INFORME DE AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA DE NEIVA EN LA VIGENCIA 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO DE NEIVA EN LA VIGENCIA 2012
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012
OCTUBRE/2013
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1. INTRODUCCION 3
2. ALCANCE 3
3. OBJETIVOS 4
4. MARCO LEGAL 5
5. METODOLOGÍA 6
6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA 7
6.1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 7
6.2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN EL PRIMER SEMESTRE DE 2013 11
6.3 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 12
6.3.1 CONSOLIDACION DE AVANCE EN LA MITIGACION DE DEBILIDADES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO SUGERIDO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LA VIGENCIA 2012 18
7. OBSERVACIONES GENERALES _ 19
7.1. FORTALEZAS 19
7.2. DEBILIDADES 19
8. RECOMENDACIONES 20
9. PLAN DE MEJORAMIENTO 21
10. CONCLUSIONES 22
3
La Oficina de Control Interno de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx, de conformidad a las facultades señaladas en el artículo 267 de la Constitución Política, en la Ley 87 de 19931 y los decretos que lo reglamentan y lo modifican, y en cumplimiento al Plan de Acción de Control Interno previsto para la vigencia 2013, enmarcado en los roles de evaluación, seguimiento, asesoría y acompañamiento, realizó AUDITORIA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2013, LA EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO PRODUCTO DE LA AUDITORIA PRACTICADA A LA CONTRATACION DEL
MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012, con la finalidad de contribuir al mejoramiento continuo del proceso contractual, como apoyo al logro de los objetivos y metas de la Entidad Territorial.
2. ALCANCE
Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad en la gestión ejecutada por las oficinas en donde se genera la necesidad como en las oficinas ordenadoras de gasto de la Alcaldía Municipal, en cumplimiento de las normas que rigen la actividad contractual, en pro del alcance de metas organizacionales y del impacto social.
1 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”
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Realizar la AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 Y 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN
LA VIGENCIA 2012, con la finalidad de verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente sobre contratación estatal en los contratos celebrados en el primer semestre de 2013, como también comprobar la implementación de las acciones de mejoramiento suscritas en el Plan de Mejoramiento resultado de la auditoría a los contratos del año de 2012, suscrito por 12 dependencias de la Administración Municipal.
ESPECÍFICOS
Verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente en el proceso precontractual, contractual y postcontractual realizado en el Municipio xx Xxxxx durante la vigencia 2012 y primer semestre de 2013.
Verificar la eficacia y efectividad en la implementación de las acciones de mejora en pro de la mitigación de los hallazgos, contenidos en el plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2012.
Evidenciar soportes de la implementación de las acciones de mejora propuestas para la mitigación de los hallazgos identificados por las auditorías efectuadas.
Verificar el grado de conocimiento y de concientización de los servidores públicos en la adopción e implementación de las acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento evaluado.
Evidenciar la administración de los riesgos asociados al proceso contractual.
Identificar los responsables de la mitigación de hallazgos plasmados en los planes de mejoramientos evaluados.
4. MARCO LEGAL.
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1. Constitución Política de Colombia.
2. Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones"
3. Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”
4. Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.”
5. Ley 1474 de 2011 “Por lacual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”
6. Decreto Nacional 2145 de 1999, “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Publica del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”.
7. Decreto Nacional 1510 de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública".
8. Decreto Nacional 734 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Estatuto General deContratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.”
9. Decreto Municipal 316 de 2010 “Por el cual se derogan los Decretos 011 y 053 de 2010 y se adoptan los procesos de Contratación en la Administración Municipal y se hacen unas delegaciones”, y demás decretos modificatorios, derogatorio y/o aclaratorios.
10. Resolución 163 de 2008 expedida por la Contraloría Municipal xx Xxxxx, “Por la cual se adopta el sistema electrónico de rendición de cuentas – SIA y se establecen los métodos y la forma de rendirla”.
5. METODOLOGÍA.
Para el desarrollo del presente informe, se hizo indispensable solicitar a la Secretaría General, a la Oficina de Contratación y a la Secretaría de Salud Municipal, la relación
de los contratos2 suscritos por el Municipio xx Xxxxx durante el año 2012, dando un 6
total de 1.029 contratos celebrados por estos tres ordenadores de gasto, de los cuales se seleccionó una muestra de veintiún (21) contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx en la vigencia 2012, equivalentes al 2%; así mismo, se solicitó a los mismos tres ordenadores de gasto, la relación de contratos suscritos por estos durante el primer semestre del año 2013, arrojando un total de 598 contratos, de los cuales se seleccionó una muestra xx xxxx (10) contratos suscritos por Municipio xx Xxxxx durante el primer semestre del año 2013, equivalentes al 1.6%, los cuales se requirieron para su revisión y análisis, además se llevó a cabo práctica de entrevistas a los funcionarios intervinientes en el proceso precontractual conforme a la AUDITORIA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 Y PRIMER SEMESTRE 2013, LA EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO PRODUCTO DE LA AUDITORIA PRACTICADA A LA CONTRATACION DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA
VIGENCIA 2012,como informe final compilatorio de cinco informes parciales mensuales, y cuyas observaciones evidenciadas fueron plasmadas en el cuerpo del presente informe.
Es preciso, aclarar que la calificación de avance al plan de mejoramiento producto de la auditoría practicada por la Oficina de Control Interno, determinado por cada uno de los hallazgos evaluados, son el resultado de promediar los porcentajes de cumplimiento evidenciados en la inspección de soportes documentales, presentados por los responsables de la mitigación de los mismos.
El criterio aplicado en la evaluación y seguimiento correspondiente a los siguientes estándares de medición del estado y nivel de riesgo:
MEDICIÓN DEL ESTADO Y NIVEL DEL RIESGO:
ESTADO DE LA ACTIVIDAD | NIVEL DE RIESGO | RANGO |
CUMPLIDA | BAJO | >70<=100% |
CUMPLIDA PARCIALMENTE | MEDIO | >30<=70% |
PENDIENTE | ALTO | 0<=30% |
2 Contratos celebrados mediante las distintas modalidades de selección y convenios interadministrativos y de cooperación.
6. RESULTADOS AUDITORÍA INTERNA
6.1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA
OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 7
Del total de 1.029 contratos celebrados por estos tres ordenadores de gasto, de los cuales se seleccionó una muestra de veintiún (21) contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx en la vigencia 2012, equivalentes al 2% total de la vigencia 2012, siendo estos objeto de inspección en sus etapas precontractual, contractual y poscontractual y determinándose el grado de avance en la implementación de las acciones de mejora suscritas por nueve (9) Secretarías de Despacho3, por dos (2) Direcciones Administrativas4 y por un (1) Departamento Administrativo5 del Municipio xx Xxxxx en la matriz del plan de mejoramiento resultado de la auditoría interna a los contratos celebrados en la vigencia 2012, tal como se detalla a continuación:
1. Inaplicabilidad del Artículo 14 del Decreto 316 de 2010en cuanto a la cobertura de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció que se no se dio aplicación al Artículo 14 del Decreto 316 de 2010en cuanto a la cobertura de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual.
2. Incongruencia en la forma de pago prevista en los estudios previos, pliego de condiciones
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció que hay Incongruencia en la forma de pago prevista en los estudios previos, pliego de condiciones
3 Secretaría General, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Educación, Secretaría de Salud, Secretaría de Vías e Infraestructura, Secretaría de Desarrollo Social, Secretaría de Movilidad y Secretaría de Cultura.
4 Dirección de Deportes y Dirección Rural Integral.
5 Departamento Administrativo de Planeación.
3. Incumplimiento por parte de la supervisión en tratándose de la verificación documental para que procedieran los pagos mensuales y el pago final.
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos 8
auditados, se evidenció que hubo Incumplimiento por parte de la supervisión en tratándose de la verificación documental para que procedieran los pagos mensuales y el pago final.
4. Inconsistencias en el estudio xx xxxxxxx base para determinar la cuantía de la contratación
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció que hubo Inconsistencias en el estudio xx xxxxxxx base para determinar la cuantía de la contratación.
5. La información general del proceso publicado en la página web
xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx se encuentra incompleta
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 14% de los contratos auditados, se evidenció que La información general del proceso publicado en la página web www.contratos.gov.co6 se encuentra incompleta.
6. No reposa el informe final consolidado sobre la totalidad del trabajo desarrollado de que trata el numeral 11 del parágrafo de la cláusula segunda obligaciones del contratista.
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció que no reposa el informe final consolidado sobre la totalidad del trabajo desarrollado de que trata el numeral 11 del parágrafo de la cláusula segunda obligaciones del contratista.
