundlag kvalificeres

• at sikre en attraktiv arbejdsplads

• at styrke og udvikle et godt arbejdsmiljøarbejde, som understøtter den daglige opgaveløsning

MED-samarbejdet bygger på BIFs værdigrundlag og tager udgangspunkt i tillid og medansvar. Det indebærer respekt for hinandens roller og interesser og en fælles forpligtelse til at formidle og arbejde for beslutninger truffet i MED-samarbejdet. Der er en gensidig forpligtelse til at informere om og rea- gere på væsentlige forhold, der har betydning for samarbejdet mellem ledere og medarbejdere i centret eller forvaltningen.

For at medarbejdersiden kan være en aktiv medspiller i MED-samarbejdet er det vigtigt, at de får den nødvendige information til den rette tid om beslutninger, der træffes af det politiske niveau (BR og BIU) og af forvaltningens ledelse med betydning for BIFs arbejdsforhold.

Vigtige pejlemærker i samarbejdet er:

• At der er åbenhed og gennemsigtighed om alle beslutningsprocesser. Det gælder for både det faktuelle beslutningsgrundlag og for præmisserne og motiverne for beslutningerne.

• At alle i BIF oplever, at ledelsen ønsker medarbejdernes aktive medvirken ved løsning af pro- blemer, og at medarbejderne tager ansvar og ønsker at bidrage konstruktivt

• At alle medarbejdere opnår tillid til, at medarbejdere og ledelse står sammen om at forebygge og/eller fjerne trusler mod den psykiske og fysiske sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen

• At grundlaget for drøftelserne baserer sig på saglig information og data fra anerkendte data kil- der

• At information gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdersidens synspunkter og forslag kan ind- gå i grundlaget for ledelsens og/eller det politiske udvalgs beslutninger.

1 BIFs MED-aftale gælder for samtlige ansatte i forvaltningen. Aftalen er den lokale udmøntning af Rammeaftalen om med- indflydelse og medbestemmelse mellem KL og KTO – i det følgende blot omtalt som ”Rammeaftalen”.

KAPITEL 2 – INFORMATION, MEDINDFLYDELSE OG MEDBESTEMMELSE ‌

Medindflydelse og medbestemmelse i BIF handler om at inddrage medarbejderne i de beslutninger ledelsen træffer med betydning for:

• Arbejdsforhold

• Personaleforhold

• Samarbejdsforhold

• Arbejdsmiljøforhold

Sigtet er at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag og skabe fælles bæredygtige løsninger på arbejds- pladsen. Inddragelsen skal desuden bidrage til, at MED-udvalgene bliver aktive medspillere, når beslut- ninger skal udmøntes i organisationen til gavn for borgere og virksomheder.

Sager, der behandles i MED-systemet, skal ske i udvalget på det niveau, hvor ledelsen har kompetencen til at træffe beslutning. Sager, der vedrører alle centre i BIF vil altid skulle drøftes i HovedMED.

Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af ledelseskompetencen, skal ledelsen klargøre grænserne herfor.

Informationspligt ‌

MED-aftalen bygger på, at der er gensidig informationspligt på og mellem alle niveauer i MED- organisationen.

Informationspligten omfatter alle forhold, der har betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold.

Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, hvis én af parterne øn- sker det.

Graden af inddragelse ‌

I henhold til rammeaftalen kan graden af inddragelse ift. sager, der behandles i MED-udvalgene opdeles i tre niveauer:

1. Information indebærer, at ledelsen giver information om beslutninger med betydning for ar- bejdspladsen. Det kan være til orientering og evt. drøftelse.

2. Medindflydelse indebærer, at ledelsen indbyder medarbejdersiden til åbne og grundige drøftel- ser for at høre deres synspunkter, inden der træffes beslutning.

3. Medbestemmelse indebærer, at ledelsen – efter åbne og grundige drøftelser – bestræber sig på at opnå enighed med medarbejdersiden, inden der træffes beslutning. Der er muligheder for forhandling og indgåelse af aftaler.

Ifølge rammeaftalen er MED-udvalget medbestemmende i forhold til fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold (Se uddybning i næste af- snit).

Derudover påhviler det ledelsen at informere og drøfte:

a) den seneste udvikling og den forventede udvikling i virksomhedens eller forretningsstedets ak- tiviteter og økonomiske situation

b) situationen og den forventede udvikling i beskæftigelsen på arbejdspladsen, samt alle planlagte foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet

c) de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættel- sesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse

d) budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i tilknytning til budgetbehandlingen

e) fremkomne forslag og trufne beslutninger i det politiske udvalg

For punkt c gælder yderligere (jf. rammeaftalen §7 stk. 5), at beslutningerne først kan træffes af det poli- tiske udvalg efter en forudgående forhandling med medarbejdernes repræsentanter i MED-udvalget på centeret eller i forvaltningen.

For alle øvrige sager, der bliver forelagt MED-udvalget, er det op til formanden efter drøftelse med næstformanden at afgøre, hvorvidt punktet er til information, medindflydelse eller medbestemmelse afhængig af, hvilken form for inddragelse der ønskes.

Retningslinjer (medbestemmelse)‌

En retningslinje i MED-aftalens forstand er en bindende aftale mellem medarbejder- og ledelsesside, som begge er forpligtet til at følge og forsvare. En retningslinje beskriver en overordnet fremgangsmå- de eller principper for, hvordan et konkret emne indenfor MED-aftalens område skal håndteres eller en måde man ønsker noget skal foregå på.

Når én af parterne ønsker det, skal der snarest muligt indledes drøftelser med henblik på fastlæggelse af retningslinjer. Der skal fra begge parters side udvises positiv forhandlingsvilje, og det skal tilstræbes at opnå enighed.

Aftaler om retningslinjer kan opsiges i henhold til den aftalte opsigelsesbestemmelse eller med tre må- neders varsel, hvis ikke andet er aftalt.

Ifølge rammeaftalen skal der aftales procedureretningslinjer indenfor nedenstående tre områder. I procedureretningslinjerne fastlægges proceduren for, hvornår og hvordan forvaltningens ledelse og medarbejdere vil drøfte:

a) Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold

b) Større effektiviserings- og omstillingsprojekter 2

c) Forvaltningens personalepolitik f.eks. ift. ligestilling, kompetenceudvikling, trivsel og sundhed mm.

Ad a) og c) se bilag 1, der beskriver HovedMED og CenterMEDs opgaver3 bl.a. i forbindelse med de årlige budgetforhandlinger og budgetvedtagelse samt den løbende budgetopfølgning i BIF, herunder principper for gennemførsel af evt. personaleprocesser.

2 Se bilag 6a med procedureretningslinje for drøftelse af større effektiviserings- og omstillingsprojekter i Københavns Kommune vedtaget af CSO i 2012. Vær her opmærksom på, at beslutninger som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættel- sesforholdene træffes efter forudgående forhandling i MED-systemet.

3 Herunder HovedMEDs obligatoriske opgaver jf. rammeaftalens bilag 2

Som øvrige eksempler på retningslinjer kan iht. rammeaftalen nævnes:

• Personalepolitiske principper herunder arbejdsmiljø-, ligestillings-, familie- og seniorpolitik

• Principper for ansættelser, afskedigelser og forfremmelser

• Efteruddannelsesaktiviteter for medarbejdere herunder efteruddannelsesplanlægning

• Tryghedsforanstaltninger ved bl.a. personalereduktioner ifm. omorganiseringer

KAPITEL 3 – MED-UDVALG ‌

Principper for sammensætning og valgperiode ‌

Sammensætningen af BIFs MEDudvalg bygger på tre overordnede principper:

- Repræsentativitet: Udvalget skal være repræsenteret ved hovedorganisationerne (LO, AC, FTF ). Udvalget skal afspejle personalesammensætningen indenfor de pågældende hovedorgani- sationer for det område (center/centralforvaltning/forvaltning), udvalget dækker. Udvalget skal sammensættes så repræsentativt som muligt, så alle personalegruppers (overenskomstgrupper) synspunkter så vidt muligt er repræsenteret. De enkelte personalegruppers størrelse inddrages ved vurdering af sammensætning af udvalget på medarbejdersiden.

