SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA
INFORME DE AUDITORÍA CONTRATOS DE TIC´s
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Bogotá, D.C, junio de 2020
TÍTULO DE LA AUDITORÍA: Auditoria a Contratos de TIC´s | RESPONSABLE: Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA: Bogotá, 01 al 19 xx xxxxx de 2020 | PERIODO A AUDITAR: 01 de enero al 31 de diciembre de 2019 y lo corrido de 2020 |
EQUIPO AUDITOR: Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx – Contratista | |
INTRODUCCIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 9º de la Ley 87 de 1993 le corresponde a la Oficina de Control Interno asesorar a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos; en desarrollo de tales funciones, el artículo 17 del Decreto 648 de 2017 identifica la evaluación y seguimiento como uno de los principales tópicos que enmarcan el rol de las Oficinas de Control Interno.
De igual forma, teniendo en cuenta que el artículo 6º del Decreto 648 de 2017, establece que le corresponde a la Oficina de Control Interno en cada entidad “Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles adoptados por la entidad, así como asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema Institucional de Control Interno a través del cumplimiento de los roles establecidos”, mediante la formulación de recomendaciones y observaciones para lograr el cumplimiento de las funciones y objetivos misionales, y dando cumplimiento a lo dispuesto en el Programa Anual de Auditorias para la vigencia 2020 en su componente auditorias Informes especiales, en su actividad 33 Verificación contratos TIC´s, la Oficina de Control Interno, se permite presentar el Informe de Auditoría.
I. OBJETIVO GENERAL
Evaluar el cumplimiento en la etapa contractual de ejecución y productos entregables de los contratos de tecnología en la Superintendencia de la Economía Solidaria.
II. NORMATIVIDAD
Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 209: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Constitución Política de Colombia de 1991, Artículo 269: En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”.
Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” y sus Decretos Reglamentarios (1826 de 1994 y 1537 de 2001).
Ley 1150 de 2007: “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.
Ley 1474 de 2011: “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”
Decreto-ley número 4170 de 2011: “Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura.”
Decreto 1510 de 2013: “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”.
Decreto 1082 de 2015: “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”.
Manual de Supervisión adoptado mediante resolución No 20144210001855 del 19 xx xxxxx de 2014
Manual de Contratación de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Xxxxxx de referencia nacionales e internacionales en los cuales se basan los mismos como; ISO/IEC 27001 “estándar para la seguridad de la información”; marco de referencia Cobit 5® “que permite comprender el gobierno y la gestión de las tecnologías de información (TI)”
III. ALCANCE
Verificar el cumplimiento en la ejecución y productos entregables de los contratos de TIC´s durante la vigencia 2019 y lo corrido del año 2020.
IV. DECLARACIÓN
Esta auditoría fue realizada con base en el análisis de diferentes muestras aleatorias seleccionadas y se fundamenta en el siguiente soporte documental: procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la entidad, página web, intranet, normas internas y externas.
Una consecuencia de esto es la presencia del riesgo de muestreo, es decir, el riesgo de que la conclusión basada en la muestra analizada no coincida con la conclusión a que se habría llegado en caso de haber examinado todos los elementos que componen la población.
En aplicación del artículo 2.2.21.4.8 del Decreto 648 de 2017, la Oficina de Control Interno incorpora los siguientes instrumentos para la actividad de auditoría interna:
a) Código de Ética del Auditor Interno que tendrá como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencialidad, conflictos de interés y competencia de éste.
b) Estatuto de auditoría, en el cual se establezcan y comuniquen las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades de la Unidad u Oficina de Control Interno, según los lineamientos de las normas internacionales de auditoría.
Compromiso del auditado
Carta de representación en la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a la Oficina de Control Interno.
