EASY-P version 16

Baggrund: Da der i forbindelse med registrering af tillæg ofte opstår fejl i data i forhold til sammenhængen mellem tillæg og den foranliggende aftale, er der udviklet nye faciliteter for at gøre det lettere at registrere tillæg, og dermed at sikre højere datakvalitet.

Faciliteterne gælder for aftaler (ikke for PiU og skolepraktik).

1.1Registrering af tillæg på samme godkendelse

Ved registrering af tillæg til uddannelsesaftale på samme godkendelse, eksempelvis A-tillæg (ændret periode) eller D-tillæg (påbygning), fremsøges i PA01 den aftale, der skal oprettes tillæg til. Aftalen afsluttes på vanlig vis med den relevante dato og afslutningsårsag, der passer til tillægget.

Nyt: For oprettelse af tillæg skal du nu højreklikke og vælge ”Opret tillæg på samme godk.”

Herefter åbnes PA01 i tilstanden ”…OPRETTELSE AF TILLÆG…” så længe man er i gang med at registrere tillægget:

Tillægget arver automatisk følgende oplysninger fra den foranliggende aftale: ”Obl.type”, ”Version”, ”Adgangsvej”, ”Elevtype”, ”Arr.skole”, ”Arkivskole” samt eventuelle supplerende aftaletyper.
Derudover vil tillæggets startdato være udfyldt med dagen efter foranliggende aftales slutdato.
Ved registrering af B-tillæg (ændr. ejerforh.) og C-tillæg (ændr. spec. o.a.), vil forrige aftales oprindelige slutdato automatisk arves til tillægget, således at perioden inkl. tillæg svarer til forrige aftales periode uden tillæg.
Den supplerende aftaletype, som svarer til afslutningsårsagen på forrige aftale, vil være foreslået på tillægget. Er aftalen foran fx afsluttet med afslutningsårsag
- 1109 Ændret speciale el.lign. (C-tillæg), fødes den suppl. aftaletype
- 1064 C-tillæg (ændret speciale o.a.) automatisk på tillægget.

Samme princip gælder for B-tillæg og E-tillæg, at forrige aftales afslutningsårsag giver tillægskoden på tillægget.

For aftaler afsluttet med 1108 A-tillæg (ændret periode) eller 1111 D-tillæg (Påbygning ændret periode) udfyldes den supplerende aftaletype for tillæg dog ikke, idet der er flere supplerende aftaletyper, der passer til afslutningsårsagen, og EASY-P dermed ikke kan vide, hvilken en der er korrekt at foreslå i den givne situation.

Det er muligt at ændre i de data EASY-P foreslår, fx at tilføje flere supplerende aftaletyper.

Når tillægget er gemt forsvinder teksten ”Oprettelse af tillæg”, og erstattes af ”TILLÆG” i højre margen:

Samtidig bliver det muligt at bladre mellem aftale og tillæg på knapperne ”Forrige” og ”Næste”:

For at oprette tillæg, skal der være en afslutningsårsag på forrige aftale (eller den skal slutte ud i fremtiden). Det er fremover kun muligt at oprette tillæg via denne funktionalitet.

1.2 Registrering af tillæg på anden godkendelse

Ved registrering af tillæg til uddannelsesaftale på anden godkendelse, eksempelvis B-tillæg (ændr. ejerforh.) eller C-tillæg (ændret spec.), fremsøges den aftale i PA01, som der skal oprettes tillæg til.

Aftalen afsluttes på vanlig vis med den relevante dato og afslutningsårsag, der passer til tillægget.

Nyt: For oprettelse af tillæg skal du nu højreklikke og vælge ”Opret tillæg på anden godk.”

Herefter fremsøges den nye godkendelse, som tillægget skal oprettes på. Fra PG01 højreklikkes og vælges ”Opret tillæg”.

PA01 åbnes nu i tilstanden ” …OPRETTELSE AF TILLÆG…””. EASY-P husker oplysningerne fra den oprindelige aftale og forududfylder automatisk de mulige oplysninger, på samme måde som ved oprettelse af tillæg på samme godkendelse, beskrevet i afsnit 1.1 herover.

1.3Ændring af oplysninger på tillæg

Hvis der ændres i oplysninger, der er krævede for at tillægget er validt gives advarsel eller fejlmeddelelse.
Fjernes supplerende aftaletype, der angiver det er et tillæg, kommer advarsel om, at man er i gang med at ændre en aftale til ikke at være et tillæg.
Hvis supplerende aftaletype ændres til ikke at matche afslutningsårsag på foranliggende aftale, kommer fejlmeddelelse om hvorfor tillægget ikke er validt.
NB:
- Hvis startdato ændres på tillæg, kommer advarsel om, at slutdatoen på foranliggende aftale samtidig automatisk ændres til dagen før tillæggets startdato (hvis aftale og tillæg er korrekt registreret og du er arkivskole for begge)..
- Ændres slutdatoen på en aftale, som har et efterfølgende tillæg, gives advarsel om, at startdato på tillæg automatisk ændres til dagen efter den nye slutdato (hvis aftale og tillæg er korrekt registreret og du er arkivskole for begge).

1.4Definition af tillæg

For at EASY-P opfatter en aftale som et gyldigt tillæg, skal følgende gælde:

Aftalen skal være en aftale på et lærested (dvs. ikke skolepraktik og PiU)
Aftalen skal have en supplerende aftaletype (tillægskode) der betegner et tillæg (dvs. en supplerende type med ”Ja” i kolonnen ”Tillægskode” i vinduet PT02 ”Aftaletyper”)
Aftalen skal ligge umiddelbart efter (det vil sige dagen efter) en anden (ikke annulleret og ikke underkendt) aftale på samme CPR-nummer (som også er en aftale på et lærested).

1.5Flere oplysninger på de supplerende aftaletyper

For at styre ovenstående automatik, er de enkelte aftaletyper, som vises i vinduet PT02, nu blevet beriget med følgende nye data:

Hvilke aftaletyper betegner tillæg? Dette ses i den nye kolonne ”Tillægskode?”
Hvilke afslutningsårsager kræves (på foranliggende aftale) for at påg. aftaletype er ok på tillæg? Dette ses i den nye kolonne ”Afsl.års.kode”. Fx er de supplerende aftaletyper 1058, 1059 og 1062 ok på tillæg til aftaler afsluttet med afslutningsårsag 1108
Må denne tillægskode sættes på et tillæg, hvis der er tale om CVR-nr. skift mellem foranliggende aftale og tillæg? Dette ses i den nye kolonne ”Må CVR-nr. skifte?”. Det er således i orden at bruge B-, E- og (i sjældne tilfælde C-)tillæg, hvis CVR-nr. skifter mellem aftale og tillæg, hvorimod det ikke er i orden på A- og D-tillæg.

Hvilke supplerende aftaletyper kopieres automatisk med fra foranliggende aftale til tillæg? Dette ses i den nye kolonne ”Kopiér til tillæg”. Et ”Ja” betyder, at hvis aftalen fx har den suppl. aftaletype 1009, så kopieres denne automatisk med til tillægget.

1.6Flere oplysninger på afslutningsårsagerne

For at styre ovenstående automatik, er de enkelte afslutningsårsager, som vises i vinduet PT10, nu blevet beriget med følgende nye data:

Hvilke afslutningsårsager kræver efterfølgende tillæg? Dette ses i den nye kolonne ”Tillægskode?” Fx skal der oprettes et B-tillæg til en aftale, der afsluttes med 1105 Virksomhedsoverdragelse.
For hvilke afslutningsårsager skal EASY-P automatisk foreslå en slutdato på det nye tillæg? På B-, C- og E-tillæg antages det at den samlede aftalevarighed ikke ændres som følge af tillægget og derfor foreslår EASY-P den forrige aftales oprindelige slutdato på tillægget.
På A- og D-tillæg, hvor perioden netop ændres, foreslår EASY-P ikke en slutdato på tillægget.

2Regler for skift af arkivskole

Hidtil har man kunne ”stjæle” aftaler ved at skifte arkivskole. Fremadrettet kan man i stedet ”give dem væk” således:

Hvis man er arkivskole for en aftale, sætter man aftalestatuskode 1148 ”Må flyttes til anden arkivskole” på aftalen. Herefter kan andre skoler opdatere arkivskolen til egen skole. Når dette er gjort, ”dimmes” arkivskolefeltet og kan ikke opdateres (med mindre den nye skole igen udstyrer aftalen med statuskode 1148).

Man kan af aftalens statuskoder se hvem der har skiftet arkivskole og hvornår.

3Aftalestatuskode 7000 ” Manuelt markeret til AUB-præmie”: Nye regler

For at undgå at skulle skifte arkivskole for manuelt at markere en aftale til præmierig med statuskode 7000, kan alle skoler nu registrere kode 7000 på en aftale.

7000 kan kun registreres, hvis den ikke findes i forvejen og kan kun slettes af den skole, som har registreret den. Hvis man ikke er arkivskole for aftalen, får man en advarsel.

4Ændringer i PSA1 Aftalesøgning

Der er ændringer på nedenstående områder:
”Skole” og ”Udlagt skole”

Disse søgekriterier er udvidet, så der kan angives flere skolenumre ad gangen, adskilt af komma (i værdilisten kan dog kun vælges ét skolenummer ad gangen).