- Proportionalitet: Der skal være proportionalitet mellem antallet af medarbejder- og ledelsesre- præsentanter i udvalget. Der er ikke krav om paritet, dog kan antallet af ledelsesrepræsentanter i udvalget ikke overstige antallet af medarbejderrepræsentanter.

- Effektivitet: Antallet af medlemmer af udvalget skal stå i forhold til det samlede antal af ansatte på det område (center/centralforvaltning/forvaltning), som udvalget dækker.

Som hovedregel baserer sammensætningen af udvalgene på medarbejdersiden sig på valgte tillidsrepræ- sentanter. Hvis de ikke kan besætte alle pladser, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter. Disse sidestilles i forhold til vilkår med tillidsrepræsentanter.

Da udvalget også varetager arbejdsmiljø- og sundhedsopgaver, skal mindst en af medarbejderrepræsen- tanterne være arbejdsmiljørepræsentant. Tilsvarende skal mindst en af ledelsesrepræsentanterne være medlem af en arbejdsmiljøgruppe.

Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne. I praksis er det oftest den tillidsre- præsentant, der repræsenterer den største medarbejdergruppe.

Formanden udpeger en sekretær efter aftale med næstformanden.

Suppleanter for repræsentanterne i udvalget udpeges efter samme retningslinjer som for repræsentan- terne. Suppleanterne indtræder i udvalget ved de ordinære medlemmers fravær.

Medlemmer og suppleanter udpeges for to år ad gangen. Hvervet ophører, hvis en ledelsesrepræsentant forlader den stilling eller en medarbejderrepræsentant forlader det område, hvorfra han/hun er udpeget.

MED på det øverste niveau ‌

Der etableres et HovedMedUdvalg – HovedMED – sammensat af ledelses- og medarbejderrepræsen- tanter dækkende hele BIF. HovedMED er det øverste udvalg for udøvelse af medindflydelse og med- bestemmelse i BIF. HovedMED er også øverste udvalg på arbejdsmiljø- og sundhedsområdet. Ho- vedMED varetager således både samarbejds- og arbejdsmiljøspørgsmål. Se uddybning af HovedMEDs opgaver i bilag 1.

Ledelsen repræsenteres i udvalget af otte medlemmer udpeget af direktionen.

Medarbejderne repræsenteres med i alt otte repræsentanter. Seks af pladserne besættes med tillidsrepræ- sentanter og fordeles på de tre hovedorganisationsområder med fire fra LO-området, en fra FTF- området og en fra AC-området. Fællestillidsrepræsentanter indenfor de respektive områder har fortrins- ret til pladserne. De to sidste pladser besættes af to arbejdsmiljørepræsentanter udpeget af organisatio- nerne i fællesskab efter indstilling foretaget af og blandt forvaltningens arbejdsmiljørepræsentanter.

Den administrerende direktør er formand for udvalget. Næstformanden vælges af og blandt medarbej- derrepræsentanterne.

HovedMEDs arbejdsform er fastlagt i forretningsorden (se bilag 3).

Der skal indkaldes til møder i HovedMED efter behov. På årets næstsidste ordinære møde fastsættes en mødeplan for de ordinære møder det kommende år. HovedMEDs mødeplan sendes til center- MED’erne.

Udvalget holder derudover møder, når formanden og/eller næstformanden finder det nødvendigt, eller hvis mindst en tredjedel af udvalgets medlemmer anmoder om det og angiver de emner, der ønskes behandlet.

Dagsorden godkendes af formand og næstformand.

HovedMEDs opgaver ‌

HovedMED forhandler og indgår aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler og overenskomster i henhold til bestemmelserne heri.

HovedMED varetager endvidere opgaver ift. arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for hele forvaltningen. De obligatoriske opgaver omfatter drøftelser, fastsættelse af retningslinjer og personalepolitiske principper samt formulering af eventuelle indsatser og opfølgning indenfor følgende hovedtemaer:

• Det sociale kapitel

• Mangfoldighed og ligestilling

• Kompetenceudvikling

• Trivsel og sundhed

• Håndtering af sygefravær

• Den overordnede lønpolitik

Det aftales i slutningen af året, hvilke temaer, der skal drøftes i det kommende år. Herudover skal Ho- vedMED afholde:

• en årlig arbejdsmiljødrøftelse, og herunder;

o Fastsætte mål for arbejdsmiljøindsatsen

o Inddrage sygefravær

En uddybet liste over opgaver i HovedMED og minimumskrav til håndtering af hovedtemaerne findes i bilag 1 4

HovedMED mødes med forvaltningens borgmester 1-2 gange om året med mindre andet aftales. HovedMED har yderligere kompetencen til:

• at vejlede om udmøntning af forvaltningens MED-aftale, herunder om nedsættelse af udvalg m.v.,

• at fortolke aftalte retningslinjer og forvaltningens MED-aftale samt behandle uoverensstemmel- ser herom

• at indbringe uoverensstemmelser, fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen m.v. for de centrale forhandlingsparter.

MED på det enkelte center og i Centralforvaltningen ‌

I hvert center og i Centralforvaltningen oprettes et CenterMED med repræsentanter for ledelsen og repræsentanter for centrets/Centralforvaltningens medarbejdere. Disse MED-udvalg er placeret under HovedMED i MED-systemets hierarki.

Ledelsen udpeger/vælger selv repræsentanter til udvalget.

Centerchefen for det center udvalget dækker, er formand for udvalget. Et direktionsmedlem er for- mand for Centralforvaltningens MEDudvalg.

Principperne for sammensætningen i Center MED-udvalgene uddybes i bilag 2.

Det er det enkelte MED-udvalgs ansvar at sørge for, at sammensætningen bygger på de tre overordne- de principper. Det indebærer bl.a. at der i forbindelse med større omstruktureringer oa. med betydning for medarbejdersammensætningen på det område (center/centralforvaltningen), som udvalget dækker, sker en tilpasning i sammensætningen. Såfremt der ikke kan opnås enighed lokalt, er det HovedMEDs kompetence at afgøre sagen.

CenterMED varetager opgaver ift. arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for centeret. CenterMEDs obligatoriske opgaver omfatter drøftelse og aftale af lokale ret- ningslinjer for;

• Trivsel og sundhed

• Håndtering af sygefravær

• Lokal lønpolitik

Samt gennemføre;

• Den årlige arbejdsmiljødrøftelse

Derudover kan CenterMED også – hvor det vurderes relevant og under hensyntagen til HovedMEDs opgavevaretagelse – drøfte og fastsætte lokale retningslinjer og personalepolitiske principper samt for-

4 HovedMED skal hvert andet år som led i den strategiske planlægning af MED-arbejdet gennemføre en strategisk drøftelse af, hvilke indsatsområder og opgaver, som de lokale parter er enige om er særligt væsentlige at fokusere på – se yderligere uddybet liste over opgaver i HovedMED i bilag 1)

mulere eventuelle indsatser og opfølgning indenfor MED-aftalens område (beskrevet i kapitel 2). Det gælder også ift. de nævnte hovedtemaer, som varetages af HovedMED.

CenterMED har desuden ansvaret for det strategiske arbejdsmiljøarbejde på det enkelte center. Opga- veløsningen sker under hensyntagen til HovedMEDs varetagelse af disse opgaver. Det strategiske ar- bejdsmiljøarbejde indebærer bl.a. at opstille principper for kompetenceudvikling og uddannelse af ar- bejdsmiljøgrupperne, udarbejde oversigt over arbejdsulykker mv.

En uddybet liste over opgaverne i CenterMED findes i bilag 1.

MED-uddannelse ‌

Ledere og medarbejdere i MED-systemet skal deltage i MED-uddannelsen. MED-uddannelsen er byg- get op over et grundmodul og et antal opfølgningsmoduler. BIFs MED-uddannelse skal sætte fokus på MED-samarbejdet som en aktivitet, der skal skabe værdi for samarbejdet om kerneopgaven og under- støtte trivsel på arbejdspladsen.

Kontaktudvalg ‌

Såfremt ikke samtlige personalegrupper på området opnår repræsentation i MED-udvalget, kan medar- bejdersiden oprette et kontaktudvalg bestående af MED-udvalgets medarbejderrepræsentanter samt en repræsentant for hver af de personalegrupper, der ikke er repræsenteret i udvalget.

Kontaktudvalgets opgaver er at virke vejledende og rådgivende for medarbejderrepræsentanterne i MED-udvalget. Kontaktudvalget indkaldes forud for møder i MED-udvalget.

Supplering af MED i forbindelse med forhandling ‌

Yderligere gælder det, at for information og forhandling omkring beslutninger, der indebærer betydelige ændringer for en personalegruppes arbejds- og personaleforhold (og denne personalegruppe ikke er repræsenteret i MED-udvalget) kan medarbejdersiden eller denne gruppe inden forhandlingen fremsæt- te krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. Et sådant krav skal fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en forhandling.

KAPITEL 4 – ARBEJDSMILJØ ‌

Arbejdsmiljø i BIF - målsætninger ‌

Arbejdsmiljøarbejdet skal understøtte løsningen af kerneopgaven. BIF skal være en sund arbejdsplads, hvor de ansatte kan gå på arbejde uden at blive udsat for arbejdsmiljømæssige risici, og hvor trivsel og arbejdsglæde bidrager til en god og effektiv opgaveløsning.

MED-aftalen skal tydeliggøre de funktioner og opgaver, som MED-udvalg, arbejdsmiljøledere og ar- bejdsmiljørepræsentanter skal varetage samt de redskaber og tilbud, som de kan benytte sig af for at skabe en sund arbejdsplads.

Hvad omfatter arbejdsmiljøarbejdet?‌

BIF fokuserer på nedenstående elementer i arbejdsmiljøarbejdet;

• Den årlige arbejdsmiljødrøftelse

• Årlige arbejdsmiljøgennemgange

• Forebyggelse og håndtering af vold og trusler

• Identificering, forebyggelse og håndtering af stress

• Forebyggelse og håndtering af arbejdsulykker

• Fremme af psykisk velbefindende og fysisk sundhed

• Overbelastning af bevægeapparatet

• Kompetenceudvikling

• Dokumentation og formidling

Ansvar og opgaver ‌

Alle har et ansvar for arbejdsmiljøet – fra HovedMED til den enkelte leder og medarbejder. Det for- melle ansvar ligger hos BIF som arbejdsgiver, og det er medlemmerne af arbejdsmiljøorganisationen, der er udførende ift. det daglige arbejdsmiljøarbejde

Ansvarsfordelingen for arbejdsmiljøarbejdet er yderligere beskrevet i kapitel 3, under henholdsvis Ho- vedMED og CenterMED samt i bilag 1.

Arbejdsmiljøgruppen ‌

Arbejdsmiljøarbejdet lokalt varetages af arbejdsmiljøgruppen. En arbejdsmiljøgruppe består typisk af en udpeget arbejdsmiljøleder (AML) og en valgt arbejdsmiljørepræsentant (AMR). Der kan også være flere arbejdsmiljørepræsentanter eller en tillidsrepræsentant i arbejdsmiljøgruppen. For nærmere beskrivelse af valg af AMR se bilag 4.

Arbejdsmiljøgruppen refererer til centerMED og tager sig af de daglige arbejdsmiljøopgaver inden for det område, de er valgt. Arbejdsmiljøgruppen oprettes inden for velafgrænsede afdelin- ger/teams/kontorer uanset hvilke og hvor mange faggrupper, der er repræsenterede i afdelin- gen/teamet/kontoret. Arbejdsmiljøgruppen nedsættes i henhold til nærhedsprincippet, hvor hensynta- gen til ressourcer, lokale forhold, arbejdets karakter mv. regulerer antallet af grupper og medlemmer. MED-organisationen fremgår af bilag 5.

Det aftales i CenterMED eller den enkelte arbejdsmiljøgruppe, hvor tit eller hvordan der afholdes mø- der. Møder kan afholdes efter ønske fra både AMR og AML.

Arbejdsmiljøgruppen har til opgave, at;

• Gennemføre arbejdsmiljøgennemgang og lave opfølgning på trivselsundersøgelsens resultater

• Virke som kontaktled mellem de ansatte og CenterMED

• Holde sig orienteret om lovgivning om beskyttelse af de ansatte mod sikkerheds- og sundheds- risici

• Varetage og deltage i aktiviteter til at beskytte de ansatte og forebygge risici

• Kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige

• Undersøge, håndtere og forebyggelse arbejdsulykker

• Sikre og kontrollere, at arbejde udført af andre – fx håndværkere - gennemføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt

• Sikre, at de ansatte oplæres og instrueres om arbejdsmiljøforhold

Det er ligeledes vigtigt, at arbejdsmiljøgruppen løbende inspirerer de øvrige ansatte til en adfærd, der fremmer en god arbejdsmiljøpraksis.

Valg af arbejdsledere ‌

Arbejdslederen vil normalt være den leder, der har det direkte tilsyn og ledelse af arbejdet på stedet eller arbejdsområdet, der skal indgå i arbejdsmiljøgruppen.

Hvis flere ledere kan komme i betragtning til samme arbejdsmiljøgruppe, aftaler de imellem sig, hvem der indgår i gruppen.

Hvor arbejdslederen eller arbejdsmiljørepræsentanten ikke samtidig er til stede, varetages gruppens op- gaver og pligter af den, der er til stede.

Uddannelse og kompetenceudvikling ‌

Alle nyvalgte og nyudpegede skal gennemføre en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse på 3 dage. Den skal være gennemført inden for 3 måneder.

Herudover skal de have tilbud om og være påbegyndt supplerende arbejdsmiljøuddannelse på 2 dage inden 9 måneder.

Endelig har alle arbejdsmiljørepræsentanter ret til at få, men ikke pligt til at modtage et tilbud om, 1½ dags supplerende arbejdsmiljøuddannelse inden for hvert funktionsår.

Arbejdsmiljørepræsentanterne skal have mulighed for at deltage i relevante netværk i forvaltningen – fx netværket for arbejdsmiljørepræsentanter, der sidder i CenterMED.

KAPITEL 5 - MØDEVIRKSOMHED I MED-UDVALG ‌

Møderne i BIFs MED-udvalg skal være effektive og kendetegnet ved en kultur præget af tillid og re- spekt for hinandens roller og interesser.

Møderne skal tilrettelægges, så der er mulighed for inddragelse og involvering af medarbejdere og ledere på det center, MED-udvalget dækker.