V. METODOLOGÍA
Para el desarrollo de la verificación y el seguimiento, se estableció un esquema metodológico, con los siguientes pasos:
a) Entendimiento del proceso: Se identificó la normatividad externa, se verifico en el Sistema de Sistema de Gestión de Calidad “Isolucion”, la normativa interna y la documentación, relacionada con el proceso de contratación.
b) Diseño del plan de auditoria: Se estableció la programación del plan de trabajo para el desarrollo de la auditoria para lograr el cumplimiento del objetivo propuesto.
c) Obtención y análisis de la información: Se realizó la solicitud de la información relacionada con los contratos de TIC´s a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, revisión y evaluación de la información remitida y la publicada en Secop.
d) Ejecución de pruebas: Se realizó la verificación sobre la información. Desarrollo de pruebas de verificación diseñadas.
e) Definición de observaciones y oportunidades de mejora: Producto de la evaluación realizada a la información entregada, socializándolas con el líder del proceso.
VI. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES
El proceso de Gestión de Infraestructura, cuenta con los siguientes riesgos de gestión identificados en el Mapa de Riesgos Institucional:
1. Perdida de la continuidad en las operaciones de tecnología
2. Pérdida de información de la Entidad.
Es importante señalar que la Oficina de Control Interno realizo una autoría a la matriz de riesgos y controles de TIC´s, actualmente la Oficina de Planeación y Sistemas, está actualizando la matriz de acuerdo a la nueva metodología, teniendo en cuenta las directrices de las Políticas de Gobierno Digital y el Departamento Administrativo de la Función Pública, suscribiendo un plan de mejoramiento que se encuentra en ejecución.
VII. DESARROLLO DEL EJERCICIO DE AUDITORIA.
En particular, aborda en forma directa a la contratación de bienes y servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), la gestión de los contratos, la revisión y supervisión para una eficacia y cumplimiento adecuados.
2. Información Analizada
Se solicitó a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas (OAPS), el envío de la relación de los contratos celebrados durante las vigencias 2019 y lo corrido del presente año. Sobre esta información, se tomó una muestra teniendo como referencia el formato “F-COIN-019 Determinación de la Muestra de Auditoría”, siendo seleccionados catorce (14) contratos para su revisión, los cuales se relacionan a continuación:
No. | CONTRATO | CONTRATISTA | Valor | OBJETO |
1 | 35624 | ORACLE LTDA | $ 444.770.327 | Renovación de los servicios soporte técnico y actualización denominado Software Update Licence & Support y Oracle Premier Support for Systems para la superintendencia de la Economía Solidaria. |
2 | CMC-281-2019 | PRODIELCO S.A.S | $ 11.826.500,00 | Instalación de puntos de red para la sede de la Cra 10 # 15-06 de la Superintendencia de la Economía Solidaria |
No. | CONTRATO | CONTRATISTA | Valor | OBJETO |
3 | CMC-265-2019 | ARITEC S.A.S | $ 12.203.594,00 | Prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados de la Superintendencia de la Economía Solidaria |
4 | CD-168-2019 | ISOLUCION SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION S.A. | $109,629,642.00 | Prestación de servicio de soporte, mantenimiento, y adquisición de módulos y licencias adicionales del software Isolucion para la superintendencia de la economía solidaria. |
5 | CMC-319-2019 | POWERSUN S.A.S | $20.849.990,00 | Adquisición, instalación de una UPS para la sede de la Cra. 10 # 15-22 de la Superintendencia de Economía Solidaria. |
6 | CMC-302-2019 | XXXXX FON GROUP S.A.S. GREENKNOW | $3.665.336,00 | Adquisición de la suite de creative cloud para la Superintendencia de la Economía Solidaria |
7 | MC-175-2019 | SOFTSECURITY | $13.150.000,00 | La renovación de las licencias de antivirus de la Superintendencia de la Economía Solidaria |
8 | CD-315-2019 | CONSEMAD S.A.S | $20.359.710,00 | Adquisición, Instalación de Switch para la sede de la Cra 10 No. 15-22 de la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
9 | SAMC-355- 2019 | COLSISTEC | $57.970.364,00 | Renovación del licenciamiento y soporte de veeam availability suite enterprise plus propiedad de la superintendencia de la economía solidaria, relacionadas en las características técnicas |
10 | CD-349 2019 | GAMMA INGENIEROS | $869.550.275,00 | Contratar la adquisición, instalación, implementación, configuración y puesta en funcionamiento de una solución de switch para la superintendencia de la economía solidaria |
11 | CD-341 2019 | GAMMA INGENIEROS S.A.S. | $73.100.000,00 | Adquisición, configuración y puesta en funcionamiento de una solución de gestión de eventos y seguridad de la información (Fortisiem) para la superintendencia de la economía solidaria. |
12 | CMC-346-2019 | GESTION DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A | $4.499.985.00 | Contratar los servicios de certificación digital abierta para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas emitidas por la superintendencia de la economía solidaria. |
13 | SASI-239-2017 | GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES GTS S.A | $540.448.972,00 | Adquisición de una solución de Hipervergencia que incluya suministro, instalación, configuración, integración, licenciamiento y puesta en marcha a todo costo para la Superintendencia de la Economía Solidaria |
14 | 39019 | UT SOFT-IG | $360.143.973,64 | Adquisición de licenciamiento Microsoft para la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
De los contratos seleccionados, se consultó la información contractual disponible en el aplicativo Secop I y II, se solicitó al Grupo de Contratación y a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la información que no estaba disponible en el aplicativo Secop.
Se llevó a cabo la revisión y validación de la información disponible en las obligaciones contractuales y documentos que hacen parte del contrato (Anexos técnicos) para
identificar, los servicios y productos a entregar por parte del contratista durante la etapa de ejecución y finalización del contrato.
En reuniones virtuales con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, se solicitó más información que se requería y se aclararon inquietudes.
Nota: La información que reposa en las carpetas físicas de los contratos en el Grupo de Contratos, no se pudo consultar teniendo en cuenta la situación de emergencia sanitaria del país (COVID 19) que tuvo efectos en el normal desarrollo de las actividades en la entidad.
3. Resultados de la Evaluación
A continuación, se presenta el desarrollo de cada una de las evaluaciones realizadas y las observaciones resultantes de las actividades efectuadas por la Oficina de Control Interno a los Contratos de TIC´s.
Las observaciones producto de la evaluación realizada, se dieron a conocer a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas en reunión virtual realizada el día 18 xx xxxxx de 2010, las cuales fueron aclaradas y se entregaron los respectivos soportes, el día 19 xx xxxxx de 2020 se remitió por correo electrónico, la oportunidad de mejora para revisión y comentarios, no teniendo comentarios al respecto.
3.1. Contrato 35624
ORDEN DE COMPRA / ID SECOP | 35624 |
CONTRATISTA | ORACLE COLOMBIA Limitada |
OBJETO CONTRACTUAL | Renovación de los servicios soporte técnico y actualización denominado software Update Licence & Support y Oracle Premier Support for Systems para la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $447.770.327,00 |
FORMA DE PAGO | Único pago, dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la factura. |
PLAZO DE EJECUCION | El plazo de ejecución será hasta el 29 de enero de 2020 y contara con soporte y vigencia por una año |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx |
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo las siguientes actividades:
• Entrega de la renovación del servicio de software Update Licence & Oracle Premier Support for Systems.
• Efectuó la renovación del servicio de Oracle Premier Support for Systems.
• Durante el periodo de ejecución del contrato el contratista brindo el soporte técnico requerido.
La auditoría evidenció que el pago, se realizó una vez el contratista hizo entrega de los productos, tal como se indica en el contrato.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.2. Contrato CMC-281-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CMC-014-2019 |
CONTRATISTA | PRODIELCO S.A.S |
OBJETO CONTRACTUAL | Instalación de puntos de red para la sede de la Cra 10 # 15-06 de la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $11.826.500,00 |
FORMA DE PAGO | Único pago, el 100% del valor del contrato una vez se haya cumplido con las obligaciones de suministro e instalación de los componentes según la ficha técnica. |
PLAZO DE EJECUCION | 15 días, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato. |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxxxx |
La auditoría observo que el contrato se ejecutó entre el 21 xx xxxxxx de 2019 y 30 septiembre de 2019.
El día 21 xx xxxxxx se definió el plan de trabajo y cronograma de las tareas a desarrollar para la ejecución del contrato.
La auditoría observo en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• El suministro, instalación y puesta en funcionamiento de 60 puntos de datos cat 6A.
• El suministro, instalación y puesta en funcionamiento de 60 puntos de corriente regulada.
• La certificación y maquillado de los 60 puntos de red instalados.
• La certificación de cumplimiento RETIE de la red eléctrica.
• La entrega de planos eléctricos y de datos en medio físico y digital.
• La entrega e instalación de los elementos (rack´s, pastch panel, switch pastch cord, canaletas metálicas, tablero eléctrico y bandejas metálicas,) requeridos para la adecuación de los puntos de red en los pisos 5 y 6.
• La entrega del “Informe de instalación de 90 puntos eléctricos y de red sede Cra. 10 # 15-06 de la Supersolidaria” en físico y digital, el cual fue soportado con el respectivo registro fotográfico. en físico y digital.
Al contrato se le realizó una prórroga de 45 días por imprevistos y retrasos por parte de la Superintendencia, para la entrega de los espacios establecidos de acuerdo a los mapas presentados.
La auditoría observó que el contratista hizo entrega de 20 puntos de red como un valor agregado al contrato para un total de 80 puntos de red.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.3. Contrato CMC-265-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CMC-013-2019_3 |
CONTRATISTA | ARITEC S.A.S |
OBJETO CONTRACTUAL | Prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados de la Superintendencia de la Economía Solidaria |
VALOR DEL CONTRATO | $12.203.594,00 |
FORMA DE PAGO | (4) pagos distribuidos como se indica en el N. 7 de la aceptación de la oferta. |
PLAZO DE EJECUCION | (5) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato. |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxxxx |
La auditoría observó que el contrato de ejecuto entre el 12 xx xxxxxx de 2019 y 31 de diciembre de 2019.
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• Las actividades de mantenimiento correctivo y preventivo de los aires acondicionados de la Superintendencia de la Economía Solidaria, de acuerdo a las especificaciones técnicas exigidas
• En la reunión del día 14 xx xxxxxx de 2019, se estableció el cronograma con la descripción de las actividades a ejecutar para el mantenimiento preventivo y visitas técnicas a los aires acondicionados de la entidad.
• Presento las cotizaciones de los elementos requeridos de acuerdo a lo indicado en la aceptación de la oferta.
• La entrega en medio físico y digital de los informes detallado con las actividades realizadas y soportadas con registro fotográfico.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.4. Contrato CD-168-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CD-168-2019 |
CONTRATISTA | ISOLUCION SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION S.A. |
OBJETO CONTRACTUAL | Prestación de servicios de soporte, mantenimiento, y adquisición de módulos y licencias adicionales del software Isolucion para la superintendencia de la economía solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $109.629.642,00 |
FORMA DE PAGO | 3 pagos 1. 14%, 2 18% y 68% |
PLAZO DE EJECUCION | 12 meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución y firma del acta de inicio del mismo. |
SUPERVISIÓN | Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
La auditoría observó la ejecución del contrato comprende entre el 31 xx xxxx de 2019 al 30 xx xxxx de 2020.
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• La entrega, instalación y capacitación de los módulos de Seguridad y Salud en el trabajo (SST) y modelo integrado de Planeación y Gestión (MIPG) Vr. 4.8 e ISOlución Data Connector.
• Licencia de uso para 250 usuarios
• Participación en las reuniones de seguimiento del proyecto de acuerdo con la programación previamente acordada
• Presentación de los nuevos módulos adquiridos en cumplimiento del objeto contractual
• Revisión y ajustes, de acuerdo con las observaciones y solicitudes hechas por personal de la Supersolidaria
• Capacitación al personal de la Supersolidaria sobre los módulos adquiridos
• Soporte técnico al personal de la Supersolidaria definido por el Supervisor del contrato
• Validación en conjunto con el personal de la Supersolidaria de la funcionalidad de los módulos existentes en la entidad
La auditoría observó que la prestación de los servicios al cliente y soporte, se encuentra vigentes y vencen el día 31 de diciembre de 2020.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.5. Contrato 319-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CMC-018-2019 |
CONTRATISTA | POWERSUN S.A.S |
OBJETO CONTRACTUAL | Adquisición, instalación de una UPS para la sede de la Cra. 10 # 15-22 de la Superintendencia de Economía Solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $20.849.990.00 |
FOMA DE PAGO | Único pago, el 100% del valor del contrato, una vez se haya cumplido con las obligaciones de suministro e instalación de los componentes según la ficha técnica. |
PLAZO DE EJECUCION | (15) días contados a partir de la fecha establecida en el acta de inicio del contrato, una vez legalizados, perfeccionados y cumplidos los requisitos legales y presupuestales de la ejecución |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxxxx |
La auditoría observó que la ejecución del contrato se realizó entre el 7 de octubre al 21 de octubre de 2019.
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• La entrega, instalación y puesta en funcionamiento de una UPS trifásica de 30 KVA con banco de baterías secas selladas, libre de mantenimiento autonomía de 5 minutos.
• Instalación de la acometida eléctrica de entrada a la UPS, en cable de 5 hilos categoría No.4.
• Entrega del informe de instalación de la UPS PowerSun
evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.6. Contrato CMC-302-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CMC-016-2019 |
CONTRATISTA | XXXXX FON GROUP S.A.S. |
OBJETO CONTRACTUAL | Adquisición de la suite de creative cloud para la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $3.665.336,00 |
FORMA DE PAGO | Un solo 100% con la entrega de las licencias y se habilite en portal de adobe |
PLAZO DE EJECUCION | (1) Mes para la renovación de la licencia, la garantía de funcionamiento y vigencia del contrato será de (12) meses durante los cuales se garantizarán los servicios adquiridos. |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx |
La auditoría observó que el contrato se ejecutó entre el 20 de septiembre de 2019 al 19 de septiembre de 2020
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• La entrega de una (1) licencia de New VIP Gobierno Creative Cloud For Teams All Apps Licencia Nueva Cct Multiple Plataforms Multi Latin American Languages
• La habilitación de la licencia en el portal web de adobe.
• Servicio de por un (1) año
• Entrega del certificado de la licencia a nombre de la Supersolidaria.
El contratista ha brindado el soporte técnico presencial y remoto cuando se ha requerido.
El contrato se encuentra en ejecución y vence el 19 de septiembre de 2020.
evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.7. Contrato MC-175-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CMC-011-2019 |
CONTRATISTA | SOFTSECURITY S.A.S. |
OBJETO CONTRACTUAL | La renovación de las licencias de antivirus de la Superintendencia de la Economía Solidaria |
VALOR DEL CONTRATO | $13.150.000,00 |
FORMA DE PAGO | Una vez se entregue las licencias y se realice la instalación, configuración, puesta en funcionamiento y se haya impartido la capacitación en la administración de la consola a las personas asignadas por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. |
PLAZO DE EJECUCION | Un mes para la renovación de licencias, la garantía de funcionamiento y vigencia del contrato será de DOCE (12) MESES durante los cuales se garantizarán los servicios adquiridos. |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx |
La auditoría observó que el día 6 de julio de 2019, se llevó a cabo el inicio de la ejecución del contrato mediante acta de inicio.
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• La entrega de la renovación de 300 licencias de McAfee (SKU ETPYFM-AA-DI) ENDPOINT THREAT PROTECTION, para los equipos de escritorio y equipos portátiles de la entidad y 20 licencias de McAfee (SKU MOVYCM-AT-AI) MOVE AV for Virtual Servers OS 1YrBZ.
• Instalación y configuración de la consola McAfee de administración (ePO 5.10) en el servidor, teniendo en cuenta las políticas de seguridad de la entidad.
• Configuración e implementación del software antivirus McAfee MOVE para los servidores virtuales de la entidad
• La capacitación a los funcionarios designado por la Oficina Asesora de Planeación y sistemas.
El contratista ha brindado el soporte técnico a los productos adquiridos cuando se ha requerido, el contrato vence el 5 julio de 2020.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.8. Contrato CD-315-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CMC 017-2019 |
CONTRATISTA | CONSEMAD S.A.S |
OBJETO CONTRACTUAL | Adquisición, Instalación de Switch para la sede de la Xxx 00 Xx. 00-00 de la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
PLAZO DE EJECUCION | 15 días contados a partir del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos del contrato. |
VALOR DEL CONTRATO | $20.359.710.00 |
FORMA DE PAGO | Único pago, el 100% del valor del contrato una vez se hay cumplido con las obligaciones de suministro e instalación de los componentes según ficha técnica. |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx |
La auditoría observó que el que el contrato se ejecutó entre el 4 al 19 de octubre de 2019.
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• La entrega, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de dos (2) Switches de 48 puertos FS-148E y 1 Switch de 24 puertos FS-124E con sus correspondientes licencias y garantías.
• Seis (6) transceiver módulo for all systems with SFP and SFP/SFP+Slops con soporte de un año
• Entrega e instalación de los elementos para comunicación de los equipos (bandeja fibra, gabinete metálico, cable de fibra)
• Forticare contract 1 year 24x7
• Informe de migración e implementación de Switches que presenta el estado actual de la red, después de la migración e implementación de los equipos FortiSwitch realizado durante el mes de octubre de 2019.
El contratista ha brindado el soporte técnico a los productos adquiridos cuando se ha requerido, el cual tiene una vigencia de un (1) año.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.9. Contrato SAMC-355-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | SAMC-005-2019 |
CONTRATISTA | COLSISTEC |
OBJETO CONTRACTUAL | Renovación del licenciamiento y soporte de Veeam Availability Suite Enterprise Plus propiedad de la Superintendencia de la Economía Solidaria, relacionadas en las características técnicas |
FECHA DE INICIO | 26 de diciembre de 2019 |
PLAZO DE EJECUCION | Hasta el 31 de diciembre de 2019 |
VALOR DEL CONTRATO | $57.970.364,00 |
FORMA DE PAGO | Un (1) único pago a la entrega de la certificación de la renovación del soporte, el cual también debe verse reflejado en el portal de Veeam, previa presentación de la factura y/o Cuenta de Cobro y certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor designado del contrato. |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx |
La auditoría observó que el que el contrato se ejecutó entre el 26 y el 31 de diciembre de 2019.
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• Se evidencio en el correo del fabricante se encuentra el registro de la licencia actualizada y soporte.
• Renovación de la licencia a la versión 9.5 certificado de renovación de las licencias y soporte técnico emitido por el fabricante con una vigencia de 36 meses, el cual vence el 25 de diciembre de 2022.
• Soporte técnico de las licencias
• La capacitación al personal técnico asignado
El contratista ha prestado los servicios de soporte técnico a los productos adquiridos cuando se ha requerido.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.10. Contrato 349 2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | SASI-002-2019 |
CONTRATISTA | GAMMA INGENIEROS S.A.S. |
OBJETO CONTRACTUAL | Contratar la adquisición, instalación, implementación, configuración y puesta en funcionamiento de una solución de switch para la superintendencia de la economía solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $869.550.275,00 |
FORMA DE PAGO | Un (1) único pago por el valor total del contrato con recibo a satisfacción por parte de la entidad. |
PLAZO DE EJECUCION | 1 mes a partir de la formalización del contrato, no puede superar el 31 de diciembre de 2019 |
SUPERVISIÓN | Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx |
La auditoría observó que la ejecución del contrato se realizó entre el 12 al 31 de diciembre de 2019.
La auditoría observó en la revisión documental que el contratista realizo:
• La entrega del plan del trabajo y cronograma con las actividades a ejecutar
• La entrega de 11 FortiSwitch 448D-FPOE, 4 FortiSwitch 1048E y 1 FortiSwitch 424D con garantía de fábrica de 3 años
• La entrega de los elementos de conectividad Tranceiver, PatchCord
• El montaje, instalación, configuración y puesta en correcto funcionamiento de la solución de la solución ofrecida.
• Soporte 8x5 durante tres años para todos los productos ofrecidos
• La entrega del documento de levantamiento de información y diseño final
• Diagrama de red lógico y físico de la solución implementada
• Capacitación sobre la plataforma entregada a los funcionarios de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas asignados.
El contratista ha brindo el soporte técnico, presencial y virtual que la entidad ha requerido.
La auditoría evidenció que el contratista cumplió con las obligaciones establecidas en el contrato
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.11. Contrato CD-341 2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | SAMC-004-2019 |
CONTRATISTA | GAMMA INGENIEROS S.A.S. |
OBJETO CONTRACTUAL | Adquisición, configuración y puesta en funcionamiento de una solución de gestión de eventos y seguridad de la información (FORTISIEM) para la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $73.100.000,00 |
FORMA DE PAGO | un solo pago una vez se concluya la instalación, configuración e integración con la plataforma de la Supersolidaria |
PLAZO DE EJECUCION | Hasta el 31 de diciembre de 2019 |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx |
La auditoría observó que la ejecución del contrato se realizado entre el 15 de noviembre de 2019 y el 31 de diciembre de 2019.
La auditoría observó en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• La entrega del Plan de trabajo y cronograma del proyecto
• La entrega de una máquina virtual FortiSIEM con capacidad para 50 dispositivos y 500 eventos por segundo (EPS), con licenciamiento a perpetuidad.
• Entrega del soporte 24X7 para FortiCare Contract (1-50 points) for FortiSIEM Software Deployments. 1 device or 2 End points or 3 Agents equales 1 point.
• La instalación, implementación, configuración y puesta en operación del FORTISIEM en la infraestructura de la Supersolidaria, de acuerdo al plan de trabajo y cronograma presentado.
• La entrega del documento informe final de implementación Supersolidaria CBOP20736.
• La capacitación a las personas indicadas por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
El contratista ha brindado el soporte técnico cuando se ha requerido.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista cumplió con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.12. Contrato CMC-346-2019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | CMC-019-2019 |
CONTRATISTA | GESTION DE SEGURIDAD ELECTRONICA S.A. |
OBJETO CONTRACTUAL | Contratar los servicios de certificación digital abierta para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas emitidas por la superintendencia de la economía solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $4.499.985.00 |
FORMA DE PAGO | Pago Único a la terminación del mismo |
PLAZO DE EJECUCION | (1) Mes para la certificación digital abierta (24) meses para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas y las vigencias de las mismas, durante los cuales se garantizara los servicios adquiridos. |
SUPERVISIÓN | Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx |
La auditoría observó que la entrega de la certificación abierta se ejecutó entre el 27 de noviembre de 2019 al 26 de diciembre de 2019.
La auditoría evidencio en la revisión documental entregada que el contratista realizo:
• La emisión y entrega de los certificados de firma digital en las fechas definidas por la Supersolidaria, con el suministro del correspondiente dispositivo criptográfico de almacenamiento del certificado digital (token).
• La entrega del Certificado de Acreditación ONAC Organismo Nacional de acreditación de Colombia
• La entrega de la certificación de la disponibilidad del contratista Gestión de Seguridad Electrónica S.A para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas y
El contratista ha garantizado la disponibilidad del servicio y brindado el soporte para la activación de los token y uso de los certificados digitales.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista ha cumplido con servicios y entrega de los productos del contrato.
3.13. Contrato SASI-239-2017
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | SASI-003-2017 |
CONTRATISTA | GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES GTS S.A. |
OBJETO CONTRACTUAL | Adquisición de una solución de Hiperconvergencia que incluya suministro, instalación, configuración, integración, licenciamiento y puesta en marcha a todo costo para la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $540.448.972,00 |
PLAZO DE EJECUCION | Un (1) MES contado a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato. |
SUPERVISIÓN | Jefe oficina de Planeación y Sistemas |
La auditoría observó que el contrato se ejecutó entre 30 de noviembre de 2017 y diciembre 29 de 2017, dentro de los productos entregados, se tiene el soporte técnico 7x24x365 con una vigencia de 3 años.
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se evidencio que el contratista ha prestado los servicios de soporte técnico 7x24x365 durante los años 2019 y lo corrió del presente año, el cual vence en diciembre de 2020
Contrato 39019
NUMERO DEL CONTRATO / ID SECOP | 39019 |
CONTRATISTA | UT SOFT-IG |
OBJETO CONTRACTUAL | Adquisición de licenciamiento Microsoft para la Superintendencia de la Economía Solidaria. |
VALOR DEL CONTRATO | $360.143.973,64 |
FORMA DE PAGO | Un (1) único pago por el valor total del contrato con recibo de las licencias adquiridas. |
PLAZO DE EJECUCION | Hasta el 31 de diciembre de 2019 |
SUPERVISIÓN | Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx |
La auditoría evidencio en la revisión documental que el contratista realizo la entrega del siguiente licenciamiento:
• 95 licencias de office Microsoft Office License/SoftwareAssurancePack Government OLP 1License NoLevel
• 40 Microsoft WindowsServerDCCore License/SoftwareAssurancePack Government OLP 2Licenses NoLevel CoreLic Qualifie.
• 296 Microsoft Windows ServerCAL License/SoftwareAssurancePack Government OLP 1License NoLevel DvcCAL
• 4 Microsoft OfficeMacStandard License/SoftwareAssurancePack Government OLP 1License NoLevel
En la revisión efectuada a la documentación y en la reunión virtual realizada con la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y el supervisor del contrato, se evidencio que el contratista ha cumplido con la entrega de los productos del contrato.
VIII. OPORTUNIDADES DE MEJORA
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de sus funciones de revisión y verificación, realizó la respectiva revisión de la información recibida, como resultado de la revisión efectuada a la información suministrada y a las indagaciones realizadas, se evidenció que los documentos que soportan el proceso de contratación de TIC´s, son entregados al grupo de contratación de acuerdo al procedimiento establecido quien se encarga de su administración y custodia, la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, almacena en carpetas físicas los documentos técnicos entregables de la ejecución de los contratos tecnológicos que son necesarios para su operación, así mismo, existe alguna información digitalizada.
La auditoría recomienda crear una carpeta digital de los contratos de índole tecnológico (proyectos, adquisición, mantenimientos de TIC´s, etc.) clasificar por años y bajo una referenciación adecuada en una unidad compartida de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, digitalizar y guardar la información correspondiente a los productos entregables (plan de trabajo, actas de reunión, pruebas, informes, manuales, instructivos, licencias, garantías, etc.) que son importantes para la gestión y operación de los procesos de TIC´s, con el fin de facilitar su disponibilidad cuando se requiera una consulta.
VIII. CONCLUSIONES
La Oficina de Control Interno da cumplimiento al objeto de auditoria, correspondiente a la evaluación de la etapa de ejecución contractual y productos entregables de los contratos de TIC´s en la Superintendencia de la Economía Solidaria.
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas ha realizado la supervisión de los contratos de TIC´s con el fin de garantizar su cumplimiento en la ejecución y productos entregables, la Oficina de Control interno formulo una oportunidad de mejora que facilitará el acceso a los productos entregables de los contratos.
El presente informe será remitido al Superintendente de la Economía Solidaria, de conformidad con lo establecido en el parágrafo primero del artículo 2.2.21.4 del Decreto 1083 de 2015.
IX. RESUMEN DE OBSERVACIONES
No | OBSERVACIONES | REPETITIVO |
N/A |
Cordialmente,
(Original firmado)
XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXX
Jefe Oficina de Control Interno
Elaboró: Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx