OFICINA DE CONTROL INTERNO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE AUDITORÍA, SEGUIMIENTO, O EVALUACIÓN
TIPO DE INFORME
Preliminar
Definitivo
X
AÑO | AUDITORÍA, SEGUIMIENTO, O EVALUACIÓN No. | PROCESO, PROCEDIMIENTO O ACTIVIDAD | ÁREA RESPONSABLE |
2023 | A02 | Procedimiento Supervisión y Seguimiento a Contratos y Convenios A206PR08- Procedimiento Supervisión y Seguimientos a Contratos y Convenios Ctel M801PR15 | Secretaría General – Dirección Inteligencia de Recursos. |
PERIODO AUDITADO O EVALUADO | FECHA INFORME PRELIMINAR | FECHA INFORME DEFINITIVO |
2021-2022 | 09/05/2023 | 20/06/2023 |
Informe elaborado por: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Oficina de Control Interno
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE MINCIENCIAS,
Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.
Contenido
INTRODUCCIÓN 3
7. HALLAZGOS AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA VIGENCIA 2021 23
8. EFECTIVIDAD DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO AUDITORIA PROCEDIMIENTO SUPERVISION SEGUIMIENTO A CONTRATOS Y CONVENIOS ( A206PR08) VIGENCIA 2020-
2021……………………………………………………………………………………………………………...……………………25
10. PLAN DE MEJORAMIENTO ¡Error! Marcador no definido.
INTRODUCCION
En cumplimiento del Rol de Evaluación y Seguimiento de la Oficina de Control Interno, y de acuerdo con el Plan Anual de Auditoría del año 2023, se presenta el informe correspondiente a la Auditoría realizada a los Procedimientos:
- Procedimiento Supervisión y Seguimiento a Contratos y Convenios A206PR08
- Procedimiento Supervisión y Seguimientos a Contratos y Convenios Ctel M801PR15
Este trabajo fue realizado bajo los estándares de auditoría generalmente aceptados. De acuerdo con lo anterior, el trabajo fue ejecutado con base a muestras aleatorias, por lo cual pueden existir desviaciones en los procedimientos auditados que no fueron identificadas por las técnicas de auditoría aplicadas.
Para desarrollar la Auditoría se tomó como referencia los procedimientos, Guías, Manuales y documentos técnicos, formatos y demás documentos vigentes en el SGC – XXXX, evaluando el cumplimiento de los requisitos técnicos, las disposiciones internas, y la normatividad vigente.
1. OBJETIVOS
Evaluar el cumplimiento de los Procedimientos objeto de auditoría, considerando la normatividad vigente, los lineamientos y las políticas establecidas por el Ministerio.
Comprobar lo adecuado del diseño y efectividad de los controles que se han definido para mitigar los riesgos, identificados en los procedimientos.
Verificar la eficacia de las acciones de mejora, suscritas en el Plan de Mejoramiento derivado de la última auditoría realizada a los procedimientos objeto de esta auditoría.
2. ALCANCE
La auditoría se ejecutó a la muestra seleccionada de los contratos y/o convenios constituidos y/o en ejecución en las vigencias años 2021 y 2022.
3. METODOLOGÍA
La metodología empleada para desarrollar esta auditoría fue:
• Entendimiento de los procedimientos.
• Identificación de Riesgos y Controles.
• Ejecución de pruebas de Auditoría.
• Validación de Resultados y emisión de Informe.
Normatividad:
• Ley 80 de 1993 - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
• Ley 1150 de 2007 - Medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993 y disposiciones. generales sobre la contratación con recursos públicos.
• Ley 1474 de 2011 - Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Procedimientos y/o Documentos asociados:
• Manual de Contratación y Supervisión (A206M01).
• Guía para la supervisión e interventoría de contratos y convenios (A206M01G01).
• Liquidación de contratos/convenios Ley 80 (Cód.A206PR07).
• Liquidación de contratos derivados suscritos a través del Fondo Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx (M801PR12).
• Guía para la conformación y administración de expedientes (A204PR01G01)
4. MUESTRA
La muestra aleatoria simple fue seleccionada de la Base de Contratación años 2021 y 2022, se seleccionaron 25 contratos así:
No | CONTRATO | RAZON SOCIAL | CLASE DE CONTRATO DEL CT / CV | FECHA DE INICIO | FECHA DE TERMINACION INCLUYENDO PRORROGA(S) | VALOR INCIAL DEL CONTRATO | DIRECCIÓN A LA QUE PERTENECE EL SUPERVISOR | ESTADO |
1 | 376-2021 | Fiduciaria la Previsora S.A | Convenios de Aporte FFJC | 07/04/2021 | 21/12/2024 | $10.000.000.000 | Director (a) de Vocaciones y Formación en Cte | Ejecución |
2 | 388-2021 | Fiduciaria la Previsora S.A | Convenio especial de cooperación | 19/04/2021 | 19/04/2023 | $10.000.000.000 | Director (a) de Vocaciones y Formación en Cte | Finalizado |
3 | 414-2021 | Universidad xxx Xxxxxxxxx | Contrato de financiamiento | 03/06/2021 | 03/10/2022 | $852.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
4 | 426-2021 | Universidad Tecnológica xx Xxxxxxx | Contrato de financiamiento | 09/06/2021 | 09/10/2022 | $1.514.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
5 | 427-2021 | Universidad xx Xxxxxxxxx | Contrato de financiamiento | 09/03/2021 | 03/10/2022 | $726.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
6 | 435-2021 | Universidad ICESI | Contrato de financiamiento | 24/06//2021 | 24/02/2023 | $1.204.000.000,00 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
7 | 461-2021 | Fundación Escuela Colombiana Rehabilitació n | Contrato de financiamiento | 08/06/2021 | 08/10/2022 | $414.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
8 | 490-2021 | Fundación Cardiovascul ar de Colombia | Contrato de financiamiento | 07/07/2021 | 07/11/2022 | $730.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
9 | 498-2021 | Fundación Universitaria del Área Andina | Contrato de financiamiento | 11/08/2021 | 11/04/2023 | $360.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Ejecución |
00 | 000-0000 | Corporación Universitaria del Caribe | Contrato de financiamiento | 06/08/2021 | 06/12/2022 | $220.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
00 | 000-0000 | Minciencias, Instituto Nacional de Salud y Fiduprevisora | Convenio Especial de Cooperación | 30/07/2021 | 30/07/2025 | $6.533.685.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Ejecución |
00 | 000-0000 | Universidad de Atlántico | Contrato de financiamiento | 01/09/2021 | 31/12/2022 | $426.000.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
00 | 000-0000 | Universidad EAFIT | Contrato de financiamiento | 10/07/2021 | 07/04/2023 | $636.460.352 | Dirección Inteligencia de Recursos | Finalizado |
00 | 000-0000 | Universidad de los Andes | Contrato de financiamiento | 21/12/2021 | 21/12/2024 | $999.100.000 | Dirección Inteligencia de Recursos | Ejecución |
00 | 000-0000 | Universidad Autónoma de Manizales | Contrato de financiamiento | 31/12/2021 | 31/12/2024 | $929.832.500 | Dirección Inteligencia de Recursos | Ejecución |
00 | 000-0000 | Fundación Grupo de Investigación en cuidados Intensivos XXXXXX | Contrato de financiamiento | 19/09/2022 | 19/09/2025 | $898.735.623 | Dirección Inteligencia de Recursos | Ejecución |
00 | 000-0000 | Instituto nacional de Salud | Contrato de financiamiento | 26/09/2022 | 26/09/2025 | $899.988.738 | Dirección Inteligencia de Recursos | Ejecución |
00 | 000-0000 | Ministerio de Educación | Convenio | 28/01/2022 | 31/12/2022 | $3.605.000.000 | Director de Generación de Conocimiento | Finalizado |
00 | 000-0000 | SENA | Convenio | 04/02/2022 | 28/07/2024 | $4.000.000.000 | Director de Transferencia y Uso del Conocimiento. | Ejecución |
00 | 000-0000 | El Servicio Aéreo Territorios Nacionales S.A (SATENA) | Interadministrativ a | 28/01/2022 | 31/12/2022 | $750.000.000 | Dirección Administrativa y Financiera | Finalizado |
00 | 000-0000 | Universidad Nacional de Colombia | Interadministrativ o | 03/08/2022 | 30/11/2022 | $90.000.000 | Dirección xx Xxxxxxx Humano | Finalizado |
00 | 000-0000 | Imprenta Nacional de Colombia | Interadministrativ o | 21/10/2022 | 31/12/2022 | $3.000.000 | Dirección Administrativa y Financiera | Finalizado |
00 | 000-0000 | Unidad de Protección UNP | Convenio Interadministrativ o | 01/11/2022 | 31/10/2023 | $487.034.614 | Dirección Administrativa y Financiera | Ejecución |
00 | 000-0000 | LATTITUDE CORP S.A.S | Compraventa y/o Suministro | 13/10/2022 | 15/12/2022 | $1.146.830.468 | Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información | Finalizado |
00 | 000-0000 | SOLUCIONE S TECNOLOGI A Y SERVICIOS S.A.S | Compraventa y/o Suministro | 06/10/2022 | 15/12/2022 | 645.000.000 | Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información | Finalizado |
La muestra seleccionada, tiene el objetivo de evidenciar el cumplimiento de las actividades de control de los procedimientos objeto de auditoría, desde la asignación del supervisor hasta la solicitud de liquidación del Contrato y cierre del expediente contractual.
Por lo anterior, la selección de la muestra se determinó por los siguientes criterios: AÑO 2021
Año | *Total Contratos | Total Auditados | Total Muestra % (No Contratos) | Total Muestra % (Valor Muestra) |
2021 | 98 | 15 | 15% | 28% |
*El total de contratos corresponden solo a Convenios, Contratos Interadministrativos y Contratos de Financiamiento, extractados de la Base Contractual año 2021. Adicionalmente, verificado en los reportes x XXXXXX.
AÑO 2022
Año | *Total Contratos | Total Auditados | Total Muestra % (No Contratos) | Total Muestra % (Valor Muestra) |
2022 | 66 | 15 | 23% | 6% |
*El total de contratos corresponden solo a Convenios, Contratos Interadministrativos y Contratos de Financiamiento, compraventa y suministro, extractados de la Base Contractual año 2022. Adicionalmente, verificado en los reportes x XXXXXX.
5. RIESGOS EVALUADOS
En el marco de los objetivos y el alcance establecido para esta Auditoría, se evalúan los riesgos actuales establecidos en el Mapa de Riesgos vigente y los riesgos potenciales identificados, que pueden afectar los resultados institucionales.
De acuerdo con lo que se encuentra publicado en la actualidad en GINA, existen dos (2) riesgos identificados directamente con el Proceso de Gestión Contractual en lo que compete a los procedimientos objeto de auditoría:
PROCESO | RIESGOS ACTUALES DEL PROCEDIMIENTO | RIESGO INHERENTE | CONTROLES | RIESGO RESIDUAL |
El servidor público/contratista | ||||
dispone del procedimiento de | ||||
liquidación de contratos/convenios | ||||
GESTION CONTRACTUAL | Posibilidad de afectación reputacional debido a la inoportunidad | Ley 80 A206PR07, al igual que el procedimiento de supervisión y seguimiento a contratos y convenios A206PR08, a través de la plataforma GINA, en lo referente a la liquidación | ||
en la solicitud de liquidación de los contratos y convenios de la Entidad | Extremo | de contratos y convenios de la Entidad | Extremo | |
A través de las circulares y/o comunicaciones emitidas por secretaria general se han definido | ||||
lineamientos precisos para ejercer la | ||||
adecuada supervisión de los | ||||
contratos y convenios de la Entidad | ||||
El servidor público/contratista de la | ||||
Secretaria General dispone de los | ||||
puntos de control descritos en los | ||||
GESTION PARA LA | procedimientos de Gestión | |||
EJECUCION DE LA | Contractual A206, a través de la | |||
POLÍTICA DE CTel | Extremo | plataforma GINA, con el fin de | ||
realizar el respectivo seguimiento y | Extremo | |||
Posibilidad de afectación reputacional y/o económica por autorizar pagos o emitir avales debido al incumplimiento de las obligaciones contractuales | aplicación de los lineamientos dispuestos para tal fin en cada uno de los documentos que se encuentran asociados al proceso | |||
GESTION CONTRACTUAL | El servidor público/contratista de la Secretaria General dispone de la guía para la supervisión e interventoría de contratos y | |||
convenios A206MO1G01, el cual | ||||
puede ser consultado a través de la | ||||
plataforma GINA, con el fin de | ||||
corroborar y aplicar los lineamientos | ||||
establecidos para tal fin en el citado | ||||
documento. |
Como se evidencia en el descriptivo de los Riesgos es importante indicar que el riesgo inherente y residual,
registran la misma calificación, que corresponde a zona de riesgo extrema, sin embargo, de acuerdo con la evaluación de probabilidad pasa de media a muy baja para el R53 -2021 y para el R12-2021 de Alta a muy baja, esto de acuerdo con lo evidenciado en XXXX en la valoración, después de la aplicación de controles.
Para el manejo del riesgo se indica que:
“R12 -2021: Para el manejo del riesgo, se establece la Ficha manejo del riesgo, Seguimiento y reporte oportuno por parte de los supervisores de los contratos y convenios.
En el caso que se tenga claramente evidenciado que se están autorizando pagos o emitiendo avales sin el debido cumplimiento de las obligaciones contractuales, Secretaría General deberá iniciar la investigación disciplinaria en los casos que corresponda y documentar un plan de mejora enfocado a fortalecer los controles existentes que prevengan nuevamente la materialización del riesgo.
R53-2021: En el caso que se evidencie que hubo inoportunidad en la solicitud de liquidación de un contrato o convenio, se debe hacer la solicitud de liquidación de inmediato.
En el caso que el riesgo se materialice, el Supervisor del Contrato y el Equipo de Gestión Contractual, deben generar un plan de mejora con el fin de evitar que el riesgo se vuelva a materializar.
(El plan de contingencia aplica solamente para los casos que se materializó el riesgo y mitiga las consecuencias del riesgo)”
Igualmente se identificó que los riesgos potenciales a los que se ve expuesto el Ministerio, en el desarrollo de las actividades relacionadas con la presente Auditoría, Seguimiento o Evaluación sobre los procedimientos auditados y que no están contemplados en el Mapa de Riesgos vigente para la entidad son:
RIESGOS POTENCIALES IDENTIFICADOS |
1.Riesgo de Perdida recursos por inoportunidad en la solicitud de liquidaciones. |
2.Perdida de seguimiento oportuno del contrato, ya que el supervisor, no presenten informe periódico y/o final que contenga los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. . |
3. Riesgo de Pérdida de información por inadecuada estructuración de la documentación Contractual, debido a que se documenten y registren las actividades de Supervisión. |
Se recomienda incluir en el Proceso GESTION PARA LA EJECUCION DE LA POLÍTICA DE CTel, el riesgo No R53-2022 Posibilidad de afectación reputacional debido a la inoportunidad en la solicitud de liquidación de los contratos y convenios de la Entidad.
PRUEBA DE DISEÑO DE CONTROLES
En la ejecución de las pruebas de auditoría para verificar el cumplimiento de las actividades de control, se evidencio que hay falencias en la ejecución de los controles en la gestión de supervisión, solicitud oportuna de liquidaciones y gestión documental.
Bajo lo anterior, se determina que el control está bien diseñado, sin embargo, la aplicación en el cumplimiento del control no es efectiva, ya que no contribuye con la prevención adecuada en cuanto a la posible materialización del riesgo. El detalle de las falencias en la ejecución de Control se evidencia en los Hallazgos.
6. RESULTADOS DE AUDITORÍA
6.1 FORTALEZAS
• Se genero nuevo procedimiento de Supervisión y Seguimientos a Contratos y Convenios Ctel M801PR15.
• Adecuada estructuración de procedimientos, manuales y guías.
• En el transcurso de la auditoría, se realizó la socialización de la Guía de Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios A206M01G01 el 23 xx xxxxx a todos los funcionarios y colaboradores del Ministerio, actividad que sensibiliza a los diferentes actores del procedimiento, en la importancia de cumplimiento de los lineamientos y controles de Ministerio en el proceso de Gestión Contractual.
6.2 HALLAZGOS
Verificada la ejecución de las actividades de control establecidas en los procedimientos objeto de Auditoría, se evidencian debilidades en la ejecución de estas, debido a que la gestión y autocontrol por los responsables, no se realiza de manera efectiva, permitiendo la posible la materialización del riesgo inherente, situación que es reiterativa, respecto a la Auditoría realizada y reportada en informe A18 Procedimiento Supervisión y Seguimiento a Contratos y Convenios A206PR08, vigencia 2020-2021.
A continuación, se detallan el área responsable y los hallazgos:
HALLAZGO No. 1. FALENCIAS EN LA GESTION DE SUPERVISON
AREA RESPONSABLE: DIRECCIÓN DE INTELIGENCIA DE RECURSOS
Contrato/Convenio | Observaciones del Hallazgo |
414-2021 Universidad xxx Xxxxxxxxx Expediente 20211730192200089E | Fecha de Inicio: 03/06/2021 Fecha Final: 03/10/2022 Con radicados 20222430528902 y 20222430528872 del 20/12/2022, se remiten informes finales Financieros y Técnicos por parte de la Universidad. Sin embargo, a la fecha de cierre de esta auditoría no se evidencia informe de supervisión final, ni solicitud de liquidación, esto en contravía de lo establecido en el contrato, procedimientos y lineamientos. En el caso del informe final de supervisión, de acuerdo con lo establecido en los tiempos del procedimiento se indica que debe elaborarse entre 15 a 30 días, a la fecha de esta Auditoría han transcurrido 128 días. |
En lo corresponde a la solicitud de liquidación es procedimiento establece que es el: “plazo previsto por el ordenamiento vigente aplicable al contrato/convenio”. Bajo este criterio, el contrario establece: “12.6. LIQUIDACIÓN: Una vez culminado el plazo del contrato o cumplido el objeto del mismo o en el evento de presentarse alguna de las causales consignadas en la cláusula anterior, se procederá a su liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes, lo cual deberá constar en acta debidamente suscrita por las partes o en acto administrativo que así lo disponga.” De igual forma, a través de la Dirección de Inteligencia de Recursos, se radica memorando No 20222060472663 del 04/11/2022 a la Supervisora del contrato donde cita: “Acerca del término de liquidación de los contratos, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, establece: “ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Código: A204PR01MO1 Versión: 01 Fecha: 2020- 02-07 Página 2 de 2 De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.” Por lo anterior, solicita se gestione la liquidación. Es importante mencionar que el Plan de Supervisión se elaboró, pero no se da cumplimiento al mismo. Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace que la probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
427-2021 UNIVERSIDAD XX XXXXXXXXX Expediente 20211730192200103E | Fecha de Inicio: 03/06/2021 Fecha Final: 03/10/2022 La Supervisora del Contrato, con radicado 20221730265621 del 21/07/2022, solicita envío de informes técnicos y financieros finales. Con radicado 20222430388892 del 19/09/2022 se pide ampliación de Plazo para la entrega de informes finales hasta el 30/11/2022, por parte de la Universidad, y el Ministerio con radicado 20221920392061 del 10/10/2022 autoriza el plazo de entrega de los informes Finales hasta el 30/11/2022. Con radicados 20222430481782 y 20222430481792 del 18/11/2022, la Universidad remite los informes Finales a la Supervisora del Contrato. A la fecha de esta Auditoría no se evidencia más gestiones de supervisión, incluyendo informe final de Supervisión y la solicitud de liquidación. En el caso del informe final de supervisión, de acuerdo con lo establecido en los tiempos del procedimiento se indica que debe elaborarse entre 15 a 30 días, a la fecha de esta Auditoría han transcurrido 160 días. |
En lo corresponde a la solicitud de liquidación es procedimiento establece que es el: “plazo previsto por el ordenamiento vigente aplicable al contrato/convenio”. Bajo este criterio, el contrario establece: “12.6. LIQUIDACIÓN: Una vez culminado el plazo del contrato o cumplido el objeto del mismo o en el evento de presentarse alguna de las causales consignadas en la cláusula anterior, se procederá a su liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes, lo cual deberá constar en acta debidamente suscrita por las partes o en acto administrativo que así lo disponga.” De igual forma, a través de la Dirección de Inteligencia de Recursos, se radica memorando No 20222060472693 del 04/11/2022 a la Supervisora del contrato donde cita: “Acerca del término de liquidación de los contratos, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, establece: “ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Código: A204PR01MO1 Versión: 01 Fecha: 2020- 02-07 Página 2 de 2 De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.” Por lo anterior, solicita se gestione la liquidación. Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace la que probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
435-2021 UNIVERSIDAD ICESI Expediente 20211730192200110E | Fecha de Inicio: 24/06/2021 Fecha Final con Prórroga: 24/02/2023 Para este caso hay falencias en el cumplimiento de la actividad de control que indica: “El supervisor durante todo el ejercicio, verifica el cumplimiento de las actividades planeadas, elaborando los informes o indicadores que se requieran para evaluar su gestión en los comités o instancias institucionales que se definan para tal fin. “La Guía de supervisión e interventoría de contratos, convenios y proyectos (Cód. A206M01G01) establece la obligatoriedad de los informes. Lo anterior, se sustenta ya que se evidencia el reporte de los informes de avance por parte de la Universidad, con radicados 20222430266602 y 20222430266682 del 07/07/2022, es decir 90 días después de lo establecido contractualmente, y sobre estos no se evidencia informe del supervisor dando concepto sobre los mismos, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento se indica que uno vez remitidos se cuenta con un intervalo de tiempo, de 15 a 30 días. Para el caso de los informes finales, se remitieron con radicado 20232430135192 del |
28/02/2023 los informes Técnicos Finales, el Ministerio con radicado del 20231920116881 del 10/04/2023 indica: “Se reciben los informes técnicos enviados a MINCIENCIAS con radicado número 2022232430135192, se aclara que solo hasta que la entidad envié los informes financieros finales se realiza la evaluación e inicia el trámite de liquidación.”. Al cierre de esta auditoría, no se evidencia gestiones adicionales por parte del supervisor. Es importante mencionar que el Plan de Supervisión se elaboró, pero no se da cumplimiento al mismo. Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace la que probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
461-2021 | Fecha de Inicio: 08/06/2021 Fecha Final: 08/10/2022 |
ESCUELACOLOMBIANA DE REHABILITACIÓN - E.C.R | La entidad remite informes finales con radicado 20222430423492 y 20222430423502 del 10/10/2022. Sin embargo, a la fecha de cierre de esta auditoría no se presenta informe final de Supervisión ni solicitud de liquidación. |
Expediente 20211730192200101E | En el caso del informe final de supervisión, de acuerdo con lo establecido en los tiempos del procedimiento se indica que debe elaborarse entre 15 a 30 días, a la fecha de esta Auditoría han transcurrido 198 días. |
En lo corresponde a la solicitud de liquidación es procedimiento establece que es el: “plazo previsto por el ordenamiento vigente aplicable al contrato/convenio”. Bajo este criterio, el contrato establece: | |
“12.6. LIQUIDACIÓN: Una vez culminado el plazo del contrato o cumplido el objeto del mismo o en el evento de presentarse alguna de las causales consignadas en la cláusula anterior, se procederá a su liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes, lo cual deberá constar en acta debidamente suscrita por las partes o en acto administrativo que así lo disponga.” | |
De igual forma, a través de la Dirección de Inteligencia de Recursos, se radica memorando No 20222060472853 del 04/11/2022 a la Supervisora del contrato donde cita: | |
“Acerca del término de liquidación de los contratos, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, establece: “ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Código: A204PR01MO1 Versión: 01 Fecha: 2020- 02-07 Página 2 de 2 De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.” Por lo anterior, solicita se gestione la liquidación. | |
Es importante mencionar que el Plan de Supervisión se elaboró, pero no se da cumplimiento al |
mismo. Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace que la probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
490-2021 | Fecha de Inicio: 07/07/2021 Fecha Final: 07/11/2022 |
FUNDACION CARDIOVASCULAR DE COLOMBIA | Con radicados 20222430465342 y 20222430465332 del 08/11/2022 se remiten informes finales Técnicos y Financieros. |
Expediente 20211730192200107E | Sin embargo, a la fecha de cierre de esta auditoría no se presentan informes finales de Supervisión ni solicitud de liquidación. |
En el caso del informe final de supervisión, de acuerdo con lo establecido en los tiempos del procedimiento se indica que debe elaborarse entre 15 a 30 días, a la fecha de esta Auditoría han transcurrido 170 días. | |
En lo corresponde a la solicitud de liquidación es procedimiento establece que es el: “plazo previsto por el ordenamiento vigente aplicable al contrato/convenio”. Bajo este criterio, el contrario establece: | |
“12.6. LIQUIDACIÓN: Una vez culminado el plazo del contrato o cumplido el objeto del mismo o en el evento de presentarse alguna de las causales consignadas en la cláusula anterior, se procederá a su liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes, lo cual deberá constar en acta debidamente suscrita por las partes o en acto administrativo que así lo disponga.” | |
De igual forma, a través de la Dirección de Inteligencia de Recursos, se radica memorando No 20222060535833 del 13/12/2022 a la Supervisora del contrato donde cita: | |
“Acerca del término de liquidación de los contratos, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, establece: “ARTÍCULO 11. DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Código: A204PR01MO1 Versión: 01 Fecha: 2020- 02-07 Página 2 de 2 De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.” Por lo anterior, solicita se gestione la liquidación. | |
Es importante mencionar que el Plan de Supervisión se elaboró, pero no se da cumplimiento al mismo. | |
Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace que la probabilidad de materialización del riesgo |
se incremente. | |
Fecha de Inicio: 06/08/2021 Fecha Final: 06/12/2022 | |
El 27/12/2022 con radicados 20222430537312 y 20222430537302 se remiten los informes finales Financieros y Técnicos, por parte de la entidad. | |
501-2021 | Sin embargo, a la fecha de cierre de esta auditoría no se presentan informes finales de Supervisión, ni solicitud de liquidación. |
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL CARIBE Expediente | En el caso del informe final de supervisión, de acuerdo con lo establecido en los tiempos del procedimiento se indica que debe elaborarse entre 15 a 30 días, a la fecha de esta Auditoría han transcurrido 121 días. |
20211730192200088E | En lo corresponde a la solicitud de liquidación es procedimiento establece que es el: “plazo previsto por el ordenamiento vigente aplicable al contrato/convenio”. Bajo este criterio, el contrario establece: |
“12.6. LIQUIDACIÓN: Una vez culminado el plazo del contrato o cumplido el objeto del mismo o en el evento de presentarse alguna de las causales consignadas en la cláusula anterior, se procederá a su liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes, lo cual deberá constar en acta debidamente suscrita por las partes o en acto administrativo que así lo disponga.” | |
Es importante mencionar que el Plan de Supervisión se elaboró, pero no se da cumplimiento al mismo. | |
Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace que la probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
519-2021 | Fecha de Inicio:01/09/2021 Fecha Final:31/12/2022 |
UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO Expediente 20211730192200093E | Para este caso, se evidencia que a través de radicado 20231920021601 del 02/02/2023 la Supervisora del Contrato indica: “Teniendo en cuenta la fecha de inicio de este contrato fue el 01 de septiembre 2021, la fecha prevista para la entrega de los informes finales es del 30 de noviembre de 2022 y 31 de diciembre de 2022. Por lo anterior, solicito amablemente el envío de dicha documentación a más tardar el día 13 de febrero 2023, para evitar retrasos en el proceso de seguimiento”. |
A la fecha de cierre de esta auditoría, no se evidencian más seguimiento por parte de la Supervisión del Contrato, lo que va en contravía de los lineamientos establecidos en el procedimiento y en la Guía de Supervisión y Contratos, que entre otros aspectos indica: | |
“Exigir el cumplimiento general del objeto y de las obligaciones”, en el marco del seguimiento Jurídico. |
Así mismo, en las facultades de Supervisión en la Prevención se indica en el literal C: “Tanto supervisor como interventor deben alertar tempranamente la ocurrencia de hechos o circunstancias que permitan prever el incumplimiento”. En este caso se evidencia que se ejecuta la actividad de control, pero no hay oportunidad en la misma. Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace que la probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
760-2021 | Fecha de Inicio: 24/12/2021 Fecha de Finalización: 24/12/2024 |
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Expediente 20211690192200041E | A través de radicados 20231880003421 y 20231880004401 del 12/01/2023 y 16/01/2023, el Ministerio Notifica el recibido de los informes de avance a la Universidad e indica: “El día 10 del mes de enero del año 2023 recibimos su comunicación de la referencia en la que remite el Primer Informe de avance financiero del Contrato No. 760-2021. Al respecto, debemos informarle que dicho trámite está sujeto a un procedimiento administrativo, por tanto, tiene unas etapas y plazos reglamentarios, con el objeto de dar cumplimiento a los términos xx Xxx establecidos.” Este mensaje, también se indica para el informe Técnico. A la fecha de cierre de esta auditoría, no se evidencia el informe del Supervisor sobre este avance de información, es decir que han transcurrido 108 días desde la notificación de recibido. Lo anterior, en contravía de los establecido en el procedimiento que indica que, para evaluar el informe parcial, final o de cierre el tiempo esta entre 15 a 30 días. |
Es importante mencionar que el Plan de Supervisión se elaboró, pero no se da cumplimiento al mismo. | |
Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte de los responsables no se cumple, lo que hace que la probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
332-2022 | Fecha de Inicio: 04/02/2022 Fecha Final:28/07/204 |
SENA | |
Expediente 20221720200600001E | De acuerdo con lo establecido en el Convenio, en el numeral 3.1.9 se indica “Realizar junto con el SENA y presentar al Comité Técnico del convenio los informes de ejecución presupuestal, financiera, técnica y legal del presente convenio que se requieran para documentar el desarrollo de este, los cuales tendrán definida su periodicidad en el Plan Operativo del convenio”. |
Este Plan Operativo no se evidencia en ORFEO, generando incumplimiento en lo citado en el Procedimiento que indica: “Concertar con el ejecutor el Plan Operativo y de ejecución presupuestal, si esto aplica y está pactado contractualmente”. | |
Los controles se encuentran bien diseñados, sin embargo, el cumplimiento de estos por parte |
de los responsables no se cumple, lo que hace que la probabilidad de materialización del riesgo se incremente. | |
297-2022 | Fecha de Inicio: 28/01/2022 Fecha Final:31/12/2022 |
Ministerio de Educación Expediente 20220160200600001E | Este convenio es celebrado entre el Ministerio de Educación Nacional, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación y FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A y en la Clausula Quinta cita: “El plazo del convenio será desde la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, hasta el 31 de diciembre de 2022.” |
De acuerdo, a lo registrado en el expediente se evidencia los radicados correspondientes a los informes financieros remitidos por la Fiduciaria, el ultimo con radicado 20232430122062 del 21/03/2023 donde se incorpora correo que indica: “En atención a lo previsto en el contrato xx Xxxxxxx suscrito entre Fiduciaria la Previsora y Minciencias, de manera atenta me permito remitir el informe financiero del mes de febrero 2023, correspondiente al movimiento de los aportes del convenio de la referencia, de acuerdo a las medidas de prevención estos serán enviados vía correo electrónico a los supervisores del contrato por favor remitirlo a las correspondientes entidades”. | |
De acuerdo con las fechas establecidas contractualmente, ya se debió generar el informe final y realizar la solicitud de liquidación; sin embargo, a la fecha de cierre de esta Auditoría no se evidencian estas gestiones por parte de Supervisor. | |
Así mismo, en CLÁUSULA VIGESIMA. – LIQUIDACIÓN DEL CONVENIO indica: “El presente convenio se liquidará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del decreto 0019 de 2012, dentro del término de seis (6) meses contados desde la fecha de finalización del convenio, o de la fecha de expedición del acto que ordene la terminación. La liquidación se fundamentará en el informe final de gestión y certificado de cumplimiento del objeto del presente convenio suscrito por el supervisor, el cual deberá presentar en la Subdirección de Contratación dentro de los dos (2) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución.” | |
Es importante mencionar que la información de este convenio fue consultada en MGI y se evidencia en estado Finalizado. |
AREA RESPONSABLE: SECRETARIA GENERAL
Contrato/Convenio | Observaciones del Hallazgo |
611-2022 | Fecha de Inicio: 21/10/2022 Fecha de Finalización: 31/12/2022 |
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA Expediente 20220040191400001E | De acuerdo con lo verificado en el expediente de XXXXX, únicamente se encontró la información en donde se evidencia la Minuta del Contrato sin firmar y la asignación de Supervisión a través de radicado 20220040452633 del 25/10/2022. De acuerdo con lo registrado en SECOP se evidencia: Contrato Firmado Asignación de Supervisor RP 131922 CTO 611-2022.pdf En la ejecución del Contrato no se evidencia Facturación y el estado del Contrato a la fecha de cierre de esta auditoría está en ejecución. <.. image(Una captura de pantalla de una computadora Descripción generada automáticamente) removed ..> De acuerdo con lo anterior, no se evidencia la solicitud de liquidación incumpliendo lo estableció en los lineamientos del procedimiento, y en la cláusula del contrato que cita: “DÉCIMA SEGUNDA. LIQUIDACIÓN: Una vez culminado el plazo de ejecución del contrato o cumplido el objeto de este o en el evento de presentarse alguna de las causales consignadas en el numeral 8.3 se procederá a su liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes, lo cual deberá constar en acta suscrita por las partes o en acto administrativo que así lo disponga”. Es claro que por disposiciones Normativas la información contractual debe estar en SECOP, sin embargo, tanto el procedimiento auditado y la Guía para la supervisión e interventoría de contratos y convenios V.02 (A206M01G01) indica que el Supervisor debe velar por la integridad del expediente contractual: “El supervisor debe garantizar que toda la documentación originada en desarrollo de la ejecución contractual se encuentre en el expediente oficial del contrato/convenio” Lo anterior, evidencia falencias en las actuaciones de control administrativo del contrato, ya que no se evidencia toda la documentación en ORFEO. Observaciones Respuesta del Auditado: Evaluada la respuesta remitida por el Auditado a través de memorando No 20230040080973, donde se |
detalla las actuaciones realizadas por el Ministerio, indican al finalizar: “Es importante señalar que en virtud de lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 16 de julio 2007, que modificó la Ley 80 de 1993, se dispuso que la liquidación de un contrato se podrá realizar hasta antes que caduque el medio de control de controversias contractuales, esto es, en el plazo de dos años (2) contados a partir de que se venzan los términos iniciales para hacerlo en forma bilateral (cuatro meses cuando se guarda silencio) y unilateral (dos meses), después de lo cual perderá competencia la administración y carecerán de poder dispositivo las partes para hacerlo Es decir, la entidad cuenta con 30 meses para realizar el trámite de liquidación, termino el cual a la fecha no se ha superado.” La Oficina de Control Interno se permite precisar, que en este Hallazgo la razón fundamental no es el tema de la liquidación, sino la usencia de información en el expediente de este contrato en ORFEO, que no permitió verificar el estado actual del contrato a la fecha de auditoría. Por lo anterior, se reitera el Hallazgo. | |
604-2022 | Fecha de Inicio: 14/10/2022 Fecha Final:15/12/2022 |
SOLUCIONES TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S | Es importante precisar que en el expediente solo se evidencia lo correspondiente a radicado 20220040422223 del 07/10/2022 que corresponde a Solicitud Registro Presupuestal contrato 604-2022, por lo demás todo corresponde al Contrato 603 LATTITUDE CORP S.A.S. |
Expediente | |
20220140192100010E | Lo anterior, ya que ambos contratos corresponden a LICITACIÓN PUBLICA, para adquisición de soluciones tecnológicas y licenciamiento para el fortalecimiento de la infraestructura tecnológica del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación – MINCIENCIAS. |
De acuerdo con lo registrado en SECOP se evidencia: | |
• Contrato debidamente legalizado y firmado. • Acta de inicio con fecha de elaboración 14/10/2022. • Informe de Supervisión Final elaborado el 19/12/2022. • Se evidencian los dos pagos realizados con Facturas No 6247 $395.490.660 y No 6319 $249.509.339. | |
Sin embargo, a la fecha de cierre de esta Auditoría no se evidencia la solicitud de liquidación de acuerdo a lo establecido en el Contrato en la cláusula : “DECIMA - LIQUIDACIÓN: Una vez culminado el plazo de ejecución del contrato o cumplido el objeto del mismo o en el evento de presentarse alguna de las causales consignadas en el numeral 9.3, se procederá a su liquidación dentro de los cuatro (4) meses siguientes, lo cual deberá constar en acta suscrita por las partes o en acto administrativo que así lo disponga”. | |
Lo anterior evidencia falencias en las actuaciones de control administrativo. | |
Evaluación Respuesta del Auditado: |
Evaluada la respuesta remitida por el Auditado a través de memorando No 20230140071653, se mantiene el hallazgo, ya que se indica: “Al Contrato 604-2022 celebrado con la firma SOLUCIONES TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S, se solicitó a la Dirección Administrativa y Financiera el estado de cuenta, con el fin de adelantar tramite de liquidación del contrato.”. Lo anterior, no subsana el Hallazgo que corresponde a la oportuna solicitud de liquidación de acuerdo con lo establecido en el Contrato y el procedimiento. Por lo anterior, se mantiene el Hallazgo. |
HALLAZGO No 2. INCUMPLIMIENTO DE LINEAMIENTOS DE LA GESTION DOCUMENTAL
435-2021 UNIVERSIDAD ICESI Expediente 20211730192200110E | Fecha de Inicio: 24/06/2021 Fecha Final con Prórroga: 24/02/2023 Para este contrato de acuerdo a radicado 20222430293932 del 25/07/2022 se hace la solicitud inicial de prórroga del Contrato, y un último radicado sobre este misma solicitud de prorroga se registra el 02/09/2022 con el No 20222430363112. Con memorando 20221920354413 06/09/2022 se solicita a la Dirección de Gestión de Recursos la elaboración de la prórroga por parte del supervisor. De acuerdo con la trazabilidad del contrato, se aprobó esta prórroga hasta el 24/02/2023, sin embargo, la legalización del OTRO SÍ no se evidencia en ORFEO. Situación que no da cumplimiento a la actividad de control que indica el procedimiento: “Es responsabilidad del supervisor la administración del expediente del sistema Orfeo y por tanto la gestión de las carpetas que se despliega en el sistema con la serie documental contratos (precontractual, contractual y supervisión).” Actividad que se reitera en La Guía de supervisión e interventoría de contratos, convenios y proyectos (Cód. A206M01G01) que establece: “La documentación debe incorporarse en el respectivo expediente contractual físico o digital a través del aplicativo ORFEO, conservando la coherencia y trazabilidad del expediente.” |
626-2022 LA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN – UNP Expediente 20224110191400002E | Fecha de Inicio: 01/11/2022 Fecha de Finalización: 31/10/2023 De acuerdo a lo verificado en el expediente de ORFEO , la información que se evidencia es el Pantallazo de Publicación del Contrato en SECOP incorporado en radicado 20220040486883 del 27/10/2022 y memorando de designación de Supervisión con radicado No 20220040486883 del 15/11/2022. En SECOP se evidencia, Contrato Firmado e informes de Supervisión con fecha de diciembre de 2022, noviembre, y enero del 2023. Por lo anterior, no se está dando cumplimiento a los lineamientos en cuanto a la gestión documental del expediente. Es claro, que por disposiciones Normativas la información contractual debe estar en SECOP, sin embargo, tanto el procedimiento auditado y la Guía para la supervisión e interventoría de |
contratos y convenios V.02 (A206M01G01) indica que el Supervisor debe velar por la integridad del expediente contractual: “El supervisor debe garantizar que toda la documentación originada en desarrollo de la ejecución contractual se encuentre en el expediente oficial del contrato/convenio” Lo anterior, evidencia falencias en las actuaciones de control administrativo del contrato. |
603-2022 LATTITUDE CORP S.A.S Expediente 20220140192100010E | Fecha de Inicio: 13/10/2022 Fecha Final con Prorroga: 15/04/2023 Verificada la información en SECOP se evidencia: • Contrato de Compraventa (LOTE 1) No. DE 2022 • Acta de Inicio con fecha del 13/10/2022 • La formalización de Prorroga cargada como Modificatorio No 1, debidamente firmada, donde se extiende el palazo del contrato hasta el 28/02/2023. • La formalización de segunda Prorroga para finalizar el contrato el 15/04/2023, se evidencia aprobada y formalizada como Modificatorio No 2. • Informe de avance de Supervisión con fecha de elaboración enero 2023 que soporta el pago de la Factura FE109 por $795.177.152. ORFEO • Contrato de Compraventa (LOTE 1) No. DE 2022 • Acta de Xxxxxx • Xxxxxxxx 20220140508833 del 28/11/2022 se realiza una primera solicitud de Prorroga hasta el 28/02/2023. • Se incluye en radicado 20230140020783 el Modificatorio No 2, donde se aprueba plazo final hasta el 15/04/2023. Lo anterior, evidencia incumplimiento en la adecuada gestión documental, ya que si bien el procedimiento “Adición, modificación, prorroga, suspensión, cesión, modificación (A206PR06)”. establece que las prórrogas tienen su registro en SECOP. También la Guía para la supervisión e interventoría de contratos y convenios V.02 (A206M01G01) indica que el Supervisor debe velar por la integridad del expediente contractual: “El supervisor debe garantizar que toda la documentación originada en desarrollo de la ejecución contractual se encuentre en el expediente oficial del contrato/convenio”. De acuerdo con lo observado en el expediente no está toda la documentación. Así mismo, de acuerdo con lo registrado en SECOP, el estado del contrato está en ejecución y se indica que el tiempo transcurrido desde la fecha de terminación del contrato es de 18 días como se puede verificar en el siguiente pantallazo de SECOP: |
Teniendo en cuenta los datos del contrato, no hay claridad en la trazabilidad en la gestión de supervisión para la finalización de este. Lo anterior, evidencia falencias en las actuaciones de control administrativo del contrato. Evaluación Respuesta del Auditado: Verificada la respuesta enviada a través de memorando No 20230140071653, donde indica en uno de sus apartes: “A continuación, se explica el proceso que se lleva a cabo para radicar las cuentas de cobro derivadas de los pagos que se obligan en los contratos con proveedores de la entidad, ante el área financiera, usando las herramientas dispuestas para tal fin, antes de ingresar al link el supervisor realiza el siguiente procedimiento.” Seguido de éste, se detalla el proceso, sin embargo, el hallazgo se refiere claramente al incumplimiento del supervisor en cuanto a que todos los documentos deben reposar en el expediente contractual y como se indica en la guía: “El supervisor debe garantizar que toda la documentación originada en desarrollo de la ejecución contractual se encuentre en el expediente oficial del contrato/convenio”. Por lo anterior, el hallazgo se mantiene. |
Conforme a lo anterior es importante precisar las responsabilidades que se indican en la Guía de Supervisión en el Numeral
16. RESPOSABILIDADES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA, se establece:
“De acuerdo con la normativa vigente, los supervisores/interventores de contratos, convenios y proyectos y quienes intervienen en su celebración, ejecución y liquidación, son responsables por los daños antijurídicos que ocasionen con sus
actuaciones u omisiones. En el marco de la gestión de contratos y convenios, la responsabilidad derivada de las faltas que se cometan en ejercicio de las funciones u obligaciones puede ser penal y disciplinaria, y si involucra actividades que impliquen la gestión de recursos públicos, puede incluir la responsabilidad fiscal”
Por lo anterior, es importante que desde las instancias pertinentes se evalúe la posibilidad iniciar responsabilidades disciplinarias para aquellos casos donde se pierda la competencia de liquidación de un contrato, y se evidencia que fue producto de la omisión de control del responsable.
7. HALLAZGOS AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA VIGENCIA 2021
En el proceso auditor de la Contraloría General de la Republica sobre la vigencia 2021, el ente de control remitió el INFORME 039 de fecha 16/02/22, donde se constituyeron seis (6) hallazgos administrativos, todos con presunta incidencia disciplinaria.
El Hallazgo No. 4 corresponde a Liquidación de contratos y/o convenios (D-A): en donde se cita en el informe de la CGR lo siguiente:
“Ley 1150 de 2011, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
Artículo 11. Del Plazo Para La Liquidación De Los Contratos:
La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A. Si vencido el plazo
anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A.”
En otro aparte del Hallazgo se indica:
“Lo anterior obedece a la falta de gestión de la dependencia encargada de tramitar la liquidación bilateral suscrita por las partes o la Resolución por la cual se liquida unilateralmente el contrato o convenio, así como deficiencias en los mecanismos de control y seguimiento a este proceso.”
El Ministerio a través de las áreas responsables suscribió un Plan de Mejoramiento en el cual se estableció:
• Causas del Hallazgo:
Falta de gestión de la dependencia encargada de tramitar la liquidación bilateral suscrita por las partes o la Resolución por la cual se liquida unilateralmente el contrato o convenio, así como deficiencias en los mecanismos de control y seguimiento a este proceso.
Se encontraron contratos o convenios de vigencias anteriores sin liquidar, por la falta de gestión de la dependencia encargada de tramitar la liquidación bilateral suscrita por las partes, el incumplimiento de la Resolución por la cual se liquida unilateralmente los mismos, así como deficiencias en los mecanismos de control y seguimiento a este proceso.
Actividades de la acción de mejora:
Acción de mejora | Unidad de Medida | Fecha de vencimiento |
1. Revisar el Procedimiento de Liquidaciones de contratos y convenios Ley 80 y los instrumentos utilizados para la oportuna liquidación, conforme a las recomendaciones del informe de la auditoría que esté relacionado al seguimiento, la etapa de liquidación de contratos, controles, responsables, entre otros, para aplicar los correctivos o sanciones que ameriten | Documentos revisados y actualizados con sus respectivas listas de asistencia | 31/03/2023 |
2.Realizar una campaña bimensual recordando a la comunidad Minciencias los términos legales de la liquidación de los contratos y la responsabilidad del juicioso seguimiento y vigilancia a la ejecución contractual. | Pantallazos de medios electrónicos | 31/05/2023 |
3.Asignar los recursos financieros, humanos y técnicos que permitan efectuar procesos de contratación para iniciar los desarrollos tecnológicos necesarios que controle la información de los contratos/convenios del Fondo de Inversión en Salud - FIS. Responsable: director de Inteligencia de Recursos de la | Plataforma Desarrollada e implementada | 31/05/2023 |
CTeI | ||
4.Consiste en la elaboración de un cronograma de contratos/convenios del Ministerio para realizar seguimiento mensual y efectuar las liquidaciones desde el equipo jurídico de la DIR - liquidaciones. Responsable: Equipo jurídico de la DIR - liquidaciones. | Cronograma | 30/10/2022 |
5.Elaborar, aprobar y desarrollar un indicador que mida la gestión del plan anual de liquidaciones, resultado que facilite la toma de decisiones en el nivel directivo. Responsable: Equipo jurídico de la DIR - liquidaciones. | Indicador | 30/09/2022 |
6. Solicitar y efectuar en conjunto según la responsabilidad de las áreas responsables del pronunciamiento jurídico y contable en el MINISTERIO, sobre las acciones a seguir para cerrar el hallazgo 6 del informe final de la auditoría financiera vigencia 2020. | Acta de reunión de las áreas involucradas con decisiones tomadas. | 31/12/2022 |
De las anteriores acciones de mejora que ya presentaron vencimiento, se enviaron las evidencias de cumplimiento, excepto la correspondiente al acta de reunión correspondiente a la acción número seis (6) que no fue reportada.
Es importante indicar, que, si los planes de mejoramiento no son efectivos y se reiteran estos Hallazgos la Circular 015 del 30 de septiembre del año 2020 emitida por la Contraloría General de la República, indica en su numeral 4 que cada Contraloría delegada Sectorial de acuerdo con la importancia de la entidad en el sector, y la relevancia de la entidad para el mejoramiento de la gestión pública en su ámbito sectorial, podrán proponer Auditorías de cumplimiento a los Planes de Mejoramiento.
Por lo anterior, estas acciones deben ser cumplidas y ser eficaces con el fin de prevenir la materialización del riesgo.
Es de relevante importancia, que las acciones de mejora derivas de los planes de mejoramiento permitan generar controles preventivos que disminuyan la probabilidad de materialización del riesgo.
OBSERVACIONES DEL AUDITADO
Respecto a la respuesta remitida a través de Memorando 20230040080983, la Oficina de Control Interno se permite clarificar que el objetivo de este punto es alertar a las diferentes áreas involucradas, de la importancia del cumplimiento a todas las acciones suscritas en el Plan de Mejoramiento de la Contraloría, de acuerdo con la responsabilidad que competa a cada una, y en este caso como el Hallazgo respecto a las Liquidaciones de Contratos y Xxxxxxxxx ha sido reiterativo, se menciona en el informe.
8. EFECTIVIDAD DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO AUDITORIA PROCEDIMIENTO SUPERVISION Y SEGUIMIENTO A CONTRATOS Y CONVENIOS (A206PR08) VIGENCIA 2020-2021
A través de la presenta auditoría, se verificó la eficacia de las acciones suscritas en el Plan de Mejoramiento, derivado de la última auditoría realizada y reportada con informe definitivo el 22/12/2021, a través de Memorando 20210150526823.
ACCIONES SUSCRITAS
• Actualización del Procedimiento de Supervisión y seguimiento a Contratos y Convenios.
• Actualización de la Guía para la supervisión e interventoría de contratos y convenios.
• Base de contratación (columna de supervisores) actualizada.
• Lista de asistencia y/o piezas de arte de comunicaciones (Socialización y actualización de Procedimientos).
• Crear Procedimiento Supervisión y seguimiento a contratos y convenios, según las modalidades de contratación para la (Dirección de Gestión de Recursos).
• Consolidar la información contractual de los equipos de la DIR con información de las fechas de los informes de las contrataciones, incluyendo las fechas de las liquidaciones contractuales.
• Actualización periódica de la base de datos de contratación por los apoyos de las supervisiones. (Dirección de Gestión de Recursos).
• Exigir la actualización del Plan de Supervisión publicados en ORFEO, después de la firma del acta de inicio del apoyo a las supervisiones.
Todas las acciones fueron cumplidas por parte de la Secretaría General y de la Dirección de Inteligencia de recursos, sin embargo, y de acuerdo con la información registrada en los Hallazgos de este informe, la ineficacia de algunas actividades de control, que se generan como reiterativas, específicamente en la oportuna emisión de los informes de Supervisión tanto de seguimiento como finales, la oportuna solicitud de liquidación y la estructuración adecuada del expediente contractual en Orfeo, siguen derivando materialización de riesgo, por ende las acciones de mejora en lo que compete a estas actividades de control son ineficaces.
Por ello es importante que todas las líneas de Defensa del Ministerio evalúen y fortalezcan el Sistema de Control Interno y se haga especial énfasis en lo que corresponde a la autogestión y autocontrol, que conlleve a una ejecución diligente y eficiente del Procesos de Gestión Contractual tanto para Secretaría General, como para Dirección de Inteligencia de Recursos.
9. OPORTUNIDADES DE MEJORA
1. CAMBIOS EN EL PLAN DE SUPERVISIÓN:
Como se evidencia hay varios Contratos que por la Dinámica de la ejecución presentan Prorrogas; sin embargo, los planes de Supervisión no son ajustados con estos cambios, situación que desestima el objetivo de este control que es llevar un seguimiento oportuno al contrato. Por lo anterior, se recomienda generar una actualización a los procedimientos donde se incorpore la actualización al Plan de Supervisión de acuerdo con los cambios que presente el contrato.
A continuación, se detalla los contratos que presentaron prorrogas y el Plan de Supervisión no genero cambios:
Contrato | Fecha Final con Prorroga | Fecha Plan de Supervisión |
435-2021 | 24/02/2022 | Septiembre del 2021 |
498-2021 | 11/04/2023 | Septiembre del 2021 |
507-2021 | 30/07/2025 | Septiembre del 2022 |
10. PLAN DE MEJORAMIENTO
Con base en este informe definitivo, se solicita a la Secretaría General y a la Dirección de Inteligencia de Recursos como dependencias responsables, que elaboren un Plan de Mejoramiento, en el formato adjunto, que dé solución a los hallazgos identificados y sea remitido a la Oficina de Control Interno para su aprobación, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al recibo del presente informe.
Se recuerda que las acciones del Plan de Mejoramiento deben ser preventivas y/o correctivas, según el caso y requieren ser formuladas de manera efectiva para subsanar las debilidades encontradas, cuyas actividades no deben ser superiores a un año a partir de la suscripción del Plan en la Oficina de Control Interno.
Igualmente es necesario tener en cuenta que si en la ejecución de las acciones de mejora que se propongan se requiere la participación y responsabilidad de otras dependencias, la dependencia responsable del proceso auditado deberá coordinar con dichas dependencias la elaboración del Plan de Mejoramiento, antes de la presentación del Plan a la OCI.
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AUDITORA OFICINA DE CONTROL INTERNO
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JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO