Contract

	INFORME DE AUDITORÍA INTERNA	Versión: 3.0
		Fecha: 22/04/2015
		Código: CI-F-06
FECHA DE EMISION DEL INFORME		21/11/2016
Proceso: Gestión Administrativa, Tecnológica y Financiera/ Gestión de Contratación. Subproceso: "Auditoría al Ejercicio de la Supervisión de Contratos"
Responsable del proceso: Supervisores del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y del Fondo Nacional de Vivienda.
Objetivo de la Auditoría: Verificar la conformidad del proceso de supervisión de contratos, de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes. Establecer la existencia de procesos y procedimientos de Control Interno que atañen al proceso Contractual de la Entidad.
Alcance de la Auditoría: El periodo a evaluar será el correspondiente al mes de Enero de 2016 al 30 de Septiembre de 2016. La verificación se hará sobre contratos terminados en el periodo señalado. Las actividades a desarrollar se basarán en muestreo estadístico. Se aplicarán las técnicas de auditoría generalmente aceptadas.
Criterios de la Auditoría: 1. Función Legal (Ley 80 de 19931, Ley 1150 de 20072, Ley 1474 de 20113, Decreto 1081 de 20154, Decreto 1082 de 20155, Resolución 0834 de 20136. 3. Mapa de Riesgos. 10. Contratos de Prestación de Servicios 11. Convenios 12. Modelo Estándar de Control Interno 13. Sistema Integrado de Gestión
Auditor asignado OCI y/o Equipo auditor: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx – Jefe Oficina de Control Interno. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx – Profesional Especializado Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Santa – Profesional Especializado

1 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

2 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos

3 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

4 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”

5 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional"

6 POR LA CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MVCT

Reunión de Apertura	Ejecución de la Auditoría				Reunión de Cierre
30/08/2016	Desde	01/09/2016	Hasta	21/10/2016	01/11/2016
Jefe oficina de Control Interno XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX			Auditor Designado de la OCI XXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX SANTA		Auditor Principal NO APLICA
RESUMEN EJECUTIVO
El proceso de auditoría al Ejercicio de supervisión de contratos se desarrolló de conformidad con el procedimiento “CI-P-03 AUDITORÍAS INTERNAS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE”, para lo cual se determinó evaluar una muestra significativa conformada por contratos y/o convenios de la vigencia 2016, cuya ejecución hubiese finalizado con anterioridad al 30 de septiembre del corriente año. En consecuencia se analizó la base de datos enviada por el grupo de Contratos de la Subdirección de Servicios Administrativos, y el equipo auditor determinó que el universo de la muestra correspondía a 145 contratos, entre los que se destacan 25 que surtieron trámite de terminación anticipada y 120 que fueron ejecutados conforme a los términos pactados por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y/o Fonvivienda y los contratistas. Para determinar la muestra, el equipo auditor tomó del portal Sirvo a Mi País7 un aplicativo en Excel, el cual se alimentó con la información proveniente de la base de datos y los parámetros descritos en la siguiente imagen, el cual arrojó un resultado de 20 contratos a ser auditados.

7 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx_xxxxxxx/xxxx_xxxxx/xxxxxxx_xxxxxxx/-

/asset_publisher/2L6zaKwCnWt0/content/guia-de-auditoria-para-las-entidades- publicas;jsessionid=A74F95B8D6279B3C352AF2FB03B96576

Para determinar los contratos a ser auditados, el equipo auditor utilizando Excel, seleccionó aleatoriamente 20 contratos utilizando la formula =ALEATORIO(), y ponderando las celdas de mayor a menor eligiendo las 20, que tenían el mayor número asignado por la fórmula, los cuales se presentan a continuación:
	No DE CONTRATO	NOMBRE O RAZON SOCIAL	NATURALEZA CONTRATO	OBJETO
	67	XXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	El CONTRATISTA se obliga para con el MINISTERIO a prestar los servicios profesionales al Grupo de comunicaciones para el diseño gráfico y elaboración de publicaciones, bocetos, manejo de imágenes en formato digital o impreso para campañas institucionales o productos que requieran la divulgación de información, políticas, planes y programas de la Entidad a nivel interno o externo, previo cumplimiento del cronograma establecido en la guía de comunicación interna.
	3	XXX XXXX XXXXX XXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Prestar los servicios profesionales para apoyar al grupo de contratos del Ministerio, en el tramite precontractual, contractual y pos contractual, para generar instancias de coordinación político-institucionales que faciliten la articulación entre las entidades del orden nacional, los entes territoriales y el sector privado en materia de vivienda de interés social y desarrollo urbano, en especial de aquellos asuntos de competencia de la Dirección de espacio Urbano y Territorial.

	335	XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Apoyar las actividades de revisión, análisis y emisión de conceptos respecto de información y documentación técnica, así como las de apoyo técnico, necesarias para el saneamiento de los bienes inmuebles del extinto ICT y/o INURBE en el marco del Decreto 554 de 2003, la Ley 1001 de 2005 y demás normas que regulen la materia.
	250	XXXX XXXXXX PATRON XXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Apoyar jurídicamente a la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico y al Fondo Nacional de Vivienda, y realizar el acompañamiento jurídico a los Programas de Vivienda de acuerdo a los lineamientos de la Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social
	17	XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Prestación de servicios profesionales para apoyar la asistencia técnica que brinda el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio a las entidades territoriales, en la estructuración de proyectos de desarrollo urbano y territorial, y en la revisión y pronunciamiento técnico que se debe dar respecto de los proyectos presentados por las entidades territoriales al Sistema General de Regalías –SGR- y sobre los cuales se solicite concepto.
	295	XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Apoyar a la Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social y a la Subdirección de Promoción y Apoyo Técnico, en la asistencia técnica que se le debe brindar a las entidades territoriales en materia de proyectos de vivienda, formulación y/o seguimiento a programas en dicha materia
	312	XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX GALEON	PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION	La CONTRATISTA se obliga para con el MINISTERIO, a prestar los servicios de apoyo administrativo, a la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en la digitalización, alimentación, actualización y seguimiento a la base de datos de procesos jurídicos, de competencia del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y FONVIVIENDA.
	222	XXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION	Apoyar al Grupo de Comunicaciones Estratégicas en el registro fotográfico, fílmico, de edición y respectivo archivo de imágenes relacionadas con las actividades de los voceros oficiales de la entidad y las que se requieran en el marco de las actividades relacionadas con la política de comunicación pública de la entidad.
	210	XXXXXXXXX SENIOR MESA	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	La CONTRATISTA se obliga para con el MINISTERIO Apoyar las actividades de revisión, análisis y emisión de conceptos respecto de información y documentación técnica, así como las de apoyo técnico, necesarias para el saneamiento de los bienes inmuebles del extinto ICT y/o INURBE en el marco del Decreto 554 de 2003, la Ley 1001 de 2005 y demás normas que regulen la materia.

	321	XXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	La CONTRATISTA se obliga para con el MINISTERIO, a apoyar a la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en el acompañamiento jurídico en la interpretación y aplicación de la normatividad del sector vivienda y agua potable, en los trámites de su competencia; así como, los demás asuntos que se le asignen siempre que guarden relación con el objeto del contrato.
	291	XXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Prestación de servicios profesionales para apoyar jurídicamente a la Dirección de Programas del Viceministerio de Agua y Saneamiento Básico en los procesos de estructuración, implementación y seguimiento a los diferentes programas que adelanta el Viceministerio y que estén a cargo de la Dirección.
	361	XXXXXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Apoyar a la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio en temas relacionados con los servicios de agua potable y saneamiento básico y ejercer la representación judicial y extrajudicial de la Entidad en dichos temas y en especial medios de control acciones grupo, populares, contractuales y cumplimiento.
	297	XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX XXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	La CONTRATISTA se obliga para con el MINISTERIO, a apoyar jurídicamente a la Oficina Asesora Jurídica en el seguimiento a la gestión requerida y relacionada con la implementación de lineamientos y criterios de defensa judicial en las acciones constitucionales y demás medios de control en que sea parte el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y el extinto Par Inurbe.
	71	XXX XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION	Prestación de servicios de apoyo a la gestión para asistir al proceso de organización, mantenimiento y preservación de la documentación que se tramita en la Subdirección de Proyectos - Dirección de Programas, con el fin de agilizar los procesos documentales que se presentan al interior de esta Dirección, de igual manera, brindar apoyo en los procesos de consecución de la documentación necesaria que sirve como soporte en el mecanismo de evaluación y viabilización de proyectos.
	134	XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	La CONTRATISTA se obliga para con el MINISTERIO apoyar el desarrollo de los contenidos noticiosos, la organización de las secciones noticiosas, la actualización de información periodística y las publicaciones que se difundan a través del Grupo de Comunicaciones Estratégicas en el portal Web institucional del Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio bajo la orientación del coordinador del Grupo de Comunicaciones Estratégicas.
	153	XXXXXXXX HINELSY XXXXX XXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Apoyar a la Dirección de Inversiones en Vivienda de Interés Social y a la Subdirección del Subsidio Familiar de Vivienda en las actividades jurídicas relacionadas con la asignación del Subsidio Familiar de Vivienda en el marco de los programas ofertados por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio

	242	XXXX XXXXX XXXXX XXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Apoyar a la Dirección del Sistema Habitacional en el desarrollo de actividades relacionadas con la ejecución de la política habitacional y la elaboración y/o revisión de documentos relacionados con las funciones a cargo de la misma.
	149	XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Prestación de servicios para apoyar al Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio en lo referente a estrategias de comunicación para el manejo de crisis, capacitación de voceros y relacionamiento con directivas de medios masivos de comunicación, con el fin de fortalecer la visibilidad del Ministerio en lo relacionado con la misión de la Entidad.
	42	XXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXX XXXXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	Prestación de servicios profesionales para apoyar a la Dirección de Espacio Urbano y Territorial en la revisión de las diferentes etapas de las operaciones urbanas integrales que se deban realizar por el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
	23	XXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXX	PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES	La CONTRATISTA se obliga para con el MINISTERIO, a la prestación de servicios profesionales para apoyar a la Dirección de Espacio Urbano en el seguimiento de las operaciones urbanas integrales y demás proyectos que adelanta el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
Identificada la muestra, el equipo auditor solicitó las carpetas de los contratos que fueron seleccionados, con el fin de verificar la conformidad del proceso auditor, involucrando a todas las áreas que participan en el trámite de la supervisión y pago de los contratos y/o convenios, (Supervisor, Grupo de Contratos y Subdirección de Finanzas y Presupuesto), razón por la cual se solicitaron los Recibidos a Satisfacción que reposan en el Grupo de Contratos, así como las Ordenes de Pago que reposan en la Subdirección de Finanzas y Presupuesto y los informes publicados en el Sistema de Información para el cargue de cuentas de cobro, y los informes de ejecución publicados en el portal xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xx de conformidad con lo establecido en el Artículo 2.1.1.2.1.8. Decreto 1081 de 20158. De la verificación aleatoria realizada por el equipo auditor se evidenciaron avances referentes al proceso de supervisión de contratos, toda vez que no se encontraron diferencias en la información que se encuentra publicada en la página web xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y los documentos físicos que reposan en el grupo de Contratos de la Subdirección de Servicios Administrativos.

8 Publicación de la ejecución de contratos. Para efectos del cumplimiento de la obligación contenida en el literal g) del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información sobre la ejecución de contratos, el sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.

PRINCIPALES SITUACIONES DETECTADAS / RESULTADOS DE LA AUDITORÍA / RECOMENDACIONES

Del análisis efectuado por el equipo auditor, se presentan las siguientes conclusiones:

Observación 01: Incoherencia entre el objeto contratado y las actividades desarrolladas.

Revisados los informes de actividades formatos CT-F-09 , que reposan en el expediente del contrato 03 de 2016, Folios ( 63, 649), ( 70 , 71 y 7210) (76, 77, 78)11, se evidencia inadecuado registro de las acciones desarrolladas frente a las obligaciones contratadas por la Entidad, en especial para la obligación especifica número 1 del contrato12 , toda vez que al realizar un análisis detallado a las acciones ejecutadas por la contratista y reportadas en dichos informes, el equipo auditor concluye lo siguiente :

Informe 1 de 6, analizado el informe de actividades, en especial las acciones desarrolladas frente a la “Obligación Especifica Número 1”; una vez analizadas el equipo auditor concluye que ninguna de las acciones ejecutadas se realizó previa solicitud presentada por la Dirección de Espacio Urbano y Territorial. Se evidencia la ejecución de acciones que no corresponde a la DEUT.

Situación similar a la anterior, se presenta en el informe 2 de 6 y 3 de 6, la contratista indicó la realización de 19 actividades frente a la obligación específica número 1, el equipo auditor concluye que a pesar de contar con las evidencias de la realización de dichas actividades las mismas no obedecieron a solicitudes de la DEUT.

Observación 02. Adecuado diligenciamiento de Formatos.

De conformidad con los documentos analizados, el equipo auditor estableció un adecuado proceso de supervisión, así como la presentación de evidencias que permiten establecer la coherencia de las actividades desarrolladas frente a las obligaciones contratadas.

Frente a la Obligación número 2 del contrato de prestación de servicios profesionales número 17 de 2016 “Apoyar a la Dirección de Espacio Urbano y Territorial en el diseño e

9 Informe de actividades 1 de 6

10 Informe de actividades 2 de 6

11 Informe de actividades 3 d e6

12 Proyectar las minutas de los contratos y convenios y las modificaciones contractuales a los mismos, de conformidad con la solicitud presentada por la Dirección de Espacio Urbano y Territorial, para el cumplimiento de las funciones de monitoreo y seguimiento de programas y proyectos que adelanta el Gobierno Nacional en la ejecución de la política de desarrollo urbano y vivienda

implementación de estrategias de asistencia técnica orientadas a asistir a las entidades del nivel regional, departamental y municipal, en la estructuración de proyectos de desarrollo urbano y territorial que se puedan financiar con recursos del SGR.”; una vez realizada la verificación de los soportes digitales indicados por el contratista en su correspondiente informe de actividades folios 76 al 81 del expediente contractual, confrontado con el disco compacto contentivo de las evidencias, se presentaron las siguientes situaciones:

Anexo 2: La contratista indica que en dicho archivo reposan las actas 01 y 02; el equipo auditor únicamente evidenció la existencia del acta 01, con firmas y fechas, faltando el acta 02.

Anexo 3, 4, 5 y 6: La contratista indica la existencia de las actas 03, 04, 05 y 06, si bien es cierto las actas se encuentran en el disco compacto, las mismas no poseen firmas, fecha de elaboración así como tampoco se encuentran las correspondientes listados de asistencia a los que se hace referencia para validar las firmas de las Actas.

Observación 03 : Evidencias de la Ejecución del Contrato

Revisados los 3 informes de actividades formato CT-F-09 del contrato de prestación de servicios profesionales 295 de 2016, presentados por el contratista, los cuales reposan a folios 61, 67 y 77 del expediente contractual, para los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2016 respectivamente, no es posible realizar un análisis que permita verificar la efectiva realización de las acciones que conllevan al cumplimiento de las obligaciones contratadas por la Entidad, toda vez que la información que reposa en la columna (Evidencias cualitativas y cuantitativas que soportan el cumplimiento del contrato y las actividades asociadas a gastos financieros (viáticos, tiquetes, reembolsos; entre otros) durante la ejecución del contrato)13, no permite establecer el sitio donde reposan las evidencias de la ejecución del contrato; al respecto el contratista se limita a indicar de manera general la forma en la cual ejecuta las obligaciones, y no reporta evidencias sobre este particular.

De igual manera a folios 70 y 81 del expediente contractual, el equipo auditor evidenció dos discos compactos cuyos títulos indican ( Soportes Pago No 2 y No 3 Contrato 295 de 2016), al realizar la verificación de la información que reposa en dichos discos compacto, el equipo auditor concluye lo siguiente:

Disco compacto (Soportes Pago No 2) Folio 70, la totalidad de los archivos guardados en este disco corresponden al año 2015, y no se encuentran relacionados en los informes de actividades. Es de anotar que el contrato tiene fecha del 14 de enero de 2016.

13 Formato CT-F-09 Sistema Integrado de Gestión MVCT

Disco compacto (Soportes Pago No 3) Folio 81 correspondiente al mes xx xxxxx, en su gran mayoría contiene información de períodos anteriores al reportado por el contratista, y la información no fue relacionada en los informes de actividades. Es de anotar que el contrato tiene fecha del 14 de enero de 2016.

Observación 04 : Presentación de actividades de vigencias anteriores

Del análisis del informe de actividades 1 de 6 correspondiente a los meses de Enero- Febrero de 2016 del contrato de prestación de servicios profesionales 321 de 2016, se evidencian actividades desarrolladas en la vigencia 2015, tal es el caso de las acciones ejecutadas en razón a la Obligación 1 del Contrato, frente a la cual, la contratista indicó

: “ Me fue asignada la Consulta de la señora XXXXX XXXXX XXXX XXXXX con número de radicado 2015ER0128073 del 10 de diciembre de 2015; con radicado de salida número 2015EE0120549 del 23 de diciembre de 2015.”14, situación similar se presenta en las acciones ejecutadas frente a la Obligación 2 en la cual, la contratista describe: “ Durante el mes de diciembre de 2015, desarrollé las siguientes resoluciones correspondientes a la asignación 0217: Me encuentro analizando diecisiete (17 ) reclamaciones.

XXXXX: 11696, 11691, 11697, 11698, 11699, 11700, 11701, 11702, 11703, 11704,

11705, 11706, 11707, 11695, 11694, 11693, 11692.

1, Proyecté treinta y seis (36) reclamaciones contra la resolución 1945 de octubre de 2014. IDOAJ: 10940 a 11009. Recurrente: XXXX XXXXXXX XXXXX Y OTROS. Con

radicado de salida número 2015IE0015896 del 23 de diciembre de 201515”.

Situación similar a la anterior se presenta para el informe 1 de 12 del contrato de prestación de servicios profesionales 023 de 2016, en lo relacionado con las acciones ejecutadas por la contratista, frente a la obligación especifica número 916, en la cual, el citado informe de actividades, indicó: “Participación en reunión para establecer plan de acción normativo de la DEUT realizada el 18 de diciembre de 2015, apoyo en elaboración de documento resumen final17”.

Lo anterior evidencia deficiencias en el proceso de supervisión, toda vez que presuntamente no se hace una revisión de los soportes de ejecución del contrato suministrados por el contratista al momento de presentar el respectivo informe de actividades.

Observación 05: Deficiencias en las Etapas, Pre y Contractual del contrato 071 de 2016.

De la verificación realizada al Contrato 071 de 2016 , suscrito entre el Misterio de

14 INFORME DE ACTIVIDADES 1 DE 6 Contrato 321 de 2016 Folio 58 del Expediente Contractual

15 INFORME DE ACTIVIDADES 1 DE 6 Contrato 321 de 2016 Folio 58 del Expediente Contractual

16 Apoyar en la definición y priorización de las estrategias de ejecución de los recursos que promueva el Ministerio.

17 Informes de Actividades 1 de 12, expediente del contrato 23 de 2016 Folios 52y 53

Vivienda, Ciudad y Territorio y Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx , se identificaron debilidades en la etapa de Planeación del contrato , toda vez que en los Estudios Previos que dieron origen al contrato en comento Numeral 2.6 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA se desconoció el contexto de la Entidad y de sus Sistemas de Información, al describir en las obligaciones 118 y 319 que posteriormente se convirtieron en las Obligaciones Específicas 1 y 3 del contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión número 071 de 201620, se menciona el sistema de información SIGDMA que fue reemplazado por el Gesdoc- Bizagi, a partir del 2 de Enero de 2014, como se indicó en la circular 0000-0-000000 de Diciembre 13 de 2013, comunicada por correo masivo a todos los funcionarios y contratistas del MVCT.

La situación anteriormente descrita no fue detectada por ninguna de las partes involucradas en el proceso contractual y debido a esto se crearon obligaciones de difícil cumplimiento, pudiendo llevar está situación a un incumplimiento del contrato en el entendido que la contratista no podría desarrollar actividades ni aportar evidencias que permitieran su ejecución, ya que como se indicó anteriormente el SIGDMA fue reemplazado por la herramienta Gesdoc-Bizagi, a partir del 2 de enero de 2014.

Observación 06: Deficiencias en la Supervisión del Contrato.

Verificada la información del expediente contractual, se evidencia deficiencias en la supervisión realizada al contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión número 071 de 2016, suscrito con la señora Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, por cuanto al verificar los informes de actividades que reposan en el expediente contractual a folios 63, 67, 68, 72, 84, 89,y 93 de la mencionada carpeta, la contratista NO presentó

acciones frente a las Obligaciones Específicas 1, 2, 3, 8 y 9 del contrato 071 de 2016.

La contratista presentó acciones frente a las obligaciones 4, 5, 6 y 7, describiéndolas como las obligaciones 1, 2, 3 y 4, sin embargo, no se indica con claridad, en la columna de “evidencias”, el lugar físico o electrónico en el cual se puede verificar la realización de las actividades.

Lo anterior evidencia deficiencias en el proceso de supervisión, toda vez que finalizado el contrato, la supervisión NO advirtió sobre las obligaciones frente a las cuales no se presentaron acciones.

18 Recibir y radicar en el SIGDMA la correspondencia de entrada y salida; mantener registraos actualizados para control de la misma, y en especial la relacionada con la Dirección de Programas- Subdirección de Proyectos.

19 Radicar y enviar la correspondencia y mantener registros actualizados de control de destino, de conformidad con las normas de manejo del SIGDMA

20 SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL.

La situación anteriormente descrita puede considerarse como una materialización del riesgo “Que no se cumpla con el objeto y obligaciones de un contrato y/o convenio21”, al no presentar en los informes de actividades CT-F-09, evidencias del cumplimiento de las

obligaciones 1, 2, 3, 8 y 9 del contrato 071 de 2016.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

Finalizado el proceso de recolección y análisis de la información, el equipo auditor concluye:

Se presentan avances en la ejecución de las actividades relacionadas con el proceso contractual, identificándose oportunidades de mejora en la adecuación de los formatos relacionados con el seguimiento a la ejecución contractual con el fin de ajustarlos a lo establecido en el Artículo 74 de la Resolución 0834 de 2013. Se presenta formato sugerido para su análisis por el Grupo de Contratos

Se recomienda efectuar un análisis de los controles establecidos en los procedimientos y mapas de riesgos del subproceso gestión contractual, con el fin de identificar debilidades en el diseño de estos y proceder a su ajuste para garantizar una adecuada gestión del riesgo.

Se recomienda adelantar campañas de sensibilización frente a la elaboración de los estudios previos y al diligenciamiento de los formatos que son soporte de las etapas contractuales y que sirven de soporte al pago de las obligaciones ejecutadas por el contratista.

Se recomienda diligenciar los formatos de actas, llenando la totalidad de los requisitos establecidos por el Sistema Integrado de Gestión, así como presentar los correspondientes listados de asistencia, que permitan establecer la efectiva realización de la reunión.

Se recomienda continuar con las capacitaciones tendientes a fortalecer las habilidades y competencias de los servidores públicos en el ejercicio de la supervisión, con el fin de garantizar un adecuado control y seguimiento de los contratos, de forma tal que se garantice el cumplimiento de los objetos y obligaciones contractuales y de los objetivos institucionales.

De conformidad con lo establecido en el Procedimiento CI-P -03, el área responsable deberá elaborar un Plan de Mejoramiento que permita subsanar las causas que dieron

21 xxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxxxx/Xxxxxxx-Xxxxxxx/Xxxxx%00xx%00Xxxxxx/0000/XX-X- 10%20MAPA%20DE%20RIESGOS%2026%20GESTION%20DE%20CONTRATACION.pdf

origen a los hallazgos de esta auditoria en un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo del presente informe.
Para constancia se firma en Bogotá D.C., a los 21 días del mes de Noviembre del año 2016.
APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
Nombre Completo	Responsabilidad	Firma
XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX	Jefe de Oficina de Control Interno (auditorias de evaluación independiente)	ORIGINAL FIRMADO
XXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXX	Auditor Designado OCI (auditorias de evaluación independiente)	ORIGINAL FIRMADO
XXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXX SANTA	Auditor Designado OCI (auditorias de evaluación independiente)	ORIGINAL FIRMADO
NO APLICA	Auditor Líder (auditorias del SIG)	NO APLICA
NO APLICA	Auditor Principal (auditorias del SIG)	NO APLICA