I det enkelte MED-udvalg fastlægges en forretningsorden for mødeafholdelsen, der som minimum skal angive:

• Hvornår, der skal vedtages en mødeplan for de ordinære møder. For centerMED gælder, at møderne skal tilrettelægges under hensyntagen til mødeplanen for HovedMED.

• Hvem der kan tage initiativ til afholdelse af ekstraordinære møder

• Xxxxxxx for indkaldelse til møde og indgivelse af forslag til mødepunkter

• Frister for udsendelse af dagsorden og bilag (skal udsendes med passende frist)

• Mulighed for fravigelse af frister

• Retningslinjer for udarbejdelse af dagsorden

• Retningslinjer for udarbejdelse af referat, herunder godkendelse og udsendelse

• Hvordan de øvrige medarbejdere involveres i udvalgets arbejde Forretningsordenen revideres efter behov.

Den gode effektive mødekultur skal fremmes i MED-organisationen. Det indebærer:

• At der er klarhed om mødets forskellige punkter, så det er tydeligt for alle, hvilken rolle MED- organisationen skal spille i den aktuelle sammenhæng – f.eks. om der er tale om information el- ler medbestemmelse/medindflydelse

• At møder tilrettelægges, så der skabes tid til og fokus på de vigtigste punkter

• At der samles op og konkluderes på de forskellige punkter under mødet

Omkostninger til møder i MED-udvalgene afholdes af centret/forvaltningen, som også er pligtig at stille passende lokaler til rådighed for møderne.

Møderne afholdes fortrinsvis inden for normal arbejdstid.

Medlemmer af et MED-udvalg kan få befordringsgodtgørelse efter gældende regler i forvaltningen.

Det er MED-udvalgets opgave at sørge for, at samtlige medarbejdere, inden for det område som MED- udvalget dækker, løbende informeres om udvalgets arbejde bl.a. ved, at dagsordner og referater gøres tilgængelige på KK-intra og center-intra.

Indkaldelse af sagkyndige ‌

Ved behandlingen af specielle spørgsmål kan MED-udvalget, hvis én af parterne ønsker det, tilkalde en eller flere sagkyndige.

Underudvalg ‌

MED-udvalget kan, når der er enighed om det, nedsætte underudvalg, arbejdsgrupper og reference- grupper til behandling af bestemte opgaver. Disse udvalg kan sammensættes af medlemmer af MED- udvalget eller suppleres med eller sammensættes af andre medarbejdere fra pågældende område.

Ved behandling af specielle spørgsmål kan underudvalget ligesom MED-udvalget tilkalde særlige sag- kyndige.

Underudvalgene skal holde MED-udvalget løbende orienteret om deres arbejde.

KAPITEL 6 – MEDARBEJDERREPRÆSENTANTER ‌

Medarbejderrepræsentanter er en samlet betegnelse for både tillidsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg, som ikke er tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter.

Følgende er en beskrivelse af tillidsrepræsentantens virksomhed og vilkårene for medarbejderrepræsen- tanterne.

Reglerne om valg af medarbejderrepræsentant, valgbarhed, valgenes gyldighed og medarbejderrepræ- sentantens beskyttelse følger rammeaftalens bestemmelser omkring tillidshvervet, jf. Rammeaftalens kapitel 3.

I bilag 4 beskrives valg, vilkår og tjenestefrihed af medarbejderrepræsentanter.

Tillidsrepræsentantens ansvar, opgaver og rolle ‌

MED-aftalen er bygget op om tillidsrepræsentantinstitutionen. Det indebærer, at arbejdsgiveren aner- kender tillidsrepræsentanten som den legale interessebærer for medarbejderne på arbejdspladsen. Afta- len pålægger ligeledes både ledelse og medarbejdere en forpligtelse til at samarbejde samtidig med, at de angiver rammerne for og indholdet i samarbejdet.

Det er tillidsrepræsentantens pligt såvel over for sin organisation som over for forvaltningen at gøre sit bedste for at fremme og vedligeholde rolige og gode arbejdsforhold. Tilsvarende pligt påhviler forvalt- ningens ledelse og dennes repræsentant.

Tillidsrepræsentanten fungerer i øvrigt som talsmand for de medarbejdere, tillidsrepræsentanten er valgt iblandt, og kan som sådan over for centrets ledelse forelægge forslag, henstillinger og klager fra medar- bejdere samt optage forhandlinger om lokale spørgsmål.

Tillidsrepræsentanten skal holdes bedst muligt orienteret ved forestående ansættelser og afskedigelser inden for pågældende medarbejdergruppe.

Tillidsrepræsentanten skal have mulighed for at få alle relevante oplysninger om løn- og ansættelsesfor- hold for de personer, som pågældende repræsenterer, herunder en liste over de ansatte. Såfremt oplys- ningerne ikke automatisk tilgår tillidsrepræsentanten, skal oplysningerne udleveres på dennes begæring.

Hvis arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentantarbejdet varetages af samme person, har tillidsrepræsentanten også de beføjelser, som følger af arbejdsmiljølovgivningen m.v. Valg skal dog foregå særskilt, så alle ansatte, der ikke er ledere, er sikret valgret og er valgbare til funktionen som arbejdsmiljørepræsentant.

Der kan ikke gives en udtømmende oplistning af tillidsrepræsentantens arbejde og opgaver i forhold til MED-aftalen, men hovedparten af opgaverne vil have karakter af:

• modtagelse og videregivelse af information fra og til ledelsen

• modtagelse og videregivelse af information fra og til de medlemmer, som tillidsrepræsentanten repræsenterer

• forhandlinger og drøftelser med ledelsen

• aftaler med ledelsen på de områder, hvor tillidsrepræsentanten er tillagt en aftalekompetence

• samtaler og drøftelser med de ansatte, som tillidsrepræsentanten repræsenterer

• nødvendig kontakt og koordinering med andre tillidsrepræsentanter inden for samme organisa- tion i BIF

• nødvendig indsamling og formidling af information

• forberedelse og opfølgning på de udvalg og møder, tillidsrepræsentanten deltager i.

KAPITEL 7 - UOVERENSTEMMELSER ‌

Sager, der behandles i MED-systemet, skal altid ske i det udvalg, der giver mening i forhold til ledelsens kompetence jf. kapitel 2. Desuden gælder nærhedsprincippet om, at sager så vidt muligt behandles på det lavest mulige MED-niveau.

Sager hæves opad i MED-organisation, når der er behov for at træffe beslutninger af principiel karakter, eller hvis der opstår uoverensstemmelser i de lokale centerMED f.eks. i forhold til fortolkning af aftalte retningslinjer og forvaltningens MED-aftale.

Eventuelle problemer eller tvister forsøges altid løst internt i MED-organisationen før eksterne parter inddrages.

Skulle der alligevel opstå uoverensstemmelser, som der ikke kan findes en løsning på efter, at de har været behandlet af BIFs HovedMED, henvises til rammeaftalens kapitel 3 og 4 vedr. inddragelse af de centrale parter samt håndtering af uoverensstemmelser om fortolkning af bl.a. valg, virksomhed og vilkår for tillidshvervet.

BILAGSLISTE ‌

1. MED-organisationens obligatoriske opgaver

2. Principper for sammensætning af MED-udvalg

3. HovedMEDs forretningsorden

4. Medarbejderrepræsentanter valg og vilkår

5. Organisationsplan – MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper

6. Procedureretningslinjer for drøftelse af:

a) Større rationaliserings- og omstillingsprojekter (eksisterer allerede - CSO)

b) Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold

[håndteres i forbindelse med forenkling og evt. revidering af eksisterende politikker og retningslinjer]

c) Forvaltningens personalepolitikker herunder eksempelvis ligestillings, kompetenceudvikling mv.

[håndteres i forbindelse med forenkling og evt. revidering af eksisterende politikker og retningslinjer]

BILAG 1 – MED-ORGANISATIONENS OPGAVER

HovedMEDs opgaver

HovedMEDs obligatoriske opgaver følger af en række generelle (ramme)aftaler, som ikke kan afviges ved lokale aftaler. Derudover varetager Hoved- MED også opgaver, som er bestemt af Københavns Kommune eller af BIF.

Nedenfor beskrives HovedMEDs obligatoriske opgaver. [BIFs eksisterende retningslinjer vil senere blive gennemgået og opdateret mhp. at gøre dem mere enkle. Det kan f.eks. være ift. krav til hyppigheden for drøftelser, evalueringer, opfølgninger og revisioner, f.eks. at de skal revideres efter behov og ikke årligt]

Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag

Udmøntning i BIF

Regel- og aftalegrundlag

Trivselsmåling

Aftale retningslinjer for indhold og opfølgning på triv- selsmålinger

Når der afholdes trivselsundersøgelser i BIF er det Hoved- MEDs opgave og ansvar:

✓ at beslutte de forvaltningsspecifikke spørgsmål

✓ at deltage i planlægning og udrulning af undersøgel- sen i BIF

✓ at beslutte proces for opfølgning på undersøgel- sens resultater i BIF

✓ at følge op på BIFs samlede resultater

Aftale om trivsel og sundhed på arbejdsplad- serne §3, stk 2 (2011)

Ifølge aftalen skal kommunerne mindst hvert tredje år gennemføre en måling af medarbej- dernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø. Der er metodefrihed.

Københavns Kommune har besluttet at gen- nemføre en fælles trivselsundersøgelse hvert andet år. Indholdet af undersøgelsen fastlægges i samarbejde med de øvrige forvaltninger (BR432/6).

Formulering af retningslinjer kan afviges ved lokal aftale. Københavns kommune har dog besluttet, at det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) skal inddrages ifb. med formuleringen af konceptet for de fælles trivselsundersøgelser. CSO inddrager forvaltningernes HovedMED, hvis de finder det nødvendigt.

Retningslinjer for BIFs systematiske arbejdsmil- jøarbejde og herunder principper for opfølgnin- gen på trivselsundersøgelsen. (29.04.15)

	Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag	Udmøntning i BIF	Regel- og aftalegrundlag
B	Budgettets konsekvenser for arbejds- og personalefor- hold I tilknytning til kommunens budgetbehandling skal ledel- sen redegøre for budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold herunder eventuelle konsekvenser for sammenhængen mellem ressourcer og arbejds- mængde.	Hvert år inden udgangen af maj drøfter HovedMED det kommende års budget inden Beskæftigelses- og Integrati- onsudvalgets (BIU’s) vedtager budgetbidrag for det efterføl- gende år. Drøftelsen har til formål at sikre, at medarbejderrepræsen- tanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for den politiske behandling af budgettet. Når budgettet er vedtaget af Borgerrepræsentationen (BR) inddrages HovedMED ifb. med budgettets konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold.	Aftale om trivsel og sundhed på arbejdsplad- serne §5. (2011)
C	Sygefraværssamtaler Aftale retningslinjer for sygefraværssamtaler	HovedMED har vedtaget retningslinjer for sygefraværssam- taler. Retningslinjerne implementeres lokalt via CenterMED. Ifølge retningslinjerne er det HovedMEDs ansvar: ✓ at følge op på udviklingen i sygefraværet i forbin- delse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse ✓ efter behov at reviderer retningslinjerne og iværk- sætte indsatser på området	1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdsplad- serne §7 stk. 4 (2011) 2. Lov om arbejdsmiljø (2010) hvor det frem- går at håndtering af sygefravær skal håndteres ifm. den lovpligtige arbejdspladsvurdering, som skal gennemføres hvert 3. år. I KK indgår spørgsmål om fravær i trivselsundersøgelsen. 3. Årlig sygefraværsstatistik: Kommunerne skal på institutionsplan årligt fremlægge en sygefra- værsstatistik for det lokale MED jf. Aftale om Trivsel og Sundhed § 6, stk.1. (2011) 4. BIFs retningslinjer for håndtering af sygefra- vær (04.02.13)
D	Håndtering og forebyggelse af arbejdsrelateret stress Sikring af, at der i kommunen aftales retningslinjer for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, fore- bygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsrela- teret stress.	HovedMED har vedtaget retningslinjer som implementeres lokalt via CenterMED. Retningslinjerne revideres efter be- hov. Ifølge retningslinjerne er det HovedMEDs opgave at vurde- re, om der er forhold f.eks. i trivselsundersøgelsens resulta- ter, der giver anledning til yderligere indsatser på området. [i BIFs aktuelle retningslinjer står der, at det skal ske årligt ifb. med den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse]	1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdsplad- serne (2011) 2. Retningslinjer for håndtering og forebyggelse af stress i BIF (25.08.10)

	Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag	Udmøntning i BIF	Regel- og aftalegrundlag
E F	Håndtering og forebyggelse af vold, mobning og chikane Sikring af at der aftales retningslinjer for den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere pro- blemer i tilknytning til forekomsten af vold, mobning og chikane på arbejdspladsen (også fra 3. person), dvs. drøfte og fastlægge i hvilket omfang retningslinjer skal fastsættes lokalt i det enkelte MED-udvalg eller centralt af Hovedudvalget. Overvågning – vold, mobning og chikane Overvågning og revidering af de vedtagne retningslinjer med henblik på at sikre at retningslinjerne er effektive både i forhold til at forebygge problemer og til at hånd- tere sagerne, når de opstår.	HovedMED har vedtaget politik og retningslinjer for at fore- bygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på arbejdspladsen. Ret- ningslinjerne revideres efter behov. Ifølge retningslinjerne har HovedMED ansvaret for: ✓ At kortlægge omfang ifb. med den årlige trivselsun- dersøgelse ✓ At vurdere udviklingen og opstille mål ifb. med den årlige arbejdsmiljødrøftelse ✓ At følge op på målene og evaluere poli- tik/retningslinjer i forvaltningen og vurdere om den samlede indsats skal justeres [ifølge BIF’s aktuelle retningslinjer skal det ske en gang om året] ✓ Efter behov at iværksætte yderligere foranstaltnin- ger som følge af evalueringen Se retningslinjerne for uddybning af XxxxxXXX’x opgaver på området.	1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdsplad- serne § 10, og vejledning om indsats mod vold, mobning og chikane. (2011) 2. Politik og retningslinjer for en samlet indsats i Københavns Kommune for at forebygge, identi- ficere og håndtere problemer med vold, mob- ning og chikane på arbejdspladsen (13.10.11). 3. BIF's politik og retningslinjer for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på arbejdspladsen (jan. 2014). 4. Protokollat til aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne om indsats mod vold, mob- ning og chikane på arbejdspladsen (2011)
G	Socialt kapitel Aftale retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne og ledige samt en drøftelse med henblik på at fremme en fælles forståelse af og holdning til beskæftigelse på særlige vilkår og at sikre at fortræng- ning eller udstødelse af allerede ansatte ikke sker.	CSO drøfter årligt kommunens samlede indsats ift. det sociale kapitel og herunder fastsætter og følger op målene på området. HovedMED har ansvaret for at følge op på BIFs målopfyl- delse ift.: ✓ kommunens udmeldte kvoter og initiativer under det sociale kapitel ✓ eventuelle egne mål og indsatser på området	1. Rammeaftale om socialt kapitel (2011) §3 Ifølge rammeaftalen om socialt kapitel §3, stk. 1 skal der ske en drøftelse i det øverste medind- flydelsesorgan. Drøftelsen bør tage udgangs- punkt i rammeaftalens § 2 og 3, herunder om forebyggelse, fastholdelse og integration. Sigtet med drøftelsen er, at skabe rummelighed på kommunale arbejdspladser bl.a. ved at fastlægge retningslinjer for beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne og ledige. 2. København Kommunes kvoter og udmeldin- ger på området via BR og CSO.
H	MUS og kompetenceudvikling	HovedMED har ansvaret for at følge op på og evaluere	1. Aftale om kompetenceudvikling, § 4, stk. 2.

	Beskrivelse af opgaven ifølge aftalegrundlag	Udmøntning i BIF	Regel- og aftalegrundlag
	Regelmæssigt evaluere anvendelsen af MUS-samtaler [kan afviges ved lokal aftale i HovedMED]	anvendelsen af MUS.	(2013) 2. BIFs personale- og ledelsespolitik (2007)
I	Sundhedsfremme Aftale retningslinje for sundhed. Retningslinjerne skal indeholde konkrete sundhedsfremme initiativer.	HovedMED har vedtaget, at Københavns Kommunes sund- hedsfremmepolitik skal implementeres lokalt i BIF via Cen- terMED.	1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdsplad- serne § 4, stk. 1 (2011) 2. Københavns Kommunes sundhedsfremme- politik (22.01.15)
J	Lokale AKUT-midler Anvendelse af de lokalt afsatte AKUT-midler sker efter aftale ml. kommunens Tr’ere og kommunens ledelse i hovedudvalget.	En del af puljen til lokale TR-aktiviteter er øremærket til BIF. Rammerne for anvendelse af puljen er fastlagt i administrati- onsaftale mellem Københavns Kommune og Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation (KFF). HovedMED kan – efter enighed mellem ledelses- og med- arbejderside – iværksætte aktiviteter for det øremærkede beløb til BIF.	1. Rammeaftale om medindflydelse og medbe- stemmelse (2013) 2. Administrationsaftale mellem Københavns Kommune og Københavns Kommunes Fælles- repræsentation vedr. midler til lokale TR- aktiviteter
K	Lønpolitik og proces for lønforhandlinger	HovedMED fastlægger processen for de årlige lønforhand- linger samt evaluerer og justerer lønpolitikken efter behov.	1. Overenskomster mellem KL og relevante faglige organisationer 2. BIFs procedureaftale

CenterMEDs opgaver

CenterMEDs opgaver følger en række generelle (ramme)aftaler, som ikke kan afviges ved lokale aftaler. Derudover er varetager CenterMED også opga- ver, som er bestemt af HovedMED.

Nedenfor beskrives CenterMEDs obligatoriske opgaver.

Beskrivelse af ansvar og opgave

Regel- og aftalegrundlag

Arbejdsmiljø

✓ Ansvar for det strategiske arbejdsmiljøarbejde

✓ Gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse (årligt)

✓ Deltage i udarbejdelsen af centerets Arbejdspladsvurdering (APV)

✓ Beslutte overordnede retningslinjer for arbejdsmiljøgennemgange herunder fokusområde, tilbagemelding til centerMED mv.

✓ Drøfte resultaterne af arbejdsmiljøgennemgangene pba. de rapporterede forhold

✓ Deltage i tilrettelæggelsen af trivselsundersøgelsen på centeret og følge op på resultaterne

1. Aftale om trivsel og sundhed (2011)

2. Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed (2013)

Sundhedsfremme

✓ Udmønte og følge op på Københavns kommunes sundhedsfremmepolitik

✓ Drøfte sundhedsfremme i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse

1. Københavns kommunes sundhedsfremmepolitik (22.01.15)

Sygefravær

✓ Jævnligt drøfte udviklingen i fraværet samt behov for at justere initiativer for at kunne nå målsætningen.

✓ Evaluere centerets handleplan [ifølge BIFs aktuelle retningslinjer skal det ske hvert år ifb. med arbejdsmiljødrøftelsen]

1. Lov om arbejdsmiljø (2010) og regler ifb. ifm. den lovpligtige arbejds- pladsvurdering, som skal gennemføres hvert tredje år. I KK indgår spørgs- mål om fravær i trivselsundersøgelsen.

2. Årlig sygefraværsstatistik: Kommunerne skal på institutionsplan årligt fremlægge en sygefraværsstatistik for det lokale MED jf. Aftale om Trivsel og Sundhed § 6, stk.1. (2011)

3. BIFs retningslinjer for håndtering af sygefravær (04.02.13)

4. Centerets sygefraværshandleplan

Arbejdsrelateret stress

✓ Implementere BIFs retningslinjer for håndtering af stress

1. Aftale om trivsel og sundhed § 9 (KL/KTO) (2011)

2. Retningslinjer for håndtering og forebyggelse af stress i BIF (25.08.10)

Beskrivelse af ansvar og opgave

Regel- og aftalegrundlag

✓ Identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress

✓ Evt. aftale lokale retningslinjer og udarbejde handleplaner for centerets stressindsats

Håndtering og forebyggelse af vold, mobning og chikane

✓ Udmønte BIF's politik og retningslinjer for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på arbejdspladsen

✓ Følge op på målene og evaluere retningslinjer i centret og vurdere om den samlede indsats skal justeres [ifølge BIFs aktuelle retningslinjer skal det ske én gang om året ifb. med ar- bejdsmiljødrøftelsen]

✓ Ved behov iværksætte yderligere foranstaltninger som følge af evalueringen

1. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne § 10, og vejledning om indsats mod vold, mobning og chikane. (2011)

2. Politik og retningslinjer for en samlet indsats i Københavns Kommune for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, mobning og chikane på arbejdspladsen (13.10.11).

3. BIF's politik og retningslinjer for at forebygge, identificere og håndtere problemer med vold, trusler, mobning, chikane og diskrimination på ar- bejdspladsen (jan. 2014).

4. Protokollat til aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne om indsats mod vold, mobning og chikane på arbejdspladsen (2011)

MUS og Kompetenceudvikling

✓ Ifølge BIFs personale- og ledelsespolitik skal CenterMED på de enkelte arbejdspladser indgå aftaler om planer og retningslinjer for udvikling af videns- og læringsmiljøer (kompetenceudviklingspolitik).

Ifølge aftale om kompetenceudvikling skal centerMED [med mindre at udvalget i enighed har aftalt andet]:

✓ Drøfte de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på arbejdspladsen

✓ Drøfte sammenhængen mellem arbejdspladsens mål/strategier og kompetenceudvikling

✓ Drøfte hvordan arbejdet med kompetenceudvikling evalueres

1. Aftale om kompetenceudvikling, § 4, stk. 2. (2013)

2. BIFs personale og ledelsespolitik (2007)

Mangfoldighed, seniorpolitik og ligestilling

✓ Udarbejde handleplan og følge op på mål for kønsligestilling, seniorpolitik og etnisk mangfol- dighed.

✓ Evaluere og evt. justere mål og indsats i handleplan [Ifølge BIFs aktuelle politik skal det ske én gang årligt]

Københavns kommunes måltal vedtaget af BR 22.08.2013

BIFs mangfoldighedspolitik (herunder ligestillings- og seniorpolitik) (25.08.14)

Beskrivelse af ansvar og opgave	Regel- og aftalegrundlag
Lokal lønpolitik ✓ Fastsætte og evaluere den lokale lønpolitik. Justeres efter behov.	Overenskomster mellem KL og relevante faglige organisationer BIFs lønpolitik (04.02.15)
Personalegoder (sund mad, motion og fysioterapi) ✓ Prioritere, hvordan centerets budget til personalegoder skal anvendes	BIFs model for personalegoder (2007)
Øvrige retningslinjer og personalepolitiske principper ✓ Fastsætte lokale retningslinjer og personalepolitiske principper samt formulere eventuelle indsatser og opfølgning indenfor MED-aftalens område f.eks. tryghedsforanstaltninger mv.	Rammeaftale for medindflydelse og medbestemmelse (2013)

BILAG 2 - PRINCIPPER FOR SAMMENSÆTNING AF MED-UDVALG

Antallet af repræsentanter i et MED-udvalg fastsættes ved aftale mellem ledelsen på området og perso- naleorganisationernes stedlige repræsentanter.

Udvalget skal være repræsenteret ved hovedorganisationerne (LO, AC og FTF). Yderligere skal mindst 1 af medarbejderrepræsentanterne være arbejdsmiljørepræsentant.

Med forankring i principperne om effektivitet, repræsentativitet og proportionalitet i MED-udvalgenes sammensætning, skal der være et rimeligt forhold mellem antallet af medarbejdere pr. center og repræ- sentanter i MED.

Antallet af repræsentanter fra hver side kan ikke være færre end 3 og normalt ikke flere end 7. Er alle hovedorganisationerne repræsenteret på det enkelte center ved en TR kan der som hovedregel ikke være færre end 4 repræsentanter fra medarbejdersiden.

Antallet af medarbejderrepræsentanter i CenterMED’erne kan reguleres som følger1:

FORDELINGSTAL

Et center, der har:

⮚ 0 - 120 medarbejdere – kan maksimalt have 3 repræsentanter på hver side*.

⮚ 121 - 160 medarbejdere - kan maksimalt have 4 repræsentanter på hver side.

⮚ 161 - 190 medarbejdere – kan maksimalt have 5 repræsentanter på hver side.

⮚ 191 - 230 medarbejdere – kan maksimalt have 6 repræsentanter på hver side.

⮚ 231 medarbejdere eller derover – kan maksimalt have 7 repræsentanter på hver side Mindst 1 af medarbejderrepræsentanterne skal være arbejdsmiljørepræsentant.

*4 repræsentanter såfremt, alle hovedorganisationer er repræsenteret ved en TR på det enkelte center.

Såfremt der er behov for en mere alsidig repræsentation i et udvalg, og der i udvalget er enighed herom, kan fordelingstallene fraviges, og antallet af repræsentanter undtagelsesvis forøges, dog højst til 9 fra hver side.. HovedMED skal orienteres, hvis antallet af medlemmer forøges udover det normale på 3-7 medlemmer fra hver side.

1 Oversigten er baseret på en beregning med udgangspunkt i, at medarbejderrepræsentanterne i CenterMED repræsenterer cirka 35 medarbejdere.

Formandskab Den administrerende direktør er formand for udvalget.

Næstformand vælges af og blandt udvalgets medarbejderrepræsentanter.

Mødeledelse: Formanden leder møderne.

I formandens fravær ledes møderne af næstformanden.

Indkaldelse til møder: Umiddelbart efter, at XxxxxXXX har fastsat mødedage og tidspunkter for det kommende år indkalder sekretariatet medlemmerne til møderne.

Ved ekstraordinære møder, aftales fristen for fremsendelse af dagsorden og bilagsmateriale af formandskabet.

Dagsorden: Dagsorden til ordinære møder fremsendes til medlemmerne senest 1 uge før mødets afholdelse.

Xxxxx, der ønskes behandlet, skal sendes til sekretariatet senest 14 dage inden mødets afholdelse.

Dagsorden til ordinære møder fremsendes til medlemmerne senest 1 uge før mødets afholdelse.

Ved ekstraordinære møder, aftales fristen for fremsendelse af dagsorden og bilagsmateriale af formandskabet.

Sekretariatsbistand Udvalget bliver bistået med sekretariatsbistand fra Enheden for HR og Service. Referat: Der tages referat fra møderne, hvor konklusionerne fra mødet tydeligt fremgår.

Mødereferat fremsendes til godkendelse blandt udvalgets medlemmer senest 8 dage efter mødets afholdelse.

Publicering: Mødereferatet opslås på KK-net senest 3 uger efter mødets afholdelse. Faste punkter: - Godkendelse af dagsorden

- Meddelelser

- Mødepunkter iht. årsplan

- Øvrige mødepunkter

- Kommunikation fra mødet

- Eventuelt

- Det kommende møde

Aflysning af møder: Såfremt der ikke er nogen punkter kan formandskabet aflyse mødet.

BILAG 4 – MEDARBEJDERREPRÆSENTANTER (VALG OG VILKÅR)‌

Indledning 1

Valg af tillidsrepræsentanter 1

Valg af suppleant (stedfortræder) 2

Valg af FTR 2

Valg til Arbejdsmiljøorganisation (AMO) 2

Medarbejderrepræsentanternes vilkår 2

Frikøb af medarbejderrepræsentanter: HovedMED, FTR og TR, der fungerer som FTR 3

Indledning ‌

Medarbejderrepræsentanter er en samlet betegnelse for både tillidsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg, som ikke er tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter.

I nedenstående beskrives valg af medarbejderrepræsentanter og arbejdsmiljøorganisation.

Valg af tillidsrepræsentanter ‌

På hvert center og i Centralforvaltningen kan der vælges en tillidsrepræsentant pr. medarbejdergruppe, hvis den pågældende repræsenterer mindst fem medarbejdere.

Hvis medarbejderne ønsker det, og centrets ledelse er enig heri, kan der vælges flere end en tillidsrepræ- sentant pr. medarbejdergruppe pr. center og i Centralforvaltningen.

Udgør antallet af medarbejdere i en medarbejdergruppe mindre end fem, kan den pågældende gruppe udgøre enten et valgfællesskab med en tilsvarende gruppe på et andet center i forvaltningen eller søge bistand hos en tillidsrepræsentant for en anden medarbejdergruppe på centret.

To eller flere medarbejdergrupper kan indgå i valgforbund og tilsammen vælge en tillidsrepræsentant, som repræsenterer mindst fem medarbejdere.

Tillidsrepræsentanten vælges blandt medarbejdere med mindst ½ års ansættelse i kommunen. Elever og lærlinge er ikke valgbare. Valget anmeldes af personaleorganisationen over for Enhed for HR og Ser- vice. Kontoret bekræfter anmeldelsen over for organisationen inden 14 dage og underretter den lokale ledelse om det anmeldte tillidsrepræsentantvalg, idet der under særlige forhold kan optages drøftelse af valget mellem forvaltningen og organisationen. Dette kan gøres inden for en frist på tre uger efter or- ganisationens anmeldelse.

Det bør tilstræbes, at tillidsrepræsentanterne vælges for mindst to år ad gangen for at styrkes deres mu- lighed for at udføre deres tillidsrepræsentantarbejde.

Valg af suppleant (stedfortræder)

Der kan vælges en suppleant (stedfortræder) for hver medarbejderrepræsentant efter samme regler som nævnt for valg af tillidsrepræsentant og for fællestillidsrepræsentanten. Når de geografiske forhold på centret tilsiger det, kan der efter aftale vælges to eller flere suppleanter.

Suppleanten er omfattet af samme bestemmelse som tillidsrepræsentanter i forbindelse med afskedigel- ser. Under medarbejderrepræsentantens fravær indtræder suppleanten i medarbejderrepræsentantens øvrige rettigheder og pligter efter nærværende regler.

Suppleanter for skal træde i funktion, når tillidsrepræsentanten får midlertidigt forfald, typisk når tillids- repræsentanten er fraværende i en længere periode eks. på grund af sygdom, barsel, orlov med løn eller lignende.

Suppleanten træder også ind, hvis der opstår en akut situation på arbejdspladsen, hvor organisationens tilstedeværelse er påkrævet, men hvor tillidsrepræsentanten ikke kan være til stede. Suppleanten skal uden varsel kunne træde i tillidsrepræsentantens sted, hvorfor tillidsrepræsentanten har pligt til at holde sin suppleant opdateret om alle forhold af betydning for varetagelsen af tillidsrepræsentant- opgaverne. Tillidsrepræsentanten skal sikre, at suppleanten har umiddelbar adgang til alle informationer, materialer mm., som suppleanten kan få behov for ved tillidsrepræsentantens forfald

Valg af FTR ‌

De lokale afdelinger af personaleorganisationerne kan aftale, at der vælges en fællestillidsrepræsentant for medarbejdergrupperne til at varetage og forhandle fælles spørgsmål. Valg af fællestillidsrepræsentant sker af og blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter, som repræsenterer medarbejdergrupperne.

Valget af fællestillidsrepræsentant anmeldes til forvaltningen af den enkelte personaleorganisation. An- meldelsen skal ledsages af en beskrivelse af arbejdsdelingen mellem fællestillidsrepræsentanten og de enkelte tillidsrepræsentanter. Af beskrivelsen skal klart fremgå hvilke opgaver, der varetages af fællestil- lidsrepræsentanten, og hvilke opgaver der henhører under de enkelte tillidsrepræsentanters normale funktioner.

Valg til Arbejdsmiljøorganisation (AMO)‌

Valg af Arbejdsmiljørepræsentant

Arbejdsmiljørepræsentanten er valgt af alle ansatte i den afdeling eller det arbejdslederområde, der er indfattet i arbejdsmiljøgruppens ansvarsområde.

Arbejdsmiljørepræsentanten vælges for to år, eller indtil arbejdsfunktionen i det område, hvor ved- kommende er valgt, ophører.

I de tilfælde, hvor arbejdsmiljørepræsentantens ansættelse ophører eller er fraværende i en længere peri- ode, kan der vælges en ny. Vælges ny arbejdsmiljørepræsentant, har denne ret og pligt til arbejdsmiljø- uddannelse.

Medarbejderrepræsentanternes vilkår ‌

Lønforhold

Varetagelse af hvervet som medarbejderrepræsentant må ikke indebære indtægtstab. Medarbejderrepræ- sentanternes tillægsstørrelse fremgår af forhåndsaftalerne mellem BIF og de faglige organisationer.

Tid

Medarbejderrepræsentanter må anvende den tid, der er nødvendig til tillidshvervets forsvarlige udførel- se, når hensyn tages til arbejdspladsens størrelse og eventuelle lokale forhold.

Rammerne for opgaver og nødvendig tid til hvervet som tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og medarbejderrepræsentant i MED-udvalg skal aftales lokalt.

Tidsforbruget til hvervet er en del af arbejdsstedets drift. Den tid, der efter aftale skal gå til tillidshver- vet, skal modsvares af en tilsvarende reduktion af den pågældendes opgaver. Medarbejderrepræsentan- ten skal dog udføre sit hverv sådan, at det medfører mindst mulig forstyrrelse af pågældendes øvrige arbejde.

Såfremt en tillidsrepræsentant repræsenterer flere arbejdssteder, drøftes rammerne for opgaver og nød- vendig tid, mellem berørte chefer og tillidsrepræsentanten. De berørte centerchefer aftaler vilkår for intern udligning af tidsforbruget.

Faciliteter til rådighed

Medarbejderrepræsentanter skal i forbindelse med hvervet have adgang til pc og telefoni, herunder ad- gang til net og e-mail.

De praktiske forhold aftales nærmere mellem pågældende medarbejderrepræsentanter og centerledel- sen.

Transportgodtgørelse

Hvis et medarbejderrepræsentantområde omfatter flere adskilte arbejdssteder, ydes der medarbejder- repræsentanten transportgodtgørelse ved hvervets udførelse efter de regler, der gælder i forvaltningen. Det samme gælder, hvis medarbejderrepræsentanten tilkaldes uden for sin normale arbejdstid.

Der ydes tjenestefrihed efter reglerne i Rammeaftalen kapitel 3.

Frikøb af medarbejderrepræsentanter: HovedMED, FTR og TR, der fungerer som FTR ‌

Frikøb af FTR

Timerammen til hvervet som fællestillidsrepræsentant og tillidsrepræsentanter, der fungerer som fælles- tillidsrepræsentanter er aftalt udefra følgende beregningsmodel;

Xxxxx medarbejdere	Timekompensation
21 – 50 medarbejdere	50 t./år
51 – 100 medarbejdere	140 t./år
101 – 300 medarbejdere	420 t./år
301 – 500 medarbejdere	680 t./år
501 – 700 medarbejdere	920 t./år
701 – 900 medarbejdere	1.140 t./år
901 – 1.100 medarbejdere	1.340 t./år
1.101 – 1.300 medarbejdere -	1.520 t./år

Timerne kan efter aftale fordeles på flere tillidsrepræsentanter, såfremt funktionen er fordelt på flere. Berørte arbejdssteder kompenseres fra en central pulje.

Beregningsmodellen tager udgangspunkt i hvervet som fællestillidsrepræsentant og vil ikke hensigts- mæssigt kunne benyttes ved den lokale drøftelse om tid til tillidsrepræsentanthvervet.

Frikøb af medarbejderrepræsentanter i HovedMED

Timerammen til hvervet som medarbejderrepræsentant i HovedMED er aftalt til;

- Medarbejderrepræsentant i HovedMED - 180 t./år

- Næstformand i HovedMED - 20 t./år

Principper for frikøb

Timerne er opgjort i nettotimer, hvilket svarer til ca. 1.500 timer årligt for en fuldtidsansat medarbejder. Frikøbet betyder, at de berørte arbejdssteder kompenseres fra en central lønpulje.

De aftalte timerammer ændre ikke ved, at der fortsat er mulighed for, at medarbejderrepræsentanten anvender den tid, der er nødvendig til tillidshvervets forsvarlige udførelse.

Aftaler om timerammer m.v. skal være skriftlige.

Aftalen omkring frikøb kan opsiges med tre måneders varsel. Ved aftalens opsigelse optages forhand- ling af en ny aftale. Aftalen kan genforhandles uden forinden at være opsagt.

HovedMED drager omsorg for, at der løbende foretages en evaluering af, hvorledes aftalen virker i praksis.

Bilag 5 - Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens MED-organisation

BIFs HovedMED

AMG

CenterMED AMC

CenterMED JKA

CenterMED JKI

CenterMED CAB

CenterMED CBSI

CenterMED CKB

AMG

CenterMED JKU

CenterMED YDS

AMG

CenterMED Erhvervshuset

CenterMED CF

AMG

(Krum- tappen)

AMG

(Sdr. B +

Hejrevej)

Arbejdsmiljøgrupperne (AMG) har ansvaret for det daglige arbejdsmiljøarbejde og refererer til CenterMED.

Senest opdateret 23.02.2015

Document Metadata

Table of Contents

MED-AFTALE

Document Metadata