BILAG 4: SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)
BILAG 4: SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)
AARHUS UNIVERSITET
Marts 2017
Præambel
- Denne SLA er et tillæg til Rammeaftalen vedrørende biblioteksdrift ved Aarhus Universitet SLA’en beskriver Det Kgl. Biblioteks (herefter KB) biblioteksydelser efter følgende skabelon:
Ydelse: Betegnelse for den pågældende ydelse
Kort beskrivelse: Sammenfattende beskrivelse af ydelsen med fokus på formål
Aftager: Angivelse af aftagere/målgrupper for ydelsen
KB’s ydelser: Detaljeret beskrivelse af de enkelte services, som indgår i ydelsen
AU’s ydelser: Eventuelle ydelser fra AU, som er en forudsætning for leverancen Brugerkrav: Eventuelle brugerforudsætninger i forhold til den pågældende ydelse Finansiering: Ydelsens finansiering fordelt på Parterne
Servicemål: Beskrivelse af ydelsens evalueringskriterier
Evaluering: Hvordan evalueres ydelsen og dialogparter i forhold evaluering
- SLA’en omfatter ikke kommende ændringer i serviceniveau som følge af de planlagte besparelser på AU, Statens omprioriteringsbidrag mv.
- Ændringer af ydelser der er drøftet med fakultetet, men ikke implementeret, er ikke beskrevet
- Efter ikrafttrædelse af Rammeaftalen sker revision af SLA’en med afsæt i Rammeaftalens punkt 2.2
- Nærværende SLA afspejler de aktuelle ydelser mellem KB og AU pr. marts 2017
Indhold
LEDELSESINFORMATION OG BIBLIOMETRISKE RAPPORTER 5
TVÆRGÅENDE UNDERSTØTTELSE AF SYSTEMEJERSKAB VEDR. PLAGIATKONTROLSYSTEM Fejl! Bogmærke er
ikke defineret.
Ydelse | |
Beskrivelse | KB sikrer stabil adgang til at benytte biblioteks- og søgesystemer, som giver bru- gerne adgang til at søge i bibliotekets ressourcer og foretage bestilling/reservation af materialer. |
Aftager | Ansatte og studerende |
KB’s ydelser | - KB sikrer drift og udvikling af biblioteks- og søgesystem - Adgang til personaliseret information om lån, bestilling, aflevering, huske- lister mm. - Online betalingsmulighed vedr. gebyrer - Sikrer løbende opdatering af bibliotekets brugerregister med henblik på automatisk oprettelse og nedlæggelse af brugerkonti på grundlag af data om universitetets ansatte og studerende leveret fra AU - Håndterer rettigheder vedr. brugeradgang til materialer mv. der er licens- belagt |
AU’s ydelser | - Sikrer at der i henhold til særskilt aftale sker eksport af data om universi- tetets ansatte og studerende med henblik på løbende opdatering af biblio- tekets brugerregister (Aftalen fremgår af bilag 1) - Sikrer at KB’s medarbejdere har adgang til at arbejde i de af universitetets digitale platforme og systemer, hvori biblioteksydelserne leveres mhp. at integrere søgning i relevante brugergrænseflader - Ved serviceafbrydelser og systemnedbrud skal KB have adgang til at varsle dette via AU´s foretrukne kommunikationskanaler |
Brugerkrav | - Brugerne skal have en aktiv brugerkonto hos biblioteket og logge ind i bib- liotekssystemet for at foretage bestilling/reservation |
Servicemål | - Driftssikre søgesystemet, så der er en oppetid på 99,5% pr. år, bortset fra planlagte og varslede opgraderings og udviklingslukninger - AU sikrer at KB modtager en månedlig eksport af data om ansatte og stu- derende med henblik på løbende opdatering af bibliotekets brugerregister - KB sikrer en månedlig opdatering af bibliotekets brugerregister med hen- blik på automatisk oprettelse og nedlæggelse af brugerkonti på grundlag af data om universitetets ansatte og studerende leveret fra AU - KB varsler serviceafbrydelser i adgangen til biblioteks- og søgesystemer med minimum 5 arbejdsdage og via de kommunikationskanaler, som AU stiller til rådighed herfor - KB sikrer færrest mulige login-procedurer for brugerne i forbindelse med adgang til reservation/bestilling - Parterne sikrer i fællesskab, at dataudveksling mellem Aarhus Universitet og KB til enhver tid lever op til gældende lovgivning |
Evaluering | - KB sikrer, at der sker en årlig evaluering af denne service i henhold ram- meaftalens afsnit 2.2.1. - KB udarbejder forud for evalueringen en afrapportering vedr. servicemål. Manglende opfyldelse af servicemål reguleres af rammeaftalens pkt. 6 |
Ydelse | |
