Vejledning til ansættelseskontrakt for direktører

Vejledning til ansættelseskontrakt for direktører

Indledning

Ansættelseskontrakten og vejledningen skal anvendes samlet som et vejledende værktøj for den enkelte bestyrelse, og skal betragtes som et forslag til en standardkontrakt, der naturligvis bør tilpasses den enkelte boligorganisations behov og ønsker.

Vejledningen giver på en række områder en uddybende beskrivelse af ansættelseskontraktens enkelte punkter.

§ 1. Tiltrædelse

Stillingsbetegnelse

En direktør indgår som en integreret del af organisationens øverste ledelse. Hvis stillingen reelt repræsenterer den øverste ansvarlige daglige ledelse og de dermed forbundne beføjelser (ansvar og kompetence) til at træffe beslutninger om virksomhedens daglige drift, er en direktør ikke omfattet af det arbejdstagerbegreb, der anvendes i en lang række beskyttelseslove, som funktionærloven, ferieloven m.fl. Der er dog intet til hinder for i en ansættelseskontrakt at aftale beskyttelse i henhold til de enkelte paragraffer i funktionær- eller ferieloven m.fl. Dette skal blot udtrykkeligt anføres i kontrakten.

Prøvetid

Prøvetidens længde afhænger af, hvor meget man har gjort ud af at lære hinanden at kende gennem samtaleforløbet forud for ansættelsen. Forudsat at de faglige kvalifikationer er til stede, er det primært prøveperiodens formål at afprøve 'kemien'.

I henhold til funktionærloven andrager en normal prøvetid 3 måneder. For den øverste administrative leder må en længere prøvetid på f.eks. 6-12 måneder, anses for at være rimelig for begge parter. Det gensidige opsigelsesvarsel i prøvetiden bør være min. 1 måned.

Arbejdstid

Der nævnes ingen fast arbejdstid, idet der i kontraktens § 2 anføres, at direktøren stiller hele sin arbejdskraft til rådighed. Med de tillagte ledelsesbeføjelser følger, at forretningsføreren nødvendigvis skal være til stede og til rådighed såvel indenfor som udenfor den normale arbejdstid, når det er nødvendigt for en forsvarlig drift.

§ 2. Ansvar og kompetence

Bestyrelsen har det overordnede økonomiske og juridiske ansvar, herunder for at organisationen ledes efter vedtægterne og den til enhver tid gældende lovgivning.

Bestyrelsen fastlægger retningslinier for den daglige ledelse. I hovedoverskrifter skal direktøren bære ansvaret og kompetencen for:

* den daglige ledelse (herunder edb-sikkerhedsforanstaltninger).

* at bogførings- og årsregnskabsloven samt de i Lov om almene boliger nævnte krav om regnskabsaflæggelse m.m. efterleves.

* at øvrige regler efter Lov om almene boliger og Xxx om leje m.v. efterleves.

* at der sker en betryggende formueforvaltning.

Opmærksomheden henledes også på Den Kooperative Hovedaftale og Virksomhedsnævnsaftalen som følge af medlemskabet i Det kooperative Fællesforbund.

Alle spørgsmål af ekstraordinær karakter eller af stor betydning skal af forretningsføreren forelægges for bestyrelsen.

Det anbefales, at der udarbejdes en stillingsbeskrivelse for direktøren, der i mere eller mindre detaljeret grad beskriver rammerne for forretningsførerens daglige ledelsesbeføjelser m.m.

Pressen

Enhver henvendelse fra eller til pressen udøves efter retningslinier fra bestyrelsen.

Prokura

Ligeledes anbefales det, at der udarbejdes en prokura, der beskriver direktørens ret og omfang såvel alene som sammen med andre til at underskrive og forpligte selskabet/foreningen og afdelinger.

Normalt kan enten den samlede bestyrelse eller to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren forpligte boligorganisationen og afdelinger.

Det pointeres, at der gælder særlige prokuraregler for tinglysningsdokumenter i forbindelse med køb, salg og pantsætning af fast ejendom.

§ 3. Lønforhold

Vejledningen indeholder ingen oplysninger eller anvisninger på lønniveau. Lønnen bør tilpasses således, at den ikke overstiger, hvad der er rimeligt og passende for en organisation sammenlignet med aktuelle opgaver og omfang.