Søgning på ”Udlagt skole” kan kun bruges i.f.m. søgning på skolepraktik. Hvis flere skolenumre angives i ”Skole” eller i ”Udlagt skole”, dimmes felterne til søgning på DS-afdeling, idet en DS-afdeling kun hører til ét skolenummer.

4.1Nyt felt ”FU for udd.”

Dette nye kriterium ”FU for udd.” giver mulighed for at søge efter praktikforhold på uddannelser hørende til et givent fagligt udvalg. Fx hører både uddannelse 1340 Tagdækker og 1380 Anlægsstruktør under FU nr. 37 for Struktør, Brolægger og Tagdækker. Anvendes FU-nr. 37 som kriterium i ”FU for udd.”, slipper man for at lave både en søgning på uddannelse 1340 og en på 1380.

Man kan også vælge at angive et ”paraply-nr.” i ”FU for udd.”, fx nr. 92, som dækker 5 faglige udvalg under Byggeriets uddannelser. Herved søger man efter praktikforhold på alle de uddannelser, som hører under Byggeriets Uddannelser.

4.2Søgekriteriet ”FU-nr.” har skiftet navn til ”FU for aftale”

For at skelne de to søgekriterier vedr. FU-nr. fra hinanden, har søgekriteriet ”FU-nr.” skiftet navn til FU for aftale”.

I aftalevinduet PA01 kan man nemlig registrere et FU-nummer på en aftale, hvilket typisk registreres for individuelt tilrettelagte forløb. FU-nr. registreres i dette felt i PA01:
Ved samme lejlighed er værdilisten til faglige udvalg i PSA1 byttet ud med en pænere værdiliste (fra SA02 sager). Se eksempel længere oppe.

5PA02 ”Opret mange aftaler”: Nu kan både aftaler med elevtype og med adgangsvej oprettes

Vinduet PA02 har givet forvirrende meddelelser, når man har forsøgt at oprette mange aftaler ad gangen med adgangsvej (dvs. på ikke-reform versioner). Dette er nu ændret, så der både kan oprettes aftaler med elevtype og aftaler med adgangsvej.

6Elever gøres ikke længere automatisk søgende, hvis SKP afsluttes samme dag den udløber

Med EASY-P’s leverance i juni blev det indført, at hvis man satte en afslutningsårsag på igangværende skolepraktik, så blev eleven straks gjort søgende igen, idet elever med igangværende skolepraktik skal have status som praktikpladssøgende.

Imidlertid gav dette anledning til, at der pludselig var lidt for mange praktikpladssøgende, hvis man ikke fik gjort eleverne ikke-søgende igen, når skolepraktikken udløb og aftalen startede. Af den årsag blev specialsøgningen P-007 ”Søgende elever med igangværende uddannelsesaftale” oprettet i EASY-P, så man jævnligt kan finde disse elever og gøre dem ikke-søgende (hvis de skal være det). Det nye er, at EASY-P ikke længere automatisk gør en skolepraktikelev søgende igen, hvis man sætter afslutningsårsag på skolepraktikken samme dag som den udløber. Derved skulle mængden af praktikpladssøgende elever med igangværende uddannelsesaftale gerne reduceres

7Sager i FU04 FU Sagskartotek er flyttet til SA02 Sager - og FU04 lukker

Sager oprettet af faglige udvalg i FU04 er nu automatisk oprettet som Sager i SA02, således at der nu kun er ét sted i EASY-P at arbejde med sager. Der er fortsat kigge-adgang til FU04, hvor det nye SA02-sagsnummer kan ses, så sagen kan slås op i SA02. FU04 vil blive lukket helt med en kommende leveranvw.

Eksempel på sag fra FU04, som er konverteret til SA02. Xxxxxxxx skal illustrere hvor de enkelte FU04-oplysninger er at finde i SA02. Grøn farve er eksempelvis brugt på virksomhedsoplysninger i begge vinduer:

Af SA02’s aktivitetsfaneblad fremgår endvidere, at sagen er konverteret fra FU04:

I FU04 er der ikke en ejer af en sag, hvorfor den bruger, som senest har opdateret sagens tekst eller afgørelse i FU04, er oprettet som ejer af sagen i SA02. Hvis en sådan ikke har kunnet findes frem, har STIL valgt en bruger fra påg. faglige udvalg som ejer af sagen.

De FU04-sager, som var afsluttet har også fået status ”Afsluttet” i SA02. Øvrige sager har fået status ”Igangværende” i SA02.

Alle FU-brugere, som har oprettet sager i FU04, opfordres til at tjekke om disse er korrekt overført til SA02 inden STIL lukker for FU04. Især sager, som endnu ikke er afsluttede.

8FU05 Svendeprøve

8.1Praktikforholdets elevtype vises nu i faneblade og flettefil

Elevtypen på praktikforholdet vises nu i FU05’s elevfaneblad og i bevisfanebladet. Endvidere er elevtypen med i bevisflettefilen i kolonne W. Hvis praktikforholdet er stykket sammen er flere stumper (fx af tillæg), vises elevtypen fra sidste aftalestump.

8.2 Ny knap: ”8. Bevisflettefil og afslut svendeprøve for markerede elever (6+7)”

Nederst i FU05’s bevisfaneblad er knap 6 og 7 nu blevet suppleret med knap 8:

Knap 6 danner en flettefil med de markerede elever
Knap 7 afslutter svendeprøven for de markerede elever (med flueben i boks uden ledetekst), hvilket betyder følgende:
- Eleven får ”Ja” i feltet ”Bevis udstedt”
- Feltet ”Dato” sættes til ”Dags dato”
- Elevens aftale markeres med aftalestatuskode 1147, som betyder at den automatisk må afsluttes med 1101 ”Afsluttet udlært”
Den nye Knap 8 gør begge dele

9FU08 Søgning på holdnavn

Det er nu uden betydning om man bruger små eller store bogstaber, når man søger efter et hold på baggrund af holdnavn.

10CPR-kvittering: Mere afsløres nu i adviseringen

Hidtil har en CPR-kvittering set omtrent således ud i vinduet PN02 Nyheder, hvilket betyder, at man har skullet helt om på EASY-P’s værktøjsside for at se indholdet af kvitteringen:

Fremadrettet afsløres mere i kvitteringen allerede i PN02, nemlig følgende:

For 6 personer, som har relation til din skole, er der modtaget nedenstående opdateringer på fra CPR-registeret:
3 elever har fået status "Udrejst"
2 elever har fået status "Forsvundet"
1 elever har fået status "Død"

Adviseringen går til arkivskolen for elever med igangværende eller fremtidige praktikforhold. Har eleven ikke det, sendes adviseringen til arrangerende skole på nyeste skoleforløb. Alternativt sendes til elevens kontaktskole.

11Erfagrupper og oprydningsansvarlige

Der er kommet nyt vindue ved navn ”PB05 Erfa-grupper” under menuen Autorisation. Tanken med vinduet er:

At skabe et grundlag for kontakt mellem brugerne af EASY-P mhp. gensidig hjælp
At kunne sende mail til alle brugere i en erfa-gruppe p.b.a. email-adresser i flettefilen
For skolernes og de faglige udvalgs EASY-P brugere, at have et overblik over hvilke erfa-grupper som findes.
At kunne se hvem der deltager i hvilke erfa-grupper og
At kunne se hvilke brugere på skolerne, som er oprydningsansvarlige i forhold til EASY-P

11.1PB05 Erfa-grupper

Eksempel fra testmiljøet:

Øverst ses navn på ERFA-gruppe. Se flere ved at have erfa-gruppe blokken markeret og trykke pil-ned. Navn på erfagruppe-ansvarlige vises.
I notatfeltet kan erfagruppe-relevante noter anføres.
I blokken ”Skole / FU” vises de skoler og faglige udvalg, som har deltagere i erfa-gruppen.
I nederste blok ”Brugere” vises de EASY-P brugeres, som hører til erfa-gruppen. Bed en EASY-P konsulent rette dit navn, tlfnr. eller email, hvis dette ikke er korrekt.
Der har indsneget sig et nyt felt ”Oprydningsansvarlig”. Tanken med dette er, at når STIL laver udtræk på EASY-P data for at m.h.p. at holde datakvaliteten, så er der én person på skolen at henvende sig til og som kan videresende til relevante kolleger.
- ”1” betyder at man er den primært oprydningsansvarlige på skolen og
- ”2” betyder at man er den sekundært ansvarlige

Ved tryk på knappen ”Flettefil” får du direkte i regneark en oversigt over deltagerne i erfa-gruppen.

Her og nu er det EASY-P konsulenterne og STIL, som kan oprette erfa-grupper og som kan vedligeholde oplysninger om brugerne. Dette vil ske løbende i den kommende tid.

11.2PB01 Brugere: Ny oplysning om oprydningsansvarlige på skolen

For at kunne se hvem på skolen, som er oprydningsansvarlig(e), er der tilføjet en kolonne til formålet yderst til højre i vinduet PB02 Brugere”:

Nederst i PB01 kan man se hvilke(n) erfagruppe(r) brugeren er med i, i dette test-eksempel i erfagruppen ”Midt HS”:

Document Metadata

Table of Contents

EASY-P version 16

Document Metadata