PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL ETAPA CONTRACTUAL
PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL ETAPA CONTRACTUAL
FORMATO
INFORME FINAL DE SUPERVISIÓN
Bogotá, abril de 2022.
ORDEN DE COMPRA No. 83026 de 2021 CELEBRADO ENTRE EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA Y ORACLE COLOMBIA LTDA.
En mi calidad de supervisor de la Orden de compra No. 83026 de 2021, celebrado entre EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA y ORACLE COLOMBIA LTDA., cuyo objeto es: “Contratar la renovación del soporte Oracle actualmente utilizado por el SENA en modelo ULA (unlimited license agreement) con despliegue ilimitado y servicio de software update license & support.”, presento a continuación informe final, de acuerdo con las siguientes consideraciones:
I. RESUMEN CONTRACTUAL
DIRECCIÓN, ÁREA, REGIONAL O CENTRO ORDENADORA DE GASTO: | Dirección General – Oficina de Sistemas |
SUPERVISOR DEL CONTRATO: | Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx – Oficina de Sistemas, del 23 de diciembre de 2021. |
CONTRATO No. | Orden de compra No. 83026 de 2021 |
TIPO DE CONTRATO | Licenciamiento |
OBJETO | “Contratar la renovación del soporte Oracle actualmente utilizado por el SENA en modelo ULA (unlimited license agreement) con despliegue ilimitado y servicio de software update license & support.” |
CONTRATISTA | ORACLE COLOMBIA LTDA - 000.000.000–8 |
NOMBRE DEL APODERADO ESPECIAL: | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx |
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL APODERADO ESPECIAL: | 52.008.815 de Bogotá |
VALOR INICIAL | CINCO MIL QUINIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS SESENTA Y TRES PESOS ($5.594.577.963,00) M/CTE, incluido el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.). |
FORMA DE PAGO | Un único pago por el 100% del valor del contrato. El pago se realizará de la siguiente manera: Para los servicios de soporte premier, el pago se realizará previa presentación de la carta de los Códigos Identificadores de Soporte CSI, junto con el recibo a satisfacción de este por parte del supervisor del contrato, la acreditación de los pagos correspondientes por seguridad social y parafiscal, y certificación de conformidad con los servicios prestados, expedida por el supervisor del contrato. |
PLAZO INICIAL | El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2021, contado a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. El plazo de renovación del soporte técnico y mantenimiento ULA Oracle, será hasta el 15 de noviembre de 2022. |
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: | 35421 del 09 de diciembre de 2021 |
CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL: | 717221 del 22 de diciembre de 2021 |
FECHA DE SUSCRIPCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA: | 17/12/2021 |
FECHA DE INICIO: | 17/12/2021 |
FECHA DE TERMINACIÓN INICIAL: | 31/12/2021 |
VALOR FINAL DEL CONTRATO: | CINCO MIL QUINIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS SESENTA Y TRES PESOS ($5.594.577.963,00) M/CTE, incluido el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.). |
FECHA DE TERMINACIÓN FINAL: | 31/12/2021 |
VALOR TOTAL PAGADO | CINCO MIL QUINIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y SIETE MIL NOVECIENTOS SESENTA Y TRES PESOS ($5.594.577.963,00) M/CTE, incluido el Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.). |
II. ASPECTOS TÉCNICOS
1. OBLIGACIONES
En virtud de la celebración de la Orden de compra No. 83026 de 2021, el contratista adquirió las siguientes obligaciones:
N° | Obligaciones | Cumplió | No Cumplió | Observaciones |
1 | Entregar el Software de acuerdo con las condiciones y especificaciones técnicas de los Documentos del Proceso, particularmente de conformidad con lo descrito en el numeral 2 de los Estudios previos “Lugar de Entrega del Software por Catálogo” | X | El proveedor hizo entrega de lo definido en el anexo técnico del contrato. | |
2 | Responder ante la Entidad Compradora y ante terceros por la divulgación indebida o el manejo inadecuado de la información entregada por la Entidad Compradora para el desarrollo de las actividades contratadas. | X | No se presentó una divulgación indebida o manejo inadecuado de la información por parte del proveedor en la ejecución del contrato. | |
3 | Contar con todos los permisos, autorizaciones y licencias necesarias para entregar el Software y prestar los servicios durante toda la ejecución del Instrumento de | X | Se cuenta con la carta firmada por el proveedor frente al soporte que se brindará sobre el licenciamiento adquirido por la entidad. |
Agregación de Demanda y la vigencia de las Órdenes de Compra. | ||||
4 | Contar con el personal certificado para el Software o servicio específico adquirido por la entidad estatal durante la ejecución de todas las Órdenes de Compra a cargo. | X | El soporte adquirido en la presente Xxxx de Compra ha sido prestado con el personal que el proveedor determine y bajo los parámetros establecidos de soporte y mantenimiento establecidos en el estudio previo del proces oque hace parte integral de la Orden de compra OC83026 de 2021. | |
5 | Seguir las instrucciones de la entidad compradora para la entrega del Software y la prestación de servicios adicionales, siempre y cuando se encuentren enmarcadas en los contratos de licenciamiento y distribución de Software del fabricante. | X | El proveedor cumplió con lo definido en los lineamientos de Colombia Compra Eficiente, así mismo la entidad no ha solicitado servicios adicionales a los pactados en el estudio previo del proceso que hace parte integral de la Orden de compra OC83026 de 2021. | |
6 | Garantizar la protección de datos e información entregada por las entidades compradoras, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. | X | El proveedor cumplió con la normatividad asociada a la protección de datos e información que enmarca la Orden de Compra OC83026 de 2021. | |
7 | El Proveedor debe garantizar la entrega del Software y prestación de servicios adicionales en todo el territorio nacional. | X | El proveedor cumplió con la cláusula pactada con base a las condiciones técnicas defindias en el Estudio Previo que hace parte integral del contrato.. |
En el caso de los Servicios adicio nales, el proveedor puede atender las necesidades de la Entidad Compradora remotament e, de acuerdo con las especificaciones definidas en la Solicitud de Cotización. | ||||
8 | Entregar a la entidad compradora los certificados de competencias y certificados académicos de las personas que presten servicios adicionales, si esta lo solicita. | X | La entidad no ha solicitado servicios adicionales a los pactados en el estudio previo del proceso que hace parte integral de la Orden de compra OC83026 de 2021. | |
9 | Brindar servicio de soporte y capacitación cuando lo solicite la Entidad Compradora en la orden de compra, en los términos descritos en el Estudio Previo. | X | Se contó con la carta firmada por el proveedor frente al soporte que se brindará sobre el licenciamiento adquirido en los tiempos establecidos por la entidad. | |
10 | En el caso de las modalidades SaaS y similares, suspender el acceso a la o las aplicaciones. Se entenderá por suspensión que el Proveedor configúrela aplicación de tal forma que la entidad no pierda información ni configuraciones. La entidad deberá pagar los servicios. | X | La presente Orden de compra OC83026 de 2021 no es una SaaS, por lo tanto la presente obligación no aplica. | |
11 | Si el Proveedor es un distribuidor autorizado o Partner, extender a la entidad compradora todos los beneficios que reciba del fabricante relacionados con el Software. | X | La entidad recibió todos los beneficios que el proveedor como distribuidor autorizado brinda para el cumplimiento del objeto de la Orden de Compra OC83026 de 2021. |
12 | Abstenerse de utilizar la información entregada por la Entidad Compradora para cualquier fin distinto a la ejecución de la Orden de Compra. | X | El proveedor guardó reserva de la informaciónentregada por la entidad. | |
13 | Mantener la condición de distribuidor autorizado del Fabricante durante la vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda y de todas las Órdenes de Compra. | X | El proveedor mantiene la condición de distribuidor autorizado para poder cumplir con el objeto de la Orden de compra OC83026 de 2021. | |
14 | Mantener la debida confidencialidad e integridad de la información que pueda llegar a conocer durante la ejecución de la Orden de Compra. | X | El proveedor mantiene la confidencialidad e integridad de la información asociada a la Orden de Compra definida en este informe de supervisión. |
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III. ASPECTOS LEGALES
1. GARANTÍAS CONTRACTUALES
Como garantías se establecieron las siguientes:
En atención a lo señalado, se constituyeron las garantías en el siguiente sentido:
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
ASEGURADORA | Xxxxx Seguros Colombia S.A. |
No. PÓLIZA | 21000000000000 |
CERTIFICADO | NA |
FECHA EXPEDICIÓN | 21/12/2021 |
FECHA APROBACIÓN | 22/12/2021 |
AMPARO | VIGENCIA | VALOR | |
DESDE | HASTA | ||
Cumplimiento | 17/12/2021 | 01/07/2022 | $839.186.694,45 |
Pago de salarios | 17/12/2021 | 31/12/2024 | $279.728.898,15 |
Calidad del servicio | 17/12/2021 | 31/12/2022 | $1.118.915.592,60 |
2. MULTAS Y SANCIONES
De acuerdo con el informe final de supervisión, suscrito por el ingeniero Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx de la Oficina de Sistemas de la Dirección General xxx XXXX, certifica que durante la ejecución de la orden de compra no se presentaron multas ni sanciones, y se cumplieron a cabalidad las obligaciones contractuales.