Det skal præciseres, om lønnen betales månedsvis forud eller bagud, ligesom det er vigtigt at anføre, hvorvidt lønnen indeholder boligorganisationens andel til en aftalt pensionsordning.

Pensionsforhold

Aftale om pensionsordning skal indeholde en formulering af den enkelte parts bidragsandel, ligesom det klart skal fremgå, om organisationens andel ydes indenfor eller udover den fastlagte løn.

Fri telefon m.m.

Det må antages at være normal kutyme, at direktøren har fri telefon. Det følger af behovet for, at kunne kontakte direktøren udenfor normal arbejdstid, og fordi direktøren må forventes at have et væsentligt tjenstligt telefonforbrug fra hjemmet.

”Frynsegoder”

Generelt skal det tilrådes, at aflønningen finder sted ved den almindelige lønfastsættelse, og at der ikke aftales særlige 'frynsegoder', der alene kan opfattes som et løntillæg.

Kørselsordning

Sædvanligvis aftales en kørselsordning, hvor kørsel i egen bil afregnes efter de til enhver tid gældende regler fastsat af Ligningsrådet.

Bil til rådighed

Såfremt der er et stort tjenstligt kørselsbehov, og bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt, kan det alternativt aftales, at der for boligorganisationens regning stilles en bil til rådighed for direktøren. Det skal præciseres i hvilken prisklasse, og hvornår en eventuel udskiftning kan finde sted.

Kørsel i udlandet sker normalt for egen regning.

Alternativ formulering:

Der stilles en bil til rådighed for direktøren, og boligorganisationen afholder samtlige udgifter hermed bortset fra privatkørsel i udlandet.

Bilens anskaffelsessum, der reguleres med nettoprisindekset, må ikke overstige kr. ________. Det er samtidig vedtaget, at bilen kan udskiftes hvert __ år, eller når den har kørt __________ kilometer.

Xxxxxxx der bil til rådighed, bør det anføres, at direktøren er forpligtet til fra opsigelsestidspunktet/ved ansættelsesforholdets ophør uanset årsag, at tilbagelevere bilen til boligorganisationen.

Tilbageholdelsesret

Direktøren kan ikke udøve tilbageholdelsesret i bilen for noget krav, han måtte have mod selskabet.

Skattemæssige konsekvenser

De skattemæssige konsekvenser for direktøren vedrørende frynsegoder m.m. er boligorganisation uvedkommende. Boligorganisationen følger de til enhver tid gældende regler om indberetningspligt m.m. til myndighederne.

Den samlede lønsum

Før en ansættelseskontrakt tiltrædes, bør bestyrelsen undersøge og sikre sig, at værdien af direktørens samlede lønsum (dvs. summen af den aftalte årsløn, pensionsordning, fri telefon, fri bil, forsikringsordninger, fratrædelsesordninger m.m.) ikke overstiger, hvad der er rimeligt og passende for en boligorganisation med de aktuelle og fremtidige opgaver samt omfang.

§ 4. Andre udgifter

Direktøren følger i almindelighed organisationens til enhver tid gældende regler om refusion af afholdte udgifter i forbindelse med repræsentation, møder og lignende mod aflevering af originalbilag. Bestyrelsen kan fastsætte nærmere retningslinier for påtegning/attestation af sådanne bilag.

§ 5. Forsikringsforhold

Direktøren vil normalt være omfattet af den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Ønsker organisationen at tegne en ulykkesforsikring, må dette ske særskilt.

Hvis der ikke aftales tegning af en ulykkesforsikring, kan paragraffen udgå.

Såfremt parterne aftaler, at der skal tegnes en heltidsulykkesforsikring, skal dæknings summen aftales. Det anbefales at kontakte sit forsikringsselskab.

Såfremt en forsikring tegnes, og det anføres, at forsikringssummen tilfalder direktørens nærmeste pårørende som begunstigede, anses de i rækkefølge at være:

Ægtefælle, registreret samlever og børn som værende indsat. Såfremt intet anføres, udbetales summen til boet.

§ 6. Efteruddannelse

Direktøren er normalt berettiget til en i forhold til stillingen passende efteruddannelse, og bør i hvert enkelt tilfælde drøfte dette med bestyrelsens formand.

§ 7. Ferie

Kutyme er, at direktøren følger ferielovens bestemmelser om ferie og feriegodtgørelse. Tiltræder direktøren midt i året, er han berettiget til en forholdsmæssig del af den aftalte ferie.

Såfremt stillingen indebærer betydeligt merarbejde, eksempelvis i form af omfattende mødevirksomhed udenfor normal arbejdstid eller lignende, kan direktøren som kompensation herfor forhandle sig til en længere ferie end anført i ferieloven. Ferie afholdes under hensyntagen til selskabets interesser, og aftales med bestyrelsesformanden.

§ 8. Sygdom

Tidsperioden for et længere sygdomsfravær eller ved varig svaghed, der gør direktøren forhindret eller uegnet til at udføre den virksomhed, hans stilling kræver, bør i kontrakten tidsangives. En retningslinie for selskabets opsigelsesmulighed kunne være 1 måned pr. påbegyndt ansættelsesår, min. 3 måneder, max. mellem 6 og 12 måneder.

§ 9. Tavshedspligt

Som for enhver anden medarbejder gælder tavshedspligten også for direktøren. Det kan yderligere præciseres, at alt boligorganisationen tilhørende materiale skal tilbageleveres boligorganisationen ved fratrædelsen uanset årsagen.

§ 10. Ophør

Det bør anføres i kontrakten, hvornår direktøren automatisk og uden yderligere opsigelsesvarsel skal forlade sin stilling, når en bestemt alder opnås. Dette giver begge parter mulighed for uden overraskelse at planlægge og indrette sig med henblik på fremtiden.

Opsigelse

Udover prøvetiden bør der aftales et gensidigt opsigelsesvarsel, eksempelvis 1 måned pr. påbegyndt ansættelses år, min. 3 måneder og max. 12 måneder.

§ 11. Fratrædelsesgodtgørelse

Det er helt op til boligorganisationen, om man vil indgå aftale om fratrædelsesgodtgørelse.

Fratrædelsesgodtgørelse aftales under forudsætning af, at der ikke er tale om misligholdelse fra direktørens side.

Alternativ godtgørelse

Alternativt kan der henvises til funktionærlovens § 2a, hvori anføres, at såfremt en funktionær, der uafbrudt har været beskæftiget i samme virksomhed i 12, 15 eller 18 år opsiges, skal arbejdsgiveren udrede et beløb svarende til h.h.v. 1, 2 eller 3 måneders løn.

Vælger boligorganisationen at lade ansættelsesforholdet ophøre uden at angive en egentlig årsag, kan der aftales en fratrædelsesgodtgørelse, eksempelvis svarende til 1 måneds løn for hvert hele år ansættelsen har bestået, alternativt et fast beløb svarende til et bestemt antal månedslønninger.

Fratrædelsesgodtgørelsen bør altid maksimeres - eksempelvis til højst 6 måneders løn.

§ 12. Misligholdelse

Misligholdes det aftalte ansættelsesforhold, kan ansættelseskontrakten ophæves omgående og uden varsel, hvorved ansættelsesforholdet omgående ophører. Klausulen har gensidig virkning.

§ 13. Tvister

Tvister og uoverensstemmelser m.m. afgøres efter bestemmelserne i Den Kooperative Hovedaftale.

Gennem medlemskabet i BL Danmarks Almene Boliger er medlemmerne forpligtet til at efterkomme aftaler mellem Landsorganisationen i Danmark og Det Kooperative Fællesforbund om fremgangsmåden ved behandling af faglig strid og interessetvister. Det er derfor af betydning, at den kommende forretningsfører gøres bekendt med indholdet i Den Kooperative Hovedaftale m.m.

§ 14. Kontrakten

Parterne underskriver 2 enslydende ansættelseskontrakter, og modtager hver et eksemplar. Hvor der i ansættelseskontrakten refereres til særlige bilag eller bekendtgørelser, bør disse udleveres. Herudover må det anbefales at overdrage kopier af forskellige andre dokumenter, hvis indhold bestyrelsen mener, det er hensigtsmæssigt at bringe til den kommende forretningsførers kendskab.

Afsluttende bemærkninger

Som afsluttende bemærkning skal det understreges, at såvel ansættelseskontrakten som vejledningen er tænkt som værktøjer for den enkelte bestyrelse. Materialet er kun vejledende.

I konkrete ansættelsessituationer står BL Danmarks Xxxxxx Xxxxxxx naturligvis til rådighed med yderligere vejledning og rådgivning.