DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN

La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública ha establecido los procedimientos de contratación que utilizarán las Entidades Contratantes en las adquisiciones de bienes, prestación de servicios, ejecución de obras y consultorías, los mismos que deberán realizarse utilizando las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.

El Servicio Nacional de Contratación Pública “SERCOP”, pone a disposición de Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a conocer los pasos a seguir para el registro de las Entidades Contratantes en el Sistema Oficial de Contratación Pública.

ENTIDAD CONTRATANTE

2. Ingreso al Portal de Contratación Pública

Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador, Mozilla Firefox 68 o superior. Ingrese al portal institucional xxx.xxxxxx.xxx.xx. Imagen 2

Imagen 2

Para registrarse como entidad contratante, usted dispone de dos opciones que le permitirá acceder al formulario de registro.

2.1 Micrositio Atención al Usuario

Una vez que ha ingresado en el portal institucional SERCOP, deberá desplazarse en el panel de Servicios y dar clic en la opción “Atención al Usuario”. Imagen 2.1.1

Imagen 2.1.1

Al ingresar al Micrositio de Atención al Usuario, deberá dirigirse a la parte inferior de la página, en el que encontrará la sección “Entidades”, de clic en la opción “Ir al Sitio”. Imagen 2.1.2

Imagen 2.1.2

En la siguiente imagen puede observar el “Menú” con información relacionada a las Entidades Contratantes. Para ingresar al formulario de registro, presione la opción “Herramientas” y luego “Registro como Entidad Contratante”. Imagen 2.1.3

Imagen 2.1.3

2.2 Portal SOCE

La segunda opción de acceso al registro como entidad, lo realiza a través del portal institucional SERCOP, en la sección de “Enlaces rápidos” debe dar clic en el ícono “SOCE - Sistema Oficial de Contratación Pública del Ecuador”. Imagen 2.2.1

Imagen 2.2.1

A continuación, podrá observar la pantalla de acceso al portal, en el cual deberá ingresar una vez que haya culminado el registro y conste como habilitada la entidad contratante. Imagen 2.2.2

Imagen 2.2.2

Una vez que se encuentre en la pantalla de acceso al portal, deberá dirigirse a la sección “Sistema de Contratación” y de clic en la opción “Regístrese Como Entidad Contratante”. Imagen 2.2.3

Imagen 2.2.3

3. Pasos para registrarse como Entidad Contratante

3.1Términos y condiciones

En el primer paso, proceda a leer detenidamente los términos de uso y condiciones de privacidad en el portal. Imagen 3.1.1

Imagen 3.1.1

Una vez que haya leído los términos de uso y condiciones de privacidad, si no está de acuerdo, debe dar clic en el botón “NO, declaro haber leído y NO Acepto los términos y condiciones” y al presionar el botón “Continuar”, el sistema emitirá el mensaje “No ha aceptado los términos y condiciones. “¿Desea cerrar esta ventana?”, a continuación debe dar clic en el botón “Aceptar” para que la ventana se cierre. Imagen 3.1.2

Imagen 3.1.2

Por otro lado, si está de acuerdo con los términos de uso y condiciones de privacidad, debe dar clic en el botón “SI, declaro haber leído y Acepto los términos y condiciones”. Es importante mencionar, que para continuar con el registro como

entidad contratante debe aceptar el acuerdo de los términos de uso y condiciones de privacidad; y seguidamente presionar el botón “Continuar”, como se muestra en la Imagen 3.1.3

Imagen 3.1.3

3.2 Información General

En el siguiente paso, registre la información general de la entidad contratante, recuerde que los campos con el signo (*) son campos de ingreso obligatorio, no debe dejarlos vacíos. Imagen 3.2.1

Imagen 3.2.1

La información que debe registrar se detalla a continuación:

• Usuario: En este campo debe ingresar un nombre de usuario, el cual podrá contener letras mayúsculas, minúsculas y/o números, no deberá incluir espacios en blanco, ni caracteres especiales como “ñ, ¿, ?, *, (), %, #, @”, etc. Recuerde que el nombre de usuario debe ser fácil de recordar; si existiera un usuario igual ya registrado, el portal solicitará el ingreso de un nuevo. Ejemplo: “ministerioadmin2022”.

• Contraseña: En este campo debe registrar una contraseña que puede contener letras mayúsculas, minúsculas y/o números, no deberá incluir espacios en blanco, ni caracteres especiales como “ñ, ¿, ?, *, (), %, #, @”, etc. La contraseña debe tener como mínimo 6 y máximo 15 caracteres.

• Confirmar contraseña: En este casillero debe ingresar nuevamente la contraseña para confirmar los datos registrados.

• Correo electrónico: En este campo deberá ingresar el correo electrónico de la Institución y que estará a cargo del administrador del portal. Ejemplo: xxxxx00@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.

⮚ ¿Cómo creo mi correo electrónico?: Esta opción debe ser revisada por el usuario, en caso de que no tenga un correo electrónico activo, el mismo que podrá crearlo en cualquier proveedor gratuito como se observa en la Imagen 3.2.2

Imagen 3.2.2

En la siguiente pantalla, puede observar un ejemplo con los datos registrados de laentidad contratante. Imagen 3.2.3

Imagen 3.2.3

Una vez que ha registrado los datos mencionados, de clic en el botón “Continuar”

para seguir con el registro. Imagen 3.2.4

Imagen 3.2.4

3.3 Información de la persona

En este paso, el usuario deberá registrar los datos en la Institución Compradora y datos del Representante Legal, recuerde que los campos con el signo (*) son campos de ingreso obligatorio, no debe dejarlos vacíos.

3.3.1 Datos de la Institución Compradora

En esta sección registre el número de RUC (13 dígitos), RAZÓN SOCIAL, NOMBRE COMERCIAL DE LA ENTIDAD CONTRATANTE, página web y año de inicio de actividades acorde información registrada en el SRI – Servicio xx Xxxxxx Internas. Imagen 3.3.1.1

Imagen 3.3.1.1

En la siguiente pantalla puede observar un ejemplo con los datos registrados por la entidad. Imagen 3.3.1.2

Imagen 3.3.1.2

3.3.2 Datos del Representante Legal

En esta sección, deberá registrar los datos de la máxima autoridad o delegado de la Institución. Imagen 3.3.2.1

Imagen 3.3.2.1

La información que deberá registrar se detalla a continuación:

• Apellido Paterno y Xxxxxxx: En estos campos el usuario ingresará la información de sus apellidos, observando correctamente los datos de la cédula de ciudadanía. Debe ubicar cada apellido en su respectivo casillero.

• Primer y Segundo Nombre: El usuario ingresará la información de sus nombres, observando correctamente los datos de la cédula de ciudadanía. Debe ubicar cada nombre en su respectivo casillero.

• Sexo: El usuario debe marcar Masculino si es hombre y Xxxxxxxx si es mujer.

• Estado Civil: En este campo el usuario deberá seleccionar el estado civil acorde a su condición. Las opciones que presenta la herramienta se observan en la Imagen 3.3.2.2

Imagen 3.3.2.2

• Documento de Identificación: En este casillero seleccione el tipo de documento de identificación, teniendo en cuenta que si es ecuatoriano debe elegir cédula de ciudadanía y si es extranjero seleccione pasaporte. Imagen 3.3.2.3

Imagen3.3.2.3

• Número de Identificación: Conforme a la elección del tipo de documentación de identificación mencionado anteriormente, en este campo debe registrar el número, considerando lo siguiente:

⮚ Si es CÉDULA DE CIUDADANÌA, el número ingresado debe ser de 10 dígitos.

⮚ Si es PASAPORTE, puede ingresar números, letras y caracteres; tal como registra el documento de identificación.

⮚ Si es REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES, el número ingresado debe ser de 13 dígitos.

• Cargo: Este casillero no es editable, el sistema establece como dato fijo “Representante Legal”.

• Nivel de Educación: En este campo seleccionará su nivel de educación acorde a su formación educativa. Las opciones que presenta la herramienta se observan en la Imagen 3.3.2.4

Imagen 3.3.2.4

• Área de Especialidad: El usuario en este campo debe seleccionar la especialidad acorde a su profesión, como se observa en la Imagen 3.3.2.5

Imagen 3.3.2.5

• Fecha de Nacimiento: En este casillero registrará el año, mes y día de la fecha de nacimiento. Ejemplo: 1980-enero-25.

En la siguiente pantalla puede ver un ejemplo con los datos registrados del representante legal. Imagen 3.3.2.6

Imagen 3.3.2.6

Una vez que ha registrado los datos requeridos, de clic en el botón “Continuar” para seguir al paso 4. Imagen 3.3.2.7

Imagen 3.3.2.7

3.4 Dirección y Teléfono(s)

En este paso, debe registrar la dirección y teléfonos de la matriz de la entidad contratante, recuerde que los campos con el signo (*) son campos de ingreso obligatorio, no debe dejarlos vacíos.

3.4.1 Dirección de la Institución Compradora

En esta sección, debe registrar los datos de la dirección matriz de la entidad, detallando la calle principal, intersección, número, edificio, piso, oficina, provincia, cantón y parroquia, esta información debe estar acorde los datos registrados en el SRI – Servicio xx Xxxxxx Internas. Imagen 3.4.1.1

Imagen 3.4.1.1

La información que debe registrar se detalla a continuación:

• Calle/Sector Rural: En este campo registre la calle principal donde se encuentra ubicada la entidad, en caso de que la calle no tenga nombre, coloque S/N que significa sin nombre.

• Intersección/Referencia: En este campo registre la calle secundaria, que intersecta a la calle principal o puede colocar una referencia para ubicar a la entidad.

• Número: En este casillero, coloque la numeración de la calle principal, en donde encuentra ubicada la entidad, en caso de no tener un número, coloque S/N.

• Edificio, departamento/oficina: Si la entidad se encuentra ubicada dentro de un edificio, debe colocar el nombre, conjuntamente con el número de piso, departamento u oficina.

• Provincia: En esta opción, seleccione la provincia en donde se encuentra registrada la entidad, como refleja en la siguiente Imagen 3.4.1.2

Imagen 3.4.1.2

• Cantón: Luego de haber seleccionado la provincia, debe elegir el cantón en donde se encuentra registrada la entidad. Imagen 3.4.1.3

Imagen 3.4.1.3

• Parroquia: Finalmente, debe seleccionar la parroquia en donde se encuentra ubicada la entidad. Imagen 3.4.1.4

Imagen 3.4.1.4

En la siguiente pantalla puede ver un ejemplo con los datos de la dirección registrados.

Imagen 3.4.1.5

3.4.2 Teléfono(s)

En este paso, proceda a registrar los números telefónicos con los que se podrá hacer contacto con la Entidad. Imagen 3.4.2.1

Imagen 3.4.2.1

La información que deberá registrar se detalla a continuación:

• Tipo: En este campo la Entidad debe seleccionar el tipo del número telefónico, que puede ser casa, celular, fax o trabajo; como se observa en la Imagen 3.4.2.2

Imagen 3.4.2.2

• Teléfono: La información de este campo debe ser acorde al tipo del número telefónico seleccionado en el casillero anterior, es decir:

⮚ Si seleccionó CELULAR, el número ingresado deberá contener 10 dígitos. Ejemplo: 0981234560.

⮚ Si seleccionó CASA, FAX o TRABAJO, el número telefónico que ingresará, debe contener 9 dígitos, incluido el código de área. Ejemplo:00-0000000.

⮚ Observaciones: En este campo puede registrar el número de extensión u horario de atención. Ejemplo: ext. 1020, horario de 08:00 a 17:00.

Una vez registrados los datos del número telefónico, de clic en el botón “Aumentar Teléfono”. Imagen 3.4.2.3

Imagen 3.4.2.3

Luego que haya aumentado el número telefónico, la información registrada reflejará en la parte inferior del formulario. Cabe mencionar que, si desea aumentar otro teléfono, deberá llenar nuevamente la información en los casilleros respectivos y presionar nuevamente el botón “Aumentar Teléfono”. Imagen 3.4.2.4

Imagen 3.4.2.4

Finalmente, una vez registrada la dirección y números telefónicos, de clic en el botón

“Continuar” para seguir con el registro. Imagen 3.4.2.5

Imagen 3.4.2.5

3.5 Información de contactos

En la siguiente sección, ingrese la información de los contactos que requiera registrar.

Imagen 3.5.1

La información que deberá registrar se detalla a continuación:

• Primer y Segundo Nombre: El usuario ingresará la información de sus nombres,

observando correctamente los datos de la cédula de ciudadanía. Debe ubicar cada nombre en su respectivo casillero.

• Sexo: El usuario debe marcar Masculino si es hombre y Xxxxxxxx si es mujer.

• Estado Civil: En este campo el usuario deberá seleccionar el estado civil acorde a su condición. Las opciones que presenta la herramienta se observan en la Imagen 3.5.2

Imagen 3.5.2

Imagen3.5.3

• Número de Identificación: Conforme a la elección del tipo de documentación de identificación mencionado anteriormente, en este campo debe registrar el

número de identificación, considerando lo siguiente:

⮚ Si es CÉDULA DE CIUDADANÌA, el número ingresado debe ser de 10 dígitos.

⮚ Si es PASAPORTE, puede ingresar números, letras y caracteres; tal comoregistra el documento de identificación.

⮚ Si es REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES, en número ingresado debe serde 13 dígitos.

• Cargo: En este campo seleccione el cargo que desempeña el contacto en la Institución. Las opciones que presenta la herramienta se observan en la Imagen 3.5.4

Imagen 3.5.4

• Nivel de Educación: En este casillero seleccionará su nivel de educación acorde a su formación educativa. Imagen 3.5.5

Imagen 3.5.5

• Área Ocupacional: El usuario en este campo debe seleccionar el área relacionada a su profesión, como se observa en la Imagen 3.5.6

Imagen 3.5.6

• Fecha de Nacimiento: En este casillero registrará el año, mes y día de la fecha de nacimiento. Ejemplo: 1980-enero-25.

En la siguiente pantalla puede observar un ejemplo con los datos registrados del contacto. Imagen 3.5.7

Imagen 3.5.7

Una vez que ha registrado los datos del contacto, de clic en el botón “Contactos Adicionales”, para que la información del contacto refleje en la sección “Lista de contactos”, como puede observar en la Imagen 3.5.8

Imagen 3.5.8

Para dar continuidad al siguiente paso del registro como entidad contratante, de clic en el botón “Continuar”. Imagen 3.5.9

Imagen 3.5.9

3.6 Finalización del registro

En este último paso, proceda a imprimir y/o descargar la documentación respectiva, la que será suscrita por la máxima autoridad o su delegado y que servirán para la habilitación del registro. Imagen 3.6.1

Imagen 3.6.1

La documentación que genera la herramienta la podemos revisar a continuación, mediante los íconos “Imprimir Requisitos, Imprimir Formulario y Acuerdo de Responsabilidad”. Imagen 3.6.2

Imagen 3.6.2

• Imprimir Requisitos: Mediante este botón, podrá imprimir y/o descargar el documento con los requisitos y datos generales de la entidad, como usuario, correo, tipo de origen y tipo de persona. En la siguiente imagen podemos verificar el contenido mencionado Imagen 3.6.3

Imagen 3.6.3

• Imprimir formulario: Este botón permite generar el documento con información general de la entidad, el que puede imprimir y/o descargar, en el documento podrá verificar la información registrada en los pasos anteriores. Cabe mencionar que este archivo debe ser suscrito por la máxima autoridad o su delegado. Imagen 3.6.4

Imagen 3.6.4

• Acuerdo de Responsabilidad: Por medio de este botón, obtendrá el acuerdo de responsabilidad sobre el uso del portal institucional del SERCOP, cabe mencionar que este documento debe ser suscrito por la máxima autoridad o su delegado. Imagen 3.6.5

Imagen 3.6.5

• Activar Cuenta: La activación del registro como entidad contratante es realizada por SERCOP, mediante la previa verificación de la documentación respectiva.

• Cerrar: Finalmente, este botón cierra la presente ventana.

4. Requisitos para habilitación

Una vez culminado el registro en línea, la entidad deberá presentar la documentación de habilitación, a través de los diferentes canales de atención al usuario, como:

• Ventanillas a nivel nacional, cuyo horario de atención es de 08:00 a 16:45, en el siguiente link encontrará las direcciones xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxx/.

• Sistema de gestión documental Quipux.

• Correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

La documentación habilitante que debe presentar o enviar, se encuentra en el portal institucional xxx.xxxxxx.xxx.xx. Imagen 4.1

Imagen 4.1

Una vez que ha ingresado al portal institucional SERCOP, deberá desplazarse en el panel de Servicios y dar clic en la opción “Atención al Usuario”. Imagen 4.2

Imagen 4.2

Imagen 4.3

En la siguiente imagen puede observar el “Menú” con información relacionada a las Entidades Contratantes. Para ingresar a verificar la documentación, presione la opción “Herramientas” y luego “Requisitos”. Imagen 4.4

Imagen 4.4

4.1 Entidades contratantes

La documentación habilitante como entidad contratante que debe presentar o enviar, se observa en la siguiente Imagen 4.1.1

Imagen 4.1.1

4.2 Entidades contratantes de derecho privado

La documentación habilitante como entidad contratante de derecho privado que debe presentar o enviar, se observa en la siguiente Imagen 4.2.1

Imagen 4.2.1

5. Habilitación sucursal-proveedora de entidad contratante

En caso de que una entidad contratante requiera activar una cuenta como proveedor, con el objetivo de participar en procesos de contratación con el estado, deberá solicitar la habilitación a SERCOP, para ello este Servicio ha emitido el Memorando Nro. SERCOP-CTO-2020-0104-M de fecha 27 xx xxxxx de 2020 en el cual establece el procedimiento a seguir. A continuación, se detalla los pasos:

1. Remitir un oficio suscrito por la máxima autoridad o su delegado (en el caso de este último adjuntar resolución de delegación de funciones) indicando la necesidad de incluir su rol como proveedor del estado (incluir información del número de RUC y Razón Social).

2. Considerar que una vez que inicie el trámite de registro y habilitación con el rol de proveedor, el registro de entidad contratante será inhabilitado temporalmente, mientras dure el presente trámite.

3. SERCOP notificará a la entidad para que proceda a registrarse como proveedor, siguiendo para en efecto los 8 pasos de registro y los 6 pasos de actualización (ver manual de registro como proveedor del estado), subiendo al sistema los siguientes requisitos:

• Documento habilitante de creación de la entidad contratante.

• Nombramiento de la máxima autoridad

• Registro Único de Contribuyentes – RUC

4. Una vez que la entidad contratante haya realizado el registro y habilitación, se procederá a la verificación de la información de acuerdo artículo 29 de la Codificación y Actualización de Resoluciones emitidas por el SERCOP.

5. Cuando el registro de proveedor se encuentre verificado y aprobado, se habilitará nuevamente el registro de entidad contratante y el registro de proveedor pasará a ser del tipo sucursal proveedora, por lo que la entidad contratante deberá considerar que mientras el presente trámite esté en ejecución no tendrá acceso al registro como entidad contratante, con el fin de que no sean afectados los procedimientos de contratación que la entidad contratante esté llevando acabo.

Es preciso mencionar que el tiempo que dure el presente trámite dependerá de las acciones que debe ejecutar la entidad contratante.

ACCIÓN

RESPONSABLES

ÁREA

FIRMA

Elaborado

/actualizado por:

ING. XXXXX XXXXXXXXX ASISTENTE DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN

Firmado electrónicamente por:

XXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX

Revisado por:

DRA .XXXX XXXXX DIRECTORA DE CAPACITACIÓN Y

CERTIFICACIÓN

DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN

Firmado electrónicamente por:

XXXX XXXXXXXXX XXXXX XXXX

Xxxxxxxx por:

ING. XXXX XXXXXX COORDINADOR TÉCNICO DE OPERACIONES

COORDINACIÓN TÉCNICA DE OPERACIONES

Firmado electrónicamente por:

XXXXX XXXX XXXXXX XXXXXXX

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