6 Hoy xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
7. Falta de una debida tipificación, estimación y asignación de riesgos
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 19% de los
contratos auditados, se evidenció falta de una debida tipificación, estimación y 9
asignación de riesgos.
8. Falta del primer informe mensual sobre la ejecución del contrato en el expediente contractual
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció falta del primer informe mensual sobre la ejecución del contrato en el expediente contractual
9. Se evidenció la no existencia de la cláusula de indemnidad dentro del clausulado contractual
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció la no existencia de la cláusula de indemnidad dentro del clausulado contractual.
10. Dentro del expediente contractual no obra el acta de constitución de veeduría infringiendo previsto en la Ley 850 de 2003 y, en términos de moral pública se constituye en la materialización de los principios de la transparencia de la actividad estatal
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció que dentro del expediente contractual no obra el acta de constitución de veeduría infringiendo previsto en la Ley 850 de 2003 y, en términos de moral pública se constituye en la materialización de los principios de la transparencia de la actividad estatal.
11. Incumplimiento por parte de la supervisión contractual en tratándose de la verificación documental para que procedieran los pagos mensuales y el pago final
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció que incumplimiento por parte de la supervisión
contractual en tratándose de la verificación documental para que procedieran los pagos mensuales y el pago final.
12. Incumplimiento del contratista en la entrega de documentos para que procediera la última acta de pago, incumpliendo lo dispuesto en el
Artículo 26 del Decreto Municipal 316 de 2010 10
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció incumplimiento del contratista en la entrega de documentos para que procediera la última acta de pago, incumpliendo lo dispuesto en el Artículo 26 del Decreto Municipal 316 de 2010.
13. Incumplimiento de la Ley General del Archivo en cuanto a que el expediente contractual no se encuentra foliado
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció incumplimiento de la Ley General del Archivo en cuanto a que el expediente contractual no se encuentra foliado
14. Incongruencia en el análisis de riesgos y amparos prevista en los estudios previos y pliego de condiciones
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció incongruencia en el análisis de riesgos y amparos prevista en los estudios previos y pliego de condiciones.
15. Incumplimiento de lo previsto en el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012 en lo que se refiere al manejo del anticipo
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció Incumplimiento de lo previsto en el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012 en lo que se refiere al manejo del anticipo.
16. El estudio previo no viene debidamente soportado del estudio xx xxxxxxx base para soportar el valor estimado de la contratación
De los 21 contratos auditados por esta Oficina de Control interno correspondientes a la vigencia 2012, se verificó que en un 4% de los contratos auditados, se evidenció que el estudio previo no viene debidamente soportado
del estudio xx xxxxxxx base para soportar el valor estimado de la contratación.
6.2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO 11
XX XXXXX EN EL PRIMER SEMESTRE DE 2013
Del total de 598 contratos, de los cuales se seleccionó una muestra xx xxxx (10) contratos suscritos por Municipio xx Xxxxx durante el primer semestre del año 2013, equivalentes al 1.6% del total de la contratación correspondiente al primer semestre del año 2013.
1. La información general del proceso publicado en la página web
xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx se encuentra incompleta
De los diez (10) contratos auditados por esta Oficina de Control Interno, correspondientes al primer semestre de 2013, se verificó que en un 40% de los contratos auditados, se evidenció que la información general del proceso publicado en la página web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx se encuentra incompleta.
2. Falta de una debida tipificación, estimación y asignación de riesgos
De los diez (10) contratos auditados por esta Oficina de Control Interno, correspondientes al primer semestre de 2013, se verificó que en un 50% de los contratos auditados, se evidenció que en un falta de una debida tipificación, estimación y asignación de riesgos.
3. Se evidenció la no existencia de la cláusula de indemnidad dentro del clausulado contractual
De los diez (10) contratos auditados por esta Oficina de Control Interno, correspondientes al primer semestre de 2013, se verificó que en un 10% de los contratos auditados, se evidenció la no existencia de la cláusula de indemnidad dentro del clausulado contractual.
4. El proceso de selección que se debió adelantar fue el Selección Abreviada de Menor Cuantía en cumplimiento del principio de la selección objetiva.
De los diez (10) contratos auditados por esta Oficina de Control Interno, correspondientes al primer semestre de 2013, se verificó que en un 10% de los 12
contratos auditados, se evidenció que el proceso de selección que se debió adelantar fue el Selección Abreviada de Menor Cuantía en cumplimiento del principio de la selección objetiva.
5. Dentro del expediente contractual no reposan los pagos de seguridad social
De los diez (10) contratos auditados por esta Oficina de Control Interno, correspondientes al primer semestre de 2013, se verificó que en un 10% de los contratos auditados, se evidenció que dentro del expediente contractual no reposan los pagos de seguridad social.
6. Incongruencia en el análisis de riesgos y amparos prevista en los estudios previos y pliego de condiciones
De los diez (10) contratos auditados por esta Oficina de Control Interno, correspondientes al primer semestre de 2013, se verificó que en un 10% de los contratos auditados, se evidenció incongruencia en el análisis de riesgos y amparos previstos en los estudios previos y pliego de condiciones.
6.3 RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012
Para el desarrollo del capítulo, se hizo indispensable solicitar a la Secretaría General, a la Oficina de Contratación y a la Secretaría de Salud Municipal, la relación de los contratos7 suscritos por el Municipio xx Xxxxx durante el año 2012, dando un total de 1.029 contratos celebrados por estos tres ordenadores de gasto, de los cuales se seleccionó una muestra de veintiún (21) contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx en la vigencia 2012, equivalentes al 2%.
7 Contratos celebrados mediante las distintas modalidades de selección y convenios interadministrativos y de cooperación.
Es preciso, aclarar que la calificación de avance determinado por la Oficina de Control Interno, por cada uno de los hallazgos evaluados, son el resultado de la verificación del cumplimiento de la matriz del plan de mejoramiento resultado de la auditoría a los contratos celebrados en la vigencia 2012, suscrita por nueve (9) Secretarías de Despacho8 y por dos (2) Direcciones Administrativas9
y por un (1) Departamento Administrativo10 del Municipio xx Xxxxx. 13
A continuación, se hará mención de los hallazgos, las acciones de mejora convenidas, la descripción de la meta y el estado de la acción de mejora de conformidad con la matriz del plan de mejoramiento resultado de la auditoria a los contratos celebrados por el Municipio xx Xxxxx en el segundo semestre de la vigencia 2011 y en el primer semestre 2012.
HALLAZGO No.1
“Los documentos soportes no se encuentran foliados o no se encontraron foliados en su totalidad de conformidad a la Ley General de Archivo No. 594 de 2000, lo que demuestra una indebida conservación documental de contrato, facilitando el extravío de los documentos.”
ACCIÓN DE MEJORA: “Dar cumplimiento a la Ley General de Archivo594 de 2000, en cuanto a la conservación documental del contrato, foliando los documentos de los contratos de los años, 2010, 2011 y subsiguientes.”
META: “Foliar la totalidad de los documentos contenidos en las carpetas de los contratos suscritos en los años 2010, 2011 y siguientes, conforme a la ley general de archivo”
ANÁLISIS: El 100% de la Muestra seleccionada e inspeccionada, esta auditoría verificó que se encuentran foliados los documentos contentivos de las carpetas de los contratos asegurando un debido resguardo y preservación de los documentos contractuales allí archivados.
Se determina un avance del 100% en la administración y mitigación de la falencia identificada por la Oficina Asesora de Control Interno.
8 Secretaría General, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Educación, Secretaría de Salud, Secretaría de Vías e Infraestructura, Secretaría de Desarrollo Social, Secretaría de Movilidad y Secretaría de Cultura.
9 Dirección de Deportes y Dirección Rural Integral.
10 Departamento Administrativo de Planeación.
tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
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HALLAZGO No.2
“En los contratos donde se ha pactado informe mensual por parte de los supervisores al desarrollo del contrato, se verificó que el 65% de las carpetas de los contratos auditados, no se encontró los correspondientes informes”
ACCIÓN DE MEJORA: “Exigir a los contratistas y supervisores la presentación de informes de ejecución de los contratos, conforme a lo establecido en los contratos.”
META: “100% de los contratos con informes de ejecución adjuntos a los mismos”
ANÁLISIS: El 100% de la Muestra seleccionada e inspeccionada, esta auditoría verificó que reposan en los expedientes contractuales losinformes de ejecución de los contratos, conforme a lo establecido en los contratos.
Se determina un avance del 100% en la administración y mitigación de la falencia identificada por la Oficina Asesora de Control Interno.
CONCLUSIÓN:El hallazgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo, debido al tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
HALLAZGO No.3
“Se presenta inexistencia en un 6% de los contratos auditados de las actas de inicio y recibo de veeduría contraviniendo la Ley 850 de 2003, la cual reglamenta las veedurías ciudadanas.”
ACCIÓN DE MEJORA: “Dar cumplimiento a la ley 850 de 2003, en lo referente a las actas de inicio y veedurías.”
META: “100% de los contratos con actas de inicio y recibo de veeduría adjuntos a los mismos”.
ANÁLISIS:El 100% de la Muestra seleccionada e inspeccionada, esta auditoría verificó que en las carpetas de los contratos reposan lasactas de inicio y recibo de veeduría adjuntos de los mismos.
falencia identificada por la Oficina Asesora de Control Interno.
15
CONCLUSIÓN:El hallazgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo, debido al tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
HALLAZGO No.4
“Se observó un 77% de los contratos auditados que los documentos originales no reposan en la carpeta, se encontraron copias, incumpliendo el artículo 15 del Manual de Contratación Decreto 316 de 2010.”
ACCIÓN DE MEJORA: “Conservar en todas las carpetas de los contratos los documentos originales”
META: “Conservar en todas las carpetas de los contrato los documentos originales.”
ANÁLISIS: En el 4% de la muestra seleccionada de 2012, esta auditoría evidenció queno se encuentran los documentos originales en las carpetas de los contratos.
Se determina un avance del 92% en la administración y mitigación de la falencia identificada por la Oficina de Control Interno.
CONCLUSIÓN:El hallazgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo, debido al tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
HALLAZGO No.5
“Se verificó en un 46% que los contratos que son sujeto de publicación, dicha publicación no se ha efectuado a cabalidad, incumpliendo al parecer los numerales 17 y 18 del artículo 8 del Decreto 2474 de 2008”.
ACCIÓN DE MEJORA: “Realizar la publicidad de todos los procedimientos y actos administrativos asociados a los procesos de contratación de 2011 y 2012 y subsiguientes. Implementando acciones de seguimiento y autocontrol.”.
publicaciones en el SECOP mediante la realización trimestral de auditorías”.
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ANÁLISIS: En el 14% de la muestra seleccionada de la vigencia 2012, esta auditoría evidenció que no se encuentran publicados los contratos que tienen que publicarse en la página web: www.contratos.gov.co11, medio dispuesto para realizar la publicación de los contratos y de las etapas precontractuales, contractuales y postcontractuales de los contratos que celebra la Alcaldía xx Xxxxx.
Se determina un avance del 71% en la administración y mitigación de la falencia identificada por la Oficina de Control Interno.
CONCLUSIÓN: El hallazgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo, debido al tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
HALLAZGO No. 6
“La ley 80 de 1993, en sus artículos 60 y 61, al igual que el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, regula la liquidación de los contratos dentro de los cuatro meses siguientes a la terminación de estos, pero se verificó que existen un 4% de los contratos, que pasado los cuatro meses no han cumplido con su liquidación. Esto incumple con también el artículo 20 del Decreto 316 de 2010.”
ACCIÓN DE MEJORA: “Dar cumplimiento a la ley 80 de 1993, en sus artículos 60 y 61, al igual que el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y al artículo 20 del Manual de contratación Decreto 316 de 2010, en relación con la liquidación de los contratos”
META: “liquidar los contratos dentro del plazo estipulado por la ley”
ANÁLISIS: El 100% de la Muestra seleccionada e inspeccionada, esta auditoría verificó que los contratos se encuentran liquidados dentro del término legal.
Se determina un avance del 100% en la administración y mitigación de la falencia identificada por la Oficina Asesora de Control Interno.
11 Ahora xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
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HALLAZGO No. 7
“Se evidenció un presunto incumplimiento del Municipio xx Xxxxx, del Art. 15 del Decreto 316/2010, en lo pertinente a la custodia final de los contratos, toda vez que los contratos, toda vez que los contratos que la Oficina de Contratación remitió a las dependencias que crearon la necesidad, éstas una vez administran su ejecución y liquidación, no tramitan su archivo definitivo a la Secretaría General según lo señalado.”.
ACCIÓN DE MEJORA: “Dar cumplimiento al envío para el archivo definitivo en la Secretaría General de los contratos liquidados”
META: “Enviar el 100% de los contratos liquidados a la Secretaría General”
ANÁLISIS: El 100% de la Muestra seleccionada e inspeccionada, esta auditoría verificó que se encuentranenviados al ordenador del gasto Secretaría General, Oficina de Contratación asegurando un debido resguardo y preservación de los documentos contractuales allí archivados de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 15 del Decreto 316 de 2010-Manual de Contratación del Municipio xx Xxxxx.
Se determina un avance del 100% en la administración y mitigación de la falencia identificada por la Oficina Asesora de Control Interno.
CONCLUSIÓN: El hallazgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo, debido al tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
HALLAZGO No. 8
“Se evidenció extemporaneidad en la publicación de los actos administrativos que se suscriben durante la etapa contractual y post contractual, evidenciándose presunto incumplimiento a lo señalado en el Parágrafo 3 del Artículo 8° de decreto 2474 de 2008”.
ACCIÓN DE MEJORA: “Dar cumplimiento a la publicación inmediata de todos y cada uno de los actos durante la etapa contractual y poscontractual”
INFORME DE AUDITORIA | ||
FOR-EG-07 | Versión:01 | |
Vigente desde: Octubre 7 de 2013 | ||
META: “Publicar en tiempo real el 100%, de los actos poscontractuales de los contratos supervisados desde su acta de iniciación hasta su liquidación”.
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ANÁLISIS: El 100% de la Muestra seleccionada e inspeccionada, esta auditoría verificó que en tiempo real fueron objeto de publicación los actos poscontractuales de los contratos supervisados desde su acta de iniciación hasta su liquidación.
Se determina un avance del 100% en la administración y mitigación de la falencia identificada por la Oficina Asesora de Control Interno.
CONCLUSIÓN: El hallazgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo, debido al tratamiento que los responsables le han dado a la falencia identificada, para su mitigación y/o minimización.
6.3.1 CONSOLIDACION DE AVANCE EN LA MITIGACION DE DEBILIDADES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO SUGERIDO POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO EN LA VIGENCIA 2012
Tabla No. 1
DEBILIDAD N° | PORCENTAJE (%) DE AVANCE POR DEBILIDAD | PORCETAJE (%) DE AVANCE TOTAL | NIVEL DEL RIESGO |
1 | 100% | 95% | BAJO |
2 | 100% | ||
3 | 100% | ||
4 | 92% | ||
5 | 71% | ||
6 | 100% | ||
7 | 100% | ||
8 | 100% |
Tal como puede evidenciar en la Tabla No. 1, dentro plan de mejoramiento resultado de la auditoría a los contratos celebrados en la vigencia 2012, suscrita por nueve (9)
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Departamento Administrativo14 del Municipio xx Xxxxx, presenta un avance del 95%, quedando superados en un 100% las debilidades números 1, 2, 3, 6, 7 y 8, mientras que la debilidad número 4 tuvo un avance del 92% y la debilidad número 5 tuvo un avance del 71%; por lo anterior, se recomienda, la implementacion de acciones de mejoras que propendan a mitigar al 100% de la totalidad de las debilidades, con la pretensión de que sean alcanzados los fines estatales materializados en una adecuada interpretación de la normativa que rige la contratación que adelanta el Municipio xx Xxxxx.
7. OBSERVACIONES GENERALES.
7.1 FORTALEZAS
Se constató una significativa presencia de las actas de inicio, de constitución de veeduría, de liquidación y de recibo de veeduría, así como la información general de los procesos se encuentran debidamente publicados en la página web xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/.
Se observó un adecuado archivo de la documentación contractual, verificando su debida foliación, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivo.
Se constató una significativa presencia de las actas de inicio, de constitución de veeduría, de liquidación y de recibo de veeduría.
7.2 DEBILIDADES
Se evidenció incongruencia en el análisis de riesgos y amparos previstos en los estudios previos y el pliego de condiciones o la invitación pública del proceso de selección, no atendiendo al principio de la planeación contractual.
Se evidenció un Incumplimiento de lo previsto en el artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012 en lo que se refiere al manejo del anticipo.
12 Secretaría General, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Educación, Secretaría de Salud, Secretaría de Vías e Infraestructura, Secretaría de Desarrollo Social, Secretaría de Movilidad y Secretaría de Cultura.
13 Dirección de Deportes y Dirección Rural Integral.
14 Departamento Administrativo de Planeación.
debidamente soportado del estudio xx xxxxxxx base para soportar el valor estimado de la contratación.
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Se evidenció que el acta de liquidación carece de elementos necesarios que deben existir en el documento que da por terminada la relación contractual, por tal razón se sugirió por parte de esta Oficina de Control Interno un modelo de acta de liquidación bilateral.
8. RECOMENDACIONES
El principio de planeación contractual, resulta ser un actor preponderante para gerenciar lo público; por lo anterior, sólo se invita a dar cumplimiento a la normatividad vigente, y a cumplir lo dispuesto reglamentariamente en el manual de contratación del Municipio xx Xxxxx, especialmente lo dispuesto en el Artículo 4° del manual de Contratación del Municipio xx Xxxxx, atendiendo las responsabilidades que cada área (oficina que genera la necesidad y oficina ordenadora del gasto), tiene desde su competencia.
Si por alguna circunstancia particular del objeto contractual a desarrollar no se atiende lo dispuesto en el manual de contratación del Municipio xx Xxxxx en cuanto a los amparos y coberturas exigidas al contratista, estas particularidades deben ir debidamente soportadas en los estudios previos.
El ejercicio de la supervisión contractual, exige que se haga un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre la ejecución donde se incluye la certificación de cumplimiento parcial y total del contrato, por ello, el espectro de responsabilidades a cargo de la supervisión contractual es muy variada, por lo anterior, la vigilancia que se ejerce a un contrato debe ser integral.
La supervisión contractual debe, dar aplicación a lo dispuesto en el Artículo 26 del Decreto Municipal 316 de 2010 en punto de que los supervisores tienen dentro de sus facultades las de “exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado”15.
Todos los supervisores deben como primer ejercicio de las facultades de supervisión impuestas en el Capítulo VII del Decreto Municipal No. 316 de 2010-Manual de Contratación, deben realizar la verificación de los documentos necesarios para que se pueda dar inicio al contrato, no sólo porque sea una
15 Apartes del Artículo 26 del Decreto Municipal 316 de 2010.
que, en términos de moral pública se constituye en la materialización de los principios de la transparencia de la actividad estatal.
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9. PLAN DE MEJORAMIENTO
Como resultado de la auditoría practicada a la Contratación del Municipio xx Xxxxx, la Oficina de Control Interno presenta una propuesta de plan de mejoramiento, el cual se encuentra estructurado de la siguiente manera:
De los dieciséis(16) hallazgos levantados dentro de la AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 y de los
seis(6) hallazgos levantados dentro de la auditoría INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN EL PRIMER SEMESTRE de 2013 estos hallazgos
en la matriz del plan de mejoramiento sugerido por la Oficina de Control Interno anexo al presente informe, serán incluidos de acuerdo al ÁREA ORGANIZACIONAL RESPONSABLE y no de acuerdo a la vigencia que fue objeto de auditoría, en razón a que existen áreas que presentan el mismo hallazgo tanto en la vigencia 2012 como en la vigencia 2013.
Por su parte, de los dos (2) hallazgos que no alcanzaron el 100% de avance dentro del SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA
VIGENCIA 2012, los mismos fueron incluidos en la matriz del plan de mejoramiento sugerido bajo el nombre de “HALLAZGOS PERSISTENTES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA AUDITORIA INTERNA PRACTICADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012”, con
el fin de que las acciones de mejora propuestas, sean efectivas en todos los procesos de contratación que adelante la Administración Municipal.
La Alcaldía xx Xxxxx constituye la célula básica de la organización administrativa estatal a nivel municipal, la cual tiene por objeto, dentro de su autonomía el cumplir las funciones que constitucional, legal y reglamentariamente posee; por cuanto, ejecuta recursos públicos, y vela por el bienestar y los intereses de sus ciudadanos. Adicional a lo anterior, tiene a su cargo la ejecución de los recursos públicos mediante los diversos procesos de selección, están enfocados en el mejoramiento continuo de su calidad de vida, mediante la ejecución de programas en salud, cultura, vivienda, seguridad, educación, infraestructura vial, orden público entre otros.
Por lo anterior, la Administración Municipal requiere de que cada uno de sus servidores públicos coordinen sus esfuerzos, en pro del mejoramiento continuo de la institución, reflejado en el cumplimiento de sus labores con el más alto nivel de calidad y productividad, minimizando riesgos, que entorpezcan la consecución de las metas y objetivos organizacionales.
Elaborado por:
XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX
CONTRATISTA
Revisado y aprobado por:
XXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXX
Jefe Oficina de Control Interno