Til: MED-Kirurgisk Afdeling, Nykøbing F. Sygehus

Til: MED-Kirurgisk Afdeling, Nykøbing F. Sygehus

Fra: Formandskabet i MED-Hovedud- valget

Dato: 18. februar 2018

Medindflydelde ifbm. samarbejde vedr. kirurgi mellem Nykøbing F. Sygehus og Sjællands Universitetshospital

Medarbejdersiden i MED-Kirurgisk Afdeling på Nykøbing F. Xxxxxxx har rettet henvendelse til formandskabet i MED-Hovedudvalget med ønske om, at MED-Hovedudvalget vurderer om formalia og intentio- nerne i MED-aftalen er overholdt i behandlingen af den konkrete sag i MED.

Formandskabet har fået en vurdering fra MED-Hovedudvalgets sekre- tariat af de 4 spørgsmål, som er stillet til formalia i sagen:

• Indkaldelse til møde og fremsendelse af dagsorden

• Indhold i sagsfremstilling

• Tavshedspligt

• Referat

Brevid: 3494282

Koncern HR

Xxxxxx 00

4180 Sorø

Tlf.: 00 00 00 00

Dir.tlf.: 00 00 00 00

koncernhr @xxxxxxxxxxxxxxx.xx xxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx

Formandskabet har drøftet vurderingen og kan tilslutte sig konklusionen om, at formalia i MED-aftalen er fulgt i sagen.

1.Kort om baggrunden for sagen

I forbindelse med Sygehusplan 2010 er det forudsat, at Sjællands Universitetshospital har en særlig forpligtelse til at understøtte specialisering og faglig bæredygtighed på akutsygehusene til gavn for regionens ca. 830.000 borgere. Det gælder for alle sygehuse og særligt Nykøbing

F. Sygehus, som med ca. 160.000 borgere har et befolkningsgrundlag, der er lavere end Sundhedsstyrelsens anbefaling. Regionsrådet har med baggrund heri, sammenholdt med den aktuelle rekrutteringssituation, i driftsaftalerne for 2018 vedtaget, at Sjællands Universitets- hospital primo 2018 varetager den lægelige kirurgiske opgave på Nykøbing F. Sygehus.

Side 1

2. Overholdelse af formalia i sagen

• Indkaldelse til møde og fremsendelse af dagsorden

Der er indkaldt til ekstraordinært møde i MED-Kirurgisk Afdeling, Nykøbing F. Syge- hus onsdag den 31. januar 2018. Mødet afholdes torsdag den 8. februar 2018.

Sekretariatets vurdering:

Jf. bilag 9 (minimumsforretningsordenen):

Vedr. ordinære møder:

”Møde afholdes, når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt, dog mindst én gang i kvartalet […].

Stk. 2.

Indkaldelse til møde skal som udgangspunkt ske med 3 ugers varsel. Forslag til emner til dagsorden skal tilstilles formanden eller næstformanden senest 2 uger før mødet. Dagsorden udarbejdes af formanden og næstformanden i fællesskab og udsendes senest 1 uge før mødet, jf. dog særlige forhold iflg. aftalens § 7, stk.

2. Sager der vedrører sikkerhedsspørgsmål skal dog udsendes senest 10 dage før mødet.”

Vedr. ekstraordinære møder:

Region Sjælland MED-aftale beskriver ikke specifikt noget i forhold til ekstraordinære møder. Den beskriver dog rammen for information og drøftelse i §7.

§7, stk. 2.

”Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medar- bejdernes/medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller regionsrådets beslutninger.

[…]

”Et så tidligt tidspunkt” skal hensigtsmæssigt være 10 - 14 dage før et møde, en beslutning, effektuering eller lignende, jf. arbejdsmiljølovens bestemmelser her- for.

Mødet indkaldes samtidig med, at dagsorden fremsendes den 31. januar 2018. dvs. en uge før mødet. Næstformanden har været inddraget i udarbejdelse af dagsorden.

Sekretariatets konklusion:

Formalia er overholdt i forhold til indkaldelse af møde og fremsendelse af dagsorden.

• Indhold i sagsfremstilling

Sekretariatets vurdering:

Sagsfremstillingen beskriver:

1. Baggrund

2. Fremtidig model

3. Trinvis implementering

4. Personale og MED-proces

5. Rokadeændringer på Nykøbing F. sygehus.

6. Organisation på Nykøbing F. Sygehus.

Forud for mødet retter MED-kirurgisk afdeling henvendelse til formandskabet i Om- råde-MED for Nykøbing F. Sygehus med 21 konkrete spørgsmål til forandringen.

Spørgsmålene angår organisering, budget, personalereduktioner og den mere prakti- ske forankring af opgaverne mellem Sjællands Universitetshospital og Nykøbing F. Sygehus. Tilbagemelding på henvendelsen var, at de fleste af spørgsmålene ikke kunne besvares, da der ikke var truffet endelig beslutning om det påtænkte formalise- rede samarbejde mellem Nykøbing og Sjællands Universitetshospital. Det er meddelt medarbejdersiden, at man vil blive mere konkret om rokadeændringer på Nykøbing F. Sygehus efterfølgende, og at løsningen vil blive drøftet på relevante møder i MED i en efterfølgende proces.

Sekretariatets konklusion

I forhold til et eventuelt samarbejde mellem Nykøbing F. Sygehus og Sjællands Uni- versitetshospital vurderer sekretariatet, at sagsfremstillingen er dækkende og fuldt ud belyser sagen.

I forhold til en ny intern organisering på Nykøbing F. Sygehus (punkt 5 i sagsfremstil- lingen) vil der være en efterfølgende MED-proces ved Nykøbing F Sygehuse om den fremtidige interne organisering. Dette blandt andet set i lyset af de 21 spørgsmål, der ikke kunne besvares i møderne om samarbejdet mellem Sjællands Universitetshospi- tal og Nykøbing F. Sygehus.

• Tavshedspligt

MED-udvalgene er pålagt tavshedspligt, og er dermed anmodet om, at sagen behand- les med fortrolighed i henhold til MED-aftalen.

Sekretariatets vurdering:

Jf. bilag 9 (minimumsforretningsordenen):

Ӥ 5. Tavshedspligt

Medlemmerne kan frit referere fra udvalgets møder. I særlige situationer kan det være nødvendigt at annoncere tavshedspligt. Eventuel tavshedspligt an- nonceres forud for sagens behandling. I de særlige tilfælde, hvor man har aftalt tavshedspligt, ophører tavshedspligten ikke ved, at den pågældende ophører med at være medlem af MED-udvalget”

Tavshedspligt er annonceret i sagsfremstillingen og ved møderne.

Medarbejdersiden nævner i henvendelse til sygehusdirektør Xxxxx Xxxxxx Xxxx, at man med tavshedspligten ikke har mulighed for at drøfte sagen med de berørte medar- bejdere, og dermed ikke har det fornødne grundlag for en grundig drøftelse af sagen i MED-udvalget.

Sekretariatet vurderer, at da samarbejdet i MED bygger på repræsentation, skal med- arbejderne kunne tegne kollegernes interesser og holdning til den givne sag, uanset at de ikke har haft mulighed for at drøfte sagen med kollegerne. Hertil kommer, at der – som beskrevet ovenfor – bliver en efterfølgende MED-proces, der konkretiserer imple- menteringen.

Sygehusdirektøren har vurderet, at der er en særlig situation og har fundet det nødven- digt med tavshedspligt. Næstformanden har været orientering om dette forud for ind- kaldelse til mødet.

Sekretariatets konklusion:

Formalia er overholdt i forhold til tavshedspligten.

• Referat

Medarbejdersiden peger på, at der kun er ca. 1 døgn til at formulere høringssvar - fra mødet er holdt til referat skal foreligge.

Medarbejdersiden frygter også, at synspunkterne i referatet fra det ekstraordinære MED-udvalgsmøde ikke på nogen måde kommer til at indgå i grundlaget for den en- delige beslutning om samarbejde.

Sekretariatets vurdering:

Jf. bilag 9 (minimumsforretningsordenen):

§ 4. Referat

Referatet udsendes senest 14 dage efter et møde er afholdt. Referatet godkendes af formand og næstformand og forelægges til endelig godkendelse på det føl- gende møde. Referatet skal indeholde udvalgets og repræsentanternes navne, dagsorden for det aktuelle møde, konklusioner og beslutninger. I tilfælde af uenighed kan parterne tilføre referatet deres begrundelser.

Sekretariatet vurderer, at det er et fælles opgave at bidrage til, at høringssvar kan indgå i beslutningsgrundlaget, uanset at tidsfristen er kort.

Det lykkedes også MED-Kirurgisk afdeling, at formulere høringssvar indenfor tidsfri- sten.

Sekretariatets konklusion:

Formalia er overholdt i forhold til referatet, der kan indgå som høringssvar i den vi- dere behandling af sagen.