Beskrivelse | KB leverer under betegnelsen AU Library ledelsesinformation i form af PURE- udtræk og andre typer publikations- og citationsopgørelser til universitetsledelse, fakultetsledelsen samt institutledelserne. Ledelsesrapporteringen udarbejdes i tæt samarbejde med de lokale rekvirenter eksempelvis forskningskonsulenter, institutledere og dekanatsrådgivere. Der er løbende dialog med Forskningsstøtteenheden samt Center for Forskningsanalyse. |
Aftager | Universitetsledelse, fakultetsledelse og institutledelser |
KB’s ydelser | - Rådgivning og support omkring bibliometriske metoder - Rapportudtræk fra PURE blandt andet i forbindelse med høst til årsberet- ning, akkrediteringer, forskningstilsyn, benchmarking, strategiske projek- ter, KPI - Support, sparring, rådgivning og dataleverancer til forske- re/forskergrupper ifm. lokale projekter som akkrediteringer, benchmar- king o.l., - Publikationsopgørelser - Koordinering og kvalitetssikring af rapportgrundlag i forhold til datagrund- lag, metode og formidling i form af forklarende noter - Oplysning/formidling af udmeldinger fra styrelsen /ændringer i BFI syste- met som en løbende rådgivning og support |
AU’s ydelser | - Sikrer dialog med relevante samarbejdspartnere på universitetsledelsesni- veau, fakultetsledelsesniveau, institutledelsesniveau, Dansk Center for Forskningsanalyse (CFA), hos forskningsstøtteenhed, AU IT mfl. - Sikrer adgang til de relevante ressourcer - Sikrer KB hensigtsmæssige tidsfrister til opgaverne |
Servicemål | Faste leverancer: - BFI fraktionering på fakultetsniveau (leveres til AU Økonomi) - Bidrag til ”AU i tal” (fakultetsniveau) |
Evaluering | - KB sikrer, at der sker en årlig evaluering af denne service i henhold ram- meaftalens afsnit 2.2.1. - Forud for evalueringen udarbejder KB opgørelser som belyser servicemå- lene - Manglende opfyldelse af Servicemål er reguleret af Rammeaftalens pkt. 6 |
Ydelse | |
Kort beskrivelse | Publikationsservice for e-bøger og e-tidsskrifter |
Aftager | Forskere, ansatte |
KB’s ydelser | - Drift af publiceringsplatforme for e-bøger og e-tidsskrifter, herunder sikkerhedskopiering - Kurser og anden introduktion - Kommunikation med de enkelte tidsskriftredaktioner - Sikre kontakt mellem forskere og bibliotekspersonale der driver tjene- sterne - Indeksering af e-bøger og -tidsskrifter - Tilgængeliggørelse af metadata - Tildeling af DOI (hvis tidsskrifterne ønsker det og kan opfylde de nød- vendige krav) - Grundliggende tilretninger af tidsskrifternes hjemmeside - Årlige brugsstatistikker - Tildeling af ISBN, hvor det er nødvendigt og muligt - Servicen vedr. bøger omfatter IKKE: o Korrekturlæsning og layout o PR for den enkelte bog o Scanning - Servicen vedr. tidsskrifter omfatter IKKE: o Hjælp til styring af regnskab og andre økonomiske forhold o Korrekturlæsning og layout o Hjemmesidedesign o Administration af tidsskriftet o Administration af abonnementsordninger, der ydes i denne sammenhæng kun service i forbindelse med kurser, indleden- de opsætning og rettelse af fejl o Scanning af back files og ældre artikler |
Brugerkrav | - Publiceringsservice er baseret på, at der er Open Access til det udgiv- ne materiale - Tidsskrifter der ikke umiddelbart giver Open Access, skal gøre dette efter en embargo periode på maksimalt 12 måneder - Vedr. e-bøger: Acceptere aftale om ansvar i forbindelse med publice- ring: Forfatterne skal sikre, at ophavsret ikke krænkes, at der ikke formidles personfølsomme oplysninger og forretningshemmeligheder mv. - Vedr. e-tidsskrifter: Acceptere kontrakt om ansvar i forbindelse med publicering: Forfatteren sikrer, at ophavsret ikke krænkes, at der ikke formidles personfølsomme oplysninger, forretningshemmeligheder med videre) - Vedr. e-tidsskrifter: Redaktionen skal udarbejde nødvendig dokumen- tation om deres tidsskrift |
Finansiering | - KB finansierer drift og udvikling af systemerne |
Servicemål | - Synliggøre forskningen ved at tilgængeliggøre den digitalt - Muliggøre mange downloads via indeksering - Oppetid på 99,5% |
Evaluering | - KB sikrer, at der sker en årlig evaluering af denne service i henhold rammeaftalens afsnit 2.2.1. - Forud for evalueringen udarbejder KB opgørelser vedrørende brugs- statistikker i form af antal titler og antal downloads - Manglende opfyldelse af servicemål reguleres af rammeaftalens punkt 6 |
Ydelse | |
Kort beskrivelse | KB varetager systemejerskabet af PURE, som en service for AU. |
Aftager | Ledelser, Forskere, institutter |
KB’s ydelser | - Systemejerskab- og forvaltning af PURE. - Overordnet systemdrift og kontakt til leverandør. - Rådgivning af universitet ifm. nye tiltag og tendenser rettet mod forsk- ningsregistrering - Etablering af Best Practice for forskningsregistrering, herunder udarbej- delse af vejledninger og procedurer - Datapleje, herunder klarstilling til og koordinering af kvalitetssikring ifm. høst til BFI - PURE-helpdesk der supporterer universitets ansatte - Kommunikation til AU omkring PURE - Repræsentation af AU i nationale netværk - Repræsentation af AU i den nationale PURE-styregruppe |
AU’s ydelser | - Systemejerskab- og forvaltning af PURE Portal - Tegning af PURE-licens - Levering og vedligeholdelse af IT-driftsmiljø - Hensigtsmæssigt budget til systemændringer og opdateringer - Sikre at deadlines for registrering af publikationer overholdes - Ansvar for opdatering af enhedsregisteret (aktuel AU organisering) samt at data er kompatible til PURE |
Finansiering | - PURE licens finansieres af AU - Omkostning til driftsmiljø og evt. udvikling afholdes af AU - Omkostninger til drift og udvikling af PURE Portal afholdes af AU |
Servicemål | - KB sikrer at kvalitetssikring af data er gennemført, under hensyntagen til lokale forhold og disponeringer, forud for datahøst til BFI - PURE-helpdesk sikrer at henvendelser besvares inden 2 arbejdsdage |
Evaluering | - KB sikrer, at der sker en årlig evaluering af denne service i henhold ram- meaftalens afsnit 2.2.1. - KB udarbejder opgørelser med relevante data fra PURE som belyser ser- vicemålene - Manglende opfyldelse af servicemål reguleres af rammeaftalens punkt 6 |
Ydelse | UNDERSTØTTELSE AF PLAGIATKONTROLSYSTEM |
Kort beskrivelse | KB understøtter systemejeren af AU’s plagiatkontrolsystem vedr. bachelor- og kandidatuddannelser. Herunder sikrer KB koordinering mellem aktører med til- knytning til plagiatkontrol. KB understøtter endvidere opsamling og formidling af systemteknisk viden om, og erfaringer med, brugen af AU’s plagiatkontrolsyste- met, blandt andet gennem brugersupport og brugerundervisning. Endelig under- støtter KB gennem undervisning og e-lærings kurser, AU’s indsats over for de stu- derende i forhold til at undgå plagiering. |
Aftager | Systemejer, aktører med tilknytning til plagiatkontrol og brugere af plagiatkontrol- system |
KB’s ydelser | - Koordinering mellem relevante aktører på AU eks. Uddannelsesjura, Stu- dieadministration, Digital Eksamen, Wiseflow mfl. - Koordinering af informations-flow herunder opdatering af brugerrettede informationer på relevante digitale platforme, f. eks LMS, xxxxxxx.xx.xx - Undervisning i brugen af systemet for undervisere og studieadministrative medarbejdere - Support i brugen af systemet løbende og ved forespørgsler - Understøtter gennem undervisning og e-lærings kurser, AU’s indsats over for de studerende i forhold til at undgå plagiering - Sikrer at fakulteterne har en lokal repræsentant, der supporterer brugen af plagiatkontrolsystemet |
AU’s ydelser | - Tegner licens og driftsaftale vedr. plagiatkontrolsystem - Undervisere/studerende uploader opgaver i plagiatkontrolsystemet i over- ensstemmelse med retningslinjer fastlagt af AU - Understøtter KB’s koordinering mellem aktørerne – især i forhold til inte- grationen mellem Digital Eksamen, Wiseflow, BlackBoard og plagiatkon- trolsystemet |
Brugerkrav | - Relevante brugere er oprettet i plagiatkontrolsystemer |
Finansiering | - Plagiatkontrolsystem vedr. bachelor- og kandidatniveau finansieres af AU - KB finansierer koordinering, brugersupport og systemejerskab |
Servicemål | - KB yder support, hvis en påbegyndt screening ikke er automatisk afsluttet inden for 3 timer - KB sikrer at såvel undervisning som e-læringskurser vedr. forebyggelse af plagiat er pædagogisk og biblioteksfagligt kvalitetssikret |
Evaluering | - KB sikrer, at der sker en årlig evaluering af denne service i henhold ram- meaftalens afsnit 2.2.1. - Manglende opfyldelse af servicemål reguleres af rammeaftalens punkt 6 |