Indholdsfortegnelse
Udbudsbetingelser for offentligt udbud af Rammeaftale om levering af ergonomiske hjæl- pemidler
Side 1/16
Indholdsfortegnelse
1. ORDREGIVER 3
2. DE RETLIGE RAMMER 3
3. UDARBEJDELSE AF TILBUD 4
3.1 Udbudsmaterialet 4
3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud 4
3.2.1 Indledning 4
3.2.2 Tilbuddets indhold og disposition 4
3.2.2.1 Alternative tilbud 4
3.2.2.2 Personlige forhold 4
3.2.2.3 Krav til økonomisk og teknisk kapacitet 5
3.2.2.4 Forbehold og mindstekrav 6
3.2.2.5 Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet 7
3.2.3 Fortrolighed 8
3.2.4 Forhandlingsforbud 9
3.3 Formkrav til tilbuddet 9
3.3.1 Frist for afgivelse af tilbuddet 9
3.3.2 Adresse, antal eksemplarer mv 9
3.3.3 Sprog 10
3.3.4 Vedståelsesfrist 10
3.4 Skriftlige spørgsmål 10
4. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD 10
4.1 Åbning af tilbud 10
4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål 11
4.3 Tilbudsgivernes personlige forhold 11
4.4 Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet 11
4.5 Vurdering af forbehold 11
4.6 Kriterier for vurdering af tilbud 11
4.7 Evalueringsmodel 12
4.8 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) 14
5. TILDELING AF KONTRAKT 14
6. TJEKLISTE 15
7. OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET 16
1. ORDREGIVER
Undervisningsministeriet
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet Frederiksholms Kanal 26
1220 København K Hjemmeside: xxx.xxx.xx
Kontaktperson: Specialkonsulent Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx E-mail adresse: xxxxxx.xxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx
2. DE RETLIGE RAMMER
Dette udbud afholdes som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven. Udbuddet består af en tilbudsfase:
Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle:
1) Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på baggrund af ud- budsmaterialet og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt
3.3.1. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.4.
2) Tilbudsgivers personlige forhold – umiddelbart efter åbning af tilbuddene vurderer ordregiver, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), samt hvorvidt dokumentet indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at delta- ge i udbuddet.
3) Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet - ordregiver vurderer herefter, hvorvidt til- budsgiver ved afkrydsning af Del IV (Udvælgelseskriterier), afsnit α, i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) har afgivet erklæring om opfyldelse af alle udvælgelseskriterier, jf. de i punkt 3.2.2.3 stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet.
4) Vurdering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overens- stemmelse med de i punkt 4.6 angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om tilde- ling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument.
5) Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til of- fentliggørelse på TED, hvorved udbuddet afsluttes.
Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen.
3. UDARBEJDELSE AF TILBUD
3.1 Udbudsmaterialet
Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmateriale.
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter:
• Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af til- buddene, krav til tilbudsgivernes kapacitet, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten.
• Bilag til nærværende udbudsbetingelser:
o Bilag 1: Kravspecifikation
o Bilag 2: Løsningsbeskrivelse
o Bilag 3: Samarbejdsorganisation
o Bilag 4: Pris
o Bilag 5: Skabelon til tilbudsbrev, som tilbudsgiver kan benytte ved afgivelsen af sit tilbud
o Bilag 6: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
o Bilag 7: Støtteerklæring til brug for tilbudsgivers støtte på anden virksomheds økonomiske eller tekniske kapacitet
• Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid.
3.2 Vejledning til udarbejdelse af tilbud
3.2.1 Indledning
Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte ret- ningslinjer.
I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt 3.2.2), samt hvilke formkrav, der gælder for tilbuddet (punkt 3.3).
3.2.2 Tilbuddets indhold og disposition
3.2.2.1 Alternative tilbud
Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud.
Tilbudsgiver skal ved afkrydsning af Del IV (Udvælgelseskriterier), afsnit α, i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) afgive erklæring om opfyldelse af alle udvælgelseskriterier. ESPD er ved- lagt som bilag 6 til dette materiale.
Følgende dokumentation for personlige forhold skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom:
• Som bevis for at tilbudsgiveren har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger, at den ikke er dømt for strafbare forhold, og at den ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situ- ation kan tilbudsgiveren fremlægge en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrel- sen.
3.2.2.3 Krav til økonomisk og teknisk kapacitet
Tilbudsgiver skal ved afkrydsning af Del IV (Udvælgelseskriterier), afsnit α, i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) afgive erklæring om opfyldelse af alle udvælgelseskriterier. ESPD er ved- lagt som bilag 6 til dette materiale.
A. Økonomisk kapacitet
Følgende dokumentation for økonomisk kapacitet skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom:
• Leverandørens balance eller uddrag heraf i det seneste disponible regnskabsår, såfremt offentlig- gørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor leverandøren er etableret, eller anden dokumen- tation for egenkapitalens størrelse. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsorti- um) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer:
• Som mindstekrav kræves en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som virksomhedens og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sam- menslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes egenkapitalen som deltagernes sam- lede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne afgives i forbindelse med ordregivers anmodning om fremlæggelse af dokumentation for de oplysninger, der er angivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Der henvises til Konkurrence- og Forbrugersty- relsens vejledning herom.
B. Teknisk kapacitet
Følgende dokumentation for teknisk kapacitet skal fremlægges, når ordregiver anmoder herom:
1)Oplysning om tilbudsgivers generelle kompetenceprofil forstået som tilbudsgivers overordnede faglige kvalifikationer.
2)En liste over de betydeligste leveringer af de af udbuddet omfattede ydelser, der er udført in- den for de seneste tre år med angivelse af beløb, tidspunkter og den offentlige eller private modtager.
Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.
Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer:
• Som mindstekrav kræves mindst én betydelig leverance af hver af de anførte typer (borde og stole), som tilbudsgiver har udført i løbet af det sidste år. Oplysningerne afgives i forbindelse med ordregivers anmodning om fremlæggelse af dokumentation for de oplysninger, der er angi- vet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Der henvises til Konkurrence- og Forbru- gerstyrelsens vejledning herom.
C. Støtteerklæring
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet (f.eks. et mo- der- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mel- lem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den vedlagte støtteerklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådig- hed i kontraktperioden. Hvis en tilbudsgiver vil benytte sig af underleverandører, skal det fremgå af tilbuddet, hvilken/hvilke underleverandører, det drejer sig om. Desuden skal det fremgå, hvor stor en del af kontrakten, som tilbudsgiver eventuelt agter at give i underentreprise. Xxxxxxxxx af ansvar og opgaver skal tydeligt fremgå af tilbuddet. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgi- ver støtter sig på, afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet.
Ved evt. aftaleindgåelse med en sammenslutning af virksomheder (fx konsortium) skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
3.2.2.4 Forbehold og mindstekrav
Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav.
Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades.
Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravi- gelser fra kravet ikke accepteres. Det er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige.
Såfremt tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre et eller flere bilag til udbudsmaterialet, og dette er sket i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilagene, betragtes dette ikke som forbehold.
3.2.2.5 Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet
Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A - F umiddelbart nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositio- nen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger.
A. Tilbudsbrev
Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. Bilag 5. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Tilbudsgiver bedes i tilbuds- brevet angive en kontaktperson, e-mailadresse samt telefonnummer, hvortil ordregiver kan ret- te henvendelser i forbindelse med udbuddet.
B. Resumé af tilbuddet
Tilbuddet bør indeholde et resumé af tilbuddet. Resuméet vil ikke indgå i den endelige kon- trakt, men har alene til formål at give ordregiver et samlet overblik over tilbuddet.
C. Bilag til færdiggørelse
Tilbudsgiver angiver en uddybende beskrivelse af tilbudsgivers tilbud på Styrelsen for Under- visning og Kvalitets udbud i tilbudsmaterialet.
Tilbudsgiver bør ikke udfylde eller færdiggøre følgende bilag: Bilag 1 (Kravspecifikation). I den vejledende tekst til hvert bilag er det angivet, hvorvidt bilaget eller bestemte krav i bilaget er mindstekrav. Derudover er der i den vejledende tekst til hvert bilag angivet, hvordan mind- stekravene i givet fald er markeret.
Tilbudsgiver bør udfylde eller færdiggøre følgende bilag: Bilag 2 (Leverandørens løsningsbe- skrivelse), Bilag 3 (Samarbejdsorganisation), Bilag 4 (Pris), Bilag 5 (Skabelon til tilbudsbrev), Bilag 6 (Det fælles europæiske udbudsdokument – ESPD) og Bilag 7 (Støtteerklæring). I den vejledende tekst til hvert bilag er det forklaret, hvordan bilaget bør udfyldes eller færdiggøres. Derudover er det i den vejledende tekst til hvert bilag angivet, hvorvidt bestemte krav i bilaget er mindstekrav, samt hvordan mindstekravene i givet fald er markeret.
I bilagene kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk standard, ek- sempelvis en ISO-standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der enkelte steder alene måtte være henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen "eller til- svarende".
I den vejledende tekst til bilagene 2 - 7 er det forklaret, hvordan bilaget bør udfyldes eller fær- diggøres. Derudover er det i den vejledende tekst til hvert bilag angivet, hvorvidt bestemte krav i bilaget er mindstekrav, samt hvordan mindstekravene i givet fald er markeret.
Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilagene så vidt muligt benytte formule- ringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser og ikke formuleringer som eksempelvis "det- te kunne tænkes at gå ud på, at …", "man kan også tænke sig, at …" eller "sædvanligvis an- vendes …", "vi har ofte med succes gjort …", "man kunne også forestille sig, at …", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at …".
Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.4.
Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.4, hvis tilbudsgi- ver opfatter elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag som uacceptable eller klart uhen- sigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formule- ringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning.
Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om de fore- slåede ændringer til udbudsmaterialet vil blive indarbejdet. Ændringer vil under alle omstæn- digheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprin- delige udbudsmateriale, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Eventuelle ændringer vil samtidigt blive meddelt alle tilbudsgivere, der herefter vil afgive tilbud på ens vilkår.
D. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) til fo- reløbige opfyldelse af ordregivers krav til økonomisk og teknisk kapacitet.
E. Udkast til kontrakt
Ordregiver har udarbejdet et udkast til kontrakt. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggø- re kontrakten. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten, jf. punkt 3.2.2.4.
F. Øvrige oplysninger
Her kan tilbudsgiver angive samtlige øvrige oplysninger, som tilbudsgiver ønsker at afgive, og som ikke hører under litra A – E ovenfor.
Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordre- givers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktind- sigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan
anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstæn- dighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksom- hed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindel- se har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
3.2.4 Forhandlingsforbud
Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhand- le med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsret- lige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
3.3 Formkrav til tilbuddet
3.3.1 Frist for afgivelse af tilbuddet
Fristen for afgivelse af tilbud er
Mandag, den 15. maj 2017, kl. 12.00.
Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tids- punkt, ikke vil blive taget i betragtning.
Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen.
3.3.2 Adresse, antal eksemplarer mv.
Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse:
Styrelsen for Undervisning og Kvalitet att. Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Frederiksholms Kanal 26
1220 København K
Tilbud må ikke indsendes pr. e-mail.
Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt 3.3.1 nævnte frist.
Tilbuddet bør indeholde tilbudsbrev, det fælles europæiske udbudsdokument, jf. punkt 3.2.2.2, resu- mé, de bilag, som skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, jf. punkt 3.2.2.5, litra C, samt eventuelle øvrige oplysninger, jf. punkt 3.2.2.5, litra F. Tilbuddet behøver således ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver.
Ordregiver ser gerne, at tilbuddet afleveres i tre papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Udbud af rammeaftale om levering af ergonomiske hjælpemidler - tilbud. Må ikke åbnes af poståb- ningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form, fx på USB.
3.3.3 Sprog
Tilbuddet skal være på dansk.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb.
3.4 Skriftlige spørgsmål
Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstem- melse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål.
Spørgsmålene skal være på dansk og skal stilles skriftligt, gerne pr. e-mail til følgende e-mailadresse: xxxxxx.xxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx. Der bedes i emnefeltet angivet ”Spørgsmål vedrørende udbud af rammeaftale om levering af ergonomiske hjælpemidler”
Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løben- de blive offentliggjort på: xxx.xxx.xx.
Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den 4. maj 2017. Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest den 8. maj 2017, med- mindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål, som er modtaget efter den sidstnævnte dato, kan ikke forventes besvaret.
4. ORDREGIVERS VURDERING AF TILBUD
4.1 Åbning af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
4.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål
Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet.
Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til § 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgi- verne.
Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for ram- merne af de gældende udbudsregler.
4.3 Tilbudsgivernes personlige forhold
Ordregiver vurderer, hvorvidt det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) indeholder oplysnin- ger om forhold, som kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra deltagelse i udbuddet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD).
4.4 Tilbudsgivernes økonomiske og tekniske kapacitet
Derefter konstaterer ordregiver, hvorvidt tilbudsgiver ved afkrydsning af Del IV (Udvælgelseskrite- rier), afsnit α, i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) har afgivet erklæring om opfyldelse af alle udvælgelseskriterier, jf. de i punkt 3.2.2.3 krævede oplysninger for økonomisk og teknisk ka- pacitet. Ordregiver kan bede tilbudsgiver om at dokumentere oplysninger angivet i det fælles euro- pæiske udbudsdokument (ESPD).
Vurderingen af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet vedrører tilbudsgivers egnethed til at kunne opfylde kontrakten. Vurderingen vedrører således ikke det afgivne tilbud. Såfremt tilbudsgiver ikke opfylder de i punkt 3.2.2.3 stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet, vil tilbudsgiver blive afvist, og ordregiver vil ikke foretage en vurdering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver op- fylder de i punkt 3.2.2.3 angivne mindstekrav, vil ordregive vurdere tilbuddet som anført nedenfor i punkt 4.5 og 4.6.
4.5 Vurdering af forbehold
Herefter vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt 3.2.2.4, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt.
4.6 Kriterier for vurdering af tilbud
Ordregiver vil herefter vurdere tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet".
Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund:
1) Pris 25 %
bedømt på grundlag af følgende:
• Hvor der tilbydes forskellige alternative produkter inden for diverse produktkategorier, ud- regnes en gennemsnitspris, og disse lægges sammen med øvrige priser for diverse tjeneste- ydelser, og alle priser lægges sammen til én samlet pris for alle tilbudte produkter og tjene- steydelser, jf. bilag 4, idet der lægges vægt på, at prisen er så lav som mulig.
2) Kvalitet 30 %
bedømt på grundlag af følgende:
• I hvilket omfang Leverandørens løsningsmetode vil kunne påvirke kvalitetsniveauet af op- gaveløsningen i positiv retning, og der lægges særlig vægt på beskrivelse af tilbudsgivers opfyldelse af de i udbudsmaterialet stillede krav.
3) Medarbejdere 20 %
bedømt på grundlag af følgende:
• I hvilket omfang de medarbejdere, der allokeres til udførelsen af opgaven, med deres ud- dannelse og erfaring, konkret vil kunne påvirke kvalitetsniveauet af opgaveløsningen i posi- tiv retning.
4) Leveringssikkerhed 25 %
bedømt på grundlag af følgende:
• I hvilket omfang tilbudsgiver kan tilbyde flere (op til henholdsvis tre og syv) alternative produkter inden for de forskellige produktkategorier, jf. bilag 1, pkt. 4.2.1 – 4.2.3 vedr. bordpladestørrelser til de forskellige stel (enkeltsøjle stel, tosøjle stel og vægophængt stel) og tillægsprodukterne der fremgår af pkt. 4.4.10 – 4.4.11.
• Tilbudsgivers beskrivelse af løsningsmetode for levering, herunder tilbudsgivers opfyldelse af de i udbudsmaterialet stillede krav.
Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen.
4.7 Evalueringsmodel
1) Pris 25 %
Underkriteriet ”Pris” vil i tilbudsvurderingen vurderes på baggrund af den tilbudte samlede pris, hvori alle gennemsnitspriser for tilbudte produkter og pris for tjenesteydelser er lagt sammen til én samlet pris, hvor der lægges vægt på en så lav pris som muligt.
2) Kvalitet 30 %
Underkriteriet ”Kvalitet” vil i tilbudsvurderingen for hver tilbudsgiver samlet set kategoriseres som værende ”meget høj kvalitet”, ”høj kvalitet”, ”middel kvalitet”, ”begrænset kvalitet” eller ”meget begrænset kvalitet”. Denne vurdering vil blive baseret på en vurdering af opfyldelsesgraden af un- derkriteriet.
3) Medarbejdere 20 %
Underkriteriet ”Medarbejdere” vil i tilbudsvurderingen for hver tilbudsgiver samlet set kategoriseres som værende ”meget højt kvalificerede”, ”højt kvalificerede”, ”middel kvalificerede”, ”mindre kva- lificerede” eller ”lidt kvalificerede”. Denne vurdering vil blive baseret på en vurdering af opfyldel- sesgraden af underkriteriet.
4) Leveringssikkerhed 25 %
Underkriteriet ”Leveringssikkerhed” vil i tilbudsvurderingen for hver tilbudsgiver samlet set katego- riseres som værende ”meget høj sikkerhed”, ”høj sikkerhed”, ”middel sikkerhed”, ”begrænset sikker- hed” eller ”meget begrænset sikkerhed”. Denne vurdering vil blive baseret på en vurdering af opfyl- delsesgraden af underkriteriet.
Vurderingen af de kvalitative delkriterier i underkriterierne ”Kvalitet”, ”Leveringssikkerhed” og”Medarbejdere” sker på baggrund af følgende vurderingsskala:
Opfyldelsesgrad | Kvalitet | Sortiment/Leveringssikkerhed | Medarbejdere |
Meget høj grad | Meget høj kvalitet | Meget høj sikkerhed | Meget højt kvalifi- cerede |
Høj grad | Høj kvalitet | Høj sikkerhed | Højt kvalificerede |
Middel grad | Middel kvalitet | Middel sikkerhed | Middel kvalificere- de |
Mindre grad | Begrænset kvalitet | Begrænset sikkerhed | Mindre kvalificere- de |
Ringe grad | Meget begrænset kvalitet | Meget begrænset sikkerhed | Lidt kvalificerede |
4.8 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Dokumenta- tionen vedrører de i punkt 3.2.2.2 og punkt 3.2.2.3 stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk kapacitet.
5. TILDELING AF KONTRAKT
Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med bedste forhold mellem pris og kvali- tet på baggrund af de i punkt 4.6 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kon- trakten.
Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår standstill-perioden udløber.
Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbuds- forretningen.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra da- gen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektro- nisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt un- derretning, hvis underretning er sket pr. brev.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uved- kommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver.
Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til of- fentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet.
6. TJEKLISTE
Ordregiver har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbuds- giverne. Det skal dog på ny understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne.
Forhold | Henvisning |
Tilbudsbrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammen- slutning der har afgivet tilbuddet | |
Alle bilag i udfyldt/færdiggjort stand, hvis tilbudsgiver har skullet udfyl- de/færdiggøre bilagene. | Punkt 3.2.2.5, litra C |
Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) - tilbudsgivers personlige forhold samt økonomisk og teknisk kapacitet. | Punkt 3.2.2.2 og 3.2.2.3 |
Resumé af tilbuddet med oversigt over eventuelle forbehold og med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. | |
Opfyldelse af alle mindstekrav | |
Tilbudsmaterialet i det anviste antal eksemplarer og form | |
Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering | |
Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist |
7. OVERSIGT OVER TIDSFRISTER I UDBUDDET
Dato, klokkeslæt | Aktivitet |
Den 4. maj 2017 | Frist for at stille spørgsmål til udbudsmateria- let |
Den 8. maj 2017 | Frist for at besvare spørgsmål til udbudsma- terialet |
Mandag, den 15. maj 2017, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af tilbud |
Torsdag den 1. juni 2017 | Ordregivers verificering af oplysninger angi- vet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). |
Fredag den 16. juni 2017 | Forventet tildeling af kontrakten |
Tirsdag den 27. juni 2017 | Forventet indgåelse af kontrakten |