3. CERTIFICADO DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL
A la fecha de presentación del presente informe, mediante certificación emitida del día 11 xx xxxxx de 2022, el revisor Fiscal Xxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx identificado con tarjeta profesional N° 123118-T certifica que ORACLE COLOMBIA LTDA., con Nit. 000.000.000–8 se encuentra al día en pagos de Seguridad Social, aportes a Fondos de Pensión y Aportes a la ARL, así como x xxx y salvo por conceptos de pagos laborales y fiscales.
4. CUMPLIMIENTO DEL OBJETO
Se dio cumplimiento del objeto definido para la Orden de compra No. 83026 de 2021, suscrita entre el SENA y ORACLE COLOMBIA LTDA., dentro del plazo establecido y las especificaciones técnicas propias de la contratación adelantada.
Aclaración: Frente al alcance del plazo inicial definido para la orden de compra No. 83026 de 2021, suscrita entre el SENA y ORACLE COLOMBIA LTDA. el cual establece “El plazo de renovación del soporte técnico y mantenimiento ULA Oracle, será hasta el 15 de noviembre de 2022.”, se aclara lo siguiente:
Teniendo en cuenta que, la liquidación de la orden de compra No. 83026 de 2021 se realiza antes del cumplimiento del plazo de renovación del soporte técnico y mantenimiento ULA Oracle, se deja como constancia: “..teniendo en cuenta la normativa con respecto a la obligatoriedad de la liquidación de los contratos que dispone el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del Decreto 0019 de 2012, y de acuerdo con lo establecido en el contrato, las siguientes son obligaciones (postcontractuales) que se encuentran vigentes con posterioridad al plazo de ejecución contractual por parte del proveedor, y que subsisten independientemente de la liquidación del mismo so pena de hacer efectivas las garantías respectivas”.
5. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
La Oficina de Sistemas, efectuará la supervisión de la ejecución del contrato a través del funcionario que el Jefe de la Oficina de Sistemas designe por escrito, quien velará por el cabal cumplimiento de todas y cada una de las actividades que se le encomienden al contratista, de conformidad con lo determinado por el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad.
Que el ordenador del gasto realizó designación de supervisión a:
• Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, Profesional G01 del Grupo de Sistemas de Información – Oficina de Sistemas mediante designación por parte del ordenador del gasto, ingeniero Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx, Jefe de la Oficina de Sistemas de fecha del 23 de diciembre de 2021.
6. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
Que respecto de la liquidación del contrato se indica lo establecido en el arículo 11 xx Xxx 1150 de 2007: La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto.
De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes, de común acuerdo con la órden de compra, contados desde:
• El vencimiento del plazo previsto para la ejecución de las órdenes de compra.
• La expedición del acto administrativo que ordene la terminación de la orden o
• La fecha del acuerdo que disponga la terminación de la orden de compra.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A.
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.
IV. ASPECTOS FINANCIEROS
1. PAGOS REALIZADOS
El día 22 de diciembre de 2021, el Coordinador del Grupo de Presupuesto xxx XXXX expidió el Certificado de Registro Xxxxxxxxxxxx Xx. 000000 de la Orden de Compra No. 83026 de 2021, del cual se derivan los siguientes desembolsos:
NÚMERO DE CUENTA POR PAGAR | NUMERO DE OBLIGACIÓN | NÚMERO DE ORDEN DE PAGO | FECHA DE PAGO | VALOR BRUTO | VALOR DEDUCCIONES | VALOR NETO DE PAGO |
1162221 | 2222021 | 388190821 | 30/12/2021 | 4.160.162.775,00 | 40.187.172,00 | 0.000.000.000,00 |
1162121 | 2222221 | 388198121 | 30/12/2021 | 541.163.244,40 | 5.227.637,00 | 535.935.607,40 |
1164221 | 2222421 | 388203821 | 30/12/2021 | 893.251.943,60 | 0 | 893.251.943,60 |
TOTALES | 5.594.577.963,00 | 00.000.000,00 | 0.000.000.000,00 | |||
2. ESTADO FINANCIERO
VALOR TOTAL DEL CONTRATO | $5.594.577.963,00 |
VALOR TOTAL PAGADO | $5.594.577.963,00 |
VALOR EJECUTADO | $5.594.577.963,00 |
SALDO A FAVOR DEL CONTRATISTA | $0,00 |
SALDO POR REINTEGRAR | $0,00 |
SALDO POR LIBERAR | $0,00 |
Conforme a lo anteriormente expuesto, se debe:
REALIZAR la liquidación bilateral de la Orden de compra No. 83026 de 2021, teniendo en cuenta que no existen saldos por liberar o a favor de las partes, y que las obligaciones fueron cumplidas a satisfacción.
Cordialmente,
XXXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX
Supervisor, Oficina de Sistemas
Elaboró: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx – Contratista de la Oficina de Sistemas Revisó: – Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx / contratista Oficina de Sistemas
Anexos: