IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO “MEMORÁNDUM ELECTRÓNICO”
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO. El proceso del “Memorándum electrónico” le permite a LA CONDUSEF mantener la comunicación interna oficial controlada, al mismo tiempo que le ahorra recursos de consumo de papel, impresión, envío y almacenamiento, al mismo tiempo que le permite tener acceso a dicha información de manera inmediata. • Contenido del proceso El memorándum del proceso “Memorándum electrónico” debe ser identificado mediante un identificador único, que obedezca los criterios indicados por LA CONDUSEF. El contenido relacionado con el proceso “Memorándum Electrónico” debe tener una taxonomía definida y ser almacenada bajo las reglas y políticas de retención indicadas por LA CONDUSEF. El contenido relacionado con el proceso “Memorándum Electrónico” debe ser clasificado bajo los distintos tipos documentales que comprenda, basado en lo determinado en la etapa de análisis, con sus metadatos particulares, de tal forma que se pueda gestionar su comportamiento con base en esa información. El contenido relacionado con el proceso “Memorándum Electrónico” debe poder ser previsualizado sin requerir programas adicionales instalados de manera inmediata después de su consulta. Se debe controlar el ciclo de vida del proceso, así como del contenido que se genera o incorpora a él. • Bandejas de presentación Se deberán mostrar los memorándums en las diferentes bandejas de los usuarios según su asignación y estatus, lo cual será definido por LA CONDUSEF. Algunas de las bandejas serán: • Memorándums en los que participa el usuario • Memorándums empezados por el usuario • Memorándums pendientes de ser atendidos • Memorándums cerrados Los memorándums listados en dichas bandejas podrán ser previsualizados y diferentes acciones, según sea el tipo de asignación y estatus, se podrán realizar directamente desde ahí. Se podrán filtrar los memorándums por los criterios de búsqueda determinados por LA CONDUSEF, de tal forma que los usuarios puedan acceder a ellos más fácilmente. Estos filtros podrán aplicar tanto a las diferentes bandejas preconfiguradas, o a una en particular. • Plantillas Los documentos generados a lo largo del proceso de “Memorándum Electrónico”, deberán basarse en plantillas (formato .docx) que contengan toda la información necesaria como, imágenes, logos, links tablas y texto, así como el formato particular de LA CONDUSEF. Las plantillas podrán ser genéricas o particulares al proceso de “Memorándum Electrónico”. • Notificaciones Las notificaciones generadas como parte del proceso de “Memorá...
